LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO VALDYBA
SPRENDIMAS
DĖL DARBO SU ĮSLAPTINTA INFORMACIJA LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIME IR SEIMO KANCELIARIJOJE TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2012 m. spalio 17 d. Nr. SV-S-1737
Vilnius
Lietuvos Respublikos Seimo valdyba, vadovaudamasi Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo (Žin., 1999, Nr. 105-3019; 2004, Nr. 4-29) 22 straipsnio
5 dalimi, 27 straipsnio 3 dalimi ir Įslaptintos informacijos administravimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2005 m. gruodžio 5 d. nutarimu Nr. 1307 (Žin., 2005,
Nr. 143-5193), 45, 52, 55, 62, 71 ir 91 punktais, n u s p r e n d ž i a:
Patvirtinti Darbo su įslaptinta informacija Lietuvos Respublikos Seime ir Seimo kanceliarijoje tvarkos aprašą (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos Seimo valdybos
2012 m. spalio 17 d. sprendimu
Nr. SV-S-1737
DARBO SU ĮSLAPTINTA INFORMACIJA LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIME IR SEIMO KANCELIARIJOJE TVARKOS APRAŠAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Darbo su įslaptinta informacija Lietuvos Respublikos Seime ir Seimo kanceliarijoje tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato valstybės ir tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, užfiksuotos dokumentuose (toliau – įslaptinti dokumentai), rengimo, įforminimo, registravimo, siuntimo, gabenimo, gavimo, dauginimo, saugojimo, apskaitos ir naikinimo tvarką Lietuvos Respublikos Seime ir Seimo kanceliarijoje.
2. Šiame apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatyme (Žin., 1999, Nr. 105-3019; 2004, Nr. 4-29), Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) ir Įslaptintos informacijos administravimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės
2005 m. gruodžio 5 d. nutarimu Nr. 1307 (Žin., 2005, Nr. 143-5193), vartojamas sąvokas.
II. ĮSLAPTINTOS INFORMACIJOS ADMINISTRAVIMO ORGANIZAVIMAS IR ATSAKOMYBĖ
3. Už bendrą įslaptintų dokumentų, kuriais disponuoja Lietuvos Respublikos Seimas, administravimo būklę atsakingas Seimo Pirmininkas, už bendrą įslaptintų dokumentų, kuriais disponuoja Seimo kanceliarija, administravimo būklę atsakingas Seimo kancleris.
4. Už įslaptintų dokumentų administravimo reikalavimų vykdymą Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniuose (kuriuose įslaptinti dokumentai rengiami, įforminami, registruojami, siunčiami, gabenami, gaunami, dauginami, saugomi, apskaitomi ir naikinami) atsakingi šių padalinių vadovai (Seimo komitetų, komisijų, delegacijų, tarpparlamentinių ryšių grupių pirmininkai, darbo grupių vadovai, Seimo kanceliarijos departamentų direktoriai, skyrių, biurų vedėjai, komisijų, darbo grupių vadovai), jų įgalioti asmenys, taip pat asmenys, kuriems šie dokumentai yra patikėti (Seimo nariai, Seimo kanceliarijos darbuotojai).
5. Už patikėtos įslaptintos informacijos praradimą ar neteisėtą atskleidimą yra tiesiogiai atsakingas asmuo (Seimo narys ar Seimo kanceliarijos darbuotojas), kuriam tokia informacija patikėta. Asmens, kuriam yra išduotas leidimas dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija arba asmens patikimumo pažymėjimas, pareigos nurodytos Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo 19 straipsnyje.
6. Seimo kancleris paskiria asmenis, atsakingus už personalo patikimumo, įslaptintos informacijos administravimo, įslaptintos informacijos fizinės apsaugos, automatizuoto duomenų apdorojimo (ADA) sistemų ir tinklų apsaugos funkcijų atlikimą Seimo kanceliarijoje:
6.1. atsakingo asmens funkcijos personalo patikimumo srityje nurodytos Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo 20 straipsnyje;
6.2. atsakingo asmens funkcijos įslaptintos informacijos administravimo srityje nurodytos Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo 28 straipsnyje;
6.3. atsakingo asmens funkcijos įgyvendinant įslaptintos informacijos fizinę apsaugą nurodytos Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo 32 straipsnyje;
7. Įslaptintos informacijos apsaugą Seimo kanceliarijoje koordinuoja ir pasiūlymus įslaptintos informacijos klausimais Seimo kancleriui teikia Seimo kanclerio įsakymu sudaryta nuolatinė Seimo kanceliarijos specialioji ekspertų komisija.
8. Seimo kancleris tvirtina įslaptintų dokumentų registrų sąrašus, Seimo įslaptintos dokumentacijos planą ir jo papildymų sąrašus, įslaptintų dokumentų patikrinimų, naikinimo, išslaptinimo ir kitus aktus.
9. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Riboto naudojimo“, iki jų užduočių įvykdymo gali būti saugomi padaliniuose administracinėse saugumo zonose rakinamose spintose ar seifuose, aukštesnio slaptumo lygio dokumentai turi būti saugomi II klasės saugumo zonose.
10. Įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žyma „Riboto naudojimo“, patikrinimai atliekami kartą per penkerius metus. Patikrinimų išvados įforminamos aktu.
11. Įslaptinti dokumentai, su kuriais susipažinta ar jų užduotys įvykdytos, turi būti perduoti saugoti II klasės saugumo zonoje seifuose įslaptintų dokumentų saugykloje Seimo kanceliarijos Komunikacijos departamento Priėmimo skyriaus Raštinės poskyrio (toliau – Raštinės poskyris) darbuotojui, atsakingam už įslaptintos informacijos administravimą.
III. BENDRIEJI REIKALAVIMAI ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ ADMINISTRAVIMUI
13. Raštinės poskyrio darbuotojas, atsakingas už įslaptintų dokumentų administravimą, priima gautus įslaptintus dokumentus ir toliau tvarko juos vadovaudamasis Įslaptintos informacijos administravimo taisyklėse nustatyta tvarka.
14. Visi Seimo kanceliarijoje gauti įslaptinti dokumentai, adresuoti Seimui, jo padaliniams, Seimo nariams, Seimo kanceliarijai ir jos padaliniams, registruojami Gautų įslaptintų dokumentų registre.
15. Įslaptinti administravimo dokumentai (protokolai, sprendimai, išvados) registruojami padaliniuose atitinkamuose dokumentų registruose pagal dokumentų rūšis.
16. Seimo kanceliarijos padalinių atsakingi už įslaptintų dokumentų tvarkymą įgaliotieji darbuotojai pasirašytinai paima įslaptintus dokumentus iš Raštinės poskyrio ir juos registruoja padaliniuose Vykdytojams perduotų įslaptintų dokumentų apskaitos registruose, kuriuose fiksuojamas tolesnis dokumento judėjimas ir darbas su dokumentu.
Užregistruoti dokumentai perduodami adresatams, adresuoti padaliniui – padalinio vadovui, su padalinio vadovo rezoliucija perduodami užduočių vykdytojams.
17. Įslaptinti dokumentai turi būti saugomi pagal šio aprašo 9 punkte nurodytus reikalavimus, dokumentų negalima išnešti į patalpas, kuriose neužtikrinamas informacijos saugumas.
Jeigu adresatas – Seimo narys ar Seimo kanceliarijos darbuotojas neturi minėtų sąlygų, su įslaptintais dokumentais pakviečiama susipažinti atitinkamo komiteto (komisijos) biure, turinčiame minėtas sąlygas, arba Raštinės poskyryje atsakingo už įslaptintų dokumentų administravimą darbuotojo kabinete.
18. Jeigu įslaptintas dokumentas adresuotas ne konkrečiam adresatui, o Seimui, Raštinės poskyryje užregistruotas dokumentas per Seimo Pirmininko sekretoriato įgaliotą darbuotoją pasirašytinai perduodamas Seimo Pirmininkui, jeigu adresuotas Seimo
kanceliarijai – per Seimo kanclerio biuro įgaliotus darbuotojus pasirašytinai perduodamas Seimo kancleriui. Kai atitinkamas vadovas susipažįsta ir užrašo, jeigu reikia, rezoliuciją, dokumentas grąžinamas Raštinės poskyriui, rezoliucija įrašoma Gautų įslaptintų dokumentų registre ir dokumentas pasirašytinai perduodamas užduočių vykdytojams.
19. Su įslaptintu dokumentu susipažinęs vykdytojas įslaptinto dokumento paskutinio lapo antrojoje pusėje rašo žodį „Susipažinau“, pasirašo, nurodo vardą, pavardę ir datą.
Tais atvejais, kai su dokumentu turi susipažinti daugiau negu vieno komiteto ar komisijos nariai (visi Seimo nariai, turintys atitinkamus leidimus, kelių Seimo komitetų nariai ir panašiai), susipažinimo žyma gali būti įforminama atskirame asmenų, susipažinusių su įslaptinto dokumento turiniu, sąraše, kuris pridedamas prie dokumento.
Vykdytojas, susipažinęs su įslaptintu dokumentu, žymimu slaptumo žyma „Visiškai slaptai“, pasirašo asmenų, susipažinusių su dokumento turiniu, sąraše pagal Įslaptintos informacijos administravimo taisyklių 25 punkto reikalavimus.
20. Kai vykdytojai susipažįsta su įslaptintais dokumentais ar įvykdo užduotis, šie dokumentai grąžinami tiems Seimo kanceliarijos darbuotojams, iš kurių buvo pasirašytinai gauti. Priėmusieji darbuotojai registre įrašo grąžinimo datą, pasirašo. Registre pasirašo ir dokumentą grąžinęs vykdytojas.
Įvykdžius užduotis, įslaptinti dokumentai dedami į bylas pagal Seimo įslaptintos dokumentacijos planą.
IV. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ RENGIMAS
22. Įslaptinti dokumentai rengiami ir įforminami vadovaujantis Įslaptintos informacijos administravimo taisyklių, Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 (Žin., 2011, Nr. 88-4229; 2012,
Nr. 15-683), Lietuvos Respublikos Seimo komitetų ir komisijų posėdžių protokolų rašymo taisyklių, patvirtintų Seimo valdybos 2010 m. gruodžio 29 d. sprendimu Nr. SV-S-993, reikalavimais.
V. INFORMACIJOS ĮSLAPTINIMAS IR IŠSLAPTINIMAS
23. Informacijos įslaptinimo pagrindas – Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo 7 straipsnyje išdėstytas įslaptinamos informacijos kategorijų sąrašas ir detalus įslaptinamos informacijos, susijusios su Seimo ir Seimo kanceliarijos veikla, sąrašas.
Informacijai slaptumo žymas suteikia, keičia ir jos įslaptinimo terminus nustato informacijos rengėjai Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo 8, 9 ir 21 straipsniuose nustatyta tvarka.
Seimo ar Seimo kanceliarijos padalinio, parengusio dokumentą, vadovas įvertina dokumento rengėjo siūlymą ir priima sprendimą dėl dokumento slaptumo žymos ir įslaptinimo termino suteikimo ir atsako už priimto sprendimo pagrįstumą.
24. Įslaptinta informacija išslaptinama Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo 10 straipsnyje nustatyta tvarka.
VI. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ IŠSIUNTIMAS
26. Visus Seimo padalinių, Seimo narių ir Seimo kanceliarijos padalinių siunčiamus įslaptintus dokumentus registruoja Raštinės poskyrio atsakingas už įslaptintos informacijos administravimą darbuotojas Siunčiamų įslaptintų dokumentų registre.
27. Dokumentai, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, negali būti perduodami elektroniniu paštu ar faksu, negali būti skelbiami Seimo interneto svetainėje.
28. Telekomunikacijų tinklais įslaptinta informacija, žymima slaptumo žymomis „Slaptai“, „Konfidencialiai“ ir „Riboto naudojimo“, perduodama per plačiajuostį šifruotą duomenų ir balso perdavimo tinklą tik užšifruota ir pasirašyta Raštinės poskyrio darbuotojo, atsakingo už įslaptintos informacijos administravimą, ar jį pavaduojančio darbuotojo elektroniniu parašu.
Seimo kanceliarija institucijoms, turinčioms plačiajuostį šifruotą duomenų ir balso perdavimo tinklą, įslaptintų dokumentų originalų skaitmenines kopijas (išskyrus įslaptintas žyma „Visiškai slaptai“), užšifruotas ir pasirašytas elektroniniu parašu, siunčia šiuo tinklu.
29. Dokumentų originalai pasiuntinių paštu siunčiami tik tais atvejais, kai teisės aktai nustato reikalavimą pateikti pasirašytą originalą, o ne jo kopiją, kai dokumentas asmeniškai adresuotas konkrečiam adresatui (su nuoroda „Asmeniškai“).
Įslaptintos siuntos pasiuntinių paštu išsiunčiamos, įforminus Įslaptintų dokumentų administravimo taisyklėse nustatyta tvarka.
VII. POSĖDŽIŲ IR PASITARIMŲ, KURIŲ METU NAUDOJAMA ĮSLAPTINTA INFORMACIJA, ORGANIZAVIMAS
31. Organizuojant uždarus posėdžius, kurių metu naudojama įslaptinta informacija, vadovaujamasi Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu, Posėdžių ir pasitarimų, kurių metu naudojama įslaptinta informacija, organizavimo ir vykdymo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos paslapčių apsaugos koordinavimo komisijos (Žin., 2007, Nr. 5-258), Uždarų posėdžių ir pasitarimų organizavimo Lietuvos Respublikos Seime ir Seimo kanceliarijoje tvarkos aprašu, patvirtintu Seimo valdybos 2012 m. spalio 17 d. sprendimu Nr. SV-S-1738.
VIII. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ DAUGINIMAS IR PADAUGINTŲ DOKUMENTŲ NAIKINIMAS
32. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Visiškai slaptai“, negali būti dauginami ar kopijuojami.
33. Seime ir Seimo kanceliarijoje gauti įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Slaptai“, gali būti dauginami ar kopijuojami tik išimtiniais atvejais, rašytiniu Seimo Pirmininko ar Seimo kanclerio sprendimu, gavus rašytinį įslaptinto dokumento rengėjo (institucijos) sutikimą. Prašymas leisti dauginti ar kopijuoti tokį įslaptintą dokumentą pateikiamas raštu (per atsakingą už įslaptintos informacijos administravimą Raštinės poskyrio darbuotoją), nurodant dauginimo ar kopijavimo tikslą, apimtį ir asmenis, kuriems padaugintas įslaptintas dokumentas turėtų būti perduotas.
34. Seimo Pirmininko ar Seimo kanclerio sprendimas leisti dauginti ar kopijuoti įslaptintą dokumentą, žymimą slaptumo žyma „Slaptai“, rašomas įslaptintame dokumente rezoliucijos (pavedimo) tekste, nurodant vykdytoją ir dauginimo ar kopijavimo apimtį, pvz.: „Leidžiu Vardaitei Pavardaitei padaryti dvi šio dokumento kopijas“. Po sprendimu pasirašoma ir nurodoma data.
Dokumentai kopijuojami Raštinės poskyryje. Kopijavimo duomenys įrašomi Įslaptintų dokumentų dauginimo apskaitos žurnale. Kopijos pasirašytinai perduodamos vykdytojams ar darbuotojams, atsakingiems už įslaptintų dokumentų tvarkymą padaliniuose.
35. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Konfidencialiai“, gali būti dauginami ar kopijuojami už dokumento vykdymo kontrolę atsakingo asmens (Seimo Pirmininko, Seimo kanclerio, Seimo komiteto, komisijos pirmininko, Seimo kanceliarijos padalinio vadovo) sprendimu, laikantis principo „Būtina žinoti“, jeigu įslaptintas dokumentas nėra pažymėtas nuoroda „Būtinas informacijos rengėjo sutikimas“. Sprendimas dauginti ar kopijuoti Seimo parengtą ar gautą įslaptintą dokumentą, žymimą slaptumo žyma „Konfidencialiai“, rašomas įslaptinto dokumento rezoliucijos (pavedimo) tekste, nurodant vykdytoją ir dauginimo ar kopijavimo apimtį. Po sprendimu pasirašoma ir nurodoma data, pvz.:
36. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Riboto naudojimo“, vykdytojo sprendimu gali būti dauginami ar kopijuojami ir laikantis principo „Būtina žinoti“ pateikiami kitiems asmenims susipažinti, jeigu įslaptintas dokumentas nėra pažymėtas nuoroda „Būtinas informacijos rengėjo sutikimas“.
Dokumento rengėjas arba vienintelis adresatas Seime, gavęs dokumentą, gali nuspręsti, kad dokumento kopijos pagal informacijos pobūdį turėtų būti pateiktos ir kitiems padaliniams, kuriems būtina žinoti šią informaciją. Tokiu atveju užrašoma rezoliucija ir dokumentas perduodamas Raštinės poskyrio darbuotojui, atsakingam už įslaptintų dokumentų administravimą. Jis kopijas perduoda per atsakingus padalinių darbuotojus, jiems pasirašant Gautų įslaptintų dokumentų registre.
37. Jeigu padalinio vadovas nusprendžia, kad jo gauto įslaptinto dokumento, žymimo slaptumo žyma „Riboto naudojimo“, kopijas turi gauti jo vadovaujamo padalinio darbuotojai, užrašoma rezoliucija, atsakingas už įslaptintų dokumentų tvarkymą padalinyje darbuotojas padaro kopijas, Vykdytojams perduotų įslaptintų dokumentų apskaitos registre įrašo rezoliuciją ir kopijas perduoda pasirašytinai.
38. Padalinių atsakingi darbuotojai gali naikinti susmulkindami dokumentų naikikliais (jeigu padalinyje yra dokumentų naikiklis) tik uždaro posėdžio medžiagos kopijas, padalinyje pagal vadovo rezoliuciją padaugintas kopijas, žymimas slaptumo žyma „Riboto naudojimo“, pažymėdami tai registruose pastabų skiltyje, pvz.:
39. Visi kiti dokumentai perduodami naikinti atsakingam už įslaptintų dokumentų administravimą Raštinės poskyrio darbuotojui, kuris naikina dokumentus, pažymėdamas tai registruose.
40. Nereikalingos įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žymomis „Slaptai“ ar „Konfidencialiai“, kopijos, nuorašai, išrašai naikinami ne padaliniuose, o tik Raštinės poskyryje, parengus atitinkamą aktą.
IX. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ IR BYLŲ TVARKYMAS
42. Įslaptinti dokumentai tvarkomi ir bylos sudaromos vadovaujantis Seimo kanclerio patvirtintu Seimo įslaptintos dokumentacijos planu.
43. Įslaptintos bylos sudaromos ir įforminamos pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Žin., 2011, Nr. 88-4230; 2012, Nr. 72-3768), Įslaptintos informacijos administravimo taisyklėse, Seimo kanclerio įsakymu patvirtintame Bylų sudarymo, bylų (dokumentų) tvarkymo ir rengimo archyviniam saugojimui tvarkos apraše nustatytus reikalavimus.
44. Sudarant nuolatinio saugojimo bylas, bylos įrišamos, lapai sunumeruojami. Į užbaigtą įslaptintą bylą įdedamas antraštinis lapas. Bylos antraštinio lapo viršuje ir apačioje nurodoma bylos slaptumo žyma, kuri turi atitikti aukščiausiąją byloje esančių įslaptintų dokumentų slaptumo žymą (dokumentai tuo pačiu klausimu, pažymėti skirtingomis slaptumo žymomis, gali būti vienoje byloje). Sudaromas įslaptintos bylos vidaus apyrašas, įforminamas bylos baigiamasis įrašas.
45. Trumpai saugomos (iki 25 m.) įslaptintos bylos neįrišamos, jų lapai nenumeruojami, bylų baigiamieji įrašai nedaromi.
46. Įslaptintos bylos pagal aktus perduodamos archyviniam saugojimui Raštinės poskyrio darbuotojui, atsakingam už įslaptintos informacijos administravimą Seimo kanceliarijoje.
47. Dokumentai, žymimi slaptumo žymomis „Slaptai“, „Konfidencialiai“, turi būti saugomi tik II klasės saugumo zonose, todėl grąžinami Raštinės poskyrio darbuotojui nedelsiant su jais susipažinus ir įvykdžius užduotis, pažymint tai registruose.
48. Bylos, žymimos slaptumo žyma „Riboto naudojimo“, perduodamos pasibaigus kalendoriniams metams (iki kovo 10 d.).
49. Seimo laikinųjų kontrolės arba tyrimo komisijų įslaptintos bylos perduodamos archyviniam saugojimui per 10 dienų šioms komisijoms baigus darbą.