PATVIRTINTA

Kėdainių rajono savivaldybės

administracijos direktoriaus

2023 m. liepos 28 d.

įsakymu Nr. AD-1-668

KĖDAINIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMO, RENGIMO, TVARKYMO, NAUDOJIMO IR KONTROLĖS PROCEDŪRŲ APRAŠAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Kėdainių rajono savivaldybės dokumentų rengimo, valdymo ir kontrolės procedūrų aprašas (toliau – Aprašas) nustato bendruosius Kėdainių rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybė) oficialių dokumentų (toliau – Dokumentai) rengimo, valdymo ir kontrolės procedūrų reikalavimus, kurie taikomi nepaisant šių dokumentų parengimo būdo ir laikmenos.

2. Šiame Apraše vartojamos sąvokos:

Dokumentacijos planas – Savivaldybės administracijos kalendoriniais metais numatomų sudaryti bylų planas.

Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, aprašymo ir įrašymo į apskaitos dokumentus procesas.

Dokumentų valdymas – vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą.

Dokumentų apskaita – dokumentų kiekio fiksavimas apskaitos dokumentuose.

Byla – pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų ir (ar) su jais susijusios informacijos rinkinys.

Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.

Dokumento blankas – teisės aktu nustatytos formos blankas skirtas oficialiems raštams su Kėdainių rajono Savivaldybės, Kėdainių rajono Savivaldybės administracijos, Kėdainių rajono Savivaldybės administracijos skyrių.

Dokumento rengimas – dokumentai rengiami pagal Lietuvos Vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintas dokumentų rengimo taisykles, kurios nustato Savivaldybių institucijų oficialių dokumentų įforminimo ir rengimo bendruosius reikalavimus.

Dokumento projektas – Savivaldybėje parengtas dokumentas, kuris nepasirašytas Savivaldybės vadovybės ar padalinio vadovo.

Dokumento registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam unikalų numerį.

Užduotis – Savivaldybės vadovybės, administracijos skyrių vedėjų pavedimai vykdytojams.

Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas.

Dokumento skaitmeninė kopija – neskaitmeniniu formatu užfiksuotas dokumento turinys, informacinių technologijų priemonėmis perkeltas į skaitmeninį formatą.

Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančių metaduomenų (užduoties, derinimo žymos, parašų ar kt.).

Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis.

Elektroninis dokumentas – vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis įstaigos sudarytas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir įtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą.

Elektroninio dokumento nuorašas – iš rašytiniam prilyginto elektroninio dokumento pateiktas visas turinys (metaduomenys) ir parašo rekvizitai.

Vaizdo ir (ar) garso dokumentas – užfiksuotas vaizdas (judantis ar statinis) ir (ar) garsas, nepaisant jų užfiksavimo fizinio pagrindo ir įrašymo (užfiksavimo) būdo (pvz.: filmas, garso įrašas, fotodokumentas).

Dokumentų valdymo sistema - (toliau – DVS) skirta tvarkyti ir kontroliuoti įstaigos gaunamus, vidinius arba siunčiamus dokumentus.

Teisės aktai – Savivaldybės tarybos sprendimai, mero potvarkiai, Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, aprašai ir kiti dokumentai.

Kvalifikuotas elektroninis parašas – saugus elektroninis parašas, sudarytas saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu. Šis parašas naudojamas, kai dokumentai siunčiami už įstaigos ribų.

Metaduomenys – duomenys apie dokumentą, jo valdymą ir naudojimą.

Savivaldybės vadovybė – Savivaldybės meras, vicemeras (-ai), Savivaldybės administracijos direktorius.

II SKYRIUS

DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

3. Dokumentai Savivaldybėje valdomi naudojantis valstybės valdoma informacine sistema - „DBSIS“.

4. Dokumentų valdymo organizavimo tikslai:

4.1. laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;

4.2. tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrinta visų turimų dokumentų greita paieška;

4.3. užtikrinti skaidrią, efektyvią Savivaldybės veiklą, administravimą ir atsiskaitymą;

4.4. išsaugoti dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti Savivaldybės veiklos įrodymai ir su šia veikla susijusių asmenų teisės ir pareigos.

5. Už Savivaldybės dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas Savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius.

6. Apie Savivaldybės dokumentų valdymo reikalavimų pažeidimus Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vedėjas informuoja Savivaldybės administracijos direktorių. Savivaldybės administracijos direktorius priima sprendimą dėl nurodytų pažeidimų pašalinimo.

7. Už dokumentų, susijusių su Savivaldybės veikla, rengimo, tvarkymo, naudojimo ir dokumentų užduočių vykdymo organizavimą Savivaldybės administracijos skyriuose atsakingi skyrių vedėjai.

8. Savivaldybės dokumentų blankų formas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse pateiktus blankų formų pavyzdžius rengia ir už blankuose pateiktos informacijos teisingumą atsako Savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius.

9. Savivaldybėje naudojamų dokumentų blankų formos, kurios tvirtinamos Savivaldybės teisės aktais, vadovaujantis Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų gamybos įstatymu, turi būti pateiktos Saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos nustatymo komisijai įvertinti, priskirti ar nepriskirti saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos lygiui ir polygiui.

III SKYRIUS

DOKUMENTŲ RENGIMAS

10. Savivaldybės dokumentai rengiami ir įforminami vadovaujantis Aprašu.

11. Rengiant fiziniam asmeniui atsakymą į jo prašymą ar skundą, turi būti nurodyti pagrįsti sprendimo dėl prašymo ar skundo priėmimo motyvai, taip pat turi būti nurodyta, kad šis sprendimas gali būti skundžiamas teisės aktų nustatyta tvarka.

12. Teikiami pasirašyti teisės aktai, siunčiami dokumentai turi būti įforminami ir derinami DVS:

12.1.Teisės aktai, susirašinėjimo su Lietuvos Respublikos Prezidentu, Seimu, Vyriausybe, Valstybės kontrole, Valstybės saugumo departamentu, ministerijomis, departamentais, agentūromis, savivaldybių asociacija, komisijomis, rajono Savivaldybės veiklos klausimais turi būti derinami su Savivaldybės administracijos skyrių vedėjais;

12.2. Teisės akto (įsakymo, potvarkio) blanko apačioje rengėjas ir derintojai nenurodomi;

12.3. Siunčiamo dokumento blanko apačioje privaloma nurodyti rengėjo nuorodą;

12.4. Kai dokumentai pasirašomi pagal administracijos direktoriaus ar mero pasirašytą įgaliojimą, siunčiamo dokumento blanko apačioje rengėjo nuoroda nenurodoma;

12.5. Savivaldybės administracijos rengiami:

12.5.1. norminiai teisės aktų projektai, pasirašomi Savivaldybės administracijos direktoriaus kvalifikuotu elektroniniu parašu, derinami su Savivaldybės administracijos skyriaus vedėju, Savivaldybės administracijos Teisės ir personalo skyriaus valstybės tarnautojais ir vyr. specialistu (kalbos tvarkytoju).

12.5.2. nenorminiai teisės aktų projektai, pasirašomi Savivaldybės administracijos direktoriaus kvalifikuotu elektroniniu parašu, derinami su Savivaldybės administracijos Teisės ir personalo skyriaus valstybės tarnautojais ir Savivaldybės administracijos skyriaus vedėju.

12.6. Savivaldybės administracijos rengiami:

12.6.1. norminiai teisės aktų projektai, pasirašomi Savivaldybės mero kvalifikuotu elektroniniu parašu, derinami su Vicemeru, Savivaldybės administracijos skyriaus vedėju, Savivaldybės administracijos Teisės ir personalo skyriaus valstybės tarnautojais ir vyr. specialistu (kalbos tvarkytoju).

12.6.2. nenorminiai teisės aktų projektai, pasirašomi Savivaldybės mero kvalifikuotu elektroniniu parašu, derinami su Vicemeru, Savivaldybės administracijos Teisės ir personalo skyriaus valstybės tarnautojais ir Savivaldybės administracijos skyriaus vedėju.

12.7. Savivaldybės administracijos rengiami teisės aktų projektai, kurie yra susiję su kitų Savivaldybės administracijos skyrių veikla, derinami su šių Savivaldybės administracijos skyrių vedėjais.

13. Norminio teisės akto projekto kortelės pastabose DVS rengėjas privalo nurodyti, kad šis norminis teisės aktas turi būti skelbiamas TAR sistemoje. Norminius teisės aktus, pasirašytus Savivaldybės administracijos direktoriaus kvalifikuotu elektroniniu parašu, privalo įkelti į TAR sistemą už šių dokumentų registravimą atsakingas darbuotojas, kuriam priskirta ši funkcija.

14. Savivaldybės administracijos direktoriaus kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytus norminius teisės aktus privaloma pateikti asmeniui, atsakingam už Kėdainių rajono Savivaldybės internetinės svetainės administravimą.

15. Norminius teisės aktus, pasirašytus Savivaldybės mero kvalifikuotu elektroniniu parašu, privalo užregistruoti ir įkelti į TAR/TAIS sistemą už dokumentų registravimą atsakingas darbuotojas, kuriam priskirta ši funkcija.

16. Savivaldybės mero patvirtintus ir pasirašytus norminius teisės aktus privaloma pateikti Savivaldybės mero patarėjui (-ai), atsakingam (-ai) už Savivaldybės veiklos viešinimą.

17. Savivaldybės administracijos veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengti teisės aktai, pasirašyti Savivaldybės administracijos direktoriaus kvalifikuotu elektroniniu parašu, registruojami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas;

18. Savivaldybės administracijos skyrių vedėjai, darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojai su veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengtais teisės aktais yra supažindinami per DVS. Nesusipažinus su parengtais teisės aktais per 1 d. d. yra laikoma, kad darbuotojas, valstybės tarnautojas susipažino. Darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis ir neturintiems el. pašto ir prieigos prie DVS, teisės aktai įteikiami tiesiogiai, pačiame teisės akte nurodant atsakingą asmenį, kuriam yra tai pavedama.

19. Savivaldybės mero, administracijos direktoriaus kuruojamų įstaigų, įmonių, seniūnijų, darbuotojai dirbantys pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojai su veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengtais teisės aktais yra supažindinami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas per DVS arba el. paštu.

20. Savivaldybės mero potvarkiai veiklos organizavimo ir personalo klausimais, parengti ir pasirašyti Savivaldybės mero kvalifikuotu elektroniniu parašu registruojami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas.

21. Savivaldybės merui pavaldūs valstybės tarnautojai su veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengtais teisės aktais yra supažindinami per DVS arba el. paštu atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas. Nesusipažinus su parengtais teisės aktais per 1 d. d. yra laikoma, kad darbuotojas, valstybės tarnautojas susipažino;.

22. Savivaldybės mero kuruojamose Savivaldybės įstaigose, darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, su veiklos organizavimo ir personalo valdymo klausimais parengtais teisės aktais yra supažindinami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas per DVS arba el. paštu.

23. Savivaldybės administracijos direktoriui teikiami dokumentai (aktai, sąrašai, planai, sąmatos ir kt.) turi būti derinami atsakingų darbuotojų pagal kompetenciją.

24. Siunčiamieji dokumentai rengiami ir įforminami ant atitinkamų blankų, atsižvelgiant į tai, kas pasirašo dokumentą, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

25. Dokumentus, siunčiamus Lietuvos Respublikos Seimui, Lietuvos Respublikos Vyriausybei, ministerijoms, pasirašo tik Savivaldybės meras (derina – Vicemeras, Savivaldybės administracijos skyriaus vedėjas, vyr. specialistas (kalbos tvarkytojas), Savivaldybės administracijos direktorius (derina Savivaldybės administracijos skyriaus vedėjas, vyr. specialistas (kalbos tvarkytojas).

26. Siunčiamus dokumentus, parengtus ant Savivaldybės administracijos skyrių blankų, pasirašo skyrių vedėjai arba pagal suteiktus įgaliojimus ir kompetenciją (jei tokia teisė nurodyta pareigybės aprašyme) valstybės tarnautojai.

27. Dokumentai, siunčiami fiziniams, juridiniams asmenims rengiami, derinami, pasirašomi Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus, Savivaldybės administracijos skyrių vedėjų kvalifikuotu elektroniniu parašu ir užregistruojami DVS atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas.

28. Rengėjas siunčiamo dokumento projekto kortelėje DVS privalo užpildyti visus dokumentą identifikuojamus duomenis teisingai, kaip nurodoma rengiamame lydraštyje. Papildoma informacija turi būti nurodyta laukelyje „Pastabos“. Po pasirašymo kvalifikuotu elektroniniu parašu duomenys įsirašo į dokumento metaduomenų kortelę ir jie nekoreguojami. Už parengto dokumento valstybinės kalbos taisyklingumą atsako dokumento rengėjas.

29. Kai siunčiamasis dokumentas turi priedų, jie privalo būti įkelti į DVS siunčiamo dokumento projekto kortelę kartu su lydraščiu. Be priedų dokumentai neregistruojami.

30. Siunčiant elektroninių dokumentų nuorašus fiziniams asmenims paštu, rengėjas siunčiamo dokumento laukelyje „Pastabos“ DVS privalo nurodyti dokumento išsiuntimo svarbą (registruotas, pirmenybinis).

31. Dokumentų nuorašai ir išrašai tvirtinami:

31.1. savivaldybės tarybos sprendimų – tarybos posėdžių sekretoriaus (-ės);

31.2. savivaldybės mero potvarkių – mero padėjėjo (-os);

31.3. administracijos direktoriaus įsakymų – administracijos direktoriaus padėjėjo (-os);

31.4. siunčiamų dokumentų fiziniams asmenims - už dokumentų tvarkymą ir registravimą atsakingų darbuotojų pagal jų vykdomas funkcijas. Jei reikia, gali būti parengiami dokumentų kopijos, nuorašai, išrašai. Jie gali būti patvirtinami atsakingo administracijos padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Taip pat gali būti rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“, „Nuorašas“, „Išrašas“ – arba dedamas atitinkamas spaudas.

IV SKYRIUS

PARENGTŲ IR GAUTŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS

32. Savivaldybėje parengti ar gauti su Savivaldybės veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas ir užtikrinta dokumentų paieška. Savivaldybėje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie suderinami ir pasirašomi.

33. Teisę matyti ar tvarkyti dokumentus darbuotojams suteikia Savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius pagal Savivaldybės administracijos skyrių vedėjų raštu pateiktus prašymus, suderintus su Savivaldybės administracijos direktoriumi.

34. Dokumentai Savivaldybėje registruojami vieną kartą. Savivaldybėje parengti dokumentai registruojami jų pasirašymo dieną, o gautieji – jų gavimo dieną, bet ne vėliau kaip kitą darbo dieną, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos.

35. Savivaldybės dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus vadovaujantis kasmetiniu Dokumentacijos planu, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

36. Pasitarimų, nuolatinių, laikinųjų komisijų, darbo grupių posėdžių protokolų ir kitų dokumentų registravimas ir saugojimas:

36.1. Pasitarimų, kurių pirmininkas yra Savivaldybės administracijos direktorius, dokumentai registruojami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas.

36.2. Pasitarimų, kurių pirmininkas yra Savivaldybės meras, dokumentus registruoja politinio pasitikėjimo valstybės tarnautojas pagal vykdomas funkcijas.

36.3. Pasitarimų, kurių pirmininkai yra Savivaldybės administracijos skyrių vedėjai, dokumentai registruojami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas.

37. Sudarytų nuolatinių, laikinųjų komisijų, darbo grupių posėdžių sekretoriai (-ės) prieš pirmą posėdį kreipiasi raštu į Savivaldybės administracijos Civilinės metrikacijos ir archyvo skyrių dėl atitinkamų dokumentų registro identifikavimo žymenų suteikimo ir įrašymo į Dokumentacijos plano papildymų sąrašą.

38. Atsakingi darbuotojai už dokumentų tvarkymą, pagal vykdomas jų funkcijas, atlieka pirminį paštu ar kitais būdais gautų dokumentų patikrinimą, ar juose yra visi išvardyti dokumentai, ar nepažeisti vokai (paketai), ar dokumentai pasirašyti, ar netrūksta nurodytų pridedamų priedų. Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų priedų arba jie apgadinti, jei dokumento tekstas neįskaitomas, dokumentai nebaigti įforminti (nepasirašyti, nepatvirtinti ar pan.), apie tai informuojamas dokumento siuntėjas. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas.

38.1. Vokai išsaugomi ir pridedami prie gautų dokumentų tais atvejais, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ir kai ant gauto dokumento nėra datos, o pašto antspaudas turi reikšmės išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.

39. Neregistruojama:

39.1. sąskaitos faktūros, paraiškos gauti lėšas, tarpusavio atsiskaitymo suderinimo aktai pateikiami Savivaldybės administracijos Apskaitos skyriui toliau tvarkyti;

39.2. viešųjų pirkimų sutartys pateikiamos Savivaldybės administracijos Viešųjų pirkimų skyriui toliau tvarkyti;

39.3. neviešųjų pirkimų sutartys pateikiamos Savivaldybės administracijos Bendrajam skyriui toliau tvarkyti;

39.4. dokumentai, adresuoti Savivaldybės administracijos Civilinės metrikacijos ir archyvo skyriui, pateikiami registruoti ir toliau tvarkyti;

39.5. laiškai su slaptumo žymomis pateikiami neatplėšti Savivaldybės administracijos vyr. specialistui (-ei), atsakingam už slaptų dokumentų valdymą, registruoti ir toliau tvarkyti;

39.6. laiškai su slaptumo žymomis, adresuoti Savivaldybės vadovybei, Savivaldybės administracijos skyrių vedėjams, pateikiami neatplėšti;

39.7. laiškai su žyma „Asmeniškai“ pateikiami gavėjams neatplėšti.

40. Savivaldybės administracijos skyrių vedėjai, darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojai prašymus susijusius su tarnyba ar darbo santykiais parengia DVS. Prašymai derinami su tiesioginiu vadovu, pasirašomi programinės įrangos priemonėmis ir perduodami užregistruoti atsakingiems darbuotojams pagal vykdomas funkcijas. Užregistruotas dokumentas perduodamas Savivaldybės merui ar administracijos direktoriui įrašyti vykdytoją tolimesnėms funkcijoms atlikti.

41. Savivaldybės įstaigų/ įmonių darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, valstybės tarnautojų prašymai susiję su tarnyba ar darbo santykiais registruojami atsakingų darbuotojų pagal vykdomas funkcijas.

42. Dokumentai, adresuoti Savivaldybės merui, vicemerui (-ams), Savivaldybės administracijos direktoriui, pagal jų koordinuojamas Savivaldybės struktūrinių bei teritorinių skyrių veiklas (pagal rajono Tarybos sprendimu patvirtintą administracijos struktūrą), DVS užregistruojami ir perduodami įrašyti vykdytoją atsakingiems darbuotojams pagal vykdomas funkcijas.

43. Savivaldybės administracijos el. paštu administracija@kedainiai.lt ir Savivaldybės el. paštu meras@kedainiai.lt gauti dokumentai, jei galima identifikuoti siuntėją pagal parašą, elektroninio pašto adresą ar elektroniniame laiške esančią kontaktinę informaciją, persiunčiami atsakingiems darbuotojams už dokumentų registravimą ir tvarkymą pagal jų vykdomas funkcijas. Dokumentai bendra tvarka užregistruojami ir perduodami įrašyti vykdytoją per DVS Savivaldybės merui, vicemerui (-ams), administracijos direktoriui. Jei nėra galimybės identifikuoti siuntėjo, dokumentai neregistruojami. Dėl šių gautų dokumentų tolimesnės vykdymo eigos sprendimus priima Savivaldybės meras, administracijos direktorius. Priėmus sprendimą, kad gauti dokumentai reikalauja atitinkamo nagrinėjimo, jie persiunčiami vykdymui elektroniniu paštu Savivaldybės administracijos skyrių vedėjams pagal kuruojamas sritis.

44. Savivaldybės darbuotojai tiesiogiai ar kitais būdais gautus dokumentus, adresuotus Savivaldybės tarybai, tarybos sekretoriui (-ei), Savivaldybės vadovybei, privalo ne vėliau kaip kitą dieną įteikti ar persiųsti už dokumentų registravimą atsakingiems darbuotojams, pagal vykdomas funkcijas.

V SKYRIUS

DOKUMENTACIJOS PLANO RENGIMAS IR BYLŲ SUDARYMAS

45. Savivaldybės dokumentų valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti

turi būti parengtas ateinančiais metais numatomų sudaryti bylų planas – dokumentacijos planas.

46. Savivaldybės dokumentacijos planą rengia Civilinės metrikacijos ir archyvo skyrius.

47. Rengiant dokumentacijos planą, kiekvienos plane įrašytos bylos saugojimo terminas nurodomas vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus. Savivaldybės administracijos skyriai, įvertinę dokumentus pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodytus kriterijus, savo ateinančiais metais numatomų sudaryti bylų sąrašuose nurodo savo siūlomus saugojimo terminus tų bylų, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai nenustatyti teisės aktais.

48. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kurių bylos dokumentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas Savivaldybės dokumentacijos plano papildymų sąrašas.

49. Savivaldybės administracijos skyriai kasmet raštu rengia informaciją nurodydami ateinančiais metais numatomas sudaryti naujas bylas (popierines, elektronines, skaitmenines, vaizdo ir garso dokumentų), kurios nebuvo įrašytos į einamųjų metų dokumentacijos planą; bylas, kurios nebus įrašytos į ateinančių metų dokumentacijos planą; bylas, kurių ateinančiais metais tikslinama antraštė, saugojimo terminas, teisės aktas ar jo punktas.

50. Savivaldybės administracijos skyriai, pateikdami duomenis, reikalingus dokumentacijos plano papildymų sąrašui ir dokumentacijos planui sudaryti, turi nurodyti bylos antraštę (ji turi būti konkreti ir aiški, įvardijanti byloje esančių dokumentų turinį ir rūšį), bylos saugojimo terminą, teisės aktą bei jo punktą. Prie bylos, kurios antraštėje yra įrašytas dokumentų registras, turi būti nurodyta kokioje sistemoje yra registruojami dokumentai.

51. Likus 2 mėnesiams iki naujų kalendorinių metų pradžios Civilinės metrikacijos ir archyvo

skyrius pagal Savivaldybės administracijos skyrių pateiktus sąrašus parengia Savivaldybės dokumentacijos plano projektą. Dokumentacijos plane prie kiekvienos bylos nurodomas už bylos sudarymą atsakingas Savivaldybės administracijos skyriaus darbuotojas (vardas, pavardė).

52. Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal Savivaldybės funkcijas ir veiklos sritis.

53. Rengiant dokumentacijos planą būtina numatyti, kad nuolat, ilgai ir trumpai saugomi

dokumentai į bylas bus grupuojami atskirai.

54. Dokumentacijos plano ir dokumentacijos plano papildymų sąrašo duomenys derinami su

Kauno regioniniu valstybės archyvu ir tvirtinami Savivaldybės administracijos direktoriaus ar jo įgalioto asmens, naudojantis Elektroninio archyvo informacine sistema (toliau – EAIS). Suderinus ir patvirtinus minėtų dokumentų duomenis, dokumentai atspausdinami ir saugomi Civilinės metrikacijos ir archyvo skyriuje.

55. Pasibaigus kalendoriniams metams, kiekvienas Savivaldybės administracijos skyrius pagal Savivaldybės dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus surašo bylų sudarymo suvestinius duomenis iki kovo 1 d. ir pateikia el. paštu archyvas@kedainiai.lt.

56. Savivaldybės administracijos skyriai, pateikdami duomenis, reikalingus bylų sudarymo suvestiniams duomenims sudaryti, turi nurodyti bylos indeksą, bylos antraštę (pagal dokumentacijos planą ir dokumentacijos plano papildymų sąrašą), sudarytų ir užbaigtų per metus bylų skaičių.

VI SKYRIUS

BYLŲ TVARKYMAS, APSKAITA, SAUGOJIMAS

57. Bylos į apskaitą įtraukiamos ir dokumentai saugomi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatyta tvarka.

58. Bylos tvarkomos praėjus kalendoriniams metams po bylų užbaigimo Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatyta tvarka.

59. Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus sudarytose ilgai ir nuolat saugomose bylose turi būti kaupiami reikšmingi istorinę, mokslinę, kultūrinę ir kitokią išliekamąją vertę turintys veiklos dokumentai.

60. Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas Savivaldybės administracijos skyriaus darbuotojas, atsakingas už bylų (dokumentų) tvarkymą, privalo perduoti kitam Savivaldybės administracijos skyriaus darbuotojui, atsakingam už bylų (dokumentų) tvarkymą, ar atsakingam Civilinės metrikacijos ir archyvo skyriaus darbuotojui, ar vadovo paskirtam kitam Savivaldybės administracijos darbuotojui, ar tiesioginiam vadovui visas turimas bylas (dokumentus). Bylų (dokumentų) perdavimas įforminamas aktu.

61. Kai Savivaldybės administracijos darbuotojas bylas (dokumentus) perduoda kitam to paties Savivaldybės administracijos skyriaus darbuotojui, bylų (dokumentų) perdavimo aktą tvirtina to skyriaus vedėjas. Jeigu bylos (dokumentai) perimamos iš kito Savivaldybės administracijos skyriaus, perdavimo aktą tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo.

62. Savivaldybės administracijos direktoriaus ar jo įgalioto asmens patvirtintas bylų (dokumentų), turto ar (ir) reikalų perdavimo aktas registruojamas Bendrajame skyriuje už dokumentų tvarkymą ir saugojimą atsakingo darbuotojo, pagal jo vykdomas funkcijas.

63. Dokumentus, turtą ar (ir) reikalus perdavusiam Savivaldybės administracijos skyriui pateikiama Dokumentų rengimo taisyklių nustatyta tvarka patvirtinta perdavimo akto kopija.

64. Civilinės metrikacijos ir archyvo skyriaus darbuotojas priima iš Savivaldybės administracijos skyrių ar darbuotojų pagal teisės aktus sutvarkytas (yra kiekvienos bylos baigiamasis įrašas ir antraštinis lapas, bylos lapai sunumeruoti, kt.) ilgai ir nuolat saugomas bylas. Jei Savivaldybės administracijos skyrius, tvarkydamas ilgai ir nuolat saugomas bylas, nustato, kad dokumentų (bylų) trūksta, šio skyriaus vedėjas organizuoja jų paiešką.

65. Dokumentų (bylų) neradus, surašomas prarastų dokumentų aktas, jį tvirtina ir sprendimus

dėl atsakomybės teisės aktų nustatyta tvarka priima Savivaldybės administracijos direktorius ar kitas Savivaldybės administracijos direktoriaus įgaliotas asmuo. Prarastų dokumentų aktas yra perduodamas kartu su tų metų ilgai ir nuolat saugomomis bylomis, šis aktas ir šios bylos įrašomi į bylų (dokumentų) perdavimo aktą.

66. Savivaldybės administracijos skyriuose esančių dokumentų vertinimą atlieka ir sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar atrinkimo naikinti siūlo Savivaldybės administracijos skyrių vedėjai.

67. Pasibaigus bylų saugojimo terminui, Savivaldybės administracijos skyriai, kurie turi teisę

naudotis EAIS parengia dokumentų naikinimo aktą ir jo duomenis suderina su Kauno regioniniu valstybės archyvu. Suderintą naikinimo aktą (duomenis) tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius ar jo įgaliotas asmuo.

68. Dėl dokumentų, kuriuose yra asmens duomenų, saugojimo termino pratęsimo Savivaldybės administracijos skyrių vedėjai turi raštu kreiptis į Savivaldybės administracijos duomenų apsaugos pareigūną, kad jis įvertintų atrinktus dokumentus ir pateiktų nuomonę dėl tolesnio dokumentų saugojimo tikslingumo.

69. Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos užbaigus bylas per dvejus

metus.

70. Savivaldybės administracijos skyriai, kurie turi teisę naudotis EAIS, pagal bylų apyrašų sąrašą įrašo ilgai ir nuolat saugomų bylų duomenis į bylų apyrašus ir suderina su Kauno regioniniu valstybės archyvu. Suderintus duomenis tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius ar jo įgaliotas asmuo.

71. Ilgai ir nuolat saugomų Savivaldybės teisės aktų originalai iki perdavimo Civilinės metrikacijos ir archyvo skyriui saugomi:

71.1. Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai veiklos klausimais – Bendrajame skyriuje;

71.2. Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai dėl priėmimo į pareigas, perkėlimo,

atleidimo iš pareigų, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti ir kitais personalo valdymo klausimais – Teisės ir personalo skyriuje;

71.3. Savivaldybės tarybos sprendimų projektai, priimti sprendimai – Savivaldybės tarybos posėdžių sekretoriaus;

71.4. Savivaldybės mero potvarkiai personalo klausimais – Teisės ir personalo skyriuje;

71.5. Savivaldybės mero potvarkiai veiklos organizavimo klausimais – mero padėjėjo;

71.6. Kiti dokumentai saugomi Savivaldybės administracijos skyriuose pagal jų priklausomybę.

72. Dokumentų naikinimo aktas rengiamas pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatytą formą.

73. Dokumentų naikinimo akto duomenys tvirtinami, kai tų metų ilgai ir nuolat saugomos bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į apyrašus.

74. Dokumentų naikinimo akte turi būti nurodyti už dokumentų sunaikinimą atsakingas (-i) asmuo (-ys) ir dokumentų naikinimo būdas.

75. Patvirtinus dokumentų naikinimo akto duomenis, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad

juose esanti informacija būtų neatpažįstama. Civilinės metrikacijos ir archyvo skyrius, parengęs dokumentų naikinimo aktą, paskiria už dokumentų sunaikinimą atsakingą darbuotoją.

76. Civilinės metrikacijos ir archyvo skyrius dokumentų naikinimo aktą, patvirtintą EAIS, užregistruoja DVS. Prie dokumento kortelės pridedama dokumento rinkmena arba skaitmeninė kopija (skenuotas dokumentas).

77. Darbuotojai patys atsakingi už savo turimų dokumentų kopijų sunaikinimą.

VII SKYRIUS

SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS

78.Savivaldybės dokumentai rengiami ir įforminami šiuose blankuose:

78.1. Kėdainių rajono savivaldybės taryba (sprendimas) (1 priedas);

78.2. Kėdainių rajono savivaldybės meras (potvarkis) (2 priedas);

78.3. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos direktorius (įsakymas) (3 priedas);

79. Siunčiami dokumentai įforminami šiuose blankuose:

79.1. Kėdainių rajono savivaldybė (pasirašo meras) (4 priedas);

79.2. Kėdainių rajono savivaldybės administracija (pasirašo administracijos direktorius) (5 priedas).

80. Savivaldybės administracijos skyrius siunčiamus ir vidaus dokumentus įformina nustatytos formos blanke:

80.1. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Apskaitos skyrius (6 priedas);

80.2. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Architektūros ir urbanistikos skyrius (7 priedas);

80.3. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Bendrasis skyrius (8 priedas);

80.4. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Centralizuotas vidaus audito skyrius (9 priedas);

80.5. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Civilinės metrikacijos ir archyvo skyrius (10 priedas);

80.6. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Kultūros ir sporto skyrius (11 priedas);

80.7. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Socialinės paramos skyrius (12 priedas);

80.8. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Statybos ir turto skyrius (13 priedas);

80.9. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Švietimo skyrius (14 priedas);

80.10. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Teisės ir personalo skyrius (15 priedas);

80.11. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Viešosios tvarkos skyrius (16 priedas);

80.12. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Žemės ūkio ir aplinkosaugos skyrius (17 priedas);

80.13. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Biudžeto ir finansų skyrius (18 priedas);

80.14. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Strateginio planavimo ir investicijų skyrius (19 priedas);

80.15. Kėdainių rajono savivaldybės administracijos Viešųjų pirkimų skyrius (20 priedas).