KAUNO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL KAUNO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLIŲ
2017 m. birželio 29 d. Nr. ĮS-1298
Kaunas
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 8 dalies 2 punktu, Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo 3 ir 4 straipsniais ir Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 8 d. įsakymu Nr. 1K-123 „Dėl minimalių finansų kontrolės reikalavimų patvirtinimo“:
1. T v i r t i n u Kauno rajono savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisykles (pridedama).
2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Kauno rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2012 m. balandžio 20 d. įsakymą Nr. ĮS-654 „Dėl Kauno rajono savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklių“.
PATVIRTINTA
Kauno rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus 2017 m.
birželio 29 d. įsakymu Nr. ĮS-1298
KAUNO RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
FINANSŲ KONTROLĖS TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Kauno rajono savivaldybės administracijos finansų kontrolės taisyklės (toliau – Taisyklės) – vidaus dokumentas, reglamentuojantis finansų kontrolės organizavimą Kauno rajono savivaldybės administracijoje (toliau – Savivaldybės Administracija) ir valstybės tarnautojų arba darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, atliekančių joje finansų kontrolę, pareigas ir atsakomybę.
2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo 3 ir 4 straipsniu ir Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 8 d. įsakymu Nr. 1K-123 „Dėl minimalių finansų kontrolės reikalavimų patvirtinimo“, atsižvelgiant į Savivaldybės administracijos organizacinę struktūrą, strateginius tikslus, veiklos pobūdį ir ypatumus, veiklos riziką, apskaitos ir informacinę sistemą, turto apsaugos būklę ir kitus vidaus kontrolės kriterijus.
3. Siekdami užtikrinti patikimą finansų valdymą bei apskaitą ir tinkamą finansinės atskaitomybės sudarymą, visi Savivaldybės administracijos struktūriniai padaliniai privalo laikytis šių Taisyklių.
II. FINANSŲ KONTROLĖS TIKSLAI, VEIKSMINGUMO KRITERIJAI
5. Finansų kontrolė – tai vidaus kontrolės sistemos dalis, kuria siekiama užtikrinti ūkinės veiklos teisėtumą ir patikimo finansų valdymo principų – ekonomiškumo, efektyvumo, rezultatyvumo ir skaidrumo – laikymąsi Savivaldybės administracijoje.
6. Finansų kontrolė turi užtikrinti, kad būtų įgyvendinti šie tikslai:
6.1. efektyviai, ekonomiškai, rezultatyviai, skaidriai ir pagal paskirtį naudojamas valstybės ir savivaldybės turtas;
6.2. laiku gaunama finansinė informacija, sudaroma tiksli, patikima finansinė atskaitomybė, programų vykdymo ir kitos ataskaitos;
6.4. turtas apsaugomas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo ir kitų neteisėtų veikų;
III. REIKALAVIMAI FINANSŲ KONTROLEI
9. Valstybės tarnautojų arba darbuotojų, atliekančių finansų kontrolės procedūras, pagrindinės pareigos ir atsakomybė finansų kontrolės srityje turi būti aprašomos jų pareigybių aprašymuose (pareiginiuose nuostatuose).
10. Finansų kontrolės procedūros turi būti atliekamos ir tvirtinamos tik valstybės tarnautojų arba darbuotojų, veikiančių pagal jiems nustatytą kompetenciją.
12. Turi būti užtikrintas tinkamas pareigų atskyrimas, t. y. vienas darbuotojas negali tuo pačiu metu būti atsakingas už ūkinės operacijos arba sprendimo dėl valstybės arba savivaldybės turto panaudojimo arba įsipareigojimų tretiesiems asmenims tvirtinimą, vykdymą ir apskaitą.
13. Priimti sprendimai dėl valstybės arba savivaldybės turto panaudojimo arba prisiimamų įsipareigojimų ir ūkinės operacijos turi būti dokumentuoti taip, kad juos būtų galima atsekti nuo priėmimo iki vykdymo pabaigos.
14. Finansų kontrolės reikalavimai skirstomi pagal skirtingas sistemas, kurios yra:
14.1. ūkinių operacijų ir ūkinių įvykių registravimas:
14.1.1. visos ūkinės operacijos ir ūkiniai įvykiai turi būti pagrįsti apskaitos dokumentais, kurie turi būti surašomi ūkinės operacijos ir ūkinio įvykio metu arba jiems pasibaigus (įvykus);
14.1.2. už apskaitos dokumentų surašymą laiku ir teisingai, už juose esančių duomenų tikrumą ir ūkinių operacijų teisėtumą atsako apskaitos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys;
14.1.3. apskaitos dokumentai teisės aktų nustatytais terminais, patvirtinti atsakingų asmenų, turi būti pateikiami apskaitos tvarkytojams;
14.1.4. įrašai apskaitos registruose daromi tik pagal pateiktus apskaitos dokumentus, įvertinant tai, kad biudžetiniai metai prasideda sausio 1 d. ir baigiasi gruodžio 31 d;
14.2. turto apskaita:
14.2.1. visas turto judėjimas (įsigijimas, perdavimas, pardavimas, nurašymas ir kt.), įformintas apskaitos dokumentais, rodomas apskaitoje;
14.2.4. turi būti aiški ir patikima turto išdavimo naudoti ir nebetinkamo naudoti turto nurašymo sistema;
14.2.6. turto naudojimo kontrolę vykdantys darbuotojai privalo užtikrinti kad:
14.2.6.1. dokumentai, kurių pagrindu atliekamas turto perdavimas, pardavimas, nurašymas, likvidavimas ir kitos operacijos, susijusios su turto valdymu, būtų parengti vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais turto valdymą;
14.3. piniginių lėšų ir mokėjimų apskaita:
14.4. sutartinių įsipareigojimų apskaita:
IV. IŠANKSTINĖ FINANSŲ KONTROLĖ
15. Išankstinė finansų kontrolė atliekama prieš įgyvendinant finansinius sprendimus, kurie gali būti priimami tik tada, kai juos patvirtina atsakingas už išankstinę kontrolę darbuotojas.
16. Administracijoje už išankstinę finansų kontrolę yra atsakingi:
16.1. Biudžeto ir finansų skyriaus vedėjas – už išankstinę finansų kontrolę, kuri atliekama priimant arba atmetant sprendimus dėl savivaldybės finansinių išteklių paskirstymo, prieš tvirtinant juos savivaldybės tarybai, už tinkamą savivaldybės finansinių išteklių paskirstymą pagal savivaldybės tarybos patvirtintą biudžetą;
16.2. Ekonomikos skyriaus vedėjas – už išankstinę kontrolę, priimant arba atmetant sprendimus, susijusius su valstybės ir savivaldybės turto valdymu, naudojimu bei disponavimu juo ir kontroliuoja, kad dokumentai būtų parengti ir įforminti teisės aktų nustatyta tvarka;
16.3. Buhalterinės apskaitos skyriaus vedėjas – už išankstinę finansų kontrolę, kurios metu nustatoma, ar ūkinės operacijos bus atliekamos neviršijant savivaldybės administracijai patvirtintų biudžeto asignavimų, ar ūkinės operacijos dokumentai parengti, ar ūkinė operacija yra teisėta;
16.4. Buhalterinės apskaitos skyriaus darbuotojai, tvarkantys struktūrinių padalinių-seniūnijų kaip asignavimų valdytojų apskaitą, ir darbuotojai tvarkantys projektų, finansuojamų iš Europos Sąjungos ir lėšų gaunamų iš kitų šaltinių, apskaitą – už išankstinę finansų kontrolę, kurios metu nustatoma, ar ūkinės operacijos bus atliekamos neviršijant patvirtintų biudžeto asignavimų, ar ūkinės operacijos dokumentai yra tinkamai parengti, ar ūkinė operacija yra teisėta;
17. Asmenys, nurodyti Taisyklių 16 punkte, vykdydami išankstinę finansų kontrolę, pagal pareigybės aprašymuose priskirtas funkcijas pasirašo arba atsisako pasirašyti atitinkamus dokumentus, leidžiančius atlikti ūkinę – finansinę operaciją.
18. Asmenys, vykdantys išankstinę finansų kontrolę, turi teisę, be atskiro Administracijos direktoriaus nurodymo, gauti iš Administracijos skyrių vedėjų ar darbuotojų raštiškus ir žodinius paaiškinimus, dėl dokumentų ūkinei operacijai atlikti parengimo ir ūkinės operacijos atlikimo ir papildomų dokumentų kopijas.
19. Nustačius, kad ūkinė operacija teisėta, dokumentai, susiję su ūkinės operacijos atlikimu parengti tinkamai ir jai atlikti pakaks patvirtintų asignavimų, atsakingi darbuotojai parašu ir data patvirtina dokumentą dėl ūkinės operacijos atlikimo. Dokumentas teikiamas Administracijos direktoriui, kuris priima sprendimą ūkinę operaciją atlikti arba atsisako ją tvirtinti.
20. Tuo atveju, jei ūkinės operacijos išankstinės finansų kontrolės metu atsakingi darbuotojai nustato, kad ūkinė operacija yra neteisėta, jai atlikti nenumatyti asignavimai, nėra finansavimo šaltinio, nepakanka patvirtintų asignavimų, ūkinę operaciją pagrindžiantys dokumentai yra netinkamai parengti (nesutampa sumos, nepasirašyti, be antspaudų, neteisingi rekvizitai ir kt.), ūkinės operacijos dokumentai nepasirašomi, nurodant atsisakymo priežastis. Tokiu atveju šis dokumentas grąžinamas rengėjams. Nustatęs šiuos faktus buhalteris privalo atsisakyti pasirašyti ūkinės operacijos dokumentus ir, nurodydamas atsisakymo priežastis, apie tai raštu pranešti Administracijos direktoriui, kuris gali atsisakyti tvirtinti ūkinę operaciją arba raštu nurodyti ją atlikti.
V. EINAMOJI FINANSŲ KONTROLĖ
21. Einamoji finansų kontrolė – kontrolė, atliekama priėmus sprendimus, t. y. lėšų ir materialinių vertybių naudojimo metu, siekiant užtikrinti, kad tinkamai ir laiku būtų vykdomi Kauno rajono savivaldybės tarybos sprendimai, Administracijos direktoriaus įsakymai dėl turto panaudojimo ir įsipareigojimų tretiesiems asmenims.
22. Einamosios kontrolės metu tikrinama ir įsitikinama, kad priimti sprendimai vykdomi geriausiu būdu. Einamoji finansų kontrolė apima:
22.1. perkamų prekių, teikiamų paslaugų, atliekamų darbų kokybės ir kiekio patikrinimą, transporto panaudojimo atitikties sudarytoms sutartims ir kitiems dokumentams patikrinimą ir kt., vykdomus administracinius patikrinimus (dalyvaujama priimant atliktus darbus, teikiamas paslaugas ir prekes, jas skaičiuojant, atrankos būdu tikrinant prekes ir kt.), atliekamą dokumentinį patikrinimą (gautų prekių, suteiktų paslaugų ir atliktų darbų sulyginimas su sutarties sąlygomis ir kitais dokumentais ir kt.);
23. Už einamąją finansų kontrolę atsako:
23.2. Savivaldybės administracijos Buhalterinės apskaitos skyriaus valstybės tarnautojai ir darbuotojai;
24. Taisyklių 23.1–23.3 papunkčiuose nurodyti valstybės tarnautojai ir darbuotojai, atlikdami ūkinės operacijos einamąją finansų kontrolę, atsako už ūkinės operacijos laiku ir teisingą įrašymą į apskaitos registrus. Šios kontrolės metu turi būti patikrinama, ar operacijos, kurias reikia užregistruoti ir įtraukti į apskaitą, yra patvirtintos įgaliotų darbuotojų, ar jos visos teisingai užregistruotos, t. y. patikrinamas įrašų aritmetinis teisingumas, bendros sumos, sutikrinami apskaitos dokumentai su apskaitos registrų įrašais ir kt. Nurodyti asmenys turi reikalauti, kad būtų pateikti visi su ūkine operacija susiję dokumentai.
25. Už einamąją finansų kontrolę atsakingi asmenys pasirašydami ūkinės operacijos dokumentus (turto priėmimo ir perdavimo aktus, darbų atlikimo aktus, sąskaitas faktūras ir kt.) parašu ir data patvirtina, kad ūkinė operacija teisėta, atlikta laiku, tinkamai, kad padaryti įrašai aritmetiškai teisingi, ir šiuos dokumentus perduoda Buhalterinės apskaitos skyriui.
26. Asmenys, atsakingi už einamąją finansų kontrolę nustatę neatitikimus ar trūkumus (pateikti netinkami, neteisingai surašyti dokumentai, suteiktos nekokybiškos paslaugos, parduoti nekokybiški darbai ar prekės, pažeisti tiekimo terminai, neatitinka kiekiai, ištekliai naudojami nesilaikant teisės aktų nustatytos tvarkos ir pan.), turi imtis veiksmų jiems pašalinti. Kai nėra galimybės ištaisyti nustatytų trūkumų ar neatitikties, šie asmenys privalo apie tai raštu informuoti skyriaus vedėją ir kartu pridėti paaiškinimą, kuriame būtų nurodytos priežastys, dėl kurių atsirado neatitiktis ar trūkumai bei pasiūlymus dėl tolesnio ūkinės ar finansinės operacijos atlikimo. Administracijos direktorius, gavęs raštišką paaiškinimą dėl neatitikties ar trūkumų atsiradimo, išanalizuoja esamą būklę ir priima raštišką sprendimą dėl ūkinės operacijos vykdymo – stabdo ūkinę operaciją arba, įvertinęs ūkinės operacijos stabdymo padarinius ir kitas aplinkybes, nurodo ją tęsti geriausiu būdu pagal patikimo finansų valdymo principus.
VI. PASKESNIOJI FINANSŲ KONTROLĖ
27. Paskesnioji finansų kontrolė – kontrolė, įvykdžius priimtus sprendimus ir panaudojus lėšas, kontrolė, kurios metu tikrinami jau atlikti susiję veiksmai, siekiant nustatyti, ar teisėtai ir pagal paskirtį panaudotos lėšos ir turtas, ar nebuvo teisės aktų, vadovo nurodymų pažeidimų bei piktnaudžiavimo.
28. Už paskesniąją finansų kontrolę Savivaldybės administracijoje yra atsakingas Administracijos direktorius, jo pavaduotojai (arba kiti administracijos direktoriaus paskirti asmenys), išskyrus asmenis, atsakingus už išankstinę finansų kontrolę, kurie pagal jų vykdomas funkcijas, stebėjimo (nuolatinės priežiūros būdu):
28.1. tikrina, ar atliekant veiksmus, susijusius su ūkinių operacijų ar ūkinių įvykių vykdymu, nebuvo teisės aktų pažeidimų, analizuoja pažeidimų priežastis;
VII. MOKĖJIMŲ KONTROLĖ
30. Mokėjimo nurodymus (pavedimus), remdamiesi Savivaldybės administracijos darbuotojų pagal kompetenciją parengtais (gautais) ir pasirašytais dokumentais atlieka Buhalterinės apskaitos ir Biudžeto ir finansų skyriaus darbuotojai pagal pareigybės aprašymuose numatytas funkcijas.
31. Mokėjimams pagrįsti pateikiami šie dokumentai:
31.1. sąskaita faktūra arba išankstinio apmokėjimo sąskaita kartu su darbų ar paslaugų priėmimo ir perdavimo aktu;
VIII. TURTO NAUDOJIMO KONTROLĖ
33. Už valstybės ir savivaldybės turto teisėtą, saugų ir taupų naudojimą atsako valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, paskirtas materialiai atsakingu už tą turtą.
34. Už valstybės perduoto savivaldybei ir savivaldybės ilgalaikio materialiojo ir nematerialiojo turto, perduoto patikėjimo teise valdyti biudžetinėms įstaigoms naudojimo kontrolę atsako Savivaldybės administracijos Ekonomikos skyriaus vedėjo pavaduotojas (turtui). Už valstybės turto perduoto, Savivaldybei valdyti naudoti ir disponuoti juo patikėjimo teise, turto naudojimą atsako tiesioginis turto naudotojas. Turto patikėtinis atsako už jam perduoto turto naudojimą. Už išnuomoto ar perduoto pagal panaudos sutartis, turto naudojimą atsako turto patikėtinis (valdytojas), vadovaudamasis Kauno rajono savivaldybės turto nuomos ir Kauno rajono savivaldybės turto panaudos tvarkos aprašais.
35. Suvestines valstybės ir savivaldybės turto metines ataskaitas rengia Ekonomikos skyriaus specialistas, kurio pareigybės aprašyme numatyta ši funkcija.
36. Savivaldybės išnuomotas ar perduotas pagal panaudos sutartis turtas apskaitomas Buhalterinės apskaitos skyriuje. Turtas, patikėjimo teise perduotas biudžetinėms įstaigoms, apskaitomas tose įstaigose.
37. Už Savivaldybės administracijos balanse apskaitomo materialiojo turto ir kompiuterinės technikos ir programinės įrangos naudojimo kontrolę atsako Savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vedėjas.
38. Visi savivaldybės administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, susiję su turto naudojimu privalo taupiai, atsargiai ir saugiai elgtis su jiems priskirtu turtu darbo funkcijų vykdymui.
IX. FINANSŲ KONTROLĖS SISTEMOS VERTINIMAS
40. Siekdami užtikrinti finansų kontrolės veiksmingumą, Administracijos direktorius ir biudžetinių įstaigų vadovai kasmet įvertina savo vadovaujamų įstaigų finansų kontrolės būklę. Finansų kontrolės būklės nustatytos formos ataskaitos parengiamos vadovaujantis Finansų ministro patvirtintais minimaliais finansų kontrolės reikalavimais ir pateikiamos Biudžeto ir finansų skyriui kartu su metine finansine atskaitomybe.
41. Viešieji juridiniai asmenys, pavaldūs savivaldybei, finansų kontrolės būklės ataskaitas už praėjusius metus pateikia Biudžeto ir finansų skyriaus skyriui iki einamųjų metų kovo 1 d.
42. Biudžeto ir finansų skyrius ataskaitas apibendrina ir informaciją pateikia Administracijos direktoriui ir teikia patvirtinti Kauno rajono savivaldybės tarybai.
43. Finansų ir biudžeto skyrius patvirtintą finansų kontrolės būklės ataskaitos kopiją iki gegužės 1 d. pateikia Lietuvos Respublikos finansų ministerijai.
X. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
45. Siekdami užtikrinti patikimą Savivaldybės administracijos finansų valdymą ir apskaitą bei tinkamą finansinės atskaitomybės sudarymą, visi valstybės tarnautojai bei darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, privalo laikytis Taisyklių.