VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS CENTRINĖS PROJEKTŲ VALDYMO AGENTŪROS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL SIENŲ VALDYMO IR VIZŲ FINANSINĖS PARAMOS PRIEMONĖS, ĮTRAUKTOS Į INTEGRUOTO SIENŲ VALDYMO FONDĄ, PROJEKTŲ PAPILDOMOMS VEIKLOS SĄNAUDOMS FINANSUOTI, PIRKIMŲ PRIEŽIŪROS TVARKOS APRAŠO
PATVIRTINIMO
2020 m. spalio 19 d. Nr. 2020/8-330
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2020 m. vasario 26 d. nutarimo Nr. 164 „Dėl institucijų, atsakingų už Sienų valdymo ir vizų finansinės paramos priemonės, įtrauktos į Integruoto sienų valdymo fondą, programos ir Vidaus saugumo fondo programos valdymą ir kontrolę Lietuvoje, paskyrimo“ 2 punktu ir Sienų valdymo ir vizų finansinės paramos priemonės, įtrauktos į Integruoto sienų valdymo fondą, finansinės paramos lėšų skyrimo projektams papildomoms veiklos sąnaudoms finansuoti, mokėjimo ir jų apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2020 m. rugsėjo 11 d. įsakymu Nr. 1V-928 „Dėl Sienų valdymo ir vizų finansinės paramos priemonės, įtrauktos į Integruoto sienų valdymo fondą, finansinės paramos lėšų skyrimo projektams papildomoms veiklos sąnaudoms finansuoti, mokėjimo ir jų apskaitos taisyklių patvirtinimo“:
tvirtinu Sienų valdymo ir vizų finansinės paramos priemonės, įtrauktos į Integruoto sienų valdymo fondą, projektų papildomoms veiklos sąnaudoms finansuoti, pirkimų priežiūros tvarkos aprašą (pridedamas).
PATVIRTINTA
Viešosios įstaigos Centrinės projektų valdymo
agentūros direktoriaus 2020 m. spalio 19 d.
įsakymu Nr. 2020/8-330
SIENŲ VALDYMO IR VIZŲ FINANSINĖS PARAMOS PRIEMONĖS, ĮTRAUKTOS Į INTEGRUOTO SIENŲ VALDYMO FONDĄ, PROJEKTŲ PAPILDOMOMS VEIKLOS SĄNAUDOMS FINANSUOTI, PIRKIMŲ PRIEŽIŪROS TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Sienų valdymo ir vizų finansinės paramos priemonės, įtrauktos į Integruoto sienų valdymo fondą, projektų papildomoms veiklos sąnaudoms finansuoti, pirkimų priežiūros tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato Sienų valdymo ir vizų finansinės paramos priemonės, įtrauktos į Integruoto sienų valdymo fondą, (toliau – priemonė) projektų papildomoms veiklos sąnaudoms finansuoti iš Specialiai tranzito schemai skirtų lėšų (toliau – veiklos projektai) taikomą veiklos projekto pirkimų plano teikimo, paskesnės viešųjų pirkimų priežiūros vykdymo tvarką bei su tuo susijusias projektų vykdytojų teises ir pareigas.
2. Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatyme (toliau – VPĮ), Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos ir saugumo srityje, įstatyme (toliau – Įstatymas), Pirkimų, susijusių su žvalgybinio pobūdžio veikla, tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2015 m. kovo 18 d. nutarimu Nr. 282 „Dėl pirkimų, susijusių su žvalgybinio pobūdžio veikla, tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Pirkimų aprašas), Lietuvos Respublikos diplomatinių atstovybių užsienio valstybėse, Lietuvos Respublikos atstovybių prie tarptautinių organizacijų, konsulinių įstaigų ir specialiųjų misijų, taip pat kitų perkančiųjų organizacijų, kurios užsienyje įsigyja prekių, paslaugų ar darbų, skirtų užsienyje esantiems jų padaliniams, kariniams atstovams ar specialiesiems atašė arba skirtų užsienyje vykdomiems vystomojo bendradarbiavimo ir kitiems projektams, supaprastintų viešųjų pirkimų tvarkos apraše, patvirtintose Lietuvos Respublikos krašto apsaugos ministro ir Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2017 m. rugpjūčio 31 d. įsakymu Nr. V-809/V-188 „Dėl Lietuvos Respublikos diplomatinių atstovybių užsienio valstybėse, Lietuvos Respublikos atstovybių prie tarptautinių organizacijų, konsulinių įstaigų ir specialiųjų misijų, taip pat kitų perkančiųjų organizacijų, kurios užsienyje įsigyja prekių, paslaugų ar darbų, skirtų užsienyje esantiems jų padaliniams, kariniams atstovams ar specialiesiems atašė arba skirtų užsienyje vykdomiems vystomojo bendradarbiavimo ir kitiems projektams, supaprastintų viešųjų pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Užsienyje vykdomų pirkimų aprašas) bei Sienų valdymo ir vizų finansinės paramos priemonės, įtrauktos į Integruoto sienų valdymo fondą, finansinės paramos lėšų skyrimo projektams papildomoms veiklos sąnaudoms finansuoti, mokėjimo ir jų apskaitos taisyklėse, patvirtintose 2020 m. rugsėjo 11 d. Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro įsakymu Nr. 1V-928 (toliau – Taisyklės).
3. Aprašu turi vadovautis veiklos projekto vykdytojas ir (arba) partneris, jei tenkinamos visos šios sąlygos:
3.1. pirkimas vykdomas veiklos projekto vykdytojo, partnerio, centrinės (-ių) perkančiosios (-iųjų) organizacijos (-ų) ar įgaliotosios organizacijos pagal VPĮ, Įstatymą, Pirkimų aprašą arba Užsienyje vykdomų pirkimų aprašą;
3.2. su veiklos projekto vykdytoju yra pasirašyta veiklos projekto sutartis, pagal kurią veiklos projektas visa apimtimi ar iš dalies finansuojamas finansinės paramos lėšomis;
3.3. viešuoju pirkimu, pirkimu pagal Pirkimų aprašą arba Užsienyje vykdomų pirkimų aprašą įsigyjamos prekės, paslaugos arba darbai yra visiškai ar iš dalies skirti veiklos projektui įgyvendinti ir pagal veiklos projekto sutartį visas įsigijimo išlaidas ar jų dalį numatoma apmokėti finansinės paramos lėšomis.
4. Už visų vykdomų veiklos projekto pirkimų atitiktį teisės aktuose nustatytiems reikalavimams yra atsakingas juos vykdantis veiklos projekto vykdytojas, partneris, centrinė perkančioji organizacija arba įgaliotoji organizacija, tačiau Apraše nurodytų dokumentų teikimą viešajai įstaigai Centrinei projektų valdymo agentūrai (toliau – CPVA) ir kitų teisės aktuose nustatytų įsipareigojimų tinkamą vykdymą visais atvejais privalo užtikrinti veiklos projekto vykdytojas.
5. Šiame Apraše nustatytos pirkimų priežiūros priemonės ir tvarka netaikoma pirkimams, kurių išlaidos deklaruojamos pagal išlaidų supaprastinimo metodiką.
6. Veiklos projektų vykdytojai Apraše nurodytus dokumentus ir informaciją, susijusią su pirkimų vykdymu, CPVA teikia per Vidaus saugumo fondo ir Sienų valdymo ir vizų finansinės paramos priemonės, įtrauktos į Integruoto sienų valdymo fondą, informacinę sistemą (toliau – VSFSVP IS), jei yra įdiegtos atitinkamos funkcinės galimybės. Jei tokių galimybių nėra, dokumentai teikiami paštu arba elektroniniu paštu info@cpva.lt. Dokumentai ir informacija, susiję su pirkimais saugumo srityje ir (ar) pirkimais, susijusiais su žvalgybinio pobūdžio veikla, teikiami veiklos projekto sutartyje numatyta tvarka.
II SKYRIUS
VEIKLOS PROJEKTO PIRKIMŲ PLANAS
7. Veiklos projekto pirkimų planas (toliau – pirkimų planas) (Aprašo 1 priedas) atnaujintas po paraiškos vertinimo teikiamas su pirmąja išlaidų deklaracija, o šio plano keitimai teikiami kiekvieną kartą su kitomis išlaidų deklaracijomis ar prašymais kompensuoti išlaidas. Pirkimų plane nurodomi visi pagal VPĮ, Įstatymą, Pirkimų aprašą ir Užsienyje vykdomų pirkimų aprašą planuojami vykdyti, vykdomi bei iki veiklos projekto sutarties įsigaliojimo įvykdyti pirkimai, skirti veiklos projektui įgyvendinti, įskaitant ir pirkimus, vykdomus per centrinę (-es) perkančiąją (-iąsias) organizaciją (-as).
8. Veiklos projekto atnaujinto pirkimų plano bei pirkimų plano keitimų CPVA nederina. Jei, nepatikslinus pirkimų plano, CPVA negali tinkamai įvertinti veiklos projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų, CPVA turi teisę prašyti, kad veiklos projekto vykdytojas patikslintų pirkimų planą ar pateiktų papildomą informaciją. Už pirkimų plane pateiktos informacijos ir duomenų teisingumą atsako veiklos projekto vykdytojas. Pirkimų plano pakeitime pateikiama ir atnaujinama informacija apie atliktus, vykdomus bei planuojamus vykdyti pirkimus.
III SKYRIUS
PASIRENGIMAS VEIKLOS PROJEKTO PIRKIMUI
9. Veiklos projekto vykdytojas prieš atlikdamas pirkimą privalo atlikti rinkos tyrimą, kurio metu surenkama kokybinė ir kiekybinė informacija apie numatomų įsigyti prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą, tiekėjus (pvz., jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas ir atliekamus darbus, kainas ir pan.). Rinkos tyrimo metu surinkti duomenys, jų analizė ir išvados turi būti fiksuojami ir saugomi. Rekomenduotina kiekvienam rinkos tyrimui parengti rinkos tyrimo ataskaitą, kurioje pateikiama informacija apie rinkos tyrimo būdą (‑us), jame dalyvavusius tiekėjus, tyrimo metu gautą informaciją, veiklos projekto vykdytojo padarytas išvadas. CPVA turi teisę prašyti, kad veiklos projekto vykdytojas pateiktų rinkos tyrimo informaciją.
10. Rinkos tyrimas gali būti neatliekamas:
11. Tuo atveju, jei planuojamos pirkimo sutarties, finansuojamos veiklos projekto finansinės paramos lėšomis, vertė yra didesnė nei 100 000 eurų be PVM prekių ir paslaugų atveju bei didesnė nei 500 000 eurų be PVM darbų atveju, veiklos projekto vykdytojas privalo atlikti rinkos konsultaciją, paskelbiant ją Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (toliau – CVP IS). Rinkos konsultacija gali būti neatliekama Aprašo 10 punkte nustatytais atvejais, taip pat, jei pirkimas atliekamas pagal Įstatymą, Pirkimų aprašą arba Užsienyje vykdomų pirkimų aprašą, arba jei veiklos projekto vykdytojas iš anksto visiems potencialiems tiekėjams prieinamu būdu pateikia informaciją apie pirkimą, ir visiems potencialiems tiekėjams sudaro vienodas galimybes išreikšti savo nuomonę dėl Aprašo 12 punkte numatytų klausimų.
12. Rekomenduotina rinkos konsultacijos metu veiklos projekto vykdytojui sudaryti galimybę tiekėjams pateikti savo nuomonę dėl šių klausimų:
12.1. pirkimo objekto techninių charakteristikų, būtinų pirkimu siekiamam rezultatui pasiekti, nustatymo;
12.3. dirbtinai konkurencijos neribojančių, proporcingų ir su pirkimo objektu susijusių kvalifikacijos reikalavimų nustatymo;
12.4. perkančiosios organizacijos poreikius geriausiai atspindinčių, su pirkimo objektu susijusių ir konkurenciją užtikrinančių vertinimo kriterijų nustatymo;
12.5. rinkos tendencijas bei perkančiosios organizacijos poreikius atitinkančių kainodaros taisyklių nustatymo;
13. Rinkos konsultacijos metu surinktų duomenų analizės apibendrinti rezultatai turi būti užfiksuoti veiklos projekto vykdytojo laisvos formos parengtoje ataskaitoje[1], kurioje turi būti išdėstyti perkančiosios organizacijos sprendimai dėl tiekėjų prašymų, pasiūlymų (toliau – rinkos konsultacijos ataskaita). Perkančiosios organizacijos sprendimas neatsižvelgti į tiekėjo prašymą, pasiūlymą turi būti argumentuotas.
IV SKYRIUS
PASKESNĖ PIRKIMŲ PRIEŽIŪRA IR PASKESNEI PIRKIMŲ PRIEŽIŪRAI TAIKOMI ATRANKOS KRITERIJAI
15. Paskesnei pirkimų priežiūrai pirkimai atrenkami pagal veiklos projektų vykdytojų pateiktą atnaujintą projekto pirkimų planą (jeigu atnaujintas projekto pirkimų planas pateiktas nebuvo, atranka atliekama pagal projekto pirkimų planą, pateiktą kartu su paraiška arba paskutine išlaidų deklaracija / paskutiniu prašymu kompensuoti išlaidas).
16. Paskesnė pirkimų priežiūra skirta pasibaigusio pirkimo dokumentų, pirkimo procedūrų ir vykdomos (-ytos) pirkimo sutarties įvertinimui. Paskesnės pirkimų priežiūros metu vykdomas įvykusio pirkimo dokumentų ir procedūrų bei pirkimo sutarties vykdymo (keitimo (-ų), jei toks (-ių) buvo) įvertinimas, tikrinant veiklos projektų vykdytojų pateiktas išlaidų deklaracijas ar pateiktus prašymus kompensuoti išlaidas ir nustatant išlaidų atitiktį finansavimo reikalavimams.
17. Pirkimai atrenkami² vadovaujantis šia pirkimų priežiūros tvarka – patikrinama ne mažiau kaip 30 procentų veiklos projekto tarptautinių ir / ar supaprastintų (išskyrus mažos vertės pirkimus) pirkimų ir ne mažiau kaip 5 procentai veiklos projekto mažos vertės pirkimų, kurių vertė yra ne mažesnė kaip 10 000 eurų be PVM ir ne didesnė kaip 58 000 eurų be PVM prekių ir paslaugų atveju, ir ne mažesnė kaip 10 000 eurų be PVM ir ne didesnė kaip 145 000 eurų be PVM darbų atveju (išskyrus pirkimus, numatytus Aprašo 20 punkte).
18. Jei Aprašo 17 punkte numatytais atvejais vykdant pirkimų priežiūrą 30-yje (tarptautinių ir / ar supaprastintų pirkimų patikros atveju) ar atitinkamai 5-iuose (mažos vertės pirkimų patikros atveju) procentų (-uose) iš eilės patikrintų to paties veiklos projekto pirkimų nenustatomas VPĮ, Įstatymo, Pirkimų aprašo arba Užsienyje vykdomų pirkimų aprašo pažeidimas, turintis įtakos pirkimo tinkamumui (įskaitant pirkimo sutarties pasirašymą ir jos įgyvendinimą), kiti to paties veiklos projekto pirkimai netikrinami. Jei patikrintame pirkime (-uose) nustatomas VPĮ, Įstatymo, Pirkimų aprašo arba Užsienyje vykdomų pirkimų aprašo pažeidimas, turintis įtakos pirkimo tinkamumui (įskaitant pirkimo sutarties pasirašymą ir jos įgyvendinimą), atitinkamai didinama paskesne pirkimų priežiūra tikrinamų pirkimų imtis, užtikrinant, kad kiti to paties veiklos projekto pirkimai būtų tikrinami tol, kol 30-yje (tarptautinių ir / ar supaprastintų pirkimų patikros atveju) ar atitinkamai 5-iuose (mažos vertės pirkimų patikros atveju) procentų (-uose) veiklos projekto pirkimų nenustatomas VPĮ, Įstatymo, Pirkimų aprašo arba Užsienyje vykdomų pirkimų aprašo pažeidimas, turintis įtakos pirkimo tinkamumui.
19. Pirkimai paskesnei priežiūrai pagal Aprašo 17 punktą atrenkami (t. y. į 30 / 5 procentų tikrinamų pirkimų imtį įtraukiami) vadovaujantis šia pirkimų atrankos tvarka:
19.1. atrenkami didžiausios vertės pirkimai, t. y. pirmiausia atrenkamas vienas didžiausios vertės pirkimas;
19.2. turi būti atrinktas bent vienas informacinių sistemų sukūrimo ir / ar priežiūros, ir / ar darbų, ir / ar mokymų pirkimas, jei tokie numatyti veiklos projekto pirkimų plane. Šiuo papunkčiu vadovaujamasi po to, kai bent vienas pirkimas atrinktas pagal Aprašo 19.1 papunktį;
19.3. jeigu veiklos projekto pirkimų plane yra skirtingų išlaidų kategorijų pirkimai, atrenkami skirtingų išlaidų kategorijų pirkimai. Šiuo papunkčiu vadovaujamasi po to, kai bent vienas pirkimas atrinktas pagal 19.1–19.2 papunkčius (jei šiame papunktyje numatyti pirkimai yra įtraukti į veiklos projekto pirkimų planą);
19.4. nustačius VPĮ, Įstatymo, Pirkimų aprašo arba Užsienyje vykdomų pirkimų aprašo pažeidimą konkretaus pirkimo atveju, Aprašo 18 punkte numatyta tvarka didinant tikrinamų pirkimų imtį, turi būti patikrintas analogiškas savo objektu pirkimas (jeigu toks pirkimas yra numatytas veiklos projekto pirkimų plane).
20. Į tikrinamų pirkimų imtį neįtraukiami:
20.1. visi pirkimai, atlikti per CPO LT elektroninį katalogą, nepriklausomai kokia dalimi yra finansuojami veiklos projekto finansinės paramos lėšomis;
20.3. pirkimai, kai pirkimo sutarties, finansuojamos veiklos projekto finansinės paramos lėšomis, vertė mažesnė kaip 10 000 eurų be PVM;
20.4. pirkimai, kuriuos atlikus sudarytos preliminarios sutartys, kurių pagrindu sudarytų pagrindinių pirkimo sutarčių, finansuojamų veiklos projekto finansinės paramos lėšomis, bendra vertė perkant prekes ir paslaugas mažesnė kaip 58 000 eurų be PVM (pvz., įstaiga sudarė preliminarią kelionių pirkimo – pardavimo sutartį, pagal šią sutartį, atnaujinant tiekėjų varžymąsi, numatoma sudaryti dvi veiklos projekto finansinės paramos lėšomis finansuotinas pagrindines pirkimo sutartis, kurių bendra vertė – 50 000 eurų), perkant darbus – mažesnė kaip 145 000 eurų be PVM. Preliminariosios sutarties pagrindu vykdomos pirkimo (atnaujinto / neatnaujinto / iš dalies atnaujinto tiekėjų varžymosi) procedūros tikrinamos, jei pagrindinės pirkimo sutarties, finansuojamos veiklos projekto finansinės paramos lėšomis, vertė ne mažesnė kaip 10 000 eurų be PVM;
20.5. bendrosioms veiklos projekto vykdytojo reikmėms skirti pirkimai, pagal kuriuos numatoma veiklos projekto lėšomis įsigyti prekių, paslaugų, darbų, kurių vertė yra mažesnė kaip 10 000 eurų be PVM, nepriklausomai nuo pirkimo objekto tipo;
21. Aprašo 20 punkte numatytais atvejais CPVA vertina, ar įvykdyto pirkimo ir / ar sudarytos pirkimo sutarties objektas, jo kiekis (jei taikoma), vertė, tiekėjo sutartinių įsipareigojimų įvykdymo terminas atitinka veiklos projekto sutartį. Tuo atveju, jeigu veiklos projekto sutartyje kiekiai nėra numatyti, jie nevertinami.
22. Pirkimai, atrinkti paskesnei pirkimų priežiūros patikrai, turi būti pateikti CPVA vertinimui ne vėliau kaip kartu su išlaidų deklaracija ar prašymu kompensuoti išlaidas.
V SKYRIUS
KITOS BENDROS NUOSTATOS
24. Dokumentai, kuriuos vadovaujantis VPĮ, perkančioji organizacija paskelbė viešai CVP IS priemonėmis (pvz., pirkimo sutartį, laimėtojo pasiūlymą), CPVA gali būti neteikiami. Tokiu atveju, veiklos projekto vykdytojas nurodo, kokių dokumentų jis neteikia, nes jie yra paskelbti CVP IS. Jeigu dėl dokumente esančios konfidencialios informacijos ar kitų priežasčių, CVP IS yra paskelbtas ne visas dokumentas, veiklos projekto vykdytojas CPVA turi pateikti visą dokumentą (ne tik CVP IS nepaskelbtą dokumento dalį).
25. Jeigu pirkimai vykdomi elektroninėmis priemonėmis, CPVA gali būti pateikiama prieiga prie CVP IS vykdyto pirkimo arba pateikiami elektroniniai dokumentai ar dokumentų skaitmeninės kopijos.
26. CPVA gali paprašyti pateikti papildomą informaciją, paaiškinimus ir (ar) dokumentus, susijusius su pirkimais. Šie įpareigojimai turi būti įvykdyti per prašyme nurodytą terminą, kuris negali būti trumpesnis nei 3 darbo dienos ir ilgesnis nei 7 darbo dienos.
VI SKYRIUS
NUOSTATOS DĖL PAŽEIDIMŲ VYKDANT PIRKIMUS