ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖs ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO PROCEDŪRŲ APRAŠŲ PATVIRTINIMO
2020 m. rugpjūčio 7 d. Nr. I(6.6 E)-484
Zarasai
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi, 29 straipsnio 8 dalies 3 punktu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 1 dalimi bei siekdamas užtikrinti vienodą ir tinkamą dokumentų, susijusių su rajono Savivaldybės ir jos institucijų veikla, rengimą, tvarkymą, apskaitą, viešinimą, saugojimą ir naudojimą bei vidaus užduočių vykdymą, jų kontrolę nustatytais terminais:
1. T v i r t i n u:
1.1. Zarasų rajono savivaldybės dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo ir kontrolės aprašą (pridedama);
1.2. Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų rengimo, skelbimo, vykdymo, kontrolės aprašą (pridedama);
2. Į p a r e i g o j u Zarasų rajono savivaldybės administracijos padalinių vadovus užtikrinti, kad būtų vykdomi 1 punkte nurodytų aprašų reikalavimai.
3. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2018 m. spalio 31 d. įsakymą Nr. I(6.6 E)-521 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės veiklos dokumentų valdymo reglamento patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais.
PATVIRTINTA
Zarasų rajono savivaldybės administracijos
direktoriaus 2020 m. rugpjūčio 7 d.
įsakymu Nr. I(6.6 E)-484
ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO, APSKAITOS, SAUGOJIMO, NAUDOJIMO IR KONTROLĖS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Zarasų rajono savivaldybės dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo ir kontrolės procedūrų aprašas (toliau – Aprašas) nustato bendruosius Zarasų rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybės) tarybos, jos komitetų ir komisijų, Savivaldybės mero (toliau – meras) ir Savivaldybės administracijos (toliau – administracija) oficialių dokumentų (toliau – dokumentai), rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo bei kontrolės procedūrų organizavimo reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo, formos ir laikmenos.
2. Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais savivaldos institucijų, įstaigų veiklą, dokumentų valdymo procedūras, Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, direktoriaus įsakymais.
3. Aprašas nustato, kad administracijos direktoriui ir direktoriaus pavaduotojui teikiami derinti rengiami teisės aktų projektai, o raštai, atsakymai pareiškėjui ir pasirašyti pagal Savivaldybės tarybos sprendimu patvirtintoje administracijos struktūroje nustatytas kuruojamas sritis.
4. Šiame Apraše vartojamos sąvokos:
Dokumento projektas – Savivaldybėje parengtas dokumentas, kuris nepasirašytas Savivaldybės vadovybės, Savivaldybės administracijos vadovybės ar padalinio vadovo.
Dokumentas, pasirašytas per Savivaldybės Elektroninę dokumentų valdymo sistemą @vilys (toliau – EDVS @vilys) – kiekvieno Savivaldybės dokumentų valdymo sistemos naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojo vardas ir slaptažodis) vienareikšmiškai identifikuoja konkretų valstybės tarnautoją ar darbuotoją, kurio duomenys, logiškai susieti su pasirašomu dokumentu, laikomi elektroniniu parašu ir turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas Savivaldybės, administracijos popieriniuose vidaus dokumentuose.
Elektroninė dokumentų valdymo sistema @vilys (toliau – EDVS @vilys) – Savivaldybės informacinė dokumentų valdymo sistema – dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti ir naikinti.
Elektroninė užklausa – elektroninio ryšio kanalais gautas laiškas, kuriame informacija pateikta nesilaikant nustatytų dokumentų rengimo reikalavimų.
Savivaldybės vadovybė – Savivaldybės meras (toliau – meras), jo pavaduotojas.
Savivaldybės administracijos vadovybė – Savivaldybės administracijos direktorius (toliau – direktorius), jo pavaduotojas.
Susipažinimas su dokumentu EDVS @vilys – EDVS @vilys funkcijos „Susipažinau“ pagalba atliktas veiksmas, reiškiantis, kad su dokumento turiniu susipažinta, turi tokią pačią teisinę galią kaip ir popieriniame variante dedama susipažinimo žyma.
Vadovo pavedimas – Savivaldybės vadovybės ar Savivaldybės administracijos vadovybės EDVS @vilys ar raštu įformintas nurodymas ar pavedimas.
Vidaus susirašinėjimas – tai administracijos struktūrinių padalinių (toliau – struktūrinis padalinys) susirašinėjimas tarpusavyje, struktūrinių padalinių susirašinėjimas su Savivaldybės taryba ir jos komitetais bei komisijomis, ir su direktoriumi (direktoriaus pavaduotoju).
5. Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos, Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymuose, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą.
II SKYRIUS
DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS
6. Aprašas nustato teisinį pagrindą, kad Savivaldybėje būtų efektyviai organizuojamas dokumentų valdymas (vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą).
7. Už Savivaldybės veiklos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas direktorius ar kitas jo įgaliotas asmuo.
8. Atsižvelgdamas į administracijai nustatytas funkcijas, įgaliojimus ir vidaus administravimo ypatumus, direktorius ar jo įgaliotas asmuo vykdo Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo bei poįstatyminių aktų nustatytas dokumentų valdymo organizavimo nuostatas.
9. Už dokumentų, susijusių su administracijos veikla, rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo, kontrolės procedūrų tinkamą atlikimą ir dokumentų užduočių (pavedimų) vykdymo organizavimą struktūriniuose padaliniuose atsakingi jų vadovai, o už Savivaldybės tarybos bei mero – Savivaldybės mero patarėjai.
10. Bendrųjų reikalų skyrius atsakingas už Savivaldybės antspaudų ir spaudų gaminimą ir naikinimą teisės aktų nustatyta tvarka.
11. Dokumentų valdymas dėl struktūrinių padalinių teritorinio išsidėstymo (Socialinės paramos skyrius, dalis Dokumentų valdymo skyriaus, seniūnijos) bei gaunamų ir siunčiamų registruojamų dokumentų padaliniuose tvarkomas decentralizuotai. Dokumentai, adresuoti Savivaldybės tarybai, Savivaldybės vadovybei, mero patarėjams, Savivaldybės administracijos vadovybei registruojami Priimamajame.
12. Atleidžiamas iš pareigų ar perkeliamas į kitas pareigas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atsakingas už bylų (dokumentų) tvarkymą, privalo perduoti bylų (dokumentų) perdavimo aktu kitam valstybės tarnautojui ar darbuotojui, atsakingam už bylų (dokumentų) tvarkymą ar struktūrinio padalinio vadovui visas turimas bylas (dokumentus), informaciją apie nebaigtas vykdyti užduotis, taip pat perduoti elektroninio parašo formavimo įrangą, jei jam tokia buvo suteikta, atsakingam Dokumentų valdymo skyriaus darbuotojui.
13. Metų pradžioje kiekviename struktūriniame padalinyje turi būti analizuojama praėjusių metų dokumentų (raštų, teisės aktų bei kitų vidaus dokumentų) apyvarta: nustatomas parengtų, gautų, išsiųstų dokumentų kiekis per kalendorinius metus, Savivaldybės vadovybės pavedimų vykdymo terminų, dokumentų rengimo kokybės pažeidimų skaičius.
14. Dokumentų apyvartos struktūriniuose padaliniuose duomenys iki einamųjų metų sausio 15 d. pateikiami Dokumentų valdymo skyriui, kuris juos apibendrina ir kartu su padalinio veiklos ataskaita pateikia direktoriui.
15. Rengiamų bei pasirašomų dokumentų formos turi atitikti Dokumentų valdymo skyriaus parengtus dokumentų formų pavyzdžius (pagrindinių dokumentų formos pateiktos 1 priede).
16. Dokumentams, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, šis Aprašas taikomas tiek, kiek šių klausimų nereglamentuoja kiti teisės aktai.
17. Direktoriaus pavedimu su saugiaisiais dokumentais ir saugiųjų dokumentų blankais susijusius jų rengimo, apskaitos ir naudojimo procesus administruoja Dokumentų valdymo skyriaus valstybės tarnautojas, kurio pareigybės aprašyme nustatyta ši funkcija, o už Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų formų parengimą gaminti, apskaitą ir jų naudojimą atsakingi visų Savivaldybės administracijos padalinių (toliau – administracijos padaliniai) vadovai, kuriems pagal savo padalinio veiklos funkcijas atsirastų poreikis atlikti nurodytas procedūras.
18. Savivaldybėje naudojamų dokumentų blankų formos, kurios tvirtinamos Savivaldybės teisės aktais, vadovaujantis Lietuvos Respublikos saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų gamybos įstatymu, turi būti pateiktos Saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos nustatymo komisijai (toliau – Komisija) įvertinti ir priskirti saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos lygiui ir polygiui. Administracijos padaliniai, rengiantys Savivaldybės teisės aktų dėl dokumentų blankų formų tvirtinimo projektus, privalo per 10 dienų po Savivaldybės teisės akto dėl dokumento blanko formos tvirtinimo priėmimo pateikti direktoriaus įsakymu paskirtam administracijos valstybės tarnautojui, atsakingam už kreipimąsi į Komisiją, visus kreipimuisi į Komisiją reikalingus dokumentus.
19. Visų kategorijų sutarčių, susitarimų (toliau – sutartys), sudaromų Savivaldybėje, kurių viena iš šalių Savivaldybė arba administracija, reikalingų Savivaldybės funkcijoms vykdyti, projektų parengimą, derinimą, teikimą pasirašyti, pasirašymą, registravimą ir kontrolę (išskyrus darbo sutartis), taip pat kriterijus ir atvejus, kuriems esant reikalingas išankstinis Savivaldybės tarybos pritarimas prieš pasirašant sutartis ar nustatant sutarčių reikalavimus, nustato Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašas, patvirtintas Savivaldybės tarybos 2012 m. kovo 2 d. sprendimu T-49 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašo patvirtinimo“ ir Sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, vykdymo ir kontrolės Zarasų rajono savivaldybėje aprašas, patvirtintas Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2019 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-711 „Dėl sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, vykdymo ir kontrolės Zarasų rajono savivaldybėje aprašo patvirtinimo“.
20. Savivaldybės teisės aktų projektai rengiami laikantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme ir Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“ bei kitų teisės aktų nustatytų reikalavimų.
21. Savivaldybėje popieriniai bei skaitmeniniai, elektroniniai dokumentai rengiami, tvarkomi ir apskaitomi, saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, direktoriaus įsakymais, reglamentuojančiais dokumentų valdymą.
22. Savivaldybėje gali būti rengiami ir įrašai. Jie rengiami įvertinus turimą programinę įrangą, užtikrinančią sukurtų įrašų autentiškumą, patikimumą, vientisumą, tinkamumą naudoti visą jų saugojimo laiką bei apsaugą nuo turinio pakeitimo ar įrašo sunaikinimo.
23. Įrašas parengiamas ir išsaugomas EDVS @vilys taip, kad visi įrašo duomenys ir (ar) dokumentai būtų tarpusavyje logiškai susieti.
24. Teisės aktų nustatytais atvejais, kai darbuotojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu, tai gali būti atliekama EDVS @vilys pagalba (išskyrus darbuotojus, kuriems nesuteiktas naudotojo prisijungimo vardas ir slaptažodis prie EDVS @vilys). Jei asmuo per 3 darbo dienas to neatlieka – manoma, kad jis susipažino su dokumentu. EDVS @vilys pagalba darbuotojo susipažinimas su dokumentu prilyginamas popieriniam. Dokumento rengėjas privalo EDVS @vilys pagalba pasirinkti darbuotojų, kurie turi būti supažindinti su dokumentu, pavardes.
25. Kai reikia valstybės tarnautojus ir darbuotojus pasirašytinai supažindinti su teisės aktais, patvirtintais dokumentais ir naudojami popieriniai dokumentų variantai, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta ir kiti teisės aktai nenustato kitaip.
III SKYRIUS
DOKUMENTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASIRAŠYMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
DOKUMENTŲ RENGIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI
26. Savivaldybės teisės aktai ir kiti dokumentai rengiami, įforminami, derinami, pasirašomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka, rekomendacijomis, Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų rengimo, skelbimo, vykdymo kontrolės tvarkos aprašu, šiuo aprašu.
27. Savivaldybės dokumentai rengiami vadovaujantis Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašo, patvirtinto administracijos direktoriaus 2020 m. vasario 17 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-71 „Dėl Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys proceso Zarasų rajono savivaldybėje aprašo patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso aprašas), nustatyta tvarka.
29. Elektroniniai dokumentai ir dokumentai, kuriuose tekstas dėstomas raštu, rengiami EDVS @vilys pagalba pagal nustatytus ir direktoriaus patvirtintus dokumentų blankų (formų) pavyzdžius.
30. Rašytiniuose dokumentuose struktūros elementai, kai jie nurodomi turinyje, užfiksuojami atsižvelgiant į Dokumentų rengimo taisyklių 1 ir 2 prieduose nustatytus reikalavimus.
31. Savivaldybės dokumentų rengėjai yra:
32. Savivaldybėje rengiami oficialieji elektroniniai dokumentai, kaip ir oficialiųjų elektroninių dokumentų elektroniniai nuorašai, išrašai, konvertuotos kopijos, turi atitikti elektroninių dokumentų specifikacijose keliamus reikalavimus, dokumentų rengimo reikalavimus įskaitant ir turinio struktūros bei turinio formatus.
33. Bendruosius oficialiojo elektroninio dokumento sandaros reikalavimus nustato Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41 „Dėl Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo patvirtinimo“, o elektroninių dokumentų rengimo ypatumus – Dokumentų rengimo taisyklės.
34. Savivaldybėje sudaromi ne pagal elektroninio dokumento specifikacijas trumpai saugomi dokumentai: susirašinėjimo tarp padalinių dokumentai; darbo grafikai; sąmatos; pažymos; pasitarimų protokolai; valstybės tarnautojų, darbuotojų prašymai, susiję su tarnyba ar darbo santykiais. Esant reikalui tokie elektroniniai dokumentai kitiems juridiniams asmenims perduodami, jei tą numato kiti teisės aktai arba dėl to iš anksto susitarta raštu.
35. Dokumento struktūrą sudaro pagrindiniai elementai: tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas, metaduomenys, autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenys.
36. Dokumento struktūros elementai yra privalomi ir dokumente užfiksuojami atsižvelgiant į pasirinktą ar nustatytą dokumento formą:
36.2. elektroniniame dokumente tekstas užfiksuojamas turinyje, o kiti dokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arba naudojantis EDVS @vilys;
36.3. vaizdo ir (ar) garso dokumente užfiksuojamas vaizdas ir (ar) garsas, kiti dokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arba naudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių ryšių technologijų priemonėmis;
37. Dokumento tekstas, vaizdas ir (ar) garsas yra privaloma dokumento dalis, kurioje pateikiama pagrindinė dokumento informacija bei informacija apie priedus − dokumento dalį, kurioje gali būti pateikiama pagrindinį dokumento tekstą arba vaizdą ir (ar) garsą papildanti informacija (šiuo atveju priedas turi turėti savo pavadinimą ir gali būti papildomas priedo žyma), arba dokumentą, kurio rengimo procesas yra baigtas (pvz.: įstaigos parengtas, gautas dokumentas, dokumento kopija, nuorašas ar išrašas).
38. Savivaldybės dokumentų tekstai rengiami laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos. Jei reikia, dokumento tekstas gali būti rengiamas pasirinkta užsienio kalba.
39. Pagrindiniai dokumentų metaduomenys bei rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys aptarti Dokumentų rengimo taisyklėse.
40. Jei atsakymas asmeniui gali būti parengtas tik išnagrinėjus prašymą Savivaldybės tarybos komitete, vykdytojas apie tai informuoja pareiškėją, nurodydamas tikslią Savivaldybės tarybos komiteto posėdžio datą, laiką, registravimo į posėdį tvarką ir asmens, galinčio suteikti tikslesnės informacijos apie posėdžių organizavimą, kontaktinius duomenis.
41. Jei Savivaldybės siunčiamas dokumentas yra atsakomasis arba siunčiamas pagal gavėjų sąrašą, jis rengiamas, pasirašomas, siunčiamas vadovaujantis Dokumentų rengimo taisyklių atitinkamai 32 ir 42 punktais.
42. Rengiant asmeniui atsakymą į jo prašymą ar skundą, turi būti nurodyti pagrįsti sprendimo dėl prašymo ar skundo priėmimo motyvai, taip pat turi būti nurodyta, kad šis sprendimas gali būti skundžiamas.
43. Atsakyme, kuriame nurodomos atsisakymo suteikti prašomą administracinę paslaugą, informaciją, priimti administracinį sprendimą priežastys, arba institucijos siunčiamame pranešime apie asmens prašymo ar skundo nenagrinėjimo priežastis asmuo ar jo atstovas turi būti informuojamas apie tokio atsakymo apskundimo tvarką, nurodant institucijos (-ų), kuriai (-ioms) gali būti paduotas skundas, pavadinimą (-us) ir adresą (-us), taip pat terminą (-us), per kurį (-iuos) gali būti pateiktas skundas.
44. Rajono Savivaldybės administracijos struktūrinio padalinio atsakymas gali būti skundžiamas administracijos direktoriui, savivaldybės institucijų – Lietuvos Respublikos administracinių ginčų komisijai Lietuvos Respublikos ikiteisminio administracinių ginčų nagrinėjimo tvarkos įstatymo nustatyta tvarka, Regionų apygardos administracinio teismo Panevėžio rūmams Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka, Lietuvos Respublikos Seimo kontrolieriui Lietuvos Respublikos Seimo kontrolierių įstatymo nustatyta tvarka dėl valstybės tarnautojų piktnaudžiavimo, biurokratizmo ar kitaip pažeidžiamų žmogaus teisių ir laisvių viešojo administravimo srityje. Persiunčiant prašymą ar skundą nagrinėti kitai kompetentingai institucijai ir informuojant apie tai asmenį ar jo atstovą, pranešime asmeniui nurodyti minėtos apskundimo tvarkos nereikia.
45. Dokumentų projektų rengėjas yra asmeniškai atsakingas už parengtų ir teikiamų dokumentų projektų turinį, kokybę, įforminimą, derinimo proceso organizavimą ir teikimą pasirašyti EDVS, taip pat užtikrina dokumento projekto derinimo EDVS nustatytų terminų laikymosi kontrolę ir prireikus privalo imtis numatytų priemonių, kad dokumento projektas būtų suderintas laiku.
47. Nuolat saugomi vaizdo ir (ar) garso dokumentai rengiami taip, kad atitiktų Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-78 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklių patvirtinimo“.
ANTRASIS SKIRSNIS
DOKUMENTŲ DERINIMAS
48. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovybei dokumentai turi būti derinti EDVS @vilys priemonėmis vadovaujantis Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso aprašo nustatyta tvarka.
49. Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovybei teikiami tvirtinti dokumentai (aktai, sąrašai, planai, sąmatos ir kt.) turi būti pasirašyti atsakingų darbuotojų ir jeigu reikia, derinti rengėjų. Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip ir jei nėra galimybės pateikti elektroninį dokumentą.
50. Kai dokumento projektą reikia suderinti su fiziniais ir (ar) juridiniais asmenimis, kurie dar nesikeičia elektroniniais dokumentais ir jei jis siunčiamas paštu ar per kurjerį, kartu pateikiamas lydraštis, kuriame nurodoma, kad pateikiamas dokumento projektas.
51. Kai dokumento projektai yra raštai, pasirašomi Savivaldybės vadovybės (tiek iniciatyviniai, tiek atsakomieji), projektai derinami ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pateikimo. Dokumentų projektai su priedais, kurių apimtis daugiau negu 5 lapai, gali būti suderinti per 3 darbo dienas (derinant tikrinimo laikas priklauso nuo derinančiojo administracijos valstybės tarnautojo esamo darbo krūvio, dokumento parengimo kokybės, apimties, sudėtingumo, skubumo).
52. Derintojo ligos, kasmetinių atostogų metu dokumentų rengėjai tokiam derintojui dokumentų derinti neteikia ir patys atsako už rengiamų dokumentų kokybę.
53. Trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ir juridiniams asmenims administracijos padaliniuose rengiami veiklos elektroniniai dokumentai (tarnybiniai pranešimai, atostogų, komandiruočių prašymai, komandiruočių ataskaitos, sąmatos ir kt.) derinami, pasirašomi ar tvirtinami EDVS @vilys priemonėmis elektroniniu nekvalifikuotu parašu.
TREČIASIS SKIRSNIS
DOKUMENTŲ PASIRAŠYMAS
55. Parašas suteikia dokumentui juridinę galią ir yra autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo būdas (popierinio dokumento turinyje nurodoma dokumentą pasirašančio (patvirtinančio) asmens pareigos, vardas ir pavardė ir pasirašoma; elektroninis dokumentas pasirašomas elektroniniu parašu (šiuo atveju nurodoma elektroninį parašą sukūrusio asmens pareigos, vardas ir pavardė. Jei ši informacija nėra nurodyta elektroninio parašo sertifikate, ji turi būti pateikta metaduomenyse).
56. Oficialiesiems elektroniniams dokumentams pasirašyti ir (ar) patvirtinti bei suderinti, kai rengiamas dokumentas derinamas tarp skirtingų įstaigų, naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas (pasirašymo, patvirtinimo ar suderinimo, kai rengiamas dokumentas derinamas tarp skirtingų įstaigų) ir kvalifikuotos laiko žymos.
57. Kai popierinį dokumentą pasirašo laikinai vadovo pareigas einantis asmuo, tokios jo pareigos nurodomos dokumento tekste.
58. Kai popierinį dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kita), tai nurodoma dokumento tekste.
59. Kai pasirašomas elektroninis dokumentas kvalifikuotu elektroniniu parašu, dokumento tekste nurodyti pasirašančiojo pareigų bei duomenų nereikia.
60. Siunčiamus dokumentus pasirašo meras, mero pavaduotojas, direktorius, direktoriaus pavaduotojas, struktūrinių padalinių vedėjai, į padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai.
61. Raštus, siunčiamus Lietuvos Respublikos Seimui, Lietuvos Respublikos Vyriausybei, ministerijoms, departamentams, kitoms valstybinėms įstaigoms, pasirašo Savivaldybės vadovybė ar Savivaldybės administracijos vadovybė.
62. Informacija Vyriausybės atstovų įstaigai turi būti rengiama mero vardu ir siunčiama su jo parašu, jei Vyriausybės atstovų įstaiga dėl informacijos kreipiasi į merą, ir direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojų vardu (pagal kuruojamas sritis) ir siunčiama su jų parašu, jei Vyriausybės atstovų įstaiga dėl informacijos kreipiasi į direktorių ar administraciją.
63. Direktoriaus pavaduotojas pagal Savivaldybės tarybos sprendimu patvirtintą administracijos struktūrą pasirašo jo kuravimo sričiai priskirtus raštus ir atsakymus pareiškėjams. Tokių raštų (atsakymų) projektus rengėjai teikia susipažinti direktoriui.
64. Rengėjas privalo teikti dokumento projektą pasirašyti merui, mero pavaduotojui, direktoriui, direktoriaus pavaduotojui ar jų įgaliotiems asmenims likus ne mažiau kaip 2 darbo dienoms iki užduoties įvykdymo termino, išskyrus atvejus, kai numatytas 7 dienų ir trumpesnis užduoties įvykdymo terminas.
65. Atsakymą į struktūriniam padaliniui adresuotą raštą pagal kompetenciją gali pasirašyti to padalinio vadovas.
66. Tarnybinius pranešimus, pažymas ir kitus informacinio arba analitinio pobūdžio vidaus dokumentus gali pasirašyti vykdytojas, jeigu tuose dokumentuose nagrinėjami veiklos klausimai priklauso to darbuotojo kompetencijai.
67. Savivaldybės tarybos posėdžių protokolus ir Savivaldybės tarybos sprendimus privalo pasirašyti tam posėdžiui pirmininkavęs meras, jo pavaduotojas ar kitas Savivaldybės tarybos narys. Savivaldybės tarybos posėdžių protokolus turi pasirašyti ir mero paskirtas politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas arba Savivaldybės administracijos direktoriaus (kai yra gautas mero pritarimas) paskirtas valstybės tarnautojas arba darbuotojas, dirbantis Savivaldybės administracijoje pagal darbo sutartį. Savivaldybės tarybos priimtą sprendimą posėdžio pirmininkas turi pasirašyti ne vėliau kaip per 3 darbo dienas po jo priėmimo.
68. Kitus protokolus pasirašo jį surašęs asmuo ir posėdžio (susirinkimo) pirmininkas. Protokolas turi būti surašytas ir pasirašytas per steigimo dokumentuose arba įstatymuose nustatytą terminą, tačiau visais atvejais terminas negali būti ilgesnis nei 30 dienų nuo posėdžio (susirinkimo) dienos.
IV SKYRIUS
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI
PIRMASIS SKIRSNIS
BENDROSIOS NUOSTATOS
70. Savivaldybės parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai užregistruojami EDVS @vilys nustatytuose registruose. Jiems suteikiamas registracijos numeris. Registracijos numeris dokumentų registruose suteikiamas iš eilės.
71. Dokumentai registruojami vieną kartą – paprastai tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami. Dokumentai, gauti registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, registruojami kitą darbo dieną iki 9 val. Dokumentai registruojami kalendoriniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
72. Dokumentą registruojant EDVS @vilys, turi būti užtikrinta užregistruoto dokumento ir bylos, su kuria jis susijęs, sąsaja.
73. Registruojant gautus dokumentus užfiksuojamas dokumento registracijos numeris ir kiti metaduomenys: dokumento data, dokumento pavadinimas (antraštė). Registruojant siunčiamus dokumentus, be šių elementų, nurodomas gavėjas, kuriam siunčiamas ar perduodamas dokumentas.
74. Savivaldybėje oficialiai gautaisiais ir siunčiamaisiais dokumentais pripažįstami tik tie dokumentai, kurie šio Aprašo nustatyta tvarka yra užregistruoti Priimamajame arba kituose struktūriniuose padaliniuose, kuriems suteikta dokumentų registratoriaus teisė EDVS @vilys ar kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje naudojamose dokumentų informacinėse sistemose, ar išskirtinais atvejais registruose popierinio dokumento variante (kai reikalingas apie padarytą registre įrašą susipažinusiojo (dokumentą gavusiojo) parašas ar atskirais teisės aktais yra patvirtinti specialūs registracijos žurnalai, pvz. Notarinių veiksmų atlikimo ir pan.). Gautas oficialusis elektroninis dokumentas registruojamas jei jis atitinka elektroninių dokumentų specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis ir jeigu administracijos direktorius nenusprendžia kitaip.
75. Dokumentų registratoriaus teises EDVS @vilys suteikia Dokumentų valdymo skyrius, vadovaudamasis administracijos direktoriaus įsakymu. Už dokumentų, registruojamų ne EDVS @vilys, o kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose ar registruose popieriniame dokumento variante registravimą atsakingas struktūrinio padalinio vadovas.
76. Savivaldybėje registruojami vaizdo ir garso dokumentai, o jei neregistruojami, jų apskaita vykdoma pagal administracijos dokumentacijos planą (toliau – Dokumentacijos planas).
77. Jei skaitmeninės kilmės dokumentas užregistruojamas iki jo pasirašymo, Savivaldybėje sudaryto skaitmeninės kilmės dokumento turinyje gali būti nurodyta dokumento data ir registracijos numeris.
78. Dokumentus Savivaldybėje registruoja:
78.1. Dokumentų valdymo skyrius – dokumentus, adresuotus Savivaldybės tarybai, jos komitetams, komisijoms, Savivaldybės, Savivaldybės administracijos vadovybei (siunčiamus ir gaunamus raštus, asmenų pateiktus prašymus, pasiūlymus, skundus), mero potvarkius, direktoriaus įsakymus veiklos, turto valdymo ir socialinių administracinių paslaugų teikimo klausimais, pasitarimų, nuolatinių ir laikinųjų komisijų, darbo grupių posėdžių protokolus, informacines pažymas, aktus, pasitarimų, darbo grupių posėdžių garso įrašus, sutartis rangos darbų, biudžeto lėšų naudojimo, prekių, paslaugų, pirkimų ir kitais klausimais (išskyrus darbo, turto nuomos, panaudos, pasaugos ir patikėjimo sutartis, papildomus susitarimus, kitus dokumentus Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus kompetencijos klausimais). Dokumentai saugomi Dokumentų valdymo skyriuje;
78.2. mero patarėjas – Savivaldybės tarybos sprendimų projektus ir sprendimus po jų priėmimo nustatyta tvarka ir terminais, Savivaldybės tarybos posėdžių protokolus, Savivaldybės tarybos komitetų posėdžių garso įrašus. Dokumentai saugomi pas mero patarėją;
78.3. administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus darbuotojai – mero potvarkius ir direktoriaus įsakymus personalo valdymo, atostogų ir komandiruočių klausimais, darbo sutartis, kitus dokumentus savo padalinio kompetencijos klausimais. Dokumentai saugomi Teisės ir civilinės metrikacijos skyriuje;
78.4. administracijos Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojai – turto nuomos, panaudos, pasaugos ir patikėjimo sutartis, papildomus susitarimus, kitus dokumentus savo padalinio kompetencijos klausimais. Dokumentai saugomi Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriuje;
78.5. struktūriniai padaliniai registruoja jiems adresuotus dokumentus, vidaus susirašinėjimo dokumentus, tarnybinius pranešimus, siunčiamus ir gaunamus raštus, asmenų pateiktus prašymus, pasiūlymus, skundus, veiklos planus, šių planų ataskaitas, aktus, protokolus, darbo grafikus ir kt., esant reikalui – struktūrinio padalinio įsakymus savo kompetencijos klausimais ir juos saugo savo padalinyje;
78.6. esant reikalui, nuolatinių ir laikinųjų komisijų, darbo grupių posėdžių protokolai, informacinės pažymos, garso įrašai ir kiti dokumentai registruojami Dokumentacijos plane nurodytuose registruose, toliau tvarkomi ir saugomi tame padalinyje, kurio darbuotojas yra komisijos ar darbo grupės sekretorius (rašo posėdžių protokolus, informacines pažymas, daro garso įrašus) vadovaujantis patvirtintu komisijos ar darbo grupės reglamentu (nuostatais), jei komisijos ar darbo grupės reglamente (nuostatuose) nenustatyta kitaip.
79. Naujai sudarytų nuolatinių komisijų, darbo grupių posėdžių sekretoriai prieš pirmą posėdį kreipiasi raštu į Dokumentų valdymo skyrių dėl atitinkamų dokumentų registro identifikavimo žymenų ir bylų indeksų suteikimo bei įrašymo į Dokumentacijos plano papildymų sąrašą (jei nėra numatyta bylos ir dokumentų registro).
ANTRASIS SKIRSNIS
GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS IR ĮTRAUKIMAS Į
APSKAITĄ, PASKIRSTYMAS
80. Gautas siuntas bei dokumentus paštu, kurjerių paštu, elektroniniu paštu, faksu, Nacionalinės elektroninių pranešimų ir elektroninių dokumentų pristatymo fiziniams ir juridiniams asmenims, naudojant pašto tinklą, informacine sistema (toliau – E. pristatymo sistema), kitų įstaigų elektroninių dokumentų valdymo sistemomis, taip pat asmenų atneštus dokumentus (raštus, prašymus, pareiškimus, skundus) (toliau – gauti dokumentai), adresuotus Savivaldybės institucijoms, Savivaldybės tarybos sudarytoms komisijoms Savivaldybės vadovybei, Savivaldybės administracijos vadovybei, administracijai, priima Priimamasis, o seniūnijose – raštvedžiai.
82. Popieriniai dokumentai, atsiųsti ne pagal kompetenciją ar ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas. Jei ne tuo adresu gaunami elektroniniai dokumentai, Priimamojo darbuotojas apie tai informuoja dokumento siuntėją elektroniniu paštu, o jei ne pagal kompetenciją – apie gautus E. pristatymo sistemos pagalba, – EDVS funkcijos „Siųsti užklausą el. paštu“ pagalba.
83. Asmenų prašymai persiunčiami ar kitos reikiamos procedūros atliekamos Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo, Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
84. Dokumentų valdymo skyriuje gautos siuntos ir popieriniai dokumentai, adresuoti Savivaldybės vadovybei bei struktūriniams padaliniams, esant reikalui, paskirstomi ir sudedami į tam skirtus siuntų skyrelius.
85. Gauti dokumentai prašymai ir skundai, atsiųsti Savivaldybei naudojantis elektroninių paslaugų sistema, tvarkomi kaip popieriniai dokumentai.
86. Jei gautas dokumentas buvo įdėtas į voką, vokas prie dokumento nepaliekamas, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko arba kai dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti reikalingas pašto antspaudas. Paaiškėjus, kad gautas ne visas dokumentas ar kad trūksta dokumente nurodytų priedų, apie tai informuojamas siuntėjas.
87. Laiškai su slaptumo žymomis, adresuoti Savivaldybei, neatplėšti pateikiami valstybės tarnautojui, atsakingam už įslaptintos informacijos administravimą, dokumentus registruoti ir toliau tvarkyti.
88. Gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą, neregistruojami.
89. Lietuvos Respublikos Prezidento, Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės ir kitų valstybinių institucijų Savivaldybei adresuoti dokumentai, kuriuose keliami svarbūs politiniai, visuomeniniai klausimai, pateikiami Savivaldybės merui, kitais atvejais – Savivaldybės administracijos vadovybei pagal kuruojamas sritis.
90. Savivaldybės tarybos komitetams, jos sudarytoms komisijoms adresuoti dokumentai pateikiami Savivaldybės merui. Savivaldybės meras rašo rezoliuciją, paskiria užduotį ir nurodo vykdytoją – mero patarėją, atsakingą už darbą su Savivaldybės taryba. Pastarasis organizuoja dokumento perdavimą Savivaldybės tarybos sudarytos komisijos, komiteto pirmininkui. Raštvedžiai seniūnijose asmenų pateiktus popierinius raštus, prašymus, pareiškimus, skundus, kitus dokumentus, adresuotus Savivaldybės vadovybei, nuskenuoja ir siunčia elektroniniu paštu info@zarasai.lt į Priimamąjį, o originalus pristato tris kartus per mėnesį. Esant reikalui, tokiu pat būdu gali priimti ir dokumentus, skirtus ir padaliniams (esant neaiškumams susisiekia su padalinio darbuotojais).
91. Registruojant gautus dokumentus, dokumentų registre įrašomi tokie privalomi duomenys: dokumento gavimo registracijos numeris ir gavimo data, dokumento sudarytojo pavadinimas, gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda, pavadinimas (antraštė).
92. Gauti popieriniai dokumentai (originalai) nuskaitomi (nuskenuojami), tą pačią darbo dieną registruojami EDVS @vilys registruose pagal dokumento rūšį pagal Dokumentacijos plane nurodytus registrus. EDVS @vilys priemonėmis skenuoti dokumentai pateikiami Savivaldybės vadovybei, o dokumentai dėl administracijos teikiamų administracinių paslaugų pagal kompetenciją – padalinių vadovams, išskyrus dėl 2 priede nurodytų administracinių paslaugų. Dokumentai, gauti registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, registruojami kitą darbo dieną iki 9 val. ir pateikiami aukščiau šiame punkte nustatyta tvarka.
93. Kai techninėmis priemonėmis neįmanoma dokumento nuskaityti arba gautas dokumentas yra labai didelės apimties arba įrištas ar susegtas, EDVS @vilys gali būti įvedamas tik pirmas dokumento lapas pažymint apie tai gauto dokumento pirmame lape arba EDVS @vilys komentare ir nurodant kur įsegamas visas dokumentas.
94. Gautų ir užregistruotų popierinių dokumentų originalai perduodami Dokumentų valdymo skyriaus referentui (įstaigų, įmonių, organizacijų raštai), o asmenų prašymai, pareiškimai, skundai lieka Priimamajame ir segami į bylas. Savivaldybės ir administracijos vadovybės, Savivaldybės kontroliuojamųjų įmonių, įstaigų vadovų, administracijos darbuotojų prašymai, pareiškimai, skundai, pranešimai personalo klausimais segami į asmens bylas, saugomas Teisės ir civilinės metrikacijos skyriuje, kito pobūdžio – lieka Priimamajame.
95. Gautas oficialusis elektroninis dokumentas registruojamas EDVS @vilys, jei jis atitinka elektroninių dokumentų specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis.
96. Dokumentai, adresuoti Savivaldybės ir administracijos vadovybei ir pateikti Priimamajam registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, užregistruojami ir perduodami kitą darbo dieną iki 9 val. Savivaldybės ir administracijos vadovybei, o dokumentai dėl administracijos teikiamų administracinių paslaugų pagal kompetenciją padalinių vadovams (išskyrus dėl 2 priede nurodytų administracinių paslaugų).
97. Dokumentus, užregistruotus EDVS @vilys, Priimamajame dirbantis darbuotojas perduoda:
97.1. Savivaldybės vadovybei – įrašyti rezoliuciją (išskyrus Lietuvos savivaldybių asociacijų pavedimus, kurie aktualūs Savivaldybės vadovybei – perduodami susipažinti, o įrašyti rezoliuciją – mero patarėjams arba administracijos padalinių vadovams pagal kuruojamą sritį);
97.2. Savivaldybės administracijos vadovybei – dokumentą su parengtu rezoliucijos projektu, kuriame nustatytas užduoties vykdymo terminas, nurodytas kontroliuojantis dokumento vykdymą asmuo (padalinio vadovas arba valstybės tarnautojas, neįeinantis į struktūrinio padalinio sudėtį). Į rezoliucijos projektą gali būti įrašyti su dokumentu susipažįstantys padalinio vadovai, darbuotojai. Jeigu gauto ir užregistruoto dokumento tekste nurodytas užduoties vykdymo terminas, o Priimamojo darbuotojas klaidingai nurodo vėlesnį užduoties terminą, teisingu laikomas dokumente nurodytas užduoties įvykdymo terminas;
98. Dokumentai dėl administracijos teikiamų administracinių paslaugų, išskyrus nurodytų 2 priede, pagal kompetenciją nukreipiami padalinių vadovams.
99. Savivaldybės vadovybė susipažįsta su gautais dokumentais, ir, jei reikia, EDVS @vilys priemonėmis rašo rezoliucijas ar pavedimus, paskiria užduotis, vykdytojus, nustato užduočių įvykdymo terminus, kontrolę bei perduoda jas vykdyti Savivaldybės administracijos vadovybei, mero patarėjams. Savivaldybės administracijos vadovybė perduoda vykdyti užduotis struktūrinių padalinių vadovams, į struktūrinius padalinius neįeinantiems valstybės tarnautojams. Struktūrinių padalinių vadovai, į struktūrinius padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai užduotis vykdo patys arba perduoda vykdyti padalinio darbuotojams pagal jų funkcijas, arba perduoda vykdyti pagal kompetenciją kito padalinio vadovui arba išoriniam vykdytojui jeigu to reikalauja užduoties kuratorius.
100. Padalinių vadovai, į struktūrinius padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai, pastebėję, kad gautas dokumentas ne jų kompetencijos, nedelsiant, bet ne vėliau kaip per vieną darbo dieną EDVS @vilys priemonėmis privalo informuoti apie klaidingą paskyrimą. Priimamajame dirbantis darbuotojas gautą klaidingai paskirtą dokumentą perduoda įrašyti rezoliuciją padalinio vadovui, į struktūrinį padalinį neįeinantiems valstybės tarnautojams pagal jų kompetenciją. Kol nepaskirtas kitas vykdytojas, užduoties uždaryti negalima.
101. Savivaldybės elektroniniu paštu gauti dokumentai, adresuoti Savivaldybės vadovybei, Savivaldybės administracijos vadovybei, registruojami Priimamajame ir pateikiami adresatams aukščiau nustatyta tvarka. Kiti dokumentai persiunčiami administracijos padaliniams pagal jų veiklos sritis.
102. Dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumo patvirtinimo reikalavimai nustatyti Dokumentų rengimo taisyklėse.
TREČIASIS SKIRSNIS
GAUTŲ DOKUMENTŲ DĖL ADMINISTRACINIŲ PASLAUGŲ TEIKIMO PER EDVS @VILYS, OFICIALIAIS ELEKTRONINIAIS PAŠTO ADRESAIS, „TVARKAU ZARASUS“, E. PRISTATYMO SISTEMA, TVARKA
104. Dalis Savivaldybės teikiamų administracinių paslaugų (toliau – paslaugos) gali būti užsakomos per Elektroninius valdžios vartus.
105. Asmenys, norintys gauti paslaugas elektroniniu būdu, turi prisijungti prie Elektroninių valdžios vartų svetainės www.epaslaugos.lt (neįskaitomi atvejai, kai asmenys pateikia prašymus (pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu) Savivaldybės oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą).
106. Užsakytos elektroninės paslaugos per EDVS @vilys automatiškai perduodamos paslaugos vadovui, kuris ne vėliau kaip kitą darbo dieną perduoda gautą prašymą nagrinėti darbuotojui pagal kompetenciją.
108. Pateiktų prašymų ir gautų dokumentų priedų valdymo procesai vykdomi tik elektroniniu būdu (vizuojami, perduodami nagrinėti, pasirašomi per EDVS @vilys), dokumentai nėra spausdinami.
110. Atsakymai į elektroniniu būdu užsakytas paslaugas rengiami šio Aprašo III skyriaus nustatyta tvarka.
111. Paslaugos „Tvarkau Zarasus“ valdymo tvarka:
111.1. asmenys, pastebėję netvarką (problemas), gali užregistruoti pranešimą (pagal pasirinktą klausimą) www.tvarkauzarasus.lt sistemoje, kuris registruojamas EDVS @vilys ir perduodamas spręsti atsakingam asmeniui;
111.2. informacija apie priimtą sprendimą pateikiama Dokumentų valdymo skyriaus atsakingam darbuotojui, kuris informaciją patalpina Savivaldybės interneto svetainėje;
112. Oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą gautų dokumentų valdymo tvarka:
112.1. oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą gauti dokumentai yra perkeliami arba automatiškai nuskaitomi į EDVS @vilys;
112.2. Priimamajame užregistruojami elektroniniu paštu ar automatiškai nuskaityti per E. pristatymo sistemą gauti dokumentai ir, kai asmuo pageidauja, atsakoma elektroniniu paštu, kad elektroninis laiškas gautas, užregistruotas ir perduotas nagrinėti pagal kompetenciją (prašymas raštu, atsiųstas Savivaldybės institucijoms elektroninėmis priemonėmis, turi būti pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu arba suformuotas elektroninėmis priemonėmis, kurios leidžia užtikrinti teksto vientisumą ir nepakeičiamumą);
112.3. elektroniniu paštu ar per E. pristatymo sistemą gautas dokumentas automatiškai nuskaitytas EDVS @vilys priemonėmis pateikiamas Savivaldybės, Savivaldybės administracijos vadovybei, o dokumentas dėl administracijos teikiamų administracinių paslaugų pagal kompetenciją – padalinių vadovams, išskyrus dėl 2 priede nurodytų administracinių paslaugų, perduodamas nagrinėti, atsakymas į jį rengiamas ir pasirašomas tik per EDVS „@vilys“ tik elektroniniu būdu (nėra spausdinamas), jeigu kitaip nenustato Lietuvos Respublikos teisės aktai ar nepageidauja interesantas;
113. Savivaldybės interneto svetainės lankytojams sudarytos sąlygos pateikti Savivaldybės reguliavimo srities klausimus, gauti į juos atsakymus bei perskaityti atsakymus į kitų asmenų užduotus ir jau atsakytus klausimus, kurie publikuojami Savivaldybės interneto svetainės skyriuje „Klausiate-atsakome“. Šį svetainės skyrių administruoja Dokumentų valdymo skyrius.
114. Klausimai, pateikti elektroniniu būdu, turi būti parašyti valstybine kalba, aiškiai išdėstytos mintys, pasirašyti, nurodant vardą, pavardę, elektroninio pašto adresą.
115. Savivaldybės interneto svetainėje gautus klausimus atsakingas Dokumentų valdymo skyriaus darbuotojas registruoja EDVS @vilys, teikia administracijos direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui, kuris nukreipia administracijos padalinio darbuotojui arba įstaigai pagal veiklos sritį ir kompetenciją.
116. Ne vėliau kaip per 10 darbo dienų į pateiktus klausimus vykdytojai parengia atsakymus, juos pateikia Dokumentų valdymo skyriui, atsakingi darbuotojai publikuoja Savivaldybės interneto svetainės skyriuje „Klausiate-atsakote“ ar informuoja asmenis elektroniniu paštu.
117. Atsakymai į grasinančius, įžeidžiančius bei necenzūrine kalba parašytus klausimus nėra teikiami ir šie klausimai nepublikuojami.
KETVIRTASIS SKIRSNIS
PARENGTŲ IR SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR IŠSIUNTIMAS
120. Savivaldybės siunčiami dokumentai – tai raštai, pažymos, charakteristikos, įgaliojimai ir kiti dokumentai, parengti naudojant Savivaldybės oficialią dokumento formą ir turintys gavėjo metaduomenis, kuriuose esama informacija keičiamasi (persiunčiama) su juridiniais ar fiziniais asmenimis.
121. Nuolatinių ir laikinųjų komisijų, darbo grupių siunčiamieji dokumentai įforminami komisijos ar darbo grupės raštų blanke ir registruojami komisijos ar darbo grupės veiklos dokumentų registre, o jei jo nėra – Savivaldybės siunčiamųjų dokumentų registre.
122. Parengti Savivaldybės tarybos sprendimų, Savivaldybės mero potvarkių ir administracijos direktoriaus įsakymų aiškinamieji raštai įforminami administracijos arba administracijos padalinio blanke, pasirašomi nekvalifikuotu elektroniniu parašu ir registruojami administracijos (arba padalinio) siunčiamų dokumentų registre. Darbuotojai, neįeinantys į struktūrinius padalinius, įformina aiškinamuosius raštus arba savo, arba administracijos blanke.
123. Popieriniai Savivaldybės siunčiami dokumentai (ataskaitos, lydraščiai, kiti dokumentai, pasirašyti originaliais Savivaldybės, Savivaldybės administracijos vadovybės parašais popieriniame dokumento variante) gali būti rengiami ir siunčiami įstaigoms, įmonėms, kurios dar nesikeičia elektroniniais dokumentais.
124. Visi Savivaldybės siunčiami dokumentai registruojami tik po to, kai rengėjai projektus pateikia į EDVS @vilys ir jie po atsakingų asmenų derinimų pasirašomi Savivaldybės, Savivaldybės administracijos vadovybės.
125. Visus siunčiamus dokumentus (raštus, pažymas ir kitus dokumentus, įformintus Savivaldybės institucijų, vadovybės oficialioje rašto formoje ir turinčius gavėjo metaduomenis), pasirašytus Savivaldybės, Savivaldybės administracijos vadovybės, registruoja EDVS @vilys Dokumentų valdymo skyriaus referentas.
126. Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentus (tarnybinius pavedimus, tarnybinius pranešimus, tarnybinius raštus, pažymas ir kt.) dokumentų rengėjai perduoda dokumentų registratoriams registruoti tam skirtuose registruose savo padaliniuose.
127. Atsižvelgiant į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus gali būti rengiami ir išsiunčiami elektroninių dokumentų popieriniai nuorašai bei išrašai vadovaujantis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“.
128. Užregistruoti siunčiami dokumentai išsiunčiami ar perduodami gavėjams:
128.1. jei gavėjams siunčiamos ar perduodamos popierinių dokumentų kopijos, jų nuorašai ar dokumentų skaitmeninės kopijos, išsaugomas pasirašytas popierinis dokumentas. Siunčiant popierinių dokumentų skaitmenines kopijas nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas;
129. Parengtus elektroninių dokumentų nuorašus (išrašus) taip pat pasirašytus ir užregistruotus popierinius Savivaldybės siunčiamų dokumentų originalus įdėtus į neužklijuotus vokus su užrašytu gavėjo adresu Dokumentų valdymo skyriaus referentas perduoda Priimamajame dirbančiam darbuotojui išsiųsti adresatams.
130. Savivaldybės dokumentų pašto siuntos siunčiamos paštu pagal Universaliosios pašto paslaugos teikimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 2013 m. balandžio 30 d. įsakymu Nr. 3-259 „Dėl Universaliosios pašto paslaugos teikimo taisyklių patvirtinimo“, nustatytus reikalavimus.
131. Savivaldybės dokumentų pašto siuntos (laiškai), pateiktos į Priimamąjį iki 11 val., išsiunčiamos tą pačią dieną, pateiktos vėliau – kitą darbo dieną.
132. Siunčiamojo dokumento rengėjas, atsižvelgdamas į dokumento svarbą, privalo informuoti Priimamajame dirbantį darbuotoją, jeigu dokumentas turi būti išsiųstas registruotu laišku (pieštuku voko viršutiniame kampe pažymėti raidę R arba informuoti žodžiu).
133. Siuntos paženklinamos pašto siuntų ženklintuvu, kiekviena siunta įrašoma į atskirus bendroms ir registruotoms siuntoms skirtus siuntų sąrašus, kurių vienas egzempliorius pateikiamas pašto įstaigai kartu su siuntomis, o kitas pasiliekamas Priimamajame.
134. Kai kitoms institucijoms, įstaigoms ar įmonėms reikia Savivaldybės teisės aktų ar jais patvirtintų kitų dokumentų, šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su juos lydinčiais raštais.
135. Priimamajame dirbantis darbuotojas, priimdamas išsiųsti pašto siuntą, ją patikrina ar dokumentai siunčiami pagal teisės aktų reikalavimus (su lydinčiais raštais, tvarkingi).
136. Užklijuotuose vokuose dokumentai išsiųsti nepriimami (išskyrus įslaptintą ir konfidencialią, susijusią su asmens duomenų apsaugos reikalavimais susijusią informaciją).
137. Esant reikalui išsiunčiamų Savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių, direktoriaus įsakymų kopijos tvirtinamos administracijos struktūrinio padalinio – Dokumentų valdymo skyriaus arba dokumento projektą rengusio struktūrinio padalinio antspaudu.
138. Jeigu Savivaldybėje saugomų dokumentų bylose nėra dokumento originalo, Savivaldybės padalinys gali tvirtinti iš kopijos padarytą kopiją ir tvirtinimo žymoje rašo žodžius „Kopija atitinka byloje įsegtą kopiją“.
139. Jei tvirtinamas atspausdinto skenuoto dokumento (dokumento skaitmeninės kopijos), esančio EDVS @vilys“, kopijos tikrumas užrašoma: „Kopija atitinka skenuotą dokumentą“ arba „Kopija atitinka dokumento skaitmeninę kopiją“.
140. Įslaptinti ir konfidencialūs siunčiamieji dokumentai registruojami ir išsiunčiami šiai dokumentų kategorijai nustatyta tvarka ir šis Aprašas taikomas tiek, kiek jis neprieštarauja kitais teisės aktais nustatytai dokumentų registravimo tvarkai.
V SKYRIUS
DOKUMENTŲ (PAVEDIMŲ) VYKDYMAS IR JŲ KONTROLĖ
142. Dokumentas, adresuotas Savivaldybės vadovybei, Savivaldybės administracijos vadovybei ar Savivaldybės padalinio vadovui, turi būti pradėtas nagrinėti:
143. Jei pavedimams vykdyti terminai nenustatyti Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais arba individualiais pavedimų vykdymo terminais, pavedimai turi būti įvykdyti per 10 darbo dienų nuo jų užregistravimo Dokumentų valdymo skyriuje dienos, skubūs pavedimai – per 2 darbo dienas.
144. Prireikus atskiriems pavedimams vykdyti administracijos direktoriaus įsakymu gali būti sudaromos darbo grupės, komisijos.
145. Už kiekvieno struktūriniam padaliniui duoto pavedimo (užduoties) įgyvendinimą laiku atsakingi jų vadovai ar jų atsakingais paskirti valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Jie privalo vykdyti pavedimus ir kontroliuoti, kaip vykdomi pavedimai struktūriniame padalinyje bei, prireikus, teikti pasiūlymus dėl naujų pavedimų skyrimo arba darbų koordinavimo.
146. Atsakymai į asmenų prašymus paprastai pateikiami per 10 darbo dienų, o atsakymai į gautus raštus – pagal raštuose nurodytus pateikimo terminus. Jei užduoties terminas bei terminas per kurį prašoma pateikti informaciją, nesutampa, taikomas rašte nurodytas informacijos pateikimo terminas. Jei dėl svarbių priežasčių negalima laiku parengti atsakymo (pavedimo), nustatytas terminas gali būti pratęstas 5 darbo dienoms. Tai atlieka rezoliuciją rašęs asmuo, kuris tą terminą nustatė:
146.1. kai nustatytu laiku negali būti įvykdytas Lietuvos Respublikos valdžios institucijų (toliau – Institucija) popierinis pavedimas, Savivaldybės administravimo subjektas, kuriam buvo adresuota, ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki pavedimo įvykdymo termino pabaigos pagal kompetenciją parengia pavedimą davusiai Institucijai motyvuotą prašymą pratęsti terminą. Institucija turi teisę nustatyti kitą pavedimo įvykdymo terminą, tačiau, jei su pateiktu motyvuotu prašymu nesutinka, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku;
146.2. kai nustatytu laiku negali būti įvykdyta Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovybės (padalinio vadovo) užduotis, Savivaldybės struktūrinis padalinys (vykdytojas), kuriam buvo pavesta, ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki užduoties įvykdymo termino pabaigos, pateikia rezoliucijos autoriui pranešimą su motyvuotu prašymu pratęsti šį terminą EDVS @vilys pagalba (EDVS @vilys funkcija „Atidėti“). Užduoties kuratorius, įvertinęs prašymo pagrįstumą ir pritaręs vykdytojo išdėstytiems motyvams, gali pratęsti užduoties įvykdymo terminą. Užduoties kuratoriui nepritarus, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku;
146.3. kai nustatytu laiku negali būti įvykdyta Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovybės skubi užduotis, Savivaldybės struktūrinis padalinys (vykdytojas), kuriam buvo pavesta, ne vėliau kaip prieš 1 darbo dieną iki užduoties įvykdymo termino pabaigos pateikia rezoliucijos autoriui pranešimą su motyvuotu prašymu pratęsti terminą EDVS @vilys pagalba (EDVS @vilys funkcija „Atidėti“). Užduoties kuratorius, įvertinęs prašymo pagrįstumą ir pritaręs vykdytojo išdėstytiems motyvams, gali pratęsti užduoties įvykdymo terminą. Užduoties kuratoriui nepritarus, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku.
147. Jeigu užduotis priskirta vykdytojui ne pagal jo kompetenciją, vykdytojas privalo ne vėliau kaip kitą darbo dieną informuoti apie klaidingą paskyrimą rezoliuciją rašiusį (užduotį paskyrusį) asmenį. Kol nepaskirtas kitas vykdytojas, baigti užduotį negalima.
148. Vykdytojui draudžiama kreiptis į sistemos administratorių dėl užduoties pakeitimo ar paskyrimo kitam vykdytojui. Jis turi kreiptis į savo tiesioginį vadovą, paskyrusį užduotį (išskyrus atvejus kai yra vadovo pavedimas).
150. Jei vienoje rezoliucijoje nustatytos atskiros užduotys skirtingiems vykdytojams, jiems formuojamos atskiros užduotys.
151. Jei dokumento rezoliucijoje nurodomi keli vykdytojai, atsakingas už jį vykdytojas (jis rezoliucijoje įrašomas pirmasis) privalo organizuoti pavedimo vykdymą. Kiti vykdytojai yra taip pat atsakingi už užduoties įvykdymą nustatytu laiku ir atsakingojo vykdytojo reikalavimu informaciją sprendžiamu klausimu pagal savo kompetenciją pateikia likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms iki užduoties įvykdymo termino pabaigos. Jei užduoties įvykdymo terminas trumpesnis ir dokumente ar rezoliucijoje nenurodyta kitaip, informacija turi būti pateikiama nedelsiant. Struktūrinis padalinys, rengiantis atsakymą, tarnybiniu raštu gali prašyti kitų struktūrinių padalinių, kuriems nepavesta vykdyti užduotį, kad jie pateiktų nuomonę ar informaciją pagal kompetenciją. Tokio prašymo pateikimas nepratęsia užduoties įvykdymo termino.
152. Vykdytojai, atlikę jiems pavestą užduotį, privalo apie tai pažymėti EDVS @vilys. Užduotis laikoma įvykdyta, kai išspręsti visi joje iškelti klausimai arba į juos atsakyta iš esmės, pridėta medžiaga apie užduoties įvykdymą. Jei pavedimas įvykdomas netinkamai, visa medžiaga nustatyta tvarka grąžinama tobulinti, tačiau pavedimo įvykdymo terminas paprastai nepratęsiamas.
153. Struktūrinių padalinių vadovams ir darbuotojams dokumentai vykdyti ar susipažinti Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovybės (padalinių vadovų) pateikiami per EDVS @vilys.
154. Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovų rezoliucijų (pavedimų, užduočių) pagrindu suformuotos užduoties atsakingas vykdytojas yra atitinkamo struktūrinio padalinio vadovas. Jis užduotis pavaldiems darbuotojams įveda EDVS @vilys ir kontroliuoja jų vykdymo eigą.
155. Užduoties vykdytojas gavęs užduotį EDVS @vilys, ją privalo vykdyti naudodamasis EDVS @vilys užduoties moduliu, kuris taikomas tiek rengiant siunčiamus dokumentus, tiek vidaus teisės aktus. Užduoties vykdymas pasibaigia EDVS @vilys pagalba užregistravus parengtą dokumentą, kurį pasirašo Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovybė (ar padalinio vadovas), suformavęs užduotį. Užduoties vykdytojas (dokumento rengėjas) privalo susieti užduotį su parengtu dokumentu ir įrašyti užduoties įvykdymo rezultatą (dokumento, kuriuo buvo atsakyta, ar teisės akto numerį, datą, pavadinimą).
156. Už administracijos padaliniams pavestų užduočių įvykdymą nustatytu laiku atsakingi tų padalinių vadovai. Laikoma, kad pavedimas įvykdytas, jeigu išspręsti visi dokumente pateikti klausimai arba paaiškinti klausimo sprendimo būdai. Už pateiktos informacijos apie pavedimo įvykdymą teisingumą atsakingas užduoties vykdytojas.
157. Dokumentų vykdymo eigą stebi, kontroliuoja ir informaciją apie tai teikia esant reikalui Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovams bei įgaliotiems asmenims šie valstybės tarnautojai ir darbuotojai:
157.1. gautų dokumentų užduotis bei juose duotų pavedimų (Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos vadovybės arba padalinių vadovų rezoliucijomis) vykdymą – padalinių, kuriems perduota vykdyti užduotis, vadovai;
158. Pasibaigus ketvirčiui (bet ne vėliau kaip 10 darbo dienų pasibaigus ketvirčiui) atsakingas Dokumentų valdymo skyriaus darbuotojas informuoja direktorių apie struktūriniams padaliniams pateiktų užduočių vykdymo eigą, vykdymo terminus.
159. Priimamajame dirbantis darbuotojas kiekvieną mėnesį, likus ne mažiau kaip 5 darbo dienoms iki mėnesio pabaigos, informuoja vykdytojus apie neįvykdytus pavedimus pagal Priimamajame registruotus asmenų prašymus, skundus.
160. Administracijos direktoriaus įsakymu sudarytų komisijų, darbo grupių posėdžių, pasitarimų, administracijos direktoriaus (pavaduotojo) pavedimu organizuotų pasitarimų protokolai (informacinės pažymos), jų išrašai, kuriuose yra pavedimai ar aktuali informacija administracijai, po posėdžio pateikiami administracijos direktoriui per 3 darbo dienas (jei komisijos, darbo grupės veiklos reglamente nenustatytas kitoks pateikimo būdas ar terminas).
161. Užduoties vykdymas ir perdavimas atsakingiems vykdytojams EDVS @vilys pagalba bei jų vykdymo kontrolė vykdoma vadovaujantis Vidaus užduočių rengimo bei jų vykdymo kontrolės Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys Zarasų rajono savivaldybės administracijoje proceso aprašo, patvirtinto administracijos direktoriaus 2019 m. birželio 3 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-294 „Dėl Vidaus užduočių rengimo bei jų vykdymo kontrolės Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys Zarasų rajono savivaldybės administracijoje proceso aprašo patvirtinimo“ (toliau – Vidaus užduočių rengimo bei jų vykdymo proceso aprašas) su pakeitimais ir papildymais.
162. Pagal kontrolės tipą užduotys skirstomos į nekontroliuojamas, paprastos kontrolės ir ypatingos kontrolės užduotis:
162.1. nekontroliuojamos užduotys – tai užduotys susipažinti su dokumentais. Vykdytojui pažymėjus, kad užduotis įvykdyta, kuratoriui nereikia patvirtinti jos įvykdymo;
162.2. paprastos kontrolės užduotys – tai užduotys, kai vykdytojas įpareigojamas per nustatytą terminą atlikti vadovo pavedimą. Užregistravus užduoties rezultatą, pažymima, kad užduotis įvykdyta. Kuratoriui reikia patvirtinti užduoties įvykdymą, kai patvirtinama pagrindinė užduotis ar užregistruojamas iš užduoties sukurtas atsakymas į pradinį registruotą dokumentą, sistemoje automatiškai pažymima, kad užduotis įvykdyta;
162.3. ypatingos kontrolės užduotys – tai užduotys, kurias nustatęs vadovas pageidauja susipažinti su parengtu atsakymu, asmeniškai kontroliuoti ir gauti informaciją, kaip vykdoma ši užduotis. Kiekviena užduotis turi būti pažymėta, kad įvykdyta, ir atskirai patvirtinama, kad įvykdyta. Ypatingos kontrolės užduotis gali formuoti Savivaldybės vadovai ir Savivaldybės administracijos vadovai.
VI SKYRIUS
DOKUMENTŲ NAUDOJIMAS
163. Fiziniai ir juridiniai asmenys turi teisę naudotis administracijos ir struktūrinių padalinių dokumentų fondo dokumentais, išskyrus tuos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai. Prie šių dokumentų asmenys turi teisę prieiti tų įstatymų nustatyta tvarka.
164. Naudojimosi dokumentų fondais tvarka nustatyta Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos apraše, patvirtintame administracijos direktoriaus 2020 m. balandžio 24 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-265 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašo patvirtinimo“.
165. Administracijos dokumentų fondui priklausančius dokumentus galima laikinai perduoti naudotis teismams ir ikiteisminio tyrimo įstaigoms, surašant dokumentų poėmio protokolą teisės aktų nustatyta tvarka. Už jų fizinę būklę ir jų grąžinimą dokumentų saugotojui teisės norminių aktų nustatytais ar perdavimo dokumente nurodytais terminais teisės norminių aktų nustatyta tvarka atsako juos laikinai perėmę naudotis juridiniai ar fiziniai asmenys.
166. Juridiniams ir fiziniams asmenims teisės aktų nustatyta tvarka išduodant saugomas bylas ir dokumentus laikinam naudojimui (susipažinti ar tirti) surašomas Dokumentų laikino perdavimo naudotis aktas (Forma patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. sausio 21 d. įsakymu Nr. V-59 „Dėl dokumentų laikino perdavimo naudotis akto formos patvirtinimo“.) Aktas nesudaromas, kai prokuratūra ar ikiteisminio tyrimo įstaiga dokumentus paima pagal kratos arba poėmio protokolą.
VII SKYRIUS
BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
DOKUMENTACIJOS PLANO SUDARYMAS
168. Savivaldybės veiklos dokumentams tvarkyti ir valdyti parengiamas kalendorinių metų Dokumentacijos planas.
169. Savivaldybės institucijų Dokumentacijos planas rengiamas, derinamas ir tvirtinamas teisės aktų ir šio Aprašo nustatyta tvarka.
170. Dokumentacijos planas rengiamas kasmet, likus 2 mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos.
171. Bylų dokumentacijos plane nurodomos visos bylos, kurias numatoma sudaryti iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienerius kalendorinius metus, ir tęsiamos bylos, sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu. Prireikus gali būti sudaromi skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų bylų tomai.
172. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos Dokumentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas Dokumentacijos plano papildymų sąrašas.
173. Savivaldybės mero ir administracijos veiklos bendrą Dokumentacijos planą sudaro ir administruoja (tvarko ir per metus papildo) ir patvirtinto einamųjų kalendorinių metų Dokumentacijos plano įgyvendinimo priežiūrą vykdo Dokumentų valdymo skyrius. Papildymų sąrašas derinamas ir tvirtinimas kartu su ateinančių kalendorinių metų Dokumentacijos planu.
174. Struktūriniai padaliniai iki einamųjų metų spalio 1 d. privalo pateikti Dokumentų valdymo skyriui bylų, kurias ketina sudaryti ateinančiais metais, sąrašą ir informaciją apie tas bylas, kurių į Dokumentacijos planą nebereikia įtraukti.
175. Tvarkomos Savivaldybės veiklos užbaigtos bylos (dokumentai), sudaromi jų apskaitos dokumentai praėjus vieniems metams po jų užbaigimo, vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis. Jie naudojami ir saugomi laikantis Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus archyve kaupiamų archyvinių dokumentų fondų rengimo, saugojimo ir naudojimo tvarkos aprašo reikalavimų.
176. Tie struktūriniai padaliniai, kurių nuolat ir ilgai saugomų bylų susidaro nedaug ir jų apskaitą veda Dokumentų valdymo skyrius (Apskaitos, Bendrųjų reikalų, Centralizuoto vidaus audito, Dokumentų valdymo, Investicijų ir plėtros, Teisės ir civilinės metrikacijos (išskyrus buvusį Civilinės metrikacijos skyrių), civilinės saugos ir mobilizacijos vyriausiojo specialisto, jaunimo reikalų koordinatoriaus (vyriausiojo specialisto), vyriausiojo specialisto (tarpinstitucinio bendradarbiavimo koordinatoriaus), Savivaldybės tarybos, mero) parengtas (pagal taisykles susiūtas) bylas saugoti iki kovo 1 d. perduoda Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui įrašyti jas į atitinkamų apyrašų tęsinius.
ANTRASIS SKIRSNIS
BYLŲ SUDARYMAS, UŽBAIGTŲ BYLŲ TVARKYMAS
177. Dokumentai per kalendorinius metus į Dokumentacijos plane numatytas bylas dedami laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatytų reikalavimų.
178. Pasibaigus kalendoriniams metams iki einamųjų metų kovo 1 dienos pagal Dokumentacijos planą, Dokumentacijos plano papildymų sąrašą (-us), Vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus, struktūrinių padalinių atsakingi darbuotojai suvestus bylų sudarymo suvestinius duomenis pateikia Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui. Pastarasis suvestinius duomenis įrašo Dokumentacijos plano ir Dokumentacijos plano papildymų sąrašo, jei toks buvo sudarytas, Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje (toliau –EAIS) 8 skiltyje, o esant poreikiui – EDVS @vilyje.
179. Bylos tvarkomos praėjus vieneriems metams po jų užbaigimo vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatytais reikalavimais.
180. Už sudarytų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai atsako administracijos padalinių darbuotojai, atsakingi už tų bylų (dokumentų) sudarymą. Direktorius paskiria ar įgalioja paskirti administracijos padalinio vadovą už bylų sutvarkymą atsakingus valstybės tarnautojus ar darbuotojus.
TREČIASIS SKIRSNIS
BYLŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS
182. Įstaigos užbaigtų bylų apskaitai užtikrinti turi būti nustatyti užbaigtų bylų apskaitos dokumentai bei paskirti už jų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai (toliau – už apskaitą atsakingas darbuotojas).
183. Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo, jei kiti teisės aktai nenustato kitokių terminų.
184. Savivaldybės institucijų, administracijos ir jos padalinių (skyrių, tarnybų, seniūnijų) metų dokumentacijos planai ir jų apskaitos dokumentai (apyrašai) rengiami ir teikiami derinti Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui (toliau – archyvo Utenos filialui) kartu su to laikotarpio pažyma apie veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą EAIS pagalba.
185. Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą susideda iš dviejų dalių:
185.1. pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos steigimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos veiklos sritys (funkcijos), administracijos struktūra, jos pokyčiai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Jei per šį laikotarpį įstaigos veiklos sritys (funkcijos) ar struktūra nesikeitė, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo;
185.2. antrojoje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, sisteminimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, iš kitų įstaigų gautus dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.
KETVIRTASIS SKIRSNIS
DOKUMENTŲ ATIDAVIMAS SAUGOTI VALSTYBĖS ARCHYVUI
187. Nuolat saugomi veiklos dokumentai administracijos struktūrinių padalinių archyvuose gali būti saugomi iki 20 metų nuo dokumentų įtraukimo į apskaitą. Per šį laikotarpį dokumentai turi būti perduoti saugoti archyvo Utenos filialui.
188. Dokumentai, prie kurių prieinama specialiosios įrangos priemonėmis (vaizdo ir garso dokumentai), perduodami per 10 metų nuo jų sukūrimo.
189. Kartu su dokumentais perduodami apyrašai, įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, nerastų dokumentų, jei tokių yra, aktas. Su dokumentais gali būti perduodamos ir turimos jų atsarginės kopijos bei informacijos paieškos priemonės.
190. Dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse. Dokumentai, kurie dėl jų formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais. Vaizdo ir garso dokumentai perduodami jų laikmenoms pritaikytose dėžutėse. Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys.
191. Dokumentų perdavimo aktas tvirtinamas ir registruojamas po to, kai jis pasirašomas įgaliotų perduodančios įstaigos ir archyvo Utenos filialo darbuotojų.
192. Už dokumentų perdavimą archyvo Utenos filialui teisės aktų nustatyta tvarka atsako dokumentus perduodančios įstaigos, t. y., administracijos ar jos struktūrinio padalinio vadovas.
193. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“ nustatyti savivaldybės ilgai ir nuolat saugomų veiklos elektroninių dokumentų perdavimo toliau saugoti į valstybės archyvus reikalavimai.
VIII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
194. Prieigos prie EDVS @vilys kontrolės priemonių įgyvendinimo, įgaliojimų ir teisių suteikimo sistemos naudotojams tvarka:
194.1. dokumentų registratoriaus teises padaliniuose darbuotojams suteikia Dokumentų valdymo skyrius, gavęs administracijos direktoriaus raštišką pavedimą;
194.2. reikiamus registrus ir bylas padalinio kompetencijos klausimais priskiria (suteikia naudotojo, skaitytojo teises) padaliniuose darbuotojai, kuriems suteikta registratoriaus teisė;
Zarasų rajono savivaldybės dokumentų
rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo,
naudojimo ir kontrolės procedūrų aprašo
1 priedas
(Rašto formos pavyzdys)
|
|
||||
| ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS meras |
||||
|
Sėlių a. 22, 32110 Zarasai, tel. (8 385) 37 152, faks. (8 385) 37 172, el. p. info@zarasai.lt |
||||
|
|
||||
| UAB „XXX” Vytauto g. X 32108 Vilnius
|
2000-00- |
Nr. |
|
|
| Į |
2000-00-00 |
Nr. |
00 |
|
|
|
||||
| dĖL PATIKSLINTOS INFORMACIJOS apie leidinį „XXXX” |
||||
Informuojame, kad leidinio „XXXX” papildomų kopijų nereikės. Siunčiame patikslintą informaciją.
PRIDEDAMA. Prašomi duomenys, 3 lapai.
| Savivaldybės meras |
8*** |
Vardaitis Pavardaitis |
Rengėjo nuoroda
|
(Rašto formos pavyzdys)
|
||||
| ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJA |
||||
|
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai, tel. (8 385) 37 155, faks. (8 385) 37 172, el. p. info@zarasai.lt. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461 |
||||
|
|
||||
|
UAB „XXX” Vytauto g. X 32108 Vilnius
|
2000-00- |
Nr. |
|
|
| Į |
2000-00-00 |
Nr. |
(0.0)S-0 |
|
|
|
||||
|
|
||||
| dĖL PATIKSLINTOS INFORMACIJOS apie leidinį „lietuvos respublikos administracija” |
||||
Informuojame, kad leidinio „Lietuvos Respublikos administracija” papildomų kopijų nereikės. Siunčiame patikslintą informaciją.
PRIDEDAMA. Prašomi duomenys, 3 lapai.
| Administracijos direktorius |
8*** |
Vardas Pavardė |
Rengėjo nuoroda
(Filialo rašto formos pavyzdys)
|
|||||||
| ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS ANTALIEPTĖS SENIŪNIJA |
|||||||
|
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Seniūnijos duomenys: biudžetinės įstaigos filialas, Žilėno g. 1, Antalieptės mstl., 32243 Zarasų r. tel. (8 385) 57 340, el. p. antaliepte@zarasai.lt, filialo kodas 188629385 |
|||||||
|
|
|||||||
|
UAB „XXX” Vytauto g. X 32108 Vilnius
|
2000-00- |
Nr. |
|
||||
| Į |
2000-0-06 |
Nr. |
(0.0)S-0 |
||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
| dĖL PATIKSLINTOS INFORMACIJOS apie leidinį „lietuvos respublikos administracija” |
|||||||
Informuojame, kad leidinio „Lietuvos Respublikos administracija” papildomų kopijų nereikės. Siunčiame patikslintą informaciją.
PRIDEDAMA. Prašomi duomenys, 3 lapai.
| Seniūnijos seniūnas |
8*** |
Vardas Pavardė |
Rengėjo nuoroda
(Skyriaus rašto formos pavyzdys)
|
|||||||
| ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS SOCIALINĖS PARAMOS SKYRIUS |
|||||||
|
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Skyriaus duomenys: Savanorių g. 2, Zarasai, 32110 Zarasai, tel. (8 385) 00 000, el. p. aaa.aaa@zarasai.lt |
|||||||
|
|
|||||||
|
UAB „XXX” Vytauto g. X 32108 Vilnius
|
2000-00- |
Nr. |
|
||||
| Į |
2000-00-00 |
Nr. |
(0.0)S-0 |
||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
| dĖL PATIKSLINTOS INFORMACIJOS apie leidinį „lietuvos respublikos administracija” |
|||||||
Informuojame, kad leidinio „Lietuvos Respublikos administracija” papildomų kopijų nereikės. Siunčiame patikslintą informaciją.
PRIDEDAMA. Prašomi duomenys, 3 lapai.
| Skyriaus vedėjas |
8*** |
Vardas Pavardė |
Rengėjo nuoroda
(Skyriaus rašto formos pavyzdys)
|
|
|||||||||
| ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS finansų SKYRIUS |
|
|||||||||
|
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Skyriaus duomenys: tel. (8 385) 00 000, el. p. xxx@zarasai.lt |
|
|||||||||
|
|
|
|||||||||
|
UAB „XXX” Vytauto g. X 32108 Vilnius |
2000-00- |
Nr. |
|
|
||||||
| Į |
2000-00-00 |
Nr. |
(0.0)S-0 |
|||||||
|
|
|
|||||||||
|
|
|
|||||||||
| dĖL PATIKSLINTOS INFORMACIJOS apie leidinį „lietuvos respublikos administracija” |
|
|||||||||
Informuojame, kad leidinio „Lietuvos Respublikos administracija” papildomų kopijų nereikės. Siunčiame patikslintą informaciją.
PRIDEDAMA. Prašomi duomenys, 3 lapai.
| Skyriaus vedėjas |
8*** |
Vardas Pavardė |
Rengėjo nuoroda
(Savivaldybės tarybos sprendimo projekto formos pavyzdys)
|
||||
| Zarasų rajono savivaldybės TARYBA |
||||
|
|
|
|||
| SPRENDIMAS |
||||
| DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS TARYBOS VEIKLOS REGLAMENTO PATVIRTINIMO |
||||
| 2000 m. d. Nr. SP- |
||||
| Zarasai |
||||
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 16 straipsnio 2 dalies 1 punktu, 18 straipsnio 1 dalimi, Zarasų rajono savivaldybės taryba n u s p r e n d ž i a:
(Dokumento tekstas)
| Savivaldybės meras |
|
|
Parengė
Rengėjo nuoroda
Pateikti: Rajono Savivaldybės tarybos nariams, rajono Savivaldybės merui, rajono Savivaldybės administracijos padaliniams
(Savivaldybės tarybos sprendimo formos pavyzdys)
|
||||
| Zarasų rajono savivaldybės TARYBA |
||||
|
|
|
|||
| SPRENDIMAS |
||||
| DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS TARYBOS VEIKLOS REGLAMENTO PATVIRTINIMO |
||||
| 2000 m. d. Nr. T- |
||||
| Zarasai |
||||
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 16 straipsnio 2 dalies 1 punktu, 18 straipsnio 1 dalimi, Zarasų rajono savivaldybės taryba n u s p r e n d ž i a:
(Dokumento tekstas)
| Savivaldybės meras |
|
Vardas Pavardė |
(Savivaldybės mero potvarkio formos pavyzdys)
|
|||
| ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS MERAS |
|||
|
|
|||
| POTVARKIS |
|||
| DĖL ................................................ |
|||
|
|
|||
| 2000 m. d. Nr. |
|||
| Zarasai |
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 20 straipsnio 2 dalies 16 punktu ir 4 dalimi, Brandos egzaminų organizavimo ir vykdymo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministro 2006 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. ISAK-2391 „Dėl Brandos egzaminų organizavimo ir vykdymo tvarkos aprašo ir Lietuvių kalbos ir literatūros įskaitos organizavimo ir vykdymo tvarkos aprašo patvirtinimo”, 78 ir 79 punktais bei Zarasų rajono savivaldybės tarybos 2017 m. gegužės 26 d. sprendimu Nr. T-118 „Dėl įgaliojimų paskirti valstybinių brandos egzaminų vykdymo grupių vyresniaisiais vykdytojais, vykdytojais ir administratoriumi suteikimo”,
s k i r i u:
(Dokumento tekstas)
| Savivaldybės meras |
|
Vardas Pavardė |
(Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo formos pavyzdys)
|
|||||
| Zarasų rajono savivaldybėS ADMINISTRACIJos direktorius |
|||||
|
|
|
|
|||
| ĮSAKYMAS |
|||||
| DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2000 M. BIRŽELIO 00 D. ĮSAKYMO NR. I(6.6 E)-XX „DĖL XXXXXXX“ pakeitimo |
|||||
|
|
|||||
| 2000 m. d. Nr. |
|||||
| Zarasai |
|||||
|
|
|
|
|||
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 18 straipsnio 1 dalimi:
1. K e i č i u Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2000 m. birželio 00 d. įsakymo Nr. I(6.6 E)-XX „Dėl XXXXXXX“ 1 punktą ir jį išdėstau taip:
„1. S u d a r a u Zarasų rajono savivaldybės administracijos patikėjimo teise valdomo nereikalingo arba netinkamo (negalimo) naudoti turto pardavimo viešuose prekių aukcionuose pradinės pardavimo kainos nustatymo komisiją (toliau – Komisija) tokios sudėties:
Komisijos pirmininkė – Vardaitė Pavardaitė, rajono Savivaldybės administracijos XXXX skyriaus vedėja.
Komisijos nariai:
Vardenis Pavardenis, rajono Savivaldybės administracijos YYY skyriaus vyriausiasis specialistas,
Vardaitienė Pavardaitienė, rajono Savivaldybės administracijos ZZZ skyriaus vyriausioji specialistė,
Vardaitytė Pavardaitytė, rajono Savivaldybės administracijos FFF skyriaus vyriausioji specialistė.“
2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2014 m. birželio 00 d. įsakymo Nr. I(6.6 E)-XX „Dėl XXXXXX“ 1 punktą.
| Administracijos direktorius |
|
Vardaitis Pavardaitis |
|
|
|
|
(Protokolo formos pavyzdys)
ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DARBO TARYBA
POSĖDŽIO PROTOKOLAS
2000-00-00 Nr. X0-0
Sudarymo vieta
Posėdis įvyko ____________.
data (laikas)
Posėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė).
Posėdžio sekretorius (Vardas ir pavardė).
Dalyvavo: (Vardai ir pavardės, arba nurodoma, kad dalyvių sąrašas pridedamas, kvorumo buvimas*).
DARBOTVARKĖ:
1........
2........
1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Pranešėjas (Vardas ir pavardė, pranešimo turinys, arba nurodoma, kad pranešimas pridedamas).
(Pasisakiusiųjų vardai ir pavardės, pasisakymo turinys).
NUTARTA:
1........
2........
2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
(Pasisakiusiųjų vardai ir pavardės, pasisakymo turinys).
NUTARTA:
1................
2.................
Posėdžio pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Posėdžio sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
* Kvorumo buvimas nurodomas teisės aktų nustatytais atvejais.
|
|
||||
| ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJA |
||||
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
| PAŽYMA APIE (DĖL) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx |
||||
|
|
||||
| 2000-00-00 Nr. (9.14) L-xx |
||||
(Dokumento tekstas)
| Administracijos direktorius |
|
Vardas Pavardė |
Zarasų rajono savivaldybės dokumentų rengimo,
tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo ir
kontrolės procedūrų aprašo
2 priedas
ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS TEIKIAMŲ ADMINISTRACINIŲ PASLAUGŲ
SĄRAŠAS
| Eil. Nr. |
Paslaugos pavadinimas |
Atsakingas administracijos padalinys |
| Licencijos ir leidimai |
||
| 1. |
Leidimo organizuoti renginį išdavimas, dublikato išdavimas, galiojimo panaikinimas |
Švietimo ir kultūros skyrius |
| Kita parama |
||
| 2. |
Finansinės paramos iš rajono Savivaldybės biudžeto verslo subjektams skyrimas. |
Komisija |
| 3. |
Fizinių ir juridinių asmenų prašymų dėl lėšų skyrimo ekstremalioms situacijoms ir (arba) ekstremaliems įvykiams likviduoti, jų padariniams šalinti ir padarytiems nuostoliams iš dalies apmokėti bei gaisrų ir stichinių nelaimių padariniams likviduoti ir jų padarytiems nuostoliams iš dalies apmokėti iš rajono Savivaldybės administracijos direktoriaus rezervo teikimas |
Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyrius |
| 4. |
Nenukirsto valstybinio miško pardavimas fiziniams asmenims, kurių gyvenamieji pastatai (išskyrus naudojamus komercinei veiklai) ir jų priklausiniai (išskyrus laikinus) yra nukentėję nuo stichinių nelaimių (gaisrų, potvynių, audrų ir t.t.) |
Komisija |
| Žemės nuomos administravimas |
||
| 5. |
Prašymų dėl žemės, valstybinės žemės nuomos ir nekilnojamo turto mokesčių lengvatų priėmimas |
Finansų skyrius |
| 6. |
Pažymos, patvirtinančios atsiskaitymą už valstybinės žemės nuomą, išdavimas |
Finansų skyrius |
| 7. |
Prašymų dėl žemės nuomos mokesčio permokų grąžinimo bei dėl neteisingai sumokėtų mokesčių grąžinimo ir (ar) užskaitymo priėmimas |
Finansų skyrius |
| Tarpinstitucinis bendradarbiavimas |
||
| 8. |
Minimalios ar vidutinės priežiūros priemonės vaikams skyrimas, pratęsimas, pakeitimas ir panaikinimas |
Tarnautojai |
| 9. |
Prašymų dėl koordinuotai teikiamų švietimo pagalbos, socialinių ir sveikatos priežiūros paslaugų teikimo priėmimas ir nagrinėjimas |
Tarnautojai |
PATVIRTINTA
Zarasų rajono savivaldybės administracijos
direktoriaus 2020 m. rugpjūčio 7 d.
įsakymu Nr. I(6.6 E)-484
ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS TEISĖS AKTŲ RENGIMO, SKELBIMO, VYKDYMO KONTROLĖS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų rengimo, skelbimo, vykdymo kontrolės aprašas (toliau – Aprašas) nustato bendruosius Zarasų rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybės) tarybos sprendimų, Savivaldybės mero (toliau – meras) potvarkių, Savivaldybės administracijos (toliau – administracija) direktoriaus įsakymų rengimo, vykdymo, kontrolės, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, šių teisės aktų skelbimo procedūrų organizavimo reikalavimus.
2. Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais savivaldos institucijų, įstaigų veiklą, dokumentų valdymo procedūras, Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, direktoriaus įsakymais.
3. Aprašas nustato, kad administracijos direktoriui ir direktoriaus pavaduotojui teikiami derinti rengiami teisės akto projektai pagal Savivaldybės tarybos sprendimu patvirtintoje administracijos struktūroje nustatytas kuruojamas sritis.
4. Šiame Apraše vartojamos sąvokos:
Administracinė našta – laiko sąnaudos ir finansinės išlaidos, kurias patiria ar gali patirti asmenys vykdydami teisės aktuose nustatytus ar teisės aktų projektuose siūlomus nustatyti informacinius įpareigojimus.
Antraštė – teisės akto reguliavimo dalyką glaustai atspindinti informacija.
Savivaldybės teisės aktai – Savivaldybės tarybos sprendimai, mero potvarkiai, Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos bei kiti dokumentai.
Savivaldybės vadovybė – Savivaldybės meras, jo pavaduotojas.
Savivaldybės administracijos vadovybė – Savivaldybės administracijos direktorius, jo pavaduotojas.
Savivaldybės administracijos padaliniai – Savivaldybės administracijos struktūriniai padaliniai, administracijos filialai – seniūnijos (administracijos struktūriniai teritoriniai padaliniai), į struktūrinius padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai (toliau – administracijos padaliniai).
Teisės aktų projektų antikorupcinis vertinimas – teisės aktų projektų vertinimas, siekiant nustatyti jais numatomo teisinio reguliavimo trūkumus, dėl kurių gali susidaryti sąlygos korupcijai pasireikšti.
Teisės aktų informacinė sistema (toliau – TAIS) – teisėkūros atvirumui, skaidrumui, koncentruotumui užtikrinti naudojama Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos teisės aktų informacinė sistema.
Teisės aktų registras (toliau – TAR) – pagrindinis valstybės registras, kuriame registruojami Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme nurodyti registro objektai, teisės aktų nustatyta tvarka renkami, kaupiami, apdorojami, sisteminami, saugomi ir teikiami registro duomenys, atliekami kiti teisės aktuose nustatyti registro duomenų tvarkymo veiksmai.
5. Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos, Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymuose, Teisės aktų projektų antikorupcinio vertinimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. kovo 12 d. nutarimu Nr. 243 „Dėl Teisės aktų projektų antikorupcinio vertinimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Teisės aktų projektų antikorupcinio vertinimo taisyklės), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“ (toliau – Rekomendacijos), kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą, teisės aktų rengimą, skelbimą.
II SKYRIUS
SAVIVALDYBĖS TEISĖS AKTŲ RENGIMAS, PASIRAŠYMAS,
ĮSIGALIOJIMAS, PASKELBIMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
BENDRIEJI SAVIVALDYBĖS TEISĖS AKTŲ RENGIMO REIKALAVIMAI
6. Savivaldybės teisės aktai turi atitikti Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme įtvirtintus teisėkūros principus ir kitus nustatytus teisės akto formos, struktūros, turinio, teisės terminijos reikalavimus ir bendrinės lietuvių kalbos normas, taip pat Rekomendacijose ir Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus teisės akto formos, struktūros ir teisės technikos reikalavimus.
7. Savivaldybėje rengiami elektroniniai teisės aktai, kurie turi atitikti teisės aktų nustatytus teisės akto formos, struktūros ir teisės technikos reikalavimus. Esant reikalui gali būti rengiami ir rašytiniai (popieriniai).
8. Rengiant Savivaldybės teisės aktą (toliau – teisės aktas), laikomasi šių reikalavimų:
8.1. teisės akto pavadinimas (antraštė) turi glaustai atspindėti teisės akto reguliavimo dalyką. Teisės akto turinys turi atitikti jo paskirtį, rūšį, tekstas dėstomas glaustai, logiškai ir aiškiai, be prieštaravimų. Teisės akto punkto tekstas nekartojamas kituose punktuose;
8.2. jei teisės akto, institucijos, pareigų ir pan. pavadinimas, kuris prasideda žodžiais „Lietuvos Respublika“, minimas ne kartą, pirmą kartą parašius visą pavadinimą, toliau jis gali būti rašomas be žodžių „Lietuvos Respublika“. Prireikus įsivesti kitą trumpinį, jis nurodomas skliaustuose;
8.3. teisės akte nevartotini bendriniai kitų kalbų žodžiai, išskyrus kai kuriose srityse iš tradicijos vartojamus nelietuviškus žodžius ar jų junginius (dažniausiai lotyniškus). Prireikus kitos kalbos žodis (dažniausiai terminas) gali būti nurodomas skliaustuose greta lietuviškojo;
8.4. svetimžodžiai keičiami lietuviškais atitikmenimis, laikantis Svetimžodžių keitimo lietuviškais atitikmenimis tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. lapkričio 6 d. nutarimu Nr. 1340 „Dėl Tarmių ir etninių vietovardžių išsaugojimo 2001–2010 metų programos ir Svetimžodžių keitimo lietuviškais atitikmenimis tvarkos aprašo patvirtinimo“, reikalavimų;
8.6. teisės aktų terminai turi būti tikslūs ir taisyklingi, derėti su jau galiojančių nacionalinių, ypač tos pačios srities, teisės aktų terminais. Prireikus teisės akto tekste galima vartoti termino trumpinį, kuris rašomas po termino skliaustuose neparyškintomis raidėmis;
8.7. teisės akte turi būti aiškiai ir nedviprasmiškai apibrėžiamos asmenų, kuriems taikomas teisės aktas, teisės ir pareigos;
9. Keičiant Savivaldybės teisės akto nuostatą, sistemiškai įvertinamas jos ryšys su galiojančiomis keičiamo ir kitų Savivaldybės teisės aktų nuostatomis. Prireikus rengiami kitų susijusių Savivaldybės teisės aktų pakeitimų projektai.
10. Savivaldybės teisės aktų forma ir struktūra turi atitikti Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo 13 straipsnio 3 dalyje nustatytą teisės akto formą.
11. Teisės akto projekto tekste nuorodų į teisės aktus pateikimas, teisinio pagrindo nurodymas preambulėje, priedų forminimas, priimto teisės akto įsigaliojimo nuostatų nurodymas, reikalavimai teisės akto projekto turiniui, keitimų ypatumai, forma ir struktūra nustatyti Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“ su pakeitimais ir papildymais.
13. Savivaldybės teisės aktai rengiami 12 dydžio „Times New Roman“ šriftu. Prireikus priedo žymoje, lentelėse ar pan. gali būti naudojamas ir mažesnis dydis. Tekstas spausdinamas į kiekvieną eilutę.
ANTRASIS SKIRSNIS
RENGIAMŲ TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ VERTINIMAS
15. Rengiami Savivaldybės teisės aktų projektai privalo būti vertinami:
16. Administracinės naštos piliečiams ir kitiems asmenims bei ūkio subjektams atžvilgiu vertinami ir priimti Savivaldybės teisės aktai.
17. Siekiant įgyvendinti administracinės naštos mažinimo principus, privaloma:
17.1. vertinti teisės aktų projektų, numatančių naujus, naikinančių ir (ar) keičiančių galiojančius informacinius įpareigojimus ūkio subjektams, galimą sukelti administracinę naštą ūkio subjektams; vertinti numatomą administracinės naštos pokytį, palyginant galimą sukelti administracinę naštą su numatomų keisti ir (ar) naikinti galiojančių informacinių įpareigojimų jau sukeliama administracine našta ūkio subjektams vadovaujantis Administracinės naštos ūkio subjektams nustatymo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2012 m. sausio 11 d. nutarimu Nr. 4 „Dėl Administracinės naštos ūkio subjektams nustatymo metodikos patvirtinimo“;
17.2. nustatyti ir įvertinti tiek atskiruose teisės aktuose, tiek ir keliuose ar daugelyje teisės aktų nustatytų informacinių įpareigojimų sukeliamą administracinę naštą, taip pat administracinę naštą, kurią gali sukelti teisės aktų projektuose nustatyti informaciniai įpareigojimai piliečiams ir kitiems asmenims vadovaujantis Administracinės naštos piliečiams ir kitiems asmenims nustatymo ir įvertinimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 23 d. nutarimu Nr. 213 „Dėl Administracinės naštos piliečiams ir kitiems asmenims nustatymo ir įvertinimo metodikos patvirtinimo“.
18. Savivaldybės teisės akto projekto rengėjo struktūrinio padalinio vadovas, o kai sprendimo projektą rengia darbuotojas, neįeinantis į struktūrinį padalinį, pats darbuotojas nustato poreikį vertinti administracinės naštos aspektu teisės akto projektus bei poreikį vertinti antikorupciniu aspektu Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatyta tvarka.
19. Savivaldybės teisės akto projekto rengėjas (toliau – rengėjas) atlieka teisės akto projekto vertinimą administracinės naštos atžvilgiu bei parengia Administracinės naštos piliečiams ir kitiems asmenims apskaičiavimo ataskaitą arba Administracinės naštos ūkio subjektams apskaičiavimo ataskaitą (toliau – Ataskaita), priklausomai kuriai grupei sukeliamą administracinę naštą vertina. Ataskaitų formos pateiktos Aprašo 17.1 ir 17.2 papunkčiuose nurodytuose teisės aktuose.
20. Parengtas Ataskaitas rengėjai teikia kartu su rengiamų šio Aprašo II skyriaus ketvirtajame, penktajame ir šeštajame skirsniuose aptartų teisės aktų projektais bei kitais jų rengimo dokumentais EDVS @vilys pagalba derinti minėtuose skirsniuose nustatyta eilės tvarka.
21. Dokumentų valdymo skyriaus vedėjas, teisės akto projekto derinimo metu atsakingas už teisės akto projekto atitikimą Dokumentų rengimo taisyklėms, kontroliuoja, kad teisės aktų projektai būtų įvertinti administracinės naštos atžvilgiu Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatyta tvarka. Jeigu teisės akto projekto rengėjas nepateikia Ataskaitos, teisės akto projektas jam grąžinamas nederintas.
22. Siekiant įgyvendinti korupcijos prevencijos priemones, teisės akto projekto antikorupcinis vertinimas atliekamas, jeigu rengiamame teisės akte numatoma reguliuoti visuomeninius santykius, susijusius su:
22.1. valstybės ar savivaldybių turto patikėjimo teisės perleidimu, valstybės ar savivaldybių turto nuosavybės ar valdymo teisės perleidimu privatiems asmenims;
22.2. savivaldybių biudžetų pajamų ar išlaidų didinimu ar mažinimu dėl valstybės ar savivaldybių funkcijų vykdymo perdavimo valstybės ar savivaldybių įmonėms, viešosioms įstaigoms ar privatiems asmenims;
22.3. subsidijų, dotacijų, kompensacijų, rentų, pašalpų, premijų ir kitų išmokų mokėjimu iš valstybės ar savivaldybių biudžetų;
22.6. konkursų eiti asmens, dirbančio valstybinėje tarnyboje, pareigas organizavimu, reputacijos, kvalifikacijos, atestacijos ir rotacijos reikalavimų asmenims, dirbantiems valstybinėje tarnyboje, nustatymu, panaikinimu ar pakeitimu;
23. Apie teisės akto projekto antikorupcinį vertinimą vertintojas rengėją informuoja elektroniniu paštu, jam pateikia teisės akto projekto antikorupcinio vertinimo pažymą (toliau – pažyma).
24. Rengėjas teisės akto projektą, kuriam reikia atlikti antikorupcinį vertinimą, su rengimo dokumentais (medžiaga) elektroniniu paštu vėliau pateikia vertintojui – administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus valstybės tarnautojui. Vertinimas turi būti atliktas ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo teisės akto projekto pateikimo vadovaujantis Teisės aktų projektų antikorupcinio vertinimo taisyklėmis.
25. Parengtą ir iš administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus valstybės tarnautojo gautą pažymą rengėjas teikia kartu su rengiamų II skyriaus ketvirtajame, penktajame ir šeštajame šio Aprašo skirsniuose aptartų teisės aktų projektais bei jų rengimo dokumentais EDVS @vilys pagalba derinti minėtuose skirsniuose nustatyta eilės tvarka.
26. Jeigu teisės akto projektą, kuriam reikia atlikti antikorupcinį vertinimą, su rengimo dokumentais (medžiaga) elektroniniu paštu rengėjas pateikia vertintojui – administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus valstybės tarnautojui, likus mažiau negu 3 darbo dienoms iki direktoriaus teikimo registruoti Savivaldybės tarybos sprendimų projektų registre ir (ar) įtraukti į Savivaldybės tarybos posėdžio darbotvarkę, teisės akto antikorupcinis vertinimas gali būti neatliekamas.
TREČIASIS SKIRSNIS
VYRIAUSYBEI TEIKIAMŲ TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS SU MINISTERIJOMIS, SAVIVALDYBĖS RENGIAMŲ TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ (TEISĖS AKTŲ) VERTINIMO IŠVADŲ TEIKIMAS
27. Teisės aktų (išskyrus teisės aktų, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos) projektai, teikiami Vyriausybei, turi būti parengti tinkamai, vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento (toliau – Vyriausybės darbo reglamentas), Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų reikalavimų ir šio Aprašo nuostatomis.
28. Kai teikiamas teisės akto projektas, susijęs su Savivaldybės institucijų veikla, raštas, kuriuo teisės akto projektas teikiamas išvadoms gauti, turi būti pasirašytas Savivaldybės mero. Rašte, kuriuo teisės akto projektas teikiamas išvadoms gauti, turi būti nurodyta Vyriausybės darbo reglamento 21 punkte nurodyta informacija.
29. Vyriausybei teikiamas teisės akto projektas ir jo priedai turi būti vizuoti atitinkamos valdymo srities ministro (jeigu jo nėra, – viceministro arba ministerijos kanclerio ir ministrą pavaduojančio ministro), jeigu teisės akto projektą teikia Savivaldybės taryba ar kitas subjektas, kuriam teisę teikti Vyriausybei teisės aktų projektus suteikia įstatymai.
30. Teikimas, kuriuo Vyriausybei teikiamas teisės akto projektas, turi būti pasirašytas Savivaldybės mero.
31. Teisės aktų projektai suinteresuotoms institucijoms paprastai teikiami derinti ne vėliau kaip prieš 2 mėnesius iki teisės akto projekto pateikimo Vyriausybei dienos. Suinteresuotos institucijos dėl teisės aktų projektų teikia išvadas.
32. Kai teisės aktų projektus, susijusius su savivaldybių institucijų veikla, rengia ir derina su savivaldybėmis ministerijos ir kitos Lietuvos Respublikos Vyriausybei atskaitingos viešojo administravimo institucijos, meras ar jo įgaliotas asmuo privalo pateikti savo išvadas (jei jas būtina pateikti) dėl joms pateiktų teisės aktų projektų ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, o kai pateikiami dideli (10 ar daugiau lapų) ir (ar) sudėtingi teisės aktų projektai (nustatantys naują teisinį reguliavimą ar iš esmės jį keičiantys), – ne vėliau kaip per 12 darbo dienų, išskyrus atvejus, kai yra nustatytas kitoks išvadų (pastabų) pateikimo terminas.
33. Dėl Vyriausybės nutarimų projektų, kuriuose teikiamos Vyriausybės išvados dėl Seime svarstomų teisės aktų projektų, išvadas teikiantys subjektai savo išvadas privalo pateikti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas.
34. Jeigu meras ar jo įgaliotas asmuo nustatytu laiku išvadų nepateikia, laikoma, kad jis teisės akto projektui pritaria.
35. Parengti teisės aktų projektai (išskyrus teisės aktų, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos) teikiami derinti Vyriausybės darbo reglamento nurodytoms suinteresuotoms institucijoms per Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos teisės aktų informacinę sistemą (toliau – TAIS).
KETVIRTASIS SKIRSNIS
SAVIVALDYBĖS TARYBOS SPRENDIMŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASKELBIMAS, TEIKIMAS SVARSTYTI, PRIIMTŲ SPRENDIMŲ ĮFORMINIMAS IR PATEIKIMAS VYKDYTOJAMS
37. Savivaldybės tarybos sprendimų projektai (toliau – sprendimo projektas) rengiami laikantis galiojančių Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, dokumentų rengimo tvarkų, rekomendacijų, taisyklių bei taisyklinga lietuvių kalba, atsižvelgiant į šio Aprašo II skyriaus pirmajame ir antrajame skirsniuose nustatytus reikalavimus, Zarasų rajono savivaldybės tarybos veiklos reglamento, patvirtinto Savivaldybės tarybos 2019 m. balandžio 26 d. sprendimu Nr. T-40 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės tarybos veiklos reglamento patvirtinimo“, nuostatas, direktoriaus priimtus teisės aktus.
38. Sprendimų projektų rengėjai yra:
39. Sprendimo projekte virš pavadinimo, dešinėje lapo pusėje mažosiomis paryškintomis raidėmis rašomas žodis „Projektas“. Sprendimo projekte Savivaldybės herbas nededamas, sprendimą pasirašančių subjektų vardas (vardai) ir pavardės nerašomos (nurodomos tik pareigos).
40. Sprendimų, kuriais tvirtinamos sutartys ar susitarimai, projektuose turi būti nurodytas struktūrinis padalinys, atsakingas už sutarties ar susitarimo vykdymą.
41. Norminio pobūdžio sprendimo projekto tekste rengėjas privalo įrašyti nuostatą apie sprendimo paskelbimą Teisės aktų registre.
42. Sprendimo projekte rengėjas po pasirašančiojo pareigų lapo apačioje privalo nurodyti kam pateikti Savivaldybės tarybos priimtą sprendimą.
43. Sprendimo projektai rengiami elektroniniai, pasirašyti nekvalifikuotu elektroniniu parašu ir turi būti įkeliami į EDVS @vilys kartu su skenuota projektų rengimo medžiaga arba jei medžiaga – elektroniniai dokumentai, susieti su projektu. Dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įforminti dokumentai grąžinami rengėjams.
44. Sprendimų projektai kartu su jų rengimo dokumentais EDVS @vilys pagalba teikiami derinti, pasirašyti, registruoti eilės tvarka, nustatyta Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso apraše.
45. Sprendimų projektai, kurių apimtis daugiau negu 5 lapai bei nustatantys naują teisinį reguliavimą ar iš esmės jį keičiantys, sutartys, ataskaitos, finansinė atskaitomybė, įstatai, nuostatai, programos, reorganizavimo projektai ir kt. gali būti derinti po pateikimo per 3 darbo dienas (derinant tikrinimo laikas priklauso nuo derinančiojo administracijos valstybės tarnautojo esamo darbo krūvio, dokumento parengimo kokybės, apimties, sudėtingumo, skubumo).
47. Prie sprendimų projektų turi būti pridedama:
47.1. aiškinamasis raštas (1 priedas), kuriame turi būti privalomai nurodoma:
47.1.3. kokie šios srities teisės aktai tebegalioja ir kokius teisės aktus būtina pakeisti ar panaikinti, priėmus teikiamą Savivaldybės tarybos sprendimą;
47.1.5. sprendimo projekto autoriai (rengėjai), iniciatoriai: institucija, asmenys ar piliečių įgalioti atstovai bei priimto teisės akto nauda Savivaldybei;
47.1.7. aptartas sprendimo projekto antikorupcinis vertinimas (informacija apie poreikį vertinti antikorupciniu atžvilgiu arba atliktą tokį vertinimą. Prie aiškinamojo rašto pridedamų dokumentų sąraše privalo būti nuoroda apie pridedamą Antikorupcinio vertinimo pažymą, jei yra poreikis rengiamą sprendimo projektą vertinti. Jei poreikio vertinti nėra, apie tai pažymima);
47.1.8. administracinės naštos asmenims ir ūkio subjektams vertinimas (tik norminio pobūdžio projektams) Vyriausybės nustatyta tvarka.
47.1.9. galimos teigiamos ir neigiamos pasekmės priėmus siūlomą Savivaldybės tarybos sprendimą ir kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti.
47.1.10. išvardyti visi prie sprendimo projekto pridedami dokumentai (nurodant jų pavadinimą, datą, lapų ir egzempliorių, jeigu yra daugiau negu vienas, skaičių). Aiškinamasis raštas turi būti pasirašytas atitinkamo struktūrinio padalinio vadovo ar valstybės tarnautojo, rengusio sprendimo projektą, nekvalifikuotu arba kvalifikuotu elektroniniu parašu (esant EDVS @vilys darbo sutrikimams, rengiamas popierinis aiškinamojo rašto variantas).
47.2. sprendimo projekto, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka reikia atlikti antikorupcinį vertinimą, antikorupcinio vertinimo pažyma, pasirašyta teisės akto projekto vertintojo (administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus valstybės tarnautojo) bei rengėjo;
47.3. sprendimo projekto, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka reikia atlikti administracinės naštos vertinimą vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintomis metodikomis, apskaičiavimo Ataskaitos, pasirašytos sprendimo projekto rengėjo;
48. Jeigu sprendimo projekto svarstymas dėl tam tikrų priežasčių Savivaldybės tarybos posėdžio metu buvo atidėtas iki konkrečios datos, sprendimo projekto rengėjas, teikdamas pakartotinai kitam posėdžiui tą patį sprendimo projektą, aiškinamajame rašte privalo nurodyti, kodėl buvo atidėtas sprendimo projekto svarstymas, kas sprendimo projekte keista, taisyta, tobulinta.
49. Sprendimų projektų rengėjas yra asmeniškai atsakingas už:
49.1. parengtų ir teikiamų teisės aktų projektų turinį, kokybę, įforminimą, derinimo proceso organizavimą, atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą, klaidų ištaisymą po neigiamo derinimo, keičiamų teisės aktų susiejimą, gavėjų pasirinkimą, teikimą pasirašyti EDVS;
49.2. sprendimo projekto derinimo EDVS nustatytų terminų laikymosi kontrolę (prireikus privalo imtis priemonių, kad dokumento projektas būtų suderintas laiku – informuoti padalinio vadovą arba administracijos direktorių);
49.3. administracinės naštos asmenims ir ūkio subjektams vertinimą (tik norminio pobūdžio projektams) Vyriausybės nustatyta tvarka bei reikiamos ataskaitos pateikimą kartu su įsakymo projektu (Ataskaitos forma nustatyta Aprašo 17 punkte aptartuose teisės aktuose);
49.4. antikorupcinį vertinimą, jei įsakymu numatoma reguliuoti visuomeninius santykius, aptartus Aprašo 22 punkte;
50. Sprendimų projektus su jų rengimo dokumentais rengėjai privalo teikti į EDVS @vilys. Esant EDVS @vilys darbo sutrikimams, teikiamas derinti sprendimo projekto su jo rengimo dokumentais popierinis variantas. Visos pastabos rašomos tame pačiame projekto egzemplioriuje, kitoje sprendimo projekto lapo pusėje pagal šio Aprašo 2 priedą. Sprendimo projektą derinantys valstybės tarnautojai, nurodyti šio Aprašo 44 punkte nurodytame teisės akte, uždeda spaudą su derinančio valstybės tarnautojo padalinio pavadinimu, pareigomis, vardu, pavarde, nurodo derinimo datą, pasirašo ir parašo savo pastabas. Teikiamam derinti sprendimo projektui su jo rengimo dokumentais popieriniam variantui taikomi reikalavimai kaip ir elektroniniam.
51. Jeigu sprendimų projektus rengia Savivaldybės tarybos nariai, jie sprendimo projektą su paaiškinamuoju raštu, kita rengimo medžiaga, parengtais vadovaujantis šio Aprašo reikalavimais, teikia registruoti Priimamajame dirbančiam specialistui bei elektroninius sprendimo projekto ir paaiškinamojo rašto variantus pateikia mero patarėjui jiems patogiu būdu (elektroniniu paštu, kompiuterinėje laikmenoje).
52. Sprendimų projektų rengėjai sprendimų projektus su rengimo dokumentais pateikia mero patarėjui registruoti Savivaldybės tarybos sprendimų projektų registre.
53. Mero patarėjas užregistruoja sprendimų projektus ir ne vėliau kaip artimiausią darbo dieną po registracijos skelbia rajono Savivaldybės interneto svetainėje skyriuje „Savivaldybės taryba“ skiltyje „Tarybos sprendimų projektai“.
54. Sprendimų projektų paketas su rengimo dokumentais tokia pat tvarka, kaip ir Savivaldybės tarybos nariams turi būti pateikiamas elektroniniu paštu ir Vyriausybės atstovų įstaigai.
55. Vyriausybės atstovų įstaigos pateikti pastebėjimai tarybos sprendimų projektams nagrinėjami taip:
55.1. gautus Vyriausybės atstovų įstaigos pastebėjimus, siūlymus dėl pateiktų Savivaldybės tarybos sprendimų projektų sprendimo projekto rengėjas ar padalinio vadovas per vieną darbo dieną juos įvertina užpildydamas lentelę (3 priedas);
55.2. esant poreikiui, Savivaldybės tarybos sprendimo projektas patikslinamas, tikslinamą tekstą paryškinant;
55.3. užpildyta 55.1 papunktyje nurodyta lentelė bei patikslinti Savivaldybės tarybos sprendimų projektai elektroniniu paštu pateikiami mero patarėjui, atsakingam už pasirengimą Savivaldybės tarybos posėdžiams, dėl pateikimo Savivaldybės tarybos komitetams bei prieš Savivaldybės tarybos posėdį pateikiami pranešėjui dėl patikslinimų pagarsinimo Savivaldybės tarybos posėdžio metu. Patikslinimai įrašomi teikiamame merui pasirašyti Savivaldybės tarybos sprendime;
56. Už Savivaldybės tarybos priimtų sprendimų galutinį įforminimą atsako mero patarėjas (ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas, ar darbuotojas), o už Savivaldybės tarybos posėdžio protokolo sutvarkymą – posėdžio sekretorius. Jeigu Savivaldybės tarybos posėdyje svarstant sprendimo projektą pateikiama pastabų, papildymų ar pakeitimų, pataisymus sprendime įrašo mero patarėjas (ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas, ar darbuotojas), įformindamas priimtus sprendimus.
57. Savivaldybės tarybos posėdyje priimtus sprendimus mero patarėjas (ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas, ar darbuotojas) sutvarkytus ir teisingai įformintus teikia Savivaldybės merui ar kitam pirmininkavusiam posėdžiui juos pasirašyti ne vėliau kaip per 3 darbo dienas po jų priėmimo bei pasirašytus įregistruoja EDVS @vilys atitinkamame registre.
58. Mero patarėjas (ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas, ar darbuotojas) sprendimų pagrindu formuoja rezoliuciją EDVS @vilys pagalba administracijos direktoriui bei perduoda susipažinti sprendimo projekte nurodytiems asmenims, rengėjams arba elektroninius nuorašus siunčia rengėjų (vykdytojų) pateiktais elektroniniais adresais. Traktuojama, kad sprendimai pateikti ir susipažinti, ir vykdyti.
59. Atsižvelgdamas į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų suinteresuotų asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus mero patarėjas EDVS @vilys priemonėmis parengia ir atspausdina priimto sprendimo (elektroninio dokumento) popierinius nuorašus, išrašus vadovaudamasis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“ (su pakeitimais ir papildymais). Priimto sprendimo nuorašą (išrašą) mero patarėjas pateikia vykdytojams ar perduoda Priimamajame dirbančiam specialistui jį išsiųsti vykdytojams paštu ne vėliau kaip per darbo savaitę po posėdžio.
60. Mero patarėjas, suformavęs papildomą Savivaldybės tarybos posėdžio dokumentų bylos kopiją, pateikia Priimamajame dirbančiam specialistui išsiųsti ją Vyriausybės atstovų įstaigai (jeigu rengiami elektroniniai teisės aktai, suformuojama ir siunčiama elektroninė byla).
61. Esant reikalui, mero patarėjas Savivaldybės tarybos rašytinius sprendimų originalus bei visus jų rengimo dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka atitinkamai suformuotus į bylas, saugo 1 metus, po to perduoda Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris rengia šiuos dokumentus toliau saugoti Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
62. Sudaryti ir užregistruoti elektroniniai priimti sprendimai sisteminami į elektronines bylas pagal Dokumentacijos planą ir saugomi EDVS @vilys bei teisės aktų nustatyta tvarka parengiami perduoti Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris perduoda Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui.
PENKTASIS SKIRSNIS
MERO POTVARKIŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASIRAŠYMAS,
PASIRAŠYTŲ TVARKYMAS
64. Mero potvarkių projektai (toliau – potvarkio projektas) rengiami laikantis galiojančių Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, dokumentų rengimo tvarkų, rekomendacijų, taisyklių bei taisyklinga lietuvių kalba, atsižvelgiant į šio Aprašo II skyriaus pirmajame ir antrajame skirsniuose nustatytus reikalavimus, direktoriaus priimtus teisės aktus.
65. Potvarkių projektų rengėjai: meras, mero pavaduotojas, mero patarėjai, direktorius, direktoriaus pavaduotojas, administracijos valstybės tarnautojai ir darbuotojai.
66. Potvarkių projektus dėl atostogų, komandiruočių, papildomų poilsio dienų ir sutrumpinto darbo laiko, priėmimo į pareigas, perkėlimo, pavadavimo, atleidimo iš pareigų, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti ir tėvystės atostogų rengia Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai.
67. Potvarkio projektai rengiami elektroniniai ir turi būti įkeliami į EDVS @vilys kartu su skenuota projektų rengimo medžiaga arba jei medžiaga – elektroniniai dokumentai, susieta su projektu.
68. Rengiant elektroninį potvarkio projektą, jo turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse bei Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytus reikalavimus (privalo atitikti teisės akto projekto formą ir struktūrą: potvarkio projekto centre dėstomas Savivaldybės herbas, žemiau – teisės aktą priimančio subjekto pavadinimas, teisės akto rūšies pavadinimas, teisės akto pavadinimas (antraštė), teisės akto priėmimo data, numeris, vieta, teisės akto tekstas, teisės aktą pasirašančio subjekto pareigos, vardas, pavardė), jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
69. Esant EDVS @vilys darbo sutrikimams, gali būti rengiamas rašytinis potvarkio projektas. Jo turinys taip pat įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse bei Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytus reikalavimus (privalo atitikti teisės akto projekto formą ir struktūrą: potvarkio projekte virš pavadinimo, dešinėje lapo pusėje mažosiomis paryškintomis raidėmis rašomas žodis „Projektas“; Savivaldybės herbas nededamas; pasirašančių subjektų vardas (vardai) ir pavardės nerašomos (nurodomos tik pareigos). Kartu rengiamas ir potvarkio originalas su Savivaldybės herbu bei nurodytais pasirašančio asmens pareigomis, vardu ir pavarde.
70. Rašytiniams dokumentams prilygintų potvarkių projektų turinys turi būti parengtas taip, kad pasirašius potvarkio projektą bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo turinio nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.
71. Prie teikiamų potvarkių projektų pridedama:
71.1. potvarkio projekto rengimo dokumentai, t. y. projekte minimi teisės aktai, administracijos dokumentai, išrašų patvirtintos kopijos, prašymai, pažymos ir kita;
71.2. prireikus gali būti pridedamas skenuotas aiškinamasis raštas, paaiškinantis parengto teisės akto projekto tikslą ir uždavinius, šiuo metu galiojančias ir naujas teisinio reguliavimo nuostatas, teigiamas ir galimas neigiamas priimto teisės akto pasekmes, kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti, suderinamumą su Lietuvos Respublikos įstatymais, nurodantis priimtam teisės aktui įgyvendinti reikalingus papildomus (priimti, pakeisti) teisės aktus, biudžeto lėšų poreikį teisės aktui įgyvendinti, teisės akto projekto rengimo metu gautus specialistų vertinimus ir išvadas. Jei potvarkiu sprendžiami klausimai yra aiškūs, aiškinamasis raštas nepridedamas. Potvarkio projekto rengimo dokumentai – Savivaldybės dokumentai arba jų išrašų kopijos, reikiami skaičiavimai, išlaidų sąmatos ir kiti dokumentai (originalai arba patvirtintos jų kopijos).
72. Prie potvarkio projekto pridedami dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įforminti ir neatitinkantys šios tvarkos reikalavimų dokumentai grąžinami rengėjams.
73. Norminio pobūdžio potvarkio projekto tekste rengėjas privalo įrašyti nuostatą apie sprendimo paskelbimą Teisės aktų registre.
74. Potvarkių projektai kartu su jų rengimo dokumentais EDVS @vilys pagalba teikiami derinti eilės tvarka, nustatyta Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso apraše.
76. Potvarkių projektai su priedais gali būti suderinti per 3 darbo dienas (derinimo trukmė priklauso nuo derinančiojo administracijos valstybės tarnautojo esamo darbo krūvio, potvarkio projekto parengimo kokybės, apimties, skubumo, jeigu projektas daugiau negu 5 lapai ar nustatantis naują teisinį reguliavimą, ar iš esmės jį keičiantis).
79. Esant reikalui, rengėjas, rengdamas potvarkio projektą EDVS @vilys priemonėmis, pastabų lauke nurodo kam siųsti pasirašytą potvarkį, jo priedus (ar potvarkio nuorašą, išrašą, jei gavėjas neturi galimybės priimti ir skaityti elektroninius dokumentus ir pageidauja gauti elektroninio dokumento nuorašus) bei pasirenka supažindinti po registracijos asmenų vardus ir pavardes, turinčių galimybę skaityti elektroninius dokumentus, kam potvarkio turinys aktualus.
80. Potvarkių projektų rengėjas yra asmeniškai atsakingas už:
80.1. parengtų ir teikiamų teisės aktų projektų turinį, kokybę, įforminimą, derinimo proceso organizavimą, atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą, klaidų ištaisymą po neigiamo derinimo, keičiamų teisės aktų susiejimą, gavėjų pasirinkimą, teikimą pasirašyti EDVS;
80.2. potvarkio projekto derinimo EDVS nustatytų terminų laikymosi kontrolę (prireikus privalo imtis priemonių, kad dokumento projektas būtų suderintas laiku – informuoti padalinio vadovą arba administracijos direktorių);
80.3. administracinės naštos asmenims ir ūkio subjektams vertinimą (tik norminio pobūdžio projektams) Vyriausybės nustatyta tvarka bei reikiamos ataskaitos pateikimą kartu su įsakymo projektu (Ataskaitos forma nustatyta Aprašo 17 punkte aptartuose teisės aktuose);
80.4. antikorupcinį vertinimą, jei įsakymu numatoma reguliuoti visuomeninius santykius, aptartus Aprašo 22 punkte;
81. Teikiamo potvarkio projektą EDVS @vilys pagalba meras pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu (jam nesant pasirašo mero pavaduotojas).
82. Jeigu dėl pateikto potvarkio projekto meras turi pastabų, papildymų ar pakeitimų, EDVS @vilys pagalba jas pateikia rengėjui. Rengėjas pakartotinai taiso potvarkio projektą ir derina (rengėjas atsako už netikslumus ir klaidas).
83. Dokumentų valdymo skyriaus referentas mero pasirašytus potvarkius registruoja EDVS @vilys pagal patvirtintą Dokumentų registrų sąrašą paprastai tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ir siunčia elektroninėmis priemonėmis rengėjo potvarkio projekte nurodytiems vykdytojams, rengėjams. Potvarkiai, gauti registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, registruojami kitą darbo dieną iki 9 val. Potvarkiai registruojami kalendoriniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
84. Atsižvelgdamas į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų suinteresuotų asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus Dokumentų valdymo skyriaus referentas gali parengti ir atspausdinti potvarkio (elektroninio dokumento) popierinius nuorašus, išrašus vadovaudamasis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“ (su pakeitimais ir papildymais). Potvarkio nuorašą (išrašą) Dokumentų valdymo skyriaus referentas pateikia vykdytojams ar perduoda Priimamajame dirbančiam specialistui jį išsiųsti.
85. Dokumentų valdymo skyriaus referentas ne rečiau kaip kartą per mėnesį, suformavęs į bylą mero išleistų potvarkių veiklos klausimais elektroninius dokumentus (arba elektroninio dokumento nuorašus arba nuorašus, jei rengiami ne elektroniniai dokumentai) išsiunčia Vyriausybės atstovų įstaigai elektroniniu paštu arba išsiųsti popierinius nuorašus pateikia Priimamajame dirbančiam specialistui.
86. Esant reikalui, Dokumentų valdymo skyriaus referentas mero potvarkių rašytinius originalus (jei buvo) bei visus jų rengimo dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka atitinkamai suformuotus į bylas saugo 1 metus, po to perduoda Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris rengia šiuos dokumentus toliau saugoti Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
ŠEŠTASIS SKIRSNIS
DIREKTORIAUS ĮSAKYMŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS,
PASIRAŠYMAS, PASIRAŠYTŲ TVARKYMAS
88. Direktoriaus įsakymų projektai (toliau – įsakymo projektas) rengiami elektroniniai, laikantis galiojančių Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, dokumentų rengimo tvarkų, rekomendacijų, taisyklių bei taisyklinga lietuvių kalba, vadovaujantis šio Aprašo II skyriaus antrajame ir trečiajame skirsniuose nustatytais reikalavimais.
89. Įsakymų projektų (toliau – įsakymo projektas) rengėjai: direktorius, direktoriaus pavaduotojas, struktūrinių padalinių vadovai, valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis.
90. Įsakymų projektus dėl priėmimo į pareigas, perkėlimo, pavadavimo, atleidimo iš pareigų, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti, tėvystės atostogų, komandiruočių, papildomų poilsio dienų, sutrumpinto darbo laiko rengia Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai.
91. Rengiant elektroninį įsakymo projektą, jo turinys įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse bei Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytus reikalavimus (privalo atitikti teisės akto projekto formą ir struktūrą: įsakymo projekto centre dėstomas Savivaldybės herbas, žemiau – teisės aktą priimančio subjekto pavadinimas, teisės akto rūšies pavadinimas, teisės akto pavadinimas (antraštė), teisės akto priėmimo data, numeris, vieta, teisės akto tekstas, teisės aktą pasirašančio subjekto pareigos, vardas, pavardė), jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
92. Esant EDVS @vilys darbo sutrikimams, gali būti rengiamas rašytinis įsakymo projektas. Jo turinys taip pat įforminamas pagal Dokumentų rengimo taisyklėse bei Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose nustatytus reikalavimus (privalo atitikti teisės akto projekto formą ir struktūrą: potvarkio projekte virš pavadinimo, dešinėje lapo pusėje mažosiomis paryškintomis raidėmis rašomas žodis „Projektas“; Savivaldybės herbas nededamas; pasirašančių subjektų vardas (vardai) ir pavardės nerašomos (nurodomos tik pareigos). Kartu rengiamas ir įsakymo originalas su Savivaldybės herbu bei nurodytais pasirašančio asmens pareigomis, vardu ir pavarde.
93. Rašytiniams dokumentams prilygintų įsakymų projektų turinys turi būti parengtas taip, kad pasirašius įsakymo projektą bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo turinio nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.
94. Įsakymų projektai kartu su jų rengimo dokumentais EDVS @vilys pagalba teikiami derinti eilės tvarka, nustatyta Dokumentų projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo proceso apraše.
96. Įsakymų projektai derinami ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pateikimo. Įsakymų projektai su priedais gali būti suderinti per 3 darbo dienas (derinimo trukmė priklauso nuo derinančiojo administracijos valstybės tarnautojo esamo darbo krūvio, projekto parengimo kokybės, apimties, skubumo, jeigu projektas daugiau negu 5 lapai ar nustatantis naują teisinį reguliavimą, ar iš esmės jį keičiantis). Derinant įvertinami ne tik įsakymų, bet ir jų priedų projektai.
98. Įsakymų projektų rengėjas yra asmeniškai atsakingas už:
98.1. parengtų ir teikiamų teisės aktų projektų turinį, kokybę, įforminimą, derinimo proceso organizavimą, atitinkamų siūlymų pagrįstumą, duomenų bei kitų dokumentų teisingumą ir teisėtumą, klaidų ištaisymą po neigiamo derinimo, keičiamų teisės aktų susiejimą, gavėjų pasirinkimą, teikimą pasirašyti EDVS;
98.2. įsakymo projekto derinimo EDVS nustatytų terminų laikymosi kontrolę (prireikus privalo imtis priemonių, kad dokumento projektas būtų suderintas laiku – informuoti padalinio vadovą arba administracijos direktorių);
98.3. administracinės naštos asmenims ir ūkio subjektams vertinimą (tik norminio pobūdžio projektams) Vyriausybės nustatyta tvarka bei reikiamos ataskaitos pateikimą kartu su įsakymo projektu (Ataskaitos forma nustatyta Aprašo 17 punkte aptartuose teisės aktuose);
98.4. antikorupcinį vertinimą, jei įsakymu numatoma reguliuoti visuomeninius santykius, aptartus Aprašo 22 punkte;
99. Prie įsakymo projekto pridedami dokumentai turi būti tvarkingi, kopijos aiškios. Netinkamai įforminti ir neatitinkantys šios tvarkos reikalavimų dokumentai grąžinami rengėjams.
100. Įsakymų projektai derinami ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pateikimo. Sudėtingesni įsakymų projektai, kuriais tvirtinamos taisyklės, nuostatai, įstatai, tvarkos ir kt., gali būti suderinti per 3 darbo dienas. Derinant įvertinami ne tik įsakymų, bet ir jų priedų projektai.
101. Teikiamo įsakymo projektą EDVS @vilys pagalba pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu direktorius, jam nesant – direktoriaus pavaduotojas.
102. Jeigu dėl pateikto įsakymo projekto direktorius (direktoriaus pavaduotojas) turi pastabų, papildymų ar pakeitimų, EDVS @vilys priemonėmis jas pateikia rengėjui. Rengėjas pakartotinai taiso įsakymo projektą ir derina (rengėjas atsako už netikslumus ir klaidas).
103. Įsakymo projekto rengėjas, rengdamas įsakymo projektą EDVS @vilys priemonėmis, pasirenka asmenis, kam turėtų būti pateiktas teisės aktas po registracijos susipažinti, jei asmenys turi galimybę skaityti elektroninius dokumentus, arba nurodo kam ir kiek siųsti pasirašytų įsakymų, jų priedų, planų nuorašų, išrašų.
104. Prie teikiamų pasirašyti įsakymų projektų pridedama:
104.1. įsakymo projekto rengimo dokumentai, t. y., įsakymo projekte minimi teisės aktai, administracijos dokumentai, išrašų patvirtintos kopijos, prašymai, pažymos ir kita;
104.2. prireikus – aiškinamasis raštas, kuriame rengėjas nurodo parengto teisės akto projekto tikslą ir uždavinius, šiuo metu galiojančias ir naujas teisinio reguliavimo nuostatas, teigiamas ir galimas neigiamas priimto teisės akto pasekmes, kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti, suderinamumą su Lietuvos Respublikos įstatymais, priimtam teisės aktui įgyvendinti reikalingus papildomus (priimti, pakeisti) teisės aktus, biudžeto lėšų poreikį teisės aktui įgyvendinti, teisės akto projekto rengimo metu gautus specialistų vertinimus ir išvadas, teisės akto projekto autorius (rengėjus), teisės akto projekto iniciatorius: instituciją, asmenis ar piliečių įgaliotus atstovus bei priimto teisės akto naudą;
104.3. norminiams įsakymams – Administracinės naštos ūkio subjektams arba piliečiams ir kitiems asmenims apskaičiavimo ataskaitos, parengtos vadovaujantis Vyriausybės patvirtintomis metodikomis bei pasirašytos rengėjo;
105. Dokumentų valdymo skyriaus referentas pasirašytus įsakymus ne vėliau kaip kitą darbo dieną registruoja EDVS @vilys pagal patvirtintą Dokumentų registrų sąrašą bei Dokumentacijos planą ir siunčia elektroninėmis priemonėmis rengėjo įsakymo projekte nurodytiems vykdytojams, rengėjams.
106. Atsižvelgdamas į įstaigų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų suinteresuotų asmenų prievoles ir teisėtus interesus, prireikus Dokumentų valdymo skyriaus referentas gali parengti ir atspausdinti įsakymo (elektroninio dokumento) popierinius nuorašus, išrašus vadovaudamasis Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“ (su pakeitimais ir papildymais). Įsakymo nuorašą (išrašą) Dokumentų valdymo skyriaus referentas pateikia vykdytojams ar perduoda Priimamajame dirbančiam specialistui jį išsiųsti paštu ar išskirstyti į korespondencijos spintas.
107. Dokumentų valdymo skyriaus referentas ne rečiau kaip kartą per mėnesį, suformavęs į bylą direktoriaus išleistų įsakymų veiklos klausimais elektroninius dokumentus (arba kopijas, jei rengiami ne elektroniniai dokumentai) išsiunčia Vyriausybės atstovų įstaigai arba kopijas pateikia Priimamajame dirbančiam specialistui išsiųsti jas.
108. Esant reikalui, Dokumentų valdymo skyriaus referentas įsakymų rašytinius originalus (jei buvo) bei visus jų rengimo dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka atitinkamai suformuotus į bylas saugo 1 metus, po to perduoda Dokumentų valdymo skyriaus archyvarui, kuris rengia šiuos dokumentus toliau saugoti Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
SEPTINTASIS SKIRSNIS
TEISĖS AKTŲ VIEŠINIMAS IR JO PROCEDŪROS
110. Siekiant sužinoti visuomenės nuomonę apie atitinkamą problemą ir jos sprendimo būdus, geriau įvertinti numatomo teisinio reguliavimo teigiamas ir neigiamas pasekmes, jo įgyvendinimo sąnaudas, užtikrinti reguliavimo skaidrumą ir sudaryti visuomenei galimybę daryti įtaką tam tikro sprendimo turiniui, konsultuojamasi su visuomene skelbiant Savivaldybės tarybos sprendimų projektus Savivaldybės interneto svetainėje. Taip pat skelbiami ir jau priimti Savivaldybės teisės aktai.
111. Teisėkūros atvirumui, skaidrumui, koncentruotumui užtikrinti naudojama Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos teisės aktų informacinė sistema (toliau – TAIS). Į TAIS teikiama, tvarkoma ir skelbiama:
111.2. Savivaldybės tarybos projektų lydimieji dokumentai (projekto lyginamasis variantas, aiškinamasis raštas, numatomo teisinio reguliavimo poveikio vertinimo išvada, jeigu šio vertinimo rezultatai nėra nurodyti aiškinamajame rašte, atlikto projektui parengti reikalingo tyrimo ir kitų tyrimų, kuriais remtasi rengiant projektą, išvados, antikorupcinio vertinimo pažyma, administracinės naštos vertinimo ataskaitos, kiti teisės aktuose nustatyti kartu su projektu privalomi parengti ir pateikti teisės aktą priimančiai Savivaldybės tarybai dokumentai);
111.3. informacija apie konsultavimąsi su visuomene, įskaitant konsultavimosi laiką, būdą, rezultatus;
111.4. informacija, susijusi su galiojančio teisinio reguliavimo poveikio ex post vertinimu, ir šio vertinimo ataskaita;
111.6. kiti su teisės aktų projektais susiję įstaigų ar kitų subjektų dokumentai, kuriais teisės aktų projektai teikiami išvadoms gauti, kuriais teikiamos išvados dėl teisės aktų projektų, kuriuose įvertinamos pastabos ir pasiūlymai dėl teisės aktų projektų arba kuriais įforminami pasitarimų, skirtų nesutarimams dėl teisės akto projekto ir dėl pareikštų pastabų ir pasiūlymų spręsti, rezultatai, taip pat su teisėkūra susiję įstaigų ar kitų subjektų dokumentai ir informacija, kurių skelbimą TAIS nustato teisės aktai.
112. Į TAIS Savivaldybės tarybos sprendimų projektus bei kitus 111 punkte nurodytus dokumentus teikia mero patarėjas, kuriam suteikiamas registruoto naudotojo statusas bei jungimosi prie TAIS vardas ir slaptažodis. Mero patarėjas atsakingas už sprendimų projektų pastebėtų klaidų ištaisymo organizavimą; kiekvieno naujo teisės akto projekto varianto paskelbimą TAIS ir susiejimą su kitais teisės akto projekto variantais;
113. Pastebėję, kad sprendimo projektas nepaskelbtas, teisės akto rengėjai skubiai informuoja mero patarėją, kad pastarasis jį teiktų į TAIS.
114. Mero patarėjas, teikdamas Savivaldybės tarybos sprendimų projektus į TAIS, vadovaujasi Teisės aktų informacinės sistemos naudojimo teisėkūrai tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. 1R-312 „Dėl Teisės aktų informacinės sistemos naudojimo teisėkūrai tvarkos aprašo patvirtinimo“.
115. Į TAR teisės aktų nustatyta tvarka teikiami norminiai teisės aktai:
116. Teisės aktų rengėjai privalo rengiamo norminio pobūdžio teisės akto projekto tekste įrašyti nuostatą apie teisės akto paskelbimą TAR.
117. Pasirašyti Savivaldybės norminiai teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) ne vėliau kaip kitą darbo dieną po pasirašymo įregistruojami ir paskelbiami TAR.
118. Savivaldybės išleisti norminiai teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) įsigalioja kitą dieną po oficialaus paskelbimo TAR, jeigu pačiame teisės akte nenumatyta vėlesnė įsigaliojimo data. Teisės aktų ir jais patvirtintų teritorijų planavimo dokumentų skelbimo ir įsigaliojimo tvarka nustatyta Lietuvos Respublikos teritorijų planavimo įstatyme.
119. Savivaldybės priimti individualūs teisės aktai (sprendimai, potvarkiai, įsakymai) įsigalioja jų pasirašymo dieną, jeigu pačiuose teisės aktuose nenustatyta vėlesnė jų įsigaliojimo data.
120. Savivaldybės teisės aktai (išskyrus 122 punkte aptartus teisės aktus) skelbiami ir Savivaldybės interneto svetainėje.
121. Savivaldybės interneto svetainėje viešai skelbiami Savivaldybės priimti teisės aktai, kuriuose yra Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 4 straipsnio 15 punkte nustatytos informacijos:
121.1. informacija apie Savivaldybės kontroliuojamas įmones, jų vadovus, valdybų narius, šių įmonių veiklos rezultatų ir finansinės ataskaitos bei kita aktuali informacija;
121.2. informacija apie Savivaldybės gaunamą paramą (paramos teikėją (teikėjus), paramos sumas, paramos tikslą, paramos laikotarpį ir pan.);
121.3. informacija apie Savivaldybės skiriamas pinigines lėšas nevyriausybinių organizacijų ir viešųjų įstaigų projektams finansuoti bei projektų finansavimo ir atrankos kriterijus, kvietimus organizacijoms teikti paraiškas paramai gauti ir kita informacija, susijusi su savivaldybės veikla;
122. Neskelbiami Savivaldybės teisės aktai, kuriuose yra:
123. Padalinio vadovas (jo nesant – skyriaus valstybės tarnautojas), EDVS @vilys priemonėmis derindamas teisės aktus, privalo įrašyti atitinkamas pastabas EDVS @vilys kortelėje pastabų lauke neskelbtiniems Savivaldybės interneto svetainėje teisės aktams – „Neskelbti Savivaldybės interneto svetainėje“.
124. Dokumentų valdymo skyrius užtikrina Savivaldybės teisės aktų (Savivaldybės tarybos sprendimų projektų bei priimtų sprendimų ir direktoriaus įsakymų) skelbimą Savivaldybės interneto svetainėje.
125. Mero patarėjas Savivaldybės tarybos sprendimų projektus bei priimtus sprendimus skelbia Savivaldybės interneto svetainėje, taip pat priimtus Savivaldybės tarybos sprendimus (norminius teisės aktus) teikia į TAR.
126. Dokumentų valdymo skyriaus referentas direktoriaus priimtus skelbtinus įsakymus teikia skelbti Savivaldybės interneto svetainėje (pažymi EDVS @vilys), o norminius – teikia į TAR.
127. Teisės aktų rengėjai yra atsakingi už skelbtinų ir neskelbtinų bei teiktinų TAR teisės aktų atranką Savivaldybės administracijos Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus valstybės tarnautojų, derinančių teisės aktus, atostogų, ligos, komandiruočių metu ar kitais nenumatytais atvejais.
128. Už teisės akto paskelbimo TAR kontrolę atsakingi atitinkamų struktūrinių padalinių, rengusių norminį teisės akto projektą, vadovai. Pastebėję, kad padalinio specialistų rengtas teisės aktas nepaskelbtas TAR, skubiai informuoja apie tai mero patarėją (dėl nepaskelbtų Savivaldybės tarybos sprendimų) arba referentą (dėl nepaskelbtų direktoriaus įsakymų).
III SKYRIUS
TEISĖS AKTŲ (VIDAUS UŽDUOČIŲ) VYKDYMO KONTROLĖ
129. Direktorius per direktoriaus pavaduotoją, struktūrinių padalinių, Savivaldybės įstaigų vadovus užtikrina, kad valstybės ir kitų institucijų bei įstaigų pavedimai būtų deramai ir laiku įvykdyti.
130. Pagal kontrolės tipą užduotys skirstomos į nekontroliuojamas, paprastos kontrolės ir ypatingos kontrolės užduotis:
130.1. nekontroliuojamos užduotys – tai užduotys susipažinti su dokumentais. Vykdytojui pažymėjus, kad užduotis įvykdyta, kuratoriui nereikia patvirtinti jos įvykdymo;
130.2. paprastos kontrolės užduotys – tai užduotys, kai vykdytojas įpareigojamas per nustatytą terminą atlikti vadovo pavedimą. Užregistravus užduoties rezultatą, pažymima, kad užduotis įvykdyta. Kuratoriui reikia patvirtinti užduoties įvykdymą, kai patvirtinama pagrindinė užduotis ar užregistruojamas iš užduoties sukurtas atsakymas į pradinį registruotą dokumentą, sistemoje automatiškai pažymima, kad užduotis įvykdyta;
130.3. ypatingos kontrolės užduotys – tai užduotys, kurias nustatęs vadovas pageidauja susipažinti su parengtu atsakymu, asmeniškai kontroliuoti ir gauti informaciją, kaip vykdoma ši užduotis. Kiekviena užduotis turi būti pažymėta, kad įvykdyta, ir atskirai patvirtinama, kad įvykdyta. Ypatingos kontrolės užduotis gali formuoti Savivaldybės vadovai ir Savivaldybės administracijos vadovai.
131. Teisės aktų vykdymo kontrolė atliekama ir vykdymo apskaita tvarkoma vadovaujantis Teisės aktų vykdymo kontrolės Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys Zarasų rajono savivaldybės administracijoje proceso aprašu, patvirtintu Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. birželio 4 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-356 „Dėl Teisės aktų vykdymo kontrolės Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys Zarasų rajono savivaldybės administracijoje proceso aprašo patvirtinimo“ (toliau – Teisės aktų vykdymo kontrolės proceso aprašas) nustatyta tvarka naudojantis EDVS @vilys“.
132. Teisės akto vykdymo kontrolės ir vykdymo apskaitos procedūra pradedama, kai už teisės aktų registravimą atsakingas mero patarėjas, Dokumentų valdymo skyriaus referentas, Teisės ir civilinės metrikacijos skyriaus atsakingas darbuotojas (toliau – už teisės aktų apskaitą atsakingas darbuotojas), registruodamas teisės aktą, kurio nustatytų užduočių vykdymas yra kontroliuotinas (toliau – kontroliuotinas teisės aktas), patikrina ar teisės aktas kontroliuotinas ir EDVS @vilys priemonėmis formuoja rezoliucijos projektą pagal Teisės aktų vykdymo kontrolės proceso aprašą:
133. Į kontroliuotinų teisės aktų vykdymo kontrolės apskaitą neįtraukiami teisės aktai:
133.1. jeigu jais suteikiami įgaliojimai atlikti tam tikrus veiksmus arba vykdyti kokią nors veiklą;
133.2. jeigu įpareigojama išmokėti išmokas, pašalpas, apmokėti išlaidas, pervesti lėšas į bankų sąskaitas, atlikti kitus mokėjimus;
133.4. jeigu administracijos padalinių vadovai įpareigojami pasirašytinai supažindinti padalinio darbuotojus su priimtu teisės aktu;
134. Už kiekvieno struktūriniam padaliniui duoto pavedimo (užduoties) įgyvendinimą laiku atsakingi jų vadovai ar jų atsakingais paskirti valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Jie privalo įgyvendinti teisės aktų nuostatas ir kontroliuoti, kaip teisės aktų reikalavimai vykdomi struktūriniame padalinyje bei, prireikus, teikti pasiūlymus dėl atitinkamų teisės aktų pakeitimo ar papildymo, naujų pavedimų skyrimo arba darbų koordinavimo.
Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų
rengimo, skelbimo, vykdymo kontrolės
aprašo
1 priedas
(aiškinamojo rašto formos pavyzdys)
|
|
||||
| ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ VALDYMO skyrius |
||||
|
Biudžetinė įstaiga, Sėlių a. 22, 32110 Zarasai. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188753461. Skyriaus duomenys: tel. (8 385) 00 000, faks. (8 385) 00 000, el. p. dvs@zarasai.lt |
||||
|
Zarasų rajono savivaldybės tarybai |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| AIŠKINAMASIS RAŠTAS |
||||
|
|
||||
| DĖL RAJONO SAVIVALDYBĖS SPRENDIMO „DĖL ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS ........” PROJEKTO |
||||
|
|
||||
| 2000-00- Nr. |
||||
Aiškinamasis raštas, kuriame turi būti privalomai nurodoma:
3. Kokie šios srities teisės aktai tebegalioja ir kokius teisės aktus būtina pakeisti ar panaikinti, priėmus teikiamą Savivaldybės tarybos sprendimą.
5. Sprendimo projekto autoriai (rengėjai), iniciatoriai: institucija, asmenys ar piliečių įgalioti atstovai bei priimto teisės akto nauda Savivaldybei.
7. Sprendimo projekto antikorupcinis vertinimas (informacija apie poreikį vertinti antikorupciniu atžvilgiu arba atliktą tokį vertinimą. Prie paaiškinamojo rašto pridedamų dokumentų sąraše privalo būti nuoroda apie pridedamą Antikorupcinio vertinimo pažymą, jei yra poreikis rengiamą sprendimo projektą vertinti).
8. Sprendimo projekto vertinimas administracinės naštos asmenims ir ūkio subjektams vertinimas tik norminio pobūdžio projektams (informacija apie poreikį vertinti administracinės naštos asmenims ir ūkio subjektams atžvilgiu arba atliktą tokį vertinimą. Prie paaiškinamojo rašto pridedamų dokumentų sąraše privalo būti nuoroda apie pridedamą Administracinės naštos vertinimo ataskaita, jei yra poreikis rengiamą sprendimo projektą vertinti).
8. Galimos teigiamos ir neigiamos pasekmės priėmus siūlomą Savivaldybės tarybos sprendimą ir kokių priemonių būtina imtis, siekiant to išvengti.
PRIDEDAMA: būtina išvardyti visus prie sprendimo projekto pridedamus dokumentus (nurodant jų pavadinimą, datą, lapų ir egzempliorių, jeigu yra daugiau negu vienas, skaičių).
Aiškinamasis raštas turi būti pasirašytas atitinkamo struktūrinio padalinio vadovo ar valstybės tarnautojo, rengusio sprendimo projektą, kvalifikuotu arba nekvalifikuotu elektroniniu parašu).
Padalinio vadovas (vardas, pavardė)
Rengėjo nuoroda: (vardas, pavardė, tel., el. paštas ir pan.)
Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų
rengimo, skelbimo, vykdymo kontrolės aprašo
2 priedas
Zarasų rajono savivaldybės tarybos sprendimo projekto
DĖL…………………………………………………. …………”
derinimo (vizų) lapas
20 m.……………..d.
| Eil Nr. |
Derinimo turinys |
Derintojo (vizuojančio) pastabos, pasiūlymai, išvados, vardas, pavardė, parašas ir data |
| 1. |
Dėl sprendimo projekto tikslo, teigiamų ir neigiamų pasekmių, poreikio vertinti administracinės naštos atžvilgiu norminio pobūdžio projektus Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatyta tvarka bei poreikio vertinti antikorupciniu atžvilgiu
|
|
| 2. |
Dėl sprendimo projekte išdėstytų duomenų atitikimo buhalterinės apskaitos duomenims |
|
| 3. |
Dėl atitikimo turto valdymo, naudojimo ir disponavimo juo principams
|
|
| 4. |
Dėl neprieštaravimo įstatymams bei atitikimo teisės technikos taisyklėms (netikrinamas ir nevertinamas sprendimo projekto faktinis pagrindimas, tikslingumas, naudingumas, ar tinkamai įvykdytos reikalingos procesinės teisės normos) bei poreikio skelbti Teisės aktų registre
|
|
| 5. |
Dėl atitikimo lietuvių kalbos reikalavimams
|
|
| 6. |
Dėl lėšų poreikio
|
|
| 7. |
Dėl teikimo registruoti Savivaldybės tarybos sprendimų projektų registre ir (ar) įtraukti į Savivaldybės tarybos posėdžio darbotvarkę |
|
_______________________________
Zarasų rajono savivaldybės teisės aktų
rengimo, skelbimo, vykdymo kontrolės aprašo
3 priedas
INFORMACIJA DĖL VYRIAUSYBĖS ATSTOVŲ ĮSTAIGOS PASTEBĖJIMŲ, SIŪLYMŲ DĖL PATEIKTŲ SAVIVALDYBĖS TARYBOS SPRENDIMŲ PROJEKTŲ
| Sprendimo projekto pavadinimas, data ir numeris, kuriam pateiktas pastebėjimas |
Pastebėjimo turinys |
Pastabos, atlikti veiksmai dėl pateikto pastebėjimo |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PATVIRTINTA
Zarasų rajono savivaldybės administracijos
direktoriaus 2020 m. rugpjūčio 7 d.
įsakymu Nr. I(6.6 E)-484
ZARASŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS SUTARČIŲ VALDYMO APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Zarasų rajono savivaldybės sutarčių valdymo aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja visų kategorijų sutarčių, susitarimų (toliau – sutartys), sudaromų Zarasų rajono savivaldybėje (toliau – Savivaldybė), kurių viena iš šalių yra Savivaldybė arba Savivaldybės administracija (toliau – administracija), reikalingų Savivaldybės funkcijoms vykdyti, rengimo, derinimo, pasirašymo, registravimo, vykdymo kontrolės, atsakomybės už sutarčių vykdymą, saugojimo tvarką (išskyrus darbo sutartis).
2. Apraše vartojamos sąvokos:
Atsakingas asmuo – Savivaldybės mero politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojas, administracijos struktūrinio padalinio, administracijos filialo – seniūnijos (administracijos struktūrinio teritorinio padalinio) valstybės tarnautojas, darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, į struktūrinius padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai, atsakingi už sutarties vykdymą, kontrolę.
Sutarties projektas – sutartis, nepasirašyta visų sutarties šalių ir nepatvirtinta jų antspaudais (jei jos privalo turėti antspaudus).
Sutarties priedas – prie sutarties pridedamas dokumentas, kuris yra neatskiriama sutarties dalis ir ant kurio užrašoma sutarties data ir numeris.
Sutarties projekto rengėjas – administracijos padalinio, į struktūrinį padalinį neįeinantys darbuotojai, kurie parengia ir (ar) pateikia (kitos sutarties šalies parengtą) sutarties projektą pasirašyti Savivaldybei atstovaujančiam asmeniui, sutarties projektui parengti sudarytos komisijos pirmininkas ar darbo grupės vadovas arba pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą pasamdytas paslaugos teikėjas.
Elektroninė dokumentų valdymo sistema @vilys (toliau – EDVS @vilys) – Savivaldybės informacinė dokumentų valdymo sistema – dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti ir naikinti.
3. Sutartims sudaryti taikomos Lietuvos Respublikos civilinio kodekso normos, reglamentuojančios dvišalius ir daugiašalius sandorius, ir normos, reglamentuojančios bendruosius prievolių teisės klausimus, jeigu sutartinių santykių normos nenustato išimčių iš bendrųjų taisyklių, taip pat Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo, Lietuvos Respublikos koncesijų įstatymo ir kitų teisės aktų normos. Atskirų kategorijų sutarčių specialieji reikalavimai gali būti nustatyti ir kituose Lietuvos Respublikos teisės aktuose, o taip pat užsienio valstybių ar tarptautinės teisės normomis, jei sutartys sudaromos su užsienio valstybių institucijomis ir sutartyje numatoma, kad sutarčiai taikomos tarptautinės teisės ar užsienio valstybės teisės normos.
4. Sutarčių projektai taip pat rengiami, derinami, sutartys pasirašomos, vykdomos, kontroliuojamas jų vykdymas vadovaujantis Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašu, patvirtintu Savivaldybės tarybos 2012 m. kovo 2 d. sprendimu T-49 „Dėl Zarasų rajono savivaldybės vardu sudaromų sutarčių pasirašymo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Savivaldybės tarybos patvirtintas Sutarčių aprašas), taip pat Sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, vykdymo ir kontrolės Zarasų rajono savivaldybėje aprašu, patvirtintu Zarasų rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2019 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. I(6.6 E)-711 „Dėl Sudaromų sutarčių projektų rengimo, jų derinimo, teikimo pasirašyti ir registravimo Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje @vilys, vykdymo ir kontrolės Zarasų rajono savivaldybėje aprašo patvirtinimo“ (toliau – administracijos direktoriaus patvirtintas Sutarčių aprašas).
II SKYRIUS
SUTARČIŲ PROJEKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS, PASIRAŠYMAS,
REGISTRAVIMAS, SAUGOJIMAS
6. Visų kategorijų sutarčių, susitarimų (toliau – sutartys), sudaromų Savivaldybėje, kurių viena iš šalių Savivaldybė arba administracija, reikalingų Savivaldybės funkcijoms vykdyti, parengimą, pasirašymą, kontrolę (išskyrus darbo sutartis), taip pat kriterijus ir atvejus, kuriems esant reikalingas išankstinis Savivaldybės tarybos pritarimas prieš pasirašant sutartis ar nustatant sutarčių reikalavimus, nustato Savivaldybės tarybos patvirtintas Sutarčių aprašas.
7. Sutarčių projektus rengia:
7.5. administracijos struktūrinio padalinio, su kurio funkcijomis ir kompetencija susijęs sutarties dalykas, valstybės tarnautojas ar darbuotojas;
7.6. valstybės tarnautojas, neįeinantis į struktūrinį padalinį, su kurio funkcijomis ir kompetencija susijęs sutarties dalykas;
8. Sutarties projektą gali pateikti ir šalis, su kuria bus pasirašoma sutartis. Tuo atveju sutarčiai yra taikomi Savivaldybės tarybos patvirtinto Sutarčių aprašo bei administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatyti reikalavimai.
9. Sutarčių projektuose be kitų sąlygų privalo būti nurodomi atsakingi asmenys:
9.1. padalinio vadovas – už sutarties įgyvendinimą, kontrolę, darbų (paslaugų) atlikimo priežiūrą ir priėmimą arba už sutarties kontrolę – padalinio vadovas, o už sutarties įgyvendinimą, darbų (paslaugų) atlikimo priežiūrą ir priėmimą – kitas padalinio valstybės tarnautojas ar darbuotojas;
10. Parengtų sutarčių projektai teikiami derinti, pasirašyti, o pasirašytos sutartys teikiamos registruoti, vykdyti EDVS @vilys pagalba vadovaujantis administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatytais reikalavimais.
11. Teikiant sutarčių projektus derinti ir pasirašyti, prie jų turi būti pridedami visi sutarties priedai (skenuoti, jei jie pasirašyti atsakingų asmenų), jei reikalinga – ir dokumentai, pagrindžiantys sutarties sudarymo būtinumą bei pagrindą. Kiekviename sutarties priede nurodomas sutarties, prie kurios pridedamas priedas, pavadinimas, sudarymo data bei numeris. Apie kiekvieną prie sutarties pridedamą priedą nurodoma pačioje sutartyje.
12. Gali būti rengiamos elektroninės sutartys, pasirašytos kvalifikuotu elektroniniu parašu, ir popierinės sutartys.
13. Gavęs sutarties projektą, derintojas įvertina dokumento projektą ir tolimesni veiksmai atliekami pagal administracijos direktoriaus patvirtintame Sutarčių apraše nurodytas procedūras.
14. Atliekant viešųjų pirkimų procedūras, sutarties projektas teikiamas derinti pagal administracijos direktoriaus patvirtintame Sutarčių apraše nurodytas procedūras, tik nepildomi atitinkami, dar nežinomi EDVS @vilys laukai.
15. Įvykus viešojo pirkimo procedūroms (nustačius laimėtoją) rengėjas įrašo į suderintą sutarties projektą reikiamus rekvizitus, duomenis ir teikia pasirašyti atsakingiems asmenims. Už tinkamą duomenų įrašymą sutarties projekte atsako rengėjas.
16. Suderintas sutarties projektas teikiamas pasirašyti EDVS @vilys pagalba asmeniui, kurio parašas turi teisinę galią bei šio asmens pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu (arba nekvalifikuotu) perduodamas registruoti administracijos Dokumentų valdymo skyriaus referentui (išskyrus Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus registruojamus dokumentus, nurodytus 19 punkte).
17. Sutarčių pasirašymo teisė suteikiama Savivaldybės tarybos patvirtintame Sutarčių apraše nurodytiems subjektams.
18. Direktorius bei direktoriaus pavaduotojas pasirašo paslaugų, rangos, darbų sutartis bei papildomus susitarimus prie šių sutarčių pagal kuruojamą sritį, o socialinių paslaugų teikimo ir apmokėjimo už jas bei mokėjimo už ilgalaikės (trumpalaikės) socialinės globos paslaugas sutartis pasirašo direktoriaus įgaliotas Socialinės paramos skyriaus vedėjas ar kitas įgaliotas valstybės tarnautojas.
19. Sutartis rengėjai pateikia užregistruoti Dokumentų valdymo skyriaus referentui, išskyrus turto nuomos, panaudos, pasaugos ir patikėjimo sutartis, papildomus susitarimus, kitus dokumentus, kuriuos registruoja ir saugo Turto valdymo ir viešųjų pirkimų skyriaus atsakingi darbuotojai bei darbo sutartis, registruojamas bei saugomas Teisės ir civilinės metrikacijos skyriuje, taip pat sutartis, registruojamas ir saugomas seniūnijose.
20. Dokumentų valdymo skyriaus referentas atlieka veiksmus, nustatytus administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatyta tvarka.
21. Sutartis registruojama EDVS pasirenkant atitinkamus dokumentų registrus ir nurodant atitinkamas bylas.
22. Sutartis registruojami vieną kartą – paprastai tą dieną, kai ji pasirašoma, o gauta registruoti likus mažiau kaip 1 valandai iki nustatytos darbo laiko pabaigos, registruojama kitą darbo dieną iki 9 val. Sutartys registruojamos kalendoriniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Už popierinio pasirašytos sutarties varianto registravimą atsakingas Dokumentų valdymo skyriaus referentas. Sutartis neregistruojama, kol nesuderinama, nepasirašoma parašu ir nepateikiamas popierinis sutarties variantas.
23. Pasirašyta ir užregistruota sutartis perduodama rengėjui (įdedama į padalinių dėžutes). Rengėjas privalo sutarties egzempliorius išsiųsti su lydraščiu kitai šaliai pasirašyti (sutartys, papildomi susitarimai, jų pakeitimai turi būti užregistruoti).
24. Rengėjas, prieš teikdamas derinti sutartis, papildomus susitarimus, jų pakeitimus privalo EDVS @vilys pagalba juos susieti.
25. Taisymai ir (ar) braukymai sutartyje neleidžiami, išimtiniais atvejais tai turi būti aptarta (pasirašyta) abiejų sutarties šalių.
26. Pasirašyti sutartį galima tik nustatyta tvarka surinkus visus derinimus. Kai dėl sutarties projekto yra pateiktos derinusių asmenų pastabos, pasirašantis subjektas pats priima sprendimą ar pasirašyti sutartį atsižvelgus į pastabas ar ne.
27. Sutartis (popierinį variantą) įgalioti asmenys (šalių atstovai) pasirašo paskutiniame lape ir jų parašai patvirtinami antspaudu, taip pat pasirašomi ir sutarties ar susitarimo priedai.
28. Abi sutartį pasirašančios šalys gauna po vieą sutarties pasirašytą originalą. Dokumentų valdymo skyriuje lieka pasirašytos sutarties originalas.
III SKYRIUS
SUTARČIŲ VYKDYMAS IR KONTROLĖ, SAUGOJIMAS
31. Už sutarties tinkamą vykdymą atsakingas sutartyje nurodytas atsakingas asmuo, o jei jis nenurodytas – sutarties rengėjas bei jo padalinio vadovas. Jei sutartyje nenurodyti minėti asmenys, šie asmenys skiriami direktoriaus įsakymu.
32. Dokumentų valdymo skyriaus referentas, gavęs iš kitos sutarties šalies pasirašytą sutartį, atidžiai patikrina ar tinkamai pasirašyta ir atlieka veiksmus, nurodytus administracijos direktoriaus patvirtintame Sutarčių apraše.
33. Rengėjai, gavę kitos šalies pasirašytas sutartis padalinyje, skubiai perduoda jas Dokumentų valdymo skyriaus referentui, kuris atlieka reikiamus veiksmus.
34. Esant reikalui sutarties rengėjas gali pasiimti sutarties kopiją, o laikinai paėmęs sutarties originalą, po jos įvykdymo grąžina Dokumentų valdymo skyriaus referentui.
35. Sutarties vykdymas, vykdymo stebėjimas bei kontrolė atliekama administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatyta tvarka.
36. Dokumentų valdymo skyriaus referentas, gavęs sutartį, kuriai pritarė Savivaldybės taryba, atlieka veiksmus, nurodytus šio Aprašo II skyriuje.
37. Sutartį pasirašęs asmuo gali įpareigoti kontroliuoti sutarties vykdymą kitą struktūrinį padalinį ar į padalinį neįeinantį valstybės tarnautoją ar darbuotoją, dirbantį pagal darbo sutartį.
38. Už sutarčių finansinės dalies vykdymą atsako atitinkamus mokėjimus vykdantis struktūrinis padalinys.
39. Subjektai, kontroliuojantys sutarčių vykdymą, privalo pranešti asmenims, pasirašiusiems sutartis, apie jų vykdymo nesklandumus ir problemas.
40. Sutarčių vykdymo kontrolė pasibaigia:
41. Savivaldybės administracijos padalinio darbuotojas, atsakingas už sutarties vykdymo kontrolę, per 10 kalendorinių dienų po sutarties įvykdymo (užbaigimo) apie sutarties užbaigimą pažymi EDVS @vilys sutarčių modulyje pagal administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatytą tvarką.
42. Tolimesni veiksmai vykdomi pagal administracijos direktoriaus patvirtinto Sutarčių aprašo nustatytas procedūras.
43. Dokumentų valdymo skyriuje sutarčių ir susitarimų originalai saugomi tol, kol EDVS @vilys nėra sutarties ar susitarimo rengėjo atžymos apie jų vykdymo baigtį, vėliau jie suformuojami į bylą ir paliekami saugoti pagal Dokumentacijos plane numatytą atitinkamą laikotarpį Dokumentų valdymo skyriaus archyve.
44. Struktūriniuose padaliniuose, kurie yra atsakingi už Savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais ir direktoriaus įsakymais patvirtintų sutarčių ir susitarimų vykdymą, gali būti saugomos šių sutarčių ir susitarimų kopijos su kartu segamais dokumentais, pagrindžiančiais sutarties vykdymo eigą. Sutarčių kopijos į Dokumentų valdymo skyriaus archyvą saugoti neperduodamos.
IV SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
45. Sutartys, sudaromos Savivaldybės vardu, tvirtinamos mero antspaudu su Savivaldybės herbu, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
46. Sutartys, sudaromos Savivaldybės administracijos vardu, tvirtinamos Savivaldybės administracijos antspaudu su Savivaldybės herbu, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
47. Sutartys, pasirašytos elektroniniu parašu, tvarkomos, apskaitomos ir saugomos vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr. V-67 „Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomendacijų patvirtinimo“.