LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO 2013 M. VASARIO 6 D. ĮSAKYMO NR. V-23 „DĖL REGISTRO DUOMENŲ, REGISTRO INFORMACIJOS, REGISTRUI PATEIKTŲ DOKUMENTŲ IR (ARBA) JŲ KOPIJŲ PERDAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVAMS AR JŲ SUNAIKINIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2023 m. gruodžio 21 d. Nr. VE-59
Vilnius
1. P a k e i č i u Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. vasario 6 d. įsakymą Nr. V-23 „Dėl Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo valstybės archyvams ar jų sunaikinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ ir jį išdėstau nauja redakcija:
„LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL REGISTRO DUOMENŲ, REGISTRO INFORMACIJOS, REGISTRUI PATEIKTŲ DOKUMENTŲ IR (ARBA) JŲ KOPIJŲ PERDAVIMO LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJAJAM ARCHYVUI AR JŲ SUNAIKINIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymo 21 straipsnio 3 dalimi ir Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 15 straipsniu,
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2013 m. vasario 6 d. įsakymu Nr. V-23
(Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2023 m. gruodžio 21 d. įsakymo
Nr. VE-59 redakcija)
REGISTRO DUOMENŲ, REGISTRO INFORMACIJOS, REGISTRUI PATEIKTŲ DOKUMENTŲ IR (ARBA) JŲ KOPIJŲ PERDAVIMO LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJAJAM ARCHYVUI AR JŲ SUNAIKINIMO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui ar jų sunaikinimo tvarkos aprašas (toliau – tvarkos aprašas) nustato likviduojamo registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui (toliau – Archyvas) toliau saugoti reikalavimus bei sunaikinimo tvarką.
Tvarkos aprašas taikomas tais atvejais, kai registro valdytojas ar valdytojo įgaliotas tvarkytojas nėra įrašytas į Valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų, kurių duomenys reikšmingi valstybės dokumentiniam paveldui, ir šiuos duomenis perduodančių valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojų ar jų įgaliotų tvarkytojų sąrašą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. gruodžio 19 d. įsakymu Nr. VE-55 „Dėl Valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų, kurių duomenys reikšmingi valstybės dokumentiniam paveldui, ir šiuos duomenis perduodančių valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojų ar jų įgaliotų tvarkytojų sąrašo patvirtinimo“.
2. Šiame tvarkos apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatyme, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), vartojamas sąvokas.
II SKYRIUS
REGISTRO DUOMENŲ, REGISTRO INFORMACIJOS, REGISTRUI PATEIKTŲ DOKUMENTŲ IR (ARBA) JŲ KOPIJŲ PERDAVIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI
3. Registro duomenis, registro informaciją, registrui pateiktus dokumentus ir (arba) jų kopijas, kuriuos nustatyta saugoti nuolat, Archyvui toliau saugoti perduoda registro valdytojas ar jo įgaliotas registro tvarkytojas.
4. Sprendimą, ar registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos saugotini nuolat, priima Archyvas.
5. Registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos vertinami pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 15 straipsnyje nustatytus reikšmingumo kriterijus.
Sprendimai dėl registro duomenų, registro informacijos ir registrui pateiktų dokumentų ir (arba) kopijų tolesnio saugojimo ar atrankos naikinti priimami atsižvelgiant ir į konkretaus registro nuostatuose nustatytą laikotarpį, kurį turi būti išsaugoti iš registro išregistruoto objekto duomenys, registro informacija ir registrui pateikti dokumentai.
6. Registro valdytojas ar jo įgaliotas registro tvarkytojas turi informuoti Archyvą, jei registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos buvo perduoti ikiteisminį tyrimą atliekančioms įstaigoms ar kitoms institucijoms. Tokiu atveju šie dokumentai, jei jie daugiau nebus naudojami, registro valdytojo ar jo įgalioto registro tvarkytojo perimami ir perduodami saugoti šiame tvarkos apraše nustatyta tvarka.
7. Registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos Archyvui turi būti perduoti iki teisės akte, kuriuo likviduojamas registras, nurodytos registro likvidavimo pabaigos.
8. Nuolat saugomi dokumentai turi būti sutvarkyti ir įtraukti į apskaitą pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, o registro duomenys ir (ar) registro informacija – pagal Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. VE-58 „Dėl Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisyklių patvirtinimo“ (toliau – ISR duomenų perdavimo taisyklės), ir šio tvarkos aprašo reikalavimus.
III SKYRIUS
REGISTRO DUOMENŲ, REGISTRO INFORMACIJOS, REGISTRUI PATEIKTŲ DOKUMENTŲ IR (ARBA) JŲ KOPIJŲ PERDAVIMAS
9. Registro valdytojas ar jo įgaliotas registro tvarkytojas teikia prašymą Archyvui priimti nuolat saugomus registro duomenis, registro informaciją, registrui pateiktus dokumentus ir (arba) jų kopijas. Prašyme nurodomas registro pavadinimas, registro duomenų, registro informacijos, dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo laikas, apimtis, būdas, už perdavimą atsakingi asmenys. Kartu su prašymu turi būti pateikiama ir informacija apie prieigos prie registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų ribojimą.
10. Registro duomenys (išskyrus nurodytuosius 11 punkte) Archyvui perduodami pagal ISR duomenų perdavimo taisyklių reikalavimus.
11. Registro skaitmeninės kilmės ir suskaitmeninti dokumentai, sisteminami dokumentų rinkiniais (bylomis), perduodami laikantis Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2021 m. gruodžio 22 d. įsakymu Nr. VE-65 „Dėl Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“, nustatytų reikalavimų.
12. Registrui pateikti popieriniai dokumentai ir (arba) jų kopijos perduodami laikantis Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-78 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklių patvirtinimo“, nustatytų reikalavimų.
IV SKYRIUS
REGISTRO DUOMENŲ, REGISTRO INFORMACIJOS, REGISTRUI PATEIKTŲ DOKUMENTŲ IR (ARBA) JŲ KOPIJŲ NAIKINIMAS
14. Jei registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos nėra perduodami nuolat saugoti į Archyvą, jie naikinami atsižvelgus į registro valdytojo, jo įgalioto registro tvarkytojo ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.
15. Registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos, kurių saugojimo laikotarpis, numatytas registro nuostatuose, yra pasibaigęs, atrenkami naikinti, įrašant juos į Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų naikinimo aktą (priedas).
16. Registro valdytojas ar jo įgaliotas registro tvarkytojas turi numatyti organizacines ir technines priemones, užtikrinančias, kad visi naikinti atrinkti registro duomenys ir (ar) registro informacija, dokumentai ir jų atsarginės kopijos naikinimo metu bus visiškai sunaikinti, nepaliekant galimybės jų atkurti.
V SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
Registro duomenų, registro informacijos,
registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų
kopijų perdavimo Lietuvos valstybės
naujajam archyvui ar jų sunaikinimo
tvarkos aprašo
priedas
(Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų naikinimo akto formos pavyzdys)
_________________________________________________
(dokumento sudarytojo pavadinimas)
TVIRTINU
____________________________
(pareigų pavadinimas)
____________________________
(parašas)
____________________________
(vardas ir pavardė)
REGISTRO DUOMENŲ, REGISTRO INFORMACIJOS, REGISTRUI PATEIKTŲ DOKUMENTŲ IR (ARBA) JŲ KOPIJŲ NAIKINIMO AKTAS
___________ Nr. _______
(data)
Vadovaujantis______________________________________________________________ (teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris)
atrinkti naikinti:
1. Registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos (jeigu naikinama pagal apskaitos dokumentus, nurodoma „pagal šiuos apskaitos dokumentus“):
| Eil. Nr. |
Bylos antraštė (apskaitos dokumento sudarytojas, apskaitos dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei jie yra)
|
Bylos indeksas (bylos numeris pagal apskaitos dokumentą) |
Chronologinės ribos (data) |
Bylų skaičius |
Saugojimo terminas |
Pastabos (nurodoma institucija, kuri saugo apskaitos dokumentą ir užtikrina jo prieinamumą, arba prie naikinimo akto pridedama apskaitos dokumento kopija ar nuorašas, nurodant jų apimtį) |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Registro objekto duomenys ir (ar) su juo susijusi informacija:
| Eil. Nr. |
Registro objekto pavadinimas (gali būti nurodoma apibendrintai daugiskaita) |
Registro objekto identifikavimo kodas (gali būti nurodoma iš eilės arba intervalais) |
Registro objekto duomenų ir (ar) su juo susijusios informacijos, esančios duomenų bazėje, bendra apimtis |
Saugojimo terminas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso atrinkta naikinti ____________________________________________________________ (skaitmenimis ir žodžiais)
bylų (-os) ir_____________________________________________________________________________
(nurodyti registro objekto duomenų ir (ar) su juo susijusios informacijos apimtį)
registro objekto duomenų ir (ar) su juo susijusios informacijos.
Už registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų sunaikinimą atsakingas ____________________________________________________________________.
(pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
___________________ _________________ __________________
(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)
(Archyvo ar naikinimo akto sudarytojo
savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos
ar jos įgaliotos įstaigos suderinimo žyma)