VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS
ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS GLOBOS CENTRŲ PASLAUGŲ GAVĖJŲ ASMENS BYLŲ DOKUMENTŲ RENGIMO TVARKOS APRAŠO TVIRTINIMO
2020 m. vasario 12 d. Nr.30-338/20
Vilnius
Vadovaudamasis Vilniaus miesto savivaldybės pagalbos paslaugų teikimo budintiems globotojams, globėjams (rūpintojams), įtėviams ir jų šeimose augantiems vaikams tvarkos aprašu patvirtintu Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2019 m. vasario 14 d. įsakymu Nr. 30-384/19 „Dėl Vilniaus miesto savivaldybės pagalbos paslaugų teikimo budintiems globotojams, globėjams (rūpintojams), įtėviams ir jų šeimose augantiems vaikams tvarkos aprašo patvirtinimo“:
1. T v i r t i n u Vilniaus miesto savivaldybės globos centrų paslaugų gavėjų asmens bylų dokumentų rengimo tvarkos aprašą (pridedama).
2. R e k o m e n d u o j u Vilniaus miesto savivaldybės globos centrams vadovautis šio įsakymo 1 punktu patvirtintu tvarkos aprašu.
PATVIRTINTA
Vilniaus miesto savivaldybės
administracijos direktoriaus
2020 m. vasario 12 d.
įsakymu Nr. 30-338/20
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS GLOBOS CENTRŲ PASLAUGŲ GAVĖJŲ ASMENS BYLŲ DOKUMENTŲ RENGIMO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Vilniaus miesto savivaldybės globos centrų paslaugų gavėjų asmens bylų dokumentų rengimo tvarkos aprašo (toliau – Tvarkos aprašas) tikslas – užtikrinti tinkamą visos reikalingos informacijos ir duomenų apie Vilniaus miesto savivaldybės globos centrų (toliau – Globos centras) paslaugų gavėjus (toliau – paslaugų gavėjai) rinkimą, apdorojimą, saugojimą ir naudojimą bei kiekvieno paslaugos gavėjo bylos formavimą, užtikrinant paslaugų gavėjų poreikius ir individualią situaciją atitinkančias paslaugas.
2. Tvarkos apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos civiliniame kodekse, Lietuvos Respublikos vaiko teisių apsaugos pagrindų įstatyme, Lietuvos Respublikos socialinių paslaugų įstatyme bei Globos centro veiklos ir vaiko budinčio globotojo vykdomos priežiūros organizavimo ir kokybės priežiūros tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2018 m. sausio 19 d. įsakymu Nr. A1-28 „Dėl globos centro veiklos ir vaiko budinčio globotojo vykdomos priežiūros organizavimo ir kokybės priežiūros tvarkos aprašo patvirtinimo“ , apibrėžtas sąvokas.
3. Paslaugų gavėjo byla pradedama formuoti, kai paslaugos gavėjui įstaigos direktoriaus įsakymu paskiriamas globos koordinatorius. Paslaugų gavėjų (globėjų (rūpintojų), įtėvių, šeimynų dalyvių, jų šeimose globojamų (rūpinamų), prižiūrimų, įvaikintų vaikų) asmens bylas formuoja ir pildo Globos centro specialistai.
4. Visa su paslaugų gavėju ir jo šeimos nariais susijusi informacija kaupiama paslaugų gavėjo byloje.
5. Laikinai ar nuolat globojamo (rūpinamo) vaiko ir jo globėjo (rūpintojo), šeimynos dalyvio arba įvaikinto vaiko ir jo įtėvių šeimos byla yra viena, o budinčio globotojo ir jo prižiūrimo vaiko bei globėjo (rūpintojo), susijusio ne giminystės ryšiais ir teikiančio paslaugas ar dirbančio pagal sutartį (toliau – teikiantis paslaugas globėjas (rūpintojas) bylos yra atskiros (viena byla budinčio globotojo ar globėjo (rūpintojo), kita byla – laikinai prižiūrimo arba globojamo (rūpinamo) vaiko).
6. Paslaugų gavėjų bylos sudaromos ir tvarkomos vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau –Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės).
7. Visi dokumentai į paslaugų gavėjo bylą dedami chronologine tvarka. Bylos antraštė, globos koordinatoriaus darbo su klientu eigos aprašymas ir paslaugų gavėjų poreikių vertinimo anketa, paslaugų gavėjų pagalbos planas bei jį lydintys dokumentai – plano aptarimai (peržiūros), įsivertinimai, rezultatai yra pirmieji bylos dokumentai.
8. Globos centro gauti ar parengti dokumentai (įsakymai, išvados, paslaugų suteikimo aktai, išrašai, teismo sprendimai / nutartys ir kt.), jų nuorašai ir (ar) kopijos į paslaugų gavėjo bylą įsegami iš karto juos gavus.
9. Visos paslaugų gavėjų bylos yra numeruojamos. Suformavus naują paslaugų gavėjo bylą, ji yra užregistruojama bylų registre. Bylai numeris suteikiamas pagal bylų registro eilės numerį.
10. Paslaugų gavėjų asmens duomenys tvarkomi vadovaujantis Europos Parlamento ir Tarybos 2016 m. balandžio 27 d reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – BDAR), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu (toliau – ADTAĮ) ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą.
11. Paslaugų gavėjas turi BDAR ir Globos centro patvirtintose asmens duomenų tvarkymo taisyklėse numatytas teises.
12. Visi Globos centro darbuotojai, turintys prieigą prie Globos centro paslaugų gavėjų bylų ir (ar) kitų duomenų, privalo pasirašyti konfidencialumo pasižadėjimus, tinkamai ir atsakingai tvarkyti asmens duomenis.
14. Globos centro paslaugų gavėjams pakeitus gyvenamąją vietą arba pagalbos paslaugas teikiančią įstaigą, Globos centras, gavęs rašytinį prašymą ir informavęs apie tai paslaugų gavėją ir jo šeimą, perduoda visą turimą paslaugos gavėjo ir jo šeimos narių bylą (originalą) kitam globos centrui, kuris pagal paslaugų gavėjų gyvenamąją vietą teiks paslaugas.
15. Kitam Globos centrui perduodant Globos centro kliento bylą, perduodantis Globos centras sudaro bylos apyrašą, kuriame pateikia byloje esančių dokumentų sąrašą ir bylos perdavimo–priėmimo aktą. Perduodant bylą ir rengiant apyrašą turi būti vadovaujamasi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis.
II SKYRIUS
BYLŲ FORMAVIMAS
16. Laikinojo ir nuolatinio globėjo (rūpintojo), ar šeimynos dalyvio bylų formavimas (1 priedas):
16.1. Bylos antraštė:
16.1.2. globėjo (rūpintojo) ar šeimynos dalyvių kontaktiniai duomenys (telefonas, elektroninio pašto adresas, gyvenamosios vietos adresas, vaiko gyvenamosios vietos adresas, jei jam yra sukakę 16 metų ir jis yra gavęs sutikimą gyventi skyrium nuo rūpintojo);
16.1.4. Valstybės vaiko teisių apsaugos ir įvaikinimo tarnybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – VVTAĮT) teritorinio skyriaus specialisto, atsakingo už vaiko globos (rūpybos) priežiūrą, vardas, pavardė, telefono numeris;
16.1.5. buvusios (naujai nustačius laikinąją arba nuolatinę globą (rūpybą) ir esamos vaiko ugdymo įstaigos pavadinimas, atsakingo asmens (pvz., auklėtojo) vardas, pavardė, telefono numeris;
16.1.6. buvusios (naujai nustačius laikinąją arba nuolatinę globą (rūpybą)) ir esamos sveikatos priežiūros įstaigos pavadinimas;
16.1.8. globos (rūpybos) forma, teismo sprendimo dėl globos (rūpybos) nustatymo data, globos (rūpybos) nustatymo data, Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus (toliau – Administracijos direktorius) įsakymo data dėl laikinojo globėjo (rūpintojo) paskyrimo, numeris, globos (rūpybos) nustatymo data;
16.2. Bylos dokumentus sudaro:
16.2.1. vaiko globos (rūpybos) istorijos dokumentai:
16.2.1.1. Administracijos direktoriaus įsakymo kopija dėl laikinosios globos (rūpybos) skyrimo, teismo sprendimo / nutarties kopija dėl nuolatinės globos (rūpybos) nustatymo;
16.2.2. darbo su šeima / asmeniu dokumentai:
16.2.2.1. darbo su klientu eigos aprašymas (data, suteikta paslauga, trumpas situacijos aprašymas, susitarimai/rekomendacijos), susitikimų, konsultacijų aprašymai, pokalbių, stebėjimų protokolai, reikšmingi susirašinėjimai su paslaugų gavėju ir jo šeimos nariais elektroniniu paštu ir kitomis susirašinėjimo priemonėmis, kiti dokumentai, susiję su paslaugų teikimu paslaugų gavėjui ir jo šeimos nariams;
16.2.2.2. individualus ir (ar) šeimos pagalbos planas, kuris apima globojamo (rūpinamo), globėjo (rūpintojo), šeimynos dalyvio ir, jeigu reikalinga, jų šeimos narių poreikių vertinimą, galimybių įsivertinimą tenkinti globojamo (rūpinamo) vaiko poreikius, sritis, kur reikalinga pagalba, numatomus konkrečius uždavinius, reikalingas priemones uždaviniams pasiekti, atsakingus asmenis, plano aptarimo terminus, matuojamus pokyčius ir numatomus tolesnius veiksmus. Paslaugos gavėjai pasirašytinai susipažįsta su parengtu pagalbos planu. Pagalbos plano kopija perduodama paslaugų gavėjo prašymu;
16.2.2.3. atvejo vadybos posėdžių protokolai ir atvejo vadybininkui koordinatoriaus teikta informacija (jeigu taikoma);
17. Įtėvių bylos formavimas (2 priedas):
17.1. Bylos antraštė:
17.1.2. kontaktiniai duomenys (telefonas, elektroninio pašto adresas, gyvenamosios vietos adresas, vaiko gyvenamosios vietos adresas);
17.2. Bylos dokumentus sudaro darbo su šeima / asmeniu dokumentai:
17.2.2. individualus ir (ar) šeimos pagalbos planas, kuris apima įvaikinto vaiko, įtėvio, ir, jeigu reikalinga, jų šeimos narių poreikių vertinimą, galimybių įsivertinimą tenkinti įvaikinto vaiko poreikius, sritis, kur reikalinga pagalba, numatomus konkrečius uždavinius, reikalingas priemones uždaviniams pasiekti, atsakingus asmenis, plano aptarimo terminus, matuojamus pokyčius ir numatomus tolesnius veiksmus. Paslaugos gavėjai pasirašytinai susipažįsta su parengtu pagalbos planu. Pagalbos plano kopija perduodama paslaugų gavėjo prašymu;
17.2.3. darbo su klientu eigos aprašymas (data, suteikta paslauga, trumpas situacijos aprašymas, susitarimai / rekomendacijos), susitikimų, konsultacijų aprašymai, pokalbių protokolai, kiti dokumentai, susiję su paslaugų teikimu paslaugų gavėjui ir jo šeimos nariams;
18. Budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) bylos formavimas (3 priedas):
18.1. Bylos antraštė:
18.1.1. budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) vardas, pavardė, gimimo data;
18.1.2. budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) kontaktiniai duomenys (telefono numeris, elektroninio pašto adresas, gyvenamosios vietos adresas);
18.1.3. budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) globos koordinatoriaus vardas, pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas;
18.2. Bylos dokumentus sudaro:
18.2.1. budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) pasirengimo rūpintis vaiku pradinis vertinimas ir išvados kopija kartu su prašymu tapti budinčiu globotoju;
18.2.2. tarpusavio bendradarbiavimo ir paslaugų teikimo sutartis (toliau – bendradarbiavimo sutartis);
18.2.5. Globos centro direktoriaus įsakymas nutraukti tarpusavio bendradarbiavimo ir paslaugų teikimo sutartį (jei taikoma);
18.2.6. budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) sveikatos pažyma ar pažymos kopija.
18.2.7. darbo su šeima / asmeniu dokumentai:
18.2.7.1. Globos centro specialistų, konsultacijų, susitikimų aprašymai / protokolai, kiti dokumentai, susiję su paslaugų teikimu;
18.2.7.3 budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) kvalifikacijos kėlimą liudijantys dokumentai (supervizijos, baigti mokymai ir kt.);
19. Vaiko, prižiūrimo budinčio globotojo šeimoje, ar globojamo (rūpinamo) teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) bylos formavimas (4 priedas):
19.1. Bylos antraštė:
19.1.4. budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) kontaktiniai duomenys (telefonas, el. pašto adresas, gyvenamosios vietos adresas);
19.1.5. Administracijos direktoriaus įsakymo dėl laikinosios globos (rūpybos) nustatymo data, numeris, globos (rūpybos) nustatymo data;
19.1.6. VVTAĮT teritorinio skyriaus specialisto, atsakingo už vaiko globos (rūpybos) priežiūrą, vardas, pavardė, telefono numeris;
19.1.8. socialinio darbuotojo, dirbančio su vaiko biologine šeima, vardas, pavardė, telefono numeris, elektroninis paštas;
19.1.9. esamos ir buvusios vaiko ugdymo įstaigos pavadinimas, atsakingo asmens (pvz., auklėtojo) pareigos, vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys;
19.1.10. esamos ir buvusios vaiko sveikatos priežiūros įstaigos pavadinimas, vaiko gydytojo vardas, pavardė, kontaktiniai duomenys;
19.2. Bylos dokumentus sudaro:
19.2.2. vaiko apgyvendinimo budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) šeimoje aktas;
19.2.6. vaiko sveikatos pažyma ir lydintys dokumentai, susiję su sveikata, atsižvelgiant į aplinkybes: hospitalizacijos ir tyrimų išrašai bei išvados, neįgalumo nustatymo išvados ir kt.
19.2.10. darbo su šeima / asmeniu / vaiku dokumentai:
19.2.10.1. darbo su klientu eigos aprašymas (data, suteikta paslauga, trumpas situacijos aprašymas, susitarimai/rekomendacijos), susitikimų, konsultacijų aprašymai, pokalbių, stebėjimų protokolai, reikšmingi susirašinėjimai su paslaugų gavėju ir jo šeimos nariais elektroniniu paštu ir kitomis susirašinėjimo priemonėmis, kiti dokumentai, susiję su paslaugų teikimu paslaugų gavėjui ir jo šeimos nariams;
19.2.10.2. atvejo vadybos posėdžių protokolai ir atvejo vadybininkui koordinatoriaus teikta informacija;
19.2.10.4. prižiūrimo vaiko ir budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) ir jo globojamo (rūpinamo) vaiko parengimo susitikimams su biologine šeima ir artimaisiais globos centro specialistų protokolai, išrašai, aprašymai;
19.2.10.5. budinčių globotojo prižiūrimam vaikui ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) globojamam (rūpinam) vaikui globėjo (rūpintojo) parinkimo protokolai ir aprašymai;
19.2.10.7. budinčio globotojo ar teikiančio paslaugas globėjo (rūpintojo) užpildytas praėjusio mėnesio dienoraštis, kuris pateikiamas ne vėliau kaip iki kito mėnesio 5 dienos;
19.2.10.8. perdavimo atokvėpį teikiančiam asmeniui ir grąžinimo budinčiam globotojui ar teikiančiam paslaugas globėjui (rūpintojui) aktai;
19.2.10.10. kitų institucijų, įstaigų ar tarnybų pateikta informacija, susijusi su vaiku, susirašinėjimai su kitomis įstaigomis;
III SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
20. Su paslaugų gavėjų bylos dokumentų rengimo tvarka Vilniaus mieste veiklą vykdančio Globos centro darbuotojai supažindinami pasirašytinai.
21. Visi Globos centrų darbuotojai atsako už paslaugų gavėjo byloje esančių asmens duomenų tinkamą tvarkymą teisės aktų nustatyta tvarka.
22. Paslaugų gavėjų asmens dokumentų bylos yra saugomos vadovaujantis įstaigoje nustatyta Globos centro paslaugų gavėjų bylų saugojimo tvarka.