PANEVĖŽIO MIESTO SAVIVALDYBĖS
ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL PANEVĖŽIO MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO IR SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2017 M. LIEPOS 14 D. ĮSAKYMO NR. A-661(4.1E) PRIPAŽINIMO NETEKUSIU GALIOS
2023 m. balandžio 26 d. Nr. A-361
Panevėžys
1. T v i r t i n u Panevėžio miesto savivaldybės administracijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašą (pridedama).
2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Panevėžio miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2017 m. liepos 14 d. įsakymą Nr. A-661(4.1E) „Dėl Savivaldybės administracijos viešųjų pirkimų organizavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“.
3. P a v e d u Savivaldybės administracijos skyrių vedėjams supažindinti pavaldžius darbuotojus su šiuo įsakymu dokumentų valdymo sistemos „Avilys“ priemonėmis.
4. N u r o d a u, kad šis įsakymas:
PATVIRTINTA
Panevėžio miesto savivaldybės
administracijos direktoriaus
2023 m. balandžio 26 d. įsakymu Nr. A-361
PANEVĖŽIO MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Panevėžio miesto savivaldybės administracijos viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja Panevėžio miesto savivaldybės administracijos (toliau – perkančioji organizacija) numatomų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų viešųjų pirkimų (toliau – prekių, paslaugų ir darbų viešieji pirkimai arba pirkimai) organizavimą, įskaitant dokumentų rengimą, tvarką, nustato pirkimus planuojančių, juos inicijuojančių ir vykdančių perkančiosios organizacijos darbuotojų teises, pareigas ir atsakomybę, kitus su perkančiosios organizacijos numatomais vykdyti ir (ar) vykdomais pirkimais susijusius klausimus.
2. Šis Aprašas taikomas vykdant pirkimus pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą (toliau – Viešųjų pirkimų įstatymas), kitus teisės aktus, reglamentuojančius pirkimus.
3. Apraše vartojamos pagrindinės sąvokos:
3.1. Pirkimų planavimas – procesas, kurio metu nustatomas perkančiosios organizacijos numatomų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų poreikis, apskaičiuojamos numatomos pirkimų vertės, perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu patvirtinus prekių, paslaugų ir darbų viešųjų pirkimų planą (toliau – pirkimų planas), Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (toliau – CVP IS) teisės aktų nustatyta tvarka paskelbiama planuojamų vykdyti viešųjų pirkimų suvestinė.
3.2. Pirkimo inicijavimas – procesas, kurio metu pasirengiama vykdyti konkretų pirkimą:
3.2.2. Aprašo nustatyta tvarka pirkimą atlieka viešojo pirkimo komisija arba pirkimo organizatorius;
3.3. Pirkimo iniciatorius – perkančiosios organizacijos struktūrinio padalinio (išskyrus Apskaitos skyriaus ir Centralizuoto vidaus audito skyriaus) vedėjas arba jį pavaduojantis asmuo, arba įgaliotas asmuo, arba atskiro projekto vykdytojas, atsakingas už projektui įgyvendinti priskirtoms funkcijoms vykdyti reikalingų pirkimų planavimą ir konkrečių pirkimų, numatytų pirkimų plane, inicijavimą.
3.4. Pirkimo organizatorius – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, kuris perkančiosios organizacijos nustatyta tvarka organizuoja ir atlieka mažos vertės pirkimus. Pirkimų organizatoriai gali būti tik nepriekaištingos reputacijos asmenys.
3.5. Viešojo pirkimo komisija – perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu iš ne mažiau kaip 3 asmenų sudaryta (-os) komisija (-os), kuri (-ios) komisijos darbo reglamente nustatyta tvarka organizuoja ir atlieka perkančiosios organizacijos vykdomus pirkimus. Perkančiojoje organizacijoje pirkimus vykdo nuolatinė viešųjų pirkimų komisija (toliau – komisija), taip pat pagal poreikį atskiriems pirkimams vykdyti gali būti sudaromos viešųjų pirkimų komisijos. Komisijos viešuosius pirkimus atlieka visais atvejais, išskyrus Aprašo 33 punkte numatytus atvejus.
3.6. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas darbuotojas, kuris rengia einamaisiais kalendoriniais metais numatomų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų pirkimų planą, rengia ir skelbia šių pirkimų suvestinę, užtikrina nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymą laiku, kaupia ir rengia statistinę informaciją apie atliekamus pirkimus.
3.7. Pirkimo iniciatoriaus pirkimų planas – pirkimo iniciatoriaus parengta ir pirkimams planuoti skirta informacija, pateikta viešųjų pirkimų valdymo sistemos priemonėmis.
3.8. Pirkimo paraiška – pirkimo iniciatoriaus parengtas ir konkrečiam pirkimui vykdyti skirtas dokumentas, pateiktas viešųjų pirkimų valdymo sistemos priemonėmis Aprašo III skyriuje nustatyta tvarka.
3.9. Prevencinę pirkimų vykdymo kontrolę atliekantis asmuo – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas darbuotojas, nustatyta tvarka vykdantis viešojo pirkimo proceso procedūros stebėseną, patikrinimą ir suderinimą.
3.10. Už pirkimo sutarties vykdymą atsakingas asmuo – perkančiosios organizacijos vadovo paskirtas ir pirkimo sutartyje bei pirkimo paraiškoje nurodytas darbuotojas, kuris prižiūri (organizuoja) perkančiosios organizacijos sudarytose sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą, pristatymo (atlikimo, teikimo) terminų laikymąsi, prekių, paslaugų, darbų atitiktį sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams, taip pat inicijuoja ir teikia siūlymus dėl pirkimo sutarčių pratęsimo, keitimo, nutraukimo, teisinių pasekmių tiekėjui, nevykdančiam arba netinkamai vykdančiam sutartyje nustatytus įsipareigojimus, taikymo.
4. Kitos Apraše vartojamos pagrindinės sąvokos yra apibrėžtos Viešųjų pirkimų įstatyme, kituose viešuosius pirkimus reglamentuojančiuose teisės aktuose.
5. Apraše nustatyta pirkimų planavimo ir inicijavimo tvarka taikoma visiems perkančiosios organizacijos numatomiems vykdyti pirkimams.
6. Darbuotojai, dalyvaujantys pirkimų procese ar galintys daryti įtaką jo rezultatams, turi užtikrinti, kad vykdant pirkimus būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principų, siekti, kad prekėms, paslaugoms ar darbams įsigyti skirtos lėšos būtų naudojamos racionaliai, vykdant pirkimo sutartis būtų laikomasi aplinkos apsaugos, socialinės ir darbo teisės įpareigojimų, nustatytų Europos Sąjungos ir nacionalinėje teisėje, kolektyvinėse sutartyse, tarptautinėse konvencijose. Pirkimų procese dalyvaujantys asmenys turi laikytis konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų, siekti strateginių ir kitų perkančiosios organizacijos veiklos planų įgyvendinimo ir užtikrinti sutartinių įsipareigojimų vykdymą tretiesiems asmenims.
II SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PLANAVIMAS
8. Perkančiosios organizacijos pirkimai vykdomi Pirkimų valdymo sistemos priemonėmis pagal perkančiosios organizacijos vadovo patvirtintą pirkimų planą (aktualią redakciją), kuris sudaromas laikotarpiui nuo einamųjų kalendorinių metų sausio 1 iki gruodžio 31 d.
9. Pirkimų iniciatoriai, neviršydami jiems suteiktos kompetencijos, Pirkimų valdymo sistemos priemonėmis ne vėliau kaip iki einamųjų kalendorinių metų gruodžio 10 d. už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui pateikia informaciją apie ateinančiais kalendoriniais metais planuojamų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų viešųjų pirkimų poreikį.
10. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo pagal pirkimo iniciatorių pateiktą informaciją rengia ir ne vėliau kaip iki einamųjų kalendorinių metų sausio 2 dienos Pirkimų valdymo sistemos priemonėmis perkančiosios organizacijos vadovui teikia tvirtinti einamaisiais kalendoriniais metais planuojamų atlikti pirkimų planą.
11. Pirkimų plane nurodoma:
11.1. pirkimo objekto pavadinimas, pirkimo objekto kodas pagal Bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną (toliau – BVPŽ), nustatytą Reglamentu (EB) Nr. 2195/2002. Pagrindinis pirkimo objekto kodas yra tas, kuriam priskirtų perkamų prekių, paslaugų ar darbų vertė pinigine išraiška yra didžiausia. Gali būti nurodomi ir papildomi BVPŽ kodai (jei jų yra);
11.2. pagal Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės apskaičiavimo metodiką, patvirtintą Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 27 d. įsakymu Nr. 1S-94 „Dėl Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodikos patvirtinimo“, apskaičiuota numatoma prekių, paslaugų ar darbų pirkimo, kuriam priskirtas atitinkamas pirkimo objektas, vertė;
11.6. kiti reikalavimai:
11.6.1. ar pirkimas bus atliekamas decentralizuotai, centralizuotai ar naudojantis Centrinės perkančiosios organizacijos (VšĮ CPO LT) elektroniniu katalogu;
12. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo kasmet, ne vėliau kaip iki kovo 15 d., CVP IS skelbia tais metais planuojamus vykdyti tarptautinius, supaprastintus, mažos vertės pirkimus, pirkimus, atliekamus per Centrinę perkančiąją organizaciją, supaprastintus pirkimus pagal Viešųjų pirkimų įstatymo 26 straipsnį, taip pat apie vidaus sandorius (toliau – suvestinė). Suvestinėje nėra skelbiama informacija apie konkrečias pirkimo sutartis, kurias planuojama sudaryti dinaminėje pirkimo sistemoje ir konkrečias pirkimo sutartis, kurias planuojama sudaryti pagal preliminariąsias sutartis atliekant atnaujintą tiekėjų varžymąsi. Suvestinė skelbiama vadovaujantis Informacijos viešinimo Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje tvarkos aprašu (toliau – Informacijos viešinimo CVP IS tvarkos aprašas), patvirtintu Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 19 d. įsakymu Nr. 1S-91 „Dėl Informacijos viešinimo Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje tvarkos aprašo patvirtinimo“.
13. Pirkimų planas keičiamas (tikslinamas) Pirkimų valdymo sistemos priemonėmis. Už pirkimų plano pakeitimus (patikslinimus) yra atsakingi pirkimų iniciatoriai. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo pagal gautą informaciją Pirkimų valdymo sistemoje parengia pirkimų plano pakeitimo projektą. Patikslinus planuojamą atlikti einamaisiais kalendoriniais metais pirkimų planą už pirkimų planavimą, organizavimą ir pirkimų organizavimo priežiūrą atsakingas asmuo paskelbia CVP IS ne vėliau kaip per 5 darbo dienas.
III SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS
14. Pirkimai (išskyrus mažos vertės pirkimus) atliekami taip, kaip tai numatyta Viešųjų pirkimų įstatyme. Mažos vertės pirkimai atliekami vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymu ir Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašu, patvirtintu Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašas).
15. Prekių, paslaugų ar darbų pirkimo procedūros gali būti pradedamos, jeigu pirkimas yra įtrauktas į tam tikrų metų perkančiosios organizacijos numatomų vykdyti pirkimų planą ir perkančiosios organizacijos vadovas pritarė pirkimui. Pirkimo iniciatorius dėl kiekvieno pirkimo Pirkimų valdymo sistemos priemonėmis parengia pirkimo paraišką, kurioje turi nurodyti šias pagrindines pirkimo sąlygas ir informaciją:
15.1. pirkimo objekto pavadinimą ir jo apibūdinimą, perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybes, kokybės ir kitus reikalavimus, reikalingą kiekį ar apimtis, atsižvelgiant į visą pirkimo sutarties trukmę su galimais pratęsimais;
15.2. informaciją, ar pirkimas yra susijęs su projektu ir (arba) programa, finansuojama Europos Sąjungos lėšomis; jei taip – nurodyti projektą (-us) ir (arba) programą (-as);
15.3. maksimalią planuojamos sudaryti pirkimo sutarties vertę eurais be pridėtinės vertės mokesčio ir su pridėtinės vertės mokesčiu;
15.4. siūlomus tiekėjų pašalinimo pagrindus, minimalius tiekėjų kvalifikacijos reikalavimus ir pirkimui taikomus žaliuosius kriterijus (jei taikoma);
15.5. jeigu paraiška pateikiama dėl pirkimo, apie kurį nebus paskelbta, – siūlomų kviesti tiekėjų sąrašą;
15.6. siūlymus dėl pasiūlymų vertinimo kriterijų, o kai siūloma vertinti pagal ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo kriterijų, – ekonominio naudingumo vertinimo kriterijus ir parametrus;
15.7. prekių pristatymo ar paslaugų ir darbų atlikimo terminus, pirkimo sutarties trukmę, kitas reikalingas pirkimo sutarties sąlygas arba pirkimo sutarties projektą;
16. Pirkimo iniciatorius yra asmeniškai atsakingas už tai, kad pirkimų plane numatytas pirkimas būtų inicijuotas nustatytu terminu, atsižvelgiant į Aprašo 22 punkte nustatytus reikalavimus.
17. Tuo atveju, kai inicijuojamas pirkimų plane nenumatytas pirkimas, paraiškoje papildomai nurodomos priežastys, dėl kurių pirkimo nebuvo galima numatyti pirkimų plano sudarymo metu.
18. Pirkimo paraiška su visais reikalingais pridedamais pirkimo dokumentais (sutarties projektas, techninės sąlygos ir kt.) rengiama ir tvarkoma Pirkimų valdymo sistemoje.
19. Pirkimo paraišką derina:
19.5. projekto finansininkas, jei vykdomas pirkimas finansuojamas Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis;
19.7. už pirkimo sutarties vykdymą atsakingas asmuo (jei atsakingas asmuo nėra pirkimo iniciatorius);
21. Perkančiosios organizacijos vadovui ar jo įgaliotam asmeniui patvirtinus pirkimo paraišką, Viešųjų pirkimų skyrius Informacijos viešinimo CVP IS tvarkos aprašo VI skyriuje nustatyta tvarka gali paskelbti pirkimo techninės specifikacijos projektą. Gautas pastabas dėl pirkimo techninės specifikacijos projekto nagrinėja ir išvadas rengia pirkimo iniciatorius. Sprendimą dėl tiekėjų pateiktų pastabų ir pasiūlymų, pateiktų paskelbtam pirkimo techninės specifikacijos projektui, ne vėliau kaip iki pirkimo pradžios, priima perkančiosios organizacijos vadovas ar jo įgaliotas asmuo.
22. Užpildyta, suderinta ir patvirtinta pirkimo paraiška Viešųjų pirkimų skyriui turi būti pateikta ne vėliau kaip prieš:
22.1. 120 kalendorinių dienų iki planuojamo pirkimo laimėtojo pasiūlymo nustatymo dienos, kai numatoma, kad bus atliekamas tarptautinės vertės pirkimas;
22.2. 60 kalendorinių dienų iki planuojamo pirkimo laimėtojo nustatymo dienos, kai numatoma, kad bus atliekamas supaprastintas pirkimas;
23. Esant nuolatiniam ar dažnam poreikiui visus metus pirkti to paties tipo prekes ar paslaugas, Pirkimų valdymo sistemoje gali būti parengiama viena pirkimo paraiška dėl visų tokių per metus atliekamų pirkimų. Šios pirkimo paraiškos vertė negali būti didesnė nei 5000,00 Eur be pridėtinės vertės mokesčio. Šis Aprašo punktas galioja perkančiosios organizacijos Vidaus administravimo skyriaus Ūkio ir eksploatavimo poskyrio vykdomiems pirkimams, kurių BVPŽ kodai yra tokie: 15800000-6, 15810000-9, 15860000-4, 15840000-8, 34300000-0, 50700000-2, 90480000-5, 55300000-3, 44500000-5, 44100000-1, 50110000-9 ir 31230000-7.
24. Viešųjų pirkimų įstatymo 96 straipsnyje nurodytą informaciją Viešųjų pirkimų tarnybai pagal Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus patvirtintas formas ir reikalavimus teikia Viešųjų pirkimų skyrius. Prieš teikdamas Viešųjų pirkimų tarnybai šiame punkte nurodytą informaciją, Viešųjų pirkimų skyrius privalo pateikti perkančiosios organizacijos vadovui ar jo įgaliotam asmeniui minimą informaciją pasirašyti.
25. Viešųjų pirkimų įstatymo 86 straipsnio 9 dalyje nurodytą informaciją teikia Viešųjų pirkimų skyrius.
26. Perkančioji organizacija bet kuriuo metu iki pirkimo sutarties sudarymo turi teisę nutraukti pirkimo procedūras, jeigu atsirado aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti. Pirkimo procedūras nutraukti privaloma, jeigu buvo pažeisti Viešųjų pirkimų įstatymo 17 straipsnio 1 dalyje nustatyti principai ir atitinkamos padėties negalima ištaisyti. Pirkimo procedūrų vykdymo metu atsiradus aplinkybėms, kurių negalima buvo numatyti, ar kitoms aplinkybėms, kurioms esant tik perkančiosios organizacijos vadovas gali priimti sprendimą (išskyrus komisijos darbo reglamente nustatytus atvejus, kai sprendimą gali priimti komisija). Kai sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo priima komisijos narys ar pirkimo organizatorius, dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“ apie tai informuojamas perkančiosios organizacijos vadovas ir nurodomi motyvai, dėl kurių turi būti nutrauktos pirkimo procedūros.
IV SKYRIUS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PROCEDŪROSE DALYVAUJANTYS ASMENYS IR JŲ FUNKCIJOS
27. Už Viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų laikymosi užtikrinimą perkančiojoje organizacijoje yra atsakingas perkančiosios organizacijos vadovas.
28. Perkančiosios organizacijos darbuotojai, dalyvaujantys pirkimų ir vidaus kontrolės procese:
29. Prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, perkančiosios organizacijos darbuotojai ar pagalbinės pirkimų veiklos paslaugų teikėjo darbuotojai, pirkimų iniciatorius, pirkimų organizatorius, ekspertai, stebėtojai, dalyvaujantys pirkimo procedūrose ar galintys daryti įtaką jos rezultatams, turi pasirašyti nešališkumo deklaraciją (forma patvirtinta Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 23 d. įsakymu Nr. 1S-93 „Dėl Nešališkumo deklaracijos tipinės formos patvirtinimo“) ir konfidencialumo pasižadėjimą (Aprašo priedas). Nešališkumo deklaracijas ir konfidencialumo pasižadėjimus darbuotojai turi atnaujinti (pasirašyti naujus) ne rečiau kaip vieną kartą per metus. Pirkimų iniciatoriai, pirkimų organizatorius, viešųjų pirkimų procedūrose dalyvaujantys ekspertai, prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, taip pat ir pirkimų vykdytojo vadovas turi užpildyti arba atnaujinti viešųjų ir privačių interesų deklaracijas, kaip tai nurodyta Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatyme. Taip pat šie asmenys turi susipažinti su Viešųjų pirkimų tarnybos parengtomis Etiško elgesio viešuosiuose pirkimuose gairėmis ir Etiško elgesio perkančiojoje organizacijoje atmintine, kurios paskelbtos Viešųjų pirkimų tarnybos interneto svetainėje https://vpt.lrv.lt/lt/naujienos/etisko-elgesio-viesuosiuose-pirkimuose-gaires-priemone-siekti-aukstesniu-skaidrumo-standartu.
30. Pirkimo dokumentus pagal pirkimo iniciatoriaus parengtą ir perkančiosios organizacijos vadovo patvirtintą pirkimo paraišką rengia komisija ar pirkimo organizatorius.
31. Komisija ar pirkimo organizatorius pirkimo vykdymą turi pradėti ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pirkimo iniciatoriaus užpildytos, suderintos ir patvirtintos pirkimo paraiškos.
32. Rengiant pirkimo dokumentus, komisija ar pirkimo organizatorius turi teisę gauti iš pirkimo iniciatoriaus ir kitų perkančiosios organizacijos darbuotojų visą informaciją, reikalingą pirkimo dokumentams parengti ir pirkimo procedūroms atlikti ne vėliau kaip nurodyta Aprašo 22 punkte.
33. Pirkimus vykdo perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu pagal Viešųjų pirkimų įstatymo 19 straipsnį sudarytos komisijos arba pirkimų organizatoriai. Mažos vertės pirkimus vykdo pirkimų organizatoriai.
34. Atskirais atvejais perkančiosios organizacijos vadovas turi teisę priimti sprendimą dėl pavedimo pirkimo organizatoriui arba atitinkamai komisijai vykdyti supaprastintą mažos vertės pirkimą, nurodydamas argumentus dėl tokio sprendimo priėmimo.
35. Tuo pačiu metu atliekamiems keliems pirkimams, atsižvelgiant į pirkimų apimtį ir pobūdį, gali būti sudaryta keletas komisijų ar viena nuolatinė komisija, ar paskirta keletas pirkimo organizatorių.
36. Už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingo asmens funkcijos ir atsakomybė:
36.1. pagal iš Pirkimų iniciatoriaus gautą pirkimų poreikį, rengia ir teikia perkančiosios organizacijos vadovui tvirtinti perkančiosios organizacijos einamųjų kalendorinių metų pirkimų planą, skaičiuoja numatomų pirkimų vertes ir parenka pirkimo būdus;
36.2. jei reikia, einamaisiais kalendoriniais metais rengia perkančiosios organizacijos pirkimų plano pakeitimus;
36.3. pagal perkančiosios organizacijos vadovo patvirtintą pirkimų planą rengia perkančiosios organizacijos pirkimų suvestinę ir ją ne vėliau kaip iki einamųjų kalendorinių metų kovo 15 d., o patikslinus pirkimų planą – nedelsiant, skelbia Viešųjų pirkimų įstatymo nustatyta tvarka CVP IS;
36.4. per 15 kalendorinių dienų nuo pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sudarymo raštu arba jų pakeitimo, bet ne vėliau kaip iki pirmojo mokėjimo, pirkimo sutartį ir laimėjusį pasiūlymą skelbia CVP IS. Informacija apie žodžiu sudarytas sutartis gali būti skelbiama vieną kartą per ketvirtį, per 15 kalendorinių dienų ankstesniam ketvirčiui pasibaigus;
36.5. CVP IS pildo metinę pirkimų ataskaitą pagal Viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimus, teikia ją Viešųjų pirkimų tarnybai;
36.7. ne rečiau kaip kartą per metus peržiūri nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų registro duomenis, pateiktas viešųjų ir privačių interesų deklaracijas ir patikrina, ar visi viešųjų pirkimų ekspertai, pirkimų iniciatorius, pirkimų organizatorius, už pirkimų planavimą atsakingas asmuo yra pasirašę nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą, deklaravę viešuosius ir privačius interesus, kaip tai nurodyta Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatyme;
36.8. užtikrina, kad naujai paskirtas pirkimų iniciatorius, pirkimų organizatorius, ekspertai, prieš pradėdami darbą, pasirašytų nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą, šiuos dokumentus registruoja elektroniniame registre;
37. Pirkimų iniciatoriaus funkcijos ir atsakomybė:
37.2. rengia ir teikia už pirkimų planavimą, organizavimą ir organizavimo priežiūrą atsakingam asmeniui informaciją apie poreikį įsigyti prekes, paslaugas ar darbus einamaisiais kalendoriniais metais;
37.3. kiekvieno pirkimo procedūroms atlikti pildo pirkimo paraišką, kartu su pirkimo paraiška rengia ir pateikia pirkimo objekto techninę specifikaciją, tiekėjų kvalifikacijos reikalavimus (jei tokie siūlomi), neprivalomus tiekėjų pašalinimo pagrindus (jei tokie siūlomi), kokybės vadybos / aplinkos apsaugos standartus (jei tokie siūlomi), pasiūlymų vertinimo kriterijus, pirkimo sutarties projektą (jei toks rengiamas);
38. Pirkimų organizatoriaus funkcijos ir atsakomybė:
38.1. vykdo mažos vertės pirkimų procedūras Mažos vertės pirkimų tvarkos apraše nustatytais atvejais ir tvarka;
38.4. rengia pirkimo dokumentus ir, jei reikia, siūlo papildomus kvalifikacijos ir techninės specifikacijos reikalavimus, tiekėjų pašalinimo pagrindus, kokybės vadybos / aplinkos apsaugos standartus, pasiūlymų vertinimo kriterijus, pirkimo sutarties sąlygas, kurių nenurodė pirkimų iniciatorius;
38.5. įtraukia tiekėjus į melagingą informaciją pateikusių tiekėjų sąrašus, jei pirkimo procedūrų metu tiekėjas nuslėpė ar pateikė melagingą informaciją, kaip nustatyta Viešųjų pirkimų įstatyme;
38.6. pirkimo procedūrų vykdymo metu, atsiradus aplinkybėms, kurių nebuvo galima numatyti, gali inicijuoti pirkimo procedūrų nutraukimą, teikdamas tokį siūlymą perkančiosios organizacijos vadovui. Sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo priima perkančiosios organizacijos vadovas. Perkančiosios organizacijos vadovui rezoliucija priėmus sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo, atlieka su pirkimo nutraukimu susijusius veiksmus;
39. Komisija dirba pagal ją sudariusios perkančiosios organizacijos patvirtintą darbo reglamentą, yra jai atskaitinga ir vykdo tik raštiškas jos užduotis ir įpareigojimus. Už komisijos veiksmus atsako ją sudariusi perkančioji organizacija. Komisijų pirmininkais, jų nariais, pirkimo organizatoriais skiriami nepriekaištingos reputacijos asmenys.
40. Pirkimo organizatorius pirkimo procedūras atlieka savarankiškai, vadovaudamasis Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašu, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais viešųjų pirkimų vykdymą.
41. Jeigu pirkimo objektas yra sudėtingas, o pasiūlymams nagrinėti ir vertinti reikia specialių žinių, į komisiją perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu gali būti įtraukti ekspertai, nesantys komisijos nariais.
42. Už sutarčių vykdymo priežiūrą atsakingo asmens funkcijos ir atsakomybė:
42.1. prižiūri (organizuoja priežiūrą) perkančiosios organizacijos sudarytose pirkimo sutartyse numatytų jos įsipareigojimų vykdymą ir prižiūri pristatymo (atlikimo, teikimo) terminų, prekių, paslaugų ir darbų atitikties pirkimo sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams laikymąsi;
42.2. pasirašo prekių, paslaugų ir (ar) darbų priėmimo ir perdavimo aktus, taip patvirtindamas, kad neturi pretenzijų dėl gautų prekių ar suteiktų paslaugų, ar darbų, gautas sąskaitas faktūras (PVM sąskaitas faktūras) ar kitus teisės aktuose ar pirkimo sutartyje numatytus apskaitos dokumentus, kuriuos iš elektroninės sistemos E. sąskaita perduoda už finansus atsakingam asmeniui;
42.3. inicijuoja siūlymus dėl sutarčių keitimo, nutraukimo ar pirkimo sutartyje numatytų prievolių įvykdymo užtikrinimo būdų taikymo tiekėjui;
43. Prevencinę pirkimų kontrolę atliekančio asmens funkcijos ir atsakomybė:
43.1. derina viešųjų pirkimų sutarčių sąlygų projektus prieš pirkimo procedūras, patvirtindamas, kad viešųjų pirkimų sutarčių sąlygų projektai atitinka Viešųjų pirkimų įstatymo 87 straipsnyje nustatytus viešojo pirkimo sutarties turiniui keliamus reikalavimus;
44. Perkančioji organizacija privalo įsigyti prekių, paslaugų ir darbų iš Centrinės perkančiosios organizacijos arba per ją, jeigu Lietuvos Respublikoje veikiančios Centrinės perkančiosios organizacijos siūlomos prekės ar paslaugos, per sukurtą dinaminę pirkimų sistemą ar sudarytą preliminariąją sutartį galimos įsigyti prekės, paslaugos ar darbai atitinka perkančiosios organizacijos poreikius ir perkančioji organizacija negali prekių, paslaugų ar darbų įsigyti efektyvesniu būdu racionaliai naudodama tam skirtas lėšas. Perkančiosios organizacijos privalo motyvuoti savo sprendimą neatlikti pirkimo naudojantis Centrinės perkančiosios organizacijos paslaugomis ir saugoti tai patvirtinantį dokumentą kartu su kitais pirkimo dokumentais Viešųjų pirkimų įstatymo 97 straipsnyje nustatyta tvarka. Šiame punkte numatytos pareigos įsigyti prekių, paslaugų ir darbų iš Centrinės perkančiosios organizacijos arba per ją gali būti nesilaikoma, kai atliekant neskelbiamą apklausą numatoma pirkimo sutarties vertė yra mažesnė kaip 15 000 Eur (penkiolika tūkstančių eurų) be pridėtinės vertės mokesčio.
V SKYRIUS
PRETENZIJŲ NAGRINĖJIMAS
46. Tiekėjų pretenzijas nagrinėja atskira perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu sudaryta pretenzijų nagrinėjimo komisija, į kurią įtraukiamas pirkimo organizatorius ar komisijos narys (nariai).
47. Pretenzijų nagrinėjimo komisija, nagrinėdama pretenzijas, vadovaujasi Viešųjų pirkimų įstatymo 103 straipsniu ir Apraše nustatyta tvarka.
48. Pretenzijų nagrinėjimo komisijai turi būti suteikti visi užduotims vykdyti reikalingi įgaliojimai. Pretenzijų nagrinėjimo komisija sprendimus priima savarankiškai. Pretenzijų nagrinėjimo komisijos pirmininku, jos nariais skiriami nepriekaištingos reputacijos asmenys.
49. Jeigu pretenzijai nagrinėti ir vertinti reikia specialių žinių, į pretenzijų nagrinėjimo komisiją perkančiosios organizacijos vadovo įsakymu gali būti įtraukti ekspertai, nesantys komisijos nariais.
50. Prieš pradėdami darbą, pretenzijų nagrinėjimo komisijos nariai ir ekspertai turi pasirašyti Viešųjų pirkimų tarnybos kartu su Vyriausiąja tarnybinės etikos komisija nustatytos formos nešališkumo deklaraciją ir užpildyti viešųjų ir privačių interesų deklaraciją, kaip tai numato Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo valstybinėje tarnyboje įstatymas. Taip pat šie asmenys turi susipažinti su Viešųjų pirkimų tarnybos parengtomis Etiško elgesio viešuosiuose pirkimuose gairėmis ir Etiško elgesio perkančiojoje organizacijoje atmintine, kurios paskelbtos Viešųjų pirkimų tarnybos interneto svetainėje https://vpt.lrv.lt/lt/naujienos/etisko-elgesio-viesuosiuose-pirkimuose-gaires-priemone-siekti-aukstesniu-skaidrumo-standartu.
51. Pretenzijų nagrinėjimo komisijos posėdžiams vadovauja pretenzijų nagrinėjimo komisijos pirmininkas, jo nesant – perkančiosios organizacijos įsakymu paskirtas asmuo.
52. Pretenzijų nagrinėjimo komisija sprendimus priima posėdžiuose paprasta balsų dauguma atviru vardiniu balsavimu. Jei balsai pasiskirsto po lygiai, lemia pretenzijų nagrinėjimo komisijos pirmininko balsas. Pasiūlymą, teikiamą pretenzijų nagrinėjimo komisijai balsuoti, formuluoja pretenzijų nagrinėjimo komisijos pirmininkas.
53. Pretenzijų nagrinėjimo komisijos sprendimai įforminami protokolu, kurį pasirašo visi posėdyje dalyvavę pretenzijų nagrinėjimo komisijos nariai. Protokole nurodomi pretenzijų nagrinėjimo komisijos sprendimo motyvai, pateikiami paaiškinimai ir nurodoma, kaip balsavo kiekvienas pretenzijų nagrinėjimo komisijos narys. Pretenzijų nagrinėjimo komisijos narys turi teisę kiekvienu svarstomu klausimu pareikšti atskirąją nuomonę, kuri, jeigu nesutampa su daugumos nuomone, įrašoma į pretenzijų nagrinėjimo komisijos posėdžio protokolą. Jei pretenzijų nagrinėjimo komisijos nariai atskirosios nuomonės nepareiškia, tai nurodoma pretenzijų nagrinėjimo komisijos posėdžio protokole.
54. Pretenzijų nagrinėjimo komisija, išnagrinėjusi pretenziją, posėdžio protokolo kopiją pateikia Viešųjų pirkimų skyriui.
VI SKYRIUS
VIEŠOJO PIRKIMO SUTARČIŲ VYKDYMAS IR JŲ VYKDYMO KONTROLĖ
56. Atlikus pirkimo procedūras ir priėmus sprendimą sudaryti pirkimo sutartį, Viešųjų pirkimų skyrius informuoja pirkimo iniciatorių apie nustatytą laimėtoją. Viešųjų pirkimų skyrius informuoja laimėtoją, iki kada turi būti pasirašyta sutartis.
57. Pirkimo iniciatorius derina sutarties projektą, vadovaudamasis Panevėžio miesto savivaldybės sutarčių valdymo aprašu, patvirtintu Panevėžio miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2014 m. birželio 4 d. įsakymu Nr. A-486 „Dėl Panevėžio miesto savivaldybės sutarčių valdymo aprašo patvirtinimo“. Pirkimo iniciatorius sudarytos sutarties kopiją per dvi darbo dienas pateikia Viešųjų pirkimų skyriui.
58. Pirkimo sutarčių vykdymą koordinuoja pirkimo paraiškoje nurodytas už pirkimo sutarties vykdymo priežiūrą, tinkamą ir laiku sutarties sudarymą ir jos pratęsimą atsakingas asmuo.
59. Jei pateiktoms prekėms, suteiktoms paslaugoms ar atliktiems darbams priimti turi būti sudaroma komisija, įsakymų dėl prekių ar paslaugų ar darbų priėmimo komisijų sudarymo projektai rengiami pirkimo sutarčių vykdymą koordinuojančio asmens iniciatyva.
60. Pirkimo sutarčių vykdymą koordinuojantis asmuo:
60.1. jei būtina, informuoja perkančiosios organizacijos vadovą apie pirkimo sutarties vykdymo eigą (pirkimo sutartis įvykdyta, ne visiškai įvykdyta ar nutraukta) ir teikia pasiūlymus dėl iškilusių problemų sprendimo;
60.2. kontroliuoja ir atsako už tai, kad pateiktų prekių, atliktų paslaugų ar darbų kiekis, apimtis ir kokybė, pateikimo ir atlikimo terminai atitiktų pirkimo sutarties sąlygas;
60.3. derina atliktų darbų, suteiktų paslaugų ar pateiktų prekių perdavimo ir priėmimo aktus ir sąskaitas;
60.4. kontroliuoja, kad perkančiajai organizacijai pateiktose sąskaitose kainos atitiktų pirkimo sutarties sąlygas;
VII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
61. Perkančiosios organizacijos darbuotojai yra asmeniškai atsakingi už jiems pavestų funkcijų ir šiame Apraše nustatytų pareigų vykdymą, pažeidę Aprašo nuostatas atsako teisės aktų nustatyta tvarka.
62. Visi su pirkimu susiję dokumentai saugomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.
63. Pasikeitus Apraše nurodytų norminių teisės aktų ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentų nuostatoms, norminiams teisės aktams ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentams netekus galios arba įsigaliojus naujiems norminiams teisės aktams ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentams, kurie kitaip reguliuoja ir (ar) rekomenduoja Apraše aptariamus aspektus, Aprašu vadovaujamasi tiek, kiek jis neprieštarauja norminiams teisės aktams, kartu atsižvelgiant į pasikeitusį, norminiuose teisės aktuose įtvirtintą teisinį reguliavimą ir (ar) pasikeitusias rekomendacinio pobūdžio dokumentų nuostatas.
Panevėžio miesto savivaldybės
administracijos viešųjų pirkimų
organizavimo tvarkos aprašo
priedas
(Konfidencialumo pasižadėjimo formos pavyzdys)
[...]
___________________________________________________________________________
(asmens vardas ir pavardė)
KONFIDENCIALUMO PASIŽADĖJIMAS
20__ m.________________ __ d.
____________________
(vietovės pavadinimas)
Būdamas [...] (toliau – perkančioji organizacija) ______________________________________________________________________________ (įrašyti viešajame pirkime atliekamas pareigas: viešojo pirkimo komisijos pirmininkas, viešojo pirkimo komisijos narys, ekspertas, stebėtojas, pirkimų organizatorius, pretenzijų nagrinėjimo komisijos narys, kita (įrašyti)
1. Pasižadu:
1.1. saugoti ir tik įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais tikslais ir tvarka naudoti visą su viešuoju pirkimu (toliau – pirkimas) susijusią informaciją, kuri man taps žinoma, atliekant ______________________________________________________________________________ (įrašyti viešajame pirkime atliekamas pareigas: viešojo pirkimo komisijos pirmininkas, viešojo pirkimo komisijos narys, ekspertas, stebėtojas, pirkimų organizatorius, pirkimų iniciatorius, pretenzijų nagrinėjimo komisijos narys, kita (įrašyti)
pareigas;
1.2. man patikėtus pirkimo ir su juo susijusius dokumentus saugoti tokiu būdu, kad tretieji asmenys neturėtų galimybės su jais susipažinti ar pasinaudoti;
2. Man žinoma, kad su pirkimu susijusią informaciją, kurią Viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų su jo įgyvendinimu susijusių teisės aktų nuostatos numato teikti pirkimo procedūrose dalyvaujančioms arba nedalyvaujančioms šalims, galėsiu teikti tik įpareigotas pirkimo komisijos ar perkančiosios organizacijos vadovo ar jo įgalioto asmens. Konfidencialią informaciją galėsiu atskleisti tik teisės aktų nustatytais atvejais.
3. Man išaiškinta, kad konfidencialią informaciją sudaro:
3.1. informacija, kurios konfidencialumą nurodė tiekėjas ir jos atskleidimas nėra privalomas pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus;
3.2. visa su pirkimu susijusi informacija ir dokumentai, kuriuos Viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų su jo įgyvendinimu susijusių teisės aktų nuostatos nenumato teikti pirkimo procedūrose dalyvaujančioms arba nedalyvaujančioms šalims;
4. Esu įspėtas, kad, pažeidęs šį pasižadėjimą, turėsiu atsakyti teisės aktų nustatyta tvarka, atlyginti perkančiajai organizacijai ir (ar) tiekėjams padarytus nuostolius.