Užimtumo TARNYBOS
prie LIETUVOS RESPUBLIKOS socialinės apsaugos ir darbo ministerijos
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
dėl UŽIMTUMO TARNYBOS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS DIREKTORIAUS 2022 M. RUGPJŪČIO 11 D. ĮSAKYMO nR. v-248 „DĖL UŽIMTUMO TARNYBOS prie LIETUVOS RESPUBLIKOS Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų Projektų, kurių veiklos susijusios su paslaugomis darbo ieškantiems asmenims, ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠO patvirtinimo“ PAKEITIMO
2023 m. gruodžio 10 d. Nr. V-238
Vilnius
1. P a k e i č i u Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų Projektų, kurių veiklos susijusios su paslaugomis darbo ieškantiems asmenims, įgyvendinimo tvarkos aprašą, patvirtintą Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba) direktoriaus 2022 m. rugpjūčio 11 d. įsakymu Nr. V-248 „Dėl Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų Projektų, kurių veiklos susijusios su paslaugomis darbo ieškantiems asmenims, įgyvendinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ ir išdėstau jį nauja redakcija (pridedama).
2. P a v e d u:
2.1. Teisės skyriui teisės aktų nustatyta tvarka organizuoti šio įsakymo paskelbimą Teisės aktų registre ir Užimtumo tarnybos interneto svetainėje;
PATVIRTINTA
Užimtumo tarnybos prie
Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir
darbo ministerijos direktoriaus
2022 m. rugpjūčio 11 d. įsakymu Nr. V-248
(Užimtumo tarnybos prie
Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir
darbo ministerijos direktoriaus
2023 m. gruodžio 10 d. įsakymo Nr. V-238 redakcija)
UŽIMTUMO TARNYBOS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS EUROPOS SĄJUNGOS STRUKTŪRINIŲ FONDŲ LĖŠOMIS FINANSUOJAMŲ PROJEKTŲ, KURIŲ VEIKLOS SUSIJUSIOS SU PASLAUGOMIS DARBO IEŠKANTIEMS ASMENIMS, ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis finansuojamų Projektų, kurių veiklos susijusios su paslaugomis darbo ieškantiems asmenims įgyvendinimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Užimtumo tarnyba arba Projekto vykdytojas) veiksmus ir atsakomybes, įgyvendinant Europos Sąjungos (toliau – ES) struktūrinių fondų lėšomis finansuojamus Projektus, susijusius su paslaugomis Užimtumo tarnyboje registruotiems darbo ieškantiems asmenims (toliau - Projektai).
2. Įgyvendinant Projektus, laikomasi šių principų:
2.1. bendravimo ir bendradarbiavimo – Užimtumo tarnybos darbuotojai, planuodami ir įgyvendindami Projektus, bendrauja ir bendradarbiauja su Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija (toliau – SADM), agentūra ir kitomis institucijomis bei kitais esamais ir galimais Projektų partneriais;
2.2. atsakomybės ir skaidrumo – rengiant Projektų paraiškas ir įgyvendinant Projektus, Užimtumo tarnybos ir Projektų partnerių darbuotojai yra atsakingi už jiems priskirtas užduotis ir skaidrų bei sąžiningą jų įvykdymą;
2.3. profesionalumo ir efektyvumo – Projektams rengti ir juos įgyvendinti pasitelkiami tinkamos kompetencijos ir veiksmingumo siekiantys Užimtumo tarnybos darbuotojai;
3. Apraše vartojamos sąvokos:
3.1. Darbuotojai – Užimtumo tarnybos ir/ar Projekto partnerių valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis;
3.2. Projektas – ES struktūrinių fondų lėšomis finansuojami projektai, kuriais siekiama iš anksto nustatyto tikslo, turintys ribotą laiko tarpą, naudojantys griežtai apribotą biudžetą, kurių veiklos susijusios su tiesioginėmis paslaugomis darbo ieškantiems asmenims;
3.3. Projekto partneriai – subjektai, nurodyti iš ES struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamo Projekto sutartyje (toliau – Projekto sutartis);
3.4. Projekto administravimo grupė - Užimtumo tarnybos darbuotojai, dalyvaujantys Projekto administravime nuo Projekto veiklų pradžios iki galutinio mokėjimo prašymo patvirtinimo dienos, dirbantys pagal darbo sutartis, atliekantys Projekto administravimo funkcijas pagal pareigybės aprašymą arba Užimtumo tarnybos darbuotojai, kuriems priskirta vykdyti papildomas funkcijas pagal direktoriaus įsakymą;
3.5. Rodiklis – iš anksto nustatyti kiekybiniai ir kokybiniai Projektų rodikliai, naudojami Projektų efektyvumo ir tikslų pasiekimo įvertinimui;
3.6. Mokėjimo prašymas - Projekto vykdytojo užpildytas ir įgyvendinančiajai institucijai pateiktas finansų ministro patvirtintos formos prašymas išmokėti Projekto sutartyje numatytą avansą ar jo dalį arba apmokėti ir (ar) kompensuoti Projekto išlaidas ir (ar) atsiskaityti už Projekto veiklas;
3.7. Agentūra - institucija, atsakinga už ES lėšomis finansuojamų Projektų atranką, jų įgyvendinimo priežiūrą, informacijos teikimą apie Projektų rengimo bei įgyvendinimo reikalavimus;
3.9. Priemonės – užimtumo rėmimo priemonės, kitos ekonominės ir socialinės priemonės, taikomos Užimtumo tarnybos klientams, siekiant didinti darbo ieškančių asmenų užimtumą, mažinti nedarbą, švelninti jo pasekmes, finansuojamos iš ES lėšų;
3.11. Valdymo komitetas – Užimtumo tarnybos direktoriaus įsakymu sudaryta Užimtumo tarnybos darbuotojų grupė, kuri atlieka Projektų eigos vertinimą ir kitas jos darbo reglamente numatytas funkcijas;
3.12. Užimtumo tarnybos struktūrinis padalinys – klientų aptarnavimo departamentas, klientų aptarnavimo skyrius ar kitas Užimtumo tarnybos skyrius;
3.13. Duomenų mainų svetainė (DMS) - tai ribotos prieigos interneto svetainė, skirta Projektų duomenų peržiūrai ir jų elektroniniams mainams tarp pareiškėjų ar Projektų vykdytojų, partnerių ar su Projekto įgyvendinimu susijusių subjektų;
3.19. Veiklos ataskaita - Projekto vykdytojo užpildytas ir įgyvendinančiajai institucijai pateiktas finansų ministro patvirtintos formos prašymas išmokėti Projekto sutartyje numatytą avansą ar jo dalį arba apmokėti ir (ar) kompensuoti Projekto išlaidas ir (ar) atsiskaityti už Projekto veiklas;
II SKYRIUS
TEISĖS AKTAI, REGLAMENTUOJANTYS PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMĄ
8. Lietuvos Respublikos neįgaliųjų socialinės integracijos įstatymas (iki 2023 m. gruodžio 31 d.). Lietuvos Respublikos asmenų su negalia teisių apsaugos pagrindų įstatymas (nuo 2024 m. sausio 1 d.).
10. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. birželio 4 d. nutarimas Nr. 528 „Dėl atsakomybės ir funkcijų paskirstymo tarp institucijų, įgyvendinant 2014 – 2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programą ir rengiantis įgyvendinti 2021 – 2027 metų Europos Sąjungos fondų investicijų programą“.
11. Užimtumo didinimo 2014 – 2020 metų programa, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2013 m. rugsėjo 25 d. nutarimu Nr. 878 „Dėl Užimtumo didinimo 2014–2020 metų programos patvirtinimo“ (toliau – Užimtumo didinimo programa).
12. Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 „Dėl Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“, (toliau – Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės).
13. 2014 – 2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr.1K-499 „Dėl 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašo patvirtinimo“ (toliau – Rodiklių skaičiavimo aprašas).
14. Rekomendacijos dėl Projektų išlaidų atitikties ES struktūrinių fondų reikalavimams, patvirtintos Žmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programos, Ekonomikos augimo veiksmų programos, Sanglaudos skatinimo veiksmų programos ir 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos valdymo komitetų 2014 m. liepos 4 d. protokolu Nr. 34 (toliau – Rekomendacijos dėl Projektų išlaidų atitikties).
15. Dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarkos aprašas, patvirtintas Užimtumo tarnybos direktoriaus 2018 m. spalio 1 d. įsakymu Nr. V-471 „Dėl dokumentų pasirašymo ir derinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkos aprašas).
16. Veiklos ir priemonių planavimo bei jų įgyvendinimo stebėsenos tvarkos aprašas, patvirtintas Užimtumo tarnybos direktoriaus 2018 m. gruodžio 7 d. įsakymu Nr. V-602 „Dėl Veiklos ir priemonių planavimo bei jų įgyvendinimo stebėsenos tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Priemonių stebėsenos aprašas).
17. 2014 – 2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programa ir kiti teisės aktai, reglamentuojantys Projektų administravimą, aktyvios darbo rinkos politikos priemonių (toliau – ADRPP) ir profesinės reabilitacijos įgyvendinimą.
18. 2021-2027 m. ES fondų investicijų programa ir kiti teisės aktai, reglamentuojantys Projektų administravimą, aktyvios darbo rinkos politikos priemonių ir profesinės reabilitacijos įgyvendinimą.
19. Vertinimo pagal rizikos kriterijus metodika, patvirtinta Užimtumo tarnybos direktoriaus 2021 m. gruodžio 3 d. įsakymu Nr. V-486 „Dėl vertinimo pagal rizikos kriterijus metodikos patvirtinimo“.
20. Stebėsenos rodiklių nustatymo ir skaičiavimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 31 d. įsakymu Nr. 1K-341 „Dėl Stebėsenos rodiklių nustatymo ir skaičiavimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Rodiklių nustatymo ir skaičiavimo taisyklės).
21. Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos vidaus kontrolės politika, patvirtinta Užimtumo tarnybos direktoriaus 2021 m. balandžio 8 d. įsakymu Nr. V-145 „Dėl Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos vidaus kontrolės politikos patvirtinimo“ (toliau – Vidaus kontrolės politika).
22. Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos finansų kontrolės taisyklės, patvirtintos Užimtumo tarnybos direktoriaus 2020 m. kovo 24 d. įsakymu Nr. V-95A „Dėl Užimtumo tarnybos prie Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos finansų kontrolės taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Finansų kontrolės taisyklės).
23. 2021–2030 metų plėtros programos valdytojos Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įtraukios darbo rinkos plėtros programos pažangos priemonės Nr. 09‑001‑02‑03‑02 „Didinti pažeidžiamų asmenų grupių užimtumą“ aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2022 m. gegužės 17 d. įsakymu Nr. A1-350 „Dėl 2021–2030 metų plėtros programos valdytojos Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įtraukios darbo rinkos plėtros programos pažangos priemonės Nr. 09‑001‑02‑03‑02 „Didinti pažeidžiamų asmenų grupių užimtumą“ aprašo patvirtinimo“.
24. 2021–2027 metų Europos Sąjungos fondų investicijų programos ir Ekonomikos gaivinimo ir atsparumo didinimo plano „Naujos kartos Lietuva“ administravimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2022 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. 1K-237 „Dėl 2021–2027 metų Europos Sąjungos fondų investicijų programos ir Ekonomikos gaivinimo ir atsparumo didinimo plano „Naujos kartos Lietuva“ įgyvendinimo““ (toliau – Administravimo taisyklės)
25. Projekto dalyvių informacijos administravimo instrukcija, patvirtinta Tarpinstitucinės darbo grupės, sudarytos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2021 m. birželio 11 d. įsakymu Nr. 1K-219 „Dėl tarpinstitucinės darbo grupės sudarymo“, 2023 m. spalio 20 d. posėdžio protokolu Nr. 16 (toliau – Projekto dalyvių informacijos administravimo instrukcija)
III SKYRIUS
PROJEKTŲ VALDYMAS
27. Projektų valdymo pagrindinis tikslas – tinkamai ir laiku įgyvendinti Projekto sutartyje numatytus tikslus, užtikrinant efektyvų lėšų panaudojimą ir numatytų rodiklių pasiekimą.
28. Projektų valdyme dalyvauja Projektų valdymo skyrius, kiti Užimtumo tarnybos struktūriniai padaliniai, Projekto administravimo grupė, Projekto partneriai.
29. Projektų valdymo skyrius, Projekto administravimo grupė, Planavimo ir monitoringo skyrius, Departamentai ir Klientų aptarnavimo skyriai pagal savo kompetenciją užtikrina ir/ar kontroliuoja visų Projekto rodiklių stebėsenos vykdymą ir jų pasiekimą.
30. Projektų valdymo skyrius:
30.4. tikrina informaciją apie Priemonių dalyvių išlaidas po Projekto pabaigos su stebėsenos duomenimis bei susistemintus duomenis teikia tikrinančioms institucijoms;
30.5. Inicijuoja Projektų pakeitimus, jei kyla rizika numatytų rodiklių pasiekimui ar efektyviam lėšų panaudojimui;
31. Projekto administravimo grupė:
31.1. rengia mokėjimo prašymus, veiklos ataskaitas ir teikia juos Agentūrai bei atsako už teikiamos informacijos teisingumą;
31.2. rengia informaciją mokėjimo prašymui, veiklos ataskaitai apie Priemonių dalyvius, pildo suvestines ir teikia jas Agentūrai;
31.4. kas ketvirtį už praėjusį ketvirtį iki einamojo ketvirčio pirmo mėnesio 20 dienos Projekto valdymo skyriui per Microsoft Teams platformą pateikia užpildytas ataskaitas, susijusias su Projekto įgyvendinimu;
32. Departamentai:
32.3. vykdo finansų kontrolę, kurios metu nustato ar Priemonėms finansuoti pakanka skirtų asignavimų;
32.4. užtikrina išmokėtų lėšų, kai pažeidžiami sutartiniai įsipareigojimai ar Agentūra pripažįsta netinkamas finansuoti lėšas, susigrąžinimą bei išieškojimą ir grąžinimą į Projekto atsiskaitomąją sąskaitą, remiantis Finansų kontrolės taisyklėse nustatyta tvarka.
32.5. nedelsiant informuoja Projektų valdymo skyrių apie rodiklių pasiekimo ir lėšų panaudojimo efektyvumo rizikas;
33. Klientų aptarnavimo skyriai:
33.1. užtikrina Projekto dalyvių identifikavimą, atrinkimą bei įtraukimą į Projekto veiklas pagal Projekto sutartyje nurodytą tikslinę grupę;
34. Planavimo ir monitoringo skyrius:
34.2. kiekvieną mėnesį iki einamojo mėnesio 14 d. vidiniame Užimtumo tarnybos portale patalpina informaciją apie į Priemones nusiųstus asmenis bei panaudotas lėšas;
IV SKYRIUS
PROJEKTŲ PLANAVIMAS
35. Planavimo ir monitoringo skyrius, įvertinęs susidariusią/prognozuojamą padėtį šalies darbo rinkoje (bedarbių skaičių pagal papildomai remiamus asmenis, darbdavių poreikius ir kt.) ir, atsižvelgdamas į Užimtumo didinimo programos tikslus ir uždavinius, teikia Užimtumo tarnybos direktoriui pasiūlymą dėl Projekto poreikio, kurio veiklos susijusios su tiesioginėmis paslaugomis darbo ieškantiems asmenims.
36. Užimtumo tarnybos direktoriui pritarus, Planavimo ir monitoringo skyrius inicijuoja pasiūlymą SADM dėl Projekto poreikio.
37. Gavus SADM pritarimą dėl naujo Projekto rengimo, Planavimo ir monitoringo skyrius kartu su Projektų valdymo skyriumi, dalyvaujant kitiems Užimtumo tarnybos struktūriniams padaliniams pagal kompetenciją, rengia bei SADM teikia projektinį pasiūlymą ir, esant poreikiui, jį pristato SADM.
38. Užimtumo tarnybai gavus SADM pritarimą ir iš Agentūros kvietimą teikti paraišką finansuoti Projektą, Planavimo ir monitoringo skyrius per kvietime nurodytą terminą rengia Projekto paraišką ir teikia ją Agentūrai.
V SKYRIUS
PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
LĖŠŲ IR VEIKLŲ RODIKLIŲ PASKIRSTYMAS, TVIRTINIMAS IR KEITIMAS
40. Projektas įgyvendinamas pagal Projekto sutartyje, Apraše, Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties, Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse, rojektų dalyvių informacijos administravimo instrukcijoje ir kituose su Projektų įgyvendinimu susijusiuose teisės aktuose nustatytus reikalavimus.
41. Projekto dalyviai į Projekto veiklas atrenkami vadovaujantis Projekto sutartyje nurodytais atitikties kriterijais.
42. Projekto veiklų rodikliai skaičiuojami vadovaujantis 2021–2030 metų plėtros programos valdytojos Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įtraukios darbo rinkos plėtros programos pažangos priemonės Nr. 09-001-02-03-02 „Didinti pažeidžiamų asmenų grupių užimtumą“ stebėsenos rodiklių aprašymo kortelėmis, kurios skelbiamos svetainėje www. socmin.lrv.lt.
43. Pasirašius Projekto sutartį, Planavimo ir monitoringo skyrius, per 10 darbo dienų parengia Projekto lėšų ir dalyvių paskirstymą pagal Departamentus ir teikia jį tvirtinti Užimtumo tarnybos direktoriui.
ANTRASIS SKIRSNIS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS
45. Pasirašius Projekto sutartį per 14 darbo dienų (jei Projekto sutartyje nenustatyta kitaip) Projekto administravimo grupė (jos nesant - Projektų valdymo skyrius) parengia Projekto viešųjų pirkimų planą ir suderinusi su Projekto valdymo ir Viešųjų pirkimų skyriais teikia jį Agentūrai per DMS ar kitu suderintu būdu.
46. Projekto administravimo grupė (jos nesant - Projektų valdymo skyrius) rengia informaciją apie planuojamus organizuoti pirkimus Projekto įgyvendinimo laikotarpiu ir ją teikia Viešųjų pirkimų skyriui, kuris, esant poreikiui, tikslina einamųjų metų Užimtumo tarnybos reikmėms reikalingų darbų, prekių ir paslaugų viešųjų pirkimų planą (toliau – Pirkimų planas).
47. Projekto administravimo grupė (jos nesant - Projektų valdymo skyrius) rengia bei suderina su Projektų valdymo ir Viešųjų pirkimų skyriais planuojamo vykdyti pirkimo techninę specifikaciją pagal Viešųjų pirkimų organizavimo taisyklėse nustatytus reikalavimus, kuri yra pirkimo paraiškos priedas.
48. Užimtumo tarnybos direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui patvirtinus Projekto pirkimo paraišką, pirkimo procedūras vykdo Nuolatinė viešųjų pirkimų komisija arba pirkimų organizatorius.
49. Ne vėliau kaip per 14 dienų nuo tos dienos, kai Agentūra patvirtina pirkimų planą arba kai Užimtumo tarnyba sudaro pirkimo sutartį, jei pirkimo sutartis sudaroma po pirkimų plano patvirtinimo, suvedama ir per DMS ar kitu suderintu būdu pateikiama informaciją apie sudarytas pirkimo sutartis.
50. Projekto lėšomis negali būti kompensuojamos Užimtumo tarnybos iš Projekto partnerių įsigytų prekių ir paslaugų išlaidos.
TREČIASIS SKIRSNIS
MOKĖJIMO PRAŠYMŲ RENGIMAS IR TEIKIMAS
52. Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia tarpinį ir galutinį mokėjimo prašymus, veiklos ataskaitas per DMS arba kitu suderintu būdu, taip pat gali pateikti avanso mokėjimo prašymą, jei tai numatyta Projekto sutartyje.
53. Mokėjimo prašymus pasirašo Projektų valdymo skyriaus vedėjas pagal Dokumentų tvarkos aprašą arba kitas Užimtumo tarnybos direktoriaus įgaliotas asmuo.
54. Prieš teikiant Agentūrai mokėjimo prašymą, veiklos ataskaitą per DMS arba kitu suderintu būdu, dokumentai turi būtų užregistruoti DocLogix.
55. Mokėjimo prašymus, veiklos ataskaitas Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos iki Projekto finansavimo pabaigos pagal patvirtintą mokėjimų prašymų, veiklos ataskaitų teikimo grafiką.
56. Avanso mokėjimo prašymas gali būti teikiamas pasirašius Projekto sutartį ir (arba) viso Projekto įgyvendinimo metu, kai reikia apyvartinių lėšų Projektui įgyvendinti, neviršijant nustatytos maksimalios Avanso sumos.
57. Pirmąjį mokėjimo prašymą, veiklos ataskaitą kartu su jame nurodyta informacija apie mokėjimo prašymų, veiklos ataskaitų teikimo grafiką Projekto administravimo grupė teikia ne vėliau kaip po 20 dienų nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos.
58. Tarpinius mokėjimo prašymus, veiklos ataskaitas Projekto administravimo grupė teikia ne vėliau kaip po 90 dienų (Centrinei projektų valdymo agentūrai ne vėliau kaip po 72 dienų) nuo ankstesnio tarpinio mokėjimo prašymo, veiklos ataskaitos pateikimo dienos, jei Agentūra, atsižvelgdama į Projekto specifiką ir Projekto vykdytojo pinigų srautų poreikį, Projekto sutartyje arba mokėjimo prašymų, veiklos ataskaitų teikimo grafike nenustato kitaip.
59. Galutinis mokėjimo prašymas, veiklos ataskaita teikiamas iki Projekto sutartyje nustatyto termino, kuris negali būti trumpesnis kaip 30 dienų nuo Projekto veiklų įgyvendinimo pabaigos.
60. Mokėjimo prašymuose, Veiklos ataskaitose Projekto administravimo grupė teikia mokėjimo prašymų, veiklos ataskaitų teikimo grafiką artimiausiems 6 Projekto įgyvendinimo mėnesiams (Centrinei projektų valdymo agentūrai grafikas teikiamas visam projekto įgyvendinimo laikotarpiui)(nurodomos planuojamų mokėjimo prašymų datos ir sumos). Informacija turi būti atnaujinama su kiekvienu tarpiniu mokėjimo prašymu, veiklos ataskaita. Mokėjimo prašymo, veiklos ataskaitos grafikas planuojamas atsižvelgiant į Užimtumo tarnybos direktoriaus patvirtintą metinę sąmatą.
61. Su galutiniu mokėjimo prašymu, veiklos ataskaita turi būti pateiktas raštas su informacija apie Užimtumo tarnybos Projekto sąskaitose sukauptas palūkanas arba informacija apie tai, kad palūkanos skaičiuojamos nebuvo.
62. Kartu su kiekvienu mokėjimo prašymu, veiklos ataskaita Projekto administravimo grupė Agentūrai teikia duomenis apie Projekte pradėjusius dalyvauti dalyvius, užpildytus pagal Projekto dalyvių apklausos anketų suvestinės, dalyvių ataskaitos patvirtintą formą ir informaciją apie Projekto dalyvius, baigusius dalyvauti Projekte, užpildytą pagal informacijos apie Projekto dalyvius, baigusius dalyvauti Projekte, dalyvių ataskaitos įvedimo formą. Visas formas tvirtina Agentūra.
63. Ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų (jei Projekto sutartyje nenumatyta kitaip) pasibaigus kalendoriniams metams Projektų valdymo skyrius rengia ir teikia Agentūrai visų, per praėjusius 5 metus nuo galutinės įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo, įgyvendintų Projektų ataskaitas po Projekto finansavimo pabaigos, kurių forma nustatyta Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 8 priede.
KETVIRTASIS SKIRSNIS
PROJEKTO VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO IR LĖŠŲ PANAUDOJIMO STEBĖSENA
65. Projekto veiklų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo stebėseną vykdo Projekto administravimo grupė, Planavimo ir monitoringo skyrius ir Departamentai.
66. Projekto veiklų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo stebėseną sudaro:
66.1. Projekto administravimo grupės analizė apie nuo projekto pradžios Projekto veiklų įgyvendinimą, pasiektus rodiklius ir lėšų panaudojimą;
66.2. Departamentų, atliekama priemonių įgyvendinimo stebėsena kaip tai numatyta Priemonių stebėsenos apraše;
67. Projektų administravimo grupė, vykdant Projektų įgyvendinimo stebėseną vadovaujasi trimis kriterijais:
67.1. Projektų dalyvių atitiktis tikslinei grupei - kiekvienas Projekte dalyvaujantis asmuo turi atitikti Projekto sutartyje įvardintą tikslinę grupę;
67.2. Projekto dalyvių rodiklių pasiekimas – iki Projekto įgyvendinimo pabaigos, turi būti pasiekti visi Projekto sutartyje nustatyti rodikliai;
VI SKYRIUS
PROJEKTO ĮGYVENDINIMO KONTROLĖ
PIRMASIS SKIRSNIS
VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO KONTROLĖ
68. Siekiant užtikrinti sėkmingą Projektų įgyvendinimą, vykdoma Projektų veiklų įgyvendinimo kontrolė, kurią atlieka Projektų valdymo skyrius, Projekto administravimo grupė, Planavimo ir monitoringo skyrius.
ANTRASIS SKIRSNIS
PATIKRINIMŲ VYKDYMAS
70. Projektų patikrinimus Departamente ir klientų aptarnavimo skyriuose vykdo Priemonių ir paslaugų priežiūros skyriaus darbuotojai. Pagal savo pobūdį patikrinimai Departamentuose ir klientų aptarnavimo skyriuose skirstomi į planinius ir neplaninius.
71. Apie planuojamą patikrinimą, nurodant konkretų jo atlikimo terminą, apimtį bei prašomus pateikti dokumentus, Departamentas ir klientų aptarnavimo skyriai informuojami elektroniniu paštu ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki patikrinimo.
72. Neplaniniai patikrinimai gali būti atliekami nustačius, kad Departamentuose ir/ar klientų aptarnavimo skyriuose teikiama informacija yra netiksli, neišsami, netinkamai vykdomos Projekto veiklos arba gavus Projekto dalyvio, kito subjekto pranešimą raštu/elektroniniu paštu apie galimai netinkamai vykdomas Projekto veiklas.
75. Patikrinimų rezultatai pateikiami Departamentui, klientų aptarnavimo skyriams, Projektų valdymo skyriui.
76. Patikrinimų metu nustatyti neatitikimai turi būti ištaisyti per patikrinimo atlikimo akte nurodytą terminą.
VII SKYRIUS
PROJEKTŲ FINANSŲ VALDYMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
FINANSŲ VALDYMO PROCEDŪROS
78. Projekto finansų valdymą užtikrina Priemonių apskaitos skyrius, Veiklos apskaitos skyrius, Projektų valdymo skyrius, Projekto administravimo grupė.
79. Priemonių apskaitos skyrius užtikrina:
79.1. atsiskaitomosios sąskaitos atidarymą arba laisvos turimos atsiskaitomosios sąskaitos priskyrimą Projekto lėšoms gauti ir reikiamos informacijos pateikimą Projektų valdymo skyriui/Projekto administravimo grupei;
80. Veiklos apskaitos skyrius užtikrina Projekto Veiklos finansų valdymą bei dokumentų ir kitos reikalingos informacijos pagal detaliuosius požymius (dimensijas) mokėjimams ir finansinei apskaitai vykdyti teikimą NBFC.
81. Projektų administravimo grupė:
81.2. vykdo Projekto gauto, grąžintino, Projekto partneriams pervedamo finansavimo finansų valdymą bei dokumentų ir kitos reikalingos informacijos pagal detaliuosius požymius (dimensijas) mokėjimams ir finansinei apskaitai vykdyti teikimą NBFC;
82. Jei patirtos išlaidos nenumatytos Projekto biudžete ar patirtos ne Projekto veiklų vykdymo metu, nepagrįstos privalomais dokumentais, patirtos ne Projekto dalyviams finansuoti, kaip tai numatyta Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų, jos laikomos netinkamomis deklaruoti.
83. Išlaidos, kurioms nepateikti jas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, pateikti netinkami ar neteisingi išlaidas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, arba ta išlaidų dalis, kuri viršija Projekto biudžete numatytas išlaidų ribas, negali būti deklaruojamos ir kompensuojamos ES struktūrinių fondų lėšomis. Šias išlaidas Užimtumo tarnyba ar Projekto partneriai privalo išieškoti iš netinkamus ar neteisingus išlaidas pagrindžiančius dokumentus pateikusių asmenų ar asmenų, kurie nepateikė išlaidas pateisinančių ar įrodančių dokumentų, teisės aktų nustatyta tvarka arba Projekto vykdytojas jas padengia savo lėšomis.
ANTRASIS SKIRSNIS
FINANSINĖS APSKAITOS TVARKYMAS
85. Projekto lėšų apskaita turi būti vykdoma skaidriai, sąžiningai ir teisingai, atsižvelgiant į Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl Projektų išlaidų atitikties nustatytus išlaidų reikalavimus.
88. Su Projektu susiję ūkiniai įvykiai ir ūkinės operacijos yra Užimtumo tarnybos bendros finansinės apskaitos sudėtinė dalis. Su Projektu susijusių finansinių operacijų įrašų atskyrimui nuo kitų operacijų yra naudojamas Projektų kodavimas.
90. Užimtumo tarnybos finansines ataskaitas rengia NBFC, jų duomenų analizę vykdo Veiklos apskaitos ir Priemonių apskaitos skyriai pagal veiklos sritį.
TREČIASIS SKIRSNIS
IŠMOKĖTŲ LĖŠŲ SUSIGRĄŽINIMAS IR REGISTRAVIMAS APSKAITOJE
92. Departamentas užtikrina, kad visa informacija apie sutartinių įsipareigojimų pažeidimus arba nevykdymą būtų suvesta į edBiržą.
93. FABIS gautinos grąžintinos finansavimo sumos registruojamos, turint sutartinių įsipareigojimų nevykdymo atvejus pagrindžiančius dokumentus.
94. Jeigu netinkamų išlaidų susigrąžinimui sudaromas grafikas yra ilgesnis nei 6 mėnesiai, suderinus su Planavimo ir monitoringo skyriumi, netinkamos Projektui lėšos gali būti padengtos iš Valstybės biudžeto arba kitų finansavimo šaltinių. Jeigu iki Projekto įgyvendinimo pabaigos liko mažiau nei 6 mėnesiai, terminas gali būti trumpesnis.
VIII SKYRIUS
PROJEKTŲ RIZIKŲ VALDYMAS
95. Įgyvendinant Projektus išskiriamos šios pagrindinės rizikos (toliau - Rizikos):
95.2. stebėsenos rodiklių dėl tikslinės grupės atstovų, kurie po dalyvavimo Projekto veiklose pradėjo dirbti, įskaitant savarankišką darbą, ar mokytis, reikšmės ne pasiekimas;
95.3. nepakankama Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencija ir srities žinių trūkumas;
96. Rizikų sumažinimo/panaikinimo būdai:
96.1. nepakankamas Projekto partnerių įsitraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimą:
96.1.1. paslaugas Projekto tikslinei grupei teikiančių institucijų įtraukimas į Projekto veiklų planavimo procesą, siekiant identifikuoti paslaugų poreikį tam, kad būtų galima pasiūlyti reikiamą paslaugų paketą, atsižvelgiant į individualius asmens poreikius;
96.1.2. įvairių komunikavimo ir informacijos sklaidos apie numatomas vykdyti Projekto veiklas Priemonių taikymas, atsižvelgiant į tikslinės grupės specifiką (pvz., plakatai, lankstinukai, informacijos sklaida socialiniuose tinkluose, interneto svetainėse ir kt., taip pat informacijos sklaida per su tikslinės grupės atstovais dirbančius asmenis, įstaigas);
96.2. stebėsenos rodiklių dėl tikslinės grupės atstovų, kurie po dalyvavimo Projekto veiklose pradėjo dirbti, įskaitant savarankišką darbą ar mokytis, reikšmės ne pasiekimas:
96.2.1. dokumentų, įrodančių, kad Projekto tikslinės grupės atstovai, dalyvavę Projekto veiklose, pradėjo dirbti, įskaitant savarankišką darbą ar mokytis, kaupimas viso Projekto metu bei po Projekto įgyvendinimo;
96.2.2. vykdoma nuolatinė Projekto veiklų įgyvendinimo stebėsena (t. y. ar planuotos veiklos įgyvendinamos reikiamu intensyvumu bei planuoti tarpiniai rodikliai yra pasiekti). Nustačius, kad Projekto veiklos vyksta lėčiau nei planuota arba nepasiekiami tarpiniai rodikliai, identifikuojamos nevykdymo priežastis ir galimi sprendimo būdai, kurie yra pristatomi Valdymo komiteto posėdžio metu;
96.3. nepakankama Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencija ir srities žinių trūkumas:
96.3.1. aiški darbuotojų atrankos procedūra, aiškiai aprašytos pareiškėjo ir (ar) partnerio darbuotojų funkcijos, įgyvendinant Projektų veiklas, būtinos kompetencijos, kvalifikacija bei patirtis;
96.3.2. esant nepakankamai Projekto vykdytojo ir (ar) partnerio darbuotojų kompetencijai ir srities žinių trūkumui, gali būti numatomas paslaugų (pvz., mokymų paslaugų tikslinei grupei) įsigijimas;
96.4. nepakankami žmogiškieji resursai Projekto veikloms įgyvendinti:
96.4.1. Projekto vykdytojo ir partnerio darbuotojų galimybių dalyvauti numatytose Projekto veiklose įvertinimas paraiškos rengimo metu;
96.4.2. Projekto vykdytojo ir partnerio darbuotojų įtraukimas į Projekto veiklų įgyvendinimo grafiko rengimą bei tikslinimą Projekto įgyvendinimo metu, siekiant įvertinti galimą žmogiškųjų resursų trūkumą;
96.5. netikslus Projekto biudžeto suplanavimas:
96.5.1. detalus visų būtinų išlaidų planavimas paraiškos rengimo metu (pvz., transporto, maitinimo, mokymų paslaugų įtraukimas į Projekto biudžetą ir kt.), atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintos minimalios mėnesinės algos, profesinio mokymo priemonės įkainių padidėjimą ir kt.;
96.5.2. asmenų, turinčių patirties organizuojant numatytas veiklas Projekte įtraukimas į darbo grupę paraiškos rengimo metu. Remiantis praktika, svarbu realistiškai įvertinti veikloms suorganizuoti reikalingą laiką, resursus, nesuplanuoti per daug intensyvių veiklų;
IX SKYRIUS
INFORMAVIMAS APIE PROJEKTĄ
98. Informavimas apie Projektą – informacinė veikla, padedanti pristatyti visuomenei įgyvendinamą Projektą, jo tikslus, eigą, rezultatus, Projekto naudą bei Projekto finansavimą, panaudojant viešinimo Priemones ir šaltinius.
99. Apie įgyvendinamą ar įgyvendintą Projektą, jo eigą, rezultatus ir naudą tikslines grupes informuojant įvairiose žiniasklaidos priemonėse, turi būti naudojama finansavimo emblema.
100. Vykdant Projekto veiklas, Projekto administravimo grupė turi užtikrinti, kad:
100.1. interneto svetainėje būtų paskelbta informacija apie įgyvendinamą Projektą, apibūdinant jo tikslus, rezultatus ir informuoti apie finansavimą iš atitinkamo ES struktūrinio fondo lėšų;
100.2. Projekto įgyvendinimo pradžioje būtų pakabinti plakatai (ne mažesnius kaip A3 formato), kuriuose turi būti pateikta informacija apie įgyvendinamą Projektą ir finansavimą iš atitinkamo ES struktūrinio fondo lėšų. Plakatai turi būti pakabinti visuomenei gerai matomoje vietoje (pavyzdžiui, prie įėjimo į pastatą).
101. Vykdant Projekto veiklas, Užimtumo tarnybos struktūriniai padaliniai turi užtikrinti, kad:
101.1. kai įgyvendinamas iš ES struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamas Projektas ir, kai organizuojami mokymai ar vykdomos kitos panašios iš ES struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamo Projekto veiklos, užtikrinti, kad Projektą įgyvendinantiems asmenims, Projekto tikslinėms grupėms, Projekto rezultatais besinaudojantiems asmenims būtų pranešta apie Projekto finansavimą iš tam tikro ES struktūrinio fondo ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų;
102. Gali būti vykdomos ir kitos informavimo apie Projekto veiklas priemonės (įskaitant Priemones, kuriomis būtų padidintas ES struktūrinių fondų matomumas), jei tai nustatyta Projektų finansavimo sąlygų apraše ar Projekto sutartyje.
103. Projekto vykdytojo įgyvendinamose informavimo apie Projektą Priemonėse turi būti naudojamas ES 2014–2020 metų struktūrinių fondų ženklas, atitinkantis reglamento (ES) Nr. 821/2014 II skyriuje nustatytas technines charakteristikas, kurio pavyzdys skelbiamas svetainėje www.esinvesticijos.lt, ir pateikiama nuoroda į ES struktūrinį fondą, kurio lėšomis bendrai finansuojamas Projektas. Tais atvejais, kai informavimo apie Projektą Priemonė susijusi su Projektu ar keliais Projektais, kurie bendrai finansuojami iš daugiau kaip vieno ES struktūrinio fondo lėšų, nuorodą į ES struktūrinį fondą galima pakeisti nuoroda į ES ir investicinius fondus.
104. Projekto vykdytojas, partneris įgyvendindami informavimo apie projektą veiklą ar kitas komunikacijos veiklas, susijusias su ES finansavimu, visuomenei, žiniasklaidai ir kitoms tikslinėms auditorijoms turi pranešti apie ES finansavimą taip, kaip nurodyta Europos Komisijos leidinyje „ES emblemos naudojimas vykdant 2021–2027 m. ES programas“ (leidinys skelbiamas adresu 2021.esinvesticijos.lt/dokumentai/es-emblemos-naudojimas-vykdant-2021-2027-m-es-programas), Finansų ministerijos leidinyje „ES investicijų stiliaus knyga“ ir Agentūros leidinyje „Komunikacijos vadovas projektų vykdytojams“ (leidiniai skelbiami adresu 2021.esinvesticijos.lt/igyvendinimas-1/viesinimas).
X SKYRIUS
DOKUMENTŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS IR PRIEINAMUMAS
105. Projekto dokumentai saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, patvirtintu Dokumentacijos planu, Dokumentų tvarkos aprašu, Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėmis.
106. Su Projekto įgyvendinimu susijusių dokumentų saugojimo terminas yra nurodytas Projekto sutarties 1 priede.
107. Publikacijos ir kita informacinė medžiaga apie Projekto įgyvendinimą privalo būti atspausdinta ir saugoma kartu su Projekto dokumentais. Straipsnis privalo būti saugomas ir yra įrašomas į duomenų laikmenas.
109. Baigiantis Projektui, ne vėliau kaip iki galutinio mokėjimo prašymo, veiklos ataskaitos patvirtinimo dienos Projekto administravimo grupė perduoda visus dokumentus Užimtumo tarnybos Dokumentų valdymo skyriui (toliau – Dokumentų valdymo skyrius). Perduodant dokumentus pasirašomas dokumentų perdavimo-priėmimo aktas.
110. Projekto įgyvendinimo metu dokumentų prieinamumą užtikrina Projekto administravimo grupės ir Departamentų darbuotojai.
111. Visi Projekto dokumentai turi būti siejami tarpusavyje ir saugojami jiems skirtose bylose pagal patvirtintą Dokumentacijos planą.
112. ADRPP, profesinės reabilitacijos ir kiti su Projektų įgyvendinimu susiję dokumentai registruojami, keliami ir saugomi Projektui skirtose bylose.
113. Registruojami Projekto dokumentai DocLogix turi būti įvardijami, nurodant registruojamo dokumento esamą pavadinimą ir šalia nurodant Projekto dalyvio vardą ir pavardę. Jeigu į DocLogix yra įkeliami keli su tuo pačiu Projekto dalyviu susiję dokumentai, jie turi būti susiejami tarpusavyje.
114. Projekto dalyvio apklausos anketa DocLogix įkeliama su dalyvio parašu ir Projekto dalyvio apklausos anketos registraciniu numeriu. Projekto dalyvio apklausos anketos paskutinė dalis „Pranešimas dėl asmens duomenų tvarkymo“ DocLogix neregistruojama.
115. Projekto dalyvių apklausos anketos kiekvienam Projekto dalyviui DocLogix registruojamos atskirai ir saugomos KAD Projektui skirtoje byloje.
117. Projekto administravimo grupė kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytus dokumentus ir skaitmeninius dokumentus (atsiųstus el. paštu skenuotus arba fotografuotus) DocLogix kelia į bylas su žymenimis “E” arba “Mr”. Į bylas be raidinio žymens registruojami tik popieriniai dokumentai (popieriniai dokumentai skenuojami, registruojami DocLogix, popierinis originalas įsegamas į atitinkamą bylą pagal patvirtintą Dokumentacijos planą).
XI SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
119. Visais Projektų vykdymo etapais, nurodytais šiame Apraše, tvarkant asmens duomenis Apraše numatytais tikslais, įskaitant jų archyvavimą dėl viešojo intereso, naudojimą mokslinio ar istorinio tyrimo tikslais ar statistiniais tikslais, taikomas 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) ir Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas.