LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ TVARKYMO, APSKAITOS IR SAUGOJIMO ORGANIZAVIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2018 m. gruodžio 17 d. Nr. VE-98
Vilnius
1. T v i r t i n u Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašą (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2018 m. gruodžio 17 d. įsakymu Nr. VE-98
VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ TVARKYMO, APSKAITOS IR SAUGOJIMO ORGANIZAVIMO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašas (toliau – Tvarkos aprašas) nustato į valstybės archyvus (toliau – archyvai) kaupiant ir papildant Nacionalinį dokumentų fondą teisės aktų nustatyta tvarka perimtų saugoti dokumentų tvarkymo, aprašymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo bendruosius reikalavimus.
Šio Aprašo reikalavimai teisės aktų nustatyta tvarka archyvų perimtiems ir saugomiems vaizdo, garso ir elektroniniams dokumentams, originalo teisėmis saugomiems mikrofilmams ar dokumentų skaitmeninėms kopijoms (toliau – dokumentai) taikomi tiek, kiek šių dokumentų tvarkymo, aprašymo ir apskaitos nereglamentuoja kiti teisės aktai.
2. Šiame Tvarkos apraše vartojamos sąvokos:
2.1. Apskaita – saugomų dokumentų ir (ar) jų rinkinių kiekio ir sudėties fiksavimas nustatytuose apskaitos dokumentuose.
2.2. Apskaitos dokumentas − dokumentas, kuriame užfiksuojami saugomų dokumentų ir (ar) jų rinkinių duomenys ir tų duomenų pasikeitimai.
2.3. Apskaitos vienetas – fondas (kolekcija), byla ar dokumentas, kuriam apskaitos dokumentuose suteikiamas atskiras apskaitos numeris.
2.4. Rašytiniai dokumentai – rašytine forma užfiksuota informacija pergamente ar popieriuje, įskaitant ir rašytinių dokumentų mikrofilmus, skaitmenines ir analogines kopijas, originalo teisėmis saugomas archyvuose.
2.5. Sąlyginis vienetas – nesutvarkytų rašytinių, originalo teisėmis saugomų dokumentų skaitmeninių kopijų ar kitų dokumentų rinkinys bet kokioje laikmenoje, nustatyta tvarka neįrašytas į bylų apyrašą.
2.6. Veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vykdant veiklą ar fizinio asmens sudaryti, gauti, perimti ar sukaupti dokumentai.
Kitos šiame Tvarkos apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), ir kituose Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktuose, reglamentuojančiuose archyvuose saugomų dokumentų valdymą, vartojamas sąvokas. Su dokumentų saugojimo priemonėmis susijusios sąvokos šiame Tvarkos apraše suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos standarte LST ISO 5127:2008 „Informacija ir dokumentavimas. Aiškinamasis žodynas“ (su visais pakeitimais).
II SKYRIUS
FONDŲ SUDARYMAS
3. Archyvo iš valstybės ar savivaldybių institucijų, įstaigų ar įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau – įstaiga) ar fizinių asmenų perimti dokumentai, taip pat iš kitų valstybių gauti Lietuvos istorinio paveldo ar su Lietuva susiję dokumentai ar jų kopijos sisteminami į fondus ar kolekcijas, arba jais papildomi archyve jau saugomi fondai ir kolekcijos.
4. Archyvo perimti ar gauti dokumentai, susiję tarpusavyje pagal vieną ar kelis požymius (temą, asmenvardžius, autorius, chronologiją ar kita, išskyrus kilmę), sisteminami į kolekciją, kuri į archyvo apskaitą įtraukiama kaip fondas.
5. Fondai ir kolekcijos (toliau – fondas) sudaromi ir papildomi laikantis šių reikalavimų:
5.1. Atlikus perimtų dokumentų vertės ekspertizę pagal šio Aprašo 15 punkte nurodytus kriterijus, nustatomi dokumentų sudarytojai, jų tarpusavio ryšiai ir fondo tipas: įstaigos, fizinio asmens, šeimos ar giminės.
5.3. Nustatomos fondo chronologinės ribos:
5.3.1. jei fondo sudarytojas yra įstaiga – įstaigos veiklos pradžios ir, jei įstaigos veikla pasibaigusi, pabaigos datos;
5.3.2. jei fondo sudarytojas fizinis asmuo – jo gimimo data (jei asmuo miręs – jo gimimo ir mirties datos);
6. Iš perimtų įstaigos veiklos dokumentų sudaromas tos įstaigos fondas. Jam priskiriami ir įstaigos struktūrinių padalinių bei filialų veiklos dokumentai.
III SKYRIUS
FONDŲ TVARKYMAS IR PERTVARKYMAS
Fondų tvarkymo ir pertvarkymo darbų organizavimas
10. Fondų tvarkymo ir pertvarkymo tikslai:
10.1. sutvarkyti nesutvarkytus ar netinkamai sutvarkytus dokumentus ir sudaryti galimybę su šiais dokumentais susipažinti visuomenei;
11. Fondų tvarkymo ar pertvarkymo darbai planuojami atsižvelgiant į fondo sudarytojo svarbą, fondo dokumentų naudojimo, nustatytų trūkumų ir netikslumų mastą, dokumentų perėmimo į archyvą datą ar kitus aspektus.
12. Fondai pertvarkomi, jei reikia juos sujungti ar išskirti, perkelti apskaitos vienetus iš vieno fondo į kitą, pertvarkyti bylų apyrašus ar jų tęsinius (toliau – apyrašas), juos sujungiant ar sudarant naujus apyrašus, perkelti apskaitos vienetus iš vieno apyrašo į kitą.
Nustačius pavienių apskaitos vienetų priskyrimo konkrečiam fondui klaidas, apskaitos vienetų perkėlimas iš vieno fondo į kitą nėra laikomas fondo pertvarkymu.
13. Tvarkant ar pertvarkant fondą:
Dokumentų vertės ekspertizė
15. Dokumentai vertinami pagal šiuos jų reikšmingumo kriterijus:
15.1. kilmė (fondo sudarytojo veiklos ar vykdytų funkcijų svarba ir reikšmė valstybės valdymo, mokslo, kultūros ar visuomeninio gyvenimo srityje; dokumentų sudarymo laikas (data) ir vieta);
15.2. turinys (dokumento rūšis; dokumentuose užfiksuotos informacijos apie fondo sudarytojo teises, pareigas, veiklą, ryšius, interesus svarba; fondo sudarytojo surinktų dokumentų ryšys su jo veikla);
16. Iš nuolat saugoti atrinktų dokumentų bylos sudaromos, aprašomos ir į apyrašus įrašomos šio Tvarkos aprašo 19–32 punktuose nustatyta tvarka.
17. Nesaugotini dokumentai grąžinami juos perdavusiai įstaigai ar fiziniam asmeniui ar, jei taip buvo nustatyta dokumentų perdavimo sutartyje, sunaikinami nustatyta tvarka.
Atrinkti naikinti dokumentai įrašomi į dokumentų naikinimo aktą (1 priedas). Aktas tvirtinamas, kai sudarytų apyrašų duomenys patvirtinami archyvo vadovo.
Bendrieji dokumentų sisteminimo ir bylų sudarymo reikalavimai
19. Bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną ar kelis požymius.
20. Atskiros bylos gali būti sudaromos dokumentams, prie kurių priėjimą riboja įstatymai arba dokumentų perdavimo sutarties sąlygos.
22. Dokumentai į bylas dedami laikantis šių reikalavimų:
22.1. Į bylą paprastai dedamas vienas dokumento egzempliorius. Jei kituose dokumento egzemplioriuose ar juodraščiuose yra vertingos informacijos, jie taip gali būti dedami į bylą.
22.2. Dokumentai byloje išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu dokumentu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka.
22.3. Rašytinių dokumentų susirašinėjimo bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos.
22.5. Priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso, tačiau jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami ir į atskirą bylą.
22.6. Į bylas gali būti dedamos nuotraukos (paveikslų, vitražų, skulptūrų, statinių, scenovaizdžių ar kitos).
22.7. Originalo teisėmis saugomų mikrofilmų ir dokumentų skaitmeninių kopijų bylos sudaromos pagal sudarytojus, dokumentų rūšis, temas ar kitą nustatytą ar pasirinktą sisteminimo būdą.
22.8. Fondo sudarytojui dovanoti leidiniai su dovanojimo įrašais į bylas nededami – jie saugomi atskirai, pažymoje apie fondą įrašius atitinkamą informaciją.
Jei fondo sudarytojas archyvui perduoda jam dovanotų leidinių antraštinius lapus su dovanojimo įrašais, jie dedami į bylas.
Leidiniai be dovanojimo įrašų į archyvą saugoti neperimami, išskyrus tuos atvejus, kai archyvo direktorius nusprendžia kitaip.
23. Rašytinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150–200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaroma kita byla (tomas).
Knygos, monografijos rankraščiai ar tam tikro apibrėžto proceso (pvz., teismo proceso) metu sukaupti dokumentai gali sudaryti vieną bylą, nepriklausomai nuo lapų skaičiaus.
Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų nėra daug, į vieną bylą gali būti dedama kelių kalendorinių metų ar viena tema susiję dokumentai, jei bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šiame punkte.
Bylų aprašymas ir tvarkymas
24. Bylų antraštės rašomos lietuvių kalba. Jei byloje yra dokumentų (pvz., monografijų, straipsnių), parengtų kitomis kalbomis, jų pavadinimai bylų antraštėse rašomi originalo kalba (skliaustuose gali būti nurodytas ir pavadinimas lietuvių kalba).
25. Bylų antraštės turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskirtų dokumentų sudarytoją (autorių), rūšį ir temą:
25.1. Bylos antraštė gali būti papildyta paantrašte, kurioje pateikiama dokumentus apibūdinanti papildoma informacija.
25.2. Bylos antraštėje pavadinimai netrumpinami, nevartojamos kitos santrumpos, išskyrus oficialiai nustatytus atvejus.
25.3. Dokumentų rūšys, asmenų pavardės, organizacijų, tarnybinių pareigybių, karinių laipsnių, socialinių grupių, vietovių, gatvių, kiti pavadinimai ar terminai bylos antraštėje rašomi tokie, kokie nurodyti dokumente, nekeičiant į dabartinius. Pastarieji gali būti nurodomi skliaustuose. Įvairiais istoriniais laikotarpiais vartoti terminai rašomi atsižvelgiant į moralinius, politinius ir teisinius vertinimus.
25.6. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų viena tema, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“.
25.7. Susirašinėjimo dokumentų (laiškų) bylų antraštėse nurodomi susirašinėjimo klausimai (temos), taip pat gali būti nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai arba, kai korespondentų nėra daug, jų vardai ir pavardės.
Jei korespondento vardo ir pavardės arba pavardės nustatyti nepavyksta, bylos antraštėje rašoma, kaip nurodyta dokumento sudarytojo (inicialai, vardas ar kita). Numanomos pavardės, datos ar kiti numanomi duomenys rašomi laužtiniuose skliaustuose.
26. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio anksčiausio ir vėliausio dokumentų datos (nepaisant priedų ir pridedamų dokumentų datų), jei dokumentai registruoti – anksčiausiai ir vėliausiai įstaigoje registruotų dokumentų datos. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data. Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai, bylos data yra metai.
26.1. Kai chronologinės ribos arba data nėra žinoma ir jų negalima nustatyti iš dokumentų, numanomos bylos chronologinės ribos (data) nurodomos laužtiniuose skliaustuose, pvz., [1948 m.], arba rašoma [Nenustatyta].
26.2. Vaizdo ir garso dokumentų bylos chronologinės ribos yra dokumentuose užfiksuotų įvykių datos. Jei bylos dokumentuose užfiksuotas vienas įvykis, bylos data laikoma įvykio data.
27. Rašytinių dokumentų bylos lapai sunumeruojami Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatyta tvarka.
Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia informacijos paieškai ar dokumentų apskaitai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai). Archyvo sudaryti bylos vidaus apyrašo lapai numeruojami atskirai ir į bendrą bylos lapų skaičių nėra įskaičiuojami.
28. Rašytinių dokumentų bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis įrašas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka ir bylos antraštinis lapas (2 priedas). Bylos antraštiniame lape nurodomas fondo pavadinimas, bylos antraštė ir paantraštė (jei yra), bylos chronologinės ribos ar data, saugojimo terminas, antraštinio lapo specialiojoje žymoje gali būti rašomas fondą saugančio archyvo pavadinimas arba dedamas spaudas.
Apskaitos dokumentų sudarymas
29. Archyve sutvarkytos bylos įrašomos į jų apskaitos dokumentus – apyrašus. Jei perimtais dokumentais papildomas archyve jau saugomas fondas, sutvarkytos bylos įrašomos į apyrašų tęsinius.
30. Atsižvelgiant į sudarytų bylų skaičių ar turinį, sudaromas vienas ar keli apyrašai. Į atskirus bylų apyrašus gali būti įrašomos:
30.5. bylos, sudarytos iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai arba dokumentų perdavimo sutarties sąlygos;
31. Bylos į apyrašus įrašomos pagal bylų sisteminimo apyraše schemą, jei tokia buvo sudaryta, arba pagal jų užbaigimo metus (datą), vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka.
Susirašinėjimo dokumentų bylos į apyrašus įrašomos pagal kalendorinius metus, kuriais jos buvo sudarytos ir kuriais buvo sudarytas ar gautas tų metų paskutinis iniciatyvinis dokumentas, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Susirašinėjimo su asmenimis dokumentų bylos įrašomos pagal korespondentų pavardes abėcėlės tvarka, jei korespondentai nenurodomi apibendrintai.
Jei atliekant fondo ar apyrašo pertvarkymo darbus buvo parengtas naujas (-i) apyrašas (-ai), iki pertvarkymo naudoti apyrašai gali būti įrašomi į naujai sudarytą apyrašą.
32. Bylos į apyrašus įrašomos kaip atskiri apskaitos vienetai, kiekvienai jų suteikiant numerį. Apyraše įrašomų bylų numeracija tęsiama iš eilės.
33. Sutvarkytų ar pertvarkytų fondų apyrašuose (3, 4 priedai) nurodomi šie aprašomieji ir apskaitos duomenys: fondo numeris ir pavadinimas, apyrašo pavadinimas ir numeris, apskaitos vieneto numeris (eilės numeris), bylos antraštė ir paantraštė, jei ji yra, bylos chronologinės ribos (data), apimtis. Apyraše, priklausomai nuo apskaitos vienetų ypatumų, gali būti nurodomi papildomi aprašomieji duomenys (dokumentų skiriamosios ypatybės (atvirukas, fotografija, mašinraštis, autografas ar kita), dokumentų kalba ar kita).
34. Apyrašuose nurodomas fondo pavadinimas:
34.1. Įstaigos, kuri yra fondo sudarytoja, fondo pavadinimas yra jos vėliausias (paskutinis) teisės aktuose įteisintas ar oficialiuose šaltiniuose paskelbtas pavadinimas.
34.2. Fondo pavadinime (skliaustuose) gali būti rašomas ir įteisintas fondo sudarytojo sutrumpintas pavadinimas, pvz.:
Lietuvos demokratinė darbo partija (LDDP)
34.3. Kai pertvarkomas archyve jau saugomas fondas, kurio sudarytojas yra įstaigos struktūrinis padalinys, jo pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę, pvz.:
Vilniaus gubernijos valdybos Gydymo skyrius
34.4. Valstybės, kurioje veikė įstaiga (įstaigos struktūrinis padalinys), pavadinimas, jei tai nėra įstaigos oficialiojo pavadinimo dalis, nurodyta teisės aktuose, kituose steigimo (reorganizavimo) dokumentuose, fondo pavadinime nenurodomas.
34.5. Jei oficialusis įstaigos (įstaigos struktūrinio padalinio) pavadinimas buvo įteisintas ne lietuvių kalba, fondo pavadinimas rašomas dviem kalbomis: lietuvių kalba ir skliaustuose originalo kalba, pvz.:
Kurklių Šv. Jurgio Romos katalikų bažnyčia (Ecclesia Romana Catolica S. Georgii Kurklensis)
34.7. Asmens fondo pavadinimas yra fizinio asmens vardas (-ai) ir pavardė (-ės). Jei asmuo pasirašinėjo ir pseudonimu, pastarasis rašomas skliaustuose ar per brūkšnelį.
34.8. Giminės (šeimos) fondo pavadinimas yra asmens vardas (-ai) ir pavardė (-ės) arba asmenų pavardė ir atitinkamai žodis „giminė“, „šeima“.
34.9. Jei iš archyve saugomų fondų sudaromas jungtinis fondas, jo pavadinimas yra apibendrintas įstaigų arba jų struktūrinių padalinių pavadinimas, pvz.:
Panevėžio rajono kolūkiai
Jei jungtinį fondą sudaro įstaigų struktūriniai padaliniai, nurodoma ir jų priklausomybė.
35. Apyrašo pavadinimas rašomas lietuvių kalba.
Apyrašo pavadinime turi atsispindėti įstaigos (jos struktūrinio padalinio) ar fizinio asmens veiklos sritis arba dokumentų rūšies pavadinimas, pvz.:
Kūrybos ir veiklos bylų apyrašas Nr. 1
arba
Gimimo įrašų bylų apyrašas Nr. 1
Jei archyve saugomo ir pertvarkomo fondo apyrašo dokumentų sudarytojas yra įstaigos struktūrinis padalinys, apyrašo pavadinime nurodomas jo pavadinimas, pvz.:
Žemės ribų matavimo skyriaus bylų apyrašas Nr. 4
Kai į apyrašą įrašomos elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų bylos, tai nurodoma ir apyrašo pavadinime, pvz.:
Antikorupcinės komisijos posėdžių garso įrašų bylų apyrašas Nr. 5
36. Apyrašo antraštiniame lape (5 priedas) nurodomas archyvo (fondo saugotojo) pavadinimas, fondo numeris pagal archyvo saugomų fondų registrą, fondo pavadinimas, apyrašo pavadinimas ir numeris, jei apyrašas užbaigtas – ir į jį įrašytų bylų chronologinės ribos (datos).
37. Archyve rengiamos pažymos apie saugomus fondus (6 priedas).
Pažymoje apie fondą galimos bibliografinės nuorodos į šaltinius (literatūrą). Pažymos tekste neleistini žodžių sutrumpinimai ar santrumpos, išskyrus oficialius. Pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas. Jei reikia, sąvoka ar pavadinimas kita kalba gali būti nurodomi skliaustuose, greta lietuviško atitikmens. Teisės aktų nuorodos rašomos nustatytąja tvarka.
38. Pažymos apie fondą pirmajame skyriuje pateikiama informacija apie fondo sudarytoją:
38.1. Jei fondo sudarytojo pavadinimai keitėsi, nurodomi visi fondo sudarytojo oficialūs pavadinimai, pradedant anksčiausiu ir baigiant vėliausiu, kartu nurodant veiklos chronologines ribas, nepriklausomai nuo to, ar yra išlikę vieno ar kito laikotarpio dokumentų.
38.2. Pateikiami duomenys apie fondo sudarytojo įsteigimą (savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos (steigėjo) pavadinimas, steigimo dokumento pavadinimas, data ir numeris, steigimo data), pavaldumą, reorganizacijas, likvidavimą bei pavaldumo ar teisinės formos pasikeitimą. Datos (įsteigimo, reorganizacijos ir kita) pateikiamos su nuoroda į tai reglamentavusius teisės aktus (nurodant teisės akto leidėją, teisės akto pavadinimą, datą ir numerį), kitus dokumentus, jei yra galimybių tai nustatyti. Glaustai aprašomos fondo sudarytojo veiklos sritys (pagrindinės funkcijos).
38.3. Jei fondo sudarytojas yra fizinis asmuo (asmenys), nurodoma informacija apie asmenį ar šeimą: vardas (-ai) ir pavardė, pseudonimas (-ai), titulas, gimimo data (jei asmuo miręs – ir mirties data), gimimo vieta, gyvenamoji vieta (-os), veiklos (kūrybos, darbo ar kita) sritys, tarnyba ir pareigos, profesinės (darbinės) veiklos etapai ir karjera, svarbūs laimėjimai ir pasiekimai, mirties ir palaidojimo vieta. Šeimos (giminės) fondo informacijoje apie fondo sudarytojus nurodomi reikalingi papildomi duomenys, susiję reikšmingi vietovardžiai, informacija apie pagrindines šeimos (giminės) gyvenamąsias vietas, kita informacija.
39. Pažymos apie fondą antrajame skyriuje pateikiama informacija apie fondo dokumentus:
39.1. Nurodomas dokumentų įsigijimo šaltinis (kada, iš ko ir kaip įsigyti (dovanoti, pirkti ar kita) ar būdas (perimti pagal aktą, sutartį), nurodoma, ar fondas yra baigtas kaupti, ir galimi papildymai.
39.2. Nurodomos fondo dokumentų chronologinės ribos, dokumentų skiriamosios ypatybės, pažymima, jei tarp dokumentų yra autorių teisių objektų.
39.3. Jei fondo dokumentai saugoti į archyvą buvo perimti netvarkyti arba buvo pertvarkytas jau saugomas fondas, pateikiami duomenys apie fondo dokumentų vertės ekspertizę, dokumentų atrinkimą naikinti, nurodoma esama fondo apimtis (apskaitos vienetais).
39.4. Pateikiamos nuorodos apie papildomas informacijos paieškos priemones, ryšius su kitais susijusiais fondais, nurodoma fondo sudarytojui dovanotų leidinių su dovanojimo įrašais saugojimo vieta, jei archyvas perėmė tokius leidinius.
39.5. Aptariami sudaryti bylų apyrašai ir bylų įrašymo į juos tvarka:
39.5.1. Pateikiama informacija apie vyraujančias į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų temas ar dokumentų rūšių grupes, dokumentų tvarkymo ir apyrašo sudarymo metu atliktus veiksmus (numerių pakeitimą, numerių pakeitimo rodyklės sudarymą ar kita), apibūdinama dokumentų fizinė būklė, nurodomas bylų sisteminimo būdas, bylų sudarymo, tvarkymo, įrašymo į apskaitą ypatumai. Jei buvo nustatyta dokumentų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos aplinkybės.
40. Kai fondas papildomas, rengiama pažyma apie fondo papildymą (7 priedas), kurioje nurodoma su fondo papildymu susijusio laikotarpio informacija apie fondo sudarytoją, aptariami papildomų dokumentų turinio ir sutvarkymo aspektai, nekartojant ankstesnėse pažymose pateiktos informacijos. Rengiamoje pažymoje apie fondo papildymą nurodomos anksčiau sudarytų pažymų datos ir registracijos numeriai.
Kai papildoma informacija apie fondo sudarytoją, pažymos pirmojo skyriaus pavadinime nurodomas laikotarpis. Jei fondo papildymas nesusijęs su informacijos apie fondo sudarytoją ir fondo sutvarkymą pasikeitimais ar apima ankstesnėje pažymoje aptartą laikotarpį, nurodoma, kad pasikeitimų nebuvo.
41. Jei buvo sudaryta bylų sisteminimo apyraše schema, ji įforminama kaip pažymos apie fondą (fondo papildymą) priedas.
IV SKYRIUS
DOKUMENTŲ APSKAITOS TVARKYMAS
43. Kad archyvo perimti saugoti dokumentai būtų išsaugoti, prieinami ir būtų užtikrinta jų paieška, archyve turi būti nustatyti apskaitos dokumentai ir paskirti už apskaitą atsakingi administracijos padaliniai ar darbuotojai.
44. Apskaitos dokumentai nustatomi perimtiems saugoti dokumentams ir (ar) jų rinkiniams, fondų duomenims ir jų kaitai apskaityti.
45. Perimtų saugoti apskaitos ar sąlyginių vienetų skaičius, kiti apskaitos duomenys įrašomi į perimtų dokumentų apskaitos žurnalą (8 priedas).
46. Fondo numeris suteikiamas pagal archyvo saugomų fondų registrą (9 priedas), kuriame registruojami archyvo perimti saugoti fondai. Fondų numeriai rašomi iš eilės. Fondui numeris suteikiamas iš karto po to, kai dokumentų perėmimo faktas užfiksuojamas perimtų dokumentų apskaitos žurnale. Fondų apskaitos duomenims tvarkyti gali būti sudaromi atskiri registrai. Šiuo atveju turi būti užtikrinta, kad fondams būtų suteikti unikalūs numeriai.
Fondo numerį sudaro skaičius arba raidė ir skaičius.
47. Fondų registre nurodomas archyvo (fondų saugotojo) pavadinimas, fondo numeris, pirmųjų fondo dokumentų perdavimo akto data ir registracijos numeris ar kita, fondo pavadinimas, fondo išbraukimo iš apskaitos pagrindas.
48. Fondų registre fondui suteiktas numeris nurodomas ir perimtų dokumentų apskaitos žurnale, fondo lape, kituose apskaitos dokumentuose.
Suteikus fondo numerį turi būti sukurtas fondo aprašas Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje.
49. Sudaromas kiekvieno archyve saugomo fondo lapas (10 priedas), kuriame nurodomas archyvo (fondo saugotojo) pavadinimas, fondo numeris, pirmųjų fondo dokumentų perdavimo akto data ir numeris ar kita, fondo (fondo sudarytojo) pavadinimas, duomenys apie perimtus nesutvarkytus ir sutvarkytus dokumentus, kiti fondo apskaitos duomenys bei jų pasikeitimai.
50. Sudaroma fondo byla, kurioje kaupiami su fondui priskirtų dokumentų perėmimu ir fondo duomenų pasikeitimu susiję dokumentai (dokumentų perdavimo, fizinės būklės ir kiekio patikrinimo, prarastų dokumentų ar dokumentų naikinimo aktai). Į fondo bylą gali būti dedami ir bylų apyrašai, sudaryti iki fondo ir (ar) apyrašo pertvarkymo, ir kita.
51. Apskaitos vienetų kiekio ir sudėties pasikeitimai fiksuojami:
51.4. sunaikinus apskaitos vienetus, kai atlikus dokumentų vertės ekspertizę nustatoma, kad šie dokumentai neturi išliekamosios vertės;
51.5. taisant klaidas apskaitos dokumentuose, kai jos nustatomos ne fondo pertvarkymo ar dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo metu;
52. Fondo sutvarkymo ar pertvarkymo rezultatai įforminami fondo tvarkymo (pertvarkymo) aktu (11 priedas).
53. Apskaitos vienetai kitam saugotojui perduodami nustačius jų priklausomybę kito saugotojo turimam fondui, prieš tai įvertinus dokumentų kilmę, jų sudarytojo veiklą bei kitus aspektus (saugomų dokumentų kiekį ar kita).
Sprendimą dėl apskaitos vienetų perdavimo kitam saugotojui priima Lietuvos vyriausiasis archyvaras, gavęs archyvo ar kitos įstaigos raštu pateiktus motyvus. Dokumentų perdavimas įforminamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu.
54. Saugomų apskaitos vienetų fizinė būklė ir faktinis skaičius nustatomi atliekant dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimus. Apskaitos vienetų kiekis tikrinamas pagal apskaitos dokumentus.
55. Dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimai turi būti atliekami po stichinių nelaimių, dokumentų evakavimo, perkėlimo į kitas saugyklas ar kitų aplinkybių, kai jie galėjo būti supainioti ar prarasti. Kilus įtarimų, kad vieno ar kito fondo dokumentai gali būti prarasti, dokumentų fizinė būklė ir kiekis tikrinami nedelsiant.
56. Patikrinimo išvados įforminamos dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo aktu (12 priedas).
Atsižvelgiant į dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo rezultatus, sprendimą dėl nerastų bylų (dokumentų) paieškos organizavimo priima archyvo direktorius.
57. Paieškos metu nustačius, kad kai kurie dokumentai buvo prarasti arba nepataisomai sugadinti, surašomas prarastų dokumentų aktas (13 priedas). Šį aktą tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės priima archyvo vadovas.
58. Jei pertvarkius fondą ar kitais atvejais buvo atrinkti naikinti apskaitos vienetai, neturintys išliekamosios vertės, jie įrašomi į dokumentų naikinimo aktą šio Aprašo 17 punkte nustatyta tvarka.
59. Fondo apskaitos duomenys gali būti keičiami tik šio Aprašo 17, 52, 53, 56, 57 punktuose ir šiame punkte nurodytų dokumentų bei naujai sudarytų ar perimtų saugoti apskaitos dokumentų (apyrašų) pagrindu. Kai klaidų apskaitos dokumentuose nustatoma fondo nepertvarkant, klaidų taisymas įforminamas klaidų taisymo aktu (14 priedas).
60. Jei visi fondui priklausantys dokumentai perduodami kitai įstaigai, fondas iš apskaitos išbraukiamas, kaip pagrindą nurodant dokumentų perdavimą patvirtinančius dokumentus. Fondo dokumentus perduodant kitai įstaigai, kartu perduodami fondo apskaitos dokumentai ir fondo byla.
Fondą išbraukus iš apskaitos, jo numeris kitam fondui nesuteikiamas.
61. Fondą išbraukus iš apskaitos, atitinkami įrašai rašomi fondų registre, o išbraukus dalį fondo apskaitos vienetų − fondo lape.
63. Archyvo vadovo sprendimu saugomų dokumentų apskaitai tvarkyti gali būti sudaromi papildomi apskaitos dokumentai.
64. Atlikus saugomų fondų tvarkymo ir (ar) pertvarkymo darbus, pasikeitus apskaitos duomenims, informacija apie saugomus fondus, apyrašus, apskaitos vienetus, dokumentus atitinkamai koreguojama Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje.
Tais atvejais, kai į archyvo apskaitos dokumentus (apyrašus) įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja teisės aktai ar dokumentų perdavimo sutartys, ar kai teisės aktų nustatytais atvejais pasibaigia priėjimo prie dokumentų ribojimo terminas, informacija apie priėjimo prie apskaitos vieneto ribojimo pasikeitimus fiksuojama Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje, apyrašo ir apskaitos vieneto lygmens aprašuose.
V SKYRIUS
DOKUMENTŲ SAUGOJIMO ORGANIZAVIMAS IR IŠSAUGOJIMO PRIEMONIŲ TAIKYMAS
65. Archyvų saugyklose dokumentai saugomi Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“ (su visais pakeitimais), nustatyta tvarka.
Archyvo teisės aktų nustatyta tvarka perimti saugoti elektroniniai dokumentai saugomi Elektroninio archyvo informacinės sistemos priemonėmis. Kiti skaitmeninės kilmės dokumentai saugomi archyvo direktoriaus nustatyta tvarka, atsižvelgiant į dokumentų pobūdį ir turimą techninę įrangą.
66. Dokumentų fondai saugyklose išdėstomi pagal archyvo parengtą schemą (planą). Archyvo pastato aukštai, saugyklos, stelažai ir lentynos turi būti numeruoti. Kiekvienoje saugyklos patalpoje stelažai numeruojami atskirai iš kairės į dešinę nuo įėjimo. Lentynos stelažuose numeruojamos iš viršaus į apačią ir iš kairės į dešinę. Dėžutės arba aplankai su dokumentais sudedami stelažuose ar spintose vertikaliai.
Dėžutės ar aplankai horizontaliai laikomi tik tais atvejais, kai tai būtina atsižvelgiant į saugomų dokumentų pobūdį (žemėlapiai, brėžiniai ar pan.) arba kai saugyklose sumontuoti tokie stelažai, kuriuose dėžutes galima laikyti tik horizontaliai.
67. Archyve turi būti informacija (duomenys ar fondų topografinė rodyklė) apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimo saugyklose vietą. Pakeitus dokumentų išdėstymą saugyklose, informacija (duomenys ar fondų topografinė rodyklė) atnaujinami nedelsiant.
Informacija apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimo saugyklose vietą gali būti tvarkoma ir Integralios administracinių paslaugų sistemos priemonėmis.
68. Jei šio Tvarkos aprašo 54–56 punktuose nustatyta tvarka atlikus dokumentų kiekio ir būklės patikrinimą nustatoma, kad kai kurie dokumentai pažeisti (užkrėsti pelėsiu, apnikti biologinių kenkėjų ar kita), apie tai informuojamas už dokumentų saugojimą atsakingas asmuo, kuris nedelsdamas numato taikytinas pažeistų dokumentų išsaugojimo priemones ir būdus. Iki bus imtasi reikiamų veiksmų, pažeisti dokumentai perkeliami saugoti į kitą patalpą.
Bylos ir dokumentai, pažeisti biologinių kenkėjų (pelėsių, vabzdžių), dezinfekuojami. Šie darbai atliekami archyvo turima įranga arba įsigyjant paslaugas iš atitinkamas paslaugas teikiančių asmenų.
69. Dokumentų fiziniai defektai ar teksto defektai (iš dalies ar visiškas išblukęs tekstas) fiksuojami dokumentų fizinės būklės apskaitos žurnale ar kitu archyvo pasirinktu būdu, o dokumentai perduodami restauruoti ar konservuoti.
Jei archyvas restauravimo ar konservavimo darbų neatlieka, šie darbai atliekami Dokumentų restauravimo, konservavimo ir įrišimo darbų atlikimo valstybės archyvuose tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2018 m. rugsėjo 27 d. įsakymu Nr. VE-74 „Dėl Dokumentų restauravimo, konservavimo ir įrišimo darbų atlikimo valstybės archyvuose tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
VI SKYRIUS
DOKUMENTŲ IŠDAVIMAS IŠ SAUGYKLŲ
71. Archyvo darbuotojams dokumentai ar mikrofilmai iš saugyklų išduodami tik jų atliekamoms funkcijoms vykdyti. Šiame skyriuje nustatyti reikalavimai netaikomi tais atvejais, kai bylos išduodamos į skaityklas (šių bylų išdavimo apskaita tvarkoma atskirai).
72. Dokumentus iš saugyklų išduoda ir priima už dokumentų saugojimą atsakingas asmuo. Archyvo darbuotojai patys įeiti į saugyklas atlikti reikiamų dokumentų paieškos gali tik lydimi už dokumentų saugojimą atsakingo asmens, jei archyvo direktorius nėra nustatęs kitaip.
73. Dokumentų išdavimas iš saugyklų archyvo darbuotojų funkcijoms atlikti gali būti tvarkomas archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis, Integralios administracinių paslaugų sistemos priemonėmis arba Dokumentų išdavimo ir grąžinimo apskaitos žurnale.
74. Jei archyve pasirenkama dokumentų išdavimą iš saugyklų fiksuoti Dokumentų išdavimo ir grąžinimo apskaitos žurnale, jame turi būti nurodyta naudojimosi iš saugyklos išduodamais dokumentais data, dokumentų apskaitos duomenys (fondo ir apskaitos vienetų numeriai, prireikus ir kiti apskaitos duomenys), dokumentais besinaudojantis darbuotojas (jo vardas ir pavardė). Papildomai gali būti nurodomas dokumentų naudojimo tikslas (tvarkymas, prašymų nagrinėjimas ar kita) ir kita reikalinga informacija. Nurodytieji duomenys žurnale fiksuojami nepriklausomai nuo to, ar archyvo darbuotojams dokumentai išduodami į darbo vietas, ar archyvo direktoriaus nustatyta tvarka jais naudojamasi saugyklose.
Jei yra techninės galimybės, naudojimasis originalo teisėmis saugomais mikrofilmais, dokumentų skaitmeninėmis kopijomis ar skaitmeninės kilmės dokumentais gali būti fiksuojamas informacinių technologijų priemonėmis.
75. Išduodant rašytinių dokumentų bylą, saugykloje į jos vietą dedamas bylos keitimo lapas, kuriame nurodoma bylos išėmimo data, fondo numeris, apyrašo numeris, bylos numeris, bylą išėmusio darbuotojo vardas ir pavardė bei archyvo darbuotojas, kuriam byla išduota. Archyvo direktoriaus sprendimu bylos keitimo lape gali būti nurodyta ir kita reikalinga informacija.
VII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
1 priedas
(Dokumentų naikinimo akto forma)
_________________________________________________
(archyvo pavadinimas)
TVIRTINU
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS
_________ Nr. _______
(data)
____________________
(sudarymo vieta)
Vadovaujantis___________________________________________________________________________
(dokumento data, pavadinimas, Nr.)
atrinkti naikinti šie ______________________________________________________________________________
(atitinkamai įrašoma – fondo (kolekcijos) numeris ir pavadinimas)
_______________________________________________________________________________________________ :
(atitinkamai įrašoma – apskaitos vienetai, sąlyginiai vienetai, dokumentai, apskaitos dokumentai (jeigu naikinama pagal pridedamus apskaitos dokumentus, nurodoma „pagal pridedamus šiuos apskaitos dokumentus“)
| Eil. Nr. |
Antraštė (dokumento pavadinimas, pridedamo apskaitos dokumento (bylų apyrašo ar kito) sudarytojas, pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei yra) |
Apskaitos vieneto (dokumento) apskaitos duomenys |
Chronologinės ribos (dokumento data) |
Pastabos (ilgai saugomų dokumentų saugojimo terminas) |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Iš viso atrinkta naikinti ____________________________________ (atitinkamai įrašoma –
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetų, sąlyginių vienetų, dokumentų).
Už sunaikinimą atsakingas ______________________________________________________________.
(pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
Naikinimo būdas _______________________________________________________________________.
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Paaiškinimas. Kai atlikus dokumentų vertės ekspertizę į aktą įrašomi nesutvarkyti (neįrašyti į apskaitos dokumentus) dokumentai, akto 3 skiltis nepildoma
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
2 priedas
(Bylos antraštinio lapo forma)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(fondo pavadinimas)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(bylos antraštė)
Pradėta 
__________________
Baigta ___________________
Data_____________________
Saugojimo terminas_________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
3 priedas
(Bylų apyrašo forma)
_____________________________
(fondo numeris)
________________________________________
(fondo pavadinimas)
_______________________________ BYLŲ APYRAŠAS NR. ___
(apyrašo pavadinimas)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė (paantraštė) |
Dokumentų skiriamosios ypatybės
|
Kalba
|
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis
|
Pastabos |
|
|
|
|
kiekis |
mata-vimo vienetas |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Įrašyta _______________________________ apskaitos vnt. nuo Nr. _____ iki Nr. _______.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Iš viso apyraše yra _______________________________________________ apskaitos vnt.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Apskaitos ypatumai: ________________________________________________________.
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Apyrašo duomenis tvirtinu
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Data)
Paaiškinimai:
1. Apyrašo 2 skiltyje nurodoma bylos antraštė ir, jei yra, paantraštė. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė sudaroma nurodant aprašomą įvykį, konkrečią to įvykio vietą (pvz., šalis, rajonas, miestas, gatvė, pastatas ir kita), aprašant asmenis ir pateikiant informaciją apie juos (pareigas, visuomeninę veiklą ir kita).
2. Į apyrašą įrašant rašytinių dokumentų bylą, 6 ir 7 skiltyse nurodomas bylos lapų skaičius ir matavimo vienetas „lapas“ (atitinkamu linksniu) arba santrumpa „l.“; įrašant elektroninių dokumentų ar fotodokumentų bylą, – dokumentų skaičius ir matavimo vienetas „dokumentas“ (atitinkamu linksniu) arba santrumpa „dok.“; įrašant bylą, sudarytą iš vaizdo ir garso, garso, vaizdo įrašų, nurodomas įrašų skaičius ir matavimo vienetas „įrašas“ (atitinkamu linksniu) arba santrumpa „įraš.“. Į apyrašą įrašant originalo teisėmis saugomų mikrofilmų bylą nurodomas matavimo vienetas „kadras“ (atitinkamu linksniu), o dokumentų skaitmeninių kopijų – „vaizdas“ (atitinkamu linksniu).
3. Apyrašo 8 skiltyje nurodoma byloje esančių vaizdo ir garso dokumentų trukmė (valandos:minutės:sekundės – 00:00:00) ir vaizdo ar garso įrašo autorius (vardas ir pavardė). Šioje skiltyje taip pat gali būti pateikiama kita papildoma informacija (aprašymo, apskaitos ypatumai, priėjimo prie dokumentų ribojimo sąlygos ar kita).
4. Pastraipoje „Iš viso apyraše yra“ nurodomas bendras į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų (neskaičiuojant perduotų ir iš apskaitos išbrauktų ar pakartotinai įrašytų bylų, praleistų eilės numerių ar tęsiamų bylų numerių) skaičius.
5. Pastraipoje „Apskaitos ypatumai“ nurodomi apyraše praleisti eilės numeriai ar pakartotinai įrašytų bylų numeriai, raidiniai, perduotų ir iš apskaitos išbrauktų bylų, jei tokių yra, numeriai.
Kai į apyrašą įrašoma vaizdo ir garso dokumentų byla, nurodomas ir formatas, kuriuo užfiksuoti vaizdo ir garso dokumentai, pvz.: apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .tif; apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .wav; apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .mpeg4 ar kita.
6. Bylų apyraše rašomas visas (nesutrumpintas) bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas.
7. Apyrašo projektas gali būti rengiamas Elektroninio archyvo informacinės sistemos Dokumentų publikavimo ir pateikimo modulio priemonėmis.
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
4 priedas
(Apyrašo tęsinio formos pavyzdys)
FONDAS NR. 1000
VARDAS VARDAUSKAS
KŪRYBOS IR VEIKLOS BYLŲ APYRAŠAS NR. 1
(Tęsinys)
| Eilės Nr. |
Bylos antraštė |
Dokumentų skiriamosios ypatybės
|
Kalba |
Chronolo-ginės ribos (data) |
Apimtis |
Pastabos |
|
|
|
Kiekis |
Mata-vimo vie-netas |
|||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
1. VARDO VARDAUSKO VEIKLOS DOKUMENTAI |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 542 |
V. Vardausko, žurnalo „Baltijos kelias“ vyriausiojo redaktoriaus, susirašinėjimo su asmenimis, institucijomis žurnalo leidybos klausimais dokumentai |
Autografas, spausdintas tekstas.
|
Lietuvių, anglų, rusų k. |
1995-01-04 2000-12-10 |
190 |
l. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. VARDO VARDAUSKO SURINKTI DOKUMENTAI |
|
|
|
|
|
|
| 543 |
Žurnalo „Baltijos kelias“ steigimo dokumentai |
Spausdin-tas tekstas |
|
1990-05-31 1993-05-08 |
12 |
l. |
|
Įrašyti 2 (du) apskaitos vienetai nuo Nr. 542 iki Nr. 543.
Iš viso apyraše yra 544 (penki šimtai keturiasdešimt keturi) apskaitos vienetai.
Apskaitos ypatumai: yra apskaitos vienetų su raidiniais numeriais – Nr. 224 a.
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Apyrašo duomenis tvirtinu
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) Vardas ir pavardė)
(Data)
Paaiškinimas. Apyrašo skiltys pildomos taip, kaip nurodyta 3 priede.
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
5 priedas
(Apyrašo antraštinio lapo forma)
________________________________________
(archyvo pavadinimas)
FONDAS NR.
_____________________________________________
(fondo pavadinimas)
BYLŲ APYRAŠAS NR.
______________________________________________
(apyrašo pavadinimas)
CHRONOLOGINĖS RIBOS
_________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
6 priedas
(Pažymos apie fondą formos pavyzdys)
LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJASIS ARCHYVAS
PAŽYMA APIE
CIVILINĖS SAUGOS DEPARTAMENTO PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS
FONDĄ NR. ______
Nr.
Vilnius
I. INFORMACIJA APIE FONDO SUDARYTOJĄ
Sudarytojo pavadinimo pasikeitimai
Krašto apsaugos departamento Gelbėjimo ir civilinės saugos tarnyba (1991-10-15–1992-01-02);
Krašto apsaugos ministerijos Gelbėjimo ir civilinės saugos departamentas (1992-01-02–1992-03-09);
Krašto apsaugos ministerijos Civilinės saugos departamentas (1992-03-09–2000-02-04);
Civilinės saugos departamentas prie Krašto apsaugos ministerijos (2000-02-04–2004-03-26);
Civilinės saugos departamentas prie Vidaus reikalų ministerijos (2004-03-26–2004-12-31).
Sudarytojo įsteigimas, pavaldumas
(Pateikiama reikalinga informacija)
Sudarytojo funkcijos ar veiklos sritis
(Pateikiama reikalinga informacija)
II. DOKUMENTŲ SUTVARKYMAS
Bendrosios žinios apie fondo dokumentus
(Pateikiama reikalinga informacija)
Veiklos organizavimo bylų apyrašas Nr. 1
(Pateikiama reikalinga informacija)
……………………………………………………….…….…….apyrašas Nr. 2
(Pateikiama reikalinga informacija)
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Paaiškinimai. Jei pagal teisės aktus ar kitus šaltinius negalima nustatyti įstaigos įsteigimo (veiklos pradžios) ar veiklos pabaigos tikslios datos, laužtiniuose skliaustuose nurodoma numanoma data, pvz.: ([1918]–1945-06-16), (1945-06-14–[1956 m.]) arba rašoma „nenustatyta“, pvz., (Nenustatyta–1945-06-14).
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
7 priedas
(Pažymos apie fondo papildymą formos pavyzdys)
LIETUVOS CENTRINIS VALSTYBĖS ARCHYVAS
PAŽYMA APIE VARDO VARDAUSKO FONDO NR. 1111 PAPILDYMĄ
Nr.
Vilnius
I. INFORMACIJA APIE FONDO SUDARYTOJĄ 1999–2010 M.
Pasikeitimų nebuvo.
II. DOKUMENTŲ SUTVARKYMAS
Bendrosios žinios apie fondo dokumentus
Pasikeitimų nebuvo.
Kūrybos ir veiklos bylų apyrašas Nr. 1
Į apyrašo tęsinį įrašyti 57 (penkiasdešimt septyni) apskaitos vienetai nuo Nr. 542 iki Nr. 599. Iš viso į apyrašą įrašyti 599 (penki šimtai devyniasdešimt devyni) apskaitos vienetai.
(pateikiama kita reikalinga informacija)
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
8 priedas
(Perimtų dokumentų apskaitos žurnalo formos pavyzdys)
________________________________________
(archyvo pavadinimas)
PERIMTŲ DOKUMENTŲ APSKAITOS ŽURNALAS
| Eilės Nr. |
Dokumentų perdavimo akto data ir registracijos numeris |
Dokumentus perdavusios įstaigos pavadinimas (asmens vardas ir pavardė) |
Fondo pavadinimas (dokumentų apibūdinimas) |
Perimtų dokumentų (apskaitos ar sąlyginių vienetų) chronologinės ribos (metai) |
Perimtų dokumentų apimtis
|
Fondo numeris pagal fondų registrą |
Pastabos |
||
| apskaitos vienetai |
sąlyginiai vienetai |
||||||||
|
|
|
|
|
|
nuolat saugomi dokumentai |
ilgai saugomi elektroniniai dokumentai |
|
|
|
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pastaba. Žurnalo formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.
_________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
9 priedas
(Fondų registro formos pavyzdys)
___________________________________________
(archyvo pavadinimas)
FONDŲ REGISTRAS
1. Fondų apskaitos duomenys:
| Fondo Nr. |
Fondo įrašymo į registrą pagrindas (perdavimo akto data ir registracijos numeris ar kita) |
Fondo pavadinimas
|
Fondo išbraukimo iš apskaitos pagrindas (dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris) |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
| 158 |
.................... |
.................... |
|
|
| 159 |
.................... |
.................... |
|
|
| 160 |
.................... |
.................... |
|
|
2. Bendras fondų skaičius 20.. metų gruodžio 31 d. duomenimis _________________________________________________:
(skaitmenimis ir žodžiais)
2.1. per 20.. m. naujai priimtų fondų skaičius ______________________________________________________;
(skaitmenimis ir žodžiais)
2.2. per 20.. m. iš apskaitos išbrauktų fondų skaičius ________________________________________________.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Suvestinius duomenis įrašė
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
| 161 |
.................... |
.................... |
|
|
| 162 |
.................... |
.................... |
|
|
| 163 |
.................... |
.................... |
|
|
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
10 priedas
(Fondo lapo forma)
________________________________________
(archyvo pavadinimas)
FONDO NR. ________ LAPAS
1. Pirmieji fondo dokumentai perimti _____________________________
(akto data ir numeris ar kita)
2. Fondo (fondo sudarytojo) pavadinimas ir jo pasikeitimai:
| Fondo sudarytojo pavadinimo chronologinės ribos |
Fondo sudarytojo pavadinimas (-ai) |
Fondo pavadinimas (-ai) |
| 1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitos duomenys:
| Įrašo data |
Perėmimo į nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitą pagrindas |
Išbraukimo iš nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitos pagrindas |
Esamas nesutvarkytų sąlyginių vienetų skaičius |
|||||
| perdavimo akto data |
perdavimo akto numeris |
sąlyginių vienetų skaičius |
dokumento pavadinimas |
dokumento data |
dokumento numeris |
sąlyginių vienetų skaičius |
||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Sutvarkytų fondo dokumentų apskaitos duomenys:
| Įrašo data |
Įrašyta į apyrašus |
Išbraukta iš apskaitos |
Esamas apskaitos vienetų skaičius (likutis) |
||||||||
| apyrašo numeris |
apyrašo pavadinimas |
bylų chrono- loginės ribos |
apskaitos vienetų skaičius |
apyrašo numeris |
pagrindas |
||||||
| dokumento pavadinimas |
dokumento data |
dokumento numeris |
apskaitos vienetų skaičius |
šiame apyraše |
iš viso fonde |
||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Paaiškinimai:
1. Fondo lapo 2 punkto 1–2 skiltyse nurodomi visi fondo sudarytojo pavadinimai ir laikotarpis, kuriuo fondo sudarytojas veikė tokiu pavadinimu, 3 skiltyje nurodomas fondo pavadinimas, suteiktas pirmą kartą perėmus fondo dokumentus į archyvą. Vėlesni fondo sudarytojo ir fondo pavadinimai, jei jie keitėsi, nurodomi atskirais įrašais.
2. Fondo lapo 3 punkto 2–4 skiltyse nurodomi perimtų nesutvarkytų fondo dokumentų duomenys: perdavimo akto data ir registracijos numeris, sąlyginių vienetų skaičius; 5–8 skiltyse nurodoma perimtų nesutvarkytų dokumentų išbraukimo iš nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitos duomenys (dokumentų sutvarkymo akto pavadinimas ir numeris; naikinimo akto, jei sąlyginiai vienetai, atlikus dokumentų vertės ekspertizę, buvo atrinkti naikinti, pavadinimas, data ir numeris ar kita).
3. Fondo lapo 4 punkto 2–5 skiltyse nurodomi sutvarkytų dokumentų apskaitos duomenys: apyrašo, į kurį bylos įrašytos, numeris, apyrašo pavadinimas, bylų chronologinės ribos ir į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų skaičius. 7–10 skiltyse nurodomi duomenys apie fondo dokumentų išbraukimą iš apskaitos (dokumentų atrinkimą naikinti, perdavimą į kitus archyvus ar įstaigas teisės aktų nustatyta tvarka ar kita). 11–12 skiltyse nurodomas esamas apskaitos vienetų skaičius konkrečiame apyraše ir bendras fonde esantis apskaitos vienetų skaičius (likutis).
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
11 priedas
(Fondo tvarkymo (pertvarkymo) akto formos pavyzdys)
| ____________________________________ (archyvo pavadinimas) |
|
|
|
|
|
|
TVIRTINU (Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
|
|
|
|
| FONDO NR._____ _________________________________ AKTAS (atitinkamai įrašoma – tvarkymo (pertvarkymo) |
|
|
|
|
| ______________ Nr. _____ (data) |
|
| ___________________ (sudarymo vieta) |
|
Remiantis______________________________________________________________
(dokumento, kuriuo remiantis buvo atlikti tvarkymo (pertvarkymo) darbai, pavadinimas, data ir
_____________________________, sutvarkytas (pertvarkytas) fondas_________________________
registracijos numeris) ________________________________________________________________________
(nurodomas fondo numeris ir pavadinimas)
1. ___________________________________ fonde buvo ___________________________
(tvarkymo (pertvarkymo) darbų pradžios data) (nurodomas apyrašų, apskaitos
_______________________________________________________________________________
vienetų, sąlyginių vienetų skaičius)
2. Atlikti darbai: ___________________________________________________________
(nurodomi atlikti tvarkymo (pertvarkymo) darbai)
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
3. ___________________________________ fonde yra ____________________________
(tvarkymo (pertvarkymo) darbų pabaigos data) (nurodomas apyrašų, apskaitos
_______________________________________________________________________________
vienetų skaičius)
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Pakeitimus fondo lape įrašė
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
Paaiškinimai:
1. Informacija akte gali būti pateikta ir lentele.
2. Akto 2 punkte atitinkamai nurodoma – atrinktų naikinti, grąžintų fondo sudarytojui, perkeltų į kitus archyvo fondus, perduotų į kitus archyvus, sujungtų su kitais apskaitos vienetais, sudarytų iš sąlyginių vienetų, gautų iš kitų archyvo fondų ar kitų archyvų apskaitos vienetų skaičius; sudaryti nauji bylų apyrašai ir apskaitos vienetų skaičius juose, į apyrašus įrašyti pertvarkyti apyrašai ar kita.
3. Jei sąlyginiai vienetai ar apskaitos vienetai buvo atrinkti naikinti, sudaromas dokumentų naikinimo aktas pagal šio Aprašo 17 punkto reikalavimus.
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
12 priedas
| (Dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo akto forma) ___________________________________ (archyvo pavadinimas) |
|
|
|
TVIRTINU (Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
|
|
|
|
| DOKUMENTŲ FIZINĖS BŪKLĖS IR KIEKIO PATIKRINIMO AKTAS |
|
|
|
|
| ___________Nr._________ (data) _____________________ (sudarymo vieta) |
|
|
|
|
Patikrinti _________________________________________________________________
(fondo pavadinimas ir numeris)
______________________________________________ dokumentai bei jų apskaitos dokumentai.
| 1. Apskaitos vienetų kiekis pagal bylų apyrašus: |
|||||
|
Ap. Nr. _____ |
nuo Nr. _____ |
iki Nr. ______ , |
iš viso ______ |
apsk. vnt., |
|
Ap. Nr. _____ |
nuo Nr. _____ |
iki Nr. ______ , |
iš viso ______ |
apsk. vnt., |
|
Ap. Nr. _____ |
nuo Nr. _____ |
iki Nr. ______ , |
iš viso ______ |
apsk. vnt., |
|
iš viso __________________ apsk. vnt. |
||||
2. Apskaitos duomenų tikslumas (įrašoma, kad apskaitos duomenys tikslūs, arba nurodomi nustatyti netikslumai.
2.1. Faktiškai nerasti į apyrašus įrašyti apskaitos vienetai:
|
|
apsk. vnt. Nr._________________________________________________, |
|
| Ap. Nr._______ |
apsk. vnt. Nr._________________________________________________, |
|
| iš viso _______ |
apsk. vnt. |
|
|
|
|
|
2.2. Į bendrą į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų skaičių neįskaičiuoti apskaitos vienetai, kurių numeriai yra su raide:
| Ap. Nr. _______ |
apsk. vnt. Nr. __________________________________________________, |
|
| Ap. Nr. _______ |
apsk. vnt. Nr. ___________________________________________________, |
|
| iš viso _______ |
apsk. vnt. |
|
|
|
|
|
2.3. Apyrašuose praleisti eilės numeriai:
| Ap. Nr. ________ |
Nr. __________________________________________________________, |
|
| Ap. Nr. ________ |
Nr. __________________________________________________________, |
|
| iš viso ________ |
praleista eilės numerių. |
|
|
|
|
|
2.4. Pakartotinai į apyrašus įrašyta:
| Ap. Nr.________ |
apsk. vnt. Nr. _________________________________________________, |
| Ap. Nr.________ |
apsk. vnt. Nr. _________________________________________________, |
| iš viso ________ |
pakartotinai įrašyta apsk. vnt.
|
3. Dokumentų fizinė būklė (įrašoma, kad blogos fizinės būklės ir (ar) restauruotinų dokumentų nėra, arba nurodomi konkretūs dokumentai, kuriuos reikia restauruoti, dezinfekuoti, įrišti.
3.1. Reikia dezinfekuoti:
| Ap. Nr. _______ |
apsk. vnt. Nr.___________________________________________________, |
||
| Ap. Nr.________ |
apsk. vnt. Nr. ___________________________________________________, |
||
| iš viso ________ apsk. vnt. |
aps. vnt. |
|
|
3.2. Reikia restauruoti:
| Ap. Nr. ________ |
apsk. vnt. Nr. ________, _________ lapai (ar kitas apimties matavimo vnt.) |
||
| Ap. Nr. ________ |
apsk. vnt. Nr. ________, _________ lapai (ar kitas apimties matavimo vnt.) |
||
| iš viso ________ apsk. vnt. |
aps. vnt. aps. vnt. |
|
|
3.3. Reikia įrišti:
| Ap. Nr. ________ |
apsk. vnt. Nr. ________, _________ lapai (ar kitas apimties matavimo vnt.) |
||
| Ap. Nr. ________ |
apsk. vnt. Nr. ________, _________ lapai (ar kitas apimties matavimo vnt.) |
||
| iš viso ________ apsk. vnt. |
aps. vnt. aps. vnt. |
|
|
Tikrino
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Apskaitos dokumentuose įrašyta (įrašomas faktinis apskaitos vienetų skaičius po dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo):
| Ap. Nr. _____ |
nuo Nr. _____ |
iki Nr. ______ , |
iš viso ______ |
apsk. vnt., |
| Ap. Nr. _____ |
nuo Nr. _____ |
iki Nr. ______ , |
iš viso ______ |
apsk. vnt., |
| Ap. Nr. _____ |
nuo Nr. _____ |
iki Nr. ______ , |
iš viso ______ |
apsk. vnt., |
| iš viso __________________ apsk. vnt. |
||||
Pakeitimus fondo apskaitos dokumentuose
įrašė
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
13 priedas
(Prarastų dokumentų akto formos pavyzdys)
____________________________________________
(archyvo pavadinimas)
TVIRTINU
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
PRARASTŲ ____________________________ DOKUMENTŲ AKTAS
(fondo numeris ir pavadinimas)
____________Nr.___________
(data)
____________________
(sudarymo vieta)
Komisija, sudaryta _________________________________________________________,
(dokumento data, pavadinimas, numeris)
susidedanti iš ____________________________________________________________________,
(komisijos narių vardai ir pavardės)
nustatė, kad _____________________________________________________________________
(aplinkybės)
yra prarasti šie dokumentai (apskaitos vienetai):
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas (apskaitos vieneto antraštė) |
Dokumento (apskaitos vieneto) apskaitos duomenys |
Chronolo-ginės ribos |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Prarasta _____________________________________________________dokumentas (-ų),
(prarastų dokumentų skaičius skaitmenimis ir žodžiais)
_____________________________________________________________ apskaitos vienetas (-ų).
(apskaitos vienetų skaičius skaitmenimis ir žodžiais)
Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
Pakeitimus fondo apskaitos dokumentuose
įrašė
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo,
apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo
14 priedas
(Klaidų taisymo akto formos pavyzdys)
____________________________________________
(archyvo pavadinimas)
TVIRTINU
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
KLAIDŲ F. NR. _______ APSKAITOS DOKUMENTUOSE TAISYMO AKTAS
____________ Nr.___________
(data)
____________________
(sudarymo vieta)
__________________________________________________________________________
(aplinkybės, kuriomis buvo nustatyta klaidų fondo apskaitos dokumentuose)
nustatyta ________________________________________________________________________
(nustatytų klaidų pobūdis)
_______________________________________________________________________________.
1. Nustatytos klaidos ________________________________________________________
_______________________________________________________________________________.
2. Taisytini apskaitos dokumentai ir duomenys ____________________________________
_______________________________________________________________________________.
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Pakeitimus fondo apskaitos dokumentuose
įrašė
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
Paaiškinimai:
1. Akto 1−2 punktuose nurodytina informacija gali būti pateikta ir lentele.
2. Akto 1 punkte nurodomos apskaitos klaidos ir konkretūs apskaitos dokumentai, kuriuose nustatyta klaidų.
3. Akto 2 punkte nurodoma, kokius fondo apskaitos dokumentus ir jų duomenis reikėtų pataisyti (pvz., fondo lapą ar kita), kokie duomenys turėtų būti įrašyti vietoj pateiktų klaidingų duomenų, taip pat kiti taisytini aspektai.