LIETUVOS DARBO BIRŽOS
prie socialinės apsaugos ir darbo ministerijos
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
dėl Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įgyvendinamų Europos sąjungos struktūrinių ir kitų fondų BEI PROGRAMŲ lėšomis finansuojamų projektų ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠO patvirtinimo
2017 m. vasario 7 d. Nr. V-92
Vilnius
Siekdama užtikrinti efektyvų Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Lietuvos darbo birža) įgyvendinamų Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų bei programų lėšomis finansuojamų projektų įgyvendinimą:
1. T v i r t i n u Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įgyvendinamų Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų bei programų lėšomis finansuojamų projektų įgyvendinimo tvarkos aprašą (toliau – Aprašas) (pridedama).
2. Į p a r e i g o j u Lietuvos darbo biržos valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartį, bei teritorinių darbo biržų direktorius vadovautis šiuo įsakymu patvirtintu Aprašu įgyvendinant Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų bei programų lėšomis finansuojamus projektus, išskyrus projektą „Atrask save“.
3. P a v e d u:
3.1. Projektų „Nekvalifikuotų asmenų kompetencijų didinimas“, „Ilgalaikių bedarbių įdarbinimo rėmimas“, „Pagalba neįgaliesiems“, „Vyresnio amžiaus bedarbių rėmimas“, „Parama socialinėms įmonėms 2015–2016 m.“, “Įgyk paklausią profesiją“ ir „Naujas startas“ vadovams per 5 darbo dienas nuo šio įsakymo įsigaliojimo dienos pakeisti šių projektų įgyvendinimo įsakymus pagal Aprašo reikalavimus;
3.2. Finansų, teisės ir pirkimų departamento Teisės skyriui teisės aktų nustatyta tvarka organizuoti šio įsakymo paskelbimą Teisės aktų registre ir Lietuvos darbo biržos interneto svetainėje;
PATVIRTINTA
Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir
darbo ministerijos direktoriaus
2017 m. vasario 7 d. įsakymu Nr. V-92
LIETUVOS DARBO BIRŽOS PRIE SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJOS ĮGYVENDINAMŲ EUROPOS SĄJUNGOS STRUKTŪRINIŲ IR KITŲ FONDŲ BEI PROGRAMŲ LĖŠOMIS FINANSUOJAMŲ PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įgyvendinamų Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų bei programų lėšomis finansuojamų projektų įgyvendinimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja Lietuvos darbo biržos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – LDB arba Projekto vykdytojas) ir teritorinių darbo biržų (toliau – TDB) veiksmus ir atsakomybes įgyvendinant projektus.
2. Įgyvendinant projektus, laikomasi šių principų:
2.1. bendravimo ir bendradarbiavimo – LDB darbuotojai, planuodami ir įgyvendindami projektus, bendrauja ir bendradarbiauja su Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija (toliau – SADM), Europos socialinio fondo agentūra (toliau – Agentūra), kitomis institucijomis ir TDB bei kitais esamais ir galimais projekto partneriais;
2.2. atsakomybės ir skaidrumo – rengiant projektų paraiškas ir įgyvendinant projektus, LDB ir projektų partnerių darbuotojai yra atsakingi už jiems priskirtas užduotis ir skaidrų bei sąžiningą jų įvykdymą;
3. Apraše vartojamos sąvokos:
3.1. Darbuotojai – LDB, projekto partnerių valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis;
3.2. Projektas – LDB kartu su partneriais įgyvendinamas Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų bei programų lėšomis finansuojamas projektas;
3.3. Projekto partneriai – TDB ir kiti subjektai, nurodyti iš Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamo projekto sutartyje (toliau – Projekto sutartis);
II SKYRIUS
TEISĖS AKTAI, REGLAMENTUOJANTYS PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMĄ
4. Europos Sąjungos teisės aktas. 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programa, patvirtinta Europos Komisijos sprendimu.
5. Lietuvos Respublikos teisės aktai:
5.7. Lietuvos Respublikos užimtumo rėmimo įstatymas (nuo 2017–07–01 – Lietuvos Respublikos užimtumo įstatymas);
5.8. Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. birželio 4 d. nutarimas Nr. 528 „Dėl atsakomybės ir funkcijų paskirstymo tarp institucijų, įgyvendinant 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programą“;
5.9. Užimtumo didinimo 2014–2020 metų programa, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2013 m. rugsėjo 25 d. nutarimu Nr. 878 „Dėl Užimtumo didinimo 2014–2020 metų programos patvirtinimo“, (toliau – Užimtumo didinimo programa);
5.10. Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 „Dėl Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“, (toliau – Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės);
5.11. 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr.1K-499 „Dėl 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos stebėsenos rodiklių skaičiavimo aprašo patvirtinimo“ (toliau – Rodiklių skaičiavimo aprašas);
5.12. LDB direktoriaus 2010 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr. V-692 „Dėl Apskaitos vadovo patvirtinimo“ patvirtintas Apskaitos vadovas (toliau – Apskaitos vadovas);
5.13. Rekomendacijos dėl projektų išlaidų atitikties Europos Sąjungos struktūrinių fondų reikalavimams, patvirtintos Žmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programos, Ekonomikos augimo veiksmų programos, Sanglaudos skatinimo veiksmų programos ir 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos valdymo komitetų 2014 m. liepos 4 d. protokolu Nr. 34 (toliau – Rekomendacijos dėl projektų išlaidų atitikties);
III SKYRIUS
PROJEKTŲ VALDYMAS
6. Projekto valdymo pagrindinis tikslas – tinkamai ir laiku įgyvendinti Projekto sutartyje numatytus tikslus, užtikrinant efektyvų lėšų panaudojimą ir numatytų rodiklių pasiekimą.
7. Projekto valdyme dalyvauja Projektų valdymo komitetas (toliau – Valdymo komitetas), LDB struktūriniai padaliniai, projekto administravimo grupė, projekto partneriai.
7.1. Valdymo komitetas – tai LDB direktoriaus įsakymu sudaryta LDB darbuotojų grupė, kuri atlieka projektų eigos vertinimą ir kitas jos darbo reglamente numatytas funkcijas;
7.2. LDB struktūriniai padaliniai, dalyvaujantys projektų valdyme, pagal savo kompetenciją užtikrina ir / ar kontroliuoja visų projekto rodiklių stebėsenos vykdymą ir jų pasiekimą bei atlieka kitas struktūrinių padalinių nuostatuose numatytas projektų veiklų įgyvendinimui reikalingas funkcijas.
7.3. Projekto administravimo grupė, kuri:
7.3.1. užtikrina projekto veiklų rezultatų pasiekimą, Projekto sutarties įgyvendinimą, projekto biudžeto vykdymą bei mokėjimo prašymų pateikimą Agentūrai mokėjimo prašymų grafike nustatytais terminais;
7.3.2. rengia projekto veiklų stebėsenos ataskaitas, mokėjimo prašymų teikimo grafikus bei mokėjimo prašymus;
7.3.4. rengia viešųjų pirkimų dokumentaciją, pagal kompetenciją ją derina su LDB struktūriniais padaliniais ir Agentūra;
7.3.5. kontroliuoja projekto partnerių, projekto prekių tiekėjų ir/ar paslaugų teikėjų sutartinių įsipareigojimų vykdymą;
7.3.6. vykdo projekto viešinimą ir kiekvieną mėnesį apibendrintus praeito ataskaitinio laikotarpio veiklos rezultatus skelbia LDB interneto svetainėje iki kito mėnesio 12 d.;
7.3.7. nedelsiant informuoja LDB Darbo rinkos ir užimtumo rėmimo politikos įgyvendinimo departamento Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyrių (toliau – Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyrius) bei Finansų, teisės ir pirkimų departamento Priemonių buhalterinės apskaitos skyrių (toliau – Priemonių buhalterinės apskaitos skyrius) ir Agentūrą apie visas aplinkybes ir priežastis, trukdančias tinkamai vykdyti projektą;
7.3.8. bendradarbiauja su projekto įgyvendinimą prižiūrinčiais ir kontroliuojančiais asmenimis, laiku teikia jiems prašomą informaciją ir sudaro sąlygas patikrinti su projekto įgyvendinimu susijusius dokumentus;
7.3.9. nustatytais terminais teikia Agentūrai reikiamą papildomą informaciją, susijusią su projekto įgyvendinimu;
7.3.10. konsultuoja projekto partnerių darbuotojus bei projekto dalyvius projekto veiklų įgyvendinimo klausimais;
7.3.13. kontroliuoja ir užtikrina tinkamą projekto veiklų planavimą, jų įgyvendinimą ir nustatytų rodiklių pasiekimą;
7.3.14. užtikrina tinkamą projekto lėšų planavimą, panaudojimą ir deklaravimą pagal patvirtintą projekto biudžetą;
7.4. TDB direktoriai užtikrina:
7.4.2. projekto dalyvių identifikavimą ir priskyrimą projektui LDB informacinėje sistemoje (toliau – LDB IS);
7.4.4. informacijos apie į projekto veiklas nusiųstus ir projekto veiklose dalyvaujančius bei įsidarbinusius arba nutraukusius dalyvavimą projekto dalyvius suvedimą į LDB IS;
7.4.5. darbuotojų, atsakingų už projekto administravimą ir veiklų vykdymą bei finansinę apskaitą, paskyrimą, jų vardų ir pavardžių, pareigų ir kontaktinių duomenų pateikimą projekto administravimo grupei, o jai nesant Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyriui;
7.4.6. išlaidas pateisinančių ir apmokėjimą įrodančių dokumentų, pagal išlaidas pateisinančių ir apmokėjimą įrodančių dokumentų patikros lapą, surinkimą, patikrinimą, subsidijų ir kitų išmokų apskaičiavimą ir sumokėjimą, dokumentų sisteminimą ir, esant poreikiui pateikimą LDB arba kitoms atsakingoms institucijoms nustatytais terminais;
7.4.8. projekto veiklos rezultatų apibendrinimą, jų paskelbimą TDB interneto svetainėje ir skelbtos informacijos bei viešinimo medžiagos apie projektą ir jo įgyvendinimą atspausdinimą ir saugojimą;
7.4.9. bendradarbiavimą su projekto įgyvendinimą prižiūrinčiais ir kontroliuojančiais asmenimis, tinkamų sąlygų su projekto įgyvendinimu susijusių dokumentų patikrinimui sudarymą;
7.4.10. atsiskaitomosios sąskaitos atidarymą arba laisvos turimos atsiskaitomosios sąskaitos priskyrimą projekto lėšoms gauti ir reikiamos informacijos pateikimą projekto administravimo grupei, o jai nesant Priemonių buhalterinės apskaitos skyriui;
7.4.11. išmokėtų lėšų pažeidžiant sutartinius įsipareigojimus ar Agentūros pripažintomis netinkamos finansuoti iš Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų susigrąžinimą ir jų registravimą TDB apskaitoje ir LDB IS bei išieškojimą ir grąžinimą į projekto atsiskaitomąją sąskaitą Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka;
IV SKYRIUS
PROJEKTŲ PLANAVIMAS
9. LDB Veiklos vystymo departamento Veiklos ir priemonių planavimo skyrius (toliau –Veiklos ir priemonių planavimo skyrius), įvertinęs susidariusią/prognozuojamą padėtį šalies darbo rinkoje (bedarbių skaičių pagal papildomai remiamus asmenis, darbdavių poreikius ir kt.) ir atsižvelgdamas į Užimtumo didinimo programos tikslus ir uždavinius, teikia LDB direktoriui pasiūlymą dėl projekto poreikio.
10. LDB direktoriui pritarus, Veiklos ir priemonių planavimo skyrius rengia raštą SADM dėl projekto poreikio.
11. Gavus SADM pritarimą dėl naujo projekto rengimo, Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyrius, dalyvaujant kitų struktūrinių padalinių darbuotojams pagal kompetenciją, rengia bei SADM teikia numatomo projekto preliminarią paraišką ir, esant poreikiui, ją pristato SADM.
V SKYRIUS
PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
LĖŠŲ IR VEIKLŲ RODIKLIŲ PASKIRSTYMAS, TVIRTINIMAS IR KEITIMAS
13. Pasirašius Projekto sutartį, projekto administravimo grupė, o jai nesant Veiklos ir priemonių planavimo skyrius, per 10 darbo dienų parengia projekto lėšų ir veiklų rodiklių paskirstymą pagal TDB ir teikia jį tvirtinti LDB direktoriui.
14. TDB iki sausio 15 dienos pateikia projekto administravimo grupei, o jai nesant Veiklos ir priemonių planavimo skyriui, projekto lėšų ir veiklų rodiklių paskirstymą einamųjų kalendorinių metų ketvirčiais.
15. Esant poreikiui Projekto lėšų paskirstymas ir veiklų rodikliai tarp ketvirčių ir kalendoriniais metais gali būti tikslinami.
15.1. tikslinant Projekto lėšas ir veiklų rodiklius tarp ketvirčių:
15.1.1. TDB iki einamojo ketvirčio pirmo mėnesio 15 dienos Projekto administravimo grupei, o jai nesant Veiklos ir priemonių planavimo skyriui, teikia patikslintą Projekto lėšų ir veiklų rodiklių paskirstymą ketvirčiais. Tikslinant Projekto lėšų ir veiklų rodiklių paskirstymą ketvirčiais gali būti keičiami tik einamųjų metų einamojo ir kitų ketvirčių Projekto lėšos ir veiklų rodikliai;.
15.1.2. Projekto administravimo grupė, o jai nesant Veiklos ir priemonių planavimo skyrius, iki einamojo ketvirčio pirmo mėnesio 20 dienos atnaujina suvestinę informaciją apie Projekto lėšų ir veiklų rodiklių paskirstymą ketvirčiais ir ją teikia Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyriui ir Priemonių buhalterinės apskaitos skyriui.
15.2. tikslinant kalendorinių metų Projekto lėšas ir veiklų rodiklius:
15.2.2. Projekto administravimo grupė, o jai nesant Veiklos ir priemonių planavimo skyrius įvertina gautą informaciją, ir, esant pagrįstam prašymui, patikslina Projekto lėšų ir veiklų rodiklių paskirstymą bei teikia juos tvirtinimui LDB direktoriui. Projekto administravimo grupė, o jai nesant Veiklos ir priemonių planavimo skyrius atnaujina suvestinę informaciją apie Projekto lėšų ir veiklų rodiklių paskirstymą ketvirčiais ir ją teikia Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyriui ir Priemonių buhalterinės apskaitos skyriui.
ANTRASIS SKIRSNIS
VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS
17. Pasirašius Projekto sutartį per 10 darbo dienų projekto administravimo grupė (jos nesant Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyrius) parengia projekto viešųjų pirkimų planą ir, suderinusi su LDB Finansų, teisės ir pirkimo departamento Viešųjų pirkimų skyriumi (toliau – Viešųjų pirkimų skyrius), teikia jį Agentūrai, taip pat vadovaudamasi LDB direktoriaus patvirtintomis Viešųjų pirkimų organizavimo taisyklėmis, rengia informaciją apie planuojamus organizuoti pirkimus projekto įgyvendinimo laikotarpiu ir ją teikia Viešųjų pirkimų skyriui, kuris, esant poreikiui, tikslina einamųjų biudžetinių metų LDB reikmėms reikalingų darbų, prekių ir paslaugų viešųjų pirkimų planą (toliau – LDB pirkimų planas).
18. Projekto administravimo grupė rengia planuojamo vykdyti pirkimo techninę specifikaciją, pagal Viešųjų pirkimų organizavimo taisyklėse nustatytus reikalavimus, kuri yra pirkimo paraiškos priedas.
TREČIASIS SKIRSNIS
PATALPŲ SKYRIMAS IR JŲ IŠLAIKYMAS
21. Projekto administravimo grupei skirtų patalpų išlaikymas, jeigu numatyta projekto netiesioginių išlaidų pagrindime, finansuojamas projekto lėšomis.
22. LDB darbuotojas, atsakingas už LDB patalpų išlaikymo išlaidų (vandenį ir nuotekų tvarkymą, patalpų šildymą, elektros energijos sunaudojimą, patalpų valymą ir apsaugą, šiukšlių išvežimą) apskaitą ir apmokėjimą, apmokėtų sąskaitų faktūrų už praėjusį mėnesį suteiktas paslaugas pagrindu iki mėnesio 20 dienos parengia ir pateikia projekto administravimo grupės finansininkui pažymą apie LDB patalpų išlaikymo išlaidų kompensavimą, nurodant ataskaitinį laikotarpį, įsipareigojimų sutarties datą ir numerį, sąskaitų faktūrų datas, numerius ir sumas, apskaičiuotas projekto kompensuojamas išlaidas, atsiskaitomąją sąskaitą, į kurią turi būti kompensuotos LDB patalpų išlaikymo išlaidos.
23. Projekto finansininkas pagal pažymą apie LDB patalpų išlaikymo išlaidų kompensavimą iki paskutinės mėnesio dienos perveda lėšas į nurodytą LDB atsiskaitomąją sąskaitą.
24. Projekto finansininkas privalo kontroliuoti, kad pervedant lėšas už patalpų išlaikymą nebūtų viršyta visai projekto trukmei patalpų išlaikymui skirtų lėšų suma.
KETVIRTASIS SKIRSNIS
ĮGYVENDINIMAS IR DALYVIŲ ATRANKA
26. Pasirašius Projekto sutartį, projekto administravimo grupė, o jai nesant Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyrius, parengia LDB direktoriaus įsakymo dėl Projekto veiklos rodiklių ir lėšų patvirtinimo bei mokėjimo prašymų teikimo grafiko TDB (toliau – įgyvendinimo įsakymas) projektą, nustatyta tvarka suderina ir teikia tvirtinti LDB direktoriui.
27. Į įgyvendinimo įsakymą turi būti įtraukti specifiniai projekto stebėsenos rodikliai, kurių negalima gauti iš LDB IS ir kiti sėkmingam projekto įgyvendinimui būtini pavedimai, jei jie nėra numatyti šiame Apraše.
28. Projekto dalyviai į projekto veiklas atrenkami vadovaujantis LDB direktoriaus 2014 m. rugpjūčio 14 d. įsakymu Nr. V-499 „Dėl Aktyvios darbo rinkos politikos priemonių įgyvendinimo atrankos kriterijų tvarkos aprašo patvirtinimo“ patvirtintu Aktyvios darbo rinkos politikos priemonių įgyvendinimo atrankos kriterijų tvarkos aprašu.
PENKTASIS SKIRSNIS
PROJEKTO VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO IR LĖŠŲ PANAUDOJIMO STEBĖSENA
31. Projekto veiklų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo stebėseną vykdo projekto administravimo grupė ir TDB.
32. Projekto veiklų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo stebėseną sudaro:
32.1. projekto administravimo grupės informacija apie projekto veiklų įgyvendinimą ir lėšų panaudojimą;
33. Projekto administravimo grupė už praėjusį mėnesį iki einamojo mėnesio 8 dienos, o už praėjusį ketvirtį iki einamojo ketvirčio pirmo mėnesio 12 dienos atlieka projekto veiklų įgyvendinimo ir lėšų panaudojimo vertinimą ir raštu jį pateikia Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyriui. TDB už praėjusį mėnesį iki einamojo mėnesio 6 dienos, už praėjusį ketvirtį iki einamojo ketvirčio pirmo mėnesio 11 dienos projekto administravimo grupei pateikia informaciją apie faktinį projekto veiklų įgyvendinimą ir lėšų panaudojimą.
VI SKYRIUS
PROJEKTO ĮGYVENDINIMO KONTROLĖ
PIRMASIS SKIRSNIS
VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO KONTROLĖ
34. Siekiant užtikrinti projektų įgyvendinimą, vykdoma projektų veiklų įgyvendinimo priežiūra ir kontrolė, kurią atlieka Valdymo komitetas, projekto administravimo grupė ir projekto partneriai.
35. Projekto įgyvendinimo kontrolę sudaro:
36. Projekto veiklų įgyvendinimo kontrolę užtikrina ir vykdo projekto vadovas, koordinatorius, Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyriaus vedėjas ir TDB direktoriai teisės aktų nustatyta tvarka.
ANTRASIS SKIRSNIS
PATIKRŲ VYKDYMAS
38. Patikras TDB vykdo Finansų, teisės ir pirkimų departamento Priemonių įgyvendinimo priežiūros skyriaus (toliau – Priemonių įgyvendinimo priežiūros skyrius) darbuotojai. Pagal savo pobūdį patikros TDB skirstomos į:
39. Planinės patikros TDB atliekamos pagal Priemonių įgyvendinimo priežiūros skyriaus parengtą ir su Darbo rinkos ir užimtumo rėmimo politikos įgyvendinimo departamento direktoriumi suderintą patikrų TDB metinį planą.
40. Metinis patikrų TDB planas turi būti parengtas per 60 kalendorinių dienų nuo projekto sutarties pasirašymo ir, kasmet iki einamųjų metų sausio 10 dienos, atnaujinamas.
41. Apie planuojamą patikrą, nurodant konkretų jos atlikimo terminą, apimtį bei prašomus pateikti dokumentus, TDB informuojama raštu ir elektroniniu paštu ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki patikros.
42. Neplaninės patikros gali būti atliekamos nustačius, kad TDB teikiama informacija yra netiksli, neišsami ar klaidinanti arba kad TDB netinkamai vykdo projekto veiklas.
43. Planinės/neplaninės patikros TDB metu patikrą atliekantys Priemonių įgyvendinimo priežiūros skyriaus darbuotojai pildo patikros teritorinėje darbo biržoje lapą (5 priedas).
44. TDB darbuotojai, atsakingi už projekto įgyvendinimą, vykdo patikras projekto veiklų įgyvendinimo vietose.
45. Pagal savo pobūdį patikros projekto veiklų įgyvendinimo vietose skirstomos į:
46. Planinės patikros projekto veiklų įgyvendinimo vietose atliekamos pagal TDB direktoriaus įsakymu patvirtintą patikrų atlikimo grafiką, užpildant TDB direktoriaus įsakymu patvirtintą patikros projekto veiklų įgyvendinimo vietoje lapo formą.
47. Apie planuojamą patikrą projekto veiklų įgyvendinimo vietoje, veiklą vykdantis subjektas informuojamas Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.
VII SKYRIUS
MOKĖJIMO PRAŠYMAI IR ATASKAITOS AGENTŪRAI
PIRMASIS SKIRSNIS
MOKĖJIMO PRAŠYMŲ IR ATASKAITŲ TEIKIMAS AGENTŪRAI
49. Agentūrai patvirtinus/suderinus mokėjimo prašymų teikimo grafiką ir išlaidas pagrindžiančių ir apmokėjimą įrodančių dokumentų sąrašą, rengiamas įgyvendinimo įsakymas, kuriuo TDB nustatomos projekto užduotys ir numatomos lėšos šių užduočių atlikimui bei mokėjimo prašymų sudarymo ir teikimo terminai ir patvirtinamas teikiamų dokumentų sąrašas.
50. Projekto administravimo grupė mokėjimo prašymus teikia Agentūrai mokėjimo prašymų teikimo grafike nustatytais terminais paštu ir/ar elektroniniu būdu. Elektroniniu būdu mokėjimo prašymai teikiami Bendrai finansuojamų iš Europos Sąjungos fondų lėšų projektų duomenų elektroninių mainų svetainėje.
51. Pirmąjį tarpinį mokėjimo prašymą projekto vykdytojas teikia ne vėliau kaip po 90 dienų nuo Projekto sutarties pasirašymo dienos, jeigu su Agentūra derinant mokėjimo prašymų teikimo grafiką nenustatyta kitaip.
52. Kartu su kiekvienu mokėjimo prašymu projekto administravimo grupė Agentūrai teikia duomenis apie projekto dalyvius, užpildytus pagal projekto dalyvių apklausos anketų suvestinės formos pavyzdį (4 priedas) ir informaciją apie projekto dalyvius, baigusius dalyvauti projekte, užpildytą pagal informacijos apie projekto dalyvius, baigusius dalyvauti projekte, įvedimo formos pavyzdį (7 priedas).
53. Galutinis mokėjimo prašymas teikiamas iki Projekto sutartyje nustatyto termino, kuris negali būti trumpesnis kaip 30 dienų nuo projekto veiklų įgyvendinimo pabaigos.
54. Su galutiniu mokėjimo prašymu turi būti pateikta informacija apie LDB ir TDB projekto sąskaitose sukauptas palūkanas arba informacija apie tai, kad palūkanos skaičiuojamos nebuvo.
55. Ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams Priemonių įgyvendinimo priežiūros skyrius kartu su Priemonių buhalterinės apskaitos skyriumi rengia ir teikia Agentūrai visų, per praėjusius 5 metus nuo galutinės įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo, įgyvendintų projektų ataskaitas po projekto finansavimo pabaigos, kurių forma nustatyta Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 8 priede.
ANTRASIS SKIRSNIS
TDB MOKĖJIMO PRAŠYMO RENGIMAS IR TEIKIMAS
56. TDB darbuotojai, atsakingi už projekto veiklų vykdymą bei finansinę apskaitą, rengia ir teikia mokėjimo prašymus šio Aprašo nustatyta tvarka ir įgyvendinimo įsakyme nustatytais terminais.
57. TDB projekto administravimo grupei teikiamos išlaidų pažymos turi būti pasirašytos TDB direktoriaus ir Finansų ir apskaitos skyriaus vedėjo, mokėjimo prašymai – TDB direktoriaus, kuriuose patvirtinama, kad deklaruojamos išlaidos:
57.1. atitinka Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse nustatytus bendruosius ir specialiuosius išlaidų reikalavimus;
58. Mokėjimo prašymas ir išlaidų pažymos, pasirašytos elektroniniu parašu, patalpinamos projekto administravimo grupei skirtoje direktorijoje bei, esant poreikiui, atsiunčiamos elektroniniu paštu ar paštu projekto administravimo grupei.
59. Į bendrą direktoriją arba kitą LDB administruojamą sistemą įkeliami:
59.1. užpildytas išlaidas pagrindžiančių ir apmokėjimą įrodančių dokumentų patikros lapas (2 priedas);
59.3. projekto administravimo grupės ir/ar Agentūros prašomi patirtas išlaidas pagrindžiantys ir apmokėjimą įrodantys dokumentai. Esant galimybėms gauti išlaidas pagrindžiančius ir apmokėjimą įrodančius dokumentus iš LDB IS, Socialinių įmonių ir neįgaliųjų socialinių įmonių bei jose dirbančiųjų asmenų informacinės sistemos ar Apsikeitimo dokumentais aplinkos, šie dokumentai į bendrą direktoriją keliami tik esant papildomam poreikiui;
VIII SKYRIUS
PROJEKTŲ FINANSŲ VALDYMAS
PIRMASIS SKIRSNIS
FINANSŲ VALDYMO PROCEDŪROS
60. Už projekto lėšų panaudojimo stebėseną ir vertinimą TDB atsakingas TDB direktorius, kuris privalo užtikrinti tinkamą projektų lėšų planavimą ir panaudojimą.
61. TDB darbuotojas, atsakingas už projekto finansinę apskaitą, pagal darbuotojo, atsakingo už projekto veiklų vykdymą, pateiktą informaciją, sutikrinęs planuojamą lėšų poreikį su LDB direktoriaus įsakymu TDB patvirtintomis ataskaitinio laikotarpio lėšomis, iki einamojo mėnesio 5 dienos pateikia projekto administravimo grupei pažymą apie mėnesio lėšų poreikį projektui finansuoti.
62. Projekto administravimo grupė, įvertinusi projekto apyvartinių lėšų likučius bei projekto veiklų įgyvendinimo planavimą, gali raštu nurodyti, kad TDB darbuotojas, atsakingas už projekto finansinę apskaitą, pagal darbuotojo, atsakingo už projekto veiklų vykdymą, pateiktą informaciją, sutikrinęs planuojamą lėšų poreikį su LDB direktoriaus įsakymu TDB patvirtintomis ataskaitinio laikotarpio lėšomis, iki nurodyto termino pateiktų projekto administravimo grupei pažymą apie nurodyto laikotarpio lėšų poreikį projektui finansuoti.
63. Projekto administravimo grupės finansininkas, sutikrinęs TDB pateiktą mėnesio laikotarpio lėšų poreikį projektui finansuoti su LDB direktoriaus įsakymu TDB patvirtintomis ataskaitinio laikotarpio lėšomis, rengia ir su Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyriumi bei Priemonių buhalterinės apskaitos skyriumi derina projekto lėšų pervedimo TDB įsakymo projektą, rengia lėšų pervedimo TDB mokėjimo pavedimus ir teikia juos tvirtinimui projekto vadovui ir Priemonių buhalterinės apskaitos skyriui.
64. TDB darbuotojas, atsakingas už projekto finansinę apskaitą, pagal išlaidas pagrindžiančius dokumentus rengia mokėjimo pavedimus, vykdo TDB nustatyta tvarka lėšų projekto dalyviams ir kitiems juridiniams bei fiziniams asmenims pervedimo procedūras, užtikrinant, kad su projekto dalyviais, prekių tiekėjais, paslaugų teikėjais būtų atsiskaityta teisės aktų nustatyta tvarka.
65. TDB darbuotojas, atsakingas už projekto finansinę apskaitą ir projekto administravimo grupės finansininkas atsako už tai, kad projekto išlaidos atitiktų bendruosius ir specialiuosius reikalavimus, kurie numatyti Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse, Rekomendacijose dėl projektų išlaidų atitikties.
66. Išlaidos laikomos netinkamomis deklaruoti, jeigu jos nenumatytos projekto biudžete ar patirtos ne projekto veiklų vykdymo metu, nepagrįstos privalomais dokumentais, patirtos ne projekto dalyviams finansuoti, kaip tai numatyta Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl projektų išlaidų.
67. Išlaidos, kurioms nepateikti jas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, pateikti netinkami ar neteisingi išlaidas pateisinantys ar įrodantys dokumentai, arba ta išlaidų dalis, kuri viršija projekto biudžete numatytas išlaidų ribas, negali būti deklaruojama ir kompensuojama Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšomis. Šias išlaidas projekto vykdytojas ar partneriai privalo išieškoti iš netinkamus ar neteisingus išlaidas pagrindžiančius dokumentus pateikusių asmenų ar asmenų, kurie nepateikė išlaidas pateisinančių ar įrodančių dokumentų, teisės aktų nustatyta tvarka.
69. TDB darbuotojas, atsakingas už projekto finansinę apskaitą, rengia, o darbuotojas, atsakingas už projekto veiklų vykdymą, papildo veiklų įgyvendinimo ir stebėsenos rodiklių duomenimis Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse nustatytos formos mokėjimo prašymus šio Aprašo VII skyriaus „Mokėjimo prašymai ir ataskaitos agentūrai“ antrojo skirsnio „TDB mokėjimo prašymo rengimas ir teikimas “ nustatyta tvarka.
70. Projekto administravimo grupė pagal projekto partnerių pateiktus mokėjimo prašymus rengia konsoliduotą projekto administravimo grupės ir projekto partnerių mokėjimo prašymą: projekto vadovas ar koordinatorius – projekto įgyvendinimo ir stebėsenos rodiklių dalis, projekto finansininkas – projekto išlaidų dalis. Projekto administravimo grupė vykdo ir atsako už konsoliduoto mokėjimo prašymo rengimo kontrolės procedūras:
70.1. pagal mokėjimo prašymo patikros lapą tikrinama, ar laiku pateikti mokėjimo prašymai, ar su mokėjimo prašymu pateikta pasirašyta projekto išlaidas pateisinančių ir apmokėjimą įrodančių dokumentų patikros lapo kopija bei pridėti visi lydintys dokumentai;
70.3. ar ataskaitiniu laikotarpiu mokėjimo prašyme nurodyta suma atitinka planuotas panaudoti lėšas;
70.4. ar išlaidos atitinka Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse nustatytus bendruosius ir specialiuosius išlaidų reikalavimus;
70.6. ar visos ataskaitiniu laikotarpiu patirtos išlaidos įtrauktos į to laikotarpio mokėjimo prašymą;
70.7. ar išlaidos jau nebuvo pripažintos tinkamomis finansuoti išlaidomis anksčiau teikiamuose mokėjimo prašymuose;
71. Derinant su Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyriumi bei Priemonių buhalterinės apskaitos skyriumi teikiamą Agentūrai mokėjimo prašymą, projekto vadovas raštu turi pateikti informaciją apie iki ataskaitinės datos projekto patirtas, deklaruotas, pripažintas tinkamomis ir nepripažintas tinkamomis finansuoti išlaidas pagal patvirtinto projekto biudžeto veiklas.
ANTRASIS SKIRSNIS
BUHALTERINĖS APSKAITOS TVARKYMAS
73. Projekto lėšų apskaita turi būti vykdoma skaidriai, sąžiningai ir teisingai, atsižvelgiant į Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėse ir Rekomendacijose dėl projektų išlaidų atitikties nustatytus išlaidų reikalavimus bei vadovaujantis Apskaitos vadovo ir TDB direktoriaus patvirtinto apskaitos vadovo reikalavimus.
74. Su projektu susiję ūkiniai įvykiai ir ūkinės operacijos yra LDB ir TDB bendros buhalterinės apskaitos sudėtinė dalis. Su projektu susijusių buhalterinių operacijų įrašų atskyrimui nuo kitų operacijų yra naudojamas programų kodavimas.
75. Kiekvieno projekto lėšos privalo būti apskaitomos atskiroje atsiskaitomoje sąskaitoje. TDB Finansų ir apskaitos skyrių darbuotojai, gavę informaciją apie planuojamą projekto veiklų įgyvendinimo pradžią, privalo užtikrinti, kad projekto lėšos būtų laikomos atskiroje TDB turimoje atsiskaitomojoje sąskaitoje.
76. TDB raštu informuoja projekto administravimo grupę, jai nesant Priemonių buhalterinės apskaitos skyrių, apie projekto lėšoms kaupti atidarytas ar laisvas turimas priskirtas projekto lėšoms gauti atsiskaitomąsias sąskaitas.
77. Projekto buhalterinė apskaita tvarkoma, biudžeto vykdymo ir finansinių ataskaitų rinkiniai bei mokėjimo prašymai rengiami LDB naudojamoje Finansų valdymo ir apskaitos sistemoje, kurią sudaro finansų valdymo ir apskaitos sistema „Labbis 4.0“, personalo ir darbo užmokesčio valdymo bei apskaitos sistema „Bonus 6.0“, analitinė sistema Oracle BI, projektų mokėjimo prašymų registras.
78. TDB projekto biudžeto vykdymo rinkinius pateikia projekto administravimo grupei, projekto finansinių ataskaitų rinkinius Priemonių buhalterinės apskaitos skyriui LDB direktoriaus nustatyta tvarka ir terminais.
79. Projekto administravimo grupės vyr. finansininkas tikrina TDB pateiktų projekto biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinių duomenų korektiškumą, rengia konsoliduotus projekto administravimo grupės ir TDB biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinius, atsako už jų duomenų teisingumą ir pateikimą Priemonių buhalterinės apskaitos skyriui nustatyta tvarka ir terminais.
80. Projekto administravimo grupės vyr. finansininkas rengia projekto administravimo grupės finansinių ataskaitų rinkinius, atsako už jų duomenų teisingumą ir teikia juos Priemonių buhalterinės apskaitos skyriui nustatyta tvarka ir terminais.
81. Projekto administravimo grupės vyr. finansininkas kontroliuoja TDB projekto finansinių ataskaitų rinkinių duomenų teisingumą Finansų valdymo ir apskaitos sistemoje.
82. Priemonių buhalterinės apskaitos skyrius pagal projekto administravimo grupės pateiktus biudžeto vykdymo rinkinius bei pagal TDB pateiktus finansinių ataskaitų rinkinius rengia ataskaitas LDB tarpinių ir metinių finansinių ataskaitų rinkinių bei tarpinių ir metinių biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinių parengimui.
TREČIASIS SKIRSNIS
IŠMOKĖTŲ LĖŠŲ SUSIGRĄŽINIMAS IR REGISTRAVIMAS APSKAITOJE
83. TDB darbuotojai, atsakingi už projekto lėšomis finansuojamų aktyvios darbo rinkos politikos ar kitų gyventojų užimtumą skatinančių priemonių ar programų įgyvendinimą ir/ar jų stebėseną, iki kiekvieno mėnesio 5 dienos TDB direktoriaus nustatyta tvarka pateikia TDB Finansų ir apskaitos skyriui informaciją apie iki praėjusio mėnesio paskutinės mėnesio dienos žinomus projekto dalyvių, prekių tiekėjų, paslaugų teikėjų sutartinių finansinių įsipareigojimų, susijusių su projekto veiklomis, nevykdymo atvejus.
84. Aprašo 83 punkte nurodyta informacija TDB Finansų ir apskaitos skyriui teikiama tik turint visus sutartinių finansinių įsipareigojimų nevykdymo atvejį pagrindžiančius dokumentus.
IX SKYRIUS
PROJEKTŲ RIZIKOS VALDYMAS
86. Įgyvendinant projektus išskiriamos šios pagrindinės rizikos:
87. Išskiriamos šios priemonės (būdai) rizikai sumažinti ar panaikinti:
87.1. nepasiekti nustatytų rezultatų ar/ir produkto rodiklių bei nepanaudoti projekto veiklų įgyvendinimui skirtų lėšų rizikų sumažinimui rekomenduojama į projektą įtraukti naujus partnerius, projekto dalyvius konsultuoti ir informuoti apie laisvas darbo vietas bei darbdavių vykdomas atrankas laisvai darbo vietai užimti, pratęsti projekto įgyvendinimo laikotarpį bei kt.;
X SKYRIUS
PROJEKTŲ VIEŠINIMAS
88. Pasiektų ir, vadovaujantis įgyvendinimo įsakymu, TDB ir LDB įvertintų projekto veiklų rezultatai pristatomi visuomenei ir viešinami LDB ir TDB interneto svetainėse.
89. Projekto viešinimas – informacinė veikla, padedanti pristatyti visuomenei įgyvendinamą projektą, jo tikslus, eigą, rezultatus, projekto naudą bei projekto finansavimą, panaudojant viešinimo priemones ir šaltinius.
90. Projekto administravimo grupė per 1 mėnesį nuo projekto administravimo grupės suformavimo, bet ne vėliau kaip per 2 mėn. nuo projekto veiklų įgyvendinimo pradžios parengia Projekto viešinimo plano projektą, kurį suderina su LDB Komunikacijos skyriumi ir Priemonių įgyvendinimo organizavimo skyriumi.
91. Projekto viešinimo priemonės skirstomos į privalomas ir papildomas:
XI SKYRIUS
DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS IR PRIEINAMUMAS
92. Projekto dokumentai saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Projektų administravimo ir finansavimo taisyklėmis.
93. Publikacijos ir kita informacinė medžiaga apie projekto įgyvendinimą privalo būti atspausdinta ir saugoma kartu su projekto dokumentais. Straipsnis privalo būti saugomas ir yra įrašomas į DVD laikmeną.
94. Informavimo apie Projekto veiklų įgyvendinimo eigą interneto puslapyje medžiaga privalo būti atspausdinta ir saugoma kartu su projekto dokumentais.
96. Baigiantis projektui, ne vėliau kaip galutinio mokėjimo prašymo pateikimo dieną projekto administravimo grupė perduoda visus dokumentus LDB Veiklos valdymo departamento Dokumentų valdymo skyriui. Perduodant dokumentus pasirašomas dokumentų perdavimo –priėmimo aktas.
XII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS