ŠIAULIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO ŠIAULIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE POLITIKOS PATVIRTINIMO
2019 m. sausio 25 d. Nr. A-97
Šiauliai
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 29 straipsnio 8 dalies 2 punktu, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, įgyvendindamas 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB:
1. T v i r t i n u Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje politiką (pridedama).
2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios Šiaulių rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2018 m. birželio 7 d. įsakymą Nr. A-770 „Dėl Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje taisyklių patvirtinimo“.
Šis įsakymas skelbiamas Teisės aktų registre ir gali būti skundžiamas Lietuvos Respublikos administracinių bylų įstatymo nustatyta tvarka.
PATVIRTINTA
Šiaulių rajono savivaldybės administracijos direktoriaus
2019 m. sausio 25 d. įsakymu Nr. A-97
ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO ŠIAULIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE POLITIKA
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono savivaldybės administracijos politikos (toliau – Politika) tikslas – reglamentuoti asmens duomenų tvarkymą Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje (toliau – Administracija), nustatyti pagrindines asmens duomenų tvarkymo, duomenų subjekto teisių įgyvendinimo, duomenų apsaugos technines bei organizacines priemones ir kitas procedūras, siekiant užtikrinti 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Reglamentas (ES) 2016/679), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą, laikymąsi ir įgyvendinimą.
2. Duomenų subjektų asmens duomenis tvarko duomenų valdytojas – Šiaulių rajono savivaldybės administracija, juridinio asmens kodas 188726051, buveinės adresas Vilniaus g. 263, 76377 Šiauliai.
3. Politikos privalo laikytis visi Administracijoje dirbantys valstybės tarnautojai, darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, ir studentai, priimti atlikti praktiką Administracijoje, valstybės politikai, stažuotojai bei kitais pagrindais atliekantys funkcijas ar vykdantys veiklą Administracijoje asmenys (toliau – Administracijos darbuotojai), kurie tvarko Administracijoje esančius asmens duomenis arba eidami savo pareigas sužino asmens duomenis.
4. Politikoje nurodytų asmens duomenų valdytojas yra Administracija, kuri užtikrina, kad asmens duomenys Administracijoje bus tvarkomi laikantis Reglamente (ES) 2016/679, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme ir kituose teisės aktuose nustatytų asmens duomenų tvarkymo reikalavimų. Politikoje nurodytus asmens duomenis teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka gali tvarkyti ir kiti subjektai (asmens duomenų valdytojai ir tvarkytojai).
5. Administracija, kaip asmens duomenų valdytoja, atlikdama Lietuvos Respublikos įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytas funkcijas, turi teisę gauti iš valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, organizacijų ir trečiųjų asmenų informaciją teisės aktų nustatyta tvarka tvarkyti asmens duomenis.
II SKYRIUS
DUOMENŲ TVARKYMO principai IR TIKSLAI
7. Administracijos darbuotojai, atlikdami savo pareigas ir tvarkydami asmens duomenis, privalo laikytis pagrindinių asmens duomenų tvarkymo principų:
7.2. asmens duomenys turi būti renkami teisėtais tikslais ir toliau netvarkomi su tais tikslais nesuderinamu būdu;
7.3. renkant ir tvarkant asmens duomenis laikytis tikslingumo, proporcingumo ir duomenų kiekio mažinimo principų, t. y. nereikalauti iš interesantų pateikti tų duomenų, kurie nėra būtini Administracijos funkcijoms vykdyti, nekaupti ir netvarkyti perteklinių duomenų ir duomenų, kurie nėra būtini atitinkamiems tikslams pasiekti;
7.4. užtikrinti asmens duomenų tikslumą ir, jei reikia dėl asmens duomenų tvarkymo, juos atnaujinti; netikslius ar neišsamius duomenis ištaisyti, papildyti, sunaikinti arba jų tvarkymą sustabdyti;
7.5. asmens duomenis saugoti tokia forma, kad duomenų subjektų tapatybę būtų galima nustatyti ne ilgiau, negu to reikia tiems tikslams, dėl kurių šie duomenys buvo surinkti ir tvarkomi;
7.6. asmens duomenis tvarkyti tokiu būdu, kad taikant atitinkamas technines ar organizacines priemones būtų užtikrintas tinkamas asmens duomenų saugumas, įskaitant apsaugą nuo duomenų tvarkymo be leidimo arba neteisėto duomenų tvarkymo ir nuo netyčinio praradimo, sunaikinimo ar sugadinimo;
8. Administracija, įgyvendindama savarankiškąsias ir valstybines (valstybės perduotas savivaldybėms) funkcijas, asmens duomenis pagal kompetenciją tvarko teikiamoms administracinėms paslaugoms vykdyti bei vidaus administravimo funkcijoms atlikti.
9. Asmens duomenų tvarkymo tikslai ir tvarkomų asmens duomenų kategorijos detalizuojami Politikos 1 priede.
10. Administracijos direktorius, jo pavaduotojas tvarko asmens duomenis Politikos 1 priede nurodytais tikslais tiek, kiek reikia organizuojant ir kontroliuojant Administracijos veiklą.
11. Administracijos darbuotojai gali tvarkyti asmens duomenis ir kitais tikslais, jei tai yra būtina jiems pavestų funkcijų vykdymui.
III SKYRIUS
DUOMENŲ VALDYTOJO FUNKCIJOS, TEISĖS IR PAREIGOS
13. Administracija, tvarkydama asmens duomenis, atlieka šias funkcijas:
13.2. užtikrina, kad asmens duomenys būtų renkami nustatytais, aiškiai apibrėžtais ir teisėtais tikslais ir toliau tvarkomi tik su tais tikslais suderinamu būdu;
13.4. užtikrina, kad asmens duomenys būtų adekvatūs, tinkami ir tokie, kurių reikia siekiant tikslų, dėl kurių jie tvarkomi;
13.5. užtikrina, kad asmens duomenys būtų tikslūs ir prireikus atnaujinami, o netikslūs asmens duomenys nedelsiant ištrinami arba ištaisomi;
13.6. užtikrina, kad asmens duomenys būtų laikomi tokia forma, kad nustatyti duomenų subjekto tapatybę būtų galima ne ilgiau, nei būtina tais tikslais, kuriais asmens duomenys yra tvarkomi;
13.7. užtikrina, kad būtų taikomos tinkamos techninės ir organizacinės duomenų saugumo priemonės, įskaitant apsaugą nuo duomenų tvarkymo be leidimo arba neteisėto duomenų tvarkymo ir nuo netyčinio praradimo, sunaikinimo ar sugadinimo;
14. Administracija turi šias teises:
15. Administracija turi šias pareigas:
15.1. užtikrinti, kad asmens duomenys būtų tvarkomi pagal teisės aktuose, reglamentuojančiuose asmens duomenų tvarkymą, nustatytus asmens duomenų tvarkymo reikalavimus;
15.3. užtikrinti asmens duomenų saugumą, įgyvendinant tinkamas organizacines ir technines asmens duomenų saugumo priemones;
15.4. parinkti tik tokį duomenų tvarkytoją, kuris garantuotų reikiamas technines ir organizacines asmens duomenų apsaugos priemones ir užtikrintų, kad tokių priemonių būtų laikomasi;
15.8. valdyti asmens duomenų saugumo pažeidimus ir teisės aktuose nustatytais atvejais pranešti apie juos priežiūros institucijai ir duomenų subjektams;
15.9. tiek nustatant duomenų tvarkymo priemones, tiek duomenų tvarkymo metu nuo asmens duomenų surinkimo iki saugojimo termino pabaigos įgyvendinti tinkamas technines ir organizacines priemones, įskaitant pseudonimų suteikimą, kad būtų veiksmingai įgyvendinti duomenų apsaugos principai, nurodyti Politikos 7 punkte;
IV SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ TVARKYMAS
16. Administracijoje asmens duomenys tvarkomi vadovaujantis Reglamentu (ES) 2016/679, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymu ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų tvarkymą ir privatumo apsaugą, Lietuvos standartais LST ISO/IEC 27001 ir LST ISO/IEC 27002.
17. Administracija tvarko tik tuos asmens duomenis, kurie būtini kiekvienam konkrečiam duomenų tvarkymo tikslui, nurodytam Politikos 1 priede.
18. Asmens duomenys Administracijoje tvarkomi automatiniu būdu ir (ar) neautomatiniu būdu susistemintose rinkmenose.
19. Asmens duomenys Administracijoje automatiniu būdu tvarkomi ir saugomi tarnybinėse stotyse, informacinėse sistemose, darbuotojų kompiuteriuose.
20. Asmens duomenys Administracijoje renkami tik įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka, juos gaunant tiesiogiai iš duomenų subjektų, oficialiai užklausiant reikalingą informaciją tvarkančių ir turinčių teisę ją teikti subjektų ar sutarčių ir teisės aktų pagrindu prisijungiant prie atskirus duomenis kaupiančių duomenų bazių, registrų ir informacinių sistemų.
21. Administracijos darbuotojai, prieš pradėdami tvarkyti asmens duomenis, pasirašo įsipareigojimus saugoti asmens duomenų paslaptį, kurie saugomi Administracijos darbuotojų asmens bylose (Politikos 2 priedas). Šiuo įsipareigojimu yra saugomi visi asmens duomenys nurodyti Politikos 1 priede, jeigu Lietuvos Respublikos įstatymai nenumato kitaip. Pareiga saugoti asmens duomenų paslaptį taip pat galioja darbuotoją paskyrus į kitas pareigas Administracijoje bei pasibaigus darbo santykiams.
22. Administracijos darbuotojai automatiniu būdu tvarkyti asmens duomenis gali tik po to, kai jiems tokį įgaliojimą suteikia Administracijos direktorius ir teisės aktų nustatyta tvarka jiems suteikiama prieigos teisė prie bylos medžiagos, kurioje yra asmens duomenų, ar atitinkamos informacinės sistemos. Darbo santykiams pasibaigus, darbuotojui prieigos prie registrų ir kitų programų teisės panaikinamos teisės aktų nustatyta tvarka.
23. Tais atvejais, kai yra naudojami asmens duomenys viešai skelbiamame dokumente – asmens duomenys yra nuasmeninami. Pavyzdžiui, dokumente naudojant vardą ir pavardę, asmens vardas ir pavardė yra nerašomi, o į jų vietą parašoma „(duomenys neskelbtini)“.
24. Administracija, kaip duomenų tvarkytoja, tvarko asmens duomenis valstybės registruose, informacinėse sistemose atitinkamo registro, informacinės sistemos nuostatų nustatyta tvarka.
25. Garso ir vaizdo įrašymo priemonės Administracijoje yra naudojamos tik prieš tai informavus asmenis, kurių duomenys bus fiksuojami. Garso ir vaizdo įrašymo priemonių naudojimas turi būti užfiksuotas protokoluose.
26. Administracijos renginiuose, kurių metu bus filmuojama ar fotografuojama, Administracijos darbuotojas pateikia informacinę medžiagą (3 Politikos priedas) renginio dalyviams matomoje vietoje, o jeigu nėra galimybės, nurodytą informacinę medžiagą pateikia žodžiu.
27. Su dokumentais, nuotraukomis, vaizdo ar garso įrašais, kuriuose yra asmens duomenų, tretiesiems asmenims susipažinti draudžiama. Kitiems asmenims gali būti leidžiama susipažinti su asmens duomenis turinčia informacija, tik jeigu tai yra būtina siekiant užtikrinti jų teisę į gynybą procedūros dalyvių išklausymo Administracijoje metu.
V SKYRIUS
DUOMENŲ SAUGOJIMO IR SUNAIKINIMO TVARKA
28. Asmens duomenų saugojimo terminus ir veiksmus, kurie atliekami pasibaigus šiam terminui, nustato teisės aktai, reglamentuojantys asmens duomenų tvarkymą. Konkretūs asmens dokumentų (duomenų) saugojimo terminai yra nustatomi Administracijos direktoriaus patvirtintame dokumentacijos plane.
29. Administracijos tvarkomi asmens duomenys saugomi serveriuose, esančiuose Europos Sąjungos teritorijoje.
30. Asmens duomenys Administracijoje saugomi tokia forma, kad duomenų subjektų tapatybę būtų galima nustatyti ne ilgiau, nei tai būtina tais tikslais, kuriais asmens duomenys yra tvarkomi.
31. Dokumentus, kuriuose yra asmens duomenų, saugo Administracijos padaliniai dokumentacijos plane patvirtintą terminą. Administracijos padaliniai, vadovaudamiesi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu ir Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, perduoda dokumentus saugoti į Administracijos Civilinės metrikacijos skyriaus Archyvo poskyrį. Pasibaigus dokumentacijos plane nustatytam saugojimo terminui, dokumentai, kuriuose yra asmens duomenų, sunaikinami arba perduodami saugoti valstybės archyvui.
32. Informacinėse sistemose įrašyti asmens duomenys saugomi kartu su kitais duomenimis duomenų bazėje, o vėliau perduodami į duomenų bazės archyvą. Jų saugojimo terminus ir tvarką reglamentuoja Lietuvos Respublikos teisės aktai, Administracijos informacinės sistemos duomenų saugumo nuostatai, patvirtinti Administracijos direktoriaus 2016 m. vasario 8 d. įsakymu Nr. A-148, ir kiekvienais metais tvirtinami Administracijos dokumentacijos planai.
33. Kai asmens duomenys nebereikalingi jų tvarkymo tikslams, jie yra sunaikinami, išskyrus tuos asmens duomenis, kurie įstatymų nustatyta tvarka turi būti perduodami į valstybės archyvą ar kitais teisės aktų reglamentuojamais atvejais.
34. Dokumentai, kuriuose yra asmens duomenų, ar jų kopijos turi būti sunaikinti taip, kad jų nebūtų galima atkurti ir atpažinti turinio.
35. Už asmens duomenų sunaikinimą dokumentuose, nurodytuose Administracijos dokumentacijos plane, informacinėse sistemose ir duomenų bazėse atsakingas Administracijos Informacinių technologijų skyrius, už asmens duomenų, saugomų ir tvarkomų Administracijos padaliniuose, atsakingi Politikos 1 priedo punktuose nurodyti atitinkami padaliniai arba specialistai.
VI SKYRIUS
DARBUOTOJŲ ASMENS DUOMENŲ TVARKYMAS IR SAUGOJIMAS
36. Darbuotojų asmens duomenis turi teisę tvarkyti tik tie asmenys, kuriems jie yra būtini funkcijoms vykdyti, ir tik tuomet, kai tai yra būtina atitinkamiems tikslams pasiekti.
37. Darbuotojų asmens duomenys saugomi asmens bylose bei atitinkamose Administracijos tvarkomose duomenų bazėse.
38. Administracijos darbuotojai apie jų asmens duomenų tvarkymą informuojami raštu duomenų gavimo metu ar prieš gaunant asmens duomenis, jiems pateikiant Politikos 4 priede nustatytą formą. Užpildyta forma yra segama į Administracijos darbuotojų asmens bylas.
39. Administracija taip pat naudoja vietos nustatymo įrenginius ir atlieka tokių duomenų tvarkymą. Administracijos darbuotojai apie tokį jų duomenų tvarkymą yra informuojami raštu pateikiant Politikos 5 priede nustatytą formą. Užpildyta forma yra segama į Administracijos darbuotojų asmens bylas.
VII SKYRIUS
REIKALAVIMAI ADMINISTRACIJOS DARBUOTOJAMS, TVARKANTIEMS ASMENS DUOMENIS
41. Administracija užtikrina, kad asmens duomenis tvarkytų ar su jais susipažinti galėtų tik tie Administracijos darbuotojai, kuriems tokie duomenys yra reikalingi jų funkcijoms atlikti.
42. Administracijos darbuotojai, tvarkydami asmens duomenis informacinėse sistemose, su asmens duomenimis gali atlikti tik tuos veiksmus, kuriems atlikti yra suteiktos teisės.
43. Administracijos darbuotojai, tvarkantys asmens duomenis, privalo:
43.1. laikytis su asmens duomenų tvarkymu susijusių principų ir saugumo reikalavimų, įtvirtintų Reglamente (ES) 2016/679, Politikoje ir kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose asmens duomenų tvarkymą ir privatumo apsaugą;
43.2. laikytis konfidencialumo principo ir laikyti paslaptyje bet kokią su asmens duomenimis susijusią informaciją, su kuria jie susipažino atlikdami savo funkcijas, nebent tokia informacija yra vieša pagal galiojančių teisės aktų reikalavimus;
43.3. neatskleisti, neperduoti ar kitu būdu nesudaryti galimybės naudotis ir (ar) susipažinti su asmens duomenimis nė vienam asmeniui, kuriam nėra pavesta dirbti ir (ar) susipažinti su asmens duomenimis Administracijoje ar už jos ribų;
43.5. duomenų subjektų pateiktus dokumentus ir jų kopijas, finansavimo, buhalterinės apskaitos ir atskaitomybės, archyvines ar kitas bylas, kuriose yra asmens duomenų, saugoti rakinamose spintose, seifuose arba patalpose. Dokumentus, kuriuose yra asmens duomenų, laikyti taip, kad teisės susipažinti su asmens duomenimis neturintys asmenys negalėtų su jais susipažinti (švaraus stalo politika);
VIII SKYRIUS
DUOMENŲ APSAUGOS PAREIGŪNAS
45. Administracija asmens duomenis tvarko kaip valdžios įstaiga, atsižvelgiant į tai Administracijoje yra paskiriamas duomenų apsaugos pareigūnas.
46. Administracija apie duomenų apsaugos pareigūno paskyrimą praneša Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai.
47. Administracija užtikrina duomenų apsaugos pareigūnui garantijas, įtvirtintas Reglamento (ES) 2016/679 38 straipsnyje.
49. Administracijos darbuotojai, tvarkantys asmens duomenis ar organizuojantys jų tvarkymą, siekdami užkirsti kelią atsitiktiniam ar neteisėtam asmens duomenų sunaikinimui, pakeitimui, atskleidimui, taip pat bet kokiam kitam neteisėtam duomenų tvarkymui, privalo konsultuotis su duomenų apsaugos pareigūnu ir gauti jo nuomonę šiais atvejais:
49.2. tobulinant esamas ar diegiant naujas su asmens duomenų tvarkymu susijusias sistemas ar programas;
49.6. sprendžiant dėl asmens duomenų teikimo tretiesiems asmenims, jeigu toks teikimas nėra numatytas asmens duomenų teikimo sutartyje ar nėra reglamentuotas teisės aktuose;
50. Priimant sprendimus Politikos 49.1–49.6 papunkčiuose nurodytais atvejais, duomenų apsaugos pareigūno nuomonė gaunama raštu. Jeigu priimant šiuos sprendimus į duomenų apsaugos pareigūno nuomonę visiškai ar iš dalies neatsižvelgiama, neatsižvelgimo motyvai išdėstomi raštu.
51. Administracijos darbuotojai privalo bendradarbiauti su duomenų apsaugos pareigūnu ir teikti jam informaciją apie vykdomą asmens duomenų tvarkymą.
52. Duomenų apsaugos pareigūnas nevykdo jokių kitų pareigų ar funkcijų, kurios galėtų sukelti interesų konfliktą su jo atliekamomis pareigūno funkcijomis.
IX SKYRIUS
TECHNINĖS IR ORGANIZACINĖS ASMENS DUOMENŲ APSAUGOS
PRIEMONĖS
54. Administracijos darbuotojai privalo laikytis Politikos nuostatų ir prisidėti įgyvendinant Administracijoje įdiegtas organizacines ir technines priemones, skirtas apsaugoti asmens duomenis nuo atsitiktinio ar neteisėto naikinimo, pakeitimo, atskleidimo, taip pat nuo bet kokio kito neteisėto tvarkymo.
X SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ TEIKIMAS DUOMENŲ GAVĖJAMS IR DUOMENŲ TVARKYTOJAMS
56. Administracija teikia asmens duomenis duomenų gavėjams – tretiesiems asmenims ir duomenų tvarkytojams.
57. Asmens duomenys tretiesiems asmenims teikiami pagal asmens duomenų teikimo sutartį (daugkartinio teikimo atveju), pagal prašymą (vienkartinio teikimo atveju) arba teisės aktų nustatyta tvarka.
58. Sprendimą perduoti duomenų subjekto duomenų tvarkymą asmens duomenų tvarkytojui priima Administracijos direktorius arba jo įgaliotas asmuo.
59. Administracija gali teikti asmens duomenis duomenų tvarkytojams, kurie teikia Administracijai informacinių sistemų kūrimo, tobulinimo ir palaikymo, duomenų centrų ir panašias paslaugas, mokymų ir renginių organizavimo, turto priežiūros ir aptarnavimo organizavimo, taip pat teikia kitas paslaugas ar atlieka kitus darbus ir tvarko asmens duomenis duomenų valdytojo vardu.
60. Duomenų tvarkytojai turi teisę tvarkyti asmens duomenis tik pagal Administracijos nurodymus ir tik tiek, kiek tai būtina siekiant tinkamai vykdyti teisės aktuose ar paslaugų teikimo sutartyje nustatytus įsipareigojimus, išskyrus atvejus, kai duomenų tvarkytojo atliekamas asmens duomenų tvarkymas yra reglamentuotas teisės aktuose. Nuostatos, susijusios su asmens duomenų tvarkymu ir apsauga, įtraukiamos į sudaromas su duomenų tvarkytojais sutartis. Sutartyse nustatomi duomenų tvarkymo dalykas ir trukmė, duomenų tvarkymo pobūdis ir tikslas, asmens duomenų rūšis ir duomenų subjektų kategorijos, duomenų valdytojo prievolės ir teisės bei kitos Reglamento (ES) 2016/679 28 straipsnyje numatytos privalomos nuostatos.
61. Administracija pasitelkia tik tuos duomenų tvarkytojus, kurie užtikrina, kad tinkamos techninės ir organizacinės priemonės bus įgyvendintos tokiu būdu, kad duomenų tvarkymas atitiktų Reglamento (ES) 2016/679 reikalavimus ir būtų užtikrinta duomenų subjekto teisių apsauga.
62. Administracija, sudarydama sutartį su duomenų tvarkytoju, nurodo, kad duomenų tvarkytojas privalo užtikrinti Administracijos perduodamų tvarkyti duomenų konfidencialumą, o ketindamas tvarkymui pasitelkti trečiuosius asmenis (kitus duomenų tvarkytojus), duomenų tvarkytojas privalo gauti išankstinį rašytinį Administracijos pritarimą bei užtikrinti, kad pasitelktas subtvarkytojas laikytųsi tų pačių reikalavimų, kurie nustatyti tvarkytojui.
63. Administracija duomenų subjektų duomenis duomenų gavėjams teikia tik pagal sudarytą sutartį arba vienkartinį duomenų gavėjo prašymą nepažeisdama teisės aktuose įtvirtintų reikalavimų.
64. Duomenys gali būti teikiami, kai duomenų gavėjas teiktame prašyme nurodo:
64.3. duomenų teikimo teisinį pagrindą, nurodytą Reglamente (ES) 2016/679, kuriuo vadovaudamasi Administracija turi teisę pateikti šiuos duomenis duomenų gavėjui;
64.5. kai duomenis pateikti prašoma vadovaujantis Reglamento (ES) 2016/679 6 straipsnio 1 dalies e arba f punktais, t. y. duomenis teikti reikia siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui arba vykdant duomenų valdytojui pavestas viešosios valdžios funkcijas arba teikti duomenis būtina siekiant teisėtų duomenų valdytojo arba trečiosios šalies interesų apsaugos, prašyme turi būti nurodyta, kodėl šių asmenų interesai yra viršesni už duomenų subjekto interesus.
XI SKYRIUS
DUOMENŲ TVARKYMO VEIKLOS ĮRAŠAI
66. Administracijoje pildomi duomenų tvarkymo veiklos įrašai Administracijai tvarkant asmens duomenis kaip duomenų valdytojai.
67. Administracijos asmens duomenų tvarkymo veiklos įrašuose nurodoma:
67.1. duomenų valdytojo duomenys, duomenų apsaugos pareigūno vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys;
67.6. kai taikoma, asmens duomenų perdavimai į trečiąją valstybę, įskaitant tos trečiosios valstybės pavadinimą, ir privalomi tinkamų apsaugos priemonių dokumentai;
68. Duomenų tvarkymo veiklos įrašuose gali būti ir kitų nuostatų, pildomų pagal poreikį. Duomenų tvarkymo veiklos įrašų informacija yra suvedama į duomenų tvarkymo veiklos įrašų žurnalą ir saugomi elektronine forma pas duomenų apsaugos pareigūną.
69. Priežiūros institucijai pateikus pagrįstą reikalavimą susipažinti su duomenų tvarkymo veiklos įrašų žurnalu, Administracija pateikia atitinkamą žurnalą per prašyme nustatytą terminą. Duomenų tvarkymo veiklos įrašo žurnalo forma pateikiama 6 Politikos priede.
XII SKYRIUS
KONSULTACIJA SU PRIEŽIŪROS INSTITUCIJA
71. Administracija, prieš pradėdama tvarkyti asmens duomenis, konsultuojasi su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija, kai atlikus poveikio duomenų apsaugai vertinimą yra nustatoma, kad tvarkant asmens duomenis kiltų didelis pavojus fizinių asmenų teisėms ir laisvėms duomenų valdytojui nesiėmus priemonių pavojui sumažinti.
72. Kreipdamasi į Valstybinė duomenų apsaugos inspekciją Administracija pateikia:
72.1. prašymą dėl išankstinės konsultacijos (toliau – Prašymas), kuriame pateikia:
72.1.1. Administracijos, bendrų duomenų valdytojų, kai viena iš šalių yra Administracija, atsakomybės sritis;
72.1.3. duomenų subjektų teisėms ir laisvėms apsaugoti taikomų techninių ir organizacinių priemonių sąrašą;
XIII SKYRIUS
POVEIKIO DUOMENŲ APSAUGAI VERTINIMO TVARKA
74. Reglamento (ES) 2016/679 35 straipsnio ir Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos nustatytais atvejais Administracijoje yra atliekamas poveikio duomenų apsaugai vertinimas.
75. Administracijai prieš pradėdama vykdyti naują (-as) duomenų tvarkymo operaciją (-as), privalo atlikti poveikio duomenų apsaugai vertinimą, jei duomenų tvarkymas:
75.2. automatizuotai būtų tvarkomi asmeniniai aspektai, vykdomas profiliavimas ir priimami teisiniai ar kiti didelio poveikio (pavyzdžiui, kai duomenų tvarkymas gali lemti asmenų atskirtį arba diskriminaciją) sprendimai;
76. Poveikio duomenų apsaugai vertinimą atlieka Administracijos darbuotojai arba asmenys pagal paslaugų teikimo sutartį.
77. Atliekant poveikio duomenų apsaugai vertinimą, konsultuojamasi su duomenų apsaugos pareigūnu. Jeigu atliekamas poveikio duomenų apsaugai vertinimas yra susijęs su darbuotojų asmens duomenų tvarkymu, papildomai konsultuojamasi su darbo taryba arba jos funkcijas atliekančia institucija. Duomenų apsaugos pareigūno ir darbo tarybos arba jos funkcijas atliekančios institucijos nuomonė gaunama raštu.
78. Jei Administracija, atlikdama poveikio duomenų apsaugai vertinimą nustato, kad duomenų subjektų teisėms ir laisvėms gali kilti didelis pavojus (žr. Politikos 71 punktą), ji privalo konsultuotis su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija dėl tinkamų saugumo ir kitų priemonių įgyvendinimo.
79. Administracija, atlikdama poveikio duomenų apsaugai vertinimą, nustato:
80. Administracija užtikrina, kad atliktas poveikio duomenų apsaugai vertinimas būtų tinkamai dokumentuotas ir saugomas. Poveikio duomenų apsaugai vertinimo forma pateikiama 7 Politikos priede.
81. Poveikio duomenų apsaugai vertinimas gali būti atliekamas ir esamoms duomenų tvarkymo operacijoms (t. y. vykdomoms iki Reglamento (ES) 2016/679 įsigaliojimo), jei tose operacijose atsirastų reikšmingų pokyčių, pavyzdžiui, būtų pradėtos naudoti naujos technologijos, duomenys būtų pradėti tvarkyti kitu tikslu nei iki tol, atsirastų naujos rizikos, susijusios su įvykdytomis kibernetinėmis atakomis, įsilaužimais į Administracijos sistemą, duomenys būtų pradėti teikti naujiems duomenų gavėjams, tvarkytojams už Europos Sąjungos ribų, ir kt.
XIV SKYRIUS
DUOMENŲ SAUGUMO PAŽEIDIMŲ VALDYMAS
83. Už asmens duomenų saugumo pažeidimų valdymą Administracijoje atsakingas duomenų apsaugos pareigūnas kartu su Administracijos Informacinių technologijų skyriumi.
84. Administracijos darbuotojai sužinoję, kad nebuvo užtikrintas asmens duomenų saugumas:
84.1. nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 2 darbo valandas nuo asmens duomenų saugumo pažeidimo paaiškėjimo momento, elektroniniu paštu, telefonu arba žodžiu informuoja savo tiesioginį vadovą ir Administracijos duomenų apsaugos pareigūną;
85. Duomenų tvarkytojai, sužinoję apie asmens duomenų saugumo pažeidimą, nedelsdami, bet ne vėliau kaip per 1 darbo dieną nuo sužinojimo, apie tai raštu praneša Administracijai, pateikdami informaciją, numatytą Reglamento (ES) 2016/679 33 straipsnio 3 dalyje. Duomenų tvarkytojai pateikia Administracijai visą kitą jos prašomą informaciją, susijusią su pažeidimu ir jo tyrimu, per Administracijos nurodytą terminą. Duomenų tvarkytojų pareigos, susijusios su pranešimu apie duomenų saugumo pažeidimą Administracijai bei su bendradarbiavimu tiriant pažeidimą, įtvirtinamos su duomenų tvarkytoju sudaromoje sutartyje.
86. Duomenų apsaugos pareigūnas kartu su Administracijos Informacinių technologijų skyriumi, gavę Administracijos darbuotojo pranešimą ar duomenų tvarkytojo pranešimą galimą asmens duomenų saugumo pažeidimą:
86.3. jei asmens duomenų saugumo pažeidimas padarytas, nustato pažeidimo pobūdį, tipą (asmens duomenų konfidencialumo, vientisumo ir (arba) prieinamumo pažeidimas) aplinkybes, apytikslį duomenų subjektų, kurių asmens duomenų saugumas pažeistas, skaičių, asmens duomenų, kurių saugumas pažeistas, kategorijas (asmens tapatybę patvirtinantys asmens duomenys, specialių kategorijų asmens duomenys, duomenys apie apkaltinamuosius nuosprendžius ir nusikalstamas veikas, prisijungimo duomenys ir (arba) asmens identifikaciniai numeriai ir kt.) ir apimtį, tikėtinos asmens duomenų saugumo pažeidimo pasekmes, pavojų fizinių asmenų teisėms ir laisvėms bei kitą svarbią su asmens duomenų saugumo pažeidimu susijusią informaciją;
86.4. nustato, kokių skubių ir tinkamų priemonių būtina imtis, kad būtų pašalintas asmens duomenų saugumo pažeidimas (pvz., naudoti atsargines kopijas, siekiant atkurti prarastus ar sugadintus duomenis);
86.5. nustato, ar būtina nedelsiant pranešti duomenų subjektui apie asmens duomenų saugumo pažeidimą;
87. Vertinant asmens duomenų saugumo pažeidimą, laikoma, kad asmens duomenų saugumo pažeidimas, galintis kelti pavojų asmenų teisėms ir laisvėms, yra toks, dėl kurio, laiku nesiėmus tinkamų priemonių, fizinis asmuo gali patirti kūno sužalojimą, materialinę ar nematerialinę žalą, pvz., prarasti savo asmens duomenų kontrolę, patirti teisių apribojimą, diskriminaciją, gali būti pavogta ar suklastota jo asmens tapatybė, jam padaryta finansinių nuostolių, neleistinai panaikinti pseudonimai, gali būti pakenkta jo reputacijai, prarastas asmens duomenų, kurie saugomi profesine paslaptimi, konfidencialumas arba padaryta kita ekonominė ar socialinė žala.
88. Duomenų apsaugos pareigūnas, atlikęs asmens duomenų saugumo pažeidimo tyrimą, užpildo šios Politikos 8 priede pranešimo apie asmens duomenų saugumo pažeidimą formą (toliau – Išvada).
89. Išvadą dėl duomenų saugumo pažeidimo buvimo ir pavojaus fizinių asmenų teisėms ir laisvėms įvertinimo kartu su siūlymu dėl duomenų saugumo priemonių įgyvendinimo duomenų apsaugos pareigūnas pateikia Administracijos direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui, o šis priima sprendimą dėl tolesnių veiksmų, susijusių su duomenų saugumo pažeidimu.
90. Nustačius, kad duomenų saugumo pažeidimas buvo ir kad yra pavojus fizinių asmenų teisėms ir laisvėms, duomenų apsaugos pareigūnas nedelsdamas, bet ne vėliau kaip per 72 val. nuo sužinojimo apie duomenų saugumo pažeidimą, Administracijos direktoriaus ar jo įgalioto asmens pavedimu apie duomenų saugumo pažeidimą praneša Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai.
91. Jeigu, atsižvelgiant į duomenų saugumo pažeidimo pobūdį, yra būtina atlikti išsamesnį tyrimą ir nustatyti visus svarbius faktus, susijusius su duomenų saugumo pažeidimu, ir todėl per 72 val. nuo sužinojimo apie duomenų saugumo pažeidimą neįmanoma pranešti Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, duomenų apsaugos pareigūnas informaciją apie duomenų saugumo pažeidimą teikia Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai etapais ir nurodo, kodėl visos informacijos neįmanoma pateikti iš karto.
92. Nustatęs, kad duomenų saugumo pažeidimas buvo ir dėl jo gali kilti didelis pavojus fizinių asmenų teisėms ir laisvėms, duomenų apsaugos pareigūnas Administracijos direktoriaus ar jo įgalioto asmens pavedimu nedelsdamas, bet ne vėliau kaip per 72 val. nuo sužinojimo apie duomenų saugumo pažeidimą, apie duomenų saugumo pažeidimą praneša duomenų subjektui.
93. Duomenų subjektui nurodoma informacija:
93.4. priemonių, kurių ėmėsi arba pasiūlė imtis Administracija, kad būtų pašalintas pažeidimas įskaitant priemones galimoms neigiamoms pasekmėms sumažinti, aprašymą;
94. Atvejai, kada pranešimas duomenų subjektui apie pažeidimą neteikiamas:
94.1. Administracija įgyvendino tinkamas technines ir organizacines apsaugos priemones ir tos priemonės taikytos duomenims, kuriems asmens duomenų saugumo pažeidimas turėjo poveikio;
94.2. Administracija ėmėsi priemonių, kuriomis užtikrinama, kad nekiltų didelis pavojus duomenų subjektų teisėms ir laisvėms;
95. Pažeidimai, nepriklausomai nuo to, ar apie juos buvo pranešta Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, ar ne, registruojami Asmens duomenų saugumo pažeidimų registravimo žurnale (toliau – Žurnalas), kuris pateiktas 9 Politikos priede.
96. Informacija apie duomenų saugumo pažeidimą į Žurnalą įrašoma nedelsiant, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, kai tik nustatomas duomenų saugumo pažeidimo faktas ir įvertinamas pavojus. Prireikus, atsižvelgiant į duomenų saugumo pažeidimo tyrimo metu nustatytas papildomas aplinkybes, Žurnale esanti informacija papildoma ir (ar) patikslinama.
98. Kai padarytas asmens duomenų saugumo pažeidimas yra susijęs su kibernetiniu incidentu, informacija apie kibernetinį incidentą, susijusį su asmens duomenų saugumo pažeidimu, pateikiama Lietuvos Respublikos kibernetinio saugumo įstatyme nurodytoms valstybės institucijoms šio įstatymo nustatyta tvarka ir atvejais.
XV SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
99. Politika skelbiama Šiaulių rajono savivaldybės interneto svetainėje, skiltyje „Asmens duomenų apsauga“.
101. Už Politikos laikymosi priežiūrą ir kontrolę atsakingi Savivaldybės administracijos padalinių vadovai.
102. Administracijos darbuotojai, kurie yra įgalioti tvarkyti asmens duomenis arba eidami savo pareigas juos sužino, privalo laikytis Politikos, pagrindinių asmens duomenų tvarkymo reikalavimų bei konfidencialumo ir saugumo reikalavimų, įtvirtintų teisės aktuose ir Politikoje. Administracijos darbuotojams, pažeidusiems Politikos, Reglamento (ES) 2016/679, kitų teisės aktų, reglamentuojančių asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą, reikalavimus, gali būti taikoma tarnybinė, drausminė ar kita įstatymų numatyta atsakomybė.
103. Politika peržiūrima ir esant reikalui atnaujinama įvykus esminiams organizaciniams, sisteminiams ar kitiems asmens duomenų tvarkymo ir (ar) veiklos pokyčiams arba pasikeitus teisės aktų reikalavimams, bet ne rečiau kaip kartą per metus.
Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje politikos
1 priedas
ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO TIKSLAI IR TVARKOMI ASMENS DUOMENYS
Administracija, įgyvendindama savarankiškąsias ir valstybines (valstybės perduotas savivaldybėms) funkcijas, asmens duomenis tvarko šiais tikslais:
1. Aplinkos apsaugos skyrius:
1.1. vietinės rinkliavos už komunalinių atliekų surinkimą ir atliekų tvarkymą administravimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, gimimo data, adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., nekilnojamojo turto objektų skaičius, deklaruotų asmenų skaičius objekte;
1.2. saugotinų medžių ir krūmų kirtimo, persodinimo ar kitokio pašalinimo atvejų, šių darbų vykdymo ir leidimų šiems darbams išdavimas, medžių ir krūmų vertės atlyginimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, gimimo data, adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, žemės nuosavybės duomenys – žemės naudojimo būdas, žemės buvimo vieta, žemės nuosavybės forma, sklypo planas.
2. Architektūros ir paveldosaugos skyrius:
2.1. numerio pastatui ar žemės sklypui suteikimas, keitimas bei gatvių pavadinimų suteikimas, geografinių charakteristikų keitimas – tvarkomi asmens duomenys: juridinio asmens vadovo vardas, pavardė, parašas; fizinio asmens vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., parašas, nekilnojamojo objekto tipas, adresas, sklypo numeris, nuosavybės ar kita teise valdomo žemės sklypo ar pastato duomenys, įgaliojimo duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
2.2. išorinės reklamos leidimų išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, gimimo data, parašas, individualios veiklos vykdymo pažymos arba verslo liudijimo numeris, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, sutikimas įrengti išorinę reklamą, įgaliojimo duomenys, nuosavybės ar kita teise valdomo žemės sklypo ar pastato duomenys, prekių ženklo liudijimo duomenys, mokėjimo kvitas, reklamos grafinis sprendimas, situacijos schema, projektas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris, leidimo išdavimo data ir numeris; juridinio asmens vadovo vardas, pavardė, parašas;
2.3. pagrindinės žemės naudojimo paskirties keitimas – tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., parašas, asmens tapatybę patvirtinantis dokumentas, žemės sklypo planas, adresas, plotas, kadastro Nr., žemės sklypo pagrindinė žemės naudojimo paskirtis ir būdas, VĮ Registrų centro išduoto pažymėjimo apie žemės sklypo įregistravimą Nekilnojamojo turto registre kopija, žemės valdos projektas, nuosavybės bendraturčių sutikimai, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris, leidimo išdavimo data ir numeris;
2.4. specialiųjų architektūros reikalavimų išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, parašas, juridinį asmenį atstovaujančio asmens vardas, pavardė, parašas, telefono Nr., įgaliojimo data ir Nr., statinio pavadinimas, paskirtis, kategorija, adresas, kadastro Nr., projektinis pasiūlymas bei kopija laikmenoje, žemės sklypo (-ų) nuosavybės ar kitą valdymo ir naudojimo teisę patvirtinantys dokumentai, žemės sklypo planas, statinio bendraturčių sutikimas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris, leidimo išdavimo data ir numeris;
2.5. statybą leidžiančių dokumentų išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: juridinio asmens vadovo vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, fizinio asmens vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, projektuotojo, kuris yra fizinis asmuo vardas, pavardė, teisę būti projektuotoju suteikiančio dokumento pavadinimas, Nr., išdavimo data, galiojimo data, individualios veiklos vykdymo pažymos arba verslo liudijimo duomenys, nuosavybės ar kita teise valdomo žemės sklypo ar pastato duomenys (objekto pavadinimas, statybos metai, žemės sklypo kadastro Nr. ir adresas), įgaliojimo duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris, leidimo išdavimo data ir numeris;
2.6. teritorijų planavimo dokumento tvirtinimas – tvarkomi asmens duomenys: planavimo iniciatoriaus vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., parašas, juridinio asmens atstovo vardas, pavardė, parašas, detaliojo plano rengėjo duomenys, detaliojo plano byla, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
2.7. teritorijų planavimo dokumentų administravimas Teritorijų planavimo dokumentų registre TPDRIS – tvarkomi asmens duomenys: juridinio asmens vadovo vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, fizinio asmens vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas, gimimo data, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, dokumento pavadinimas, dokumento rengėjo vardas, pavardė;
2.8. teritorijų planavimo proceso inicijavimas- tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, parašas, juridinio asmens atstovo vardas, pavardė, parašas, žemės sklypo adresas, kadastrinis numeris, plotas, naudojimo paskirtis, žemės ir kito nekilnojamojo turto (esančio planuojamoje teritorijoje) registracijos pažymėjimų kopijos, žemės sklypo ribų planas, žemės bendrasavininkų įgaliojimas arba sutikimas, žemės sklypo nuomos sutartis, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris, leidimo išdavimo data ir numeris;
2.9. teritorijų planavimo sąlygų išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: juridinio asmens vadovo vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, fizinio asmens vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas, gimimo data, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, nuosavybės ar kita teise valdomo žemės sklypo ar pastato duomenys, objektus eksploatuojančių subjektų raštiškų sutikimų duomenys, įgaliojimo duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
2.10. žemėtvarkos projektų rengimo reikalavimų ir sąlygų išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, el. pašto adresas, parašas, atstovaujamojo asmens vardas, pavardė, žemės sklypo planas, adresas, plotas, kadastro Nr., pastatų išdėstymo schema iš inventorinės bylos, VĮ Registrų centro Nekilnojamojo turto registro centrinio duomenų banko išrašas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris, leidimo išdavimo data ir numeris.
3. Bendrųjų reikalų skyrius:
3.1. asmenų skundų ir prašymų priėmimas ir nagrinėjimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, adresas arba kiti kontaktiniai duomenys, pagal kuriuos asmuo pageidauja gauti atsakymą (el. pašto adresas, telefono Nr.), įgaliojimo duomenys, prašymo ar skundo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris, prašyme ar skunde nurodyta informacija, prašymo ar skundo nagrinėjimo rezultatas, prašymo ar skundo nagrinėjimo metu gauta informacija, Administracijos atsakymo į prašymą ar skundą data ir numeris, bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti Administraciją įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai;
3.2. dokumentų darbuotojui išduoti leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija rengimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, gimimo vieta, gyvenamosios vietos adresas, darbovietė, pareigos, prisirašymo prie gydymo įstaigos duomenys, administracinių teisės pažeidimų, pradėto ikiteisminio tyrimo ar kaltinimo privataus kaltinimo byloje ir teismo priimto apkaltinamojo nuosprendžio duomenys, duomenys apie sveikatos būklę.
4. Buhalterinės apskaitos skyrius:
4.1. socialinių išmokų mokėjimas, socialinių išmokų sąnaudų bei susidariusių permokų registravimas apskaitoje – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, atsiskaitomoji sąskaita kredito įstaigoje, parašas, gyvenamoji ar deklaruota vieta, telefono Nr., informacija apie mokymosi įstaigą, sveikatos būklę, išmokos dydis, išmokos rūšis, susidariusios permokos dydis bei suma, nepiniginės paramos forma, dydis, turinys, kita informacija, pagal poreikį asmens tapatybę patvirtinančio dokumento serija ir numeris, išdavimo ir galiojimo datos, jei pageidauja, kad būtų vykdomos išskaitos;
4.2. darbo užmokesčio ir kitos išmokos Administracijos valstybės tarnautojams, darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, tarybos nariams bei su tuo susijusių privalomųjų atskaitymų, mokėjimų vykdymas, pažymų apie darbo užmokestį išdavimas, deklaracijų teikimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, pareigos, asmens kodas, atsiskaitomoji sąskaita kredito įstaigoje, parašas, gyvenamoji ar deklaruota vieta, Sodros pažymėjimo Nr., turima kategorija, klasė, darbo užmokestis, kompensacijos, dienpinigiai, kitos išmokos, privalomi atskaitymai, informacija apie dirbtą laiką, informaciją apie nedirbtą laiką, informacija apie nedarbingumą dėl ligos, duomenys apie atostogas, komandiruotes, duomenys apie ribotą darbingumo lygį (jei jis nustatytas), informacija apie turimą transporto priemonę (pagal poreikį), duomenys apie pasirinktus pensijų kaupimo fondus, informacija apie skolinius įsipareigojimus, kita informacija, jei pageidauja, kad būtų vykdomos išskaitos;
4.3. materialinių ir finansinių išteklių naudojimas, ūkinių operacijų ir ūkinių įvykių duomenų registravimas, mokėjimų vykdymas, atsiskaitymų kontrolė – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, pareigos, asmens kodas, atsiskaitomoji sąskaita kredito įstaigoje, parašas, individualios veiklos pažymos duomenys, verslo liudijimo duomenys, mokėtina ar gautina suma, mokami mokesčiai, pagal poreikį asmens tapatybę patvirtinančio dokumento serija ir numeris, išdavimo ir galiojimo datos, teikiamo (gaunamo arba siunčiamo) dokumento: prašymo, ataskaitos, sąskaitos faktūros, pažymos, perdavimo–priėmimo akto, kasos čekio ar kito apskaitos dokumento data ir Nr., turinio informacija, informacija apie teikiamas prekes ar paslaugas, apie parduodamą ir perkamą turtą, sukuriamus kūrinius, perduodamas autorines, nuosavybės ir kitas teises. Duomenys apie mokymosi įstaigą, skirtos (laimėtos) nominacijos, išmokų ir kitų mokėjimų rūšis;
4.4. vietinės rinkliavos lėšų apskaita, valstybinės žemės nuomos mokesčio apskaita – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., atsiskaitomoji sąskaita kredito įstaigoje, parašas, sumokėta suma, susikaupusi permoka, grąžinama suma, vietinės rinkliavos rūšis, gauto leidimo galiojimo teritorija.
5. Centralizuota vidaus audito tarnyba:
5.1. atlikti vidaus auditą savivaldybės administracijoje, savivaldybei pavaldžiuose bei jos valdymo sričiai priskirtuose viešuosiuose juridiniuose asmenyse – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, parašas, darbo vieta, banko sąskaita, priskaitymų, įmokų ir išmokų dydis, pareigos, duomenys apie priėmimą (perkėlimą) į pareigas, atleidimą iš pareigų, duomenys apie išsilavinimą ir kvalifikaciją, duomenys apie atostogas, duomenys apie darbo užmokestį, informacija apie dirbtą darbo laiką, informacija apie skatinimus ir nuobaudas, informacija apie atliktus darbus ir užduotis.
6. Civilinės metrikacijos skyrius:
6.1. civilinės būklės aktų registravimas, įrašymas, atnaujinimas, išdavimas, atkūrimas, ištaisymas, papildymas, pakeitimas, anuliavimas – tvarkomi asmens duomenys: Asmens kodas, vardas, pavardė, gimimo data, gimimo vieta, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas telefono Nr., parašas, tautybė, pilietybė, lytis, įrašų sudarymo data, vieta ir numeris, mirties data ir vieta, mirties priežastis, santuokos sudarymo data ir vieta, santuokos nutraukimo data ir vieta, šeimyninė padėtis, vaikų skaičius šeimoje, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys, santuokų skaičius, Santuokos liudytojų vardai ir pavardės, teismų nutartys ir sprendimai, užsienio valstybių išduotų dokumentų, būtinų gimimo, santuokos sudarymo, santuokos nutraukimo, mirties apskaitymui, policijos protokolų duomenys apie rasto vaiko radimo bei rasto mirusiojo asmens radimo aplinkybes, medicinos įstaigų pažymos apie moters nėštumą arba duomenys apie vieno iš norinčiųjų susituokti asmenų sunkią ligą (kai prašoma įregistruoti santuoką anksčiau nei po mėnesio arba asmens gyvenamojoje patalpoje arba ligoninėje), dokumentai, patvirtinantys išvykimo į tolimojo plaukiojimo reisą, išvykimo atlikti karinę tarnybą užsienio valstybėje ilgesniam nei trijų mėnesių laikotarpiui, išvykimo į diplomatinę tarnybą faktą (kai prašoma įregistruoti santuoką anksčiau nei po mėnesio), išvykstamosios santuokos registravimo vietos savininko vardas, pavardė, telefono numeris, parašas, asmens, atsakingo už išvykstamosios santuokos organizavimą vardas, pavardė, elektroninio pašto adresas, telefono numeris, prašymo data ir numeris, prašymo registravimo savivaldybės administracijoje data ir numeris, atsakymo į prašymą data ir numeris.
7. Archyvo poskyris:
7.1. pažymų dėl likviduotų įmonių išregistravimo išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: likviduotos įmonės pavadinimas, įmonės likvidatoriaus vardas, pavardė, asmens kodas, adresas;
7.2. archyvinių dokumentų kopijų, išrašų, nuorašų, pažymų apie darbuotojų darbo stažą, darbo užmokestį išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, tėvavardis, gimimo metai, asmens kodas, adresas, parašas, darbovietės pavadinimas, darbo stažas, draudžiamosios pajamos, moterims – mergautinė pavardė (pavardės pakeitimo data), vaikų gimimo datos, vyrams – tarnybos tarybinėje armijoje laikotarpis.
8. Ekonomikos ir verslo plėtros skyrius:
8.1. leidimų važiuoti vietinės reikšmės keliais didžiagabaritėmis ir (ar) sunkiasvorėmis transporto priemonėmis išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: transporto priemonės savininką ar valdytoją atstovaujančio asmens vardas, pavardė, telefono Nr., el. pašto adresas, transporto priemonių valstybiniai numeriai ir jų techniniai duomenys;
8.2. leidimo vežti keleivius vietinio (miesto ar priemiestinio) reguliaraus susisiekimo maršrutais išdavimas ar panaikinimas – tvarkomi asmens duomenys: vežėją atstovaujančio asmens vardas, pavardė, telefono Nr., el. pašto adresas, parašas, automobilio registracijos liudijimo duomenys ir techninės apžiūros rezultatų kortelės duomenys;
8.3. leidimų vežti keleivius lengvaisiais automobiliais taksi išdavimas, jų galiojimo sustabdymas ir galiojimo panaikinimas bei leidimų vežti keleivius už atlygį lengvaisiais automobiliais išdavimas, jų panaikinimas – tvarkomi asmens duomenys: vežėją atstovaujančio asmens vardas, pavardė, telefono Nr., el. pašto adresas, gyvenamoji vieta, parašas, individualios veiklos vykdymo pažyma, automobilio registracijos liudijimo duomenys ir techninės apžiūros rezultatų kortelės duomenys;
8.4. dokumentų dėl Lietuvos Respublikos asmenų, nukentėjusių nuo 1939–1990 metų okupacijų ir nuo Sovietų Sąjungos ir / ar nacistinės Vokietijos represinių režimų, teisinio statuso pripažinimo persiuntimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamosios vietos adresas, parašas taip pat duomenys, susiję su fiziniu asmeniu, nukentėjusiu nuo 1939–1990 metų okupacijų ir / ar nuo Sovietų Sąjungos ir nacistinės Vokietijos represinių režimų, kuriuos pateikia pats asmuo;
8.5. Šiaulių rajono tradicinių religinių bendruomenių ir bendrijų rėmimas – tvarkomi asmens duomenys: religinės bendruomenės vadovo vardas ir pavardė;
8.6. Šiaulių rajono gyventojų bendruomenių veiklos rėmimas – tvarkomi asmens duomenys: prašymą pateikusio asmens vardas, pavardė, adresas, pašto kodas, telefono Nr., faksas, el. pašto adresas, parašas, projekto vadovo vardas, pavardė, pareigos adresas, telefono Nr., faksas, el. pašto adresas, parašas.
8.7. Šiaulių rajono veikiančių nevyriausybinių organizacijų veiklos rėmimas – tvarkomi asmens duomenys: projekto vykdytojo vardas, pavardė;
8.8. fizinių asmenų atleidimas nuo nekilnojamo turto mokesčio – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, gimimo data, adresas, parašas, priskaičiuotas darbo užmokestis, asmens kodas, šeimyninė padėtis, neįgalumas, ligos duomenys, materialūs nuostoliai, nekilnojamojo turto vertė, pajamų ir turto vertė, buities ir gyvenimo sąlygų patikrinimo akto kopija;
8.9. smulkiojo ir vidutinio verslo plėtros rėmimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, parašas, individualios pažymos identifikacinis numeris, banko sąskaita, asmens tapatybės dokumentas, gaunamos pajamos, patalpų nuomos sutartyje nuomotojo vardas pavardė, adresas, telefono Nr.;
8.10. licencijų verstis mažmenine prekyba alkoholiniais gėrimais išdavimas, papildymas, patikslinimas, dublikatų išdavimas, galiojimo sustabdymas, galiojimo sustabdymo panaikinimas, galiojimo panaikinimas – tvarkomi asmens duomenys: licencijos prašytojo (juridinio asmens) savininkų, vadovų ar kitų darbuotojų (jeigu jie veikė (-ia) juridinio asmens vardu ar dėl jos interesų) vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, transporto priemonė ir registravimo valstybinis numeris, informacija ar juridinio asmens vadovas yra ar buvo įmonių ar Europos juridinių asmenų ar jų filialų, kuriuose nustatyta atvejų, kai Lietuvos Respublikoje buvo gaminami, parduodami ir (ar) laikomi, gabenami alkoholio produktai neturint Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatyta tvarka išduotos licencijos, vadovas, informacija ar juridinio asmens vadovui ar kitiems darbuotojams (jeigu jie veikė įmonės vardu ar dėl jos interesų) yra įsiteisėję apkaltinamieji teismo nuosprendžiai dėl bausmės skyrimo, įsiteisėję teismo nutarimai, nutartys, įsiteisėję įgaliotų policijos pareigūnų priimti nutarimai dėl nuobaudos skyrimo už alkoholio produktų kontrabandą, alkoholinių gėrimų be banderolių neteisėtą laikymą, gabenimą ar pardavimą, falsifikuotų alkoholio produktų pardavimą, gabenimą ar laikymą; daugiabučio gyvenamojo namo (kuriame siekiama vykdyti licencijuojamą veiklą) gyvenamosios paskirties patalpų savininkų ir neprivatizuotų butų nuomininkų: vardai, pavardės, gyvenamosios vietos adresas, parašai;
8.11. licencijų verstis mažmenine prekyba tabako gaminiais išdavimas, patikslinimas, dublikatų išdavimas, galiojimo sustabdymas, galiojimo sustabdymo panaikinimas, galiojimo panaikinimas – tvarkomi asmens duomenys: juridinio asmens ar užsienio juridinio asmens filialo (siekiančio gauti licenciją ar turinčio licenciją) savininkų, vadovų ar kitų darbuotojų (veikiančių juridinio asmens ar užsienio juridinio asmens filialo vardu ar dėl jų interesų) vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, transporto priemonė, jos pavadinimas (jeigu pavadinimas suteiktas) ir registravimo valstybinis numeris, informacija ar juridinio asmens, užsienio juridinio asmens filialo vadovams nėra įsiteisėjusio apkaltinamojo teismo nuosprendžio dėl bausmės skyrimo, įsiteisėjusio teismo nutarimo, nutarties, įsiteisėjusio atitinkamo institucijų nutarimo dėl nuobaudos skyrimo už tabako gaminių kontrabandą, falsifikuotų tabako gaminių pardavimą, laikymą ar gabenimą, tabako gaminių pardavimą, laikymą ar gabenimą be tabako gaminių įsigijimą patvirtinančių juridinę galią turinčių dokumentų, taip pat už tabako gaminių be specialių ženklų – banderolių neteisėtą laikymą, gabenimą ar pardavimą arba nuo šio apkaltinamojo teismo nuosprendžio, teismo nutarimo, nutarties, institucijos nutarimo dėl bausmės ar nuobaudos skyrimo įsiteisėjimo dienos yra praėję ne mažiau kaip penkeri metai;
8.12. leidimų verstis didmenine ar mažmenine prekyba nefasuotais naftos produktais išdavimas, papildymas, patikslinimas, dublikatų išdavimas, galiojimo sustabdymas, galiojimo sustabdymo panaikinimas, galiojimo panaikinimas – tvarkomi asmens duomenys: leidimo prašytojo ir (ar) turėtojo (fizinio asmens) vardas, pavardė, gimimo data, asmens kodas, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, parašas, informacija apie fizinio asmens teisę gyventi Lietuvos Respublikoje, ar nėra jo atžvilgiu pradėta bankroto procedūra, ar neturi neišnykusio ar nepanaikinto teistumo, neturi mokestinių nepriemokų ir (ar) pradelstų įsipareigojimų valstybės biudžetui, savivaldybių biudžetams ir (ar) fondams, į kuriuos mokamus mokesčius administruoja Valstybinė mokesčių inspekcija, ir (ar) Valstybinio socialinio draudimo fondui ir (ar) įsipareigojimų muitinei, kurių bendra suma viršija 10 tūkstančių eurų; leidimo prašytojo ir (ar) turėtojo (juridinio asmens) dalyvių, turinčių ne mažiau kaip 10 procentų akcijų (pajų, dalininkų įnašų), vadovų, savininkų vardai, pavardės ir asmens kodai, informacija ar neturi neišnykusio ar nepanaikinto teistumo;
8.13. leidimų verstis didmenine ar mažmenine prekyba suskystintomis naftos dujomis išdavimas, papildymas, patikslinimas, dublikatų išdavimas, galiojimo sustabdymas, galiojimo sustabdymo panaikinimas, galiojimo panaikinimas – tvarkomi asmens duomenys: leidimo prašytojo ir (ar) turėtojo (fizinio asmens) vardas, pavardė, gimimo data, asmens kodas, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, parašas, informacija apie fizinio asmens teisę gyventi Lietuvos Respublikoje, ar nėra jo atžvilgiu pradėta bankroto procedūra, ar neturi neišnykusio ar nepanaikinto teistumo; leidimo prašytojo ir (ar) turėtojo (juridinio asmens) dalyvių, turinčių ne mažiau kaip 10 procentų akcijų (pajų, dalininkų įnašų), vadovų, savininkų vardai, pavardės ir asmens kodai, informacija ar neturi neišnykusio ar nepanaikinto teistumo.
9. Finansų skyrius:
9.1. prašymų ir pasiūlymų nagrinėjimas dėl Administracijos direktoriaus rezervo – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo metai, adresas, telefono Nr.„ asmens tapatybės kortelė, šeimyninė padėtis, gaunamos pajamos, Registrų centro duomenys apie nekilnojamąjį turtą, atsakingų institucijų pažymos apie ekstremalių įvykių, gaisrų ar stichinių nelaimių padarytus nuostolius, asmens banko sąskaitos numeris, parašas.
10. Informacinių technologijų skyrius:
10.1. kompiuterių tinklų, elektroninio pašto vartotojų administravimas, informacinių sistemų (Dokumentų ir užduočių valdymo „@vilys“, Biudžeto ir buhalterinės apskaitos „BiudžetasVS“, žemės nuomos mokesčio apskaičiavimo MASIS, socialinės paramos SPIS ir „Parama“) bei kompiuterizuotų darbo vietų diegimas ir priežiūra – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, pareigos bei kiti asmens duomenys, kuriuos tvarkyti Administraciją įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai;
10.2. Administracijos interneto svetainės www.siauliuraj.lt administravimas – tvarkomi asmens duomenys: vaizdo ir garso įrašai, vardas, pavardė, asmens kodas, fizinių asmenų nuotraukos, telefono Nr., el. pašto numeris, IP adresas, lankymosi Administracijos interneto svetainėje data ir laikas, lankymosi istorija, interneto svetainė, kurioje buvo lankomasi prieš Administracijos interneto svetainę, naudojamos naršyklės pavadinimas, naudojama operacinė sistema, domeno vardas;
10.3. Šiaulių rajono savivaldybės gyventojų, deklaravusių gyvenamąją vietą Šiaulių rajone, asmens duomenų gavimas ir paskirstymas Administracijos padalinių atsakingiems darbuotojams pagal jų vykdomas funkcijas – tvarkomi duomenys: asmens kodas, vardas, pavardė, lytis, gimimo data, gyvenamoji vieta (valstybė), gyvenamosios vietos adresas, teritorijos kodas, gatvės kodas, korpuso Nr., namo Nr., buto Nr., gyvenamosios vietos deklaravimo data, šeiminė padėtis (tipas), sutuoktinio asmens kodas, vaiko duomenų tipas, vaiko asmens kodas, asmens vaikų skaičius.
11. Investicijų ir projektų valdymo skyrius:
11.1. investicijų projektų rengimas ir įgyvendinimas – tvarkomi asmens duomenys: asmenų dalyvaujančių projektuose ar turto, į kurį investuojama įgyvendinant projektus, savininkų, valdytojų vardas, pavardė, gimimo data, adresas, , telefono Nr., banko sąskaitos duomenys, el. pašto adresas, asmens kodas, duomenys apie priklausymą socialinės rizikos grupėms, statusą darbo rinkoje, išsilavinimą, darbo užmokestį.
12. Kultūros skyrius:
12.1. Šiaulių rajono savivaldybės kultūros ir meno, kultūros darbuotojo premijų išmokėjimas, Šiaulių rajono savivaldybės garbės piliečio vardo pažymėjimo išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, adresas, asmens kodas, parašas, banko sąskaitos numeris;
13. Socialinės paramos skyrius:
13.1. asmens gebėjimo pasirūpinti savimi ir priimti kasdienius sprendimus vertinimo atlikimo ir išvadų pateikimo organizavimas, išvadų (atsiliepimų) rengimas globos (rūpybos) nustatymo bei globėjo (rūpintojo) paskyrimo klausimais – tvarkomi asmens duomenys: asmens vardas, pavardė, gimimo data, adresas, šeiminė padėtis, medicininiai pažymėjimai, nustatyto darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygio duomenys, vertinimo išvada ir jos data, kandidato į globėjus, rūpintojus (globėjo, rūpintojo) vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas, telefono Nr., parašas, giminystės ryšys, santuokos, ištuokos, mirties faktą patvirtinantys dokumentai, informacija apie pajamas, nepilnamečių vaikų duomenys (vardas, pavardė, gimimo data, gyvenamosios vietos adresas) duomenys apie šeimos nekilnojamąjį turtą, darbovietės pavadinimas ir pareigos, gyvenamosios vietos seniūnijos parengtas gyvenimo sąlygų patikrinimo aktas ir kiti asmeniui būdingi ekonominio, socialinio psichologinio pobūdžio duomenys, prašymo data ir registravimo Socialinės paramos skyriuje data ir numeris;
13.2. būsto pritaikymas neįgaliesiems (būsto pritaikymo poreikio vertinimo aktų rengimas, sutarčių dėl būsto pritaikymo rengimas) - tvarkomi asmens duomenys: asmens vardas, pavardė, gimimo data, faktinės gyvenamosios vietos adresas, deklaruotos gyvenamosios vietos adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, parašas, mirties data, duomenys apie sveikatos būklę, naudojimąsi techninės pagalbos priemonėmis, medicininiai pažymėjimai, nustatyto darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygio duomenys, prašymo data ir registravimo Socialinės paramos skyriuje data ir numeris;
13.3. Europos pagalbos labiausiai skurstantiems asmenims fondo projektų įgyvendinimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, lytis, pilietybė, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys, šeimos klasifikavimo duomenys, šeimos sudėtis, nepilnamečių vaikų ir vaikų iki 24 m., besimokančių švietimo įstaigose, duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, gyvenamosios vietos adresas), šeimos narių pajamų duomenys, duomenys apie sveikatos būklę, nustatyto darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygio duomenys, kiti asmeniui būdingi fizinio, fiziologinio, psichologinio, ekonominio ar socialinio pobūdžio duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
13.4. socialinės paramos mokiniams skyrimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, lytis, pilietybė, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, šeimos klasifikavimo duomenys, šeimos sudėtis, nepilnamečių vaikų ir vaikų iki 24 m., besimokančių švietimo įstaigose, duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, gyvenamosios vietos adresas), šeimos narių pajamų duomenys, duomenys apie mokiniui suteiktą socialinę paramą (maitinimo rūšis, ugdymo įstaigos pavadinimas, klasė, paskirto maitinimo laikotarpis, sprendimo numeris, maitinimo kaina ir kt.), duomenys apie sveikatos būklę, nustatyto darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygio duomenys, kiti asmeniui būdingi fizinio, fiziologinio, psichologinio, ekonominio ar socialinio pobūdžio duomenys, įgaliojimo duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
13.5. daugiavaikių motinos arba tėvo teikimas gauti antrojo laipsnio valstybinę pensiją – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, lytis, pilietybė, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, šeimos klasifikavimo duomenys, šeimos sudėtis, nustatyto darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygio duomenys, kiti asmeniui būdingi socialinio pobūdžio duomenys, įgaliojimo duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
13.6. išmokų vaikams (išmokos vaikui, išmokos nėščiai moteriai, išmokos privalomosios pradinės karo tarnybos kario vaikui, globos (rūpybos) išmoka, besimokančio asmens vaiko priežiūrai) teikimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, lytis, pilietybė, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, šeimos klasifikavimo duomenys, šeimos sudėtis, nepilnamečių vaikų ir vaikų iki 24 m., besimokančių švietimo įstaigose, duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, gyvenamosios vietos adresas), šeimos narių pajamų duomenys, duomenys apie šeimos turtą, duomenys apie socialinę paramą (pašalpos tipas, numeris, paskyrimo data, sprendimo numeris, pašalpos dydis, pašalpos nutraukimo data, priežastys ir kt.), ugdymo įstaigos pavadinimas, klasė, nustatyto darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygio duomenys, kiti asmeniui būdingi socialinio pobūdžio duomenys, įgaliojimo duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
13.7. kompensacijų skyrimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, lytis, pilietybė, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, šeimos klasifikavimo duomenys, šeimos sudėtis, nepilnamečių vaikų ir vaikų iki 24 m., besimokančių švietimo įstaigose, duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, gyvenamosios vietos adresas), šeimos narių pajamų duomenys, ugdymo įstaigos pavadinimas, klasė, nustatyto darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygio duomenys, kiti asmeniui būdingi socialinio pobūdžio duomenys, įgaliojimo duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
13.8. paramos mirties atveju (laidojimo pašalpos) skyrimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, lytis, pilietybė, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, kiti asmeniui būdingi socialinio pobūdžio duomenys, įgaliojimo duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
13.9. piniginės socialinės paramos ( kompensacijų už būsto šildymą, geriamąjį ir karštą vandenį, socialinių pašalpų, vienkartinių, tikslinių pašalpų) teikimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, lytis, pilietybė, gyvenamosios vietos adresas, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, šeimos klasifikavimo duomenys, šeimos sudėtis, nepilnamečių vaikų ir vaikų iki 24 m., besimokančių švietimo įstaigose, duomenys (vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, gyvenamosios vietos adresas), šeimos narių pajamų duomenys, duomenys apie šeimos turtą, duomenys apie socialinę paramą (pašalpos tipas, numeris, paskyrimo data, sprendimo numeris, pašalpos dydis, pašalpos nutraukimo data, priežastys ir kt.), ugdymo įstaigos pavadinimas, klasė, nustatyto darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygio duomenys, kiti asmeniui būdingi socialinio pobūdžio duomenys, įgaliojimo duomenys, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
13.10. pasirengimas vaiko globai (rūpybai) ir priežiūrai – tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, gimimo data, adresas, šeiminė padėtis, medicininis pažymėjimas;
13.11. vaiko laikinosios globos (rūpybos) tėvų prašymu nustatymas ir pabaigimas - tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, parašas, gimimo data, adresas, šeiminė padėtis, medicininis pažymėjimas, gyvenamosios vietos savivaldybės (seniūnijos) parengtas buities ir gyvenimo sąlygų patikrinimo aktas;
13.12. socialinės reabilitacijos paslaugų neįgaliesiems bendruomenėje projektų administravimas – tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, gimimo data, faktinės gyvenamosios vietos adresas, parašas, lytis, informacija apie nustatytą darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygį, juridinio asmens vadovo vardas, pavardė, parašas;
13.13. socialinių paslaugų kompensavimas (sprendimų projektų dėl socialinių paslaugų asmeniui (šeimai) skyrimo rengimas, sutarčių projektų dėl socialinių paslaugų kompensavimo rengimas, finansinių galimybių mokėti už socialinės globos paslaugas vertinimas) – tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, gimimo data, faktinės gyvenamosios vietos adresas, deklaruotos gyvenamosios vietos adresas, telefono Nr., parašas, šeiminė padėtis, santuokos, ištuokos ir mirties datos, duomenys apie sveikatos būklę, medicininiai pažymėjimai, nustatyto darbingumo, neįgalumo, specialiųjų poreikių lygio duomenys, informacija apie šeimos narių pajamas, nepilnamečių vaikų duomenys (vardas, pavardė, gimimo data, gyvenamosios vietos adresas) duomenys apie asmens (šeimos) nekilnojamąjį turtą, darbovietės pavadinimas ir pareigos, gyvenamosios vietos seniūnijos parengtas gyvenimo sąlygų patikrinimo aktas ir kiti asmeniui būdingi ekonominio, socialinio psichologinio pobūdžio duomenys, prašymo data ir registravimo Socialinės paramos skyriuje data ir numeris.
14. Švietimo ir sporto skyrius:
14.1. leisti įsakymus švietimo bei kūno kultūros ir sporto veiklos organizavimo ir priežiūros klausimais – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, darbovietė, pareigos, kvalifikacinė kategorija;
14.2. Šiaulių rajono savivaldybės metų mokytojo vardo suteikimas ir premijos skyrimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, gimimo metai ir vieta, darbovietė ir pareigos, paskutinių trejų mokslo metų veiklos aprašas pagal atrankos kriterijus;
14.3. vykdyti Šiaulių rajono savivaldybės švietimo įstaigų mokytojų, dirbančių pagal ikimokyklinio, priešmokyklinio, pradinio, pagrindinio, vidurinio, specialiojo, neformaliojo švietimo programas, pagalbos mokiniui specialistų kompetencijos ir praktinės veiklos įvertinimą bei kvalifikacinių kategorijų suteikimą – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, specialybė, kvalifikacinė kategorija ir jos suteikimo data, darbovietė;
14.4. moksleivių nelaimingų atsitikimų ištikusių švietimo įstaigų moksleivius ugdymo proceso metu, tyrimas ir apskaita – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, gimimo data, namų adresas, įvykio vietos adresas, asmens suteikusio pirmąją pagalbą vardas, pavardė, pareigos;
14.5. administruoti neformaliojo vaikų švietimo lėšų naudojimą, reikalavimus švietimo teikėjui ir neformaliojo vaikų švietimo programoms, neformaliojo vaikų švietimo lėšomis finansuojamų vaikų apskaitą, neformaliojo vaikų švietimo programų vertinimą, kokybės užtikrinimą ir atsiskaitymą už neformaliojo vaikų švietimo lėšas – tvarkomi asmens duomenys: neformaliojo vaikų švietimo teikėjo (institucijos) vadovo vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono Nr., parašas, neformaliojo vaikų švietimo teikėjo vardas, pavardė, telefono Nr., el. pašto adresas, neformaliojo vaikų švietimo programos rengėjo vardas, pavardė, išsilavinimas ir kvalifikacija, el. pašto adresas, telefono Nr., darbovietė ir pareigos;
14.6. paraiškų teikimas gauti valstybės biudžeto lėšų mokytojams ir auklėtojams su kuriais buvo nutrauktos darbo sutartys – tvarkomi asmens duomenys: pedagoginio darbuotojo vardas, pavardė, darbovietė, mokomo dalyko pavadinimas, pareigos, numatoma atleidimo data, nepertraukiamas stažas įstaigoje, išeitinės kompensacijos mėnesių skaičius, lėšų poreikis išeitinėms išmokoms mokėti, įstaigos vadovo vardas, pavardė ir parašas;
14.7. rinkti duomenis apie Šiaulių rajono savivaldybės teritorijoje registruotus ir nesimokančius vaikus bei mokyklos nelankančius mokinius – tvarkomi asmens duomenys: NEMIS duomenų bazėje pateikiama vardas, pavardė, asmens kodas, požymis, kad asmuo surastas, asmens faktinės gyvenamosios vietos adresas (jei neatitinka deklaruotosios), tėvų (globėjų, rūpintojų) vardai, pavardės, asmens kodai, data (-os), savivaldybės administracijos atstovo vardas, pavardė, nesimokymo mokykloje priežastis (-ys), pastaba (-os);
14.8. leidimų išdavimas Šiaulių rajono savivaldybės švietimo įstaigų darbuotojams, dirbti su Mokinių registru – tvarkomi asmens duomenys: naudotojo asmens kodas, vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono Nr., darbovietė, pareigos, parašas, įstaigos vadovo vardas, pavardė, parašas;
15. Teisės ir personalo administravimo skyrius:
15.1. administracinių nusižengimų teisena – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, pilietybė, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, šeiminė padėtis, duomenys apie darbo užmokestį ir turtą, Lietuvos Respublikos piliečio paso arba asmens tapatybės kortelės numeris, išdavimo data, galiojimo data, dokumentą išdavusi įstaiga, specialių kategorijų asmens duomenys, susiję su sveikata, teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai;
15.2. savivaldybės atstovavimas teismuose – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, pilietybė, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, šeiminė padėtis, duomenys apie darbo užmokestį ir turtą, Lietuvos Respublikos piliečio paso arba asmens tapatybės kortelės numeris, išdavimo data, galiojimo data, dokumentą išdavusi įstaiga, specialių kategorijų asmens duomenys, susiję su sveikata, teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai;
15.3. asmens duomenų saugumo pažeidimo tyrimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, nekilnojamo turo objekto duomenys ir kiti duomenys, kurie duomenų saugumo pažeidimo metu buvo paviešinti;
15.4. duomenų subjektų teisių įgyvendinimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, atstovo vardas, pavardė, parašas, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija, įgaliojimo kopija, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris, kiti duomenys, kuriuos pateikia pats duomenų subjektas;
15.5. valstybės garantuojamos pirminės teisinės pagalbos teikimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, pašaras, asmens kodas, pilietybė, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, šeiminė padėtis, duomenys apie darbo užmokestį ir turtą, Lietuvos Respublikos piliečio paso arba asmens tapatybės kortelės numeris, išdavimo data, galiojimo data, dokumentą išdavusi įstaiga, ypatingi asmens duomenys, susiję su sveikata, teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai;
15.6. pretendentų į Administracijos valstybės tarnautojus ir darbuotojus asmens duomenų tvarkymas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, pilietybė, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, pareigos, į kurias pretenduojama, gyvenimo ir veiklos aprašymas, duomenys apie išsilavinimą ir kvalifikaciją, ypatingi asmens duomenys, susiję su teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, pokalbio su pretendentu į valstybės tarnautojo arba darbuotojo pareigas skaitmeninis garso įrašas, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai;
15.7. Administracijos esamų ir buvusių valstybės tarnautojų ir darbuotojų asmens duomenų tvarkymas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, asmens socialinio draudimo numeris, pilietybė, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, gyvenimo ir veiklos aprašymas, šeiminė padėtis, pareigos, duomenys apie priėmimą (perkėlimą) į pareigas, atleidimą iš pareigų, duomenys apie išsilavinimą ir kvalifikaciją, duomenys apie mokymą, duomenys apie atostogas, duomenys apie darbo užmokestį, išeitines išmokas, kompensacijas, pašalpas, informacija apie dirbtą darbo laiką, informacija apie skatinimus ir nuobaudas, informacija apie atliktus darbus ir užduotis, duomenys apie valstybės tarnautojo tarnybinės veiklos vertinimą, viešų ir privačių interesų deklaravimo duomenys, Lietuvos Respublikos piliečio paso arba asmens tapatybės kortelės numeris, išdavimo data, galiojimo data, dokumentą išdavusi įstaiga, ypatingi asmens duomenys, susiję su sveikata, teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai;
15.8. darbo saugos, priešgaisrinės saugos instruktavimas, administracijoje įvykusių nelaimingų atsitikimų tyrimas ir apskaita – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenama vieta, sveikatos sužalojimo pobūdis, parašas;
15.9. savivaldybės civilinio mobilizacinio personalo rezervo sudarymas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, namų gyvenama vieta, telefono Nr.;
16. Turto valdymo skyrius:
16.1. vykdyti butų ir kitų patalpų savininkų bendrijų valdymo organų, jungtinės veiklos sutartimi įgaliotų asmenų ir savivaldybės vykdomosios institucijos paskirtų bendrojo naudojimo objektų administratorių veiklos, susijusios su įstatymų ir kitų teisės aktų jiems priskirtų funkcijų vykdymu, priežiūrą ir kontrolę – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, parašas;
16.2. savivaldybės nekilnojamojo turto ir kitų nekilnojamųjų daiktų pardavimas viešame aukcione – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, banko sąskaita, asmens tapatybės kortelės Nr., nekilnojamojo turto kaina, parašas;
16.3. gyventojų prašymų ir skundų nagrinėjimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, gyvenamoji vieta, telefono Nr., el. pašto adresas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
16.4. valstybės paramos būstui įsigyti tvarkymas, savivaldybės ir socialinio būsto suteikimo organizavimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo metai, deklaruota gyvenamoji vieta, faktinė gyvenamoji vieta, šeimyninė padėtis, telefono Nr., el. pašto adresas, informacija apie asmens / šeimos pajamas, turtą.
17. Ūkio ir transporto skyrius:
18. Viešųjų pirkimų skyrius:
18.1. įtraukti savivaldybės darbuotojus (atsakingus už atitinkamų pirkimo sutarčių vykdymą), į naudotojų sąrašą informacinėje sistemoje „E. sąskaita“ – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas;
18.2. tiekėjų pasiūlymų patikrinimas (pašalinimo pagrindų nebuvimo ir kvalifikacijos reikalavimų atitikties, pasiūlymų patvirtinimo, pasiūlymų galiojimo užtikrinimo dokumento patvirtinimo) – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamosios vietos adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, darbovietė, profesinė patirtis, duomenys apie įgytą išsilavinimą, turimus atestatus, licencijas.
19. Žemės ūkio skyrius:
19.1. medžiojamųjų gyvūnų padarytos žalos nustatymas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamoji vieta, kontaktiniai duomenys (el. pašto adresas, telefono Nr.), parašas, duomenys apie nekilnojamąjį turtą (unikalus Nr., kadastrinis Nr., plotas, adresas), VĮ Registrų centro pažyma apie nuosavybės teisę į žemės sklypą, sklypo nuomos ar panaudos sutartis, sklypo planas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
19.2. žemės ūkio technikos registravimas ir administravimas – tvarkomi asmens duomenys: asmens kodas, vardas, pavardė, asmens tapatybę patvirtinančio dokumento tipas ir numeris, valstybės, kurioje išduotas tapatybę patvirtinantis dokumentas, pavadinimas, asmens gyvenamoji vieta (adresas), parašas, žemės ūkio technikos pavadinimas, modelis, markė, tipas, komercinis pavadinimas (jeigu taikoma), tapatumo numeris, kategorija, vėliausios (atliktos) techninės apžiūros data, valstybinis numeris, gamybos metai arba pirmosios registracijos data, naudojimo ūkinei veiklai sritis (žemės ūkis, kita), identifikacinis kodas, registravimo operacijos data, registracijos statusas (būklė), registracijos liudijimo numeris, išdavimo data, registracijos liudijimo galiojimo terminas, registracijos liudijimo būklė, išregistravimo data, asmens, atlikusio registravimo procedūrą, vardas, pavardė, dokumentų, patvirtinančių nuosavybės faktą, pavadinimai ir numeriai, dokumentuose nurodyta sandorio suma, apribojimo identifikavimo kodas (-ai);
19.3. žemės nuomos mokesčio administravimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamoji vieta, nuomojamų ar naudojamų valstybinės žemės sklypų duomenys (plotas, paskirtis, adresas);
19.4. paramos teikimas bičių laikytojams už papildomą bičių maitinimą – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamoji vieta, parašas, ūkinių gyvūnų registre deklaruotų bičių šeimų skaičius, cukraus ar sirupo įsigijimo išlaidų apmokėjimo dokumentai;
19.5. paramos už žemės ūkio naudmenas ir kitus plotus bei gyvulius paraiškų priėmimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamoji vieta, parašas, žemės nuosavybės dokumentai, privačios ir valstybinės žemės nuomos ar panaudos sutartys;
19.6. žemės ūkio valdų duomenų tvarkymas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamoji vieta, parašas, žemės nuosavybės dokumentai, privačios ir valstybinės žemės nuomos ar panaudos sutartys;
19.7. draudimo įmokų, palūkanų ar kredito dalies kompensavimas iš valstybės biudžeto lėšų – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamoji vieta, banko kodas, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, telefono Nr., Fakso Nr., el. pašto adresas, ūkininko ūkio kodas, draudimo liudijimo data, serija ir numeris;
19.8. prašymų ir dokumentų paramai priėmimas, jų administravimas, duomenų suvedimas į Suteiktos valstybės pagalbos registrą (KOTIS) – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamoji vieta, kontaktiniai duomenys, ūkininko ūkio duomenys, duomenys apie įsiskolinimus Valstybinio socialinio draudimo fondui bei Valstybinei mokesčių inspekcijai;
19.9. Lietuvos kaimo plėtros 2014–2020 metų programos priemonės „Rizikos valdymas“ įgyvendinimas (ūkinių gyvūnų, pasėlių bei augalų draudimo įmokų kompensavimas) – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamoji vieta, el. pašto adresas, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, žemės ūkio valdos atpažinties kodas, informacija apie draudimo sutartį, juridinio atstovo pareigos, parašas;
19.10. ūkininko ūkio registro administravimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, gyvenamoji vieta, telefono Nr., parašas, nuosavos ar kitu nuosavybės būdu valdomos žemės ūkio paskirties žemės duomenys, ūkininko ūkio kodas;
19.11. melioracijos statinių techninių dokumentų ir kitos informacijos pateikimas melioruotos žemės savininkams ir kitiems naudotojams – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, gyvenamoji vieta (arba el. pašto adresas), parašas, nuosavybės ar kita teise valdomo žemės sklypo duomenys, sklypo planas;
19.12. atsakymų į prašymus dėl miško įveisimo ne miško žemėje, melioracijos statinių remonto, rekonstravimo ar priežiūros darbų melioruotoje žemėje ir kaimo vietovėje bei dirbtinių nepratekamų paviršinių vandens telkinių įrengimo melioruotoje žemėje ir kaimo vietovėje išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, gyvenamoji vieta (arba el. pašto adresas), parašas, nuosavybės ar kita teise valdomo žemės sklypo duomenys, sklypo planas;
20. Seniūnijos:
20.1. charakteristikos dėl ginklo laikymo išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, parašas, pateikto asmens dokumento tipas, dokumento serija, numeris, išdavimo data, galiojimo laikas, išdavusi įstaiga, deklaruotos gyvenamosios vietos adresas, kontaktas (telefono Nr. ar el. pašto adresas), pažyma apie Valstybinio socialinio draudimo laikotarpį ar informacija apie individualią veiklą, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.2. pažymų apie žemės ūkio veiklą išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, parašas, pateikto asmens dokumento tipas, dokumento serija, numeris, išdavimo data, galiojimo laikas, išdavusi įstaiga, deklaruotos gyvenamosios vietos adresas, asmens kontaktas (telefono Nr. ar el. pašto adresas), paslaugos gavėjo nuosavybės teise ar kitais pagrindais naudojimo (valdymo) teisę suteikiančių dokumentų, išduotų valstybės įmonės Registrų centro kopijos arba originalai (žemės planai), dokumentai, įrodantys ūkininkavimo paskutinius 10 metų faktą, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.3. seniūnams priskirtų notarinių veiksmų atlikimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, parašas, pateikto asmens dokumento tipas, dokumento serija, numeris, išdavimo data, galiojimo laikas, išdavusi įstaiga, asmens faktinė arba deklaruota gyvenamoji vieta;
20.4. įtraukimas į gyvenamosios vietos nedeklaravusių asmenų apskaitą – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, gimimo data, asmens kodas, lytis, parašas, telefono Nr. ir / ar el. pašto adresas, pilietybė, pateikto asmens dokumento tipas, dokumento serija, numeris, išdavimo data, galiojimo laikas, išdavusi įstaiga, asmens faktinė gyvenamoji vieta, ankstesnė faktinė gyvenamoji vieta, nuosavybės teise priklausantys statiniai ar pastatai, tinkami gyventi, socialinė padėtis, globos (rūpybos) faktas, psichikos būklė, dokumento, suteikiančio teisę gyventi Lietuvos Respublikoje, duomenys, kiti duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.5. gyvenamosios vietos deklaravimo ar įtraukimo į gyvenamosios vietos nedeklaravusių asmenų apskaitą pažymos išdavimas, pažymos išdavimas gyvenamosios vietos patalpos savininkui (-ams) apie jam (jiems) nuosavybės teise priklausančioje gyvenamojoje patalpoje savo gyvenamąją vietą deklaravusius asmenis bei gyvenamosios vietos deklaravimas išvykstant iš Lietuvos Respublikos – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., parašas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.6. gyvenamosios vietos deklaravimas (pakeitus gyvenamąją vietą arba atvykus į Lietuvos Respubliką ilgiau nei 183 dienoms per metus) – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., parašas, nuosavybę ar kitokio teisėto valdymo, naudojimo ar disponavimo teisę į gyvenamąją patalpą patvirtinantys dokumentai, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.7. pažymos išdavimas gyvenamosios patalpos nuomininkams apie Šiaulių rajono savivaldybei nuosavybės teise priklausančiose gyvenamosiose patalpose savo gyvenamąją vietą deklaravusius asmenis – tvarkomi asmens duomenys: vardas (vardai), pavardė (pavardės), telefono Nr., adresas, asmens kodas, parašas, nuosavybę ar kitokio teisėto valdymo, naudojimo ar disponavimo teisę į gyvenamąją patalpą patvirtinantys dokumentai, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.8. neteisingų deklaravimo duomenų ištaisymas, adreso keitimas, savininko nuosavybėje negyvenančių asmenų deklaravimo duomenų panaikinimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas (vardai), pavardė (pavardės), asmens kodas, pateikto asmens dokumento numeris, išdavimo data, išdavusi įstaiga, gyvenamosios vietos adresas, telefono Nr., parašas, nuosavybę ar kitokio teisėto valdymo, naudojimo ar disponavimo teisę į gyvenamąją patalpą patvirtinantys dokumentai, gimimo data, gyvenamosios vietos deklaravimo duomenų įrašymo į Gyventojų registrą data, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.9. leidimų prekiauti ir (ar) teikti paslaugas viešosiose vietose ir renginių metu išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, adresas, telefono Nr., asmens tapatybę patvirtinantis dokumentas, įmonės registravimo pažymėjimas ar verslo liudijimo kopija, valstybinės maisto ir veterinarijos tarnybos išduoto maisto tvarkymo pažymėjimo kopiją (jei prekiaujama maisto produktais ar teikiamos maitinimo paslaugos), dokumentai, patvirtinantys mokesčio lengvatą (kai asmuo turi teisę į mokesčio lengvatą), sumokėtas vietinės rinkliavos kvitas (jeigu mokama ne banko pavedimu), prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.10. leidimo prekiauti ir (ar) teikti paslaugas viešosiose vietose dublikato išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, adresas, telefono Nr., asmens kodas, pareigos, parašas, juridinio asmens įregistravimo pažymėjimo arba verslo liudijimo kopija, maisto tvarkymo subjekto patvirtinimo pažymėjimo kopija, leidimas-higienos pasas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.11. leidimo žemės kasinėjimo darbams išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: fizinio asmens vardas, pavardė, adresas, telefono Nr., el. pašto adresas, darbų vadovo vardas, pavardė, kvalifikacijos atestato Nr., telefono Nr., darbų užsakovo (darbų vykdytojo) vardas, pavardė, įgaliojimas, adresas, telefono Nr., parašas, darbų atlikimo vietos adresas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.12. leidimo laidoti išdavimas – tvarkomi asmens duomenys: asmens, kurio palaikai palaidoti kapinėse, vardas, pavardė, gimimo ir mirties vieta ir data, asmens kodas, medicininio mirties liudijimo išdavimo data ir numeris, žmogaus palaikų palaidojimo data, vieta (kapinių kvartalas, kapavietės arba kolumbariumo nišos numeris ir matmenys, pelenų barstymo laukas), laidojančio asmens arba kito asmens, atsakingo už kapavietės ar kolumbariumo nišos priežiūrą: fizinio asmens vardas, pavardė, adresas, telefono Nr., prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.13. žemės ūkio valdos įregistravimas, duomenų atnaujinimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., pašto kodas, el. pašto adresas, išsilavinimas, darbo stažas žemės ūkyje, įgaliojimas (jei duomenis teikia įgaliotas asmuo), jungtinės veiklos sutartis (jei įregistruojamas partneris), ekonominės veiklos rūšys (rūšies kodai, pavadinimas, ūkininkavimo metodas), valdoje registruoto NTR turto duomenys (unikalūs Nr., sklypo dalys, plotas ha) ,nuomos, subnuomos, panaudos sutartys (terminai), valdoje naudojamų trąšų duomenys (tonos), ekologinės gamybos ūkio statuso sertifikatas, mėšlo pardavimo sutartys, turimos technikos duomenys (pagal kategorijas vnt.), parašas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.14. žemės ūkio valdos išregistravimas – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., pašto kodas, el. pašto adresas, įgaliojimas (jei duomenis teikia įgaliotas asmuo), valdos partnerių rašytinis sutikimas (jei valdoje įregistruoti partneriai), parašas, prašymo data ir numeris, registravimo Administracijoje data ir numeris;
20.15. žemės ūkio valdos duomenų keitimas mirus valdos valdytojui – tvarkomi asmens duomenys: valdos perėmėjo vardas, pavardė, asmens kodas, parašas, asmens tapatybe patvirtinančio dokumento serijos numeris, adresas, žemės sklypo unikalus Nr., paveldėjimo teisės liudijimo kopija, jungtinės veiklos sutartis (adresas, žemės ūkio valdos identifikavimo kodas, nekilnojamo turto registro duomenys), valdos partnerio (partnerių) rašytinį sutikimą būti išregistruotam iš valdos;
20.16. partnerio išregistravimas iš žemės ūkio valdos – tvarkomi asmens duomenys: valdos valdytojo asmens tapatybę patvirtinantis dokumentas (vardas, pavardė, asmens kodas), jungtinės veiklos nutraukimo sutartis (vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, telefono Nr., žemės ūkio valdos identifikavimo kodas, nekilnojamo turto registro duomenys, parašas ir kt.), valdos partnerio sutikimas būti išregistruotam iš valdos (vardas, pavardė, asmens kodas, parašas, adresas, žemės ūkio valdos identifikavimo kodas).
21. Administracija:
21.1. Administracijos direktorius, jo pavaduotojas tvarko asmens duomenis 1 Priedo punktuose nurodytais tikslais tiek, kiek reikia organizuojant ir kontroliuojant Administracijos veiklą.
21.2. Jaunimo reikalų koordinatorius:
21.3. Tarpinstitucinio bendradarbiavimo koordinatorius:
21.3.1. koordinuotų paslaugų skyrimas – tvarkomi asmens duomenys: vaiko vardas, pavardė, gimimo data, adresas, ugdymo įstaiga, duomenys apie sveikatą, duomenys apie padarytus pažeidimus, vaiko įstatyminių atstovų vardai, pavardės, adresas, šeiminė padėtis, duomenys apie gaunamas paslaugas;
21.3.2. minimalios ir vidutinės priežiūros priemonės skyrimas – tvarkomi asmens duomenys: vaiko vardas, pavardė, gimimo data, adresas, ugdymo įstaiga, duomenys apie sveikatą, duomenys apie specialiuosius ugdymosi poreikius, duomenys apie padarytus teisėtvarkos pažeidimus; vaiko įstatyminių atstovų vardai, pavardės, adresas, šeiminė padėtis, duomenys apie gaunamas paslaugas.
21.4. Savivaldybės gydytojas:
21.4.1. užkrečiamųjų ligų prevencija ir kontrolė – tvarkomi asmens duomenys: vardas, pavardė, telefono Nr., adresas, gimimo metai, duomenys apie sveikatą, kita informacija, reikalinga konkrečiam tikslui;
Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje politikos
2 priedas
ŠIAULIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJA
Įsipareigojimas saugoti asmens duomenų paslaptį
Aš suprantu, kad:
- savo darbe tvarkysiu asmenis duomenis, kurie negali būti atskleisti ar perduoti neįgaliotiems asmenims ar institucijoms;
- draudžiama perduoti neįgaliotiems asmenims slaptažodžius ir kitus duomenis, leidžiančius programinėmis ir techninėmis priemonėmis sužinoti asmens duomenis ar kitaip sudaryti sąlygas susipažinti su asmens duomenimis;
- netinkamas asmens duomenų tvarkymas gali užtraukti atsakomybę pagal Lietuvos Respublikos įstatymus.
Aš įsipareigoju:
- saugoti asmens duomenų paslaptį;
- tvarkyti asmens duomenis, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais, taip pat pareiginiais nuostatais ir taisyklėmis, reglamentuojančiomis man patikėtas asmens duomenų tvarkymo funkcijas;
- neatskleisti, neperduoti tvarkomos informacijos ir nesudaryti sąlygų įvairiomis priemonėmis su ja susipažinti nei vienam asmeniui, kuris nėra įgaliotas naudotis šia informacija, tiek įstaigos viduje, tiek už jos ribų;
- pranešti savo vadovui ir duomenų apsaugos įgaliotiniui apie kiekvieną įtartiną situaciją, kuri gali kelti grėsmę asmens duomenų saugumui.
Aš žinau, kad:
- už šio įsipareigojimo nesilaikymą ir Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo pažeidimą turėsiu atsakyti pagal galiojančius Lietuvos Respublikos įstatymus;
- asmuo, patyręs žalą dėl neteisėto asmens duomenų tvarkymo arba kitų duomenų valdytojo ar duomenų tvarkytojo veiksmų ar neveikimo, turi teisę reikalauti atlyginti jam padarytą turtinę ar neturtinę žalą;
- duomenų valdytojas, duomenų tvarkytojas ar kitas asmuo, atlygina asmeniui padarytą žalą, patirtą nuostolį išreikalauja įstatymų nustatyta tvarka iš asmens duomenis tvarkančio darbuotojo, dėl kurio kaltės atsirado ši žala;
- šis įsipareigojimas galios visą mano darbo laiką šioje įstaigoje ir pasitraukus iš valstybės tarnybos, perėjus dirbti į kitas pareigas arba pasibaigus darbo santykiams.
Aš esu susipažinęs su Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu ir Asmens duomenų tvarkymo Vyriausiojoje tarnybinės etikos komisijoje taisyklėmis.
(parašas, vardas, pavardė, data)
___________
Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje politikos
3 priedas
(Fotografavimo, filmavimo renginio metu informacinė forma)
Visuomenės informavimo tikslu Šiaulių rajono savivaldybės administracija (Vilniaus g. 263, 76337 Šiauliai, tel. (8 41) 59 66 42, el. p. prim@siauliuraj.lt) renginį fotografuoja ir (arba) filmuoja. Nuotraukos ar vaizdo medžiaga bus skelbiamos puslapyje www.siauliuraj.lt.
SVARBU. Nepageidaujant būti fotografuojamiems ir (arba) filmuojamiems arba nesutinkant su nuotraukų ir (arba) vaizdo medžiagos skelbimu, prašome apie tai informuoti renginio organizatorių arba fotografą.
Plačiau apie fotografavimą ir (arba) filmavimą galite kreiptis el. p. inesa.lukosiute@siauliuraj.lt, mob. +370 612 93 407.
Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje politikos
4 priedas
(Administracijos darbuotojų informavimo apie asmens duomenų tvarkymą forma)
INFORMAVIMAS APIE DARBUOTOJO ASMENS DUOMENŲ TVARKYMĄ
____________
(data)
Šiauliai
Aš, , sutinku ir esu informuotas (-a),
(vardas, pavardė)
kad mano asmens duomenys yra tvarkomi duomenų valdytojo – Šiaulių rajono savivaldybės administracijos (toliau – Administracija), juridinio asmens kodas 188726051, buveinės adresas Vilniaus g. 263, 76337 Šiauliai, kuri yra paskyrusi duomenų apsaugos pareigūną – Teisės ir personalo administravimo skyriaus vyriausiąją specialistę Inesą Lukošiūtę, el. pašto adresas inesa.lukosiute@siauliuraj.lt, mob. +370 612 93 407.
1. Administracijoje tvarkomi mano asmens duomenys – vardas, pavardė, asmens kodas, parašas, asmens socialinio draudimo numeris, pilietybė, adresas, telefono ryšio numeris, elektroninio pašto adresas, gyvenimo ir veiklos aprašymas, šeiminė padėtis, pareigos, duomenys apie priėmimą (perkėlimą) į pareigas, atleidimą iš pareigų, duomenys apie išsilavinimą ir kvalifikaciją, duomenys apie mokymą, duomenys apie atostogas, duomenys apie darbo užmokestį, išeitines išmokas, kompensacijas, pašalpas, informacija apie dirbtą darbo laiką, informacija apie skatinimus ir nuobaudas, informacija apie atliktus darbus ir užduotis, duomenys apie valstybės tarnautojo tarnybinės veiklos vertinimą, viešų ir privačių interesų deklaravimo duomenys, Lietuvos Respublikos piliečio paso arba asmens tapatybės kortelės numeris, išdavimo data, galiojimo data, dokumentą išdavusi įstaiga, specialių kategorijų asmens duomenys, susiję su sveikata, teistumu, dalyvavimu uždraustos organizacijos veikloje, dokumentų registracijos data ir numeris bei kiti asmens duomenys, kuriuos pateikia pats asmuo ir (arba) kuriuos tvarkyti įpareigoja įstatymai ir kiti teisės aktai.
2. Asmens duomenų tvarkymo tikslai:
3. Asmens duomenų tvarkymo teisinis pagrindas - Lietuvos Respublikos darbo kodeksas, Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymas ir juos įgyvendinantys poįstatyminiai teisės aktai.
4. Nurodyti mano duomenys gauti iš Valstybės tarnautojų registro (taikoma Administracijos valstybės tarnautojams), Sodros, buhalterinės apskaitos sistemos „Biudžetasvs“.
5. Mano asmens duomenys gali būti perduoti:
5.1. duomenų tvarkytojams, kurie atlieka tam tikrus darbus ir teikia paslaugas (informacinių technologijų bendrovės, kurios duomenis tvarko, kad užtikrintų informacinių sistemų kūrimą, tobulinimą ir palaikymą; bendrovės, kurios užtikrina pranešimų klientams siuntimą, teikia apsaugos ir kitas paslaugas, įskaitant teisės, finansų, mokesčių, verslo valdymo, personalo administravimo, buhalterinės apskaitos paslaugas);
5.2. teismui, teisėsaugos įstaigoms ar valstybės institucijoms tiek, kiek tokį teikimą nustato teisės aktų reikalavimai (pvz.: antstoliams, teismams ir kt.);
5.3. kitiems fiziniams / juridiniams asmenims mano sutikimu, jei toks sutikimas gaunamas dėl konkretaus atvejo;
6. Sutinku / nesutinku, kad Administracijos renginių viešinimo tikslu:
(netinkamą išbraukti)
ð Būsiu fotografuojamas;
ð Būsiu filmuojamas.
7. Sutinku / nesutinku, kad fotografavimo ar filmavimo metu gauti asmens duomenys būtų
(netinkamą išbraukti)
skelbiami:
ð Administracijos patalpose;
ð Administracijos interneto svetainėje;
ð Administracijos „Facebook“ paskyroje;
ð Administracijos laidoje „Sodžius“.
8. Turiu šias teises: teisę prašyti, kad man būtų leista susipažinti su mano asmens duomenimis ir juos ištaisyti arba ištrinti, teisę apriboti duomenų tvarkymą, teisę nesutikti, kad asmens duomenys būtų tvarkomi, taip pat teisę į asmens duomenų perkeliamumą. Šias teises galiu įgyvendinti teisės aktų nustatyta tvarka.
9. Turiu teisę bet kada atšaukti sutikimą tvarkyti mano duomenis. Sutikimo atšaukimas nedaro poveikio sutikimu pagrįsto asmens duomenų tvarkymo, atlikto iki sutikimo atšaukimo, teisėtumui.
10. Mano asmens duomenys bus saugomi 50 m. laikotarpį (išskyrus asmens duomenis renkamus Administracijos renginių viešinimo tikslu). Šis terminas gali būti pratęstas, jei asmens duomenys yra naudojami arba gali būti naudojami kaip įrodymai ar informacijos šaltinis ikiteisminiame ar kitokiame tyrime, įskaitant ir Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos vykdomame tyrime, civilinėje, administracinėje ar baudžiamojoje byloje ar kitais įstatymų nustatytais atvejais. Tokiu atveju asmens duomenys gali būti saugomi tiek, kiek reikalinga šiems duomenų tvarkymo tikslams, ir sunaikinami nedelsiant, kai tampa nebereikalingi.
11. Šie duomenys nebus naudojami automatizuotų sprendimų priėmimui mano atžvilgiu, įskaitant profiliavimą.
12. Aš turiu teisę skųsti Administracijos veiksmus (neveikimą) Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai ir teismui teisės aktų nustatyta tvarka, taip pat skųsti teismui Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos veiksmus (neveikimą).
Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje politikos
5 priedas
(Informavimo apie vietos nustatymo įrenginio GPS renkamų asmens duomenų tvarkymą forma)
ŠIAULIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJA
| (darbuotojo skyriaus pavadinimas, pareigos, vardas, pavardė) |
INFORMAVIMAS APIE VIETOS NUSTATYMO ĮRENGINIO GPS RENKAMŲ ASMENS DUOMENŲ TVARKYMĄ
| (data)
|
||||
| (vieta) |
||||
| Aš, |
, |
|||
(vardas, pavardė)
esu informuotas (-a), kad vietos nustatymo įrenginio (toliau – GPS) renkami duomenys yra tvarkomi duomenų valdytojo – Šiaulių rajono savivaldybės administracijos, juridinio asmens kodas 188726051, buveinės adresas Vilniaus g. 263, 76337 Šiauliai, vykdant transporto priemonės stebėseną valstybės tarnautojo, darbuotojo tarnybinių funkcijų atlikimo metu, siekiant apsaugoti patikėtą transporto priemonę.
Taip pat esu informuotas (-a), kad turiu teisę susipažinti su savo duomenimis, kurie tvarkomi Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje, reikalauti ištaisyti neteisingus, neišsamius, netikslius mano asmens duomenis, reikalauti sustabdyti duomenų tvarkymo veiksmus bei reikalauti sunaikinti neteisėtai, nesąžiningai sukauptus mano asmens duomenis bei nesutikti (teisiškai pagrįstai), kad būtų tvarkomi mano asmens duomenys. Šiaulių rajono savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu patvirtintame duomenų subjektų teisių įgyvendinimo Šiaulių rajono savivaldybės administracijoje tvarkos apraše nurodomos duomenų subjektų teisės. Informaciją apie asmens duomenų tvarkymą galiu rasti Šiaulių rajono savivaldybės administracijos interneto svetainėje.
| (parašas) |
(vardas, pavardė) |
Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono
savivaldybės administracijoje politikos
6 priedas
(Duomenų tvarkymo veiklos įrašų žurnalo forma)
ŠIAULIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DUOMENŲ TVARKYMO VEIKLOS ĮRAŠŲ ŽURNALAS
Duomenų apsaugos pareigūnas – ____________________________________
(vardas, pavardė, kontaktiniai duomenys)
| Eil. Nr. |
Asmens duomenų tvarkymo tikslas |
Asmens duomenų tvarkymo teisinis pagrindas |
Duomenų subjektų kategorijos |
Asmens duomenų kategorijos |
Duomenų gavėjų kategorijos* |
Asmens duomenų saugojimo, ištrynimo terminai |
Techninių ir organizacinių saugumo priemonių aprašymas |
Duomenų šaltiniai |
Darbuotojai (struktūriniai padaliniai), atsakingi už asmens duomenų tvarkymą |
Duomenų įvedimo, keitimo data (datos) |
| 1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 3. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 5. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 6. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 7. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 8. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 9. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 10. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*Kai taikoma, asmens duomenų perdavimai į trečiąją valstybę arba tarptautinei organizacijai, įskaitant tos trečiosios valstybės arba tarptautinės organizacijos pavadinimą, ir Reglamento (ES) 2016/679 49 straipsnio 1 dalies antroje pastraipoje nurodytais duomenų perdavimų atvejais tinkamų apsaugos priemonių dokumentai.
Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono
savivaldybės administracijoje politikos
7 priedas
(Poveikio duomenų apsaugai vertinimo forma)
POVEIKIO DUOMENŲ APSAUGAI VERTINIMAS
1. Priežastys, dėl kurių būtina atlikti poveikio duomenų apsaugai vertinimą
| Planuojamos vykdyti veiklos aprašymas, jos tikslai ir planuojamos atlikti asmens duomenų tvarkymo operacijos. Paaiškinimas, kodėl būtina atlikti poveikio duomenų apsaugai vertinimą. Jei reikia, prie formos pridedami susiję dokumentai. |
|
|
2. Asmens duomenų tvarkymo aprašymas
| Aprašomi asmens duomenų rinkimo, naudojimo, saugojimo ir naikinimo veiksmai, nurodoma, iš kokių šaltinių bus renkami duomenys, kam bus teikiami (galima pateikti asmens duomenų tvarkymo veiksmų schemą). Aprašoma, kokie asmens duomenų tvarkymo veiksmai gali kelti pavojų fizinių asmenų teisėms ir laisvėms. |
|
|
| Aprašomas tvarkymo mastas: kokių kategorijų asmens duomenys bus tvarkomi; ar bus tvarkomi specialių kategorijų asmens duomenys arba duomenys apie apkaltinamuosius nuosprendžius ir nusikalstamas veikas; kiek duomenų, kaip dažnai bus renkama ir naudojama; kaip ilgai bus saugomi asmens duomenys; nurodomas apytikslis duomenų subjektų skaičius bei geografinė duomenų tvarkymo aprėptis.
|
|
|
| Aprašomas duomenų tvarkymo pobūdis: kokio pobūdžio santykiai sieja Šiaulių rajono savivaldybę su duomenų subjektais; ar duomenų subjektai turės galimybę kontroliuoti duomenų tvarkymą; ar duomenų subjektai gali numatyti, kad jų asmens duomenys bus tvarkomi šiuo būdu; ar bus tvarkomi vaikų ir kitų pažeidžiamų asmenų duomenys; įvertinama, ar toks duomenų tvarkymas yra saugus; ar duomenų tvarkymo technologijos yra naujos, ar egzistuojančios technologijos bus panaudotos kitokiu būdu; koks yra technologijų išsivystymo lygis šioje srityje; ar yra kokių nors visuomeninių ar pan. problemų ar klausimų, į kuriuos būtina atsižvelgti; nurodoma, ar yra įsipareigojimas laikytis patvirtinto elgesio kodekso ar patvirtinto sertifikavimo mechanizmo. |
|
|
| Aprašomi asmens duomenų tvarkymo tikslai: kokį rezultatą siekiama gauti; kokį poveikį tai turės fiziniams asmenims; kokia yra tokio duomenų tvarkymo nauda Šiaulių rajono savivaldybei bei kitiems asmenims. |
|
|
3. Konsultacijos
| Aprašoma, kaip planuojama sužinoti suinteresuotų asmenų nuomonę arba pagrindžiama, kodėl to daryti nebūtina: kokių asmenų nuomonę planuojama gauti; kokie asmenys bus pasitelkti Šiaulių rajono savivaldybėje, ar bus pasitelkti duomenų tvarkytojai; ar planuojama konsultuotis su duomenų saugos ekspertais ar kitokių sričių ekspertais. |
|
|
4. Būtinumo ir proporcingumo įvertinimas
| Aprašomas asmens duomenų tvarkymo teisėtumas ir tvarkymo proporcingumas: nurodomas teisėto tvarkymo pagrindas; įvertinama, ar tvarkant asmens duomenis bus pasiektas (nurodyti tikslą) tikslas; ar tą patį rezultatą įmanoma pasiekti kitokiu būdu; kokiu būdu bus išvengta veiklos sutrikimų; kaip bus užtikrinta duomenų kokybė ir įgyvendintas duomenų kiekio mažinimo principas; kokia informacija bus pateikta duomenų subjektams; kaip Šiaulių rajono savivaldybė planuoja įgyvendinti duomenų subjektų teises; kokiu būdu bus užtikrinta, kad duomenų tvarkytojas laikytųsi reikalavimų; kokiu būdu bus užtikrintas į užsienio valstybes teikiamų asmens duomenų saugumas. |
|
|
5. Pavojų nustatymas ir įvertinimas
| Aprašomas pavojaus ir poveikio fiziniam asmeniui pobūdis. Jei būtina, aprašoma susijusi verslo rizika. |
Žalos tikimybė |
Žalos sunkumas |
Bendras pavojaus lygis |
|
|
Mažai tikėtina, tikėtina ar labai tikėtina |
Minimali, reikšminga ar sunki |
Žemas, vidutinis ar aukštas |
6. Priemonių sumažinti nustatymas
| Nurodomos papildomos priemonės, kurių galima imtis siekiant sumažinti ar panaikinti aukšto ar vidutinio lygio pavojus. |
||||
| Pavojus |
Priemonės sumažinti ar pašalinti pavojų |
Priemonės pritaikymo rezultatas |
Likęs pavojus |
Priemonė patvirtinta |
|
|
|
Pašalinta, sumažinta, priimtina rizika
|
Žemas, vidutinis ar aukštas |
Taip, ne |
7. Išvados ir sprendimai
| Nurodomos priemonės ir įvardijamas likęs pavojus |
Vardas, pavardė, data, parašas |
Pastabos |
| Priemonės patvirtintos: |
|
Įtraukti numatytas priemones į veiklos planą, nustatant atlikimo terminą ir atsakingus asmenis |
| Likęs pavojus pripažintas priimtina rizika:
|
|
Jei priimtina rizika pripažintas aukšto lygio pavojus priimtinas, privaloma kreiptis dėl išankstinės konsultacijos į Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją |
Duomenų apsaugos pareigūno nuomonė
Duomenų apsaugos pareigūno nuomonė turi būti pateikta dėl asmens duomenų tvarkymo teisėtumo, planuojamų priemonių pavojams mažinti ar pašalinti bei dėl galimybės toliau tvarkyti asmens duomenis.
| Nurodoma duomenų apsaugos pareigūno nuomonė: |
|
|
|
Vardas, pavardė, data, parašas |
Nurodoma, ar atsižvelgta į duomenų apsaugos pareigūno nuomonę
| Jeigu atmesta, pagrindžiama, kodėl. |
|
|
|
Vardas, pavardė, data, parašas |
Gautos kitų asmenų nuomonės
| Trumpai aprašomos kitų asmenų nuomonės ir nurodoma, ar į jas atsižvelgta. Jeigu sprendimas skiriasi nuo susijusių asmenų nuomonės, pagrindžiama, kodėl. |
|
|
|
Vardas, pavardė, data, parašas |
Už šio poveikio duomenų apsaugai vertinimo priežiūrą paskirtas atsakingas asmuo
Pastaba. Duomenų apsaugos pareigūnas turi prižiūrėti asmens duomenų tvarkymo atitiktį Poveikio duomenų apsaugai vertinime nurodytoms išvadoms ir sprendimams.
|
|
|
|
|
Vardas, pavardė, data, parašas |
|
|
|
Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono
savivaldybės administracijoje politikos
8 priedas
(Asmens duomenų saugumo pažeidimo forma)
PRANEŠIMAS
APIE ASMENS DUOMENŲ SAUGUMO PAŽEIDIMĄ
________ Nr. ___________
(data) (rašto numeris)
| 1. Asmens duomenų saugumo pažeidimo apibūdinimas |
1.1. Asmens duomenų saugumo pažeidimo data ir laikas:
Asmens duomenų saugumo pažeidimo:
Data ______________ Laikas __________
Asmens duomenų saugumo pažeidimo nustatymo:
Data ______________ Laikas __________
1.2. Asmens duomenų saugumo pažeidimo vieta (pažymėti tinkamą (-us):
Informacinė sistema
Duomenų bazė
Tarnybinė stotis
Internetinė svetainė
Debesų kompiuterijos paslaugos
Nešiojami / mobilus įrenginiai
Neautomatiniu būdu susistemintos bylos (archyvas)
Kita ___________________________________________________________________
1.3. Asmens duomenų saugumo pažeidimo aplinkybės (pažymėti tinkamą (-us):
Asmens duomenų konfidencialumo praradimas (neautorizuota prieiga ar atskleidimas)
Asmens duomenų vientisumo praradimas (neautorizuotas asmens duomenų pakeitimas)
Asmens duomenų prieinamumo praradimas (asmens duomenų praradimas, sunaikinimas)
1.4. Apytikslis duomenų subjektų, kurių asmens duomenų saugumas pažeistas, skaičius:
_____________________________________________________________________________
1.5. Duomenų subjektų, kurių asmens duomenų saugumas pažeistas, kategorijos (atskiriamos pagal jai būdingą požymį):
_______________________________________________________________________________
1.6. Asmens duomenų, kurių saugumas pažeistas, kategorijos (pažymėti tinkamą (-as):
Asmens tapatybę patvirtinantys asmens duomenys (vardas, pavardė, amžius, gimimo data, lytis ir kt.):
_______________________________________________________________________________
Specialių kategorijų asmens duomenys (duomenys, atskleidžiantys rasinę ar etninę kilmę, politines pažiūras, religinius ar filosofinius įsitikinimus, ar narystę profesinėse sąjungose, genetiniai duomenys, biometriniai duomenys, sveikatos duomenys, duomenys apie lytinį gyvenimą ir lytinę orientaciją):
_____________________________________________________________________________
Duomenys apie apkaltinamuosius nuosprendžius ir nusikalstamas veikas:
_______________________________________________________________________________
Prisijungimo duomenys ir (ar) asmens identifikaciniai numeriai (pavyzdžiui, asmens kodas, mokėtojo kodas, slaptažodžiai):
_______________________________________________________________________________
Kiti:
_____________________________________________________________________________
Nežinomi (pranešimo teikimo metu)
1.7. Apytikslis asmens duomenų, kurių saugumas pažeistas, skaičius:
_____________________________________________________________________________
1.8. Kita duomenų valdytojo nuomone reikšminga informacija apie asmens duomenų saugumo pažeidimą:
_____________________________________________________________________________
| 2. Galimos asmens duomenų saugumo pažeidimo pasekmės |
2.1. Konfidencialumo praradimo atveju:
Asmens duomenų išplitimas labiau nei yra būtina ir duomenų subjekto kontrolės praradimas savo asmens duomenų atžvilgiu (pavyzdžiui, asmens duomenys išplito internete)
Skirtingos informacijos susiejimas (pavyzdžiui, gyvenamosios vietos adreso susiejimas su asmens buvimo vieta realiu laiku)
Galimas panaudojimas kitais, nei nustatytais ar neteisėtais tikslais (pavyzdžiui, komerciniais tikslais, asmens tapatybės pasisavinimo tikslu, informacijos panaudojimo prieš asmenį tikslu)
Kita
_____________________________________________________________________________
2.2. Vientisumo praradimo atveju:
Pakeitimas į neteisingus duomenis dėl ko asmuo gali netekti galimybės naudotis paslaugomis
Pakeitimas į galiojančius duomenis, kad asmens duomenų tvarkymas būtų nukreiptas (pavyzdžiui, pavogta asmens tapatybė susiejant vieno asmens identifikuojančius duomenis su kito asmens biometriniais duomenimis)
Kita
_____________________________________________________________________________
2.3. Duomenų prieinamumo praradimo atveju:
Dėl asmens duomenų trūkumo negalima teikti paslaugų (pavyzdžiui, administracinių procesų sutrikdymas, dėl ko negalima prieiti, pavyzdžiui, prie asmens sveikatos istorijų ir teikti pacientams sveikatos paslaugų, arba įgyvendinti duomenų subjekto teises)
Dėl klaidų asmens duomenų tvarkymo procesuose negalima teikti tinkamos paslaugos (pavyzdžiui, asmens sveikatos istorijoje neliko informacijos apie asmens alergijas, tam tikra informacija iš mokesčių deklaracijos išnyko, dėl ko negalima tinkamai apskaičiuoti mokesčių ir pan.)
Kita
_____________________________________________________________________________
2.4. Kita:
_____________________________________________________________________________
| 3. Priemonės, kurių imtasi siekiant pašalinti pažeidimą ar sumažinti jo pasekmes |
3.1. Taikytos priemonės siekiant sumažinti poveikį duomenų subjektams:
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________
3.2. Taikytos priemonės siekiant pašalinti asmens duomenų saugumo pažeidimą:
_____________________________________________________________________________
3.3. Taikytos priemonės siekiant, kad pažeidimas nepasikartotų:
_____________________________________________________________________________
3.4. Kita:
_______________________________________________________________________________
| 4. Siūlomos priemonės sumažinti asmens duomenų saugumo pažeidimo pasekmėms |
_______________________________________________________________________________
| 5. Duomenų subjektų informavimas apie asmens duomenų saugumo pažeidimą |
5.1. Duomenys apie informavimo faktą:
Taip, duomenų subjektai informuoti (nurodoma data) _______________________________
Ne, bet jie bus informuoti (nurodoma data) _______________________________________
Ne
5.2. Duomenų subjektų, kurių asmens duomenų saugumas pažeistas, neinformavimo priežastys:
Ne, nes nekyla didelis pavojus duomenų subjektų teisėms ir laisvėms (nurodoma kodėl) _____________________________________________________________________________
Ne, nes įgyvendintos tinkamos techninės ir organizacinės priemonės, užtikrinančios, kad asmeniui, neturinčiam leidimo susipažinti su asmens duomenimis, jie būtų nesuprantami (nurodomos kokios)
_____________________________________________________________________________
Ne, nes įgyvendintos tinkamos techninės ir organizacinės priemonės, užtikrinančios, kad nekiltų didelis pavojus duomenų subjektų teisėms ir laisvėms (nurodomos kokios)
_____________________________________________________________________________
Ne, nes tai pareikalautų neproporcingai daug pastangų ir apie tai viešai paskelbta (arba taikyta panaši priemonė) (nurodoma kada ir kur paskelbta informacija viešai arba jei taikyta kita priemonė, nurodoma kokia ir kada taikyta)
_____________________________________________________________________________
Ne, nes dar neidentifikuoti duomenų subjektai, kurių asmens duomenų saugumas pažeistas
_____________________________________________________________________________
5.3. Informacija, kuri buvo pateikta duomenų subjektams (gali būti pridėtas pranešimo duomenų subjektui kopija):
_____________________________________________________________________________
5.4. Būdas, kokiu duomenų subjektai buvo informuoti:
Paštu
Elektroniniu paštu
Kitu būdu __________________________________________________________________
5.5. Informuotų duomenų subjektų skaičius ___________________________________________
| 6. Asmuo galintis suteikti daugiau informacijos apie asmens duomenų saugumo pažeidimą (duomenų apsaugos pareigūnas ar kitas kontaktinis asmuo)[1] |
6.1. Vardas ir pavardė ____________________________________________________________
6.2. Telefono ryšio numeris _______________________________________________________
6.3. Elektroninio pašto adresas _____________________________________________________
6.4. Pareigos ___________________________________________________________________
6.5. Darbovietės pavadinimas ir adresas ______________________________________________
| 7. Pranešimo pateikimo Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai pateikimo vėlavimo priežastys |
_____________________________________________________________________________
| 8. Kita reikšminga informacija |
_____________________________________________________________________________
| (pareigos)
|
|
(parašas) |
|
(vardas, pavardė) |
Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių rajono
savivaldybės administracijoje politikos
9 priedas
(Asmens duomenų saugumo pažeidimų žurnalo forma)
ŠIAULIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
ASMENS DUOMENŲ SAUGUMO PAŽEIDIMŲ ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Pažeidimo nustatymo data, valanda (minučių tikslumu) ir vieta |
Darbuotojas ar kitas subjektas, pranešęs apie pažeidimą (vardas, pavardė, pareigos) |
Pažeidimo padarymo data ir vieta |
Pažeidimo pradžia ir pabaiga, pobūdis, tipas, aplinkybės |
Duomenų subjektų, kurių asmens duomenų saugumas pažeistas, kategorijos ir apytikslis skaičius |
Asmens duomenų, kurių saugumas pažeistas, kategorijos ir apimtis |
Tikėtinos pažeidimo pasekmės bei pavojus fizinių asmenų teisėms ir laisvėms |
Priemonės, kurių buvo imtasi pažeidimui pašalinti ir (ar) neigiamoms pažeidimo pasekmėms sumažinti |
Darbuotojas, ar kitas subjektas, pašalinęs pažeidimą (vardas, pavardė, pareigos) |
Informacija, ar apie pažeidimą buvo pranešta Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, ir priimto sprendimo motyvai |
Informacija, ar apie pažeidimą buvo pranešta duomenų subjektui (-ams), ir priimto sprendimo motyvai |
| 1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 3. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 5. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 6. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 7. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 8. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 9. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 10. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|