LIETUVOS PROBACIJOS TARNYBOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS PROBACIJOS TARNYBOS DARBO REGLAMENTO PATVIRTINIMO
2024 m. vasario 14 d. Nr. V-46
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos probacijos tarnybos nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2022 m. birželio 2 d. įsakymu Nr. 1R-226 „Dėl Lietuvos probacijos tarnybos nuostatų patvirtinimo“, 20.5 papunkčiu:
2. P a v e d u Administravimo skyriui:
3. P r i p a ž į s t u netekusiais galios:
3.1. Lietuvos probacijos tarnybos direktoriaus 2021 m. balandžio 2 d. įsakymą Nr. V-68 „Dėl Lietuvos probacijos tarnybos vardu sudaromų sutarčių rengimo, derinimo, pasirašymo, registravimo ir vykdymo kontrolės tvarkos aprašo patvirtinimo“ su pakeitimais ir papildymais;
PATVIRTINTA
Lietuvos probacijos tarnybos
direktoriaus 2024 m. vasario 14 d.
įsakymu Nr. V-46
LIETUVOS PROBACIJOS TARNYBOS
DARBO REGLAMENTAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos probacijos tarnybos darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato Lietuvos probacijos tarnybos (toliau – Tarnyba) darbo organizavimo, vykdant jai pavestus uždavinius, tvarką.
2. Tarnyba savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Lietuvos Respublikos baudžiamuoju kodeksu, Lietuvos Respublikos baudžiamojo proceso kodeksu, Lietuvos Respublikos bausmių vykdymo kodeksu, Lietuvos Respublikos probacijos įstatymu, Lietuvos Respublikos vidaus tarnybos statutu, kitais Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Ministro Pirmininko potvarkiais, Lietuvos Respublikos teisingumo ministro įsakymais, Tarnybos nuostatais, Tarnybos direktoriaus įsakymais, 2020 m. birželio 18 d. Lietuvos Respublikos bausmių vykdymo sistemos šakos kolektyvine sutartimi Nr. ST-77/LTPF-LTPF-4/104/LRITĮPS:LR6-KS-1(20)/VAITĮPS:VA6-KS-1(20) (toliau – Šakos kolektyvinė sutartis), kitais teisės aktais ir Reglamentu.
3. Tarnyba savo veiklą grindžia įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia ir kitais Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme nustatytais principais.
4. Tarnybos darbas organizuojamas remiantis Tarnybos vadovybės ir valstybės tarnautojų bei darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau kartu – darbuotojai) bendradarbiavimo principu; inter alia šis principas reiškia, kad Tarnybos vadovybė turėtų stengtis kuo aiškiau išdėstyti savo veiklos ir kokybės prioritetus bei reikalavimus, o Tarnybos darbuotojai, kilus neaiškumams dėl veiklos ar kokybės prioritetų, ar reikalavimų bei siekdami gerinti Tarnybos darbo kokybę, privalo konsultuotis su Tarnybos vadovybe ir su kitais Tarnybos struktūriniais padaliniais (toliau – padalinys) pagal kompetenciją.
5. Rengiant dokumentus ir dirbant su jais, vadovaujamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, reglamentu, Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), ir kitais dokumentų valdymą reglamentuojančiais teisės aktais.
6. Dirbant su dokumentais, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos (toliau – įslaptinti dokumentai), vadovaujamasi Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu, Vyriausybės 2018 m. rugpjūčio 13 d. nutarimu Nr. 820 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo įgyvendinimo“ ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais darbo su įslaptinta informacija organizavimą, įslaptintos informacijos apsaugą ir administravimą (toliau – įslaptintos informacijos apsaugą reglamentuojantys teisės aktai).
7. Asmens duomenų apsauga užtikrinama vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Reglamentas (ES) 2016/679), Lietuvos Respublikos asmens duomenų, tvarkomų nusikalstamų veikų prevencijos, tyrimo, atskleidimo ar baudžiamojo persekiojimo už jas, bausmių vykdymo arba nacionalinio saugumo ar gynybos tikslais, teisinės apsaugos įstatymu ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų apsaugą.
8. Informacija apie Tarnybos veiklą, veiklos sritis, teikiamas administracines paslaugas, administracinė informacija ir kita Bendrųjų reikalavimų valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų interneto svetainėms ir mobiliosioms programoms apraše, patvirtintame Vyriausybės 2003 m. balandžio 18 d. nutarimu Nr. 480 „Dėl Bendrųjų reikalavimų valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų interneto svetainėms ir mobiliosioms programoms aprašo patvirtinimo“, (toliau – Bendrųjų reikalavimų interneto svetainėms aprašas) nurodyta informacija skelbiama Tarnybos direktoriaus įsakymu nustatyta tvarka.
9. Pranešėjų, numatytų Lietuvos Respublikos pranešėjų apsaugos įstatyme, pateikta informacija apie pažeidimą Tarnyboje tvarkoma Informacijos apie pažeidimus Lietuvos probacijos tarnyboje teikimo, priėmimo ir nagrinėjimo tvarkos aprašo, patvirtinto Tarnybos direktoriaus 2022 m. kovo 18 d. įsakymu Nr. V-94 „Dėl Informacijos apie pažeidimus Lietuvos probacijos tarnyboje teikimo, priėmimo ir nagrinėjimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
II SKYRIUS
BENDRIEJI TARNYBOS STRUKTŪROS IR DARBO ORGANIZAVIMO
KLAUSIMAI
10. Tarnybos struktūrą tvirtina teisingumo ministras. Tarnybai vadovauja Tarnybos direktorius, kuris atsakingas už Tarnybai nustatytų veiklos tikslų ir funkcijų vykdymą, Tarnybos veiklos prioritetų ir planuojamų pasiekti rezultatų įgyvendinimą. Tarnybos direktorius yra tiesiogiai pavaldus ir atskaitingas teisingumo ministrui. Tarnybos direktorius atlieka Tarnybos nuostatų, patvirtintų teisingumo ministro 2022 m. birželio 2 d. įsakymu Nr. 1R-226 „Dėl Lietuvos probacijos tarnybos nuostatų patvirtinimo“, 20 punkte nustatytas ir kitas įstatymuose, kituose teisės aktuose pavestas funkcijas.
11. Kai nėra Tarnybos direktoriaus (atostogos, komandiruotė, nedarbingumas ir kiti atvejai), jo funkcijas atlieka direktoriaus pavaduotojas arba teisingumo ministro paskirtas kitas Tarnybos pareigūnas.
12. Tarnybos direktoriaus pavaduotojas ir kancleris yra tiesiogiai pavaldūs ir atskaitingi Tarnybos direktoriui. Direktoriaus pavaduotojas ir kancleris pagal jiems nustatytas administravimo sritis koordinuoja Tarnybos padalinių veiklą ir atsako už įstatymų, Vyriausybės nutarimų, kitų teisės aktų įgyvendinimo organizavimą ir koordinavimą.
13. Visose institucijose Tarnybai atstovauja direktorius arba jo įgalioti kiti Tarnybos darbuotojai.
14. Tarnybos padaliniai užtikrina įstatymuose, Vyriausybės nutarimuose ir kituose teisės aktuose Tarnybai nustatytų veiklos tikslų įgyvendinimą, organizuoja Tarnybos direktoriaus sprendimų vykdymą bei jų kontrolę.
15. Padalinių vadovai yra tiesiogiai pavaldūs direktoriui arba jų padalinį koordinuojančiam direktoriaus pavaduotojui, arba kancleriui ir yra atsakingi už vadovaujamiems padaliniams pavestų uždavinių įgyvendinimą ir funkcijų vykdymą, darbo organizavimą, darbo drausmę, pavaldžių darbuotojų teisės pažeidimų prevenciją, taip pat už Tarnybos direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojo ar kanclerio, koordinuojančių pagal veiklos sritį priskirtą padalinį, rezoliucijų ir žodinių pavedimų vykdymą.
16. Tarnybos padaliniai darbą organizuoja vadovaudamiesi Tarnybos direktoriaus patvirtintais padalinių nuostatais, padalinių vadovai, darbuotojai, – pareigybių aprašymais, parengtais ir patvirtintais teisės aktų nustatyta tvarka. Į tarnybą (darbą) priimami asmenys supažindinami su Tarnybos ir padalinio nuostatais, pareigybės aprašymu, Reglamentu ir kitais teisės aktais, Lietuvos probacijos tarnybos adaptacijos tvarkos aprašo, patvirtinto Tarnybos direktoriaus 2023 m. rugpjūčio 20 d. įsakymu Nr. V-210 „Dėl Lietuvos probacijos tarnybos adaptacijos tvarkos aprašo“ nustatyta tvarka. Padalinio vadovas užtikrina, kad jam pavaldūs darbuotojai būtų supažindinami su vadovaujamo padalinio veikla, vykdomomis funkcijomis, veiklą reglamentuojančiais teisės aktais ir jų pakeitimais, bei kitais aktualiais dokumentais. Tarnybos darbuotojai savo veiklą turi organizuoti taip, kad tinkamai ir laiku atliktų nustatytas funkcijas ir pavestas užduotis.
17. Nesant Tarnybos padalinio vadovo (atostogos, komandiruotė, nedarbingumas ir kiti atvejai), jo funkcijas atlieka (pavaduoja) padalinio darbuotojas, kurio pareigybės aprašyme nustatyta tokia funkcija, arba Tarnybos direktoriaus įsakymu paskirtas kitas darbuotojas.
18. Tarnybos teritorinių padalinių darbuotojų pavadavimas nustatomas teritorinio padalinio vadovo rengiamoje pažymoje, kurioje darbuotojams darbo krūvis paskirstomas optimaliai, atsižvelgiant į darbuotojo turimą darbo krūvį ir užtikrinant kokybišką funkcijų vykdymą visoje vadovaujamo padalinio veiklos teritorijoje.
19. Siekiant užtikrinti Tarnybai pavestų funkcijų įgyvendinimą tinkamai ir laiku, komandiruotės metu pavadavimas gali būti nenustatomas, jei yra reikiamų techninių priemonių dokumentų pasirašymo ar kitų atliekamų funkcijų saugumui užtikrinti ir yra galimybė atlikti priskirtas funkcijas.
20. Tarnybos einamieji klausimai aptariami pasitarimuose, kurių periodiškumą nustato Tarnybos direktorius. Tarnybos pasitarimuose, atsižvelgiant į pasitarimo tematiką, dalyvauja Tarnybos direktorius, direktoriaus pavaduotojas, kancleris, patarėjas, padalinių vadovai ar juos pavaduojantys asmenys. Į pasitarimus Tarnybos direktorius gali pakviesti kitus Tarnybos darbuotojus arba kitus asmenis.
21. Padalinių vadovai organizuoja pavaldžių darbuotojų pasitarimus jiems pavestų uždavinių vykdymo klausimais ne rečiau nei kartą per mėnesį.
22. Jei Tarnyboje pasitarimų metu priimami sprendimai, kurių vykdymą būtina kontroliuoti, pasitarimai yra protokoluojami. Parengtą protokolą dokumentų valdymo sistemos priemonėmis pasirašo pasitarimo pirmininkas (organizatorius) ir protokolą surašęs asmuo. Pasirašytas protokolas registruojamas dokumentų valdymo sistemoje. Per pasitarimus priimtų sprendimų, duotų pavedimų kontrolę vykdo ir Tarnybos vadovybei informaciją apie sprendimų ar duotų pavedimų vykdymo eigą teikia Tarnybos padalinys ar darbuotojas, atsakingas už priimtų sprendimų, duotų pavedimų įgyvendinimą.
23. Tarnybos pasitarimai gali būti organizuojami nuotoliniu būdu, naudojant elektroninių ryšių bei telekomunikacijos priemones (vaizdo ir garso konferenciniu ryšiu ar kitais būdais). Jei daromas pasitarimo garso ir (ar) vaizdo įrašas pasitarimo protokolui parengti (surašyti), įrašas saugomas tris darbo dienas nuo pasitarimo dienos, o šiam terminui pasibaigus – ištrinamas.
III SKYRIUS
TARNYBOS VEIKLOS PLANAVIMAS IR VEIKLOS ATASKAITOS
24. Tarnybos veikla organizuojama vadovaujantis teisingumo ministro tvirtinamu metiniu veiklos planu. Tarnybos metinis veiklos planas rengiamas vadovaujantis Strateginio valdymo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2021 m. balandžio 28 d. nutarimu Nr. 292 „Dėl Strateginio valdymo metodikos patvirtinimo“, ir skelbiamas Tarnybos interneto svetainėje. Tarnyboje taip pat rengiami šie planavimo dokumentai:
25. Prireikus Tarnybos direktoriaus sprendimu gali būti sudaromi ir kiti su veiklos organizavimu susiję planai.
26. Metinio veiklos plano projektas Tarnyboje rengiamas, derinamas ir tvirtinamas šia tvarka:
26.1. Tarnybos padalinys, atsakingas už Tarnybos veiklos planavimo organizavimą, detalizuoja teisingumo ministro valdymo sričių strateginiame veiklos plane (toliau – Strateginis veiklos planas) planuojamų programų pažangos ir tęstinės veiklos uždavinius ir priemones, už kurių įgyvendinimą atsakinga Tarnyba;
26.2. Remdamiesi praėjusių metų pasiektais rezultatais, analize ir vertinimu bei atsižvelgdami į numatomą valstybės biudžeto asignavimų paskirstymą, padalinių vadovai (ar jų paskirti atsakingi darbuotojai) pagal kompetenciją teikia pasiūlymus padaliniui, atsakingam už įstaigos veiklos planavimo organizavimą, dėl metinio veiklos plano veiksmų ir jų vertinimo kriterijų, nurodydami vadovaujamo padalinio planuojamas priemones, šių priemonių įgyvendinimo veiksmus ir kriterijus (kiekvienai priemonei ne mažiau kaip po vieną), atsakingus vykdytojus, priemonių įgyvendinimo terminus. Metiniame veiklos plane nustatomais rodikliais turi būti siekiama Strateginiame veiklos plane nustatytų veiklos tikslų ir pažangos ir tęstinės veiklos uždavinių įgyvendinimo;
26.3. Tarnybos metinio veiklos plano programos (-ų) priemonių ir veiksmų įgyvendinimo valstybės biudžeto asignavimų planavimą bei programoje (-ose) naudojamų lėšų apskaitą ir jų naudojimo kontrolę atlieka Tarnybos padalinys, atsakingas už finansų valdymą;
26.4. padalinys, atsakingas už įstaigos veiklos planavimo organizavimą, apibendrina Tarnybos padalinių pateiktą priemonių, veiksmų ir vertinimo kriterijų tarpusavio suderinamumą ir parengia Tarnybos metinio veiklos plano projektą;
26.5. Tarnybos metinio veiklos plano projektas, suderinus su padalinių vadovais, kancleriu ir direktoriaus pavaduotoju, pateikiamas Tarnybos direktoriui;
26.6. Tarnybos direktoriui pritarus Tarnybos metinio veiklos plano projektui, jis teikiamas Teisingumo ministerijai;
27. Atsiskaitymas už metinio veiklos plano rezultatus vykdomas ir metinė veiklos ataskaita rengiama šia tvarka:
27.1. padalinių vadovai informaciją apie jų kompetencijai priskirtų veiksmų ir vertinimo kriterijų vykdymą pateikia padaliniui, atsakingam už įstaigos veiklos planavimą, per 5 darbo dienas po einamųjų metų kiekvieno ketvirčio pabaigos.
27.2. padalinys, atsakingas už įstaigos veiklos planavimą, apibendrina iš padalinių gautą informaciją apie metinio veiklos plano vykdymą ir per 10 darbo dienų po kiekvieno metų ketvirčio pabaigos, o metams pasibaigus – per 10 darbo dienų, suderinęs su kancleriu ir direktoriaus pavaduotoju, teikia Tarnybos direktoriui.
27.3. Tarnybos direktoriaus pavedimu metinio veiklos plano ataskaitos gali būti rengiamos ir už kitus laikotarpius bei pagal kitus nustatytus terminus;
28. Metinio veiklos plano įgyvendinimo stebėsena vykdoma šia tvarka:
28.1. Tarnybos direktorius, direktoriaus pavaduotojas ir kancleris pagal jiems priskirtas administruojamas veiklos sritis kontroliuoja, kaip Tarnyboje įgyvendinamas metinis veiklos planas, ar įgyvendintos priemonės ir pasiekti suplanuoti rezultatai. Atsakingi asmenys (padalinių vadovai) pagal kompetenciją stebi, koordinuoja ir kontroliuoja, kaip įgyvendinami Tarnybos metiniame veiklos plane numatyti veiksmai, uždaviniai ir priemonės, vertina, ar pavaldūs darbuotojai tinkamai įvykdė pavestas priemones ir veiksmus, esant būtinybei, teikia siūlymus Tarnybos direktoriui dėl metinio veiklos plano keitimo;
28.2. padalinys, atsakingas už finansų valdymą, vertina, ar efektyviai naudojami ištekliai uždaviniams įgyvendinti. Pastebėjus neefektyvų išteklių naudojimą, teikia Tarnybos direktoriui pastabas ir siūlymus dėl efektyvumo didinimo;
29. Einamaisiais metais planuojamų vykdyti viešųjų pirkimų planą pagal padalinių pateiktą poreikį rengia Tarnybos padalinys, atsakingas už viešųjų pirkimų vykdymą, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo nuostatomis.
30. Atskiriems su veiklos organizavimu susijusiems klausimams spręsti ar ypatingoms situacijoms suvaldyti Tarnybos direktorius tvirtina priemonių planus, paskiria už šiuose planuose numatytų priemonių vykdymą atsakingą (-us) padalinį (-ius).
31. Statistines Tarnybos veiklos ataskaitas apibendrina padalinys, atsakingas už įstaigos veiklos analizę, ir iki einančio po ataskaitinio laikotarpio mėnesio 15 dienos pateikia Tarnybos direktoriui, taip pat teikia jas skelbti Tarnybos interneto svetainėje. Tarnybos padaliniai, teikiantys duomenis veiklos statistinėms ataskaitoms, per 5 darbo dienas po einamųjų metų kiekvieno ketvirčio pabaigos pateikia juos apibendrinimui padaliniui, atsakingam už įstaigos veiklos analizę. Už padalinių pateiktos informacijos ir duomenų turinį, kokybę, teisingumą atsako juos pateikusių padalinių vadovai.
IV SKYRIUS
KOMISIJŲ, DARBO GRUPIŲ SUDARYMAS IR JŲ VEIKLA
32. Vykdant įstatymų, Vyriausybės nutarimų, kitų teisės aktų nuostatas, Tarnybos direktoriaus pavestoms užduotims atlikti gali būti sudaromos nuolatinės ar laikinosios komisijos arba darbo grupės.
33. Nuolatinės ar laikinosios komisijos arba darbo grupės sudaromos Tarnybos direktoriaus įsakymu, kuriame nustatomas komisijos arba darbo grupės uždaviniai, funkcijos, sudėtis, užduočių įvykdymo terminai, gali būti nustatomas veiklos organizavimas.
34. Į komisijų ir darbo grupių sudėtį bendru Tarnyboje veikiančių profesinių sąjungų sutarimu gali būti įtraukiamas profesinės sąjungos atstovas, jei kituose teisės aktuose ar Šakos kolektyvinėje sutartyje nenustatyta kitaip.
35. Jei Tarnyboje sudaromoje komisijoje ar darbo grupėje yra kviečiami dalyvauti kitų institucijų, įstaigų ir organizacijų atstovai, jos sudėtis tvirtinama Tarnybos direktoriaus įsakymu, atsižvelgiant į šių institucijų, įstaigų arba organizacijų raštu pateiktus siūlymus ar sutikimus dėl atstovų įtraukimo į šios komisijos ar darbo grupės narius.
36. Jei komisijos arba darbo grupės darbo reglamente (nuostatuose) ar kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose komisijos ar darbo grupės veiklą, nenustatyta kitaip:
36.1. posėdis yra teisėtas, jeigu jame dalyvauja ne mažiau kaip pusė komisijos arba darbo grupės narių. Priimti sprendimai yra teisėti, kai už juos balsuoja ne mažiau kaip pusė posėdyje dalyvavusių komisijos arba darbo grupės narių. Balsams pasidalijus po lygiai, lemiamas yra komisijos pirmininko arba darbo grupės vadovo balsas;
37. Komisijų, darbo grupių veiklos dokumentai (posėdžių protokolai, susirašinėjimo dokumentai, įvairūs projektai, pažymos ir kita) tvarkomi ir saugomi dokumentų valdymo sistemos priemonėmis, vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis.
38. Komisijos pirmininkas arba darbo grupės vadovas, įgyvendindamas komisijai ar darbo grupei pavestą užduotį, turi teisę:
38.1. reikalauti iš Tarnybos darbuotojų būtinų dokumentų komisijos ar darbo grupės veiklai užtikrinti;
39. Komisijos pirmininkas arba darbo grupės vadovas atlieka šias funkcijas, jei komisijos arba darbo grupės darbo reglamente (nuostatuose) ar kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose komisijos ar darbo grupės veiklą, nenustatyta kitaip:
39.2. organizuoja komisijos posėdžių protokolavimą ar kitokį pagal nustatytą tvarką priimtų sprendimų įforminimą;
40. Komisijų ar darbo grupių nariai yra atsakingi už komisijos pirmininko ar darbo grupės vadovo nurodymų tinkamą vykdymą.
41. Komisijos ar darbo grupės veikla gali būti nutraukta Tarnybos direktoriaus įsakymu. Komisijos ar darbo grupės veikla nutraukiama neįvykdžius užduoties, kai atsiranda aplinkybių, dėl kurių tolesnė komisijos ar darbo grupės veikla tampa netikslinga, arba kai atsiranda priežasčių, dėl kurių negalima įvykdyti komisijai ar darbo grupei nustatytų užduočių, dėl ko komisijos pirmininkas ar darbo grupės vadovas pateikia motyvuotą tarnybinį pranešimą Tarnybos direktoriui.
42. Komisijai ar darbo grupei nustatytas terminas užduočiai įvykdyti gali būti pratęstas tik tuo atveju, kai komisijos pirmininkas ar darbo grupės vadovas Tarnybos direktoriui pateikia motyvuotą prašymą, kuriame pateikia informaciją apie komisijos ar darbo grupės veiklos eigą ir išdėsto objektyvias priežastis, dėl kurių laiku neįvykdytos pavestos užduotys.
43. Komisijos ir darbo grupės posėdžiai gali būti organizuojami nuotoliniu būdu, naudojant elektroninių ryšių bei telekomunikacijos priemones (vaizdo ir garso konferenciniu ryšiu ar kitais būdais).
44. Jei komisijų ar darbo grupių darbo tvarką nustatančiuose teisės aktuose nenustatyta kitaip, garso įrašas:
44.1. gali būti daromas ir asmens duomenys (balso duomenys bei kiti duomenų subjekto pateikti duomenys) tvarkomi tik tinkamo posėdžio eigos fiksavimo, atsekamumo ir posėdžio protokolo surašymo tikslu;
44.2. saugojamas iki tol, kol bus parengtas posėdžio protokolas, bet ne ilgiau kaip 10 darbo dienų. Pasibaigus saugojimo terminui, garso įrašai sunaikinami.
V SKYRIUS
PAVEDIMŲ VYKDYMAS IR VYKDYMO KONTROLĖ
46. Pavedimus duoti turi teisę direktorius įsakymais, rezoliucijomis dokumentų valdymo sistemoje, kitokia rašytine ar žodine forma, direktoriaus pavaduotojas, kancleris, padalinių vadovai rezoliucijomis dokumentų valdymo sistemoje, kitokia rašytine ar žodine forma – Tarnybos darbuotojams pagal šių darbuotojų pareigybių aprašymuose nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Direktoriaus pavaduotojas ir kancleris duoda pavedimus pavaldžių padalinių vadovams, atsižvelgiant į padaliniams nustatytas funkcijas ir veiklos sritis, o Tarnybos darbuotojams – į jų pareigybės aprašymuose nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Prireikus direktoriaus pavaduotojas ir kancleris gali duoti pavedimus ir nepavaldiems padalinių vadovams ar darbuotojams, ir apie duotą pavedimą informuoja padalinio vadovo ar darbuotojo tiesioginį vadovą.
47. Už aukštesnių pagal pavaldumą valstybės institucijų vadovų pavedimų, kitų valstybės institucijų ir įstaigų, Tarnybos direktoriaus pavedimų įvykdymą tinkamai ir laiku pagal kompetenciją atsakingi padalinių darbuotojai, vadovai, taip pat Tarnybos direktoriaus pavaduotojas ir kancleris.
48. Pavedimas, išskyrus pavedimus parengti atitinkamą teisės akto projektą, ar pavedimus, kurie turi būti įvykdyti per teisės aktuose nustatytą laiką, turi būti įvykdytas ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo jo gavimo dienos, jeigu pavedime nenurodytas kitas pavedimo įvykdymo laikas. Pavedimai parengti atitinkamo teisės akto projektą turi būti įvykdyti ne vėliau kaip per 2 mėnesius nuo jų gavimo dienos, jeigu pavedime, įstatyme ar kitame teisės akte, kurio pagrindu duodamas pavedimas, nenurodytas kitas įvykdymo terminas.
49. Jei pavedimus reikia vykdyti nedelsiant arba skubos tvarka, dokumentų valdymo sistemos priemonėmis pažymima žyma „Skubiai“.
50. Kontroliuojamų pavedimų įvykdymo terminą paprastai nurodo Tarnybos direktorius, direktoriaus pavaduotojas arba kancleris.
51. Tarnybos teritoriniuose padaliniuose gautus teismo nuosprendžius, nutartis dėl naujai perduoto Tarnybai asmens pavaldiems darbuotojams perduoda vykdyti atitinkamo teritorinio padalinio vadovas, užrašydamas rezoliuciją dokumentų valdymo sistemoje. Pavedimas formuojamas atsižvelgiant į darbuotojo turimą darbo krūvį, patirtį, prižiūrimą teritoriją ir (ar) kitas objektyvias aplinkybes. Padalinio darbuotojas, atsakingas už prižiūrimo asmens duomenų suvedimą į Lietuvos kalėjimų tarnybos informacinę sistemą, suveda duomenis nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po nuosprendžio gavimo Tarnyboje dienos. Jei padalinyje tokio darbuotojo nėra, prižiūrimo asmens duomenis ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po nuosprendžio gavimo Tarnyboje dienos į informacinę sistemą suveda darbuotojas, kuriam padalinio vadovas pavedė vykdyti nuosprendį. Jei Lietuvos kalėjimų tarnybos informacinės sistemos nuostatai nustato kitokį duomenų suvedimo terminą, vadovaujamas šiais nuostatais.
52. Dokumentai ir teisės aktų projektai, susiję su pavedimų vykdymu, turi būti pateikti Tarnybos vadovybei ar kitam įgaliotam asmeniui pasirašyti likus ne mažiau kaip 2 darbo dienoms iki pavedimo įvykdymo termino pabaigos, išskyrus atvejus, kai pavedimas turi būti įvykdytas nedelsiant ar skubiai.
53. Jei pavedimas duotas keliems vykdytojams, pirmasis vykdytojas privalo organizuoti šio pavedimo vykdymą. Kiti vykdytojai privalo pagal kompetenciją per nustatytą, su pavedimo pirmuoju vykdytoju suderintą terminą pateikti pirmajam vykdytojui informaciją, reikalingą pavedimo vykdymui, ir (ar) atlikti kitus reikiamus veiksmus. Už pavedimo įvykdymą nustatytu terminu yra atsakingi visi vykdytojai. Asmeniškai už pavedimo įvykdymą yra atsakingi tiesioginis rengėjas bei jo padalinio vadovas. Jei pavedimas duotas keliems vykdytojams ir nurodoma jį vykdyti pagal kompetenciją, visi jame nurodyti vykdytojai yra atsakingi už pavedimo vykdymą ir atsakymus rengia savarankiškai.
54. Jei, paskirto pavedimo vykdytojo nuomone, pavedimas jam paskirtas ir (ar) dokumentai perduoti ne pagal jo kompetenciją arba prie pavedimo vykdymo pagal kompetenciją turi prisidėti kiti Tarnybos padaliniai ir (ar) darbuotojai, jis nedelsdamas kreipiasi į pavedimą davusį asmenį, kad būtų priimtas reikiamas sprendimas.
55. Kontroliuojamų pavedimų (tarp jų ir pavedimų parengti teisės aktų projektus) apskaitą tvarko ir jų vykdymo duomenis apibendrina už dokumentų valdymą atsakingas Tarnybos padalinys. Pavedimo vykdytojas (jei pavedimas duotas keliems vykdytojams, – pirmasis vykdytojas) informaciją apie pavedimo vykdymo eigą padaliniui, atsakingam už dokumentų valdymą, teikia per dokumentų valdymo sistemą arba elektroniniu paštu.
56. Jeigu įvykdyti Tarnybos vadovybės pavedimo per nustatytą terminą negalima dėl objektyvių priežasčių, apie tai turi būti pranešta pavedimą davusiam asmeniui ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki pavedimo įvykdymo termino pabaigos (išskyrus atvejus, kai pavedimo įvykdymo terminas ne ilgesnis kaip 3 darbo dienos), kuris priima sprendimą dėl pavedimo įvykdymo termino pratęsimo. Apie šį sprendimą informuojamas Tarnybos padalinys, atsakingas už dokumentų valdymą.
57. Pratęsus pavedimo įvykdymo terminą, už pavedimo įvykdymą nustatytu terminu atsakingas yra tas pats vykdytojas (vykdytojai), kuris(-ie) vykdė duotą pavedimą iki termino pratęsimo.
58. Jei dokumentų valdymo sistemos priemonėmis duotame pavedime yra prašomas įvykdymo komentaras, darbuotojas, įvykdęs pavedimą, turi surašyti komentarą, aprašant įvykdymo rezultatą (atsakymo išsiuntimo data ir numeris, el. paštu teikto atsakymo data ir adresatas, ir pan.).
59. Laikoma, kad pavedimas Tarnyboje įvykdytas, kai dėl jo yra priimtas Tarnybos direktoriaus įsakymas, pateiktas teisės akto projektas Teisingumo ministerijai, pateiktos pastabos dėl pateikto vertinti teisės akto projekto; kai įvykdyti pavedime nurodyti veiksmai; kai į klausimą atsakyta ar apie jį referuota Tarnybos direktoriui, direktoriaus pavaduotojui arba kancleriui; kai klausimas persiųstas nagrinėti ir spręsti kitai institucijai.
60. Kartą per savaitę padalinys, atsakingas už dokumentų valdymą, informuoja Tarnybos direktorių, direktoriaus pavaduotoją arba kanclerį, Tarnybos padalinių vadovus apie kontroliuojamų pavedimų vykdymą.
VI SKYRIUS
TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ RENGIMAS IR VIZAVIMAS
62. Tarnyba, įgyvendindama įstatymuose, Vyriausybės nutarimuose, teisingumo ministro įsakymuose ar kituose teisės aktuose numatytus pavedimus priimti norminius teisės aktus, taip pat savo iniciatyva rengia ir teikia Teisingumo ministerijai teisės aktų projektus arba rengia Tarnybos direktoriaus įsakymų projektus (toliau – teisės aktų projektai).
63. Tarnybos direktorius, direktoriaus pavaduotojas ar kancleris gali pavesti padaliniams rengti teisės aktų projektus pagal kompetenciją.
64. Padaliniai, atliekantys vidaus administravimo funkcijas, inicijuoja ir rengia Tarnybos vidaus administravimo teisės aktų projektus, reikalingus atitinkamo padalinio funkcijoms tinkamai atlikti, vidaus kontrolei užtikrinti.
65. Teisės aktų projektams rengti gali būti sudaromos darbo grupės iš Tarnybos, Teisingumo ministerijos, prireikus – ir kitų valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų, asociacijų ar organizacijų deleguotų atstovų.
66. Tarnybos padalinys, rengiantis teisės aktų projektą, prireikus gali pasitelkti kito Tarnybos padalinio valstybės tarnautoją ar darbuotoją dalyvauti rengiant teisės aktų projektą (suderinus su šio padalinio vadovu).
67. Tarnybos rengiami teisės aktų projektai ir teisės aktų projektų lydimieji dokumentai turi atitikti teisės aktų projektų formos, struktūros, turinio ir kalbos reikalavimus, numatytus Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme, Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose, patvirtintose teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“, Dokumentų rengimo taisyklėse ir kituose teisės aktuose.
68. Parengti teisės aktų projektai derinami su padalinių vadovais, asmenimis, dalyvavusiais rengiant teisės akto projektą, suinteresuotomis valstybės ar savivaldybės institucijomis, įstaigomis, asociacijomis ir kitais subjektais. Su Tarnyboje veikiančiomis profesinėmis sąjungomis teisės aktų projektai derinami Šakos kolektyvinėje sutartyje nustatyta tvarka.
69. Parengtą teisės akto projektą dokumentų valdymo sistemos priemonėmis teisės akto projekto rengėjas (jei teisės akto projektą rengia Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras – padalinio, atsakingo už personalo valdymą, darbuotojas) pateikia vizuoti:
69.1. asmenims, dalyvavusiems rengiant teisės akto projektą (jei teisės akto projektą rengė ne vienas asmuo arba, jei buvo sudaryta darbo grupė, – darbo grupės nariams);
69.3. padalinio, atliekančio teisės funkcijas, vadovui ir teisininkui – norminio teisės akto projektą. Atskirais atvejais teisininkui gali būti pavesta vizuoti individualaus pobūdžio teisės akto projektą;
69.4. padalinio, atsakingo už personalo valdymą, vadovui, kai teisės akto projekte reguliuojamas žmogiškųjų išteklių planavimas, valdymas ar kiti su tuo susiję klausimai;
69.5. padalinio, atsakingo už finansų valdymą, vadovui, teisės akto projektas, kuriam įgyvendinti reikalingi valstybės biudžeto asignavimai (įskaitant planavimo dokumentų projektus, jei numatomas priemonių finansavimas);
69.6. asmens duomenų apsaugos pareigūno funkcijas atliekančiam Tarnybos darbuotojui – teisės akto projektas, kuriame reglamentuojamas asmens duomenų tvarkymas ar apsauga;
70. Teisės aktų projektai turi būti parengti per 10 darbo dienų nuo Tarnybos direktoriaus pavedimo juos parengti dienos, jei nenurodytas kitas įvykdymo terminas. Norminiai teisės aktų projektai turi būti pavizuoti arba pateiktos pastabos dėl projekto ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, išskyrus atvejus, jei teisės aktas turi būti priimtas skubos tvarka. Individualaus pobūdžio teisės aktų projektai turi būti parengti ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki pasirašymo (taikymo) dienos ir pateikti vizuoti, ne vėliau kaip per 2 darbo dienas turi būti pavizuoti arba pateiktos pastabos dėl projekto.
71. Pasiūlymus dėl teisės aktų projektų bei galiojančių teisės aktų tobulinimo Tarnybai privalo teikti padalinių vadovai, kiti darbuotojai pagal savo kompetenciją.
72. Tarnybos direktoriaus įsakymų vykdymą kontroliuoja direktoriaus pavaduotojas ir kancleris pagal jiems priskirtą administruojamą veiklos sritį ar įsakyme paskirtas atsakingas už įsakymo vykdymo kontrolę darbuotojas.
73. Teisės akto projekto rengėjai (darbuotojai ar padalinys pagal veiklos sritį) privalo stebėti priimto teisės akto aktualumą, būtinybę atnaujinti, tikslinti nuostatas pasikeitus teisiniam reguliavimui ar atsiradus naujam teisiniam reguliavimui, arba pasikeitus aplinkybėms, inicijuoti ir parengti atitinkamus teisės aktų projektus.
74. Jeigu rengiamas kelių institucijų vadovų bendras įsakymas, jis vizuojamas ir pasirašomas Reglamento 69 punkte nustatyta tvarka.
75. Tarnyboje rengiami norminių teisės aktų, susijusiu su Lietuvos Respublikos korupcijos prevencijos įstatymo 8 straipsnyje nurodytų visuomeninių santykių reguliavimu, projektai turi būti įvertinti antikorupciniu požiūriu. Teisės akto rengėjas teisės akto projektą iki pateikimo pasirašyti Tarnybos direktoriui turi pateikti Tarnybos padaliniui, atsakingam už korupcijos prevenciją, kuris Vyriausybės nustatyta tvarka atlieka teisės aktų antikorupcinį vertinimą. Tarnybos direktoriaus sprendimu, teisės akto projekto antikorupcinis vertinimas gali būti atliekamas ir kitais, Korupcijos prevencijos įstatymo 8 straipsnyje nenurodytais, atvejais.
VII SKYRIUS
DOKUMENTŲ VIZAVIMAS IR PASIRAŠYMAS
76. Tarnybos darbuotojai, vykdydami funkcijas ir atskirus Tarnybos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo, kanclerio arba tiesioginio vadovo pavedimus, rengia Tarnybos raštų ir dokumentų projektus. Tarnyboje rengiami dokumentai turi atitikti Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus, įforminti laikantis lietuvių kalbos rašybos taisyklių. Dokumento rengėjas atsako už dokumento tinkamą įforminimą.
77. Tarnyboje parengtus dokumentų projektus, prieš teikiant pasirašymui dokumento rengėjas dokumentų valdymo sistemos priemonėmis turi suderinti su:
77.4. padalinio, atsakingo už personalo valdymą, vadovu, kai rengiamas dokumentas susijęs su žmogiškųjų išteklių planavimu, valdymu ar kitais tos srities klausimais;
77.5. padalinio, atsakingo už finansų valdymą, vadovu, kai rengiamas dokumentas susijęs su valstybės biudžeto asignavimų panaudojimu (įskaitant planavimo dokumentų projektus, jei numatomas priemonių finansavimas);
78. Tarnybos direktorius pasirašo įsakymus, nutarimus, įgaliojimus, sutartis, dokumentus adresuotus valstybinės valdžios, valdymo institucijoms, Lietuvos Respublikos Seimo nariams, juridiniams ir fiziniams asmenims, tarptautinėms institucijoms ir organizacijoms, kitus teisės aktų jam pasirašyti priskirtus dokumentus.
79. Kiti Tarnybos darbuotojai turi teisę pasirašyti dokumentus, kuriuos pasirašyti juos įgalioja arba jiems paveda Tarnybos direktorius atskiru įsakymu.
80. Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro (toliau – NBFC) atsakingas darbuotojas pirmojo ir antrojo parašo teise pasirašo banko ir kasos dokumentus, buhalterinės apskaitos dokumentus, kitus finansinio ir ūkinio pobūdžio dokumentus. Antrojo parašo teise pasirašo visus finansinės atskaitomybės ir apskaitos dokumentus, kuriuose būtinas Tarnybos vyriausiojo finansininko (buhalterio) parašas.
81. Kitus vidaus dokumentus (aktus, pažymas, tarnybinius pranešimus ir kt.), parengtus vykdant nustatytas funkcijas, pasirašo jų rengėjai.
82. Tarnyboje sudaromi elektroniniai dokumentai nustatyta tvarka pasirašomi teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.
VIII SKYRIUS
SUTARČIŲ SUDARYMAS
84. Tarnybos vardu sudaromos sutartys (prekių, paslaugų, darbų pirkimo, bendradarbiavimo, projektų įgyvendinimo, kitos sutartys) turi atitikti Lietuvos Respublikos civilinio kodekso, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo, kitų atskirų rūšių sutarčių specialiuosius reikalavimus nustatančių Lietuvos Respublikos įstatymų bei kitų teisės aktų nuostatas, reglamentuojančias sutarčių sudarymą, vykdymą, galiojimą.
85. Tarnybos vardu sudaromas sutartis pasirašyti turi teisę Tarnybos direktorius arba jį pavaduojantis asmuo, arba Tarnybos direktoriaus įsakymu įgaliotas darbuotojas.
86. Sutarčių projektus, jei Tarnybos direktorius nenustatė kitaip, rengia:
86.1. sutartį inicijuojantis padalinys arba Tarnybos direktoriaus įgaliotas asmuo jų funkcijoms ir kompetencijai priskirtais klausimais;
87. Sutartys sudaromos lietuvių kalba, išskyrus su užsienio valstybe ar tarptautine organizacija sudarytos sutartys.
88. Sutartys gali būti pasirašomos teisinę galią turinčiu kvalifikuotu elektroniniu parašu. Jei pasirašoma neelektroniniu būdu, pasirašoma tiek sutarties egzempliorių, kiek yra sutarties šalių.
89. Sutartyse turi būti: sutarties šalių rekvizitai, sutarties šalių atstovų vardai ir pavardės (jei reikia – asmens kodai ir įgaliojimų duomenys), nurodytas šalies atstovavimo pagrindas, sutarties dalykas (objektas), sutarties šalių įsipareigojimai ir teisės, sutarties galiojimo tvarka, šalių atsakomybė, šalių įsipareigojimai dėl konfidencialumo ir duomenų apsaugos, sutarties galiojimo terminas, sutarties nutraukimo tvarka, sutarties šalių ginčų sprendimo tvarka.
90. Prekių, paslaugų, darbų pirkimo sutartys rengiamos, vizuojamos ir derinamos Lietuvos probacijos tarnybos finansų kontrolės taisyklių, patvirtintų Tarnybos direktoriaus 2023 m. sausio 12 d. įsakymu Nr. V-18 „Dėl Lietuvos probacijos tarnybos finansų kontrolės taisyklių patvirtinimo“, Viešųjų pirkimų planavimo, organizavimo, vykdymo ir kontrolės taisyklių, patvirtintų Tarnybos direktoriaus 2022 m. gegužės 23 d. įsakymu Nr. V-138 „Dėl Viešųjų pirkimų planavimo, organizavimo, vykdymo ir kontrolės taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka, kitos sutartys – Reglamento 69 punkte nustatyta tvarka.
91. Jei sutarties projektą parengia kita šalis, su kuria bus pasirašoma sutartis, toks sutarties projektas taip pat turi būti suderintas ir pasirašytas Reglamento nustatyta tvarka.
92. Tarnybos sudarytos sutartys yra registruojamos ir saugomos dokumentų valdymo sistemoje sutarčių registre teisės aktų nustatyta tvarka. Neelektroniniu būdu pasirašytos sutartys teisės aktų nustatyta tvarka saugomos už dokumentų valdymą atsakingame Tarnybos padalinyje, kuris yra atsakingas už tai, kad pasirašytas ir užregistruotas sutarties egzempliorius būtų išsiųstas kitai šaliai.
93. Sutarčių galiojimo terminus, sutartinių įsipareigojimų vykdymą, sutarčių nutraukimą, pakeitimą, rekvizitų atnaujinimą ir pan. kontroliuoja sutartyje atsakingu numatytas darbuotojas.
94. Sutarčių finansinės dalies vykdymą ir mokėjimus pagal sutartis kontroliuoja Tarnybos atsakingi asmenys pagal Lietuvos probacijos tarnybos finansų kontrolės taisykles.
95. Tarnybos padalinys, atsakingas už tarptautinį bendradarbiavimą, organizuoja, koordinuoja Tarnybos vardu ir pagal Tarnybos kompetenciją sudaromų su užsienio valstybių ar tarptautinių organizacijų institucijomis ir įstaigomis susitarimų projektų rengimą, jų vykdymą.
IX SKYRIUS
TARNYBOS DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR PASKIRSTYMAS
97. Tarnybos veiklos dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.
98. Tarnyboje parengti ir gauti dokumentai registruojami dokumentų valdymo sistemoje atitinkamame registre pagal Tarnybos direktoriaus patvirtintą dokumentacijos planą.
99. Tarnyboje parengtus siunčiamus dokumentus registruoja darbuotojai, kuriems suteikta teisė registruoti dokumentus, Tarnyboje parengti vidaus dokumentai registruojami dokumentų valdymo sistemoje, pasirenkant automatinį registravimą.
100. Visi Tarnybos dokumentai dedami į bylas (elektroniniai dokumentai – į atitinkamas bylas dokumentų valdymo sistemoje) pagal Tarnybos direktoriaus patvirtintą dokumentacijos planą. Dokumentacijos plano duomenis rengia Tarnybos padalinys, atsakingas už dokumentų valdymą.
101. Tarnybos teritoriniuose padaliniuose už dokumentų valdymo organizavimą atsakingas atitinkamo padalinio vadovas. Teritorinio padalinio vadovas atsakingas už pavaldžių darbuotojų supažindinimą (teisės aktų nustatyta tvarka) su gaunamais fiziniu būdu arba elektroninio ryšio priemonėmis dokumentais (įsakymais, informaciniais dokumentais ir kt.) iš vadovaujančių Tarnybos darbuotojų arba dokumentų ir personalo valdymo srities darbuotojų bei kitų institucijų (jei dokumentuose nurodyta informacija yra susijusi su jų tarnybine (darbo) veikla).
102. Tarnybos darbuotojai tiesiogiai iš kitų įstaigų, privačių fizinių ir juridinių asmenų gavę Tarnybai adresuotus dokumentus, privalo juos perduoti už dokumentų registravimą atsakingam Tarnybos darbuotojui.
103. Elektroninio ryšio priemonėmis gauti elektroniniai dokumentai ar skaitmeninės dokumentų kopijos, kuriose yra užtikrinta teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, registruojami bendra tvarka. Jei vėliau gaunami pasirašyti šių dokumentų originalai, jie registruojami ta pačia data ir numeriu. Darbuotojų elektroninio pašto adresais gauti dokumentai, kurių užduotis reikia vykdyti, persiunčiami į oficialią Tarnybos elektroninio pašto dėžutę, adresu probacija@probacija.lt. Oficialiu elektroninio pašto adresu gauti dokumentai registruojami bendra tvarka.
104. Neregistruojami gauti reklaminiai lankstinukai, konferencijų programos, periodiniai leidiniai, sveikinimo laiškai, asmeninio pobūdžio laiškai, kvietimai (išskyrus į mokymus, seminarus, tarptautines konferencijas) ir kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į dokumentų apskaitos sistemą.
105. Dokumentai, gauti iš valstybinės valdžios institucijų, teismų, ministerijų, fizinių ar juridinių asmenų, užsienio šalių, užregistravus perduodami:
105.1. Tarnybos direktoriui – visi gauti dokumentai, išskyrus nurodytus Reglamento 105.2 papunktyje;
105.2. Tarnybos teritorinių padalinių vadovams – teismo nuosprendžiai, nutartys, su konkrečiu atitinkamame padalinyje prižiūrimu asmeniu susiję dokumentai, gauti iš valstybės ar savivaldybių institucijų, teritoriniame padalinyje prižiūrimų asmenų prašymai, skundai, adresuoti atitinkamo teritorinio padalinio vadovui.
106. Tarnybos direktorius, direktoriaus pavaduotojas, kancleris ar Tarnybos padalinių vadovai, skirdami dokumento užduoties vykdytoją, rašo rezoliuciją. Gauti dokumentai (skaitmeninės jų kopijos) perduodami vykdytojams per dokumentų valdymo sistemą. Jei reikia, gautų dokumentų originalus vykdytojai pasiima iš šiuos dokumentus užregistravusių atsakingų darbuotojų. Jei yra paskirti keli vykdytojai, gauto dokumento originalas atiduodamas pagrindiniam vykdytojui.
107. Tarnybos darbuotojai privalo darbo laiku ne rečiau kaip kas 2 valandas tikrinti tarnybinio elektroninio pašto dėžutes ir savo vartotojo paskyrą dokumentų valdymo sistemoje. Dokumentų valdymo sistemos aplinkos netikrinimas neatleidžia nuo pareigos laiku įvykdyti užduotis ir pavedimus.
108. Dokumentų rengimo, derinimo (vizavimo), pasirašymo, tvirtinimo, supažindinimo su dokumentais, rezoliucijų rašymo procesai atliekami dokumentų valdymo sistemoje arba atitinkami rekvizitai (vizos, parašas, tvirtinimo, supažindinimo žymos, rezoliucijos) įforminami pačiuose dokumentuose, pasirašant atsakingiems asmenims.
109. Pasirašant (vizuojant, tvirtinant, pasirašant dokumentus ar su jais susipažįstant, rašant rezoliucijas) dokumentų valdymo sistemos priemonėmis vidaus dokumentus ar kvalifikuotu elektroniniu parašu visus dokumentus, kiekvieno dokumentų valdymo sistemos vartotojo prisijungimo duomenys (vartotojo vardas ir slaptažodis) vienareikšmiškai identifikuoja konkretų Tarnybos darbuotoją, kurio duomenys, logiškai susieti su pasirašomu dokumentu, turi tokią pačią teisinę galią, kaip parašas rašytiniuose Tarnybos dokumentuose.
110. Tarnybos padaliniai reikalingą informaciją vienas kitam teikia telefonu arba elektroniniu paštu. Prireikus, informacija gali būti teikiama dokumentų valdymo sistemos priemonėmis, parengiant tarnybinį pranešimą, pažymą ar ataskaitą.
111. Už teritoriniuose padaliniuose sudaromų Tarnybos prižiūrimų asmenų bylų ir kitų dokumentų bylų tinkamą tvarkymą ir saugojimą atsako padalinių vadovai ar darbuotojai, atsakingi už padalinio bylų sudarymą, nurodyti Tarnybos dokumentacijos plane.
X SKYRIUS
UŽSIENIO VALSTYBIŲ IR TARPTAUTINIŲ INSTITUCIJŲ AR ORGANIZACIJŲ
ATSTOVŲ PRIĖMIMAS
113. Užsienio valstybių, tarptautinių institucijų ir organizacijų atstovų priėmimus organizuoja ir koordinuoja Tarnybos padalinys, atsakingas už tarptautinį bendradarbiavimą, bei padalinys, kurio kvietimu ar kuruojamu klausimu vyksta susitikimas, kiti Tarnybos direktoriaus paskirti darbuotojai.
114. Priėmimo programą, darbotvarkę ir (ar) kitą, su priėmimu susijusią medžiagą ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki priėmimo už priėmimą atsakingas asmuo pateikia Tarnybos direktoriui, jeigu direktorius nenustato kitaip. Tarnybos reprezentacinių dovanų ir (ar) dovanų pagal tradicijas įsigijimą inicijuoja Tarnybos patarėjas.
XI SKYRIUS
VISUOMENĖS INFORMAVIMAS IR INFORMACIJOS TEIKIMAS
116. Visuomenės informavimu apie Tarnybos veiklą ir viešosios nuomonės apie Tarnybą formavimą vykdo komunikaciją koordinuojantis Tarnybos patarėjas.
117. Apie Tarnybos veiklą visuomenę informuoja Tarnybos direktorius, Tarnybos patarėjas ar direktoriaus pavedimu direktoriaus pavaduotojas, kancleris, padalinių vadovai, kiti darbuotojai. Teritorinių padalinių vadovai dalyvauja išorinės komunikacijos renginiuose, žiniasklaidos priemonėse ar kitose viešinimo priemonėse ar atstovauja Tarnybą kitose valstybės ir savivaldybės institucijose, prieš tai savo dalyvavimą suderinę su Tarnybos patarėju arba direktoriaus pavaduotoju (esant skubiam atvejui, – iš karto po dalyvavimo informuoja Tarnybos patarėją ir direktoriaus pavaduoją elektroniniu paštu).
118. Tarnybos direktorius ar Tarnybos patarėjas teikia informaciją visuomenės informavimo priemonėms, komentuodamas su Tarnybos veikla susijusius klausimus, informuodamas apie svarbiausius sprendimus, pasirašytus dokumentus bei kitus su Tarnyba susijusius klausimus, taip pat, esant poreikiui, rengia pranešimus spaudai, socialiniams tinklams.
119. Pranešimai spaudai, kita informacija, pateikiama visuomenės informavimo priemonėms bei viešinama Tarnybos internetinėje svetainėje ar oficialiose Tarnybos socialinių tinklų paskyrose turi būti suderinta su Tarnybos direktoriumi ir privalo atspindėti oficialią Tarnybos poziciją. Tarnybos patarėjas periodiškai atlieka Tarnybos internetinėje svetainėje skelbiamos informacijos stebėseną ir imasi priemonių užtikrinti informacijos aktualumą, korektiškumą bei kartu su darbuotoju, atsakingu už informacines technologijas, užtikrina internetinės svetainės atitiktį Bendrųjų reikalavimų valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų interneto svetainėms ir mobiliosioms programoms aprašo, patvirtinto Vyriausybės 2003 m. balandžio 18 d. nutarimu Nr. 480 „Dėl Bendrųjų reikalavimų valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų interneto svetainėms ir mobiliosioms programoms aprašo patvirtinimo“.
120. Informaciją Tarnybos interneto svetainėje administruoja, tvarko ir skelbia atsakingi darbuotojai, pagrindinis informacijos administratorius – Tarnybos patarėjas. Tarnybos interneto svetainėje skelbtiną informaciją teikia padalinių vadovai ar jų paskirti darbuotojai, atsakingi už tam tikrus interneto svetainės skyrius, sritis ir dalis. Padalinių vadovai atsako už tai, kad su jų padalinio veikla susijusi, viešinti skirta aktuali informacija būtų pateikiama operatyviai, tiksliai ir išsamiai.
XII SKYRIUS
ASMENŲ APTARNAVIMAS, JŲ PRAŠYMŲ IR SKUNDŲ NAGRINĖJIMAS
122. Asmenys Tarnyboje aptarnaujami, jų prašymai ir skundai nagrinėjami Viešojo administravimo įstatymo, Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimo Nr. 875 „Dėl asmenų prašymų ir skundų nagrinėjimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“, Klientų aptarnavimo Lietuvos probacijos tarnyboje standarto, patvirtinto Tarnybos direktoriaus 2022 m. gegužės 18 d. įsakymu Nr. V-134 „Dėl Klientų aptarnavimo Lietuvos probacijos tarnyboje standarto patvirtinimo“, Lietuvos probacijos tarnybos darbuotojų etikos kodekso, patvirtinto Tarnybos direktoriaus 2022 m. birželio 30 d. įsakymu Nr. V-177 „Dėl Lietuvos probacijos tarnybos darbuotojų etikos kodekso patvirtinimo“, ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
123. Asmenys prašymus gali pateikti tiek raštu (tiesiogiai asmeniui atvykus į Tarnybą, atsiuntus paštu ar per pasiuntinį, elektroniniu būdu), tiek žodžiu (tiesiogiai asmeniui atvykus į Tarnybą). Žodiniai prašymai priimami tik tais atvejais, kai juos galima išnagrinėti ir išspręsti tuoj pat, nepažeidžiant asmens ir Tarnybos interesų. Prašymai išduoti pažymas ir kitus dokumentus priimami tik pateikti raštu.
124. Tarnyboje užregistruoti skundai ir prašymai perduodami Tarnybos direktoriui. Teritoriniame padalinyje prižiūrimų asmenų prašymai ir skundai, adresuoti atitinkamo teritorinio padalinio vadovui, perduodami padalinio vadovui.
125. Atsakymus (sprendimus) į skundus ir prašymus pasirašo Tarnybos direktorius, arba įgalioti direktoriaus pavaduotojas ar kancleris pagal administruojamą veiklos sritį, ar kiti Tarnybos darbuotojai.
126. Skundai ir prašymai, kuriuose nenurodytas asmens vardas, pavardė arba asmens nepasirašyti, teisės aktų nustatyta tvarka gali būti nenagrinėjami.
127. Tarnybos direktorius asmenis priima nustatytomis darbo dienomis ir valandomis, apie tai informuojant Tarnybos interneto svetainėje, skelbimų lentoje. Kai nėra Tarnybos direktoriaus, asmenis priima jo pavaduotojas, kancleris ar padalinių vadovai pagal kompetenciją.
XIII SKYRIUS
TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS
129. Tarnybos darbuotojų tarnybinės komandiruotės organizuojamos vadovaujantis Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 „Dėl dienpinigių ir kitų komandiruočių išlaidų apmokėjimo“, teisingumo ministro 2009 m. birželio 26 d. įsakymu Nr. 1R-202 „Dėl tarnybinių komandiruočių tvarkos aprašo ir tarnybinės komandiruotės užsienio valstybėje ataskaitos pavyzdinės formos patvirtinimo“ bei šio reglamento nuostatomis.
130. Dėl tarnybinių komandiruočių, į kurias vykstama tarnybiniu transportu arba savo asmeniniu transportu ar viešuoju transportu, rašomas NBFC nustatytos formos Prašymas leisti vykti į komandiruotę ir apmokėti komandiruotės išlaidas (toliau – Prašymas vykti į komandiruotę) (galima iš karto nurodyti Darbo kodekse nustatytą kompensavimo už kelionę būdą), kuris suderintas dokumentų valdymo sistemoje su tiesioginiu vadovu, padalinio, atsakingo už finansų valdymą, vadovu ir (jei sprendimą priima Tarnybos direktorius) su direktoriaus pavaduotuoju arba kancleriu pagal jų administruojamas veiklos sritis, ne vėliau kaip prieš 5 darbo dienas pateikiamas sprendimui priimti ir tvirtinti:
130.1. Tarnybos direktoriui – dėl direktoriui tiesiogiai pavaldžių darbuotojų tarnybinės komandiruotės ir dėl visų darbuotojų tarnybinės komandiruotės į užsienio valstybes;
131. Tarnybos direktorius, direktoriaus pavaduotojas ar kancleris sprendimą dėl tarnybinės komandiruotės priima atsižvelgdami į gautus dokumentus (Teisingumo ministerijos nurodymus, kitų įstaigų, įmonių, organizacijų kvietimus, pranešimus, Tarnybos padalinių tarnybinius pranešimus ar darbuotojų prašymus ir kt.) ir į tarnybinį būtinumą.
132. Tarnybos direktoriaus, jo pavaduotojo ar kanclerio (atsižvelgiant į 130.1 ir 130.2 papunkčių nuostatas) patvirtintas Prašymas vykti į komandiruotę dokumentų valdymo sistemos priemonėmis perduodamas vykdyti pagal kompetenciją – padaliniui, atsakingam už finansų valdymą, padaliniui, atsakingam už personalo valdymą, ir NBFC.
133. Tarnybos darbuotojai, grįžę iš tarnybinės komandiruotės, privalo ne vėliau kaip per 3 darbo dienas pateikti avansinę apyskaitą ir atitinkamus dokumentus apie komandiruotės metu patirtas faktines išlaidas, dokumentų valdymo sistemoje susiejant avansinę apyskaitą su Prašymu vykti į komandiruotę. Avansinė ataskaita, pateikiama tvirtinti padalinio, atsakingo už finansų valdymą, vadovui ir Tarnybos direktoriui, prieš tai turi būti dokumentų valdymo sistemoje peržiūrėta padalinio, atliekančio finansų valdymo funkcijas, atsakingo darbuotojo ir suderinta su darbuotojo tiesioginiu vadovu bei padalinio, atliekančio finansų valdymo funkcijas, patarėju.
134. Darbuotojas, grįžęs iš komandiruotės užsienyje, ne vėliau kaip per 3 darbo dienas parengia komandiruotės užsienyje ataskaitą, kuri kartu su pridedama komandiruotės darbotvarke pateikiama tvirtinti tiesioginiam vadovui. Patvirtinta ataskaita perduodama susipažinti už padaliniui, atsakingam už komandiruotes užsienyje, ir esant poreikiui kitiems atsakingiems darbuotojams.
135. Jeigu pagal oficialią darbotvarkę tarnybinėje komandiruotėje numatyta dirbti poilsio ar švenčių dieną ir (ar) viršvalandžius (jei per dieną numatyta dirbti daugiau nei 8 valandas arba atitinkamai pagal sutrumpintą darbo laiko normą dirbantiems darbuotojams viršijus įprastą darbo laiko režimą), darbuotojas, grįžęs iš komandiruotės, per 3 darbo dienas pateikia Tarnybos direktoriui tvirtinti prašymą dėl kompensavimo (toliau – Prašymas dėl kompensavimo) (apskaičiavęs darbo laiką valandomis ir minutėmis) ir nurodo pageidaujamą kompensavimo būdą vadovaujantis Darbo kodekso nuostatomis.
136. Jei kelionė į komandiruotės vietą ir iš jos vyko prieš ar po darbo dienos valandų, poilsio ar švenčių dieną ir jei darbuotojas to nenurodė Prašyme dėl vykimo į komandiruotę arba pasikeitus nurodytai informacijai, darbuotojas pateikiamame Prašyme dėl kompensavimo nurodo kompensavimo už kelionėje į (iš) komandiruotės darbo vietą (-os) sugaištą laiką (valandomis ir minutėmis) būdą – pridedant šį poilsio laiką prie kasmetinių atostogų ar suteikiant kompensuojamą poilsio laiką iškart po komandiruotės (šiuo atveju su tiesioginiu vadovu suderinama elektroninio ryšio priemonėmis). Jei darbuotojui, elektroninių ryšių priemonėmis suderinus su savo tiesioginiu vadovu, pirmą dieną po kelionės suteikiamas poilsio laikas, apie tai jis turi nurodyti Prašyme dėl kompensavimo, įrašydamas tikslią suteikto poilsio laiko datą ir laiką (valandomis ir minutėmis). Jei dėl objektyvių priežasčių kelionė trunka ilgiau, nei darbuotojas buvo nurodęs Prašyme dėl vykimo į komandiruotę, Prašyme dėl kompensavimo turi būti nurodomos tai pagrindžiančios aplinkybės ir, esant galimybei, pridedami jas pagrindžiantys dokumentai.
137. Prašymas dėl kompensavimo dokumentų valdymo sistemoje turi būti susietas su Prašymu dėl vykimo į komandiruotę ir suderintas Reglamento 130 punkte nustatyta tvarka. Tarnybos direktoriaus patvirtintas darbuotojo prašymas pateikiamas darbuotojo tiesioginiam vadovui ir vykdyti pagal kompetenciją – padaliniui, atsakingam už finansų valdymą, padaliniui, atsakingam už personalo valdymą, ir NBFC.
XIV SKYRIUS
ATOSTOGOS
138. Tarnybos darbuotojams suteikiamų atostogų rūšis ir kitas poilsio dienas (poilsio laiką) reglamentuoja Vidaus tarnybos statutas, Valstybės tarnybos įstatymas, Darbo kodeksas, Nacionalinė kolektyvinė sutartis ir Šakos kolektyvinė sutartis (toliau kartu – kolektyvinės sutartys).
139. Tarnybos direktoriui atostogos ir poilsio dienos (poilsio laikas) suteikiamos Teisingumo ministerijos darbo reglamento nustatyta tvarka.
140. Kasmetinės atostogos Tarnybos darbuotojams suteikiamos pagal einamųjų metų pradžioje sudaromą ir Tarnybos direktoriaus patvirtintą atostogų grafiką.
141. Kasmetinių atostogų grafiko sudarymo ir atostogų darbuotojams suteikimo tvarka nustatyta Tarnybos vidaus tvarkos taisyklėse.
142. Sprendimą dėl atostogų Tarnybos darbuotojams suteikimo priima:
142.1. Tarnybos direktorius – dėl direktoriui tiesiogiai pavaldžių darbuotojų kasmetinių atostogų, kitų rūšių atostogų, poilsio dienų (poilsio laiko) ir dėl visų Tarnybos darbuotojų mokymosi atostogų;
142.2. Tarnybos direktoriaus pavaduotojas ir kancleris – dėl jų kuruojamų padalinių vadovų kasmetinių atostogų, kitų rūšių atostogų (išskyrus mokymosi atostogas) ir poilsio dienų (poilsio laiko);
XV SKYRIUS
DARBUOTOJŲ SKATINIMAS
145. Tarnybos darbuotojai apdovanojami ir skatinami vadovaujantis Vidaus tarnybos statutu, Valstybės tarnybos įstatymu, Darbo kodeksu, Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų darbuotojų darbo apmokėjimo ir komisijų narių atlygio už darbą įstatymu, Vyriausybės 2002 m. liepos 19 d. nutarimo Nr. 1167 „Dėl Vienkartinių piniginių išmokų valstybės tarnautojams ir biudžetinių įstaigų darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, skyrimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, Vidaus tarnybos sistemos pareigūnų skatinimo, apdovanojimo ir apdovanojimo atėmimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2019 m. sausio 15 d. įsakymu Nr. 1V-55 „Dėl Lietuvos Respublikos vidaus tarnybos statuto įgyvendinimo“, Bausmių vykdymo sistemos pareigūnų žinybinių ženklų pavyzdžių ir jų aprašu, patvirtintu teisingumo ministro 2019 m. vasario 8 d. įsakymu Nr. 1R-64 „Dėl Bausmių vykdymo sistemos pareigūnų rikiuotės ir ceremonijų tvarkos aprašo ir Bausmių vykdymo sistemos pareigūnų žinybinių ženklų pavyzdžių ir jų aprašo patvirtinimo“, Tarnybos darbo apmokėjimo sistemos nuostatomis, kolektyvinių sutarčių nuostatomis ir kitais darbo (tarnybos) santykius reguliuojančiais teisės aktais.
146. Paskatinimai (apdovanojimai) skiriami Tarnybos direktoriaus įsakymais. Vidaus tarnybos statuto nustatyta tvarka Tarnybos pareigūnus skatinti ir apdovanoti turi teisę teisingumo ministras.
147. Jei kituose teisės aktuose nenustatyta kitaip, teikimą skatinti (apdovanoti) Tarnybos darbuotoją, parengia šio darbuotojo tiesioginis vadovas ir, suderintą su direktoriaus pavaduotoju ar kancleriu pagal jiems priskirtą administruojamą veiklos sritį, bei su padalinio, atsakingo už tarnybinių patikrinimų atlikimą, vadovu, Tarnybos direktoriui pateikia ne vėliau kaip prieš 20 darbo dienų iki numatomos darbuotojo skatinimo (apdovanojimo) dienos.
148. Teikime turi būti nurodoma:
148.4. darbuotojo nepriekaištingo ir pavyzdingo tarnybinių (darbo) pareigų atlikimo apibūdinimas (pasižymėjimas atliekant jam pavestas funkcijas ar vykdant konkrečias tarnybines užduotis, informacija, ar jam nėra pradėtas tarnybinis patikrinimas dėl galimo tarnybinio nusižengimo (darbo pareigų pažeidimo), ar dėl jo veikų nėra atliekamas ikiteisminis tyrimas, ar nėra pradėta administracinio nusižengimo teisena, ar buvo taikytos tarnybinės nuobaudos (nustatyti darbo pareigų pažeidimai) per pastaruosius 3 metus);
148.5. patvirtinimas, kad darbuotojas neturi galiojančių tarnybinių nuobaudų (darbo pareigų pažeidimų);
149. Teikimas svarstomas Tarnybos direktoriaus įsakymu sudaromoje Lietuvos probacijos tarnybos skatinimo ir apdovanojimo komisijoje, kuri Tarnybos direktoriui teikia rekomendaciją dėl darbuotojo skatinimo (apdovanojimo).
150. Tarnybos direktoriaus rezoliucija ant komisijos protokolo yra pagrindas rengti įsakymą dėl darbuotojo skatinimo (apdovanojimo). Įsakymo projekto rengimą organizuoja padalinys, atsakingas už personalo valdymą.
151. Tarnybos darbuotojai gali būti skatinami (apdovanojami):
151.1. pareigūnai – už nepriekaištingą ir pavyzdingą tarnybinių pareigų atlikimą – priemonėmis, kurias nustato Vidaus tarnybos statutas ir kolektyvinės sutartys;
151.2. karjeros valstybės tarnautojai – už nepriekaištingą tarnybinių pareigų atlikimą – priemonėmis, kurias nustato Valstybės tarnybos įstatymas, Tarnybos darbo apmokėjimo sistema ir kolektyvinės sutartys, bei Vidaus tarnybos sistemos pareigūnų skatinimo, apdovanojimo ir apdovanojimo atėmimo tvarkos aprašo 28.1–28.3 papunkčiuose nurodytais apdovanojimais;
151.3. darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, už nepriekaištingą pareigų atlikimą – priemonėmis, kurias nustato Biudžetinių įstaigų darbuotojų darbo apmokėjimo ir komisijų narių atlygio už darbą įstatymas, Tarnybos darbo apmokėjimo sistema ir kolektyvinės sutartys bei Vidaus tarnybos sistemos pareigūnų skatinimo, apdovanojimo ir apdovanojimo atėmimo tvarkos aprašo 28.1–28.3 papunkčiuose nurodytais apdovanojimais.
152. Kitus asmenis, nusipelniusius Lietuvos bausmių vykdymo sistemai, Tarnybos direktorius turi teisę skatinti (apdovanoti) Vidaus tarnybos sistemos pareigūnų skatinimo, apdovanojimo ir apdovanojimo atėmimo tvarkos aprašo 28.1–28.3 papunkčiuose nurodytais apdovanojimais, taip pat padėkomis ir vardinėmis dovanomis.
XVI SKYRIUS
DARBUOTOJŲ ATSAKOMYBĖ
153. Tarnybos pareigūnai ir karjeros valstybės tarnautojai už tarnybinius nusižengimus traukiami tarnybinėn atsakomybėn. Darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartį, taikoma darbo pareigų pažeidimo nustatymo procedūra.
154. Už Tarnybai padarytą materialinę žalą darbuotojai traukiami materialinėn atsakomybėn Vidaus tarnybos statuto, Valstybės tarnybos įstatymo ar Darbo kodekso nustatyta tvarka.
155. Įstatymų nustatytais atvejais Tarnybos darbuotojai gali būti traukiami baudžiamojon, administracinėn ar civilinėn atsakomybėn.
XVII SKYRIUS
UŽDUOČIŲ IR DOKUMENTŲ PERDAVIMAS KEIČIANTIS
DARBUOTOJAMS
157. Keičiantis Tarnybos direktoriui, užduočių ir dokumentų perdavimas organizuojamas Teisingumo ministerijos darbo reglamento nustatyta tvarka.
158. Keičiantis direktoriaus pavaduotojui, kancleriui, patarėjui, ar padalinio vadovui, užduotys ir dokumentai Tarnybos direktoriaus pavedimu pagal perdavimo-priėmimo aktą dokumentų valdymo sistemos priemonėmis ir tiesiogiai perduodami kitam darbuotojui. Paskyrus naują direktoriaus pavaduotoją, kanclerį ar padalinio vadovą, užduotys ir dokumentai pagal perdavimo-priėmimo aktą dokumentų valdymo sistemos priemonėmis ir tiesiogiai perduodami naujai paskirtam direktoriaus pavaduotojui, kancleriui, patarėjui ar padalinio vadovui.
159. Atleidžiamas iš darbo arba perkeliamas į kitą darbą Tarnybos darbuotojas dokumentus, kurių užduotys nebaigtos vykdyti, turimas bylas, kitus dokumentus privalo pagal perdavimo-priėmimo aktą dokumentų valdymo sistemos priemonėmis ir tiesiogiai perduoti padalinio vadovui arba darbuotojui, kuriam pavesta laikinai eiti atleidžiamojo (perkeltojo) pareigas, arba naujai paskirtam į atleidžiamojo (perkeltojo) pareigas darbuotojui. Antspaudai, spaudai bei kitos išduotos materialines vertybes perduodamos tiesioginiam vadovui ar jo nurodytam darbuotojui Tarnybos vidaus tvarkos taisyklėse nustatyta tvarka.
160. Darbuotojos, kurioms suteikiamos nėštumo ir gimdymo atostogos, ir darbuotojai, kuriems suteikiamos atostogos vaikui prižiūrėti (jeigu nebuvo pasinaudota nėštumo ir gimdymo atostogomis), užduotis ir dokumentus perduoda Aprašo 159 punkte nustatyta tvarka.
161. Teritorinių padalinių darbuotojai, kuriems suteiktos ilgesnės nei 5 darbo dienas trunkančios atostogos (ar komandiruotė, ar kiti iš anksto suplanuoti atvejai), užduotis ir prižiūrimųjų asmenų bylas privalo pagal perdavimo-priėmimo aktą, kuriame nurodomi su atitinkama asmens byla būtini atlikti veiksmai, dokumentų valdymo sistemos priemonėmis ir tiesiogiai perduoda pavaduojančiam darbuotojui. Grįžus darbuotojui iš atostogų (ar komandiruotės, ar kitais iš anksto suplanuotais atvejais), pavaduojantis darbuotojas grąžina užduotis ir dokumentus tokia pačia, kaip šiame Aprašo punkte nustatyta, tvarka. Kitais, iš anksto nesuplanuotais atvejais, kai teritorinio padalinio darbuotojas ilgiau kaip 5 darbo dienas laikinai negali atlikti funkcijų (pvz., nedarbingumo atveju), už to darbuotojo užduočių ir prižiūrimųjų asmenų bylų perdavimą vykdymui kitam darbuotojui yra atsakingas teritorinio padalinio vadovas.
162. Užduočių ir dokumentų perdavimo-priėmimo aktą, pildomą keičiantis Tarnybos darbuotojui, tvirtina:
162.2. keičiantis padalinių vadovams – Tarnybos direktorius arba direktoriaus pavaduotojas, arba kancleris pagal administruojamą veiklos sritį;
XVIII SKYRIUS
ANTSPAUDO NAUDOJIMAS
165. Antspaudas su Lietuvos valstybės herbu naudojamas Tarnybos direktoriaus ar jį pavaduojančio darbuotojo pasirašytiems dokumentams tvirtinti. Šį antspaudą saugo Tarnybos direktorius.
166. Tarnybos direktorius saugoti antspaudus su Lietuvos valstybės herbu gali įgalioti kitus Tarnybos darbuotojus. Šiuo atveju už konkretaus antspaudo saugojimą atsako direktoriaus įgaliotas Tarnybos darbuotojas.
XIX SKYRIUS
ARCHYVINIŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS
168. Tarnybos archyviniai dokumentai tvarkomi, naudojami ir saugomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių ir kitų šią veiklą reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka.
169. Dokumentai tvarkomi praėjus vieniems metams po bylų užbaigimo. Byla laikoma užbaigta pasibaigus kalendoriniams metams arba apibrėžtam procesui.
170. Tarnybos ilgai saugomų dokumentų bylas per 1 metus nuo jų užbaigimo padaliniai pagal dokumentų perdavimo-priėmimo aktą turi perduoti padaliniui, atsakingam už dokumentų valdymą, tolesniam saugojimui.
172. Tarnybos padaliniuose už užbaigtų bylų tinkamą saugojimą yra atsakingas padalinio vadovas ar kitas paskirtas padalinio darbuotojas ir padalinio, atsakingo už dokumentų valdymą, darbuotojas, atsakingas už archyvinių dokumentų tvarkymą.
173. Dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, vertinimą atlieka ir sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar atrinkimo naikinti siūlo padaliniai, kartu su darbuotoju, atsakingu už archyvinių dokumentų tvarkymą.
174. Atrinkti naikinti dokumentai naikinami pagal dokumentų naikinimo aktą, kuris teisės aktų nustatyta tvarka suderinamas ir pateikiamas tvirtinti Tarnybos direktoriui arba jo įgaliotam asmeniui.
XX SKYRIUS
TARNYBOS TRANSPORTO IR MOBILIŲJŲ TELEFONŲ
NAUDOJIMAS
176. Tarnybos tarnybinis transportas naudojamas Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1341 „Dėl tarnybinių lengvųjų automobilių įsigijimo, nuomos ir naudojimo biudžetinėse įstaigose“ ir Tarnybos direktoriaus įsakymu nustatyta tvarka.
XXI SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
180. Pakeitus reglamentą ar patvirtinus naują reglamentą, su šiuo teisės aktu Tarnybos padalinių vadovai pavaldžius darbuotojus supažindina per dokumentų valdymo sistemą.