LIETUVOS MOKSLO TARYBOS PIRMININKAS
ĮSAKYMAS
DĖL EKSPERTŲ DUOMENŲ BAZĖS ADMINISTRAVIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2024 m. liepos 26 d. Nr. V-341
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos mokslo tarybos ekspertų ir jų veiklos bendrųjų taisyklių, patvirtintų Lietuvos mokslo tarybos pirmininko 2023 m. spalio 13 d įsakymu Nr. V-550 „Dėl Lietuvos mokslo tarybos ekspertų ir jų veiklos bendrųjų taisyklių patvirtinimo“, 7 punktu,
PATVIRTINTA
Lietuvos mokslo tarybos pirmininko
2024 m. liepos 26 d. įsakymu Nr. V-341
EKSPERTŲ DUOMENŲ BAZĖS ADMINISTRAVIMO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Ekspertų duomenų bazės administravimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato ekspertų duomenų bazės (toliau – EDB) Tarybos elektroninėje sistemoje LMTPAIS naudotojus, jų galimybes, Lietuvos mokslo tarybos (toliau – Taryba) ekspertų registracijos, jų paieškos EDB, taip pat ekspertų duomenų atnaujinimo, informacijos apie ekspertus teikimo tretiesiems asmenims tvarką bei darbo EDB organizavimą.
2. EDB skirta asmenų, suinteresuotų (savo iniciatyva ar Tarybos kvietimu) atlikti ekspertinį vertinimą (toliau – ekspertas), registravimui, ekspertų paieškai bei atrankai formuojant ekspertų komisijas (vykdymo grupes, darbo grupes, pavienius ekspertus; toliau – EK), taip pat informacijos apie ekspertų užimtumą, atliktus ekspertinius darbus ir kt. kaupimui.
3. EDB kaupiami ekspertų duomenys (įskaitant asmens duomenis), Tarybos eksperto pasižadėjimas, sutikimas būti paviešintam, sutikimas perduoti kontaktinius duomenis tretiesiems asmenims, informacija apie asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą, Tarybos Gamtos ir technikos mokslų ekspertų komiteto, Humanitarinių ir socialinių mokslų ekspertų komiteto, Mokslo ir studijų politikos ekspertų komiteto (toliau – Komitetas) narių, Tarybos administracijos darbuotojų atsiliepimai apie eksperto darbą, taip pat ekspertų atsiliepimai apie ekspertinio vertinimo patirtį Taryboje.
II SKYRIUS
EDB NAUDOTOJŲ GRUPĖS
5. EDB taikomos naudotojų grupės:
5.1. Ekspertas – asmuo, kuris pats registruojasi EDB arba buvo užregistruotas Tarybos administracijos darbuotojo (paprastai – referento);
5.2. FAS darbuotojas – Tarybos Finansų ir apskaitos skyriaus darbuotojas, atsakingas už atlygio ekspertams išmokėjimą;
5.6. Referentas – Tarybos administracijos darbuotojas, administruojantis EDB (duomenų bazių administratorius);
III SKYRIUS
EKSPERTO REGISTRACIJA
7. Asmuo registruotis EDB gali savo iniciatyva ar Tarybos kvietimu. Registruojantis (registruojant) užpildoma anketa, kurios pavyzdinė forma pateikta Aprašo 2 priede.
8. Registruojantis savo iniciatyva:
8.1. asmuo per Elektroninius valdžios vartus jungiasi (išskyrus Aprašo 10 punkte numatytą atvejį) prie Tarybos elektroninės sistemos LMTPAIS adresu: https://projektai.lmt.lt (toliau – sistema);
9. Pranešimą apie savo iniciatyva besiregistruojančio asmens EDB užpildytą anketą gauna referentas, kuris atlieka jos patikrą ir:
9.1. jei anketa užpildyta tinkamai – asmeniui sistemoje išsiunčia pranešimą apie įvykusią registraciją;
10. Asmuo, besiregistruojantis savo iniciatyva, bet neturintis galimybės prisijungti prie sistemos per Elektroninius valdžios vartus (pavyzdžiui, ne Lietuvos Respublikos pilietis):
10.1. viešai nurodytu el. paštu kreipiasi į referentą, nurodydamas aplinkybes, kurios neleidžia jam prisijungti prie sistemos per Elektroninius valdžios vartus;
10.2. referentas, įvertinęs nurodytas aplinkybes kaip pagrįstas:
10.2.2. asmuo, suteiktais duomenimis prisijungęs prie sistemos, tęsia eksperto anketos pildymą Aprašo 8.2–8.4 papunkčiuose nustatyta tvarka;
10.3. referentas, įvertinęs nurodytas aplinkybes kaip nepagrįsta (pavyzdžiui, galimybę jungtis per Elektroninius valdžios vartus asmuo turi, bet ja nepasinaudoja dėl asmeninių priežasčių), informuoja asmenį, kad kitu būdu registracija nėra galima ir, jei reikia, konsultuoja dėl prisijungimo per Elektroninius valdžios vartus.
11. Komitetams nustačius tam tikros mokslo srities, krypties, tematikos ekspertų trūkumą, Taryba pati gali kviesti asmenis tapti ekspertais. Tuo atveju referentas ar bet kuris kitas Aprašo 5 punkte nurodytai EDB naudotojų grupei priskiriamas asmuo (išskyrus nurodytą Aprašo 5.1 papunktyje) el. paštu, telefonu ar kitais elektroninės komunikacijos būdais kreipiasi į asmenį, prašydamas jo sutikimo tapti Tarybos ekspertu.
12. Gavus asmens sutikimą tapti Tarybos ekspertu ir jo el. pašto adresą, referentas:
13. Asmeniui patvirtinus registraciją, eksperto anketos pildymas tęsiamas vienu iš šių būdu eksperto pasirinkimu:
13.1. ekspertas, suteiktais duomenimis prisijungęs prie sistemos, tęsia eksperto anketos pildymą Aprašo 8.2–8.4 papunkčiuose nustatyta tvarka, o referentas atlieka Aprašo 9 punkte nurodytus veiksmus;
IV SKYRIUS
EKSPERTŲ PAIEŠKA IR PARINKIMAS IŠ EDB
14. Ekspertų paieška EDB vykdoma naudojantis sistemos generuojamomis ataskaitomis pagal eksperto anketoje pateiktus duomenis: vardą, pavardę, kompetencijas, darbovietę, ekspertinio darbo patirtį ir kt.
15. Kartu sistemoje gali būti vykdoma paieška, siekiant įvertinti planuojamo kviesti eksperto patirtį Taryboje, jau vertintus ir šiuo metu vertinamus objektus.
16. Eksperto paiešką pagal Aprašo 14-15 punktuose nurodytus kriterijus gali vykdyti bet kuris Aprašo 5 punkte nurodytai EDB naudotojų grupei priskiriamas asmuo, išskyrus nurodytą Aprašo 5.1 papunktyje.
17. Iškilus poreikiui parinkti pavienį ekspertą, pasiūlyti kandidatus į EK konkursinio ar nekonkursinio objekto vertinimui, ekspertai iš EDB paprastai parenkami šiais būdais:
17.1. veiklos administratorius kreipiasi į Komitetą (-us) pagal kompetenciją dėl ekspertų parinkimo konkretaus vertinamojo objekto (kelių objektų) ekspertiniam vertinimui atlikti;
17.2. veiklos administratorius kreipiasi į programos vykdymo grupę (tais atvejais, kai vykdymo grupė koordinuoja Tarybos administruojamos programos ar priemonės įgyvendinimą) dėl ekspertų parinkimo konkretaus vertinamojo objekto (kelių objektų) ekspertiniam vertinimui atlikti;
18. Ekspertų paieška ir atranka vykdoma iš EDB esančių ekspertų, turinčių žymą „aktyvus“ (Aprašo 30 punktas).
19. Komitetas pagal kompetenciją (Aprašo 17.2 papunktyje nurodytu atveju – vykdymo grupė), gavęs užduotį pasiūlyti ekspertų kandidatūras konkrečiam vertinamajam objektui įvertinti:
19.1. išsamiai susipažinęs su vertinamuoju objektu ir teisės aktų reikalavimais būtinoms ekspertų kompetencijoms (jei tokių būtų nustatyta), iš EDB atrenka vertinamojo objekto mokslo srities bei krypties (-ių) ekspertų, atitinkančių Ekspertų veiklos taisyklėse nustatytus reikalavimus Tarybos ekspertams ir neturinčių deklaruotų interesų konfliktų (eksperto ir pareiškėjo bendros publikacijos, bendri projektai per pastaruosius penkerius metus, taip pat žinomi giminystės, pavaldumo ryšiai ir pan.), kandidatūras;
19.2. peržiūri atrinktų ekspertų mokslinių interesų kryptis ir atrenka geriausiai tinkančius pagal vertinamojo objekto tematiką;
20. Komiteto atrinktos (Aprašo 17.2 papunktyje nurodytu atveju – Komitetui peržiūrėjus vykdymo grupės pasiūlytąsias) ekspertų kandidatūros (paprastai prioriteto tvarka) pateikiamos veiklos administratoriui dėl preliminaraus sutikimo vertinti suderinimo su ekspertu.
21. Jei dalis ar nei vienas iš Komiteto pasiūlytų ekspertų nesutinka vertinti (dėl užimtumo, asmeninių įsipareigojimų, interesų konflikto, kurio nebuvo galima numatyti iš anksto, vertinamojo objekto pobūdžio ir kt.), veiklos administratorius kreipiasi į Komitetą dėl pakartotinio ekspertų kandidatūrų parinkimo.
22. Bet kuriame ekspertų paieškos, atrankos etape gali būti nuspręsta ekspertiniam vertinimui pasitelkti asmenis, kurie dar nėra užsiregistravę EDB. Tokiu atveju vykdomi veiksmai, nurodyti Aprašo 11 punkte dėl tokio asmens pakvietimo tapti Tarybos ekspertu.
23. Tarybos administracijos darbuotojai, gavę Tarybos pirmininko pavedimą parinkti ekspertų kandidatūras (Aprašo 17.3 papunktis) konkrečiam vertinamajam objektui įvertinti, atlieka veiksmus, nurodytus Aprašo 19.1–19.3 papunkčiuose.
24. Suformulavus Komiteto ar Tarybos administracijos darbuotojų siūlymus dėl ekspertų, galinčių įvertinti konkretų vertinamąjį objektą (kelis vertinamuosius objektus), inicijuojamas MTEP ekspertinės paslaugos pirkimas ir jo rezultatai pateikiami Tarybos pirmininkui.
25. Tarybos pirmininkas įvertina pateiktus siūlymus ir patvirtina EK (paskiria pavienius ekspertus) ar motyvuotai nesutinka su jais ir Tarybos Dokumentų valdymo sistemoje grąžina teikimą Tarybos administracijai dėl siūlymo patikslinimo. Tokiu atveju pakartotinai atliekami veiksmai, nurodyti Aprašo 19 ar 23 punktuose.
V SKYRIUS
KVIETIMAS ATLIKTI EKSPERTINĮ VERTINIMĄ
26. Su Tarybos pirmininko patvirtintų EK nariais (paskirtais pavieniais ekspertais) susisiekia veiklos administratorius ir pakviečia atlikti ekspertinį vertinimą.
27. Ekspertui sutikus atlikti ekspertinį vertinimą:
27.1. veiklos administratorius EDB patikrina, ar ekspertas pasirašęs Tarybos eksperto pasižadėjimą (toliau – Pasižadėjimas). Jei ekspertas Pasižadėjimo nėra pasirašęs, jis pakviečiamas jį pasirašyti. Pasižadėjimas pasirašomas sistemoje nekvalifikuotu elektroniniu parašu. Pasižadėjimas pasirašomas vieną kartą, prieš pradedant pirmąjį ekspertinį darbą Tarybos kvietimu. Jei ekspertas nesutinka pasirašyti Pasižadėjimo, jis negali būti kviečiamas ekspertiniam darbui atlikti;
28. Ekspertinis vertinimas organizuojamas vadovaujantis Tarybos pirmininko patvirtintais ekspertinio vertinimo tvarkos aprašais ar kitų suinteresuotų institucijų nurodyta tvarka (pavedimais), laikantis Lietuvos mokslo tarybos ekspertų ir jų veiklos bendrosiose taisyklėse išvardintų eksperto veiklos principų.
VI SKYRIUS
EKSPERTŲ ŽYMŲ SUTEIKIMAS
30. EDB ekspertui suteikiama viena iš šių žymų: „aktyvus“, „neaktyvus“, „laikinai netekęs galimybės vertinti“, „buvęs ekspertas“. Ekspertas gali turėti tik vieną žymą vienu metu.
31. Ekspertui, kuris gali būti kviečiamas ekspertinėms užduotims atlikti, suteikiama žyma „aktyvus“. Eksperto žyma „aktyvus“ asmeniui suteikiama jam sėkmingai užsiregistravus EDB (pagal Aprašo 8 ar 10 punktą) ar referentui jį užregistravus EDB (pagal Aprašo 11 punktą). Žymą suteikia referentas.
32. Ekspertui atsisakius būti kviečiamam ekspertiniam darbui atlikti dėl asmeninių ar kitų priežasčių, jam EDB suteikiama eksperto žyma „neaktyvus“ (laikina ar nuolatinė). Atsisakymą ekspertas gali pateikti raštu (el. paštu ar kitu ekspertui priimtinu būdu) arba sistemoje patvirtinęs „prašymą nebebūti ekspertu“. Pirmuoju atveju žymą EDB pakeičia referentas, antruoju atveju, žyma iš „aktyvus“ į „neaktyvus“ sistemoje pakeičiama automatiškai. Žyma „neaktyvus“ ekspertui taip pat gali būti suteikta Komiteto sprendimu, nurodant jos galiojimo laikotarpį, atsižvelgus į Aprašo 45 punkte nurodytus atsiliepimus apie eksperto darbą. Pasibaigus galiojimo laikotarpiui, žyma iš „neaktyvus“ į „aktyvus“ sistemoje pakeičiama automatiškai.
33. Jei ekspertas negali būti kviečiamas ekspertinėms užduotims atlikti dėl apribojimų, nurodytų Lietuvos mokslo tarybos ekspertų ir jų veiklos bendrosiose taisyklėse, jam EDB suteikiama žyma „laikinai netekęs galimybės vertinti“. Apie tokių apribojimų įsigaliojimą, referentas informuoja ekspertą, nurodydamas tokio apribojimo galiojimo laikotarpį. Informaciją, kuri sąlygos eksperto žymos pakeitimą, referentui pateikia veiklos administratorius ar kiti Tarybos administracijos darbuotojai.
VII SKYRIUS
DUOMENŲ TIKSLINIMAS IR ATNAUJINIMAS
35. EDB esantys duomenys gali būti atnaujinami nuolat (pavyzdžiui, Komitetui pagal kompetenciją siekiant pasirengti Aprašo IV skyriuje aprašytam ekspertų parinkimui iš EDB). Rekomenduojama duomenis peržiūrėti ir esant reikalui, atnaujinti, bent kartą per metus arba pasikeitus Tarybos teisės aktų nuostatoms (pavyzdžiui, eksperto pasižadėjimo nuostatoms dėl interesų konflikto vengimo, eksperto anketos formai).
37. Referentas, siekdamas atnaujinti EDB esančius duomenis apie ekspertą, kreipiasi į jį išsiųsdamas pranešimą sistemoje. Taip pat referentas gali eksperto duomenis atnaujinti savarankiškai pagal paskelbtą viešą informaciją ar vadovaudamasis kitais prieinamais patikimais šaltiniais. Naujausius ar tikslintinus duomenis apie ekspertą referentui gali pateikti ir veiklos administratorius, Komiteto nariai, kiti Tarybos administracijos darbuotojai. Apie EDB pakeistus duomenis, referentas informuoja ekspertą išsiųsdamas pranešimą sistemoje ar el. paštu.
38. Eksperto anketoje trūkstant duomenų, reikalingų apmokėjimui už atliktą ekspertinį darbą arba atsiradus poreikiui juos patikslinti, FAS darbuotojas apie tai informuoja veiklos administratorių, o šis kreipiasi į ekspertą. Duomenis ekspertas gali papildyti prisijungęs prie savo paskyros EDB arba pateikdamas juos veiklos administratoriui elektroninio ryšio priemonėmis. Pastaruoju atveju, veiklos administratorius papildo eksperto anketą EDB pats ir informuoja FAS darbuotoją.
VIII SKYRIUS
EKSPERTŲ VIEŠINIMAS
39. Tarybos ekspertai viešinami Lietuvos mokslo tarybos ekspertų ir jų veiklos bendrųjų taisyklių nustatyta tvarka.
41. Informacija, būtina ekspertų sąrašui parengti, kaupiama sistemoje, taip pat sistemos portalo „Vieversys“ modulyje. Jei objektai buvo vertinami ne Tarybos elektroninėse sistemose, duomenis ekspertų sąrašui sudaryti pateikia Tarybos administracijos skyriai, kurie administravo šių objektų vertinimą. Informacijos surinkimą koordinuoja referentas.
IX SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ TVARKYMAS IR APSAUGA
43. Taryba interneto svetainėje skelbia informaciją apie tai, kokius duomenis apie ekspertinį darbą Tarybos kvietimu atlikusius asmenis ir kokiais tikslais renka bei kaupia.
44. Ekspertinį darbą atlikęs ekspertas sistemoje gali nurodyti savo pastebėjimus apie ekspertinio vertinimo patirtį Taryboje: vertinimo tvarką, procedūras, dokumentų formas, užduoties sudėtingumą, terminų racionalumą, darbo organizavimą, Tarybos administracijos darbuotojų gebėjimus, pagalbą ir pan.
45. Ekspertų komisijos vadovas, taip pat tiesiogiai su ekspertu bendravę Tarybos administracijos darbuotojai, taip pat Komiteto nariai, sistemoje gali pateikti atsiliepimą apie ekspertinį darbą atlikusį ekspertą: jo atlikto ekspertinio darbo kokybę, darbą posėdžių metu, Tarybos nustatytos ekspertinio vertinimo tvarkos, vertinimo terminų laikymąsi ir pan. Atsiliepimą parašęs asmuo identifikuojamas pagal naudotojo statusą, nepateikiant vardo, pavardės.
X SKYRIUS
PAŽYMĖJIMAI
50. Taryba išduoda pažymėjimą, patvirtinantį, kad ekspertas Tarybos kvietimu atliko ekspertinį darbą, pagal Aprašo 3 priede pateiktą pavyzdinę formą. Informacija, pateikiama pažymėjime, turi neprieštarauti Tarybos ekspertų viešinimo nuostatoms.
XI SKYRIUS
EKSPERTO SUTIKIMAS PERDUOTI KONTAKTINIUS DUOMENIS TRETIESIEMS ASMENIMS
52. Taryba, vadovaudamasi Lietuvos mokslo tarybos ekspertų ir jų veiklos bendrųjų taisyklių nustatyta tvarka, gavusi kitų institucijų prašymus pasitelkti Tarybos ekspertus, gali perduoti EDB esančių ekspertų kontaktinius duomenis (vardą, pavardę, el. paštą ir mobiliojo telefono numerį) ir informaciją apie ekspertinės kompetencijos kryptį (-is) be atskiro kreipimosi į ekspertą, jei ekspertas, registruodamasis (registruojamas) EDB, pažymi apie tokį sutikimą.
53. Gavęs Tarybos pirmininko ar jo įgalioto asmens pavedimą, ekspertų kandidatūras parenka referentas, vadovaudamasis Aprašo 23-25 punktuose nustatyta tvarka.
54. Jei manoma, kad Aprašo 52 punkte nurodyto sutikimo nedavęs ekspertas gali būti pasiūlytas kaip ekspertas pagal gautą kitos institucijos prašymą, referentas kreipiasi į tokį ekspertą el. paštu dėl sutikimo gavimo.
XII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS