LIETUVOS RESPUBLIKOS UŽSIENIO REIKALŲ MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS UŽSIENIO REIKALŲ MINISTRO 2004 M. BIRŽELIO 3 D. ĮSAKYMO NR. V-78 „DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS UŽSIENIO REIKALŲ MINISTERIJOS DARBO REGLAMENTO PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2015 m. lapkričio 27 d. Nr. V-258
Vilnius
1. Pakeičiu Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos darbo reglamentą, patvirtintą Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministro 2004 m. birželio 3 d. įsakymu Nr. V-78 „Dėl Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos darbo reglamento patvirtinimo”:
1.1. Pakeičiu V skyrių ir jį išdėstau taip:
„V SKYRIUS
MINISTERIJOS DOKUMENTŲ VALDYMAS
114. Ministerijos ir atstovybių dokumentai rengiami, tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.
115. Dokumentai valdomi dokumentų valdymo informacinėje sistemoje vadovaujantis Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos dokumentų valdymo informacinės sistemos aprašu, tvirtinamu ministro.
116. Dokumentų valdymą koordinuoja ir dokumentų valdymo reikalavimų įgyvendinimą ministerijos administracijos padaliniuose ir atstovybėse kontroliuoja ir rekomendacijas dėl šių reikalavimų vykdymo teikia Dokumentų valdymo skyrius.
117. Už dokumentų rengimo, įforminimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, saugojimo ir jų užduočių vykdymo kontrolės organizavimą ministerijos administracijos padaliniuose ir atstovybėse atsakingi jų vadovai.
118. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žymomis „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“ ir „Riboto naudojimo“, ministerijoje administruojami (rengiami, įforminami, registruojami, siunčiami, gabenami, gaunami, dauginami, įtraukiami į apskaitą, saugojami ir naikinami) vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintomis taisyklėmis, ministro nustatyta tvarka ir kitais teisės aktais. Įslaptintos informacijos valdymo skyrius yra atsakingas už ministerijos disponuojamų įslaptintų dokumentų administravimą ir kontrolę. Įslaptintos informacijos valdymo skyrius koordinuoja ir kontroliuoja įslaptintų dokumentų administravimą atstovybėse.
119. Informacija, susijusi su ministerijos ar atstovybės darbuotojo profesinėmis funkcijomis, pareigomis, privačiu gyvenimu, taip pat ministerijos ar atstovybės disponuojama informacija, susijusia su politine, ekonomine, finansine – ūkine veikla, yra laikoma profesine arba tarnybine paslaptimi.
120. Ministerijoje gautus dokumentus registruoja Dokumentų valdymo skyrius, išskyrus gaunamas sąskaitas faktūras, kurias registruoja Finansų departamentas. Konsulinis departamentas turi teisę registruoti tik Konsuliniam departamentui adresuotus dokumentus šiame skyriuje nustatyta dokumentų registravimo tvarka. Atstovybėje gautus dokumentus registruoja atsakingas atstovybės darbuotojas.
122. Gauti dokumentai skirstomi į registruotinus ir neregistruotinus. Visi registruotini dokumentai registruojami dokumentų valdymo informacinėje sistemoje. Neregistruotini gauti dokumentai atiduodami pagal paskirtį uždėjus registracijos spaudą ir pažymėjus gauto dokumento gavimo datą. Neregistruojami gauti reklaminiai lankstinukai, periodiniai leidiniai, sveikinimo laiškai, asmeninio pobūdžio laiškai, kvietimai ir kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų ne įtraukimo į dokumentų apskaitos sistemą.
123. Ministerijos administracijos padaliniai, atstovybės ar darbuotojai, gavę dokumentus tiesiogiai iš kitų institucijų, įstaigų, organizacijų, piliečių ir kitų asmenų, privalo perduoti juos registruoti Dokumentų valdymo skyriui arba atitinkamai atstovybės atsakingam darbuotojui. Sąskaitos faktūros visais atvejais perduodamos registruoti Finansų departamentui arba atitinkamai atstovybės atsakingam darbuotojui.
124. Dokumentų valdymo skyriaus, Konsulinio departamento, atstovybės atsakingi darbuotojai, registruodami dokumentus, į dokumentų valdymo informacinę sistemą įveda dokumento metaduomenis ir išsaugo dokumento elektroninį vaizdą, gautą skenavimo būdu. Dokumentų valdymo informacinėje sistemoje užregistruotas dokumentas siunčiamas nurodytam dokumento vykdytojui – ministerijos administracijos padalinio ar atstovybės vadovui rezoliucijai įrašyti, o kitiems – susipažinti. Finansų departamento atsakingi darbuotojai, registruodami sąskaitas faktūras, į dokumentų valdymo informacinę sistemą, įveda dokumento metaduomenis.
125. Užregistruoto atspausdinto dokumento pirmajame lape dedamas registracijos spaudas. Registracijos spaude įrašoma dokumento gavimo data ir registracijos numeris. Dokumentas toliau tvarkomas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
126. Dokumentus, gautus iš Lietuvos Respublikos Prezidento kanceliarijos, Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Dokumentų valdymo skyriaus darbuotojai skenuoja, registruoja ir persiunčia ministrui, viceministrams pagal jų veiklos sritis ir funkcijas arba ministerijos kancleriui pagal jo administravimo sritis ir funkcijas. Ministras, viceministrai ar ministerijos kancleris įrašo rezoliuciją ir persiunčia dokumentą vykdytojui.
127. Dokumentas su rezoliucija vykdyti užduotis turi būti perduotas ne vėliau kaip per vieną darbo dieną nuo jo užregistravimo dokumentų valdymo informacinėje sistemoje.
128. Ministerijos ar atstovybės darbuotojas, kuriam dokumentų valdymo informacinėje sistemoje buvo suformuluota užduotis, privalo užduoties įvykdymą ar susipažinimą su dokumentu pažymėti dokumentų valdymo informacinėje sistemoje.
129. Ministerijoje ir atstovybėse rengiami elektroniniai ir popieriniai dokumentai. Elektroniniai dokumentai turi būti parengti pagal specifikaciją, atitinkančią Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41 „Dėl Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo patvirtinimo“, nuostatas.
130. Visi ministerijos ir atstovybių siunčiami ir vidaus dokumentai, išskyrus nurodytus 132 punkte, rengiami, vizuojami, pasirašomi, registruojami, o vidaus dokumentai – ir perduodami ministerijos administracijos padaliniams, dokumentų valdymo informacinėje sistemoje.
Siunčiami ministerijos ir atstovybių dokumentai, ministerijos ir atstovybių vardu sudaromos sutartys, ministro įsakymai, ministerijos kanclerio potvarkiai, atstovybių vadovų įsakymai pasirašomi ir rašytiniu parašu. Taip pat ir rašytiniu parašu pasirašomi ministerijos administracijos padalinių tarnybiniai pranešimai ir kiti ministerijos vidaus dokumentai, susiję su lėšų pervedimu, apmokėjimu, išlaidų kompensavimu ir permokų grąžinimu.
131. Teikdamas dokumentą pasirašyti raštu, dokumento rengėjas kartu prideda informaciją apie dokumentą dokumentų valdymo informacinėje sistemoje vizavusius asmenis. Dokumento rengėjas yra atsakingas už tai, kad pasirašyti teikiamo dokumento turinys atitiktų dokumentų valdymo informacinėje sistemoje esančio dokumento turinį.
Dokumento rengėjas registruoti perduoda rašytiniu parašu ir dokumentų valdymo informacinėje sistemoje pasirašytą dokumentą.
Užregistruoto dokumento antrasis egzempliorius (arba dokumento originalas, jeigu buvo išsiųsta dokumento kopija) saugomas ministerijos administracijos padalinyje ar atstovybėje, kurioje dokumentas buvo rengtas, iki jų perdavimo Diplomatiniam archyvui.
132. Ministro ir atstovybių vadovų įsakymai, ministerijos kanclerio potvarkiai personalo klausimais, pažymos apie darbuotojų darbo užmokestį ir kitas išmokas dokumentų valdymo informacinėje sistemoje yra tik registruojami pagal einamųjų metų dokumentacijos plane patvirtintus registrus.
133. Ministerijos siunčiamus dokumentus registruoja Dokumentų valdymo skyriaus atsakingi darbuotojai atitinkamuose dokumentų registruose. Konsulinio departamento ir atstovybės siunčiamus dokumentus atitinkamuose dokumentų registruose registruoja atitinkamai Konsulinio departamento arba atstovybės atsakingi darbuotojai, Valstybinio ir diplomatinio protokolo departamento atsakingi darbuotojai atitinkamuose dokumentų registruose registruoja jų parengtas notas ir kitus departamento siunčiamus dokumentus. Siunčiamas sąskaitas faktūras atitinkamuose dokumentų registruose registruoja Finansų departamento arba atstovybės atsakingi darbuotojai.
1.3. Pakeičiu 150 punktą ir jį išdėstau taip:
1.4. Pakeičiu 158 punkto antrąją pastraipą ir ją išdėstau taip: