MAŽEIKIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMO MAŽEIKIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2020 m. gruodžio 21 d. Nr. A1-2839
Mažeikiai
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymo 29 straipsnio 8 dalies 2 ir 3 punktais, Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo 4 straipsnio 3 dalimi ir 7 straipsnio 2 dalies 2 punktu, Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymo Nr. 1K-195 „Dėl Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“ 2.1 papunkčiu ir šio įsakymo 1 punktu patvirtinto Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašo 20 punktu:
1. Tvirtinu Vidaus kontrolės įgyvendinimo Mažeikių rajono savivaldybės administracijoje tvarkos aprašą (pridedama).
2. Pavedu Bendrajam skyriui:
2.1. su šiuo įsakymu supažindinti Mažeikių rajono savivaldybės administracijos skyrių vedėjus ir skyriams nepriklausančius specialistus per Dokumentų ir įrašų dokumentų valdymo sistemą „Kontora“;
PATVIRTINTA
Mažeikių rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus
2020 m. gruodžio 21 d. įsakymu Nr. A1-2839
VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMO MAŽEIKIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOJE TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Vidaus kontrolės įgyvendinimo Mažeikių rajono savivaldybės administracijoje (toliau – Savivaldybės administracija) tvarkos apraše (toliau – Aprašas) detalizuojamas Savivaldybės administracijos vidaus kontrolės politikos turinys, aprašomi vidaus kontrolės tikslai bei reglamentuojama informacijos apie vidaus kontrolės įgyvendinimą Savivaldybės administracijoje teikimo tvarka.
II SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS POLITIKA
3. Vidaus kontrolės politika Savivaldybės administracijoje paremta veiklos rizikos (toliau – rizika) valdymu, atsižvelgiant į Savivaldybės administracijos veiklos ypatumus, vidaus kontrolės politikos pritaikymą Savivaldybės administracijai ir vadovaujantis Įstatyme ir Apraše vidaus kontrolės politikos nustatymui keliamais reikalavimais Įstatyme ir Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 (toliau – Finansų ministro įsakymas), keliamais reikalavimais dėl vidaus kontrolės politikos. Rizika valdoma, nustatant jos veiksnius ir parenkant vidaus kontrolės priemones jiems valdyti.
4. Savivaldybės administracijos direktoriaus nustatoma ir tvirtinama vidaus kontrolės politika apima:
4.4. nuorodas į Savivaldybės administracijos dokumentus (nuostatus, pareigybių aprašymus ir kitus dokumentus), kuriuose nustatytos vidaus kontrolės dalyvių pareigos ir atsakomybė;
4.5. vidaus kontrolės įgyvendinimą Savivaldybės administracijos reglamentuojančių dokumentų (tvarkos aprašų, taisyklių, instrukcijų ir kitų dokumentų) sąrašą;
III SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖ
PIRMASIS SKIRSNIS
VIDAUS KONTROLĖS TIKSLAI IR ĮGYVENDINIMAS
6. Savivaldybės administracijos direktorius, siekdamas strateginio planavimo dokumentuose numatytų tikslų, sukuria vidaus kontrolę vadovaudamasis šiais vidaus kontrolės tikslais:
6.1. taip, kad veikla būtų vykdoma teisės aktų, reglamentuojančių viešojo juridinio asmens veiklą, ir kitų įstatymų, kurių taikymas yra privalomas visiems viešiesiems juridiniams asmenims, nustatyta tvarka;
6.2. taip, kad turtas būtų saugomas nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo, naudojimo ir disponavimo juo ar kitų neteisėtų veikų;
6.3. taip, kad veikla būtų vykdoma laikantis patikimo finansų valdymo principo, grindžiamo:
6.3.1. ekonomiškumu, kuris suprantamas kaip minimalus išteklių panaudojimas užtikrinant vykdomos veiklos kokybę;
6.3.2. efektyvumu, kuris suprantamas kaip geriausias naudojamų išteklių ir vykdomos veiklos (kiekio, kokybės ir laiko požiūriu) santykis;
7. Siekiant vidaus kontrolės tikslų, sukuriama ir užtikrinama veiksminga Savivaldybės administracijoje vidaus kontrolė, kurios dalis yra finansų kontrolė. Finansų kontrolė Savivaldybės administracijoje atliekama vadovaujantis Savivaldybės administracijos direktoriaus patvirtintomis Finansų kontrolės taisyklėmis, reglamentuojančiomis finansų kontrolės organizavimą Administracijoje ir finansų kontrolę atliekančių darbuotojų pareigas ir atsakomybę, laikantis tokio nuoseklumo:
7.1. išankstinė finansų kontrolė, kurios paskirtis – priimant arba atmetant sprendimus, susijusius su turto panaudojimu, prieš juos tvirtinant Administracijos direktoriui, nustatyti, ar ūkinė operacija yra teisėta, ar dokumentai, susiję su ūkinės operacijos atlikimu, yra tinkamai parengti ir ar jai atlikti pakaks patvirtintų asignavimų;
7.2. einamoji finansų kontrolė, kurios paskirtis – užtikrinti, kad tinkamai ir laiku būtų vykdomi Administracijos direktoriaus priimti sprendimai dėl turto panaudojimo;
8. Vidaus kontrolė Savivaldybės administracijoje įgyvendinama atsižvelgiant į Savivaldybės administracijos veiklos ypatumus (kuriuos lemia jo organizacinė struktūra, dydis, reguliavimo lygis, rizika, veiklos aplinka, sudėtingumas, veiklos sritis ir kiti ypatumai), laikantis vidaus kontrolės principų, apimant vidaus kontrolės elementus, nustatant Savivaldybės administracijos direktoriaus, vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekančių darbuotojų ir vidaus auditorių pareigas, integruojant vidaus kontrolę į Savivaldybės administracijos veiklą, apimant pagrindinius valdymo procesus (planavimą, atlikimą ir stebėseną), nuolat tobulinant ir keičiant vidaus kontrolę atsižvelgiant į pokyčius.
ANTRASIS SKIRSNIS
VIDAUS KONTROLĖS PRINCIPAI
9. Savivaldybės administracijos direktorius, siekdamas strateginio planavimo dokumentuose Savivaldybės administracijai numatytų tikslų, įgyvendina vidaus kontrolę laikydamasis šių vidaus kontrolės principų:
9.1. tinkamumo – vidaus kontrolė pirmiausia turi būti įgyvendinama tose Administracijos veiklos srityse, kuriose susiduriama su didžiausia rizika;
9.2. efektyvumo – vidaus kontrolės įgyvendinimo sąnaudos neturi viršyti dėl atliekamos vidaus kontrolės gaunamos naudos;
9.4. dinamiškumo – vidaus kontrolė turi būti nuolat tobulinama atsižvelgiant į pasikeitusias Administracijos veiklos sąlygas;
TREČIASIS SKIRSNIS
VIDAUS KONTROLĖS ELEMENTAI
10. Vidaus kontrolė Savivaldybės administracijoje veiksmingai įgyvendinama nustatant Savivaldybės administracijos tikslus, organizacinę struktūrą, veiklos sritis ir procedūras (struktūrinėse schemose, politikose, tvarkų aprašuose, taisyklėse ir kituose dokumentuose).
11. Savivaldybės administracijos direktorius, siekdamas strateginio planavimo dokumentuose numatytų tikslų, įgyvendina vidaus kontrolę, apimant šiuos vidaus kontrolės elementus:
11.1. kontrolės aplinką – apima Savivaldybės Administracijos organizacinę struktūrą (organizacinės struktūros schema, pareigybių sąrašai, struktūrinių ir struktūrinių padalinių nuostatai, darbuotojų pareigybių aprašymai), personalo valdymo politiką (reglamentas ir darbo tvarkos taisyklės), kompetenciją (užduotys ir vertinimai), profesinio elgesio principus, taisykles ir kt.;
11.2. rizikos vertinimą – apima Savivaldybės Administracijos rizikos veiksnių nustatymą (įskaitant korupcijos riziką), rizikos veiksnių analizę ir vertinimą, toleruojamos rizikos nustatymą, reagavimo į riziką numatymas (rizikos valdymo būdų parinkimą). Atliekant korupcijos prevencijos veiklą, Savivaldybės administracijoje Lietuvos Respublikos korupcijos prevencijos įstatyme numatyta tvarka atliekamas korupcijos pasireiškimo tikimybės nustatymas;
11.3. kontrolės veiklą – apima kontrolės priemonių parinkimą ir tobulinimą, technologijų naudojimą, politikų ir procedūrų taikymą. Savivaldybės administracijos veikla organizuojama taip, kad būtų tinkamai atskirtos darbuotojų funkcijos, stengiantis užtikrinti galimų interesų konfliktų, sukčiavimo, korupcijos apraiškų, tyčinių klaidų bei kitų neteisėtų veikų pasireiškimų tikimybės sumažinimą ir (arba) fiksavimą laiku;
11.4. informavimą ir komunikaciją – apima informacijos naudojimą, vidaus ir išorės komunikaciją. Siekiant užtikrinti tinkamą asmens duomenų apsaugą ir su tuo susijusių teisės aktuose nustatytų reikalavimų vykdymą, asmens duomenys Savivaldybės administracijoje yra tvarkomi Savivaldybės administracijos direktoriaus nustatyta tvarka;
KETVIRTASIS SKIRSNIS
VIDAUS KONTROLĖS DALYVIAI
12. Vidaus kontrolės dalyviai yra Savivaldybės administracijos direktorius, vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekantys darbuotojai – ir vidaus auditoriai.
13. Savivaldybės administracijos direktorius, siekdamas strateginio planavimo dokumentuose Savivaldybės administracijai numatytų tikslų, organizuoja vidaus kontrolės kūrimą ir įgyvendinimą Savivaldybės administracijoje:
13.1. paskiria vidaus kontrolės politikos rengėją (-us) ir (arba) rengimą koordinuojančius viešojo juridinio asmens darbuotojus;
13.4. užtikrina, kad būtų pašalinti vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekančių darbuotojų, vidaus auditorių ir kitų Savivaldybės administracijos audito vykdytojų nustatyti vidaus kontrolės trūkumai ir jų atsiradimą lemiantys veiksniai;
13.5. užtikrina, kad už vidaus kontrolės įgyvendinimą atsakingais nebūtų paskirti Savivaldybės administracijos vidaus audito tarnybos vadovas ir vidaus auditoriai;
14. Vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekantys darbuotojai prižiūri vidaus kontrolės įgyvendinimą Savivaldybės administracijoje ir jos atitiktį Savivaldybės administracijos direktoriaus nustatytai vidaus kontrolės politikai, atlikdami nuolatinę stebėseną, apimančią kiekvieną vidaus kontrolės elementą. Jie teikia Savivaldybės administracijos direktoriui informaciją apie vidaus kontrolės ir rizikos valdymą, vidaus kontrolės politikos įgyvendinimo trūkumus ir rizikos veiksnius.
IV SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ANALIZĖ IR VERTINIMAS
16. Savivaldybės administracijos direktorius užtikrina, kad kiekvienais metais būtų atliekama vidaus kontrolės analizė, apimanti visus vidaus kontrolės elementus, kurios metu būtų įvertinami Savivaldybės administracijos veiklos trūkumai, pokyčiai, atitiktis nustatytiems reikalavimams (ar vidaus kontrolė Savivaldybės administracijoje įgyvendinama pagal Savivaldybės administracijos direktoriaus nustatytą vidaus kontrolės politiką ir ar ji atitinka pasikeitusias veiklos sąlygas), vidaus kontrolės įgyvendinimo priežiūrą atliekančių darbuotojų pateikta informacija, vidaus ir kitų auditų rezultatai ir numatomos vidaus kontrolės tobulinimo priemonės.
17. Savivaldybės administracijos vidaus kontrolė vertinama:
17.2. gerai – jei visa rizika yra nustatyta ir valdoma, bet yra vidaus kontrolės trūkumų, neturinčių neigiamos įtakos Savivaldybės administracijos veiklos rezultatams;
17.3. patenkinamai – jei visa rizika yra nustatyta, tačiau dėl netinkamo rizikos valdymo yra vidaus kontrolės trūkumų, kurie gali turėti neigiamą įtaką Savivaldybės administracijos veiklos rezultatams;
18. Atlikus vidaus kontrolės analizę ir vertinimą, Savivaldybės administracijos direktorius gali siūlyti vidaus audito tarnybai atlikti tam tikrų Savivaldybės administracijos veiklos sričių vidaus auditą.
V SKYRIUS
INFORMACIJOS APIE VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMĄ TEIKIMAS
20. Informacijos, kaip įgyvendinama vidaus kontrolė, apibendrinimą pagal atsakingų darbuotojų pateiktą informaciją organizuoja Savivaldybės administracijos direktoriaus paskirtas darbuotojas.
21. Savivaldybės administracijos direktorius kiekvienais metais iki kovo 1 dienos Finansų ministerijos rašytiniu prašymu, pateiktu ataskaitinių metų pabaigoje, teikia Finansų ministerijai Finansų ministro įsakyme nurodytą informaciją apie vidaus kontrolės įgyvendinimą už praėjusius metus Savivaldybės administracijoje, įskaitant jiems pavaldžius ir (arba) atskaitingus viešuosius juridinius asmenis.