LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO VALDYBA
SPRENDIMAS
DĖL SEIMO KOMITETŲ IR KOMISIJŲ POSĖDŽIŲ PROTOKOLŲ RAŠYMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2010 m. gruodžio 29 d. Nr. SV-S-993
Vilnius
Lietuvos Respublikos Seimo valdyba, vadovaudamasi Lietuvos Respublikos Seimo statuto (Žin., 1994, Nr. 15-249; 1999, Nr. 5-97) 125 straipsniu, n u s p r e n d ž i a :
1. Patvirtinti Lietuvos Respublikos Seimo komitetų ir komisijų posėdžių protokolų rašymo taisykles (pridedama).
2. Nustatyti, kad Seimo komitetų ir komisijų posėdžių protokolai ir kiti komitetų bei komisijų dokumentai perduodami Seimo archyvui vadovaujantis Bylų sudarymo, bylų (dokumentų) tvarkymo ir rengimo archyviniam saugojimui tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Seimo kanclerio 2008 m. kovo 17 d. įsakymu Nr. 400 ĮVK-89.
3. Pripažinti netekusiu galios Lietuvos Respublikos Seimo valdybos 1999 m. vasario 1 d. sprendimą Nr. 1407 „Dėl Seimo komitetų ir komisijų posėdžių protokolų rašymo taisyklių ir dokumentų perdavimo archyvui tvarkos patvirtinimo“.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos
Seimo valdybos
2010 m. gruodžio 29 d.
sprendimu Nr. SV-S-993
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO KOMITETŲ IR KOMISIJŲ
POSĖDŽIŲ PROTOKOLŲ RAŠYMO
TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos Respublikos Seimo komitetų ir komisijų posėdžių protokolų rašymo taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato Seimo komitetų ir komisijų (toliau – komitetai) posėdžių protokolų įforminimo ir rengimo reikalavimus.
2. Uždarų posėdžių protokolams taikomi papildomi įforminimo ir rengimo reikalavimai, nustatyti Įslaptintos informacijos administravimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2005 m. gruodžio 5 d. nutarimu Nr. 1307 (Žin., 2005, 143-5193).
3. Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos Seimo statutu (Žin., 1994, Nr. 15-249; 1999, Nr. 5-97), Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos reglamentu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Seimo valdybos 2007 m. gruodžio 12 d. sprendimu Nr. 1961, Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 30-1009; 2006, Nr. 60-2169) ir kitais teisės aktais.
II. PROTOKOLO ĮFORMINIMAS
5. Protokole turi būti šie rekvizitai:
6. Kiekvienas rekvizitas išdėstomas nustatytoje protokolo vietoje (1 priedas) ir atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, išskyrus Taisyklių
12 punkte nurodytą atvejį.
7. Lietuvos valstybės herbas išdėstomas išilginiu centruotu būdu protokolo pradžioje po viršutine parašte.
8. Protokolo sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu, didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu. Kai posėdį rengia keletas komitetų, protokole jų pavadinimai išdėstomi vienas po kito ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu (2 priedas).
Protokolo sudarytojo pavadinimas turi atitikti Seimo statute nustatytą komiteto pavadinimą.
9. Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas (protokolas) ir antraštė (posėdžio, uždaro posėdžio). Dokumento pavadinimas rašomas po protokolo sudarytojo pavadinimu didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu, pvz.:
POSĖDŽIO PROTOKOLAS
arba
UŽDARO POSĖDŽIO PROTOKOLAS
arba
IŠVAŽIUOJAMOJO POSĖDŽIO PROTOKOLAS
arba
BENDRO POSĖDŽIO PROTOKOLAS
10. Protokolo data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu arabiškų skaitmenų grupėmis. Metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jeigu mėnesį ar dieną reiškia vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz., 2009-09-05.
11. Protokolo registracijos numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir protokolo registravimo komiteto protokolų registre eilės numeris. Prieš registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“, pvz., Nr. 105‑P-25 (105-P – dokumentų registro identifikavimo žymuo, 25 – protokolo registravimo šiame registre eilės numeris). Protokolo registracijos numeris rašomas šalia datos dešinėje pusėje ir kartu su data išdėstomas išilginiu centruotu būdu. Jeigu protokolo sudarytojai yra keli, registracijos numeris susideda iš protokolo registracijos tuose komitetuose numerių, atskirtų vienas nuo kito pasviruoju brūkšneliu, pvz., Nr. 100-P-25/105-P-15.
12. Protokolo sudarymo vieta išdėstoma po datos ir registracijos numerio rekvizitais išilginiu centruotu būdu, nepaliekant vienos eilutės intervalo, pvz.:
2010-09-23 Nr. 109-P-25
Vilnius
13. Protokolo tekstas išdėstomas po sudarymo vietos rekvizitais pagal šiuos reikalavimus:
13.1. Protokolo teksto pastraipų pirmosios eilutės pradedamos rašyti vienodu, ne didesniu kaip 22 mm atstumu nuo dokumento kairiosios paraštės.
13.2. Protokolo tekstas turi dvi dalis: įvadinę ir dėstomąją.
13.2.1. Įvadinėje dalyje įrašomi: posėdžio data ir laikas, posėdžio pirmininko ir protokolą rašiusio asmens vardai ir pavardės, posėdžio dalyviai, svarstomi klausimai (darbotvarkė), nurodomas kvorumo buvimas.
13.2.2. Protokolo įvadinėje dalyje surašomi posėdžio dalyvių vardai ir pavardės; prie kviestųjų asmenų kartu nurodoma jų atstovaujama įstaiga ir pareigos.
Posėdžio dalyvių protokolo įvadinėje dalyje galima nevardyti, nurodant, kad dalyvių sąrašas pridedamas, pvz.: „Kviestųjų asmenų sąrašas pridedamas (x priedas)“ arba „Dalyvių sąrašai pridedami (x, y priedai)“.
13.2.3. Po didžiosiomis raidėmis rašomo žodžio „DARBOTVARKĖ“ rašomas dvitaškis ir eilės tvarka surašomi svarstomi klausimai. Klausimai formuluojami vardininko linksniu: „Komiteto rudens sesijos veiklos ataskaita“ arba „Dėl komiteto rudens sesijos veiklos ataskaitos“. Paskutinis darbotvarkės klausimas dažniausiai formuluojamas taip: „Kiti klausimai“.
Kiekvienas darbotvarkės klausimas rašomas iš naujos eilutės. Darbotvarkė gali būti pridedama prie protokolo kaip priedas.
13.2.4. Dėstomoji protokolo dalis rašoma pagal schemą: SVARSTYTA–NUTARTA. Šie žodžiai rašomi didžiosiomis raidėmis, iš naujos eilutės, po žodžio „SVARSTYTA“ rašomas taškas, po žodžio „NUTARTA“ – taškas arba dvitaškis.
13.2.5. Protokolo dėstomojoje dalyje kiekvienas darbotvarkės klausimas pradedamas žodžiu „SVARSTYTA“. Prieš jį rašomas svarstomo darbotvarkės klausimo eilės numeris: „1. SVARSTYTA. Komiteto rudens sesijos veiklos ataskaita.“.
13.2.6. Aprašoma diskusija, t. y. pasisakiusių asmenų nuomonė, klausimai pranešėjams ir diskusijų dalyviams. Kiekvieno kalbėjusio asmens kalbos turinys rašomas iš naujos eilutės. Diskusijos užrašomos ne pažodžiui, o apibendrintai atpasakojamos būtuoju kartiniu laiku (kalbėjo, pritarė, pasiūlė…). Jeigu prie protokolo pridedamas pranešimas, užrašoma: (Pranešimo tekstas pridedamas (x priedas). Pranešimas turi būti pranešėjo pasirašytas.
13.2.7. Jeigu yra daromas posėdžio garso įrašas, protokole galima surašyti tik kalbėjusių asmenų vardus ir pavardes, o kalbų turinio neaprašyti (3 priedas), išskyrus Seimo statuto 150 straipsnio 5 dalyje ir 18011 straipsnio 7 dalyje nurodytus posėdžius, kurių metu nors ir daromas posėdžio garso įrašas, kalbos turi būti protokoluojamos arba pridedama pasisakymų dalies stenograma. Tokiu atveju protokole tai nurodoma: „Kalbėjo: (Vardai ir pavardės), posėdžio stenograma pridedama (x priedas)“.
13.2.8. Protokolą įforminantis asmuo nusprendžia, ar kuriuo nors būdu išskirti (pavyzdžiui, pabraukiant, paryškinant) dėstomosios dalies tekstą.
13.2.9. Po klausimo svarstymo dalies didžiosiomis raidėmis rašomas žodis „NUTARTA“, rašomas taškas ir dėstomas visas priimto protokolinio nutarimo konkrečiu darbotvarkės klausimu tekstas. Jeigu protokolinis nutarimas susideda iš dviejų ar daugiau punktų, po žodžio „NUTARTA“ rašomas dvitaškis ir tekstas dėstomas punktais. Protokolinio nutarimo punktai turi būti konkretūs ir aiškūs.
Nutarimas dėl svarstyto klausimo gali būti įforminamas ir atskiru dokumentu – komiteto išvada ar sprendimu. Sprendimas pridedamas prie protokolo. Protokole įrašoma: „NUTARTA. Priimti sprendimą Nr. ....(x priedas)“. Komiteto išvada pateikiama Seimui.
14. Parašo rekvizitą sudaro protokolą pasirašančio asmens posėdyje einamų pareigų pavadinimas (posėdžio pirmininkas, posėdžio sekretorius), parašas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus.
14.1. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:
Posėdžio pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Posėdžio sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
14.2. Kai pasirašo keli posėdžio pirmininkai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kito ta pačia eilės tvarka kaip ir protokolo sudarytojų pavadinimų rekvizitai ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:
Posėdžio pirmininkai (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
III. PROTOKOLO PRIEDAI
16. Prie protokolo kaip priedas turi būti pridedama: komiteto posėdyje dalyvavusių asmenų registracijos duomenys (komiteto narių, biuro darbuotojų ir kviestųjų asmenų sąrašas (sąrašai) (4, 5, 6 priedai), komiteto sprendimai, jeigu jie yra atskirai įforminti, kiti svarstyti dokumentai (įstaigų ir asmenų pasiūlymai dėl teisės aktų ir kt.). Taip pat gali būti pridedama: darbotvarkė, pranešėjo pasirašytas pranešimas, atskiroji nuomonė, posėdžio stenograma ir kita.
17. Ant kiekvieno protokolo priedo rašoma priedo žyma. Ją sudaro žodis „Protokolas“, protokolo registracijos numeris, žodis „priedas“ ir, jeigu yra daugiau kaip vienas priedas, jo eilės numeris. Priedo žyma išdėstoma kampiniu vėliaviniu būdu protokolo priedo pradžioje dešinėje pusėje. Priedo eilės numeris kartu su žodžiu „priedas“ rašomas iš naujos eilutės, pvz.:
Protokolo Nr. 109-P-11
1 priedas
IV. PROTOKOLO SPAUSDINIMAS
19. Protokolas spausdinamas vienoje lapo pusėje A4 (210 X 297 mm) formato popieriaus lapuose, paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm.
20. Protokolo, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antras ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.
V. PROTOKOLO PASIRAŠYMAS
24. Pasirašomas vienas protokolo egzempliorius. Kai protokolo sudarytojai yra keli, pasirašoma tiek protokolo egzempliorių, kiek yra sudarytojų.
VI. PROTOKOLO IŠRAŠAS
26. Protokolo išrašas įforminamas taip:
26.2. iš protokolo pateikiama: sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, data, registracijos numeris, reikiama teksto dalis, parašo rekvizito dalys (be parašo);
27. Kai išrašas (ar atskirai įformintas posėdžio sprendimas) dalijamas Seime, po parašo rekvizitu dedamas antspaudas su komiteto biuro pavadinimu (7 priedas). Antspaudas dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą; posėdžio stenogramos išraše – po pateiktu tekstu (9 priedas).
28. Kai protokolo išrašas (ar atskirai įformintas posėdžio sprendimas) siunčiamas kitoms institucijoms ar asmenims, nurodoma tikrumo žyma (8 priedas).
Lietuvos Respublikos Seimo
komitetų ir komisijų posėdžių
protokolų rašymo taisyklių
1 priedas
(Protokolo formos pavyzdys)
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO
..................... KOMITETAS
POSĖDŽIO PROTOKOLAS
2010-09-15 Nr. 000-P-7
Vilnius
Posėdis įvyko (Data, laikas).
Posėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė).
Posėdžio sekretorius (Vardas ir pavardė).
Dalyvavo: (Vardai ir pavardės arba nurodoma, kad dalyvių sąrašas pridedamas, taip pat nurodomas kvorumo buvimas).
DARBOTVARKĖ:
1. ..... .
2. ..... .
1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Pranešėjas (Vardas ir pavardė, trumpas pranešimo turinys arba nurodoma, kad pranešimas pridedamas).
(Pasisakiusių asmenų vardai ir pavardės, trumpas pasisakymo turinys).
NUTARTA. ..... .
Balsavimo rezultatai: už – ... , prieš – ... , susilaikė – ... .
2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Posėdžio pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Posėdžio sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
2 priedas
(Kelių komitetų posėdžio protokolo formos pavyzdys)
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO
..................... KOMITETAS
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO
.......................... KOMITETAS
BENDRO POSĖDŽIO PROTOKOLAS
2010-09-15 Nr. 000-P-17/000-P-28
Vilnius
Posėdis įvyko (Data, laikas).
Posėdžio pirmininkai: (Vardai ir pavardės).
Posėdžio sekretorius (Vardas ir pavardė).
Dalyvavo: (Vardai ir pavardės arba nurodoma, kad dalyvių sąrašas pridedamas, taip pat nurodomas kvorumo buvimas).
DARBOTVARKĖ:
1. ..... .
2. ..... .
1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Pranešėjas (Vardas ir pavardė, trumpas pranešimo turinys arba nurodoma, kad pranešimas pridedamas).
(Pasisakiusių asmenų vardai ir pavardės, trumpas pasisakymo turinys).
NUTARTA. ..... .
Pritarta bendru sutarimu.
2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Posėdžio pirmininkai (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
Posėdžio sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
3 priedas
(Protokolo formos pavyzdys)
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO
................. KOMITETAS
POSĖDŽIO PROTOKOLAS
2010-09-15 Nr. 000-P-17
Vilnius
Posėdis įvyko (Data, laikas).
Posėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė).
Posėdžio sekretorius (Vardas ir pavardė).
Dalyvavo: (Vardai ir pavardės arba nurodoma, kad dalyvių sąrašas pridedamas, taip pat nurodomas kvorumo buvimas).
DARBOTVARKĖ:
1. ..... .
2. ..... .
1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Kalbėjo: (Pasisakiusių asmenų vardai ir pavardės).
NUTARTA. ..... .
Balsavimo rezultatai: už – ... , prieš – ... , susilaikė – ... .
2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).
Kalbėjo: (Pasisakiusių asmenų vardai ir pavardės).
NUTARTA:
1. ..... .
2. ..... .
Posėdžio pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Posėdžio sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
4 priedas
(Posėdžio dalyvių registracijos formos pavyzdys)
Protokolo Nr. 000-P-11
... priedas
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO ....................... KOMITETO
2010-...-... POSĖDŽIO DALYVIŲ SĄRAŠAS
KVIESTIEJI ASMENYS |
|||
Eil. Nr. |
Vardas, pavardė |
Parašas |
Institucija, pareigos |
1. |
|
|
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
4. |
|
|
|
5. |
|
|
|
6. |
|
|
|
7. |
|
|
|
8. |
|
|
|
... |
|
|
|
PASTABA. Sąrašo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomis skiltimis.
5 priedas
(Posėdžio dalyvių registracijos formos pavyzdys)
Protokolo Nr. 000-P-11
... priedas
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO .......................... KOMITETO
2010-...-... POSĖDŽIO DALYVIŲ SĄRAŠAS
KOMITETO NARIAI |
||||
Eil. Nr. |
Vardas, pavardė |
Parašas |
||
1. |
|
|
||
2. |
|
|
||
3. |
|
|
||
... |
|
|
||
KOMITETO BIURO DARBUOTOJAI |
||||
Eil. Nr. |
Vardas, pavardė |
Parašas |
||
1. |
|
|
||
2. |
|
|
||
...
|
|
|
||
KVIESTIEJI ASMENYS |
||||
Eil. Nr. |
Vardas, pavardė |
Parašas |
Institucija, pareigos |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
... |
|
|
|
|
PASTABA. Sąrašo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomis skiltimis.
6 priedas
(Posėdžio dalyvių registracijos formos, kai dalyviai registruojami prieš kiekvieną balsavimą, pavyzdys)
Protokolo Nr. 000-P-11
... priedas
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO .......................... KOMITETO
NARIŲ DALYVAVIMAS 2010-...-... POSĖDYJE
POSĖDYJE DALYVAVO |
PRIIMANT SPRENDIMUS DALYVAVO |
||||||
Eil. Nr. |
Komiteto narys |
Parašas |
Darbotvarkės klausimas |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
… |
|||
1. |
|
|
+ |
|
|
|
|
2. |
|
|
+ |
|
|
|
|
3. |
|
|
– |
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
|
|
5. |
|
|
|
|
|
|
|
6. |
|
|
|
|
|
|
|
... |
|
|
|
|
|
|
|
Parengė
(Komiteto biuro darbuotojo pareigos)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
PASTABA. Sąrašo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomis skiltimis.
7 priedas
(Protokolo išrašo, dalijamo Seime, formos pavyzdys)
Išrašas
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO
......................... KOMITETAS
POSĖDŽIO PROTOKOLAS
2010-09-15 Nr. 000-P-17
Vilnius
(Pateikiama reikiama protokolo dalis) …………………………………… .
Posėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė)
Posėdžio sekretorius (Vardas ir pavardė)
8 priedas
(Protokolo išrašo, siunčiamo kitoms institucijoms, formos pavyzdys)
Išrašas
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO
....................... KOMITETAS
POSĖDŽIO PROTOKOLAS
2010-09-15 Nr. 000-P-17
Vilnius
(Pateikiama reikiama protokolo dalis) …………………………………………………………………. ………………………..………….……………………………………………… .
Posėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė)
Posėdžio sekretorius (Vardas ir pavardė)
Išrašas tikras
(Pareigos)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
9 priedas
(Posėdžio stenogramos išrašo, dalijamo Seime, formos pavyzdys)
Išrašas
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO
....................... KOMITETAS
2010-09-17 POSĖDŽIO STENOGRAMA
Posėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė)
(Pateikiama reikiama stenogramos dalis) ................................................................................................ ........................................................................................................................................................ .
10 priedas
(Posėdžio stenogramos išrašo, siunčiamo kitoms institucijoms, formos pavyzdys)
Išrašas
LIETUVOS RESPUBLIKOS SEIMO
....................... KOMITETAS
2010-09-17 POSĖDŽIO STENOGRAMA
Posėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė)
(Pateikiama reikiama stenogramos dalis) ................................................................................................ ......................................................................................................................................................... .
Išrašas tikras
(Pareigos)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)