LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS
Į S A K Y M A S
DĖL VALSTYBĖS IR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJŲ, ĮSTAIGŲ, ĮMONIŲ VEIKLOS DOKUMENTŲ PERDAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVAMS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2006 m. spalio 27 d. Nr. V-94
Vilnius
Įgyvendindamas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 15 straipsnio 4 dalį:
1. Tvirtinu Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisykles (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos Vyriausybės generalinio
direktoriaus 2006 m. spalio 27 d. įsakymu
Nr. V-94
VALSTYBĖS IR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJŲ, ĮSTAIGŲ, ĮMONIŲ VEIKLOS DOKUMENTŲ PERDAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVAMS TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių (toliau vadinama – įstaigos) veiklos nuolatinio saugojimo dokumentų, tarp jų ir tų, prie kurių prieinama tik specialiosios įrangos priemonėmis (toliau vadinama – dokumentai), išskyrus elektroninius dokumentus, perdavimo valstybės archyvams tvarką.
2. Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) vartojamas sąvokas.
3. Valstybės archyvams dokumentus perduoda įstaigos, įrašytos į Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų departamentas) generalinio direktoriaus tvirtinamą valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą; kitos įstaigos – Lietuvos archyvų departamento sprendimu.
4. Dokumentai valstybės archyvams perduodami Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 15 ir 16 straipsniuose nustatytomis sąlygomis ir terminais.
Dokumentai, prie kurių prieinama tik specialiosios įrangos priemonėmis (toliau vadinama – vaizdo ir garso dokumentai), perduodami per 10 metų nuo jų sukūrimo.
II. DOKUMENTŲ PERDAVIMO TVARKA
5. Įstaigų perduodami dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitos dokumentus – apyrašus pagal Lietuvos archyvų departamento generalinio direktoriaus tvirtinamų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus. Fiziškai pažeisti dokumentai turi būti kvalifikuotai pataisyti ar restauruoti.
6. Kartu su dokumentais perduodami apyrašai, įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, nerastų dokumentų, jei tokių yra, aktas. Su dokumentais gali būti perduodamos ir turimos jų atsarginės kopijos bei informacijos paieškos priemonės.
7. Dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse. Dokumentai, kurie dėl jų formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais. Vaizdo ir garso dokumentai perduodami jų laikmenoms pritaikytose dėžutėse.
Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys.
8. Dokumentus perduodanti įstaiga turi:
8.1. suderinti raštu su valstybės archyvu perduodamų dokumentų kiekį ir jų perdavimo datą, pavesti atsakingiems įstaigos darbuotojams perduoti dokumentus;
8.2. patikrinti pagal apyrašus numatomų perduoti dokumentų kiekį, būklę, aprašymo ir apskaitos duomenų tikslumą, patikrinimo rezultatus ir išvadas įforminti pažymoje;
8.3. pašalinti nustatytus trūkumus, patikslinti aprašymo ir apskaitos duomenis, jei nustatoma, kad jie netikslūs;
8.4. surašyti nerastų dokumentų aktą, jei atlikus detalią paiešką nustatoma, kad į apyrašus įrašytų apskaitos vienetų nėra;
9. Įstaigos dokumentų perdavimas valstybės archyvui įforminamas aktu (priedas), kuris surašomas dviem egzemplioriais.
10. Valstybės archyvas priimdamas dokumentus turi patikrinti jų kiekį, fizinę būklę, perdavimo akte ir apyrašuose nurodytų duomenų faktinį atitikimą. Patikrinimo rezultatai ir išvados įforminami pažymoje.
Valstybės archyvas priimamus dokumentus turi patikrinti per vieną mėnesį nuo jų gavimo.
11. Jei patikrinimo metu nustatoma priimamų dokumentų sutvarkymo, aprašymo, apskaitos neatitikimų ar kitų trūkumų, valstybės archyvas apie tai raštu informuoja dokumentus perduodančią įstaigą, kuri nurodytus trūkumus turi ištaisyti per vieną mėnesį nuo rašto gavimo dienos.
Šie reikalavimai netaikomi, kai dokumentus perduodanti įstaiga yra likviduota.
12. Dokumentų perdavimo aktas tvirtinamas ir registruojamas po to, kai jis pasirašomas įgaliotų darbuotojų.
Įstaigos darbuotojas, įgaliotas perduoti dokumentus, ir valstybės archyvo darbuotojas, įgaliotas priimti dokumentus, parašais patvirtina į valstybės archyvą pristatytų perduodamų dokumentų kiekį ir, baigus šių Taisyklių 10-11 punktuose nustatytas procedūras, pasirašo dokumentų perdavimo aktą.
III. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
13. Perduodamų dokumentų saugų gabenimą į valstybės archyvą užtikrina dokumentus perduodanti įstaiga.
Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų,
įmonių veiklos dokumentų perdavimo
valstybės archyvams taisyklių
priedas
(Dokumentų perdavimo akto forma)
______________________________________________
(dokumentus perduodančios įstaigos pavadinimas)
______________________________________________
(valstybės archyvo pavadinimas)
TVIRTINU
__________________________________
(dokumentus perduodančios įstaigos vadovo ar kito teisės norminių aktų įgalioto asmens pareigų pavadinimas)
________________________
(parašas)
________________________
(vardas ir pavardė)
TVIRTINU
____________________________
(valstybės archyvo vadovo pareigų pavadinimas)
________________________
(parašas)
________________________
(vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ PERDAVIMO AKTAS
__________________ Nr. _______/_______
(data)
_____________________
(sudarymo vieta)
Vadovaudamiesi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo _________ straipsniu, perdavė,
(dokumentus perduodančios įstaigos pavadinimas ir jai atstovaujantis asmuo)
o ___________________________________________________________________ priėmė
(valstybės archyvo pavadinimas ir jam atstovaujantis asmuo)
______________________________________________________________________ metų
(dokumentus sudariusios įstaigos pavadinimas) (laikotarpis, kurio dokumentai perduodami)
veiklos nuolatinio saugojimo dokumentus:
1. Apskaitos vienetai pagal apyrašus:
| Apyrašo Nr. |
Apskaitos vienetų numeriai apyraše (nuo – iki) |
Į apyrašą įrašytų neperduodamų apskaitos vienetų numeriai* |
Perduodamų apskaitos vienetų skaičius |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Apyrašai:
Nr. ______ (nuo_______ iki_______ apsk. vnt.),__________ lap.
Nr. ______ (nuo_______ iki_______ apsk. vnt.),__________ lap.
Nr. ______ (nuo_______ iki_______ apsk. vnt.),__________ lap.
Nr. ______ (nuo_______ iki_______ apsk. vnt.),__________ lap.
Nr. ______ (nuo_______ iki_______ apsk. vnt.),__________ lap.
(Dokumentų perdavimo akto formos tęsinys)
3. Įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, ________ lap.
4**. ______________________________________________________________________
Iš viso perduota ir valstybės archyve gauta:
2. šio akto 2, 3, _________ punktuose nurodyti dokumentai ir ________________________
_____________________________ _________________________________________
(valstybės archyvo įgalioto darbuotojo (įstaigos įgalioto darbuotojo pareigų pavadinimas)
pareigų pavadinimas)
_____________________________ _________________________________________
(parašas) (parašas)
_____________________________ _________________________________________
(vardas ir pavardė) (vardas ir pavardė)
_____________________________ _________________________________________
(data) (data)
Dokumentus perdavė
__________________________________ ______
(dokumentus perduodančios įstaigos (parašas) (vardas ir pavardė)
įgalioto darbuotojo pareigų pavadinimas)
Dokumentus priėmė
__________________________________ ______
(valstybės archyvo įgalioto darbuotojo (parašas) (vardas ir pavardė)
pareigų pavadinimas)
Pastabos:
* Nurodomi laikinai įstaigai naudoti paliktų apskaitos vienetų, taip pat į apyrašus įrašytų, bet faktiškai nerastų apskaitos vienetų numeriai, tai pažymint pastabų skiltyje.
** Nurodomi nerastų dokumentų aktai, informacijos paieškos priemonės, atsarginės dokumentų kopijos ir kt., jei tai perduodama kartu su dokumentais.
______________