LIETUVOS RESPUBLIKOS VERTYBINIŲ POPIERIŲ KOMISIJA
N U T A R I M A S
DĖL VERTYBINIŲ POPIERIŲ VIEŠOSIOS APYVARTOS TARPININKŲ IR VALDYMO ĮMONIŲ VEIKLOS VIDAUS KONTROLĖS ORGANIZAVIMO IR VYKDYMO TAISYKLIŲ
2003 m. rugsėjo 25 d. Nr. 13
Vilnius
1. Patvirtinti Vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkų ir valdymo įmonių veiklos vidaus kontrolės organizavimo ir vykdymo taisykles (pridedama).
2. Nustatyti, kad iki šio nutarimo įsigaliojimo licencijas gavę vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkai ir valdymo įmonės Vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkų ir valdymo įmonių veiklos vidaus kontrolės organizavimo ir vykdymo taisyklių reikalavimus privalo įgyvendinti iki 2003 m. gruodžio 31 d.
3. Pripažinti netekusiu galios Vertybinių popierių komisijos 1999 m. gegužės 21 d. nutarimą Nr. 13 „Dėl Vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkų veiklos vidaus kontrolės organizavimo taisyklių“ (Žin., 1999, Nr. 47).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos
vertybinių popierių komisijos
2003 m. rugsėjo 25 d. nutarimu Nr. 13
VERTYBINIŲ POPIERIŲ VIEŠOSIOS APYVARTOS TARPININKŲ IR VALDYMO ĮMONIŲ VEIKLOS VIDAUS KONTROLĖS ORGANIZAVIMO IR VYKDYMO TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkų ir valdymo įmonių veiklos vidaus kontrolės organizavimo ir vykdymo taisyklės (toliau – taisyklės) nustato vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkų, investicinių kintamojo kapitalo bendrovių, kurių turto valdymas neperduotas valdymo įmonei, ir valdymo įmonių vidaus kontrolės tikslus, pagrindinius organizavimo principus, keliamus minimalius reikalavimus. Vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkai, investicinės kintamojo kapitalo bendrovės, kurių turto valdymas neperduotas valdymo įmonei, ir valdymo įmonės vidaus kontrolei gali nusistatyti griežtesnius reikalavimus.
2. Šios taisyklės privalomos visiems vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkams, investicinėms kintamojo kapitalo bendrovėms, kurių turto valdymas neperduotas valdymo įmonei, ir valdymo įmonėms, veikiančioms pagal Kolektyvinio investavimo subjektų įstatymą ar Papildomo savanoriško pensijų kaupimo įstatymą.
3. Šių taisyklių teisinis pagrindas yra Vertybinių popierių rinkos įstatymo 24 straipsnio 6 dalies 9 punktas, Kolektyvinio investavimo subjektų įstatymo 10 straipsnio 2 punktas ir Papildomo savanoriško pensijų kaupimo įstatymo 9 straipsnio 2 punktas. Rengiant taisykles, atsižvelgta į Europos Sąjungos direktyvas 85/611/EEB, 93/22/EEB ir 2003/6/EB.
4. Taisyklėse vartojamos sąvokos:
4.1. Vidaus kontrolė – veiksmų, organizacinių priemonių, vidaus taisyklių visuma, detalizuojanti ir realizuojanti teisės aktuose tarpininkams nustatytų pareigų vykdymą ir kontrolę. Ypatingas dėmesys turi būti skiriamas tarpininkų darbuotojų, dirbančių su viešai neatskleista informacija, griežtam pareigų atribojimui; pasinaudojimo viešai neatskleista informacija prevencijai; tarpininkų ar jų darbuotojų sąskaita sudaromų sandorių ar teikiamų pavedimų dėl vertybinių popierių kontrolei; interesų konfliktų vengimo ir sąžiningo elgimosi su klientais kontrolei; efektyvių poveikio priemonių už nustatytų taisyklių nesilaikymą taikymui.
4.2. Tarpininkas – vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkas, investicinė kintamojo kapitalo bendrovė, kurios turto valdymas neperduotas valdymo įmonei, taip pat valdymo įmonė, veikianti pagal Kolektyvinio investavimo subjektų įstatymą ar Papildomo savanoriško pensijų kaupimo įstatymą.
4.3. Klientas – asmuo, kuriam vertybinių popierių viešosios apyvartos tarpininkas ar valdymo įmonė teikia paslaugas, įskaitant pensijų fondų bei investicinių kintamojo kapitalo bendrovių dalyvius.
II. VIDAUS KONTROLĖS RŪŠYS IR TIKSLAI
5. Turi būti vykdomos trys vidaus kontrolės rūšys:
5.1. išankstinė – tai organizacinių priemonių sistema, kuria siekiama užkirsti kelią piktnaudžiavimams, išvengti tarpininkų veiklos klaidų, klaidinančių ar neteisingų duomenų įtraukimo į apskaitą ar finansines ataskaitas;
5.2. specialioji (momentinė) – tai netikėtas atskirų operacijų, turto ar jo dalies patikrinimas operacijų atlikimo metu arba tuoj pat joms pasibaigus;
6. Vidaus kontrolės sistema turi užtikrinti:
6.1. valdymo efektyvumą (įskaitant funkcijų atskyrimą, aiškų pareigų apibrėžimą, kontrolės nustatymą);
6.2. tarpininko vidaus taisyklių laikymąsi (įskaitant periodišką tikrinimą, efektyvių poveikio priemonių taikymą);
6.3. principo „pažink savo klientą“ įgyvendinimą (įskaitant klientų, jų atstovų tapatybės, atstovavimo pagrindo nustatymą; duomenų apie klientų finansinę padėtį, investavimo tikslus, patirtį, asmeninės nuosavybės faktą rinkimą ir pan.);
III. TARPININKO VIDAUS KONTROLĖS ORGANIZAVIMAS IR VYKDYMAS
7. Tarpininkas privalo veiklos vidaus kontrolės organizavimą, vykdymą, vertinimą bei kontrolę atlikti taip, kad galėtų įrodyti, kaip tarpininkas vykdo teisės aktuose įtvirtintas pareigas, o Vertybinių popierių komisija prireikus galėtų tai patikrinti.
8. Atsižvelgiant į tarpininko dydį, organizacinę ir valdymo struktūrą, atliekamų operacijų įvairovę, mastą, riziką, tarpininko informacinių technologijų lygį ir jų naudojimo mastą, turi būti paskirtas tinkamos kvalifikacijos darbuotojas, atsakingas už vidaus kontrolės vykdymą, arba sukurtas atskiras tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymo padalinys. Asmuo, atsakingas už vidaus kontrolės vykdymą, gali turėti kitas pareigas, jei tai nedaro įtakos vidaus kontrolės efektyvumui.
9. Už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą atsakingas asmuo arba tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymo padalinys yra tiesiogiai atskaitingas tarpininko valdybos pirmininkui, o jeigu toks asmuo yra valdybos pirmininkas, jis atskaitingas jį paskyrusiam organui, tačiau vykdydamas savo funkcijas yra nepriklausomas.
10. Už tinkamą tarpininko veiklos vidaus kontrolės organizavimą atsako tarpininko valdybos pirmininkas. Tarpininko valdybos pirmininko sprendimu tarpininko vidaus kontrolės vykdymas gali būti perduotas kitam juridiniam asmeniui, kuris užtikrintų tinkamą vidaus kontrolės vykdymą. Už tai, kad parinktas juridinis asmuo vidaus kontrolę vykdo netinkamai, atsako tarpininko valdybos pirmininkas. Jei tarpininko vidaus kontrolės vykdymas perduodamas kitam juridiniam asmeniui, mutatis mutandis taikomi šių taisyklių 12 punkto reikalavimai.
11. Vidaus kontrolės vykdymo padaliniui arba darbuotojui, atsakingam už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, turi būti prieinami visi tarpininko turimi dokumentai ir informacija (įskaitant garso įrašus), reikalingi efektyviai vidaus kontrolei vykdyti. Asmuo, atsakingas už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, turi teisę gauti visų tarpininko darbuotojų paaiškinimus žodžiu ar raštu visais su vidaus kontrole susijusiais klausimais. Už efektyvų ir visapusišką reikalingos informacijos suteikimo asmeniui, atsakingam už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, tinkamą įgyvendinimą atsako tarpininko valdybos pirmininkas.
12. Duomenys apie darbuotoją, atsakingą už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, arba tarpininko vidaus kontrolės vykdymo padalinio darbuotojų sąrašas ir duomenys apie juos, taip pat darbuotojų ar jų duomenų pasikeitimai turi būti pateikti Vertybinių popierių komisijai per 5 darbo dienas. Vertybinių popierių komisijai turi būti pateikiami tokie duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, išsilavinimas, informacija apie patirtį vertybinių popierių rinkoje, pareigos, vidaus kontrolės vykdymo sritis, už kurią darbuotojas atsakingas, telefono ir fakso numeris, elektroninio pašto adresas.
13. Tarpininko valdyba turi užtikrinti, kad tarpininko vidaus kontrolės sistemos efektyvumas būtų vertinamas tiek nuolat (darbuotojams atliekant pareigas), tiek periodiškai (vidaus audito, išorės audito, savęs vertinimas).
14. Tarpininko darbuotojai, atlikdami savo pareigas, turi ne tik dalyvauti tarpininko vidaus kontrolės procese, bet ir pagal savo kompetenciją nuolat vertinti vidaus kontrolės sistemos efektyvumą.
15. Tarpininko valdybos nustatytu periodiškumu vidaus ar išorės auditoriai turi patikrinti, ar vidaus kontrolės sistema efektyvi, įskaitant ir savęs vertinimą (kai asmuo, atsakingas už tam tikrą tarpininko veiklos sritį, pats įvertina savo atliekamą kontrolę).
16. Tarpininkas privalo parengti taisykles, nustatančias galimus interesų konfliktų atvejus, jų vengimo tvarką, sąžiningo elgesio su klientais, kai interesų konflikto išvengti neįmanoma, tvarką. Šios taisyklės turi būti reguliariai peržiūrimos ir atitinkamai keičiamos, atsižvelgiant į naujų interesų konfliktų galimybę.
17. Laikoma, kad interesų konfliktas egzistuoja, kai:
17.1. vykdomi tarpininko akcininko pavedimai pirkti, parduoti vertybinius popierius ne rinkos kaina;
17.2. vykdomi tarpininko stambių ir aktyvių klientų pavedimai pirkti, parduoti vertybinius popierius ne rinkos kaina;
17.3. vykdomi atskaitingo emitento vadovų pavedimai pirkti, parduoti to emitento vertybinius popierius ne rinkos kaina;
17.4. vykdomi pavedimai tarpininko sąskaita pirkti, parduoti vertybinius popierius, kuriuos pirkti ar parduoti yra pateikęs pavedimą tarpininko klientas;
17.5. tarpininko darbuotojai perka, parduoda vertybinius popierius, kuriuos pirkti ar parduoti yra pateikęs pavedimą tarpininko klientas;
17.6. vykdomi klientų pavedimai pirkti, parduoti vertybinius popierius, kuriuos tarpininkas platina ar kurių portfelį tarpininkas valdo;
18. Asmuo, atsakingas už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, privalo parengti, o valdybos pirmininkas patvirtinti vertybinių popierių, dėl kurių, teikiant investicines paslaugas ar sudarant sandorius, yra galimas interesų konfliktas, sąrašą. Šis sąrašas turi būti prieinamas visiems tarpininko darbuotojams, teikiantiems investicines paslaugas klientams ar turintiems teisę sudaryti sandorius tarpininko sąskaita.
19. Esant interesų konfliktui, tarpininkas, prieš teikdamas investicinę paslaugą, privalo atskirai, aiškiai, suprantamai (atsižvelgdamas į kliento vertybinių popierių rinkos žinias) ir pasirašytinai informuoti klientą apie interesų konfliktą bei vertybinių popierių rinkos kainą, kuri vertybiniams popieriams buvo nustatyta paskiausiai. Ši informacija gali būti atskleista ir telefonu, jeigu ji yra įrašoma ir gali būti pateikta kaip įrodymas. Investicinė paslauga gali būti teikiama tik tuo atveju, jei klientas aiškiai išreiškė savo sutikimą dėl investicinės paslaugos teikimo esant interesų konfliktui.
20. Asmuo, atsakingas už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, privalo nuolat stebėti sandorius, sudaromus su vertybiniais popieriais, dėl kurių galimas interesų konfliktas, o apie pastebėtus nustatytos tvarkos pažeidimus turi nedelsdamas raštu informuoti tarpininko valdybos pirmininką bei vidaus auditorių.
21. Asmuo, atsakingas už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, turi imtis priemonių pasinaudojimo viešai neatskleista informacija atvejams nustatyti.
22. Asmuo, atsakingas už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, parengia, o valdybos pirmininkas patvirtina sąrašą vertybinių popierių, kuriuos pirkti, parduoti ar sudaryti kitokius sandorius tarpininko darbuotojams, akcininkams, valdymo organų nariams yra draudžiama dėl tarpininko turimos (žinomos) viešai neatskleistos informacijos.
23. Tarpininko valdybos pirmininko nustatyta tvarka parengiamas sąrašas asmenų, kurie dėl užimamų pareigų, vykdomų funkcijų ar atliekamų konkrečių darbų žino arba turi teisę žinoti viešai neatskleistą informaciją.
24. Asmuo, atsakingas už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, privalo nuolat stebėti sandorius su vertybiniais popieriais, dėl kurių draudžiama sudaryti sandorius, kai tarpininkas turi (žino) viešai neatskleistos informacijos; apie pastebėtus pažeidimus toks asmuo turi nedelsdamas raštu informuoti tarpininko valdybos pirmininką, vidaus auditorių ir Vertybinių popierių komisiją.
25. Asmuo, atsakingas už tarpininko veiklos vidaus kontrolės vykdymą, tarpininko valdybos nustatyta tvarka, bet ne rečiau kaip kartą per ketvirtį (išskyrus galimų interesų konfliktų ir pasinaudojimo viešai neatskleista informacija atvejų kontrolę, kuri turi būti vykdoma nuolat) turi tikrinti, kaip tarpininko darbuotojai laikosi teisės aktuose nustatytų reikalavimų ir kaip vykdo juose įtvirtintas pareigas. Apie atlikto patikrinimo rezultatus turi būti parengiama ataskaita, kuri teikiama tarpininko valdybos pirmininkui bei vidaus auditoriui. Ataskaitoje turi būti nurodomi nustatyti pažeidimai, rekomendacijos dėl pažeidimų šalinimo ir prevencijos bei kita reikšminga informacija. Tarpininko valdybos pirmininkas, vidaus auditorius pasirašo ataskaitą ir nurodo jos gavimo datą.
26. Remdamasis valdybos pirmininkui bei vidaus auditoriui pateiktomis ataskaitomis, tarpininkas turi parengti Vertybinių popierių komisijai apibendrintą pranešimą, kuris pateikiamas kartu su metine finansine atskaitomybe. Pranešime turi būti nurodomi nustatyti pažeidimai bei priemonės, kurių imtasi padėčiai ištaisyti ir užkirsti keliui pažeidimų pasikartojimui. Apie reikšmingus pažeidimus tarpininkas privalo nedelsdamas pranešti Lietuvos Respublikos vertybinių popierių komisijai. Pažeidimo reikšmingumas vertinamas pagal galimą jo poveikį reguliavimo tikslams, tarpininko pajėgumui teikti investicines paslaugas, daromų pažeidimų dažnumą ar žalą klientams.
27. Tarpininkas turi turėti klientų skundų registracijos žurnalą, kuriame registruojami klientų skundai.
28. Klientų skundai, atsižvelgiant į jų sudėtingumą, turi būti išnagrinėti per kuo trumpesnį laiką, bet ne ilgiau kaip per 30 kalendorinių dienų. Skundą pateikusiam klientui visais atvejais turi būti pateiktas atsakymas raštu.