LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTRAS
Į S A K Y M A S
DĖL EUROPOS SĄJUNGOS STRUKTŪRINIŲ FONDŲ LĖŠŲ, SKIRTŲ LIETUVOS 2004–2006 M. BENDROJO PROGRAMAVIMO DOKUMENTO PRIEMONĖMS ĮGYVENDINTI, VEIKLOS ATRANKINIŲ PATIKRINIMŲ PAVYZDINĖS METODIKOS PATVIRTINIMO
2005 m. rugpjūčio 1 d. Nr. 1K-226
Vilnius
Vadovaudamasis Institucijų, atsakingų už Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų, skirtų Lietuvos 2004–2006 m. bendrojo programavimo dokumento priemonėms įgyvendinti, administravimą, atsakomybės ir funkcijų paskirstymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. gegužės 31d. nutarimu Nr. 649 (Žin., 2001, Nr. 48-1676; 2005, Nr. 51-1700), 5.9 ir 13.1 punktais,
1. Tvirtinu Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų, skirtų Lietuvos 2004–2006 m. bendrojo programavimo dokumento priemonėms įgyvendinti, veiklos atrankinių patikrinimų pavyzdinę metodiką (pridedama).
2. Pavedu institucijoms, atsakingoms už veiklos atrankinius patikrinimus, per du mėnesius nuo šio įsakymo įsigaliojimo dienos vadovaujantis 1 punkte nurodyta pavyzdine metodika parengti ir patvirtinti institucijos atliekamų Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų, skirtų Lietuvos 2004-2006 m. bendrojo programavimo dokumento priemonėms įgyvendinti, veiklos atrankinių patikrinimų metodiką.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos finansų ministro
2005 m. rugpjūčio 1 d. įsakymu Nr. 1K-226
EUROPOS SĄJUNGOS STRUKTŪRINIŲ FONDŲ LĖŠŲ, SKIRTŲ LIETUVOS 2004–2006 M. BENDROJO PROGRAMAVIMO DOKUMENTO PRIEMONĖMS ĮGYVENDINTI, VEIKLOS ATRANKINIŲ PATIKRINIMŲ
PAVYZDINĖ METODIKA
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų, skirtų Lietuvos 2004–2006 m. bendrojo programavimo dokumento priemonėms įgyvendinti, veiklos atrankinių patikrinimų pavyzdinė metodika (toliau vadinama – metodika) nustato pavyzdinę Europos Sąjungos (toliau vadinama – ES) struktūrinių fondų lėšų, skirtų Lietuvos 2004–2006 m. bendrojo programavimo dokumento (toliau vadinama – BPD) priemonėms įgyvendinti, veiklos atrankinių patikrinimų (toliau vadinama – veiklos atrankiniai patikrinimai) planavimo ir atlikimo tvarką ir yra skirta padėti institucijų, atsakingų už veiklos atrankinius patikrinimus, vidaus audito tarnyboms (toliau vadinama – VAT), atsižvelgiant į institucijos veiklos specifiką, parengti ir pateikti institucijos vadovui tvirtinti institucijos atliekamų ES struktūrinių fondų lėšų, skirtų Lietuvos 2004–2006 m. bendrojo programavimo dokumento priemonėms įgyvendinti, veiklos atrankinių patikrinimų metodiką.
2. Metodika parengta pagal Tarybos 1999 m. birželio 21 d. reglamento (EB) Nr. 1260/1999, nustatančio bendrąsias nuostatas dėl struktūrinių fondų, Komisijos 2001 m. kovo 2 d. reglamento (EB) Nr. 438/2001, nustatančio išsamias Tarybos reglamento (EB) Nr. 1260/1999 įgyvendinimo taisykles dėl struktūrinių fondų paramos valdymo ir kontrolės sistemų, Komisijos 2000 m. gegužės 30 d. reglamento (EB) Nr. 1159/2000 dėl informavimo ir viešumo priemonių, kurias valstybės narės turi įgyvendinti dėl struktūrinių fondų paramos, Komisijos 2000 m. liepos 28 d. reglamento (EB) Nr. 1685/2000, nustatančio išsamias Tarybos reglamento (EB) Nr. 1260/1999 įgyvendinimo taisykles dėl struktūrinių fondų bendrai finansuojamos veiklos išlaidų tinkamumo, Komisijos 2004 m. kovo 10 d. reglamento (EB) Nr. 448/ 2004, iš dalies pakeičiančio Reglamentą (EB) Nr. 1685/2000, nustatantį išsamias Tarybos reglamento (EB) Nr. 1260/1999 įgyvendinimo taisykles dėl struktūrinių fondų bendrai finansuojamos veiklos išlaidų tinkamumo, ir panaikinančio Reglamentą (EB) Nr. 1145/2003, nuostatas efektyviems ES struktūrinių fondų ir bendrojo finansavimo lėšų patikrinimams atlikti, išlaidų tinkamumui ir viešumui patikrinti.
3. Atliekant veiklos atrankinius patikrinimus, vidaus auditoriams taip pat rekomenduojama vadovautis Pavyzdine vidaus audito metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 2 d. įsakymu Nr. 1K-117 (Žin., 2003, Nr. 43- 1982) (toliau vadinama – Pavyzdinė vidaus audito metodika), Komisijos 2003 m. lapkričio 3 d. parengtu valdymo ir kontrolės sistemų audito vadovu struktūriniams fondams ir Finansų ministerijos parengtomis bei Nuolatinės tarpžinybinės komisijos vidaus audito sistemos kūrimui valstybiniame sektoriuje koordinuoti 2003 m. kovo 13 d. posėdžio protokolo Nr. 1 sprendimu Nr. 5 patvirtintomis rekomendacijomis Europos Sąjungos paramos lėšų vidaus auditui (toliau vadinama – Rekomendacijos ES paramos lėšų vidaus auditui).
4. Metodikoje vartojamos sąvokos:
ES struktūrinių fondų lėšų valdymo ir kontrolės sistema (toliau vadinama-valdymo ir kontrolės sistema) -vadovaujančiosios, mokėjimo, auditą koordinuojančios, tarpinių, įgyvendinančiųjų institucijų ir institucijų, atsakingų už veiklos atrankinius patikrinimus, taikomų priemonių, metodų, atliekamų funkcijų visuma, užtikrinanti tinkamą ES struktūrinių fondų lėšų, skirtų BPD priemonėms įgyvendinti, administravimą, veiksmingą jų panaudojimą, projektų įgyvendinimą pagal ES reikalavimus ir patikimo finansų valdymo principus.
Valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimai -veiklos atrankiniai patikrinimai, nurodyti Komisijos 2001 m. kovo 2 d. reglamento (EB) Nr. 438/2001 10 straipsnio 1 dalies a) punkte.
Deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimai -veiklos atrankiniai patikrinimai, nurodyti Komisijos 2001 m. kovo 2 d. reglamento (EB) Nr. 438/2001 10 straipsnio 1 dalies b) punkte.
Kitos metodikoje vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme (Žin., 2002, Nr. 123-5540), Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. gegužės 31 d. nutarime Nr. 649 „Dėl institucijų, atsakingų už Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų, skirtų Lietuvos 2004–2006 m. BPD priemonėms įgyvendinti, administravimą, atsakomybės ir funkcijų paskirstymo“ (Žin., 2001, Nr. 48-1676; 2005, Nr. 51-1700) ir Pavyzdinėje vidaus audito metodikoje vartojamas sąvokas.
II. VEIKLOS ATRANKINIŲ PATIKRINIMŲ PLANAVIMAS
I. VEIKLOS ATRANKINIŲ PATIKRINIMŲ ORGANIZAVIMAS
5. VAT veiklos atrankinius patikrinimus planuoja, vadovaudamasi šios ir Pavyzdinės vidaus audito metodikos nuostatomis.
6. Veiklos atrankinių patikrinimų turi būti planuojama atlikti tiek, kad VAT galėtų susidaryti nuomonę apie valdymo ir kontrolės sistemos efektyvumą ir deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų pagrįstumą. Veiklos atrankinių patikrinimų metu turi būti:
6.2. atliekamas mažiausiai vienas kiekvienos tarpinės institucijos, įgyvendinančiosios institucijos ir projektų vykdytojų pagal kiekvieną BPD priemonę valdymo ir kontrolės sistemos efektyvumo patikrinimas per BPD priemonės įgyvendinimo laikotarpį;
6.3. atlikta audituojamųjų subjektų atranka pagal rizikos analizę. Atrenkant tikrinamas veiklos sritis, rekomenduojama riziką vertinti atskirai pagal kiekvieną BPD priemonę;
6.4. užtikrinta, kad veiklos atrankiniai patikrinimai būtų tolygiai paskirstyti per visą BPD priemonės įgyvendinimo laikotarpį ir apimtų skirtingais laikotarpiais deklaruotas tinkamas finansuoti išlaidas;
6.5. užtikrinamas atitinkamas tikrinamų operacijų rūšių ir apimčių derinys, pasirinktas atlikus rizikos analizę;
6.7. atsižvelgiama į Lietuvos Respublikos ir Europos Komisijos auditorių nustatytus rizikos veiksnius;
7. Veiklos atrankiniai patikrinimai turi būti įtraukti į strateginius ir metinius VAT veiklos planus. Institucijų, atsakingų už veikos atrankinius patikrinimus, VAT, planuodamos veiklos atrankinius patikrinimus, koordinuoja savo metinius ir strateginius veiklos planus su įgyvendinančiųjų institucijų VAT (joms esant) metiniais ir strateginiais veiklos planais, kad nebūtų dubliuojami jų planuose numatomi atlikti ES struktūrinių fondų lėšų patikrinimai. Jeigu už tos pačios BPD priemonės veiklos atrankinius patikrinimus yra atsakingos kelios institucijos, šių institucijų VAT, siekdamos išvengti veiklos atrankinių patikrinimų dubliavimo, turi suderinti savo metinius ir strateginius veiklos planus.
8. Institucijų, atsakingų už veiklos atrankinius patikrinimus, vadovai Finansų ministerijai turi pateikti informaciją vadovaudamiesi Informacijos apie Europos Sąjungos ir užsienio institucijų ar fondų lėšomis finansuojamų projektų ar programų vidaus auditą ir vidaus audito tarnybos veiklos teikimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos finansų ministro 2005 m. balandžio 7 d. įsakymu Nr. 1K-099 (Žin., 2005, Nr. 48-1606), 6.2 punktu.
II. VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMŲ EFEKTYVUMO PATIKRINIMŲ PLANAVIMAS
9. Rekomenduojama, kad VAT vadovas valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimus pirmą kartą įtrauktų į metinius VAT veiklos planus pirmaisiais BPD įgyvendinimo metais, kai yra sukurta valdymo ir kontrolės sistema ir valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimų metu būtų siekiama išsiaiškinti, kaip efektyviai veikia naujai sukurta valdymo ir kontrolės sistema.
10. VAT neprivalo kiekvienais metais planuoti atlikti valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimų, jeigu ši sistema per kalendorinius metus nepasikeičia, o jeigu ši sistema nuolat keičiasi, tai VAT, naujai įvertinusi riziką, gali kasmet įtraukti valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimus į metinius VAT veiklos planus.
III. DEKLARUOTŲ TINKAMŲ FINANSUOTI IŠLAIDŲ PATIKRINIMŲ PLANAVIMAS
11. VAT turi per visą BPD įgyvendinimo laikotarpį patikrinti ne mažiau kaip 5 procentus visų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų pagal institucijai, atsakingai už veiklos atrankinius patikrinimus, priskirtas visas BPD priemones.
12. Deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimus, įtrauktus į metinius VAT veiklos planus, VAT rekomenduojama peržiūrėti ne rečiau kaip kartą per pusmetį tam, kad būtų nustatytas naujų iš ES struktūrinių fondų lėšų finansuojamų projektų (toliau vadinama – projektai) rizikingumas bei poreikis juos tikrinti.
13. Tiktai faktiškai patikrintų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų suma gali būti įskaičiuojama į 5 procentus tikrintinų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų. Skaičiuojant 5 procentus patikrintų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų, turi būti atsižvelgta į tai, kad:
13.1. į 5 procentų reikalaujamų patikrinti deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų apimtį gali būti įskaičiuotos tik išlaidos, patirtos ir deklaruotos iki patikrinimo atlikimo pradžios;
13.2. patikrinimo metu nustačius, kad patikrintos išlaidos yra patirtos netinkamai, šios išlaidos gali būti įskaičiuotos į 5 procentų reikalaujamų patikrinti išlaidų apimtį, tačiau jei pažeidimas finansiniu požiūriu yra reikšmingas, tikrintinų projekto išlaidų procentas turi būti padidintas;
13.3. į reikalaujamą patikrinti 5 procentų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų apimtį neįskaičiuojamos:
13.4. neleistinas dvigubas patikrintų išlaidų skaičiavimas (pavyzdžiui, jei tam tikro projekto lėšos tikrinamos du kartus – projekto įgyvendinimo metu ir užbaigus projektą, į pastarojo patikrinimo metu tikrintų išlaidų sumą negali būti antrą kartą įskaičiuota pirmojo patikrinimo metu tikrintų išlaidų suma).
14. Tikrintinos deklaruotos tinkamos finansuoti išlaidos atrenkamos tikrinti iš visų deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų (iš Europos Bendrijos paramos, bendrojo finansavimo lėšų ir privataus finansavimo lėšų (kai projektai įgyvendinami pagal Žuvininkystės orientavimo finansinę priemonę)).
15. VAT tikrintinas deklaruotas tinkamas finansuoti išlaidas pasirenka atlikdama kiekvieno projekto rizikos analizę. VAT gali savarankiškai pasirinkti rizikos analizės modelį priklausomai nuo turimų duomenų. Šioje metodikoje rekomenduojamas projekto rizikos analizės modelis padeda apskaičiuoti projekto rizikingą vertę.
16. VAT, atsirinkdama tikrinti deklaruotas tinkamas finansuoti išlaidas, pirmiausia turi atlikti projektų pagal kiekvieną BPD priemonę rizikos analizę ir suskirstyti visus projektus į didelės, vidutinės ir mažos rizikos grupes. Toks projektų suskirstymas atliekamas pagal BPD priemonės kiekvieno projekto rizikos veiksnius, kuriuos vidaus auditorius pasirenka savarankiškai. Pavyzdžiui, projekto rizikos vertinimo veiksniai gali būti tokie:
16.1. projekto įvertinimas pagal įgyvendinančiosios institucijos parengtos vertinimo ataskaitos duomenis;
16.2. kontrolės rizika (rizika, kad pirmaisiais metais audituojamajame subjekte (subjektuose) veikianti vidaus kontrolės sistema neaptiks klaidų, tačiau laikui bėgant stiprės vidaus kontrolė ir kontrolės rizika mažės);
16.5. darbuotojų kaita audituojamajame subjekte (subjektuose) (pavyzdžiui, projektas, kurio įgyvendinimo metu institucijoje vyksta darbuotojų kaita, susijęs su didesne rizika, nes naujus darbuotojus reikia apmokyti);
17. Metodikos 1 priede pateikiamas projekto rizikos analizės modelio pavyzdys, kuriame apskaičiuojama projekto rizikinga vertė. Pavyzdyje nurodyti rizikos veiksniai gali būti papildyti, tačiau VAT siūloma, atliekant projekto rizikos analizę, apsiriboti 5-6 rizikos veiksniais.
18. Kiekvienas rizikos veiksnys įvertinamas balais nuo 1 iki 6, kur 1,2- mažai reikšmingas, 3, 4 – vidutiniškai reikšmingas, 5, 6 – labai reikšmingas.
19. Kadangi kiekvieno nustatyto rizikos veiksnio įtaka projekto įgyvendinimui nėra vienoda, VAT vertinimu, veiksnio reikšmė koreguojama veiksnio koregavimo koeficientu.
20. Susumavus visų rizikos veiksnių balus, gaunamas bendras atskiro projekto rizikos įvertinimo balas.
21. Bendrą projekto rizikos įvertinimo balą padalijus iš didžiausio galimo to projekto rizikos balo, nustatomas projekto rizikingumo procentas.
22. Atlikus visų projektų rizikos analizę, projektų tikrintinų išlaidų dydis apskaičiuojamas pagal formulę
5 % × PRV × VPV/VPRV,
kur:
PRV – projekto rizikinga vertė,
VPV – visų vykdomų projektų vertė,
VPRV – visų vykdomų projektų rizikinga vertė.
23. Projektų tikrintinų išlaidų dydžio apskaičiavimo pavyzdys pateiktas lentelėje. Lentelės 1 stulpelyje nurodomi vykdomi projektai, 2 stulpelyje nurodomos pagal projekto rizikos analizės modelį apskaičiuotos projektų rizikingos vertės, 3 stulpelyje nurodomos visos vykdomų projektų vertės, 4 stulpelyje nurodomas koregavimo koeficientas, 5 stulpelyje nurodomas apskaičiuotas reikiamas patikrinti visų tinkamų finansuoti išlaidų dydis pagal kiekvieną projektą.
| Projektai |
Projekto rizikinga vertė (mln. Eur) |
Projekto visa vertė (mln. Eur) |
Koregavimo koeficientas |
Tikrintinų išlaidų suma (Eur) |
|
|
|
|
VPV/VPRV |
5 % × PRV × VPV/VPRV |
| 1 |
5.7 |
10 |
2 |
570000 |
| 2 |
5 |
10 |
2 |
500000 |
| 3 |
4.3 |
10 |
2 |
430000 |
| Iš viso |
15 |
30 |
|
1500000 |
24. Atlikus visų projektų rizikos analizę pagal projekto rizikos analizės modelį, projektai pagal apskaičiuotą projektų rizikingą vertę sugrupuojami į tris grupes: didelės, vidutinės ir mažos rizikos:
24.1. didelės rizikos grupės projektams priskiriami projektai, kurių rizikinga vertė didesnė už reikšmę, gautą apskaičiavus: MRVP + 2/3 (DRVP-MRVP);
24.2. vidutinės rizikos grupės projektams priskiriami projektai, kurių rizikinga vertė yra tarp reikšmės, gautos apskaičiavus MRVP + 1/3 (DRVP-MRVP), ir reikšmės, gautos apskaičiavus MRVP + 2/3 (DRVP-MRVP);
25. Iš kiekvienos rizikos grupės atrenkami projektai, kurie įtraukiami į metinį VAT veiklos planą bei tikrinamų išlaidų dydį, atsižvelgiant į tai, kad:
25.2. iš mažos rizikos grupės rekomenduojama patikrinti iki 30 procentų, iš vidutinės rizikos grupės – iki 60 procentų, iš didelės rizikos grupės – iki 90 procentų projektų bei jų išlaidų;
26. Atrinkus planuojamus tikrinti projektus bei tikrintinas išlaidas, apskaičiuotos tikrinti kitų neaudituotinų projektų tikrintinos išlaidos (23 punkte nurodytos lentelės 5 stulpelis: tikrinamų išlaidų dydis) gali būti paskirstomos tokiais principais:
26.1. neaudituotinų mažos rizikos grupės projektų tikrinamų išlaidų verte didinama atrinktų audituoti vidutinės rizikos grupės projektų tikrinamų išlaidų vertė proporcingai atrinktų audituoti vidutinės rizikos grupės projektų rizikingai vertei;
26.2. neaudituotinų vidutinės rizikos grupės projektų tikrinamų išlaidų verte didinama atrinktų audituoti didžiausios rizikos grupės projektų tikrinamų išlaidų vertė proporcingai atrinktų audituoti didžiausios rizikos grupės projektų rizikingai vertei;
27. Jeigu didelės rizikos grupės pasirinktų tikrinti projektų vertė po tikrintinų išlaidų paskirstymo yra mažesnė už privalomų tikrinti išlaidų apimtį, VAT vadovas turi papildomai numatyti patikrinti didžiausios rizikingos vertės projektus iš didelės rizikos grupės projektų.
28. Atlikus projektų rizikos analizę, atliekama deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų atranka:
28.1. Siekiant užtikrinti reprezentatyvumą, deklaruotas tinkamas finansuoti išlaidas atrinkti galima taikant atsitiktinės statistinės atrankos metodą ir pagal vidaus auditoriaus atliktą projekto rizikos analizę. Deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų atranką esant dideliam mokėjimo operacijų skaičiui rekomenduojama atlikti naudojant kompiuterinę deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų atrankos programą, kurios aprašas yra Rekomendacijose ES paramos lėšų vidaus auditui.
III. VEIKLOS ATRANKINIŲ PATIKRINIMŲ ATLIKIMAS
I. VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMŲ EFEKTYVUMO PATIKRINIMŲ ATLIKIMAS
29. Veiklos atrankinius patikrinimus rekomenduojama pradėti nuo ES struktūrinių fondų lėšų valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimo.
30. Valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimų tikslas – nustatyti, ar institucijose, atsakingose už ES struktūrinių fondų lėšų, skirtų BPD įgyvendinti, administravimą, yra sukurtos ES struktūrinių fondų lėšų valdymo ir kontrolės sistemos, ar jos veikia efektyviai, ar jose veikiančios priemonės padeda sumažinti klaidų ar neatitikimų tikimybę bei laiku juos nustatyti ir ištaisyti.
31. Vidaus auditoriai, atlikdami valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimus, tikrina, ar:
31.1. sisteminama informacija, reglamentuojanti ES struktūrinių fondų lėšų, skirtų BPD įgyvendinti, administravimą, ar ji atnaujinama ir perduodama atsakingiems darbuotojams;
31.3. tinkamai reglamentuotas funkcijų atskyrimas ir paskirstymas tarp institucijų, atsakingų už ES struktūrinių fondų lėšų administravimą, taip pat tarp audituojamojo subjekto atskirų struktūrinių padalinių bei darbuotojų:
31.3.1. ar tarpinių ir įgyvendinančiųjų institucijų funkcijos atitinka ES struktūrinių fondų lėšų administravimą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus bei institucijų nuostatus;
31.3.2. ar parengti ir patvirtinti tarpinių ir įgyvendinančiųjų institucijų struktūrinių padalinių nuostatai, ar juose apibrėžtos ES struktūrinių fondų lėšų administravimo funkcijos, ar šios funkcijos nedubliuojamos;
31.3.3. ar darbuotojų, atsakingų už ES struktūrinių fondų lėšų administravimą, pareigybių aprašymuose apibrėžtos jų funkcijos ir atsakomybė, ar darbuotojai susipažinę su pareigybių aprašymais ir jais vadovaujasi;
31.4. tinkamai aprašytos ES struktūrinių fondų lėšų administravimo procedūros (toliau vadinama – procedūrų vadovai):
31.4.1. ar ES struktūrinių fondų lėšų administravimo procedūrų vadovai atitinka ES ir Lietuvos Respublikos teisės aktų, reglamentuojančių ES struktūrinių fondų lėšų administravimą, nuostatas ir pakankamai užtikrina, kad valdymo ir kontrolės sistema veiktų efektyviai;
31.5. sukurta informavimo tarp atskirų institucijų, atsakingų už ES struktūrinių fondų lėšų administravimą, ir atskirų struktūrinių padalinių sistema, užtikrinanti reikiamos informacijos perdavimą laiku;
31.6. parengtos ir patvirtintos informacijos perdavimo atitinkamoms institucijoms procedūros, ar paskirtas už informacijos perdavimą atsakingas asmuo, ar laikomasi šių nustatytų procedūrų;
31.7. esančios valdymo ir kontrolės sistemos:
31.7.1. užtikrina patikimą finansų valdymą ir tinkamą BPD priemonių įgyvendinimą (pavyzdžiui, ar nustatyta ES struktūrinių fondų lėšų administravimo tvarka, ar paskirti ES struktūrinių fondų lėšų administravimo funkcijas atliekantys darbuotojai);
31.7.2. sudaro sąlygas nustatyti avansinių, tarpinių ir galutinių mokėjimų pagrįstumą (pavyzdžiui, ar yra avansinius, tarpinius ir galutinius mokėjimus pateisinantys ir įrodantys dokumentai);
31.7.3. užtikrina informacijos/dokumentų atsekamumą (pavyzdžiui, ar parengta informacijos/dokumentų perdavimo/gavimo tvarka, ar paskirti už informavimą atsakingi darbuotojai);
32. Valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimui atlikti gali būti naudojamas pavyzdinis klausimynas (arba jo dalis), pateiktas Rekomendacijose ES paramos lėšų vidaus auditui.
33. Jeigu valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimų metu nustatoma, kad pasitaikiusios klaidos yra sisteminio pobūdžio, ar kelia grėsmę kitoms to paties projekto vykdytojo atliekamoms arba tos pačios tarpinės institucijos ar įgyvendinančiosios institucijos administruojamoms veiklos sritims, tai patikrinimų apimtį rekomenduojama išplėsti.
II. DEKLARUOTŲ TINKAMŲ FINANSUOTI IŠLAIDŲ PATIKRINIMŲ ATLIKIMAS
35. Deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimų tikslas – nustatyti, ar projekto išlaidos patirtos nepažeidžiant ES ir Lietuvos Respublikos teisės aktų, reglamentuojančių ES struktūrinių fondų paramos teikimą ir administravimą, nuostatų ir yra tinkamos finansuoti bei pagrįstos.
36. Atlikdamas deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimus, iš audituojamų subjektų vidaus auditorius turėtų paprašyti pasirinktų projektų paraiškų, sprendimų dėl projektų patvirtinimo, mokėjimo prašymų ir kitų dokumentų bei juos patikrinti ir palyginti deklaruotus mokėjimo paraiškoje duomenis su atliktomis ūkinėmis operacijomis.
37. Visos atrinktos tikrinti deklaruotos tinkamos finansuoti išlaidos tikrinamos įsitikinant, ar:
37.1. projekto vykdytojo apskaitoje ir ES struktūrinių fondų mokėjimo informacinėje sistemoje (toliau vadinama – SFMIS) (SFMIS nesant – Mokėjimų prašymų registracijos žurnale) parodomos visos ūkinės operacijos bei ūkiniai įvykiai, susiję su projekto įgyvendinimu, taip pat ar įrašai apskaitos sistemose atitinka įrašus apskaitos dokumentuose;
37.2. mokėjimo prašymuose nurodyti darbai yra atlikti, prekės pateiktos, paslaugos suteiktos ir ar atitinka sąmatos dokumentus bei projekto finansavimo sąlygas;
37.3. darbų, paslaugų ir prekių pirkimai atliekami vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymo ir kitų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų nuostatomis;
37.4. Europos Bendrijų finansinės paramos apimtys neviršija ribų, nustatytų Europos Tarybos reglamento Nr. 1260/1999 29 straipsnyje ir kituose dokumentuose;
37.6. bendrojo finansavimo lėšų dalis atitiko paramos sutarties sąlygas, ar pakako projekto vykdytojo privačių lėšų (kai projektai įgyvendinami pagal Žuvininkystės orientavimo finansinę priemonę);
38. Jeigu pasirinktos projekto deklaruotos tinkamos finansuoti išlaidos tikrinamos pirmą kartą, vidaus auditorius turėtų papildomai patikrinti, ar:
38.1. projekto vykdytojas, įgyvendinančioji institucija ir tarpinė institucija projektų dokumentus saugo teisės aktų nustatyta tvarka;
39. Jeigu deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimų metu buvo nustatyta neatitikimų, klaidų, pažeidimų, tai vidaus auditorius turi nustatyti, ar jie buvo sisteminio pobūdžio, ar kėlė riziką kitoms operacijoms, kurias atlieka tas pats projekto vykdytojas arba administruoja ta pati įgyvendinančioji ar tarpinė institucija, kokios klaidų, neatitikimų, pažeidimų priežastys, taip pat nustatyti papildomų patikrinimų poreikį bei koreguojančių ar prevencinių veiksmų būtinumą.
40. Prireikus vidaus auditorius gali atlikti patikrinimą projekto įgyvendinimo vietoje, kad įsitikintų, ar atlikti darbai, nupirktos prekės, suteiktos paslaugos. Vidaus auditorius, atlikęs patikrinimą projekto įgyvendinimo vietoje, surašo laisvos formos pažymą, nurodydamas atliktus darbus, įsigytas prekes ar suteiktas paslaugas bei patikrinime dalyvavusius asmenis.
IV. VEIKLOS ATRANKINIO PATIKRINIMO ATASKAITA, JOS PARENGIMAS IR PATEIKIMAS
41. Atlikęs veiklos atrankinį patikrinimą, vidaus auditorius rengia jo ataskaitą, kurios projektas turi būti aptartas su audituojamaisiais subjektais. Veiklos atrankinio patikrinimo ataskaitos (toliau vadinama – ataskaita) pavyzdys pateikiamas metodikos 2 priede.
42. Veiklos atrankinio patikrinimo ataskaitoje turi būti:
42.1. įžanginėje dalyje nurodomi veiklos atrankinio patikrinimo:
42.1.1. atlikimo motyvai (nurodoma, kodėl buvo atlikti veiklos atrankiniai patikrinimai, pavyzdžiui, gali būti nurodoma, ar tai plane numatytas ar neplanuotas patikrinimas, jeigu neplanuotas – nurodyti priežastį);
42.1.2. tikslai (nurodoma, ko siekiama atliekamu veiklos atrankiniu patikrinimu, pavyzdžiui, įvertinti valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumą, nustatyti, kaip apibrėžta atsakomybė, kokios kontrolės priemonės taikomos įvairiais lygiais, įvertinti ir patikrinti projekto atrankos, administravimo ir išlaidų apmokėjimo procesų vidaus kontrolės efektyvumą, patikrinti duomenų mokėjimo dokumentuose teisingumą atliekant atliktų darbų, įsigytų prekių, suteiktų paslaugų dokumentinę patikrą ir patikrinimą vietoje);
42.1.3. apimtis (aprašomos tikrinamos veiklos rūšys ir pateikiama kita papildoma informacija, siekiant nustatyti veiklos atrankinio patikrinimo ribas; jeigu atliekami valdymo ir kontrolės sistemų efektyvumo patikrinimai, nurodoma trumpa informacija apie audituojamuosius subjektus (trumpai aprašomos tikrinamos institucijos), darbų apimtys, tikrinti procesai, analizuotos procedūros, vidaus taisyklės; jeigu atliekami deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimai, nurodomi ES struktūriniai fondai, prioritetai, priemonės, kurių išlaidos buvo patikrintos, taip pat pasirinkti tikrinti projektai, jų identifikacijos numeriai, projektų pavadinimai, projektų įgyvendinimo laikotarpiai, projektų vykdytojai ir kita informacija, aprašomos atliktų darbų, suteiktų paslaugų, pateiktų prekių apimtys, tikrintas laikotarpis, tikrinti dokumentai, operacijos, išlaidos. Labai svarbu, kad šioje ataskaitos dalyje būtų užtikrintas tikrintų duomenų atsekamumas);
42.1.4. pagrindas (aprašomas naudotas audituojamojo subjekto/subjektų atrankos metodas; jeigu atliekami deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimai, nurodomas rizikos įvertinimas (pagal rizikos analizės modelį) bei pateikiamas bendras rizikos įvertinimas pagal skalę „maža, vidutinė, didelė“);
42.2. dėstomojoje dalyje nurodomi:
42.2.1. pastebėjimai (nustatyti faktai, detalios pastabos). Šioje ataskaitos dalyje išdėstomi veiklos atrankinio patikrinimo metu nustatyti svarbūs faktai, kurie turi aiškiai pagrįsti vidaus auditoriaus išvadas ir rekomendacijas (būtina nurodyti visus nustatytus pažeidimus, neatitikimus, nukrypimus nuo patvirtintos audito sekos, patvirtintų procedūrų, teisės aktų, aiškinamos priežastys, dėl kurių atsirado klaidos, pažeidimai, nurodoma jų įtaka valdymo ir kontrolės sistemoms, deklaruotoms tinkamoms finansuoti išlaidoms);
42.2.2. išvados (rekomenduojama po kiekvieno pastebėjimo (jeigu įmanoma) pateikti nustatytais faktais pagrįstą išvadą, kuri padėtų įvertinti nustatytų faktų poveikį tikrinamoms veiklos rūšims. Išvadoje svarbu nurodyti, ar yra netinkamo ES struktūrinių fondų ar bendrojo finansavimo lėšų panaudojimo rizika, nurodyti, ar nustatyti pažeidimai yra sisteminio pobūdžio, taip pat trumpai nurodyti, ar faktiškai atliktų patikrinimų apimtis ir rezultatai leido pasiekti veiklos atrankinio patikrinimo tikslus);
42.2.3. vidaus kontrolės sistemos įvertinimas (visais atvejais ataskaitoje vidaus auditorius turi įvertinti vidaus kontrolę). Galimi tokie vidaus kontrolės sistemos vertinimai:
42.2.3.2. gera – projekto valdyme ar jo įgyvendinime nustatyti neesminiai pažeidimai, kurie neturi esminės įtakos projekto valdymui ar jo įgyvendinimui;
42.2.3.3. patenkinama – projekto valdyme ar jo įgyvendinime nustatyta pažeidimų, klaidų, kurie gali turėti neigiamą įtaką projekto įgyvendinimui;
42.3. rekomendacijos (pateikiami pasiūlymai nustatytiems trūkumams, klaidoms ir pažeidimams pašalinti. Vidaus auditorius turėtų rekomenduoti, kaip pagerinti valdymo ir kontrolės sistemą, nurodydamas patenkinamus veiklos rezultatus ir būdus, kaip ištaisyti arba pagerinti veiklą. Rekomendacijos turi būti aiškios, konkrečios ir konstruktyvios, išdėstytos pagal jų reikšmingumą).
43. Rekomenduojama, kad vidaus auditoriai kartu su veiklos atrankinio patikrinimo ataskaita parengtų ir veiklos atrankinių patikrinimų ataskaitos santrauką, kurioje būtų trumpai nurodyti veiklos atrankinio patikrinimo tikslai, apimtis, pagrindiniai pastebėjimai, išvados ir rekomendacijos. Prireikus veiklos atrankinių patikrinimų ataskaitos santrauka teikiama teisės aktų nustatytoms institucijoms arba asmenims.
44. Kitos veiklos atrankinio patikrinimo ataskaitos parengimo ir pateikimo procedūros atliekamos laikantis Pavyzdinės vidaus audito metodikos nuostatų.
45. VAT veiklos atrankinių patikrinimų ataskaitas ir kitą informaciją teikia Finansų ministerijai vadovaudamosi Informacijos apie Europos Sąjungos ir užsienio institucijų ar fondų lėšomis finansuojamų projektų ar programų vidaus auditą ir vidaus audito tarnybos veiklą teikimo taisyklėmis.
______________
Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų,
skirtų Lietuvos 2004-2006 m. Bendrojo
programavimo dokumento priemonėms
įgyvendinti, veiklos atrankinių patikrinimų
pavyzdinės metodikos
1 priedas
PROJEKTO RIZIKOS ANALIZĖS MODELIO PAVYZDYS
| Eil. Nr. |
Projekto rizikingumo vertinimas (balai) Rizikos veiksniai |
Žemas |
Vidutinis |
Aukštas |
Rizikos veiksnio koregavimo koeficientas |
Iš viso |
|||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
||||
| 1 |
Projekto įvertinimas pagal įgyvendinančiosios institucijos parengtos vertinimo ataskaitos duomenis |
1 |
|
|
|
|
|
1 |
1 |
| 2 |
Projekto vykdytojo tipas (viešasis ar privatus, naujai įsteigtas ar ilgai veikiantis, ar turi vidaus audito tarnybą, ar privalomas auditas) |
|
2 |
|
|
|
|
2 |
4 |
| 3 |
Ankstesnių auditų bei patikrinimų rezultatai |
|
2 |
|
|
|
|
4 |
8 |
| 4 |
Projekto sudėtingumas (tipinis ar inovacinis) |
|
|
|
4 |
|
|
1 |
4 |
| 5 |
Projekto įgyvendinimo eiga (ataskaitų pateikimas, patikrinimų vietose duomenys) |
|
|
|
|
|
6 |
4 |
24 |
| 6 |
Bendras įvertinimas (maksimalus – 72) (veiksnio koregavimo koeficientai dauginami iš veiksnių maksimalios rizikos įvertinimo reikšmės) |
|
|
|
|
|
|
|
41 |
| 7 |
Rizikingumo procentas (%) |
|
|
|
|
|
|
|
57 |
| 8 |
Projekto vertė (mln. Eur) |
|
|
|
|
|
|
|
10 |
| 9 |
Projekto rizikinga vertė (PRV) (mln. Eur) |
|
|
|
|
|
|
|
5.7 |
______________
Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų,
skirtų Lietuvos 2004–2006 m. Bendrojo
programavimo dokumento priemonėms
įgyvendinti, veiklos atrankinių patikrinimų
pavyzdinės metodikos
2 priedas
(Veiklos atrankinio patikrinimo ataskaitos formos pavyzdys)
____________________________________________________________________________
(institucijos, atsakingos už veiklos atrankinius patikrinimus, vidaus audito tarnybos pavadinimas)
___________________________________________
(veiklos atrankinio patikrinimo pavadinimas)
ATASKAITA
________________ Nr. _________
(data)
________________________________
(sudarymo vieta)
1. Ataskaitos objektas:
| 1.1. |
Veiklos atrankinio patikrinimo rūšis |
(valdymo ir kontrolės sistemos ir/arba deklaruotų. tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimas) |
| 1.2. |
Veiklos atrankinio patikrinimo pagrindas |
(plane numatytas ar neplanuotas patikrinimas) |
| 1.3. |
Tikrintas subjektas/ subjektai |
(tikrintos institucijos, institucijų padaliniai) |
| 1.4. |
Tikrintas projektas/ projektai |
(kai atliekami deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimai) |
| 1.5. |
Asmenys ryšiams |
(nurodomos tikrintų institucijų vadovų koordinatės) |
| 1.6. |
Veiklos atrankinio patikrinimo trukmė pradžia pabaiga |
|
| 1.7. |
Veiklos atrankinį patikrinimą atlikę vidaus auditoriai |
|
2. Ataskaitos įžanginė dalis:
2.1. Veiklos atrankinio patikrinimo atlikimo motyvai
2.2. Veiklos atrankinio patikrinimo tikslai
2.3. Veiklos atrankinio patikrinimo apimtis (atliekant deklaruotų tinkamų finansuoti išlaidų patikrinimus, rekomenduojama pildyti lentelę):
| Lėšų šaltiniai Išlaidos |
ES finansuojama dalis (Lt) |
Bendrojo finansavimo dalis (Lt) |
BPD patvirtintos privačios lėšos (Lt) (tik ŽOFP) |
| Projektinės |
|
|
|
| Apmokėtos |
|
|
|
| Neapmokėtos |
|
|
|
| Tikrintos |
|
|
|
| Pripažintos netinkamomis finansuoti |
|
|
|
2.4. Veiklos atrankinio patikrinimo atrankos pagrindas
2.5. Veiklos atrankinio patikrinimo metodai
3. Ataskaitos dėstomoji dalis
3.1. Pastebėjimai
3.2. Išvados
3.3. Vidaus kontrolės sistemos įvertinimas
4. Rekomendacijos
Vidaus auditorius (parašas) (vardas ir pavardė)
VAT vadovas
____________________________
(parašas)
____________________________
(vardas ir pavardė)
____________________________
(data)
Susipažinau
_____________________________________
(audituojamojo subjekto vadovo pareigų pavadinimas)
_____________________________________
(parašas)
_____________________________________
(vardas ir pavardė)
_____________________________________
(data)
______________