LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖ
N U T A R I M A S
DĖL DOKUMENTŲ TVARKYMO IR SAUGOJIMO LICENCIJAVIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2005 m. kovo 1 d. Nr. 238
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 18 straipsniu, Lietuvos Respublikos Vyriausybė nutaria:
2. Nustatyti, kad atitinkamą informaciją apie juridinius asmenis, siekiančius įsigyti licencijas arba turinčius licencijas verstis dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo veikla, Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės prašymu per 10 darbo dienų pateikia:
2.1. teritorinės valstybinės mokesčių inspekcijos – apie mokestines nepriemokas Lietuvos Respublikos valstybės biudžetui, savivaldybių biudžetams ar fondams, į kuriuos mokamus mokesčius administruoja Valstybinė mokesčių inspekcija (išskyrus atvejus, kai mokesčių, delspinigių, baudų mokėjimas atidėtas Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka arba dėl šių mokesčių, delspinigių, baudų vyksta mokestinis ginčas);
2.2. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos teritoriniai skyriai – apie skolas Valstybinio socialinio draudimo fondo biudžetui;
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
2005 m. kovo 1 d. nutarimu Nr.
238
DOKUMENTŲ TVARKYMO IR SAUGOJIMO LICENCIJAVIMO
TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Dokumentų tvarkymo ir saugojimo licencijavimo taisyklės (toliau vadinama – šios Taisyklės) nustato Lietuvos Respublikoje įsteigtų juridinių asmenų, kitose Europos Sąjungos valstybėse narėse ir Europos ekonominės erdvės valstybėse įsteigtų juridinių asmenų ir jų filialų Lietuvos Respublikoje (toliau vadinama – juridiniai asmenys) ūkinės komercinės veiklos teikiant dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas (toliau vadinama – dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo veikla) licencijavimo tvarką.
2. Šios Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu (Žin., 2000, Nr. 74-2262), Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) ir kitais teisės aktais.
3. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos:
Dokumentų tvarkymo veikla – juridinio asmens paslaugų teikimas kitiems asmenims atliekant dokumentų sisteminimo, bylų tvarkymo ir bylų apskaitos sudarymo darbus teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.
Dokumentų saugojimo veikla – dokumentų saugojimo paslaugų teikimas kitiems asmenims specialiai tam tikslui įrengtose dokumentų saugyklose užtikrinant dokumentų saugojimą pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus.
Pareiškėjas – juridinis asmuo, kuris kreipiasi dėl licencijos išdavimo.
Profesinė kvalifikacija – tam tikras žinių ir gebėjimų lygmuo, kurio reikia verstis dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo veikla.
Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme vartojamas sąvokas.
II. LICENCIJAS IŠDUODANTI INSTITUCIJA IR JOS ĮGALIOJIMAI
4. Juridiniams asmenims licencijas verstis dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo veikla išduoda, patikslina, papildo (pakeičia), sustabdo jų galiojimą, panaikina galiojimo sustabdymą, panaikina licencijų galiojimą ir licencijuojamos veiklos sąlygų laikymosi priežiūrą vykdo Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų departamentas), vadovaudamasis šiomis Taisyklėmis ir kitais teisės aktais.
5. Lietuvos archyvų departamentas privalo patikrinti, ar juridinis asmuo, siekiantis įsigyti licenciją ir pateikęs šių Taisyklių 11 punkte nurodytus dokumentus, arba licencijos turėtojas neturi mokestinės nepriemokos Lietuvos Respublikos valstybės biudžetui arba savivaldybių biudžetams ir fondams, į kuriuos mokamus mokesčius administruoja Valstybinė mokesčių inspekcija (išskyrus atvejus, kai mokesčių, delspinigių, baudų mokėjimas atidėtas Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka arba dėl šių mokesčių, delspinigių, baudų vyksta mokestinis ginčas), nėra skolingas Valstybinio socialinio draudimo fondo biudžetui, taip pat ar juridinio asmens vadovas neturi neišnykusio arba nepanaikinto teistumo už sunkius ir labai sunkius tyčinius nusikaltimus ar nusikaltimus nuosavybei, turtinėms teisėms ir turtiniams interesams, ekonomikai ir verslo tvarkai ar finansų sistemai.
III. LICENCIJŲ RŪŠYS, JŲ REKVIZITAI IR IŠDAVIMO SĄLYGOS
6. Nustatomos šios licencijų rūšys:
7. Licencijoje nurodoma:
7.6. licenciją išdavusios institucijos vadovo ar jo įgalioto asmens pareigos, vardas ir pavardė, parašas, kuris tvirtinamas antspaudu;
9. Licencija verstis dokumentų tvarkymo veikla išduodama juridiniams asmenims, atitinkantiems šias sąlygas:
9.1. juridinio asmens vadovas neturi neišnykusio arba nepanaikinto teistumo už sunkius ir labai sunkius tyčinius nusikaltimus ar nusikaltimus nuosavybei, turtinėms teisėms ir turtiniams interesams, ekonomikai ir verslo tvarkai ar finansų sistemai;
10. Licencija verstis dokumentų saugojimo veikla išduodama juridiniams asmenims, atitinkantiems šias sąlygas:
10.1. juridinio asmens vadovas neturi neišnykusio arba nepanaikinto teistumo už sunkius ir labai sunkius tyčinius nusikaltimus ar nusikaltimus nuosavybei, turtinėms teisėms ir turtiniams interesams, ekonomikai ir verslo tvarkai ar finansų sistemai;
10.2. juridinio asmens darbuotojai, kurių darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama veikla, atitinka šių Taisyklių 37.3 punkte nustatytus reikalavimus;
IV. DOKUMENTAI, KURIŲ REIKIA LICENCIJAI GAUTI
11. Licencijai gauti Lietuvos archyvų departamentui pateikiami šie dokumentai:
11.1. paraiška, kurioje nurodoma juridinio asmens pavadinimas, teisinė forma, kodas, buveinė, telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, paraiškos padavimo data, prašomos licencijos rūšis, vadovo arba jo įgalioto asmens, pasirašiusio paraišką, pareigos, vardas ir pavardė;
11.4. informacija apie juridinio asmens darbuotojų atitikimą šių Taisyklių 37.1, 37.2 ar 37.3 punktuose nustatytus reikalavimus ir tai patvirtinančių dokumentų (diplomo, atestato, kvalifikacijos, kursų baigimo pažymėjimų ar liudijimų su jų priedais apie įgytų žinių įvertinimą, taip pat dokumentų, patvirtinančių darbo stažą licencijuojamoje veiklos srityje) kopijos;
12. Pareiškėjai šių Taisyklių 11 punkte nurodytus dokumentus pateikia lietuvių kalba. Dokumentai, surašyti užsienio kalba, pateikiami kartu su jų oficialiu vertimu į lietuvių kalbą.
13. Kitose Europos Sąjungos valstybėse narėse ir prie Europos ekonominės erdvės sutarties prisijungusiose valstybėse įsteigti juridiniai asmenys ir jų filialai, prieš pradėdami teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas Lietuvos Respublikoje, privalo gauti licenciją šių Taisyklių nustatyta tvarka, jeigu tokios veiklos jie nevykdo įsteigimo valstybėje.
Jeigu šiame punkte nurodyti juridiniai asmenys vykdo dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo veiklą kitoje Europos Sąjungos ar prie Europos ekonominės erdvės sutarties prisijungusioje valstybėje ir nori teikti tapačias paslaugas Lietuvos Respublikoje, jie Lietuvos archyvų departamentui pateikia tokios veiklos vykdymą patvirtinančius dokumentus ne vėliau kaip prieš 5 darbo dienas iki dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo veiklos pradžios. Lietuvos archyvų departamentas gali riboti šių juridinių asmenų dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų teikimą, jeigu tokiu ribojimu siekiama apsaugoti paslaugos gavėjus, istorines ir kultūros vertybes, užtikrinti visuomenės saugumą ar viešąją tvarką.
V. PATEIKTŲ DOKUMENTŲ NAGRINĖJIMO TVARKA IR TERMINAI
14. Dokumentai licencijai gauti siunčiami registruotu laišku arba tiesiogiai pateikiami Lietuvos archyvų departamentui.
15. Lietuvos archyvų departamentas ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų nuo reikiamų dokumentų dėl licencijos išdavimo gavimo dienos privalo dokumentus išnagrinėti ir išduoti pareiškėjui licenciją arba pateikti rašytinį motyvuotą atsisakymą ją išduoti.
16. Lietuvos archyvų departamentas vertina, ar pateiktieji dokumentai atitinka šių Taisyklių nustatytus reikalavimus:
17. Lietuvos archyvų departamentas, nustatęs, kad pateikti ne visi reikiami dokumentai ar pateikta nepakankamai informacijos, per 10 darbo dienų nuo paraiškos gavimo dienos apie tai raštu informuoja pareiškėją. Šiuo atveju dokumentų nagrinėjimo terminas skaičiuojamas nuo visų (patikslintų) dokumentų, kurių reikia licencijai išduoti, gavimo dienos.
VI. LICENCIJŲ IŠDAVIMAS, PATIKSLINIMAS, PAPILDYMAS IR DUBLIKATŲ IŠDAVIMAS
19. Licencija išduodama neterminuotam laikui. Licencija juridinio asmens įgaliotam atstovui išduodama pateikus dokumento, patvirtinančio, kad sumokėta nustatyto dydžio valstybės rinkliava, kopiją.
20. Licencija patikslinama (išduodama nauja licencija su patikslintais duomenimis), kai pasikeičia licencijoje nurodyto licencijos turėtojo pavadinimas, teisinė forma, kodas, buveinė.
21. Licencijos turėtojas, siekiantis patikslinti licenciją, Lietuvos archyvų departamentui per 5 darbo dienas nuo duomenų pasikeitimo pateikia prašymą ir dokumentų, patvirtinančių pasikeitusius duomenis, kopijas.
22. Lietuvos archyvų departamentas privalo patikslinti licenciją ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo dokumentų, kurių reikia licencijai patikslinti, gavimo dienos. Jeigu pateikti ne visi dokumentai, jų nagrinėjimo terminas skaičiuojamas nuo visų dokumentų (patikslintų), kurių reikia licencijai patikslinti, gavimo dienos.
23. Licencija verstis dokumentų saugojimo veikla papildoma (išduodama nauja licencija su pakeistais duomenimis), kai pasikeičia duomenys apie dokumentų saugyklas (kitas saugyklų adresas, pakitę saugyklų plotai).
24. Licencijos turėtojas, siekiantis papildyti (pakeisti) licenciją, Lietuvos archyvų departamentui per 5 darbo dienas nuo duomenų pasikeitimo pateikia prašymą, nurodydamas licencijos papildymo (pakeitimo) duomenis ir šių Taisyklių 11.6 punkte nurodytų dokumentų kopijas.
25. Lietuvos archyvų departamentas, gavęs visus dokumentus, kurių reikia licencijai papildyti (pakeisti), juos išnagrinėja ir įvertina esamą padėtį: ar prašyme nurodytų papildomų dokumentų saugyklų įrengimas atitinka teisės aktų nustatytus reikalavimus, ar jose sudarytos tinkamos dokumentų saugojimo sąlygos.
26. Lietuvos archyvų departamentas privalo papildyti (pakeisti) licenciją arba raštu pateikti motyvuotą atsisakymą ją papildyti (pakeisti) ne vėliau kaip per 15 darbo dienų nuo dokumentų, kurių reikia licencijai papildyti (pakeisti), gavimo dienos. Jeigu pateikti ne visi dokumentai, jų nagrinėjimo terminas skaičiuojamas nuo visų dokumentų (patikslintų), kurių reikia licencijai papildyti (pakeisti), gavimo dienos.
27. Praradus (pametus ar kitaip fiziškai sunaikinus) ar sugadinus licencijos originalą, išduodamas licencijos dublikatas. Licencijos dublikate, be šių Taisyklių 7 punkte nurodytų duomenų, nurodoma ir dublikato išdavimo data, o viršutiniame dešiniajame kampe įrašomas žodis „DUBLIKATAS“.
28. Jeigu licencija prarandama ar sugadinama, licencijos turėtojas per 5 darbo dienas nuo licencijos praradimo ar sugadinimo aplinkybių paaiškėjimo turi pateikti Lietuvos archyvų departamentui rašytinį prašymą (su motyvuotu paaiškinimu) išduoti licencijos dublikatą. Jeigu licencija prarasta, pateikiama ir skelbimo apie licencijos praradimą (išspausdinto steigimo dokumentuose nurodytame dienraštyje) kopija.
VII. LICENCIJŲ REGISTRAVIMAS IR INFORMACIJOS APIE LICENCIJAS SKELBIMAS
30. Lietuvos archyvų departamento išduodamos licencijos registruojamos Licencijų registre, kuriame nurodoma licencijos registravimo numeris, išdavimo data, licencijos numeris, licencijos rūšis, licencijos turėtojas ir jo duomenys.
31. Lietuvos archyvų departamentas apie licencijų išdavimą, jų galiojimo sustabdymą, galiojimo sustabdymo panaikinimą, licencijų galiojimo panaikinimą praneša Juridinių asmenų registrui Juridinių asmenų registro nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. lapkričio 12 d. nutarimu Nr. 1407 (Žin., 2003, Nr. 107-4810), nustatyta tvarka. Lietuvos archyvų departamentas apie licencijų išdavimą, jų galiojimo sustabdymą, galiojimo sustabdymo panaikinimą, prarastos licencijos galiojimo panaikinimą ir dublikato išdavimą skelbia „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“.
32. Viešai skelbiami šie duomenys:
VIII. ATSISAKYMAS IŠDUOTI LICENCIJĄ
33. Licencija neišduodama, jeigu:
33.2. pateikti klaidingi, netikslūs, neišsamūs duomenys ir per nustatytą terminą pareiškėjas jų neištaiso, nepatikslina ar nepapildo;
33.4. juridinis asmuo turi mokestinę nepriemoką Lietuvos Respublikos valstybės biudžetui, savivaldybių biudžetams ar fondams, į kuriuos mokamus mokesčius administruoja Valstybinė mokesčių inspekcija (išskyrus atvejus, kai juridiniam asmeniui mokesčių, delspinigių, baudų mokėjimas atidėtas Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka arba dėl šių mokesčių, delspinigių, baudų vyksta mokestinis ginčas), yra skolingas Valstybinio socialinio draudimo fondo biudžetui;
34. Atsisakymas išduoti licenciją gali būti apskųstas Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
IX. LICENCIJUOJAMOS VEIKLOS SĄLYGOS, LICENCIJOS TURĖTOJO TEISĖS IR PAREIGOS
36. Licencijos turėtojas privalo laikytis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių licencijuojamą veiklą.
37. Licencijos turėtojas turi užtikrinti, kad darbuotojai, kurių darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama veikla, turėtų reikiamą išsilavinimą ir (ar) profesinę kvalifikaciją:
37.1. darbuotojas, atsakingas už licencijuojamą dokumentų tvarkymo veiklą, privalo turėti aukštąjį universitetinį ar jam prilygstantį išsilavinimą ir ne trumpesnę kaip 2 metų darbo patirtį licencijuojamos veiklos srityje;
37.2. kiti darbuotojai, kurių darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama dokumentų tvarkymo veikla, privalo turėti ne trumpesnę kaip vienerių metų darbo patirtį licencijuojamos veiklos srityje arba atitinkamą profesinę kvalifikaciją;
38. Licencijos turėtojas privalo sudaryti sąlygas Lietuvos archyvų departamento ar jo įgaliotų valstybės archyvų darbuotojams tikrinti esamą būklę ir pateiktą informaciją, susijusią su licencijuojama veikla.
39. Licencijos turėtojas negali perleisti jam išduotos licencijos kitam asmeniui ar savo vardu įgalioti kitų asmenų imtis licencijoje nurodytos veiklos.
40. Licencijos turėtojas, turintis licenciją verstis dokumentų saugojimo veikla, gali vykdyti šią veiklą tik tose dokumentų saugyklose, kurių duomenys nurodyti licencijoje.
41. Licencijos originalas turi būti saugomas licencijoje nurodytoje juridinio asmens buveinėje. Licencijos kopija turi būti iškabinta matomoje vietoje.
42. Licencijos turėtojas įstatymų nustatyta tvarka turi teisę:
42.2. reikalauti, kad būtų paaiškinta, kodėl atsisakoma patikslinti ar papildyti (pakeisti) licenciją, kodėl sustabdomas ar panaikinamas jos galiojimas;
X. LICENCIJUOJAMOS VEIKLOS SĄLYGŲ LAIKYMOSI PRIEŽIŪRA
43. Lietuvos archyvų departamentas ar jo įgalioti valstybės archyvai ne rečiau kaip kartą per 5 metus patikrina, kaip licencijos turėtojai laikosi licencijuojamos veiklos sąlygų. Gavus informacijos apie galimus pažeidimus, tikrinama nedelsiant. Apie patikrinimo rezultatus licencijos turėtojas informuojamas raštu.
44. Licencijos turėtojo darbuotojų, kurių darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama veikla, profesinė kvalifikacija gali būti tikrinama pagal tai patvirtinančius dokumentus arba pagal Lietuvos archyvų departamento parengtą testą. Jeigu darbuotojas neteisingai atsako į pusę testo klausimų, jam gali būti siūloma tobulinti kvalifikaciją.
XI. LICENCIJOS GALIOJIMO SUSTABDYMAS, GALIOJIMO SUSTABDYMO PANAIKINIMAS IR GALIOJIMO PANAIKINIMAS
46. Lietuvos archyvų departamentas, nustatęs, kad licencijos turėtojas nevykdo pareigų ir nesilaiko licencijuojamos veiklos sąlygų, gali sustabdyti licencijos galiojimą.
47. Lietuvos archyvų departamentas raštu įspėja licencijos turėtoją apie galimą licencijos galiojimo sustabdymą, jeigu licencijos turėtojas turi mokestinę nepriemoką Lietuvos Respublikos valstybės biudžetui, savivaldybių biudžetams ar fondams, į kuriuos mokamus mokesčius administruoja Valstybinė mokesčių inspekcija (išskyrus atvejus, kai juridiniam asmeniui mokesčių, delspinigių, baudų mokėjimas atidėtas Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka arba dėl šių mokesčių, delspinigių, baudų vyksta mokestinis ginčas), yra skolingas Valstybinio socialinio draudimo fondo biudžetui. Licencijos galiojimas sustabdomas, jeigu licencijos turėtojas, kuris įspėtas apie galimą licencijos galiojimo sustabdymą, per nustatytąjį laiką nepašalina šio pažeidimo.
48. Lietuvos archyvų departamentas apie priimtą sprendimą sustabdyti licencijos galiojimą ne vėliau kaip sprendimo priėmimo dieną turi raštu pranešti licencijos turėtojui ir nurodyti licencijos galiojimo sustabdymo motyvus.
49. Sustabdžius licencijos galiojimą, juridinis asmuo nustatytus pažeidimus turi pašalinti ne vėliau kaip per 3 mėnesius nuo licencijos galiojimo sustabdymo dienos.
50. Pašalinęs pažeidimus, licencijos turėtojas turi raštu apie tai informuoti Lietuvos archyvų departamentą, kuris patikrina, ar pažeidimai pašalinti, ir priima sprendimą panaikinti licencijos galiojimo sustabdymą.
51. Licencijos galiojimas panaikinamas, jeigu:
51.1. licencijos turėtojas nutraukia licencijoje nurodytą veiklą ir raštu kreipiasi į Lietuvos archyvų departamentą dėl licencijos galiojimo panaikinimo;
51.2. licencijos turėtojas reorganizuojamas ar likviduojamas, jam iškeliama bankroto byla arba bankrotas vykdomas ne teismo tvarka;
51.3. licencijos turėtojas per 3 mėnesius nuo licencijos galiojimo sustabdymo nepašalina nustatyto (-ų) pažeidimo (-ų);
51.4. licencijos turėtojui buvo sustabdytas licencijos galiojimas ir jis per vienerius metus antrą kartą padarė tokį pat ar panašų licencijuojamos veiklos pažeidimą;
51.6. paaiškėja, kad licencijos turėtojas nurodė klaidingus duomenis dokumentuose, pateiktuose licencijai gauti;
51.7. paaiškėja, kad juridinio asmens (licencijos turėtojo) vadovas yra nuteistas už sunkius ir labai sunkius tyčinius nusikaltimus ar nusikaltimus nuosavybei, turtinėms teisėms ir turtiniams interesams, ekonomikai ir verslo tvarkai ar finansų sistemai;
52. Lietuvos archyvų departamentas apie licencijos galiojimo panaikinimą raštu informuoja licencijos turėtoją prieš 3 darbo dienas iki sprendimo įsigaliojimo.
XII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
54. Už licencijos išdavimą, patikslinimą, papildymą (pakeitimą), dublikato išdavimą Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatyta tvarka imama nustatytojo dydžio valstybės rinkliava. Dokumentų, patvirtinančių valstybės rinkliavos sumokėjimą, kopijos turi būti pateiktos atsiimant šiame punkte nurodytus dokumentus.
______________