LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIS DIREKTORIUS
Į S A K Y M A S
DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ APSKAITOS, RAŠTVEDYBOS ORGANIZAVIMO, TVARKYMO BEI KONTROLĖS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2000 m. rugpjūčio 30 d. Nr. 19
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389) 6 straipsniu bei vykdydama Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 07 05 nutarimą Nr. 791 „Dėl Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų apskaitos, raštvedybos organizavimo, tvarkymo ir kontrolės taisyklių“ (Žin., 2000, Nr. 56-1666, Nr. 72-2241),
Tvirtinu Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų apskaitos, raštvedybos organizavimo, tvarkymo bei kontrolės taisykles.
PATVIRTINTA
Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2000 m. rugpjūčio 30 d. įsakymu Nr. 19
LIETUVOS RESPUBLIKOS ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ APSKAITOS, RAŠTVEDYBOS ORGANIZAVIMO, TVARKYMO BEI KONTROLĖS TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Šios taisyklės nustato bendruosius reikalavimus, kaip rengti, įforminti, tvarkyti, naikinti ir saugoti dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, bei reglamentuoja įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimo ir kontrolės tvarką.
2. Šių taisyklių reikalavimų privalo laikytis visi paslapčių subjektai (toliau – subjektai) ir fiziniai bei juridiniai asmenys, kurių veikla susijusi su įslaptintos informacijos naudojimu ar jos apsauga.
Krašto apsaugos ministerija, Vidaus reikalų ministerija ir Valstybės saugumo departamentas šių taisyklių pagrindu gali rengti savo reguliavimo srities įslaptintų dokumentų raštvedybos taisykles, kuriose numatomi įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimo reikalavimai negali būti mažesni už nurodytus šiose taisyklėse.
II. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ RAŠTVEDYBOS ORGANIZAVIMAS IR KONTROLĖ
3. Už įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimą ir kontrolę subjekte yra atsakingas jo vadovas arba vadovo įgaliotas valstybės tarnautojas.
4. Su dokumentais, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, gali susipažinti ir dirbti tik asmenys, kuriems ši teisė suteikta Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo 9 straipsnio nustatyta tvarka.
5. Tiesiogiai įslaptintų dokumentų raštvedybą, atsižvelgiant į subjekto struktūrą, darbo specifiką bei įslaptintų dokumentų apimtį, organizuoja subjekto struktūrinis padalinys, padaliniai arba subjekto vadovo sprendimu įgaliotas pareigūnas ar kitas darbuotojas (toliau – atsakingas asmuo). Atsakingas asmuo savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos įstatymais, Vyriausybės nutarimais, kitais teisės aktais bei šiomis taisyklėmis.
6. Atsakingas asmuo turi turėti subjekto valstybės tarnautojų (toliau – tarnautojas), turinčių teisę susipažinti ir dirbti su atitinkamo slaptumo laipsnio informacija, sąrašus. Tarnautojai, nustoję eiti pareigas, kurių atlikimui reikia gauti įslaptintą informaciją, nedelsiant išbraukiami iš šių sąrašų.
Keičiantis subjekto tarnautojams, jų žinioje esantys įslaptinti dokumentai (bylos) perduodami pagal įslaptintų dokumentų (bylų) perdavimo ir priėmimo aktą (1 priedas), apie perdavimą pažymint registracijos dokumentuose.
7. Įslaptintų dokumentų vertės ekspertizę atlieka ir kitus klausimus, susijusius su įslaptintų dokumentų valdymu subjekte, svarsto nuolatinė Specialioji ekspertų komisija (toliau – SEK).
Mažos įslaptintų dokumentų apyvartos subjekte SEK funkcijas atlieka už įslaptintų dokumentų raštvedybą atsakingas tarnautojas.
9. Atsakingas asmuo ir kiti subjekto struktūriniai padaliniai, disponuojantys įslaptintais dokumentais, iki kiekvienų metų balandžio 1 d. turi atlikti visų įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, už kuriuos jie yra atsakingi, patikrinimą.
Dokumentų, žymimų slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, patikrinimas atliekamas ne rečiau kaip vieną kartą per trejus metus.
10. Įslaptintų dokumentų raštvedybos organizavimo priežiūrą (išskyrus subjektų operatyvinės veiklos dokumentus) vykdo Lietuvos archyvų departamentas ar jo įgaliotas valstybinis archyvas. Operatyvinės veiklos dokumentų raštvedybos priežiūrą vykdo patys paslapčių subjektai.
III. DOKUMENTŲ SLAPTUMO ŽYMŲ, JŲ KEITIMO IR DOKUMENTŲ IŠSLAPTINIMO ĮFORMINIMAS
12. Dokumentų įslaptinimas įforminamas slaptumo žymomis.
Mikrofilmai, kino ir fotonegatyvai bei pozityvai, magnetinės, optinės bei kitos laikmenos turi būti pažymėtos slaptumo žyma pagal jose esančią įslaptintą informaciją.
13. Dokumento įslaptinimo terminas skaičiuojamas nuo jo pasirašymo datos arba nuo jo įslaptinimo datos. Jei dokumentas įslaptinamas vėliau, negu jis buvo pasirašytas, šalia slaptumo žymos nurodoma įslaptinimo data, pvz.: SLAPTAI, nuo 2000 01 05.
14. Tuo atveju, kai dokumentas įslaptinamas iki konkrečios datos, įvykio (fakto) arba aplinkybių, šalia slaptumo žymos nurodomas įslaptinimo terminas, pvz.: SLAPTAI, iki 2005 09 15; VISIŠKAI SLAPTAI, iki pratybų pabaigos; SLAPTAI, be priedų – neįslaptinta.
15. Tuo atveju, kai žinoma, kad dokumento slaptumo žyma subjekto sprendimu bus keičiama ar dokumentas bus išslaptinamas, šalia slaptumo žymos rašoma „ISS“ (išslaptinama subjekto sprendimu), pvz.: RIBOTO NAUDOJIMO, ISS.
16. Slaptumo žyma rašoma dokumento visų lapų viršutinės ir apatinės paraštės viduryje didžiosiomis raidėmis.
Apskaitos ir registracijos dokumentuose galimi slaptumo žymos sutrumpinimai: „VISIŠKAI SLAPTAI“ – „VS“, „SLAPTAI“ – „S“, „KONFIDENCIALIAI“ -“KF“, „RIBOTO NAUDOJIMO“ – „RN“.
17. Filmuojant, fotografuojant ar mikrofilmuojant įslaptintus dokumentus, trafaretas su atitinkama slaptumo žyma dedamas pirmame ir paskutiniame juostos kadre. Slaptumo žyma turi atitikti aukščiausią žinių, esančių negatyve, pozityve, mikrofilme ar juostoje, slaptumo žymą. Vienoje juostoje fotografuojant keletą skirtingų temų, minėti trafaretai nufotografuojami prieš kiekvienos temos pradžią ir ją pabaigus.
18. Jei dokumento teksto atskiros dalys turi skirtingus slaptumo laipsnius, prieš tas teksto dalis kairėje paraštėje įrašomos tų dalių slaptumo žymos. Jei dokumente yra neįslaptintų teksto dalių, prieš jas įrašoma „NEĮSLAPTINTA“. Jei yra dokumento turinys – slaptumo žymos nurodomos ir turinyje. Lydraščio slaptumo žyma turi atitikti jame ir pridedamuose dokumentuose esančių žinių aukščiausią slaptumo žymą.
20. Keičiant dokumento slaptumo laipsnį, slaptumo žyma keičiama ant dokumento ir atitinkamuose registracijos žurnaluose, juose nurodant slaptumo žymos keitimo pagrindą. Dokumento visų lapų viršutinėse ir apatinėse paraštėse slaptumo žymos perbraukiamos ir užrašomos naujai suteiktos slaptumo žymos.
21. Išslaptinamo dokumento visų lapų viršutinėse paraštėse slaptumo žymos perbraukiamos ir užrašoma arba dedamas spaudas „IŠSLAPTINTA“. Dokumento visų lapų apatinėse paraštėse slaptumo žymos tik perbraukiamos.
22. Kai byloje išslaptinamas atskiras dokumentas, bylos vidaus apyraše užrašomas dokumento, kurio pagrindu jis buvo išslaptintas, pavadinimas, data ir numeris, taip pat nurodomas bendrosios raštvedybos bylos, į kurią perkeliamas išslaptintas dokumentas, indeksas arba numeris.
23. Jeigu išslaptinami visi byloje esantys dokumentai, bylos viršelyje bei jos tituliniame lape užrašoma arba dedamas spaudas „IŠSLAPTINTA“, o išslaptintų dokumentų visų lapų viršutinėse paraštėse slaptumo žymos perbraukiamos ir užrašoma arba dedamas spaudas „IŠSLAPTINTA“. Dokumento visų lapų apatinėse paraštėse slaptumo žymos tik perbraukiamos.
24. Įslaptintų dokumentų registracijos žurnaluose išslaptinimas įforminamas perbraukiant dokumento slaptumo žymą, užrašant arba dedant spaudą „IŠSLAPTINTA“ ir nurodant išslaptinimo pagrindą bei bendrosios raštvedybos bylos, į kurią perkeltas išslaptintas dokumentas, indeksą arba numerį. Šis įrašas patvirtinamas įrašiusiojo parašu.
IV. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ RENGIMAS
26. Visi registracijos žurnalai, prieš pradedant juos pildyti, sunumeruojami, antspauduojami subjekto atsakingo asmens antspaudu ir pildomas registracijos žurnalo baigiamasis įrašas (2 priedas).
27. Rengiant dokumentus, kuriuose yra valstybės paslaptį sudarančių žinių, žymimų slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, naudojamos tik atsakingo asmens registruotos laikmenos (bloknotai, darbo sąsiuviniai, diskeliai ir kt.). Jos vykdytojui išduodamos tik pasirašius įslaptintų dokumentų rengimo laikmenų registracijos žurnale (3 priedas). Magnetinėms laikmenoms suteikiama tokia pat slaptumo žyma, kaip ir jose esančiai informacijai. Darbo sąsiuvinių ir bloknotų formą nustato pats subjektas.
28. Rengiant dokumentus, kuriuose yra įslaptintos informacijos, žymimos slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, subjekto sprendimu laikmenos taip pat gali būti registruojamos.
29. Bloknote, kompiuterinėje laikmenoje tvarkingai ir įskaitomai parengtus dokumentų projektus, žymimus slaptumo žymomis „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, vykdytojas perduoda už dokumentų spausdinimą atsakingam tarnautojui. Tarnautojas, priėmęs dokumento projektą spausdinti, dalyvaujant vykdytojui, registruoja jį spausdinamų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale (4 priedas) ir pasirašo skiltyje apie dokumento projekto priėmimą. Tuo atveju, kai dokumento vykdytojas spausdina pats, bloknotas gali būti nenaudojamas, tačiau būtina registruota kompiuterinė laikmena.
30. Įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, spausdinimo tvarką nustato pats subjektas.
32. Rengiamų įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, visų lapų viršutinėse paraštėse po slaptumo žyma nurodoma dokumento egzemplioriaus numeris ir dokumento lapų skaičius, pvz.:
VISIŠKAI SLAPTAI
Egz. Nr. 2, L. sk.15
Dokumento visų lapų apatinėse paraštėse rašoma tik slaptumo žyma.
Prireikus dokumentams, žymimiems slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI, „SLAPTAI“, visų dokumento lapų viršutinėse paraštėse, į kairę pusę nuo įrašo „VISIŠKAI SLAPTAI“, Egz. Nr. 2, L. sk.15, nurodomi papildomi duomenys (sutrumpintas institucijos pavadinimas, dokumento pavadinimas, data, registracijos numeris).
Įforminant dokumentus, žymimus slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, egzemplioriaus numeris ir lapų skaičius gali būti nurodomas tik dokumento pirmojo lapo viršutinėje paraštėje.
33. Siunčiami įslaptinti dokumentai gali turėti priedų, kurie įforminami bendrosios raštvedybos taisyklių nustatyta tvarka, papildomai priedų žymos rekvizite įrašant dokumento egzemplioriaus numerį ir slaptumo žymą.
34. Įslaptinto dokumento, žymimo slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, egzemplioriaus, liekančio dokumentą rengusiame subjekte, paskutiniojo lapo antrosios pusės kairiajame apatiniame kampe būtina nurodyti: išspausdinto dokumento egzempliorių skaičių; kam dokumentas išsiųstas; bylos, kurioje saugomas subjekte likęs dokumento egzempliorius, indeksas; vykdytojo vardas, pavardė ir tarnybinio telefono numeris; spausdinimo data, pvz.:
Išspausdinti 3 egz.
Egz. Nr. 1 – Lietuvos Respublikos Vyriausybei
Egz. Nr. 2 – į bylą Nr. 01-03 VS
Egz. Nr. 3 – Valstybės saugumo departamentui
Vykdytojas G. Petraitis, 46 01 35
2000 01 20
Spausdinant dokumentus, žymimus slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, ši nuostata netaikoma.
35. Išspausdinti įslaptinti dokumentai, taip pat atplėšti bloknoto lapai, kompiuterinės laikmenos, iš kurių buvo spausdinami dokumentai, grąžinami vykdytojui, jam pasirašius spausdinamų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale.
36. Dokumento vykdytojas reikalingą pasirašytų dokumento egzempliorių skaičių atiduoda atsakingam asmeniui, kuris dokumentą nustatyta tvarka registruoja ir, jeigu reikia, išsiunčia.
37. Prireikus dokumentą pasirašantis arba tvirtinantis tarnautojas gali įrašyti į dokumentą papildomus duomenis.
V. ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ DAUGINIMAS
39. Įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žymomis „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, kopijos ir išrašai daromi tik gavus raštišką subjekto vadovo ar jo įgalioto tarnautojo leidimą (5 priedas). Leidime nurodomas leidžiamas kopijų skaičius. Subjekto vadovo išduoti leidimai registruojami leidimų dėl įslaptintų dokumentų dauginimo registracijos žurnale (6 priedas). Leidimo numeris turi atitikti leidimo eilės numerį, įrašytą registracijos žurnale. Draudžiama daryti kopijų daugiau, negu nurodyta leidime.
Kitų subjektų parengtų dokumentų, žymimų slaptumo žymomis „VISIŠKAI SLAPTAI“ ir „SLAPTAI“, kopijos bei išrašai daromi tik gavus raštišką tų subjektų sutikimą.
Jeigu dokumento, žymimo slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“ ar „SLAPTAI“ rengėjas nori išlaikyti išskirtinę teisę į šio dokumento ar jo dalies dauginimą, tai dokumento teksto pabaigoje turi būti užrašoma aiški paryškinta pastaba, pvz.: „Be rengėjo sutikimo dauginti šį dokumentą ar jo dalį draudžiama“.
Dokumentų, žymimų slaptumo žymomis „KONFIDENCIALIAI“ ir „RIBOTO NAUDOJIMO“, dauginimo bei išrašų darymo tvarką, kopijų naudojimo ir jų naikinimo tvarką nustato subjekto vadovas.
40. Ant padaugintų dokumentų užrašoma arba dedamas spaudas „Kopija Nr. ….“ ir įrašomas kopijos numeris.
41. Dauginamo dokumento egzemplioriaus, liekančio subjekte, paskutinio lapo antrosios pusės apatiniame dešiniajame kampe vykdytojas, pasiimdamas padaugintą dokumentą, įrašo leidimo dauginti datą, numerį, dokumento kopijų skaičių, nurodo padaugintų dokumentų paskirstymą ir pasirašo, pvz.:
2000 01 10 Leidimas Nr. 5. Padaryta 2 kopijos. Kopija Nr. 1 – KAM, kopija Nr. 2 – VSD (parašas).
42. Įslaptintų dokumentų, žymimų slaptumo žyma „VISIŠKAI SLAPTAI“ ir „SLAPTAI“, dauginimas ar išrašų darymas registruojamas įslaptintų dokumentų dauginimo registracijos žurnale (7 priedas), kurį pildo už dokumentų dauginimą atsakingas tarnautojas.
VI. VIDAUS IR SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ APSKAITA IR IŠSIUNTIMAS
45. Vykdytojas, prieš atiduodamas dokumentus pasirašyti, patikrina, ar dokumento slaptumo žyma atitinka aukščiausią dokumente esančios įslaptintos informacijos laipsnį, esant reikalui, suderina su kitais tarnautojais ir vizuoja (siunčiamo dokumento – subjekte liekantį egzempliorių).
47. Įslaptinti vidaus dokumentai (įsakymai, protokolai, aktai ir kt.) registruojami įslaptintų dokumentų registracijos žurnaluose pagal dokumentų rūšis, bendrosios raštvedybos taisyklių nustatyta tvarka (8 priedas). Šalia dokumento registracijos numerio atitinkamai rašoma dokumento slaptumo žymos santrumpa – „VS“, „S“, „KF“, „RN“.
48. Įslaptinti vidaus dokumentai, žymimi slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „Riboto naudojimo“, gali būti registruojami įslaptintų dokumentų registracijos žurnaluose pagal dokumentų rūšis, atskirai nuo kitų įslaptintų dokumentų.
49. Siunčiami įslaptinti dokumentai registruojami siunčiamų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale (9 priedas).
50. Siunčiami įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Konfidencialiai“, „Riboto naudojimo“, gali būti registruojami atskirame siunčiamų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale.
51. Įslaptinti dokumentai siunčiami dvigubame nepermatomame voke. Jeigu vokas pagamintas iš šviesai pralaidaus popieriaus, dokumentai papildomai įvyniojami į šviesai nepralaidų popierių.
52. Ant voko būtina nurodyti siuntos slaptumo žymą (viršutiniame dešiniajame voko kampe), patvirtintą įdėjusiojo dokumentus į voką parašu ir atsakingo asmens antspaudu. Siuntos slaptumo žyma turi atitikti aukščiausią siuntoje esančių dokumentų slaptumo žymą. Apatiniame dešiniajame voko kampe rašomas nesutrumpintas adresatas, apatiniame kairiajame voko kampe užrašomi į voką įdėtų dokumentų numeriai ir išsiuntimo data. Jeigu reikia, ant voko užrašoma nuoroda „Asmeniškai“. Viršutiniame kairiajame voko kampe užrašomas korespondencijos siuntėjo adresas, nenurodant pavardės ir pareigų pavadinimo.
53. Vokas užklijuojamas ir persiuvamas siūlais arba susegamas metaliniais segtukais taip, kad būtų apimti visi jo atlankai. Kitoje voko pusėje, ant siūlų sutvirtinimo mazgo, klijuojama popierinė užklija taip, kad iš po jos matytųsi siūlų galai. Segant segtukais, užklija klijuojama ant segtukų segimo linijos. Užklija antspauduojama subjekto atsakingo asmens antspaudu. Jei voko negalima perdurti (schemos, brėžiniai, fotonuotraukos ir kt.), vokas perrišamas kryžmai, klijuojamos užklijos ir antspauduojama.
Voko apsaugai gali būti naudojama apsauginė juosta. Šiuo atveju vokas nepersiuvamas ir nesusegamas metaliniais segtukais, o voko užklijavimo vietoje dedamas atsakingo asmens antspaudas ir toje vietoje užklijuojama apsauginė juosta. Apsauginės juostos kraštai užlenkiami taip, kad jos nebūtų galima atplėšti, nepažeidus voko. Nepanaudota apsauginė juosta turi būti saugoma kaip ir įslaptinti dokumentai.
54. Ant voko su dokumentais, žymimais slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, nurodoma tik siuntos slaptumo žyma, kiti taisyklių 52 ir 53 punktų reikalavimai gali būti netaikomi.
55. Siunčiamos siuntos su įslaptintais dokumentais registruojamos siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (10 priedas).
56. Siunta, kurioje yra dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Konfidencialiai“, „Riboto naudojimo“, gali būti registruojama atskirame siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale.
57. Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“, turi būti siunčiami ir pristatomi subjekto vadovo įgaliotų asmenų ar valstybės įmonės „Lietuvos paštas“ kurjerių paštu.
Kitų valstybių ar tarptautinių organizacijų įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Visiškai slaptai“, „Slaptai“, „Konfidencialiai“, gali būti siunčiami kitų valstybių ar tarptautinių organizacijų nustatyta tvarka.
Įslaptinti dokumentai, žymimi slaptumo žyma „Riboto naudojimo“, gali būti siunčiami registruotu laišku. Vokas su dokumentais turi būti įdėtas į apsauginį išorinį voką.
58. Siunčiant įslaptintus dokumentus valstybės įmonės „Lietuvos paštas“ kurjerių paštu, vokas su dokumentais turi būti įdėtas į apsauginį išorinį voką. Ant išorinio voko užrašomas adresatas (be vardo ir pavardės) bei siuntos registracijos numeris. Ant išorinio voko užrašoma „Tik kurjeris“, slaptumo žymų ant išorinio voko neturi būti.
59. Siunčiant įslaptintą korespondenciją, užpildomas siuntų registras (11 priedas). Registre nurodomas korespondencijos siuntėjas, adresatas, siunčiamų dokumentų registracijos numeriai, tikslus išsiuntimo laikas ir kt., pasirašo korespondenciją išsiuntęs tarnautojas ir antspauduoja atsakingo asmens antspaudu.
60. Jeigu įslaptinta korespondencija siunčiama valstybės įmonės „Lietuvos paštas“ kurjerių paštu, siuntų registras rašomas trimis egzemplioriais. Vienas siuntos registro egzempliorius, pašto kurjeriui pasirašius, paliekamas korespondencijos siuntėjui, antrasis egzempliorius įdedamas į siuntą ir perduodamas adresatui, trečiasis siuntos registro egzempliorius lieka pašto kurjeriui.
Jeigu siuntėjas tuo pačiu metu siuntas siunčia keliems skirtingiems adresatams, pildomi du bendrojo siuntų registro egzemplioriai, į kuriuos surašomi visi adresatai ir kiti duomenys, nurodyti taisyklių 59 punkte. Kiekvienam konkrečiam adresatui į siuntą įdedamas tik jam užpildytas siuntos registras. Vienas bendrojo siuntos registro egzempliorius, kurjeriui pasirašius, lieka siuntėjui, kitas atiduodamas pašto kurjeriui.
61. Įslaptintą korespondenciją gali pristatyti subjekto atsakingi asmenys. Šiuo atveju siuntų registrai nerašomi, vidiniai vokai nepersiuvami (nesegami), neklijuojamos užklijos ir nenaudojami apsauginiai vokai, o siuntos gavėjas pasirašo ir deda atsakingo asmens antspaudą siuntėjo siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale arba paskirstymo žurnale.
VII. GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS IR APSKAITA
64. Tarnautojas, priimantis siuntą su įslaptintais dokumentais, privalo patikrinti, ar siunta pristatyta pagal paskirtį (adresą), ar nepažeista pakuotė, ar antspaudai atitinka siuntėjo pavadinimą, ar siuntos (paketų) numeriai atitinka siuntų registre ar siuntėjo siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (paskirstymo žurnale) nurodytus numerius.
65. Pastebėjus pakuotės pažeidimus, siunta neišpakuojama ir nepriimama. Surašoma pažyma dėl pakuotės pažeidimų, kurią pasirašo tai nustatęs tarnautojas ir siuntą pristatęs asmuo. Apie pažeidimų pažymos surašymą nurodoma siuntų registre ar siuntėjo siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (paskirstymo žurnale), pastabose. Pažymos kopija ir į naują pakuotę supakuota pažeista siunta grąžinama korespondenciją atsiuntusiam subjektui. Jeigu siuntą pristatė kurjeris, pažymos kopija siunčiama korespondenciją atsiuntusiam subjektui ir siuntą pristačiusiai tarnybai.
66. Jei pažeidimų nėra, siuntą priimantis tarnautojas gautame siuntų registre (siuntėjo siunčiamų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (paskirstymo žurnale) žodžiais parašo priimtų pagal registrą paketų skaičių, nurodo pareigas, vardą, pavardę, pasirašo, parašo tikslią siuntos gavimo datą (metai, mėnuo, diena, valandos ir minutės) ir antspauduoja atsakingo asmens antspaudu.
Siuntos registras grąžinamas siuntėjui (gali būti grąžintas paprastu laišku).
67. Gauta siunta su įslaptintais dokumentais registruojama gautų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnale (12 priedas). Žurnalo atitinkamoje skiltyje nurodoma siuntos registro data ir numeris arba subjekto paskirstymo žurnalo numeris, žodžiais parašomas gautų paketų skaičius. Šiuos įrašus parašu patvirtina siuntą pristatęs asmuo.
68. Gauti ir užregistruoti paketai su įslaptintais dokumentais perduodami tarnautojams, atsakingiems už įslaptintų dokumentų apskaitą. Patikrinama, ar atsiųstų dokumentų numeriai sutampa su nurodytais jų numeriais ant paketų, ar dokumento egzempliorių, dokumento priedų ir visos siuntos lapų skaičius atitinka lydraštyje nurodytus skaičius.
69. Jeigu pakete dokumentų trūksta arba jų yra per daug, taip pat tais atvejais, kai gautų dokumentų lapų skaičius skiriasi nuo lydraštyje nurodytojo, surašoma pažyma dėl nerastų dokumentų ar jų lapų skaičiaus neatitikimo. Pažymą pasirašo atsakingas asmuo, tikrinęs paketą. Pažymos kopija kartu su išoriniu paketo aplanku išsiunčiama korespondencijos siuntėjui.
70. Ne tuo adresu atsiųsti dokumentai neregistruojami, o persiunčiami tikrajam adresatui arba grąžinami siuntėjui. Dokumentai supakuojami iš naujo, pridedant ir senąją pakuotę, ant paketo užrašomi visi buvę registracijos numeriai. Gautų siuntų su įslaptintais dokumentais registracijos žurnalo pastabų skiltyje užrašoma, kad siunta persiųsta (grąžinta), adresatas, siuntos registro numeris ir išsiuntimo (grąžinimo) data.
71. Iš paketo išimti įslaptinti dokumentai nedelsiant registruojami gautų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale (13 priedas). Kiekvienas dokumentas registruojamas atskiru numeriu.
72. Gauti dokumentai, žymimi slaptumo žymomis „KONFIDENCIALIAI“, „Riboto naudojimo“, gali būti registruojami atskirame gautų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale.
73. Paketus su nuoroda „Asmeniškai“ atplėšia pats adresatas. Šiuo atveju, jeigu dokumentas dėl jame esančios įslaptintos informacijos negali būti užregistruotas bendra tvarka gautų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale, jame registruojamas tik vokas, į kurį dokumentas buvo įdėtas, registracijos žurnalo 4 skiltyje įrašoma: „Dokumentas su nuoroda „Asmeniškai“. Jeigu vėliau dokumentas bus grąžintas atsakingam asmeniui, jis registruojamas tuo pačiu numeriu, kaip buvo užregistruotas vokas.
74. Žurnale užregistruoto kiekvieno gauto dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe dedamas gavimo spaudas su subjekto (skyriaus) pavadinimu (gali būti sutrumpintas), užrašoma dokumento registracijos (gavimo) data, dokumento registracijos numeris ir dokumento lapų skaičius.
Dokumentų pakuotė atidžiai patikrinama ir sunaikinama.
75. Užregistruotas dokumentas perduodamas subjekto vadovui arba tarnautojui, kuriam dokumentas adresuotas. Vadovas ar tarnautojas su juo susipažįsta ir, jeigu reikia vykdyti dokumento užduotį, vadovas rašo rezoliuciją. Po to dokumentas grąžinamas atsakingam asmeniui.
76. Įslaptinti dokumentai užduoties vykdymui perduodami tik pasirašius vykdytojams perduotų dokumentų registracijos žurnale (14 priedas). Jei rezoliucijoje nurodomi keli vykdytojai, kiekvienas vykdytojas gauna dokumentą iš atsakingo asmens tik pasirašęs žurnale.
77. Dokumentai, kuriuose yra įslaptintos informacijos, žymimos slaptumo žyma „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“, gali būti vieno vykdytojo perduoti kitam.
78. Jeigu dokumento rezoliucijoje nurodyta, kad su dokumentu reikalinga tik susipažinti, rezoliucijoje nurodytas tarnautojas kviečiamas pas atsakingą asmenį. Su dokumentu susipažinęs tarnautojas dokumento paskutiniojo lapo antrosios pusės viršutiniame kairiajame kampe užrašo „Susipažinau“, pasirašo, nurodo vardą, pavardę ir datą.
79. Mažos įslaptintų dokumentų apyvartos subjekte vykdytojams perduotų dokumentų registracijos žurnalas gali būti nepildomas, pakanka gautus įslaptintus dokumentus užregistruoti gautų įslaptintų dokumentų registracijos žurnale.
VIII. ĮSLAPTINTŲ BYLŲ NOMENKLATŪROS SUDARYMAS
81. Subjekto raštvedyboje susidarantiems įslaptintiems dokumentams tinkamai į bylas paskirstyti, vienodai bylų formavimo tvarkai, jų apskaitai bei paieškai užtikrinti turi būti parengta įslaptintų bylų nomenklatūra, kurioje nurodomos įslaptintų bylų antraštės bei bylų saugojimo terminai.
82. Bylų nomenklatūra rengiama vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, įslaptintų dokumentų saugojimo terminų rodyklėmis, pavyzdinėmis įslaptintų bylų nomenklatūromis, atsižvelgiant į subjekto veikloje susidarančių dokumentų apimtį ir sudėtį.
Nustatyti bylų saugojimo terminai subjekto įslaptintų bylų nomenklatūroje negali būti trumpinami.
83. Ministerijos, departamentai, kitos centrinės viešojo administravimo įstaigos, esančios paslapčių subjektais (toliau – ministerijos ar departamentai), savo reguliavimo srityje esantiems vienodiems pagal vykdomas funkcijas subjektams rengia pavyzdines įslaptintų bylų nomenklatūras, kuriose sudaromas pavyzdinis įslaptintų bylų antraščių (gali būti apibendrintų) susistemintas sąrašas, nustatomi bylų saugojimo terminai.
84. Pavyzdines įslaptintų bylų nomenklatūras rengia ministerijų ar departamentų atsakingi asmenys ir, suderinę su savo subjekto SEK, teikia derinti Lietuvos archyvų departamentui. Suderinta pavyzdinė įslaptintų bylų nomenklatūra tvirtinama ministerijos ar departamento vadovo tvarkomuoju dokumentu (15 priedas).
85. Pavyzdinė operatyvinės veiklos bylų nomenklatūra su Lietuvos archyvų departamentu nederinama, jeigu yra Lietuvos archyvų departamento patvirtinta operatyvinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė.
86. Kiekvienas subjektas kasmet iki gruodžio 1 dienos pagal nustatytą formą (16 priedas) turi parengti įslaptintų bylų nomenklatūrą (toliau – bylų nomenklatūra).
Bylų nomenklatūrą rengia subjekto atsakingas asmuo pagal struktūros padalinių pateiktus projektus.
87. Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos įslaptintos bylos, kurias numatoma formuoti ateinančiais metais, praeitų metų raštvedyboje neužbaigtos ir kitais metais tęsiamos bylos.
88. Operatyvinės veiklos subjektai į įslaptintų bylų nomenklatūrą įrašo įslaptintas bylas, išskyrus operatyvinės veiklos bylas. Operatyvinės veiklos byloms sudaroma atskira operatyvinės veiklos bylų nomenklatūra.
89. Bylų nomenklatūra skirstoma į skyrius, kurie turi atitikti patvirtintą subjekto struktūrą, arba į skyrius pagal subjekto veiklos sritis. Bylų nomenklatūros skyrių pavadinimai gali būti subjekto struktūros padalinių pavadinimai arba subjekto veiklos sričių pavadinimai.
90. Kiekvienai į bylų nomenklatūrą įrašytai įslaptintai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro subjekto struktūrinio padalinio arba veiklos srities skaitmeninis indeksas ir bylos eilės numeris. Šalia bylos eilės numerio nurodoma atitinkama bylos slaptumo žyma, pvz.: 07-19 RN, kur 07 – subjekto struktūrinio padalinio arba jo veiklos srities skaitmeninis indeksas, 19 – bylos eilės numeris, RN – bylos slaptumo žyma.
91. Kiekviename bylų nomenklatūros skyriuje paliekami papildomi indeksai bylų antraštėms įrašyti, jeigu raštvedybinių metų eigoje susiformuos bylų nomenklatūroje nenumatytos bylos.
92. Rengiant bylų nomenklatūrą būtina numatyti, kad žymimi slaptumo žymomis „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, „KONFIDENCIALIAI“ ir „RIBOTO NAUDOJIMO“, išskyrus dokumentus vienu klausimu, nuolatinio, ilgo bei laikino saugojimo dokumentai bus grupuojami į atskiras bylas.
93. Bylų antraštės bylų nomenklatūroje turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloje esančių dokumentų rūšį ir turinį:
93.1. jeigu byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys;
93.2. jeigu byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų vienu klausimu, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“, skliausteliuose nurodant pagrindines byloje esančių dokumentų rūšis;
93.4. susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi korespondentų pavadinimai ir pagrindiniai susirašinėjimo su jais klausimai;
93.5. jeigu susirašinėjama su trimis ar daugiau korespondentų, kurių funkcijos vienodos, bylos antraštėje rašomas apibendrintas jų pavadinimas, pvz.: Susirašinėjimo su ministerijomis valstybės rezervo kaupimo klausimais dokumentai;
93.6. planų, ataskaitų, apžvalgų bylų antraštėse nurodomas apimamas laiko tarpas, pvz.: metų, pusmečių, mėnesių ataskaitos ir pan.;
93.7. bylų antraštėse sutrumpinimai nerašomi, išskyrus oficialiai priimtus pavadinimų trumpinimus, pirmą kartą parašius pilną pavadinimą, pvz.: Krašto apsaugos ministerija (toliau – KAM);
94. Bylų nomenklatūros skyriuose bylų antraštės sisteminamos pagal dokumentų svarbą ir jų loginį ryšį.
95. Subjekto, perduodančio dokumentus į valstybinį archyvą, parengta bylų nomenklatūra derinama su subjekto SEK ir su valstybiniu archyvu. Operatyvinės veiklos bylų nomenklatūra su valstybiniu archyvu nederinama, jeigu yra pavyzdinė operatyvinės veiklos bylų nomenklatūra arba Lietuvos archyvų departamento patvirtinta operatyvinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė.
96. Subjekto, neperduodančio dokumentų į valstybinį archyvą, bylų nomenklatūra derinama su subjekto SEK ir su subjektu, kuriam yra pavaldus ar priklauso jo reguliavimo sričiai.
97. Įstaiga, įmonė ar organizacija, kuriai teisės aktų nustatyta tvarka yra patikėtos valstybės ar tarnybos paslaptys, tačiau ji nėra paslapčių subjektas, patikėtų dokumentų tvarkymo ir apsaugos tvarką derina su valstybės paslaptis jai patikėjusiu subjektu.
98. Derinimui teikiami du bylų nomenklatūros egzemplioriai. Vienas iš jų lieka įstaigai, su kuria bylų nomenklatūra derinama, kitas egzempliorius – bylų nomenklatūrą parengusiam subjektui.
99. Suderinta bylų nomenklatūra tvirtinama subjekto vadovo arba jo įgalioto tarnautojo parašu ir subjekto antspaudu.
100. Pasibaigus raštvedybiniams metams, pildoma bylų nomenklatūros ketvirta skiltis ir įslaptintų bylų nomenklatūros suvestinė (17 priedas), kurioje nurodoma, kiek įslaptintų nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo bylų susidarė per metus.
101. Jeigu kitais metais numatoma formuoti tokias pačias bylas, kaip ir ankstesniais, kitų metų bylų nomenklatūra tvirtinama subjekto vadovo ar jo įgalioto tarnautojo, o įstaiga, su kuria turėtų būti derinama, informuojama, kad pasikeitimų nomenklatūroje nėra.
IX. ĮSLAPTINTŲ BYLŲ FORMAVIMAS IR SAUGOJIMAS
103. Įslaptinti dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, dedami į bylas pagal įslaptintų bylų nomenklatūrą.
104. Formuojant įslaptintas bylas, būtina laikytis šių reikalavimų:
104.1. įslaptinti dokumentai dedami į atskiras bylas pagal slaptumo žymas ir pagal saugojimo terminus;
104.2. vienam klausimui spręsti skirti dokumentai, neatsižvelgiant į jų slaptumo žymas, dedami kartu;
104.4. į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius: vidaus ir gaunamų dokumentų – pirmasis egzempliorius, siunčiamų – antrasis dokumento egzempliorius;
104.5. priedai, neatsižvelgiant į jų datas ir slaptumo žymas, pridedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso, o didelės apimties priedai gali sudaryti atskirą bylą;
106. Įslaptintos bylos, išskyrus tęsiamas bylas, formuojamos iš vienerių raštvedybinių metų dokumentų šia tvarka:
106.1. tvarkomieji dokumentai, gauti iš kitų subjektų, grupuojami pagal korespondentus, dokumentų rūšis ir chronologiją;
106.2. tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) kartu su jų priedais grupuojami pagal šių dokumentų rūšį ir chronologiją, dokumentai veiklos bei personalo klausimais grupuojami į atskiras bylas, dokumentus jose dedant pagal chronologiją;
106.3. organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir kt.), patvirtinti tvarkomaisiais dokumentais, grupuojami kartu su tvarkomaisiais dokumentais;
106.5. planai, ataskaitos ir kt. dedami į tų metų bylas, kuriems šie dokumentai sudaryti (pvz., 1999 metų balansas sudarytas ir pasirašytas 2000 metais, bet dedamas į 1999 metų bylą);
106.6. susirašinėjimo dokumentai sisteminami pagal klausimo sprendimo eigą ir dokumentų chronologiją, atsakymas dedamas po iniciatyvinio dokumento;
108. Ant formuojamos įslaptintos bylos viršelio nurodoma slaptumo žyma, bylos indeksas pagal subjekto įslaptintų bylų nomenklatūrą, kada byla pradėta, bylos saugojimo terminas.
109. Įslaptintos bylos viršelio antrojoje pusėje priklijuojamas vokas, į kurį dedama asmenų, susipažinusių su byla ar atskiru dokumentu, registracijos kortelė (19 priedas). Užpildyta kortelė (-ės) įrašoma (-os) į bylos vidaus apyrašą.
110. Pasibaigus raštvedybiniams metams, nuolatinio ir ilgo saugojimo įslaptintose bylose pertvarkomas dokumentų chronologinis išdėstymas (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama vėliausiu). Laikino (iki 10 m.) saugojimo įslaptintų bylų pertvarkyti nereikia.
112. Įslaptintų dokumentų (bylų) saugojimo tvarką ir vietą (iki perdavimo į subjekto archyvo įslaptintų dokumentų saugyklą) nustato subjektas, atsižvelgdamas į savo struktūrą bei įslaptintų dokumentų apyvartą.
113. Atsakingas asmuo ir kiti subjekto struktūriniai padaliniai, atsakingi už įslaptintų dokumentų (bylų) saugojimą, šių taisyklių 9 punkte nustatytais terminais atlieka įslaptintų dokumentų (bylų) patikrinimą, kurių metu pildomas įslaptintų dokumentų (bylų) patikrinimo lapas (20 priedas). Patikrinimo rezultatai apibendrinami pažymoje, kuri pateikiama subjekto vadovui.
Tais atvejais, kai nustatoma, kad dokumentų (bylų) ar jų lapų trūksta, vykdomas tarnybinis patikrinimas.
114. Tarnybinį patikrinimą atlieka subjekto vadovo sudaryta komisija. Jeigu dokumentai (bylos) nerasti, surašomas įslaptintų dokumentų (bylų) dingimo aktas (21 priedas), kurį pasirašo komisijos pirmininkas ir nariai bei tvirtina subjekto vadovas ar jo įgaliotas tarnautojas. Apie tai informuojamas Valstybės saugumo departamentas.
X. DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ
115. Ruošiant bylas perduoti į subjekto archyvo įslaptintų dokumentų saugyklą, atliekama dokumentų vertės ekspertizė ir jų tvarkymas.
116. Įslaptintų dokumentų vertės ekspertizė atliekama vadovaujantis įslaptintų bylų nomenklatūromis, bendrųjų dokumentų bei įslaptintų dokumentų saugojimo terminų rodyklėmis ir kitais teisės aktais, kuriuose nurodytas dokumentų saugojimo terminas patvirtintas arba suderintas Lietuvos archyvų departamento.
117. Atliekant dokumentų vertės ekspertizę, bylos peržiūrimos, patikslinami bylos ir joje esančių dokumentų įslaptinimo, saugojimo terminai, atrenkamos bylos pagal jų slaptumo žymas bei saugojimo terminus.
118. Kiekviena nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo įslaptinta byla sunumeruojama, patikslinamas bylos vidaus apyrašas.
Metalinės sąvaržėlės ir metaliniai segtukai išimami.
119. Numeruojant bylos lapus būtina laikytis šių reikalavimų:
119.4. fotonuotraukos, brėžinio, diagramos, kitokio specifinio dokumento lapo numeris rašomas antrojoje dokumento pusėje, kairiajame kampe;
119.5. jeigu dokumentas (fotonuotrauka, brėžinys ar pan.) priklijuotas ant popieriaus lapo – numeruojama kaip vienas lapas;
119.6. bet kurio formato lapas, įdėtas į bylą vienu kraštu, numeruojamas kaip vienas lapas, o sulenktas ir įsegtas į bylą per lenkimo vietą – kaip du lapai;
119.7. jeigu į bylą įdėti vokai su fotonuotraukomis, dokumentais, numeruojamas vokas ir toliau iš eilės jame esantys indėliai;
119.8. jeigu byloje yra spaudinys, jam suteikiamas bylos lapo eilės numeris, o spaudinio lapai iš naujo nenumeruojami, tai nurodant bylos baigiamajame įraše. Kai spaudinyje yra nenumeruotų lapų arba lapų numeracija neištisinė, spaudinio lapai numeruojami eilės tvarka, kaip ir kiti byloje esantys dokumentai;
119.9. numeruojami visi bylos lapai, išskyrus bylos viršelio antroje pusėje priklijuotame voke esančias registracijos korteles, bylos titulinį, bylos vidaus apyrašo, bylos baigiamojo įrašo ir tuščius lapus;
120. Sunumeravus bylos lapus, kiekvienos bylos gale įdedamas bylos baigiamojo įrašo lapas (22 priedas), kuriame skaitmenimis ir žodžiais rašoma sunumeruotų bylos lapų skaičius, raidinių ir praleistų lapų numeriai, lapų su defektais (išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t. t.) numeriai, lapų su įklijomis (fotonuotraukos, brėžiniai ar pan.) numeriai, byloje esančių vokų numeriai, vidaus apyrašo lapų skaičius, rašomas bylos titulinis lapas (23 priedas).
121. Dokumentų vertės ekspertizės metu atrenkami naikintini dokumentai arba bylos, kurių saugojimo terminas pagal įslaptintų bylų nomenklatūrą pasibaigęs. Surašomas atrinktų naikinti įslaptintų dokumentų (bylų) aktas (24 priedas).
122. Įrašant dokumentus į atrinktų naikinti įslaptintų dokumentų (bylų) aktą, registracijos žurnaluose būtina sutikrinti šių dokumentų pavadinimus, jų registracijos numerius, egzempliorių numerius, dokumentų slaptumo žymas, dokumentų egzempliorių bei lapų skaičius.
123. Subjekto, perduodančio dokumentus į valstybinį archyvą, atrinktų naikinti įslaptintų dokumentų (bylų) aktas derinamas su subjekto SEK bei su atitinkamu valstybiniu archyvu. Operatyvinių dokumentų (bylų) atrinkimo naikinti aktas su valstybiniu archyvu nederinamas.
124. Subjekto, neperduodančio dokumentų į valstybinį archyvą, atrinktų naikinti įslaptintų dokumentų (bylų) aktas derinamas su subjekto SEK ir su subjektu, kuriam yra pavaldus ar priklauso jo reguliavimo sričiai.
125. Suderintas atrinktų naikinti įslaptintų dokumentų (bylų) aktas tvirtinamas subjekto vadovo arba jo įgalioto tarnautojo.
126. Įslaptintų dokumentų (bylų) registracijos žurnaluose nurodomas dokumento naikinimo pagrindas (atrinktų naikinti įslaptintų dokumentų (bylų) akto data ir Nr.).
127. Iki atrinktų naikinti įslaptintų dokumentų (bylų) akto patvirtinimo ir jų sunaikinimo atrinkti ir į aktą įrašyti naikintini dokumentai (bylos) saugomi atskirai nuo kitų įslaptintų dokumentų (bylų).
128. Atrinktų naikinti įslaptintų dokumentų (bylų) akte nurodomas dokumentų naikinimo būdas (deginimas, lydymas, smulkinimas, tirpinimas, cheminis ardymas ir pan.). Dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad būtų neįmanoma atkurti dokumento turinio. Jei įslaptinti dokumentai naikinami smulkinimo būdu, sunaikintų dokumentų atraižos negali būti didesnės negu 1,9x15mm. Jei susmulkintų dokumentų atraižos didesnės, jos turi būti sudegintos. Naikinant subjekto įslaptintus dokumentus, turi dalyvauti to subjekto atsakingas asmuo.
XI. BYLŲ PERDAVIMAS IR APYRAŠŲ SUDARYMAS SUBJEKTO ARCHYVE
130. Pasibaigus raštvedybiniams metams, įslaptintas bylas dvejus metus saugo atsakingas asmuo. Po to jos perduodamos į subjekto archyvo įslaptintų dokumentų saugyklą subjekto nustatyta tvarka.
131. Jeigu subjekte įslaptintų dokumentų apyvarta yra nedidelė, juos saugo atsakingas asmuo. Jis įslaptintus dokumentus saugo iki jų išslaptinimo ir perdavimo į subjekto bendrąjį archyvą.
132. Sutvarkytas ir įformintas įslaptintas nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo bylas atsakingas asmuo įslaptintų dokumentų (bylų) perdavimo ir priėmimo aktu perduoda į subjekto archyvo įslaptintų dokumentų saugyklą. Įslaptintų dokumentų (bylų) perdavimo ir priėmimo aktą tvirtina subjekto vadovas ar jo įgaliotas tarnautojas. Subjekto vadovo sprendimu laikino saugojimo įslaptintos bylos gali būti saugomos subjekto padaliniuose.
133. Priimant bylas į subjekto archyvo įslaptintų dokumentų saugyklą patikrinama, ar visos įslaptintų bylų nomenklatūroje numatytos nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo bylos yra įrašytos į įslaptintų bylų perdavimo ir priėmimo aktą. Subjekto archyvo įslaptintų dokumentų saugyklos tarnautojas, priimdamas bylas, sutikrina bylose esančius dokumentus su bylos vidaus apyrašu ir bylos lapų skaičių su bylos baigiamajame įraše nurodytu lapų skaičiumi. Bylos registruojamos priimtų įslaptintų bylų registracijos žurnale (25 priedas).
134. Kiekvienais metais subjekto archyvo įslaptintų dokumentų saugykla privalo atlikti saugomų įslaptintų dokumentų (bylų) patikrinimą 113–114 punktuose nustatyta tvarka.
135. Iki bylų išslaptinimo ir bylų apyrašų sudarymo bylų paieška ir apskaita subjekto archyvo įslaptintų dokumentų saugykloje vykdoma pagal priimtų įslaptintų bylų registracijos žurnalą ir įslaptintų bylų perdavimo ir priėmimo aktus.
136. Bylų ir dokumentų išdavimo iš subjekto archyvo įslaptintų dokumentų saugyklos tvarką nustato subjekto vadovas.
137. Subjektas kiekvienais metais išslaptina įslaptintus dokumentus (bylas), kurių įslaptinimo terminas pasibaigęs arba kuriuos tikslinga išslaptinti. Dokumentų išslaptinimas įforminamas įslaptintų dokumentų (bylų) išslaptinimo aktu (26 priedas).
138. Išslaptinti dokumentai grupuojami į bylas. Išslaptintiems dokumentams (byloms) sudaromi nuolatinio ir ilgo saugojimo išslaptintų bylų apyrašai (27 priedas). Prieš sudarant nuolatinio ir ilgo saugojimo išslaptintų bylų apyrašus būtina suderinti apyrašų numerius su subjekto bendrosios raštvedybos bylų archyvu.
Į bylų apyrašą įrašomos visos tais metais išslaptintos bylos, suteikiant kiekvienai bylai eilės numerį ir išdėstant jas pagal chronologiją, o metų ribose – pagal pasirinktą sisteminimo schemą.
Kartu įrašomos ir tos bylos, kurioms subjekto įslaptintų bylų nomenklatūroje saugojimo terminas buvo nurodytas su žyma SEK ir kurios, išslaptinant atlikus dokumentų vertės ekspertizę, paliktos nuolatiniam ar ilgam saugojimui.
Bylų apyrašuose bylos numeruojamos didėjančia eilės tvarka.
139. Išslaptintos bylos kartu su nuolatinio ir ilgo saugojimo išslaptintų bylų apyrašais bei laikino saugojimo išslaptintų bylų sąrašais perduodamos į subjekto bendrąjį archyvą pagal dokumentų (bylų) perdavimo ir priėmimo aktą.
140. Perduodant bylas, priimtų įslaptintų bylų registracijos žurnale būtina pažymėti išslaptintas bylas, nurodant bylos apskaitos duomenis subjekto bendrajame archyve (fondą, apyrašą, bylos numerį).
141. Subjekto, perduodančio dokumentus į valstybinį archyvą, nuolatinio ir ilgo saugojimo išslaptintų bylų apyrašai yra derinami su subjekto EK ir valstybiniu archyvu bei tvirtinami subjekto vadovo ar jo įgalioto tarnautojo.
142. Jei yra dingusių išslaptintų dokumentų (bylų), kartu su išslaptintų bylų apyrašais juos derinančiai įstaigai pateikiamas subjekto vadovo ar jo įgalioto tarnautojo patvirtintas įslaptintų dokumentų (bylų) dingimo aktas.
XII. BYLŲ PERDAVIMAS Į VALSTYBINĮ ARCHYVĄ
144. Į valstybinius archyvus perduodami išslaptinti dokumentai Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo nustatyta tvarka.
XIII. LIKVIDUOJAMŲ PASLAPČIŲ SUBJEKTŲ ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS
146. Likviduojant paslapčių subjektą, įslaptinti nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo dokumentai perduodami:
146.2. valstybės ar vietos savivaldos institucijai ar įstaigai, kurios reguliavimo sričiai priklausė paslapčių subjektas;
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
1 priedas
AKTAS
(Paslapčių subjekto pavadinimas) ______________ Nr. __________
(Data)
______________
(Vieta)
TVIRTINU
A. V. ________________________________
(Pareigos)
_____________________________________
(Parašas) (Vardas, pavardė)
__________
(Data)
Dėl įslaptintų dokumentų (bylų)
perdavimo ir priėmimo
________________________________________________________________________________
(Pagrindas)
________________________________________________________________________________
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas, antraštė (bylos antraštė) |
Dokumento data, Nr., egz. Nr. (bylos indeksas (Nr.), chronologinės ribos) |
Slaptumo žyma |
Lapų skaičius |
Dokumentų skaičius |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Iš viso perduota
____________________________ dokumentų,
(Skaitmenimis ir žodžiais)
____________________________ bylų.
(Skaitmenimis ir žodžiais)
Perdavė Priėmė
____________________________
(Pareigos) (Pareigos)
________________ _______________________
(Parašas) (Vardas, pavardė) (Parašas) (Vardas, pavardė)
_______________
(Data) (Data)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
2 priedas
(Registracijos žurnalo baigiamasis įrašas)
Šiame žurnale įrišta ir sunumeruota ____________________________________________ lapų (-ai)
(Skaitmenimis ir žodžiais)
___________________ ______________________
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
_______________________
(Data)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
3 priedas
ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ RENGIMO LAIKMENŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Registracijos data, Nr. |
Laikmenos tipas |
Slaptumo žyma |
Laikmeną paėmusio tarnautojo vardas, pavardė, parašas, data |
Grąžintą laikmeną priėmusio tarnautojo vardas, pavardė, parašas, data |
Nuoroda apie laikmenos sunaikinimą (atsakingo tarnautojo vardas, pavardė, parašas, data) |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
4 priedas
SPAUSDINAMŲ ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas, antraštė |
Slaptumo žyma |
Dokumento vykdytojo vardas, pavardė |
Priėmusiojo dokumentą spausdinti vardas, pavardė, parašas, data |
Atspausdinta |
Vykdytojo, gavusio atspausdintą dokumentą, parašas, data |
Pastabos |
||
| Lapų skaičius |
Egz. skaičius |
Perspausdintų lapų numeriai |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
5 priedas
______________________________ LEIDIMAS
(Paslapčių subjekto pavadinimas) _________________ Nr. ________________
(Data)
(Vieta)
Dėl įslaptintų dokumentų dauginimo
Leidžiu ___________________________________________________________________
(Pareigos, vardas, pavardė tarnautojo, kuriam leidžiama)
padauginti, padaryti išrašą:
(pabraukti)
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas, antraštė |
Dokumento data, Nr. |
Slaptumo žyma |
Dokumento lapų skaičius |
Kopijų skaičius |
|
|
|
|
|
|
|
| 1 2 3 4 5 6 |
|
|
|
|
|
________________________ __________
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
6 priedas
LEIDIMŲ DĖL ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ DAUGINIMO
REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Kam išduotas (tarnautojo pareigos, vardas, pavardė) |
Išdavimo data |
Išdavusiojo pareigos, vardas, pavardė |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
7 priedas
ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ DAUGINIMO REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas, antraštė, data, Nr. |
Slaptumo žyma |
Kam išduotas leidimas (vykdytojo vardas, pavardė) |
Leidimo data, Nr. |
Dokumentą dauginusio, išrašą dariusio tarnauto- jo vardas, pavardė, parašas, data |
Padauginta |
Dokumentą ir kopijas ar išrašą gavusio vykdytojo vardas, pavardė, parašas, data |
Pastabos |
|
| Dokumentų kopijų, išrašų skaičius |
Lapų skaičius |
||||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
8 priedas
VIDAUS ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS*
| Eil. Nr. |
Dokumento data |
Dokumento pavadinimas, antraštė |
Slaptumo žyma |
Dokumento lapų skaičius |
Dokumento egz. skaičius |
Egz. Nr. |
Dokumento įdėjimo į bylą nuoroda |
Dokumento išslaptinimo arba sunaikinimo akto data, Nr. |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
*Kiekvienai dokumentų rūšiai registruoti pildomi atskiri registracijos žurnalai
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
9 priedas
SIUNČIAMŲ ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Dokumento data |
Adresatas |
Dokumento pavadinimas, antraštė |
Slaptumo žyma |
Dokumento lapų skaičius |
Dokumento egz. skaičius |
Egz. Nr. |
Vykdytojo vardas, pavardė |
Siuntos registro data, Nr. |
Dokumento egzemplioriaus, liekančio subjekte, įdėjimo į bylą nuoroda |
Dokumentą išsiuntė (vardas, pavardė, parašas, data) |
Dokumento egzemplioriaus, liekančio subjekte, išslaptinimo arba sunaikinimo akto data, Nr. |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
10 priedas
SIUNČIAMŲ SIUNTŲ SU ĮSLAPTINTAIS DOKUMENTAIS REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Registro data, Nr. |
Paketų skaičius (žodžiais) |
Adresatas |
Ant paketo nurodyti dokumentų numeriai |
Siuntą įteikusio asmens vardas, pavardė, parašas, data |
Siuntą priėmusio tarnautojo vardas, pavardė, parašas, data, antspaudas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
11 priedas
SIUNTŲ REGISTRAS
__________________ Nr. ______________
(Data)
Siuntėjas __________________________________________________________________
(Paslapčių subjekto pavadinimas)
| Eil. Nr. |
Užpildo siuntėjas |
Užpildo kurjerių paštas |
|||
| Adresatas |
Nurodyti ant paketų dokumentų numeriai |
Siuntų svoris |
Kaina už pervežimą |
||
| Lt |
ct |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso _____________________________________________________________________ paketų
(Žodžiais)
PASTABOS _____________________________________________________________________
Išsiuntė Priėmė pašto kurjeris
______________________________ A. V. paketų
(Pareigos) (Žodžiais)
___________ ____________________________ __________________
(Parašas) (Vardas, pavardė) (Parašas) (Vardas, pavardė)
____________________
(Data) (Data)
Priėmė adresatas
_____________________________________
(Paslapčių subjekto pavadinimas)
________________________________paketų
(Žodžiais)
________________________________ A. V.
(Pareigos)
____________ ___________________
(Parašas) (Vardas, pavardė)
____________________
(Data)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
12 priedas
GAUTŲ SIUNTŲ SU ĮSLAPTINTAIS DOKUMENTAIS REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Gavimo data, laikas |
Registro data, Nr. |
Paketų skaičius (žodžiais) |
Siuntėjas |
Ant paketų nurodyti dokumentų numeriai |
Siuntą įteikusio asmens vardas, pavardė, parašas, data |
Siuntą priėmusio tarnautojo vardas, pavardė, parašas, antspaudas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
13 priedas
GAUTŲ ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Dokumento gavimo data |
Dokumento siuntėjas |
Gauto dokumento datos ir Nr. nuoroda |
Dokumento pavadinimas, antraštė |
Slaptumo žyma |
Dokumento lapų skaičius |
Dokumento egz. skaičius |
Egz. Nr. |
Rezoliucija, vykdytojo vardas, pavardė, parašas* |
Dokumento grąžinimo data ir jį priėmusio tarnautojo parašas* |
Dokumento įdėjimo į bylą nuoroda |
Dokumento išslaptinimo arba su naikinimo akto data, Nr. |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
* Pildoma tik mažos dokumentų apyvartos paslapčių subjekte
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
14 priedas
VYKDYTOJAMS PERDUOTŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr. |
Dokumento siuntėjas |
Dokumento data, Nr. |
Dokumento pavadinimas, antraštė |
Slaptumo žyma |
Dokumento lapų skaičius |
Dokumento egz. skaičius |
Egz. Nr. |
Rezoliucija, vykdytojo vardas, pavardė |
Vykdytojo parašas (data) |
Dokumento grąžinimo data ir jį priėmusio tarnautojo parašas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
15 priedas
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos užsienio
reikalų ministro
2000 m. ………. d. įsakymu Nr. ….
…………………………………………. PAVYZDINĖ
ĮSLAPTINTŲ BYLŲ NOMENKLATŪRA
II. BYLŲ NOMENKLATŪRA
| Eil. Nr. |
Bylos antraštė |
Slaptumo žyma |
Nustatytas saugojimo terminas |
Pastabos |
|
| Terminas |
Norminio teisės akto ir punkto nuoroda |
||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
SUDERINTA SUDERINTA
Užsienio reikalų ministerijos SEK Lietuvos archyvų departamento
2000 ……… protokolas Nr. ….. generalinis direktorius
(Parašas) (Vardas, pavardė)
(Data)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
16 priedas
(Herbas)
LIETUVOS RESPUBLIKOS
UŽSIENIO REIKALŲ MINISTERIJA ĮSLAPTINTŲ BYLŲ NOMENKLATŪRA
2000 ___________ Nr. ___________
Vilnius
TVIRTINU
A. V. (Pareigos)
(Parašas) (Vardas, pavardė)
2000 …………..
2001 metai
Bylų nomenklatūra parengta vadovaujantis______________________________________________
________________________________________________________________________________
| Bylos indeksas |
Bylos antraštė |
Slaptumo žyma |
Suformuotų bylų skaičius |
Nustatytas saugojimo terminas |
Pastabos |
|
| Terminas |
Norminio teisės akto ir jo punkto nuoroda |
|||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
SUDERINTA SUDERINTA
Užsienio reikalų ministerijos SEK Lietuvos valstybės naujojo archyvo
2000 …….. protokolas Nr. …… direktorius
(Parašas) (Vardas, pavardė)
2000 ……….
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
17 priedas
ĮSLAPTINTŲ BYLŲ NOMENKLATŪROS SUVESTINĖ
2000 …… metais suformuotos bylos:
| Pagal saugojimo terminus |
Slaptumo žymos |
Iš viso |
Iš jų |
||||
| VS |
S |
KF |
RN |
tęsiama ateinančiais metais |
su žyma „SEK“ |
||
| Nuolatinio |
|
|
|
|
|
|
|
| Ilgo |
|
|
|
|
|
|
|
| Laikino |
|
|
|
|
|
|
|
Iš viso ________________________________________________________ įslaptintų bylų.
(Skaitmenimis ir žodžiais)
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
(Data)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
18 priedas
FONDO Nr. ______________________ BYLOS VIDAUS APYRAŠAS
Apyrašo Nr. ______________________
Bylos Nr. ________________________
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas, antraštė |
Dokumento data |
Dokumento Nr. |
Slaptumo žyma |
Dokumento lapų skaičius |
Bylos lapų numeriai |
Nuoroda apie dokumento išėmimą |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vidaus apyrašo ______________________________________________________ lapai(-ų)
(Skaitmenimis ir žodžiais)
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
(Data)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
19 priedas
ASMENŲ, SUSIPAŽINUSIŲ SU ĮSLAPTINTA BYLA (DOKUMENTU)
REGISTRACIJOS KORTELĖ
Bylos antraštė ______________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Slaptumo žyma _____________________________________________________________
Bylos indeksas (numeris) _____________________________________________________
| Bylos (dokumento) išdavimo data |
Susipažinusiojo pareigos, vardas, pavardė |
Dokumento pavadinimas, antraštė, data, Nr., slaptumo žyma |
Bylos (dokumento) lapų skaičius |
Susipažinusiojo parašas |
Bylą (dokumentą priėmusiojo parašas) , data |
|
|
|
|
|
|
|
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
20 priedas
__________________________________ ĮSLAPTINTŲ DOKUMENTŲ (BYLŲ)
(Paslapčių subjekto pavadinimas) PATIKRINIMO LAPAS
__________________________________ __________________
(Padalinio pavadinimas) (Data)
(Vieta)
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas, antraštė, egz. Nr. |
Slaptumo žyma |
Dokumento data, Nr. |
Dokumento lapų skaičius |
Bylos indeksas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Patikrinimo metu nustatyta
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Patikrinimą atliko
_______________________________________
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
21 priedas
_________________________________ AKTAS
(Paslapčių subjekto pavadinimas) __________________ Nr. _______________
(Data)
(Vieta)
TVIRTINU
A. V. _________________________
(Pareigos)
_________ ____________
(Parašas) (Vardas, pavardė)
__________________
(Data)
Dėl įslaptintų dokumentų (bylų)
dingimo
Komisija: __________________________________________________________________
(Komisijos pirmininko ir narių vardai, pavardės)
________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________ ,
patikrinusi įslaptintus dokumentus (bylas), nustatė, kad__________________ yra dingę šie įslaptinti
(Padalinio pavadinimas)
dokumentai (bylos):
| Eil. Nr. |
Dokumento data, Nr. (bylos indeksas (Nr.), chronologinės ribos) |
Dokumento pavadinimas, antraštė, (bylos antraštė) |
Slaptumo žyma |
Lapų skaičius |
Saugojimo terminas |
Už dokumentą (bylą) atsakingo tarnautojo vardas, pavardė |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Iš viso dingo________________________________________ įslaptinti dokumentai (bylos),
(Skaitmenimis ir žodžiais)
_________________________________ lapų.
________________________ _______
(Komisijos pirmininkas) (Parašas) (Vardas, pavardė)
Nariai: _______
(Parašas) (Vardas, pavardė)
_______
(Parašas) (Vardas, pavardė)
_______
(Parašas) (Vardas, pavardė)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
22 priedas
(Bylos baigiamasis įrašas)
Byloje sunumeruota _______________________________________________________________
(Skaitmenimis ir žodžiais)
_________________________________________________________________________ lapų(-ai)
Iš jų:
raidinių _________________________________________________________________________
praleista _________________________________________________________________________
su defektais ______________________________________________________________________
su įklijomis ______________________________________________________________________
vokų su indėliais ir kt. ______________________________________________________________
išimta ___________________________________________________________________________
Vidaus apyrašo ____________________________________________________________ lapų (-ai)
PASTABA ________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
(Data)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
23 priedas
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(Paslapčių subjekto ir padalinio pavadinimas)
Bylos indeksas
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(Bylos antraštė)
F. Nr. _______________
Ap. Nr. ______________
B. Nr. _______________
Pradėta ____________________
Baigta _____________________
Lapų ______________________
Saugoti ____________________
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
24 priedas
(Paslapčių subjekto pavadinimas) AKTAS
________________ Nr. _____________
(Data)
(Vieta)
Dėl atrinktų naikinti įslaptintų TVIRTINU
dokumentų (bylų) ______________________________
A. V. (Pareigos)
___________
(Parašas) (Vardas, pavardė)
_____________
(Data)
Vadovaujantis ___________________________ metų įslaptintų bylų nomenklatūra, atrinkti
(Paslapčių subjekto pavadinimas, metai)
naikinti neturintys išliekamosios vertės ir praradę praktinę reikšmę šie dokumentai (bylos), kurių saugojimo terminas pasibaigęs:
| Eil. Nr. |
Dokumento pavadinimas, antraštė (bylos antraštė) |
Dokumento data, Nr. (bylos indeksas (Nr.), chronologinės ribos) |
Slaptumo žyma |
Dokumento (bylos) lapų skaičius |
Saugojimo terminas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Iš viso atrinkta naikinti _____________________________________ įslaptintų dokumentų,
(Skaitmenimis ir žodžiais)
___________________________________________________________________________ bylų.
(Skaitmenimis ir žodžiais)
Dokumentai (bylos) sunaikinti __________________________________________________ būdu.
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
SUDERINTA SUDERINTA
_________________________ SEK ______________________________
(Paslapčių subjekto pavadinimas) (Valstybinio archyvo vadovo pareigos)
____________ protokolas Nr. ____ _____________________
(Data) (Parašas) (Vardas, pavardė)
______________
(Data)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
25 priedas
PRIIMTŲ ĮSLAPTINTŲ BYLŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS
| Eil. Nr . |
Perdavimo ir priėmimo akto data, Nr. |
Bylos indeksas |
Chronologinės ribos |
Bylos antraštė |
Slaptumo žyma |
Lapų skaičius |
Saugojimo terminas |
Bylos išslaptinimo arba sunaikinimo akto data, Nr. |
Išslaptintos bylos apskaitos duomenys (fondas, apyrašas, byla) |
Duomenis įrašiusiojo tarnautojo vardas, pavardė, parašas, data |
Pastabos |
|
| pradėta |
baigta |
|||||||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos raštvedybos organizavimo, tvarkymo
bei kontrolės taisyklių
26 priedas
____________________________
(Paslapčių subjekto pavadinimas) AKTAS
________________ Nr. _____________
(Data)
(Vieta)
TVIRTINU
_________________________________
A. V. (Pareigos)
_______________________
(Parašas) (Vardas, pavardė)
_____________
(Data)
Dėl įslaptintų dokumentų (bylų)
išslaptinimo
__________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(Pagrindas)
išslaptinti šie dokumentai (bylos):
| Eil. Nr. |
Dokumento data, Nr. (bylos indeksas (Nr.), chronologinės ribos) |
Dokumento pavadinimas, antraštė, (bylos antraštė) |
Slaptumo žyma |
Lapų skaičius |
Saugojimo terminas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Iš viso išslaptinta ____________________________________________________________
(Skaitmenimis ir žodžiais)
dokumentų (bylų).
________________________ ___________
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
SUDERINTA
__________________________ SEK
(Paslapčių subjekto pavadinimas)
______________ protokolas Nr. ____
(Data)
______________
Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų
apskaitos, raštvedybos organizavimo,
tvarkymo bei kontrolės taisyklių
27 priedas
_______________________________ APYRAŠAS
(Paslapčių subjekto pavadinimas) ____________ Nr. ________
(Data)
(Vieta)
FONDO Nr. TVIRTINU
1999 m. išslaptintos nuolatinio A. V. _____________________________
saugojimo bylos (Pareigos)
_________ _________________
(Parašas) (Vardas, pavardė)
____________
(Data)
| Eil. Nr. |
Bylos antraštė |
Chronologinės ribos |
Bylos lapų skaičius |
Pastabos |
|
| pradėta |
baigta |
||||
|
|
|
|
|
|
|
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1995 m. |
|
|
|
|
| 1. |
………………………………. |
|
|
|
|
| 2. |
………………………………. |
|
|
|
|
|
|
1996 m. |
|
|
|
|
| 3. |
………………………………. |
|
|
|
|
Į šį apyrašo skyrių įrašyta _____________________________________________________
(Skaitmenimis ir žodžiais)
________________________________________________________________________________
bylos nuo Nr. __________ iki Nr. ____________.
Iš viso į apyrašą įrašyta ___________________________________________________ bylų.
(Skaitmenimis ir žodžiais)
nuo Nr. 1 iki Nr._________________, iš jų:
raidinių numerių______________________
praleistų numerių _____________________
______________________ ______________
(Pareigos) (Parašas) (Vardas, pavardė)
SUDERINTA SUDERINTA
_______________________ SEK _________________________________
(Paslapčių subjekto pavadinimas) (Valstybinio archyvo vadovo pareigos)
__________ protokolas Nr. ____ _____________________
(Data) (Parašas) (Vardas, pavardė)
______________
(Data)
______________