LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO

LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIO DIREKTORIAUS

ĮSAKYMAS

DĖL NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO DOKUMENTŲ, KURIAIS DISPONUOJA PRIVATŪS JURIDINIAI AR FIZINIAI ASMENYS, PERDAVIMO VALSTYBĖS AR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJOMS, ĮSTAIGOMS AR ĮMONĖMS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2008 m. balandžio 8 d. Nr. V-69

Vilnius

Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 4 straipsnio 2 dalimi,

tvirtinu Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašą (pridedama).

L. E. GENERALINIO DIREKTORIAUS PAREIGAS VERONIKA KARKLELIENĖ

_________________

PATVIRTINTA

Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. balandžio 8 d. įsakymu Nr. V-69

NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO DOKUMENTŲ, KURIAIS DISPONUOJA PRIVATŪS JURIDINIAI AR FIZINIAI ASMENYS, PERDAVIMO VALSTYBĖS AR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJOMS, ĮSTAIGOMS AR ĮMONĖMS TVARKOS APRAŠAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašas (toliau vadinama – Aprašas) nustato Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarką.

2. Apraše vartojama sąvoka:

Perduotini dokumentai – valstybės ar savivaldybių institucijų, įstaigų ar įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, Lietuvoje įvairiais istorijos laikotarpiais veikusių valstybinių įstaigų ar įmonių veiklos dokumentai, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys.

Kitos Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) vartojamas sąvokas.

II. DOKUMENTŲ PERDAVIMO TVARKA

3. Juridinis ar fizinis asmuo, disponuojantis perduotinais dokumentais ar turintis informacijos apie tokius dokumentus, raštu arba žodžiu kreipiasi:

3.1. į valstybės ar savivaldybės instituciją, įstaigą ar įmonę (toliau vadinama – valstybės ar savivaldybės įstaiga), kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai;

3.2. į Lietuvos archyvų departamentą prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų departamentas) ar vieną iš valstybės archyvų, kai valstybės ar savivaldybės įstaiga, kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai, jau neveikia arba kai perduotinų dokumentų priklausomybė nėra aiški.

4. Kreipdamasis į atitinkamą įstaigą, nurodytą šio Aprašo 3 punkte, juridinis asmuo nurodo savo pavadinimą, fizinis asmuo – vardą ir pavardę, ryšio duomenis, pateikia informaciją apie perduotinus dokumentus (jų įsigijimo aplinkybes, sudarytoją ir kiekį, jei žinoma, – sudarymo laikotarpį) ar jų turėtoją, jei pats nedisponuoja perduotinais dokumentais.

Jei juridinis ar fizinis asmuo kreipiasi žodžiu, informaciją gavęs įstaigos darbuotojas ją užfiksuoja raštu (pvz., tarnybiniame pranešime) ir pateikia įstaigos vadovui.

5. Lietuvos archyvų departamentas, gavęs informaciją dėl perduotinų dokumentų:

5.1. Įvertina dokumentus ar paveda juos įvertinti vienam iš valstybės archyvų. Jei nustatoma, kad dokumentai turi išliekamąją vertę, priima sprendimą dėl jų nuolatinio saugojimo.

5.2. Informuoja dėl perduotinų dokumentų atitinkamą valstybės archyvą arba valstybės ar savivaldybės įstaigą, kuriai pagal kompetenciją priklausytų juos saugoti.

5.3. Informuoja atitinkamos savivaldybės administraciją dėl perduotinų dokumentų ir tarpininkauja juos perduodant į savivaldybės administracijos archyvą, jei nustatoma, kad dokumentai neturi išliekamosios vertės ir nuolat nesaugotini, o įstaigos, kuriai pagal kompetenciją priklausytų juos saugoti, nėra.

6. Valstybės archyvas, gavęs informaciją dėl perduotinų dokumentų ar Lietuvos archyvų departamento pavedimą:

6.1. įvertina perduotinus dokumentus, nustato jų sudarytoją, dokumentų chronologines ribas;

6.2. identifikuoja valstybės ar savivaldybės įstaigą, kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai;

6.3. pateikia Lietuvos archyvų departamentui siūlymus dėl tolesnio perduotinų dokumentų saugojimo.

7. Valstybės ar savivaldybės įstaiga, gavusi informaciją dėl perduotinų dokumentų:

7.1. įvertina perduotinus dokumentus, nustato jų sudarytoją;

7.2. priima dokumentus saugoti, jei tai jai priklauso pagal kompetenciją;

7.3. informuoja Lietuvos archyvų departamentą, jei paaiškėja, kad perduotinų dokumentų ji neturi priimti saugoti pagal kompetenciją, arba jei, įvertinus dokumentus, padaroma išvada, kad jie gali turėti išliekamąją vertę ir yra saugotini nuolat.

8. Dokumentų perdavimas įforminamas dokumentų perdavimo aktu (priedas), kuriame nurodomi dokumentus perduodantys ir priimantys asmenys, dokumentų perdavimo pagrindas, perduodami dokumentai ir jų kiekis, taip pat apskaitos dokumentai, jei tokie perduodami.

III. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

9. Dokumentai, juridinių ar fizinių asmenų perduoti valstybės archyvui, saugomi nuolat.

Valstybės ar savivaldybės įstaigai perduoti dokumentai saugomi teisės aktų nustatytą laiką. Dokumentai, kurių saugojimo terminai yra pasibaigę, sunaikinami.

10. Jei perduoti dokumentai nebuvo aprašyti ir sutvarkyti, dokumentus priėmusi įstaiga juos sutvarko ir įtraukia į apskaitą teisės aktų nustatyta tvarka.

11. Jei juridinis ar fizinis asmuo, disponuojantis perduotinais dokumentais, atsisako juos perduoti, kompetentinga valstybės ar savivaldybės institucija, įstaiga ar įmonė, jei tokios nėra, – valstybinės archyvų sistemos įstaiga turi imtis priemonių įstatymų nustatyta tvarka.

_________________

Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašo

priedas

(Dokumentų perdavimo akto forma)

NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO DOKUMENTŲ, KURIAIS DISPONUOJA PRIVATŪS JURIDINIAI AR FIZINIAI ASMENYS, PERDAVIMO AKTAS

___________ Nr. __________

(data)

_________________

(sudarymo vieta)

Vadovaudamiesi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 4 straipsnio 2 dalimi,__________________________________________________

(dokumentus perduodančio juridinio asmens pavadinimas

___________________________________________________________________________

ir duomenys (kodas, buveinės adresas) ar fizinio asmens vardas ir pavardė ir ryšio duomenys – tai, kas reikiama, įrašyti)

perduoda, o____________________________________________________________ priima

(dokumentus priimančios įstaigos pavadinimas)

šiuos dokumentus:

Eil. Nr.	Trumpas dokumentų apibudinimas	Dokumentų, apskaitos vienetų ar sąlyginių vienetų, lapų ar kt. (nurodyti) kiekis	Pastabos

Iš viso perduota_________________________________________________________

(dokumentų, apskaitos vienetų ar sąlyginių vienetų, lapų ar kt. kiekis

___________________________________________________________________________

skaitmenimis ir žodžiais)

Aktas sudarytas 2 egzemplioriais, vienas – dokumentus perdavusiam juridiniam ar fiziniam asmeniui, kitas – juos priėmusiai įstaigai.

Perdavė

______________________________ __________ ____________________

(juridinio asmens vadovo ar jo (parašas) (vardas ir pavardė)

įgalioto asmens pareigų pavadinimas*)

Priėmė

______________________________ __________ ____________________

(dokumentus priėmusios įstaigos vadovo (parašas) (vardas ir pavardė)

ar jo įgalioto asmens pareigų pavadinimas)

*Pastaba. Kai aktą pasirašo fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.

_________________