ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRO PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS DIREKTORIAUS
Į S A K Y M A S
DĖL PRAŠYMŲ ASMENS DOKUMENTAMS IŠDUOTI, PAKEISTI, ĮFORMINTI REGISTRAVIMO, UŽSAKYMŲ ASMENS DOKUMENTAMS IŠRAŠYTI FORMAVIMO IR DUOMENŲ APIE ASMENS DOKUMENTŲ GALIOJIMĄ TVARKYMO INSTRUKCIJOS PATVIRTINIMO IR ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRO PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS DIREKTORIAUS 2003 M. VASARIO 28 D. ĮSAKYMO NR. 35-1-12 „DĖL PRAŠYMŲ ASMENS DOKUMENTAMS IŠDUOTI, PAKEISTI, ĮFORMINTI REGISTRAVIMO, UŽSAKYMŲ ASMENS DOKUMENTAMS IŠRAŠYTI FORMAVIMO IR DUOMENŲ APIE ASMENS DOKUMENTŲ GALIOJIMĄ TVARKYMO INSTRUKCIJOS PATVIRTINIMO“ PRIPAŽINIMO NETEKUSIU GALIOS
2005 m. birželio 27 d. Nr. 1-12
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2003 m. vasario 12 d. įsakymo Nr. 1V-52 „Dėl Prašymų asmens dokumentams išduoti, pakeisti, įforminti registravimo, užsakymų asmens dokumentams išrašyti formavimo ir duomenų apie asmens dokumentų galiojimą tvarkymo instrukcijos“ 1 punktu:
1.Tvirtinu Prašymų asmens dokumentams išduoti, pakeisti, įforminti registravimo, užsakymų asmens dokumentams išrašyti formavimo ir duomenų apie asmens dokumentų galiojimą tvarkymo instrukciją (pridedama).
2. Pripažįstu netekusiu galios Asmens dokumentų išrašymo centro prie Vidaus reikalų ministerijos direktoriaus 2003 m. vasario 28 d. įsakymą Nr. 35-1-12 „Dėl Prašymų asmens dokumentams išduoti, pakeisti, įforminti registravimo, užsakymų asmens dokumentams išrašyti formavimo ir duomenų apie asmens dokumentų galiojimą tvarkymo instrukcijos patvirtinimo“.
3. Nustatau, kad šis įsakymas ir įsakymu patvirtinta instrukcija, išskyrus priedus, skelbiami leidinyje „Valstybės žinios“.
PATVIRTINTA
Asmens dokumentų išrašymo centro prie
Vidaus reikalų ministerijos direktoriaus
2005 m. birželio 27 d. įsakymu Nr. 1-12
PRAŠYMŲ ASMENS DOKUMENTAMS IŠDUOTI, PAKEISTI, ĮFORMINTI REGISTRAVIMO, UŽSAKYMŲ ASMENS DOKUMENTAMS IŠRAŠYTI FORMAVIMO IR DUOMENŲ APIE ASMENS DOKUMENTŲ GALIOJIMĄ TVARKYMO INSTRUKCIJA
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Prašymų asmens dokumentams išduoti, pakeisti, įforminti registravimo, užsakymų asmens dokumentams išrašyti formavimo ir duomenų apie asmens dokumento galiojimą tvarkymo instrukcija (toliau – Instrukcija) reglamentuoja prašymų asmens dokumentams išduoti, pakeisti, įforminti (toliau – išduoti) registravimo asmens dokumentų išrašymo sistemoje, jų koregavimo, užsakymų asmens dokumentams išrašyti formavimo ir jų perdavimo Asmens dokumentų išrašymo centrui prie Vidaus reikalų ministerijos (toliau – Asmens dokumentų išrašymo centras), asmens dokumentų išrašymo, išrašytų asmens dokumentų išsiuntimo į tarnybas tvarką, asmens dokumentų apskaitą, saugojimą, duomenų apie asmens dokumento galiojimą arba negaliojimą, duomenų apie asmens dokumento galiojimo laiko pratęsimą įvedimą į sistemą bei ataskaitų formavimą.
2. Ši Instrukcija sudaryta vadovaujantis Asmens duomenų teikimo Lietuvos Respublikos gyventojų registrui ir jų atnaujinimo taisyklėmis, patvirtintomis 2002 m. rugsėjo 25 d. Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro įsakymu Nr. 464 „Dėl asmens duomenų teikimo Lietuvos Respublikos gyventojų registrui ir jų atnaujinimo taisyklių patvirtinimo“, ir teisės aktais, reglamentuojančiais asmens dokumentų išdavimą ir keitimą:
2.1. Paso išdavimą – Paso įstatymu (Žin., 2001, Nr. 99-3524);
2.2. Tarnybinio paso išdavimą – Tarnybinio paso įstatymu (Žin., 2000, Nr. 7-178; 2003, Nr. 38-1655);
2.3. Asmens tapatybės kortelės išdavimą – Asmens tapatybės kortelės įstatymu (Žin., 2001, Nr. 97-3417);
2.4. Vairuotojo pažymėjimo išdavimą – Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m. gruodžio 19 d. įsakymu Nr. 588 „Dėl vairuotojo pažymėjimų išdavimo ir keitimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 125-5674; 2003 Nr. 115-5229);
2.5. Teisės į Lietuvos Respublikos pilietybės išsaugojimą pažymėjimo išdavimą – Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1992 m. kovo 30 d. nutarimu Nr. 198 „Dėl teisės į Lietuvos Respublikos pilietybę išsaugojimo patvirtinančių dokumentų išdavimo“ (Žin., 1992, Nr. 16-448; 2002, Nr. 123-5606);
2.6. Užsieniečio paso, asmens be pilietybės kelionės dokumento, pabėgėlio kelionės dokumento, leidimo nuolat gyventi Lietuvos Respublikoje, leidimo laikinai gyventi Lietuvos Respublikoje, Europos Bendrijų valstybės narės piliečio leidimo gyventi nuolat (toliau – EB leidimas gyventi nuolat), Europos Bendrijų valstybės narės piliečio leidimo gyventi (toliau – EB leidimas gyventi) išdavimą – Lietuvos Respublikos įstatymu „Dėl užsieniečių teisinės padėties“ (Žin., 2004, Nr. 73-2539) (toliau – įstatymas „Dėl užsieniečių teisinės padėties“);
Visų asmens dokumentų išrašymo sistemoje išrašomų asmens dokumentų rūšių sąrašas ir kodai, kuriais šie dokumentai atpažįstami sistemoje, pateikti Instrukcijos 1 priede.
3. Kadangi asmens dokumento išdavimą reglamentuojantys teisės aktai apibrėžia kiekvieno dokumento vietą kitų asmens dokumentų (Lietuvos Respublikos piliečio paso, vaiko kelionės dokumento, užsienio valstybėje išduoto kelionės dokumento) atžvilgiu, susijusių asmens dokumentų vieta sistemoje nustatoma tiek, kiek tai svarbu, norint vienareikšmiškai apibrėžti išrašomų dokumentų sąryšį.
4. Šioje Instrukcijoje vartojamos sąvokos:
Asmuo – Lietuvos Respublikos pilietis, gyvenamąją vietą Lietuvos Respublikoje deklaruojantis asmuo be pilietybės ar kitos valstybės pilietis (toliau – užsienietis), kurio duomenys pagal Lietuvos Respublikos gyventojų registro nuostatus, patvirtintus Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. lapkričio 6 d. nutarimu Nr. 1346 (Žin., 2000, Nr. 96-3034; 2004, Nr. 139-5064), yra tvarkomi Lietuvos Respublikos gyventojų registre (toliau – Gyventojų registras) ir dėl kurio yra priimtas sprendimas išduoti asmens dokumentą (dokumentus).
Asmens dokumento blankas (toliau – blankas) – iš gamintojų gautas nustatytai asmens dokumento rūšiai keliamus reikalavimus atitinkantis blankas.
Asmens dokumentas – blankas su įrašyta arba išgraviruota asmens nuotrauka ir asmens duomenimis, kurie visiškai atitinka asmens duomenis, saugomus Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje, ir duomenis kituose registruose, kuriais remiantis yra padaryti įrašai asmens dokumente.
Asmens dokumentų išrašymas – blankų personalizavimas, duomenis įrašant specializuotu įrenginiu (seno pavyzdžio asmens dokumentams) arba išgraviruojant įrašus, nuotrauką ir parašą lazeriniu įrenginiu (naujo pavyzdžio asmens dokumentams).
Asmens dokumentų išrašymo sistema (toliau – sistema) – visuma veiksmų, taisyklių, organizacinių priemonių, taip pat techninė ir programinė įranga, būtina asmens dokumentams išrašyti. Šioje Instrukcijoje asmens dokumentų išrašymo sistemos sąvoka vartojama siauresne prasme – kaip visos sistemos valdymo taikomoji programinė įranga.
Asmens dokumento paskelbimas galiojančiu, negaliojančiu, grąžintu, negrąžintu – žymos apie asmens dokumento galiojimą, negaliojimą, grąžinimą, negrąžinimą automatinis susiformavimas sistemoje arba įvedimas į sistemą.
Brokuotas blankas – nekokybiškas arba išrašymo metu techniškai sugadintas blankas, jeigu jis nebuvo perduotas tarnybai.
Darbuotojas – karjeros valstybės tarnautojas ar tarnybos įgaliotas darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį.
Darbuotojo įgaliojimai – leidimas darbuotojui, vykdančiam sistemoje pasirinktą funkciją, matyti, formuoti ar keisti vienus ar kitus duomenų bazės duomenis.
Duomenų bazė – kompiuterinėse laikmenose saugomi duomenys, kurių poaibiai, atsižvelgiant į jų paskirtį ar turinį, yra arba gali būti įvardijami kaip: Gyventojų registro duomenų centrinė bazė, Dokumentų duomenų centrinė bazė, Vairuotojo duomenų centrinė bazė ir pan.
Funkcijos – apibrėžti veiksmai, kuriuos gali atlikti darbuotojas, kuriam sistemos administratorius suteikė teisę atlikti šiuos veiksmus.
Funkcijų meniu – pagrindinių funkcijų kompiuterio ekrane sąrašas, iš kurio darbuotojas gali pasirinkti vykdyti vieną ar kitą funkciją.
Gamybos proceso administratorius – Asmens dokumentų išrašymo centro darbuotojas, paskirstantis blankus ir užsakymus į dokumentų išrašymo darbo vietas.
Institucijos įgaliojimai – valstybės institucijos teisė vykdyti sistemoje nustatyto pobūdžio funkcijas bei vykdant pasirinktas funkcijas naudotis, formuoti ar keisti vienus ar kitus duomenų bazės duomenis.
Naujo pavyzdžio asmens dokumentai – asmens dokumentai, išduodami nuo 2003 metų ir atitinkantys naujausius technologinius ir saugumo reikalavimus. Asmens duomenys, nuotrauka ir parašas šiuose dokumentuose įrašyti naudojantis lazerinio graviravimo įranga.
Negaliojantis asmens dokumentas – asmens dokumentas, kurio galiojimo laikas baigėsi arba kuris paskelbtas negaliojančiu nustatyta tvarka, arba kai asmuo, kuriam jis buvo išduotas, mirė.
Negrąžintas asmens dokumentas – negaliojantis asmens dokumentas, kuris nustatyta tvarka turėjo būti grąžintas, bet nėra grąžintas į tarnybą sunaikinti arba anuliuoti.
Prašymas – nustatytos formos prašymas išduoti (pakeisti) ar įforminti asmens dokumentą, teisės aktų nustatyta tvarka patvirtintas atsakingo asmens.
Prašymo registravimas – asmens identifikavimas duomenų bazėje, asmens duomenų sutikslinimas, nuotraukos, parašo nuskaitymas, kitų prašymo duomenų įvedimas į sistemą, sistemoje suformuoto prašymo registracijos numerio gavimas.
Seno pavyzdžio asmens dokumentai – asmens dokumentai, į kuriuos asmens duomenys įrašomi specialiu spausdintuvu, o asmens nuotraukos įklijuojamos (jei nuotraukos buvimas numatytas asmens dokumento išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose).
Sistemos administratorius – darbuotojas, turintis įgaliojimus suteikti teises darbuotojams vykdyti vieną ar kitą funkciją sistemoje.
Šaltinis – civilinės būklės aktų įrašas, įrašas Gyventojų registre ar asmens pateiktame asmens tapatybę ar pilietybę patvirtinančiame Lietuvos Respublikoje išduotame ar joje pripažįstamame dokumente, kuriuo remiantis įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka išduodamas asmens dokumentas.
Tarnyba – institucija, kuriai teisės aktų nustatyta tvarka suteikta teisė priimti prašymus asmens dokumentui gauti ir išduoti išrašytus asmens dokumentus: Migracijos departamentas prie Vidaus reikalų ministerijos, teritorinių policijos įstaigų viešosios policijos migracijos skyriai, poskyriai, grupės, pasų poskyriai, aukštesnės pakopos policijos komisariatai, Valstybės tarnybos departamentas prie Vidaus reikalų ministerijos ar kita įstaiga, atsakinga už atitinkamų asmens dokumentų išdavimą.
Techniškai sugadintas asmens dokumentas – tarnyboje gautas išrašytas asmens dokumentas su netiksliais arba nekokybiškais įrašais.
Užsakymo asmens dokumentui išrašyti formavimas – vieno arba kelių prašymų sujungimas į bendrą paraišką, suteikiant jai unikalų numerį, tos paraiškos nusiuntimas, persiuntimas ar kitoks perdavimas Asmens dokumentų išrašymo centrui.
II. DARBUOTOJŲ ĮGALIOJIMŲ DIRBTI SISTEMOJE ADMINISTRAVIMAS
5. Fiziškai duomenų bazė saugoma centrinio kompiuterio išorinėje atmintyje. Naudotis ja (dirbti prisijungus) gali visi vartotojai, kurie tiesioginiu kompiuteriniu ryšiu yra prijungti prie šios bazės ir kuriems suteikta teisė naudotis šia baze. Vartotojų darbą su duomenų baze, išrašant asmens dokumentus, vartotojų teises vykdyti vieną ar kitą veiksmą, įrašyti ar paimti iš duomenų bazės duomenis administruoja sistema.
6. Darbas sistemoje vykdomas atskiromis funkcijomis, kurios pasirenkamos iš pateikto funkcijų meniu. Tai, kokį funkcijų meniu matys, kokias funkcijas iš pateikto meniu galės pasirinkti ir kokius duomenis, vykdydamas nustatytas funkcijas, galės keisti konkretus darbuotojas, priklauso nuo šiam darbuotojui suteiktų įgaliojimų.
7. Sprendimus suteikti įgaliojimus priima konkrečios tarnybos vadovas, esant reikalui, suderinęs tai su aukštesnės institucijos vadovybe bei aukštesnės pakopos sistemos administratoriais. Darbuotojas, kuriam būtina gauti vienus ar kitus įgaliojimus, užpildo nustatytos formos pareiškimą, kuriame nurodo, kokiems tikslams ir kokioms funkcijoms vykdyti reikalingi įgaliojimai. Tarnybos vadovo patvirtintas pareiškimas išsiunčiamas Gyventojų registro tarnybai prie Vidaus reikalų ministerijos (toliau – Gyventojų registro tarnyba), kur nustatyta tvarka darbuotojas registruojamas sistemoje kaip duomenų bazės naudotojas. Pasikeitus darbuotojo įgaliojimams, rašomas naujas pareiškimas.
8. Priimant sprendimą suteikti darbuotojams vienus ar kitus įgaliojimus, vadovaujamasi Valstybės registrų įstatymu (Žin., 1996, Nr. 86-2043; 2004, Nr. 124-4488), Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu (Žin., 1996, Nr. 63-1479; 2004, Nr. 60-2120) ir tarnybos nuostatais.
PASTABA. Teritorinių policijos įstaigų viešosios policijos migracijos skyrių, poskyrių, grupių ir pasų poskyrių darbuotojams įgaliojimus suteikia teritorinių policijos įstaigų vadovai.
9. Išrašant asmens dokumentus, sistemoje būtina atlikti tam tikras funkcijas, kurių vykdymo efektyvumą lemia tarnybai suteikti įgaliojimai, techninės tų tarnybų galimybės (pavyzdžiui, galimybė dirbti prisijungus prie duomenų bazės) bei kvalifikuoto personalo kiekis. Atsižvelgdamas į minėtas aplinkybes, tarnybos vadovas, prieš tai suderinęs su aukštesnės įstaigos vadovybe, priima sprendimą dėl vienų ar kitų funkcijų vykdymo tarnyboje ar jų perdavimo kitai institucijai.
10. Funkcijos, kurias būtina atlikti išrašant asmens dokumentus, gali būti santykinai įvardijamos kaip:
10.3. užsakymų asmens dokumentui išrašyti formavimas ir perdavimas Asmens dokumentų išrašymo centrui;
10.5. išrašytų asmens dokumentų gavimas tarnybose, įteikimas asmeniui ir duomenų apie asmens dokumento galiojimą įvedimas į sistemą;
10.6. duomenų apie asmens dokumento negaliojimą įvedimas į sistemą, jiems tapus netinkamiems naudoti, praradus arba netekus teisės į dokumentą bei kitais atvejais, nurodytais konkrečios rūšies dokumentų išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose;
10.7. duomenų apie asmens dokumento negrąžinimą įvedimas į sistemą tais atvejais, kai asmens dokumentas turėjo būti, bet nebuvo grąžintas;
10.8. duomenų apie asmens dokumento grąžinimą įvedimas į sistemą grąžinus asmens dokumentą tarnybai po to, kai į sistemą jau buvo įvesta informacija apie asmens dokumento praradimą arba negrąžinimą;
III. PRAŠYMŲ REGISTRAVIMAS
12. Asmens pateikto prašymo duomenys tarnyboje sutikrinami su pateiktais dokumentais ir, esant techninėms galimybėms, su asmens duomenimis Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje. Neradus neatitikimų, prašymas patvirtinamas tarnybos vadovo ar įgalioto valstybės tarnautojo parašu ir spaudu. Prašymą registruoja įgalioti tarnybos darbuotojai. Nesant techninių sąlygų dirbti sistemoje, prašymas su lydimuoju raštu siunčiamas ar kaip kitaip perduodamas Asmens dokumentų išrašymo centrui. Tokiu atveju prašymą registruoja įgalioti Asmens dokumentų išrašymo centro darbuotojai.
Priklausomai nuo asmens dokumento, kuriam gauti teikiamas prašymas, rūšies prašymo duomenys sutikrinami taip pat su kituose registruose bei duomenų bazėse sukauptais duomenimis: Užsieniečių registro, Lietuvos Respublikos valstybės tarnautojų registro ir kt.
13. Registruojant prašymą sistemoje būtina tiksliai įvesti prašymo pateikimo datą – t. y. tą datą, kada asmuo pateikė prašymą (prašymo užpildymo ir pasirašymo data). Tokiu būdu užtikrinama, kad žyma apie asmens prašymo pateikimo datą sistemoje nebus vėlesnė, nei galimo asmens civilinės būklės pasikeitimo (pvz., mirties) data.
Prašymo registravimo data sistemoje susiformuoja ir išsaugoma automatiniu būdu.
14. Registruojant prašymus pasirenkama asmens dokumento, kuriam išrašyti registruojamas prašymas, rūšis, ir kokia tvarka (bendra ar skubos) turės būti išrašomas asmens dokumentas (jei išdavimas skubos tvarka numatytas atitinkamo dokumento išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose). Po to vykdoma asmens duomenų paieška Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje, nustatoma, ar prašyme nurodyti asmens duomenys sutampa su asmens duomenimis Gyventojų registre. Identifikavus asmenį ir nesant neatitikimų, nuo prašymo nuskaitoma asmens nuotrauka ir parašas (jei asmens nuotraukos ir/arba parašo nuskaitymas ir patalpinimas duomenų bazėje ar jų skaitmeninio vaizdo įrašymas į asmens dokumentą numatytas teisės aktuose, reglamentuojančiuose asmens dokumento išdavimą). Pagal vaizdą ekrane atliekamas gauto nuotraukos ir parašo skaitmeninio vaizdo įvertinimas. Nekokybiškas vaizdas pakoreguojamas ir nuskaitomas iš naujo. Prieš nuskaitant įsitikinama, kad nuotrauka atitinka Nuotraukų asmens dokumentams reikalavimus, patvirtintus Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m. gruodžio 6 d. įsakymu Nr. 569 (Žin., 2002, Nr. 119-5362), bei reikalavimus, pateikiamus Instrukcijos 6 priede.
15. Baigus prašymo registravimą ir pažymėjus, kad prašymo duomenų įvedimas baigtas, sistemoje automatiniu būdu užfiksuojami įvesti duomenys ir prašymui suteikiamas registracijos numeris.
16. Jeigu darbuotojas neturi atitinkamų įgaliojimų, bandymai pakeisti asmens duomenis sistemoje blokuojami. Tokiu atveju, atsižvelgiant į tai, kokie duomenys nesutampa, darbuotojas sprendžia, ar tęsti tolesnį prašymo registravimą, t. y. leisti įtraukti prašymą į užsakymą išrašyti asmens dokumentus, ar nutraukti registravimą.
Prašymo registravimas tarnyboje nutraukiamas arba nepradedamas tais atvejais, kai Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje būtina pataisyti arba pakeisti tuos duomenis, kurie turi būti spausdinami atitinkamos rūšies asmens dokumente.
Tuo atveju, kai Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje būtina pataisyti arba pakeisti duomenis, kurie nebus spausdinami į asmens dokumentą, kuriam gauti pateiktas prašymas, prašymo registravimas tęsiamas ir prašymas įtraukiamas į formuojamą užsakymą.
17. Baigus prašymo registravimą, sistemoje suformuotąjį prašymo registracijos numerį reikia įrašyti asmens pateiktame prašyme, nustatytoje vietoje.
18. Registruojant prašymus, jei asmeniui jau buvo išduotas asmens dokumentas, asmens duomenys iš Gyventojų registro duomenų centrinės bazės gaunami nurodant asmens kodą. Asmens dokumento keitimo atveju visi asmens duomenys, reikalingi naujam tokios pat rūšies asmens dokumentui išduoti, jau būna Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje ir, jei asmens dokumento išdavimo ar keitimo pagrindas nėra asmens duomenų arba civilinės būklės keitimas, asmens duomenys prašyme ir Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje turi atitikti. Priešingu atveju, būtina nustatyti neatitikimo priežastis.
19. Jei prašyme pažymėtas civilinės būklės keitimas, būtina įsitikinti, kad šis keitimas jau padarytas Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje. Jei asmens duomenys Gyventojų registre pakeisti, prašyme nurodytas asmens duomenų ar civilinės būklės keitimo kodas (kodai) įrašomas į sistemą kaip pagrindas pakeisti asmens dokumentą.
20. Jei asmens kodas Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje suformuotas, tačiau asmeniui nebuvo išduotas asmens dokumentas, būtina sutikslinti asmens duomenis.
21. Jei asmuo neturi arba prašyme nenurodė asmens kodo, asmens duomenų Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje ieškoma pagal vardą ir pavardę. Paieškos metu įvertinamos galimos klaidos prašyme ir duomenų bazėje. Norint identifikuoti asmenį, būtina atlikti visų galimų pretendentų peržiūrą Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje.
22. Visais atvejais, kai asmuo neturi asmens kodo arba kai asmens duomenys prašyme ir Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje nesutampa bei nustatoma, kad būtina ištaisyti, papildyti, patikslinti ar kaip kitaip koreguoti asmens duomenis Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje, vadovaujantis asmens duomenų teikimo Gyventojų registrui taisyklėmis, patvirtintomis 2002 m. rugsėjo 25 d. Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro įsakymu Nr. 464 „Dėl asmens duomenų teikimo Lietuvos Respublikos gyventojų registrui ir jų atnaujinimo taisyklių patvirtinimo“, tarnybos darbuotojas patvirtintą pateikto prašymo kopiją siunčia į Gyventojų registro tarnybą.
Kai prašymą įforminti leidimą nuolat gyventi Lietuvos Respublikoje, leidimą laikinai gyventi Lietuvos Respublikoje, EB leidimą gyventi ar EB leidimą gyventi nuolat (toliau – leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje) pateikia užsienietis, apie kurį Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje nėra duomenų, prieš darant kopiją pateikto prašymo tarnybinėse žymose įrašomas Migracijos departamento prie Vidaus reikalų ministerijos priimto sprendimo išduoti atitinkamą leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje numeris, sprendimo priėmimo data bei įstatymo „Dėl užsieniečių teisinės padėties“ straipsnis (-iai), kurio (-ų) pagrindu priimtas sprendimas išduoti užsieniečiui šį leidimą, ir nustatyta tvarka patvirtinta prašymo kopija išsiunčiama Gyventojų registro tarnybai.
Tais atvejais, kai teisės aktų nustatyta tvarka asmens dokumentas (vairuotojo pažymėjimas) turi būti išrašytas asmeniui, apie kurį Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje nėra duomenų arba asmuo neturi asmens kodo, prašymo ir būtinų dokumentų kopijos registravimui sistemoje turi būti siunčiamos Asmens dokumentų išrašymo centrui.
IV. PRAŠYMŲ KOREGAVIMAS IR ANULIAVIMAS
23. Teisė koreguoti užregistruotus prašymus suteikiama tiems patiems darbuotojams, kuriems suteikta teisė prašymus registruoti.
24. Prašymai koreguojami, kai žinomas sistemoje suformuotasis prašymo registracijos numeris, šiais atvejais:
24.2. dėl klaidų duomenyse, techninių ar kitokių nesklandumų, užregistruotas, bet neįvykdytas prašymas grąžinamas iš Asmens dokumentų išrašymo centro;
25. Dokumento techninio broko atveju, prieš iškviečiant prašymų registravimo / koregavimo funkciją, brokuotas blankas turi būti padarytas negaliojančiu: dokumento įteikimo funkcijos vykdymo metu į sistemą įvestas priežasties kodas 65 arba 75 – žr. Instrukcijos 4 priedą.
26. Visais atvejais, kai gaunamas techniškai sugadintas asmens dokumentas arba kai asmens dokumentas sugadinamas tarnyboje ir prašymas perduodamas Asmens dokumentų išrašymo centrui pakartotinai, būtina apie tai pažymėti prašymo išduoti asmens dokumentą eilutėje „Pastabos“.
27. Koreguoti galima tik tuos prašymus, kurie nėra įtraukti į užsakymą. Jei prašymas buvo įtrauktas į užsakymą, prieš koreguojant prašymas turi būti „išimtas“ iš užsakymo.
Neįtrauktus į užsakymą arba išimtus iš užsakymo neįvykdytus prašymus galima ne tik koreguoti, bet, esant reikalui, juos galima ir anuliuoti, t. y. išimti iš sistemos. Išimtų iš sistemos prašymų numeriai pakartotinai nėra formuojami.
28. Atsiradus poreikiui išimti iš sistemos ar koreguoti prašymą po to, kai užsakymas su prašymu jau perduotas Asmens dokumentų išrašymo centrui, ir esant reikalui, kad prašymas būtų atmestas ir grąžintas tarnybai anksčiau nei bus išrašytas asmens dokumentas, dėl prašymo ar užsakymo grąžinimo būtina kreiptis į Asmens dokumentų išrašymo centrą telefonu arba faksu.
29. Prašymo registravimas / koregavimas laikomas baigtu tik tada, kai darbuotojas apie tai pažymi sistemoje. Vadovaujantis atitinkamos rūšies dokumento išdavimo tvarka, sistemoje automatiniu būdu kontroliuojami darbuotojo veiksmai ir neleidžiama pažymėti apie pabaigimą bei nurodomi praleisti veiksmai, jei darbuotojas neįvykdo visų veiksmų, kurie būtini atitinkamos rūšies dokumento prašymui užregistruoti. Pavyzdžiui, jei registruojant prašymą išduoti pasą ar kitą asmens dokumentą, kurio išdavimo instrukcijoje numatytas prašymo ir nuotraukos nuskaitymas ir jų skaitmeninių vaizdų patalpinimas į duomenų bazę ir/arba pateikimas asmens dokumente, nuotrauka ar parašas nebuvo nuskaityti, atitinkamos prašymų sąrašo vietos ekrane bus pažymėtos tam tikros formos raudonais ženklais. Atitinkamai, sistemoje neleidžiama registruoti prašymo išduoti asmens dokumentą, kurio išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatyta, kad asmeniui prieš tai turėjo būti išduotas kitas susijęs asmens dokumentas.
Darbuotojų veiksmai atskirais išskirtiniais atvejais aprašyti šios instrukcijos 11 priede.
V. PRAŠYMŲ PERDAVIMAS REGISTRUOTI GYVENTOJŲ REGISTRO TARNYBAI
30. Tais atvejais, kai tarnybos darbuotojas neturi įgaliojimų įrašyti, taisyti ar keisti asmens, kurio prašymą būtina užregistruoti sistemoje, duomenų, nustatyta tvarka patvirtinta prašymo kopija turi būti siunčiama Gyventojų registro tarnybai. Kopijoje tarnybos darbuotojas privalo pažymėti, kuriuos asmens duomenis reikia pakeisti.
31. Jeigu Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje būtina įvesti ar pakeisti asmens duomenis, kurie turės būti spausdinami ar įrašomi į asmens dokumentą, tarnybos darbuotojas nutraukia prašymo registravimą, prašymo viršutiniame dešiniajame kampe užrašo „GRT – užregistruoti“, padaro prašymo kopiją ir perduoda ją išsiųsti Gyventojų registro tarnybai.
Jeigu Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje būtina keisti asmens duomenis, kurie nebus spausdinami ar įrašomi į asmens dokumentą, prašymo registravimas tęsiamas, o prašymo kopija gali būti išsiunčiama Gyventojų registro tarnybai bet kuriuo metu, net ir po to, kai asmens dokumentas jau išrašytas. Tuo atveju, prieš darant kopiją, prašyme neįrašoma nuoroda Gyventojų registro tarnybai užregistruoti prašymą, o papildomas asmens duomenų tikrinimas atliekamas iš Asmens dokumentų išrašymo centro gavus išrašytą asmens dokumentą arba, jei pakeitimai dar neatlikti, įvedant į sistemą duomenis apie asmens dokumento įteikimą.
Tuo atveju, kai duomenų nesutapimas nustatomas priimant prašymą vairuotojo pažymėjimui gauti (pakeisti), ir duomenų bazėje yra informacija apie tai, kad asmuo turi galiojantį Lietuvos Respublikoje išduotą asmens tapatybę ir/ar pilietybę patvirtinantį dokumentą, prašymo kopija į Gyventojų registro tarnybą nesiunčiama, asmuo informuojamas apie duomenų nesutapimą, prašymo registravimas sustabdomas.
32. Prašymai, Gyventojų registro tarnyboje gauti su nuoroda „GRT – užregistruoti“, užregistruojami kaip tarnybos, iš kurios jie gauti, prašymai. Sistemoje tokiems prašymams automatiniu būdu suteikiamas nurodytos tarnybos prašymų registracijos numeris. Baigus prašymo registravimą ir pažymėjus apie tai sistemoje, užregistruotasis prašymas tampa prieinamu tarnybai.
33. Prašymus registruojantis tarnybos darbuotojas privalo peržiūrėti ir, jei yra, rinktis iš sąrašo prašymų, užregistruotų Gyventojų registro tarnyboje. Pasirinkęs numerį iš nurodyto sąrašo, tarnybos darbuotojas turi susirasti pasirinkto prašymo popierinę formą ir joje nustatytoje vietoje užrašyti suteiktąjį prašymo registracijos numerį. Po to galima vykdyti koregavimą, įvesti papildomus prašymo duomenis, pavyzdžiui, nuskaityti asmens nuotrauką ir parašą.
34. Jei Gyventojų registro tarnyboje registruojant prašymą asmens duomenų koregavimui padaroma klaida ir prašymas užregistruojamas kaip kitos tarnybos prašymas bei perduodamas kitai tarnybai, tarnyba, gavusi ne savo prašymą, gali arba anuliuoti gautąjį prašymą, arba jį grąžinti Gyventojų registro tarnybai. Anuliavus prašymą tarnyboje, būtina informuoti Gyventojų registro tarnybą, kad prašymas turi būti perregistruotas. Jei pirmoji prašymo pasigenda tarnyba, kuriai jis turėjo būti perduotas, ji apie klaidą informuoja Gyventojų registro tarnybą. Gyventojų registro tarnyboje surandama ieškomo prašymo popierinės formos kopija ir bandoma dar kartą registruoti sistemoje. Sistema atpažįsta registruotąjį prašymą ir pateikia informaciją, kuriai tarnybai perduotas ieškomasis prašymas. Tarnyba turi būti informuojama apie būtinumą grąžinti arba anuliuoti prašymą.
VI. UŽSAKYMŲ ASMENS DOKUMENTAMS IŠRAŠYTI FORMAVIMAS IR JŲ PERDAVIMAS ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRUI
35. Atsiradus poreikiui (jei baigiantis darbo dienai yra priimtų prašymų išduoti asmens dokumentus skubos tvarka, jei priimta 50 prašymų išduoti asmens dokumentus bendra tvarka, jei nuo pirmo į užsakymą įtraukiamo prašymo išduoti asmens dokumentus bendra tvarka praėjo savaitė ir pan.), iš pažymėtų pabaigtais registruoti prašymų suformuojamas užsakymas(-ai) ir perduodamas asmens dokumentams išrašyti.
36. Užsakymus asmens dokumentams išrašyti formuoti ir juos perduoti Asmens dokumentų išrašymo centrui gali įgaliotas šią funkciją vykdyti tarnybos darbuotojas. Darbuotojas gali vienu metu lygiagrečiai formuoti užsakymus išrašyti skirtingų rūšių asmens dokumentus. Šią funkciją vykdyti įgaliojimai suteikiami darbuotojui, pagal savo pareigas turinčiam teisę tikrinti prašymo priėmimo teisėtumą.
37. Iškvietus užsakymo formavimo funkciją, pasirenkama asmens dokumento rūšis. Jei atitinkamo dokumento išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose numatytas išdavimas skirtinga skubos tvarka, pasirenkama, kokios skubos prašymus norima įtraukti į užsakymą (bendra, skubos per 1 darbo dieną, per 5 darbo dienas ar kt.). Gautame įvestų, bet neišsiųstų prašymų registracijos numerių sąraše pasirinkęs prašymo registracijos numerį, įgaliotas darbuotojas gali iš duomenų bazės peržiūrai ir / ar koregavimui išsikviesti prašymą pateikusio asmens duomenis arba sąraše pažymėti prašymus, kurių nepageidauja įtraukti į eilinį užsakymą.
38. Visiems vienu metu perduodamiems Asmens dokumentų išrašymo centrui nepažymėtiems atmetimui prašymams sistemoje priskiriamas tas pats užsakymo numeris. Esant reikalui, pagal sistemoje suteiktąjį numerį galima vykdyti užsakymų paiešką bei perduoti Asmens dokumentų išrašymo centrui anksčiau suformuotąjį užsakymą, kuris dėl vienų ar kitų priežasčių (pavyzdžiui, kompiuterinio ryšio, sistemos gedimų) buvo neperduotas.
Išformavus užsakymą, užsakymo numeris sistemoje panaikinamas, todėl apskaitai naudotinas išrašytų asmens dokumentų lydraščio (Instrukcijos 2 priedas) numeris, kuris kiekvienų metų pradžioje prasideda nuo Nr. 1 kiekvienai asmens dokumento rūšiai ir nuosekliai didinamas per visą vienerių metų laikotarpį.
39. Sistemoje prašymai išduoti asmens dokumentus skirtinga skubos tvarka grupuojami į skirtingus užsakymus ir neleidžiama į tą patį užsakymą įtraukti skirtingos skubos prašymų, pavyzdžiui, prašymų išduoti asmens dokumentus skubos tvarka per 1 darbo dieną ir per 5 darbo dienas, arba bendra tvarka ir skubos tvarka.
40. Per vieną dieną iš tos pačios tarnybos Asmens dokumentų išrašymo centrui gali būti perduotas ne daugiau nei vienas užsakymas išrašyti asmens dokumentus skubos tvarka per 1 darbo dieną ir ne daugiau nei vienas – išrašyti asmens dokumentus skubos tvarka per 5 darbo dienas. Užsakymai išrašyti asmens dokumentus bendra tvarka, jei į juos įtraukta mažiau kaip 50 prašymų, perduodami Asmens dokumentų išrašymo centrui ne dažniau kaip kartą per savaitę, išskyrus prašymus asmens dokumentams, kurių užsakomi labai maži kiekiai (tarnybiniams pasams, užsieniečio pasams, leidimams gyventi Lietuvos Respublikoje ir pan.).
VII. PRAŠYMŲ APSKAITA
41. Visi vienos tarnybos prašymai sistemoje numeruojami iš eilės, atskirai kiekvienai asmens dokumento rūšiai, ir nėra galimybės, registruojant prašymą sistemoje, pakartoti arba praleisti kurį nors prašymo numerį. Praleisti prašymų numeriai sistemoje susiformuoja tais atvejais, kai užregistruoti prašymai anuliuojami, t. y. išimami iš sistemos, kai darbuotojas suklysta nustatydamas dokumento rūšį, dokumento išdavimo skubumą, kai prašymą registruojant Gyventojų registro tarnyboje suklystama, nurodant tarnybą, ir pan. Šie atvejai tarnybose gali būti kontroliuojami ir registruojami.
42. Tarnyboje, iš Asmens dokumentų išrašymo centro gavus išrašytus asmens dokumentus, atliekamas gautų asmens dokumentų kiekio sutikrinimas su išrašytų asmens dokumentų lydraščiu, sutikrinami ir pasižymimi koreguoti neįvykdytų (atmestų) prašymų numeriai. Gavus įvykdytą užsakymą taip pat patikrinama, ar yra įvykdyti pakartotinai siųsti prašymai ir, jei yra įvykdyti, ankstesniuose lydraščiuose prie neįvykdyto prašymo numerio galima įrašyti nuorodą į lydraščio, kur prašymas įvykdytas, numerį. Analogiškai elgiamasi, kai gaunamas pakartotinai išrašytas asmens dokumentas vietoj techniškai sugadinto.
VIII. PRAŠYMŲ GAVIMAS ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMO CENTRE, ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMAS IR IŠSIUNTIMAS Į TARNYBAS
43. Asmens dokumentų išrašymo centras asmens dokumentus išrašyti gali tiek pagal prašymus, gautus sistemoje suformuoto skaitmeninio užsakymo būdu, tiek pagal gautus užpildytose prašymo formose kartu su nuotraukomis.
44. Siunčiant prašymus popierine forma, prašymų siuntimo lydraštyje tarnyba nurodo siunčiamų prašymų kiekį ir prašymų registracijos numerius, suteiktus prašymą registruojant tarnyboje pagal raštvedybos taisykles. Kadangi, registruojant prašymus, sistemoje prašymų registracijos numeriai formuojami automatiniu būdu eilės tvarka, užrašytas prašyme ir suformuotas sistemoje registracijos numeriai gali nesutapti.
45. Gavęs tokių prašymų paketą popierine forma, Asmens dokumentų išrašymo centro darbuotojas į sistemą įveda tarnybos, iš kurios gauti prašymai, kodą. Sistemoje užtikrinama galimybė bet kada identifikuoti prašymą registravusį darbuotoją bei prašymą registravusią tarnybą ar įstaigą.
46. Visi gauti ir suformuoti užsakymai asmens dokumentams išrašyti pateikiami gamybos proceso valdymo ekrane, nurodant užsakymo suformavimo datą, asmens dokumento išrašymo skubumą ir prašymų kiekį užsakyme. Užsakymų sąrašas būna sudarytas pagal asmens dokumentų rūšį, asmens dokumento išrašymo skubumą ir užsakymo suformavimo datą. Gamybos proceso administratorius turi galimybę bet kuriame gamybos etape koreguoti užsakymų įvykdymo eilės tvarką.
47. Išrašius asmens dokumentus, suformuojamas išrašytų asmens dokumentų lydraštis (toliau – lydraštis), kuriame nurodomi visi į užsakymą įtraukti prašymai.
Lydraštyje nurodoma: užsakymo įvykdymo data, lydraščio eilės numeris, išrašytų asmens dokumentų rūšies pavadinimas, tarnybos pavadinimas ir tarnybos kodas (adresatas), užsakymo gavimo data, užsakymo numeris. Toliau lydraštyje išvardijami visų į užsakymą įtrauktų prašymų registracijos sistemoje numeriai. Iš pradžių pateikiami įvykdyti prašymai (t. y. tie, kuriems yra išrašyti asmens dokumentai), po to neįvykdyti.
Įvykdytiems prašymams lydraštyje pateikiama: prašymo registracijos numeris, asmens, kuriam išrašytas asmens dokumentas, asmens kodas, išrašyto asmens dokumento numeris ir galiojimo terminas, asmens vardas ir pavardė.
Neįvykdytiems prašymams lydraštyje pateikiama: prašymo registracijos numeris, asmens, kuriam turėjo būti išrašytas dokumentas, asmens kodas, asmens vardas ir pavardė, prašymo atmetimo priežastis.
48. Išrašyti asmens dokumentai, patikrinus juose įrašytų duomenų bei išrašymo kokybę, kartu su vienu lydraščio egzemplioriumi supakuojami į laikinas pakuotes, prie pakuočių prisegant lapelį su nurodytu adresatu, užsakymo numeriu bei išrašytų asmens dokumentų lydraščio numeriu ir perduodama išsiųsti / perduoti tarnyboms.
49. Ruošiant asmens dokumentus išsiųsti tarnybai, į vieną paketą (siuntą) pakuojami įvairių rūšių, bet tik vienos konkrečios tarnybos asmens dokumentai kartu su lydraščiais. Jei buvo atsiųstų ne kompiuteriniu būdu, į tą patį paketą įdedami ir grąžinami tarnybai prašymai bei nuotraukos.
50. Siuntų registras formuojamas tiems asmens dokumentams, kurie numatomi išsiųsti specialiu pasiuntinių paštu. Asmens dokumentų, perduodamų tiesiogiai tarnybų darbuotojams arba jų įgaliotiems asmenims, lydraščiai registruojami išrašytų dokumentų perdavimo žurnale (Instrukcijos 9 priedas).
51. Pasirinkus išsiuntimo funkciją, ekrane pateikiamas sąrašas įvykdytų užsakymų numerių, surūšiuotų tarnybų kodų didėjimo tvarka. Taip pat kiekvienam įvykdytam užsakymui pateikiamas lydraščio numeris bei kita informacija. Darbuotojas, atsakingas už dokumentų išsiuntimą, gali pažymėti įvykdytus užsakymus, kurių asmens dokumentai yra supakuoti į bendrą paketą. Paspaudus atitinkamą klavišą IŠSIŲSTI, kompiuterio atmintyje suformuojama siuntų registro eilutė ir išspausdinama etiketė, kurioje nurodoma tarnybos, kaip adresato, pavadinimas, įvardijamas Asmens dokumentų išrašymo centras kaip siunčiančioji įstaiga ir pateikiamas visų pažymėtų ir įdėtų į siunčiamą paketą įvykdytų užsakymų lydraščių numerių sąrašas, bei siunčiamų asmens dokumentų kiekiai.
Pagal pašto reikalavimus išspausdintos etiketės užklijuojamos arba įdedamos į paketo voką taip, kad būtų perskaitomos iš išorės. Paketo vokas gali būti vienkartinio arba daugkartinio naudojimo.
Jei visi konkrečiai tarnybai siunčiami įvykdyti užsakymai netelpa į vieną paketą, likę užsakymai supakuojami į kitą paketą, ir išsiuntimo veiksmas pakartojamas.
Jei paketo vokas yra daugkartinio naudojimo, jis turi būti grąžintas Asmens dokumentų išrašymo centrui. Prieš perduodant pašto pasiuntiniams grąžinti, į voko išorinę peršviečiamą kišenėlę turi būti įdedama etiketė, kurioje kaip adresatas nurodytas Asmens dokumentų išrašymo centras.
52. Padarius klaidą užsakymų priskyrimo siunčiamiems paketams metu, galimybė ištaisyti klaidą ir perspausdinti reikiamas etiketes lieka tol, kol darbuotojas nenuspaudė klavišo IŠSIUNTIMAS BAIGTAS. Nuspaudus šį klavišą, suformuojami ir išspausdinami du siuntų registro (Instrukcijos 8 priedas) egzemplioriai. Registro eilės numeris formuojamas sistemoje. Kiekvienais metais numeracija pradedama nuo pirmo numerio.
53. Perduodant paruoštus paketus pasiuntinių pašto tarnybai, pasiuntinys pagal pateiktą siuntų registrą sutikrina paketų kiekį bei užrašus ant paketų etikečių, pasirašo siuntų registre apie asmens dokumentų perėmimą išsiųsti bei antspauduoja abu registro egzempliorius savo antspaudu. Vienas registro egzempliorius įteikiamas pasiuntinių pašto tarnybai, kitas saugomas Asmens dokumentų išrašymo centre pagal raštvedybos taisykles ir nustatyta tvarka perduodamas į archyvą.
IX. ASMENS DOKUMENTŲ IŠRAŠYMAS SKUBOS TVARKA
55. Skubos tvarka išrašomi asmens dokumentai, kurių išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose numatomas išdavimas skubos tvarka.
Prašymą išduoti asmens dokumentą skubos tvarka rekomenduojama priimti tik tuo atveju, kai Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje yra naujausi asmens duomenys ir nereikia laukti, kol jie bus pakeisti Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje.
56. Asmens dokumentai pagal prašymus išduoti skubos tvarka per 1 darbo dieną, jeigu prašymai buvo perduoti iki 13 val., Asmens dokumentų išrašymo centre išrašomi prašymų gavimo dieną ir perduodami tiesiogiai tarnybų darbuotojams arba pasiuntinių pašto tarnybai ne vėliau kaip tos pačios darbo dienos pabaigoje, ir tos pačios ar ateinančios darbo dienos rytą pristatomi į tarnybas.
Asmens dokumentai pagal prašymus išduoti skubos tvarka per ilgesnį nei vienos darbo dienos laikotarpį, išrašomi tą pačią arba kitą darbo dieną po gavimo ir perduodami tiesiogiai tarnybų darbuotojams arba pasiuntinių pašto tarnybai kartu su bendrąja siunta ne rečiau kaip du kartus per savaitę bei pristatomi į atitinkamas tarnybas ne vėliau kaip kitos po išsiuntimo darbo dienos rytą.
57. Išrašytas asmens dokumentas, kurio išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose yra numatyta galimybė gauti dokumentą skubos tvarka, asmeniui negali būti įteikiamas didesne skuba, nei nurodyta asmens pateiktame prašyme bei atspindėta sumokėtoje rinkliavoje. Tais atvejais, kai asmens dokumentas jau yra išrašytas ir pristatytas į tarnybą, asmeniui pageidaujant ir sumokėjus trūkstamą rinkliavą, žymos apie asmens dokumento įteikimą įvedimo į sistemą metu sistemoje būtina pakoreguoti duomenis apie tai, kokia skuba asmens dokumentas buvo išduotas.
58. Skubos tvarka išimtiniais atvejais gali būti išrašomi ir asmens dokumentai, kurių išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose nebuvo numatytas išdavimas skubos tvarka. Tokiais atvejais kaip skubų išrašymą pagrindžiantis dokumentas Asmens dokumentų išrašymo centre turi būti užregistruotas ir saugomas motyvuotas asmens prašymas (gali būti perduotas tiesiogiai arba atsiųstas faksu) skubiai išrašyti asmens dokumentą, vizuotas atitinkamos tarnybos vadovo parašu ir antspaudu. Tokiais atvejais asmens dokumentas išrašomas, įvertinant Asmens dokumentų išrašymo centro galimybes užtikrinti pageidaujamą skubumo laipsnį, nepažeidžiant kitų asmens dokumentų išrašymo terminų.
Teritorinių policijos įstaigų viešosios policijos migracijos skyrių, poskyrių, grupių ir pasų poskyrių perduodami prašymai išimtiniais atvejais išrašyti asmens dokumentus skubos tvarka turi būti vizuoti atitinkamos teritorinės policijos įstaigos vadovo parašu ir antspaudu.
59. Nesant galimybių užtikrinti asmens dokumentų išrašymą skubos tvarka (techninės problemos, sistemos gedimai ir pan.), Asmens dokumentų išrašymo centras privalo nedelsdamas informuoti tarnybas, kad būtų kuo greičiau sustabdytas prašymų išrašyti asmens dokumentus skubos tvarka priėmimas ir registravimas.
X. ASMENS DOKUMENTŲ GAVIMAS, DUOMENŲ APIE ASMENS DOKUMENTŲ GALIOJIMĄ ĮVEDIMAS Į SISTEMĄ, ASMENS DOKUMENTŲ APSKAITA IR SAUGOJIMAS
60. Iš Asmens dokumentų išrašymo centro gavus asmens dokumentų siuntą, tarnyboje patikrinama, ar nepažeista siuntos pakuotė.
Ne mažiau kaip trijų darbuotojų akivaizdoje atplėšiama asmens dokumentų pakuotė, asmens dokumentai suskaičiuojami, patikrinama, ar jų numeriai atitinka nurodytus lydraštyje (lydraščiuose). Siuntos turi būti patikrintos ne vėliau kaip ateinančią darbo dieną po siuntos gavimo tarnyboje.
61. Nustačius, kad pakuotė pažeista ir/arba trūksta asmens dokumentų, nedelsiant informuojamas tarnybos vadovas, tą pačią dieną surašomas aktas, kurį pasirašo tarnybos vadovas bei tikrinimą atlikę darbuotojai, ir ne vėliau kaip kitą darbo dieną po siuntos atplėšimo patikrinimo akto kopija išsiunčiama Asmens dokumentų išrašymo centrui ir atitinkamą tarnybą kuruojančiai institucijai.
62. Suskaičiavus ir sutikrinus su lydraščiu gautus dokumentus, atliekamas detalesnis visų siuntos asmens dokumentų išrašymo kokybės patikrinimas, taip pat asmens dokumente įrašytų asmens duomenų sutikrinimas su asmens duomenimis prašyme.
Patikrinama išrašytų asmens dokumentų kokybė, įrašai asmens dokumentuose sutikrinami su asmens duomenimis prašyme. Kokybiški asmens dokumentai sukomplektuojami su prašymais ir dedami į kartoteką ar segami į asmens bylas tarnyboje nustatyta tvarka.
Radus siuntoje techniškai sugadintą dokumentą, informuojamas tarnybos vadovas, kuris priima sprendimą dėl naujo asmens dokumento išrašymo.
Apie gautus techniškai sugadintus asmens dokumentus nedelsiant informuojamas Asmens dokumentų išrašymo centras. Asmens dokumentų išrašymo centrui faksu išsiunčiamas trumpas broko aprašas ir techniškai sugadintų puslapių kopijos.
Techniškai sugadintas asmens dokumentas kartu su broko aprašu (trumpa broko charakteristika) grąžinamas Asmens dokumentų išrašymo centrui.
63. Prašymas naujam asmens dokumentui vietoj techniškai sugadinto negali būti registruojamas sistemoje tol, kol Asmens dokumentų išrašymo centre nebus gauta ir pagal broko aprašą išanalizuota informacija apie nekokybiškai išrašytą asmens dokumentą.
64. Asmuo, kurio vardu išrašytas asmens dokumentas, turi pasirašyti prašyme, kad asmens dokumentą gavo. Atvejus, kada prašyme nepasirašoma arba kada asmens dokumentą pasiima ir prašyme pasirašo ne tas asmuo, kurio vardu dokumentas išrašytas, nustato atitinkamų asmens dokumentų išdavimą reglamentuojantys teisės aktai. Įgaliotas tarnybos darbuotojas į sistemą duomenis apie asmens dokumento įteikimą į sistemą įveda tik po to, kai būtini duomenys apie asmens dokumento įteikimą jau yra įrašyti prašyme. Dauguma asmens dokumentų (išskyrus nustatytus leidimų gyventi Lietuvos Respublikoje galiojimo atvejus) nuo šio momento tampa galiojančiais.
65. Iš Asmens dokumentų išrašymo centro gaunamos siuntos sistemoje būna apjungtos į pakelius, atitinkančius suformuotus užsakymų pakelius. Įvesti į sistemą duomenis apie dokumento įteikimą galima tik po to, kai pakelis „išformuojamas“, iškvietus sistemos funkciją „IŠFORMUOTI PAKELĮ“.
Tais atvejais, kai tarnyba neturi techninių galimybių prisijungti prie sistemos, duomenys apie asmens dokumento galiojimą į sistemą įvedami Asmens dokumentų išrašymo centre, iš tarnybos elektroniniu paštu arba faksu gavus raštišką pranešimą apie asmens dokumento įteikimą.
XI. PAPILDOMŲ DUOMENŲ ĮRAŠYMAS Į ASMENS DOKUMENTUS
66. Jeigu asmens dokumento išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose numatytas papildomų duomenų įrašymas Asmens dokumentų išrašymo centre (pvz., naujų pareigų įrašymas tarnybiniame pase), užregistravus sistemoje prašymą įrašyti duomenis, Asmens dokumentų išrašymo centrui turi būti perduodamas/persiunčiamas asmens dokumentas, į kurį būtina įrašyti papildomus duomenis. Įrašius duomenis, asmens dokumentas grąžinamas jį atsiuntusiai tarnybai.
XII. PRAŠYMŲ ĮFORMINTI LEIDIMĄ GYVENTI LIETUVOS RESPUBLIKOJE REGISTRAVIMAS
67. Registruojant prašymus įforminti leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje (leidimą nuolat gyventi Lietuvos Respublikoje, leidimą laikinai gyventi Lietuvos Respublikoje, EB leidimą gyventi nuolat, EB leidimą gyventi), į sistemą būtina įrašyti užsienio valstybės išduoto kelionės dokumento rekvizitus, priimto sprendimo išduoti / pakeisti / pratęsti leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje datą ir numerį, įstatymo „Dėl užsieniečių teisinės padėties“ straipsnį, kurio pagrindu priimtas minėtas sprendimas, ir nurodyti, kuriam laikui nuspręsta išduoti / pakeisti / pratęsti leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje.
68. Leidimo laikinai gyventi Lietuvos Respublikoje ir EB leidimo gyventi galiojimas gali būti nurodomas laiko intervalu „NUO... IKI…“ arba įrašant jo galiojimo laiką metais.
Nurodant galiojimą metais, į leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje kortelės eilutę „IŠDAVĖ“ įrašoma leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje išrašymo Asmens dokumentų išrašymo centre data.
Nurodant galiojimą laiko intervalu, į leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje kortelės eilutę „IŠDAVĖ“ įrašoma data „NUO“.
69. Išrašytas leidimas gyventi Lietuvos Respublikoje privalo būti įteiktas asmeniui per teisės aktuose nustatytą laikotarpį. Įvedus į sistemą duomenis apie leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje įteikimą asmeniui, sistemoje šis leidimas gyventi Lietuvos Respublikoje automatiniu būdu paskelbiamas galiojančiu ne anksčiau, negu nurodyta šiame leidime gyventi Lietuvos Respublikoje galiojimo pradžia. Neįteiktas leidimas gyventi Lietuvos Respublikoje praėjus teisės aktuose nustatytam laikotarpiui nuo jo išrašymo arba nurodytos leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje galiojimo laiko pradžios datos, sistemoje turi būti paskelbtas negaliojančiu. Tarnyba duomenis apie šio leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje negaliojimą į sistemą įveda tik patikrinusi ir įsitikinusi, jog leidimas gyventi Lietuvos Respublikoje užsieniečiui neįteiktas.
70. Jei registruojant prašymą įforminti leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje nustatoma, kad leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje galiojimo pradžios data yra ankstesnė nei anksčiau išduoto galiojančio leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje galiojimo pabaigos data, datos įvedimas blokuojamas ir pateikiamas atitinkamas perspėjimas. Tokiu atveju būtina priimti sprendimą, ar paskelbti anksčiau išduotąjį leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje negaliojančiu, ar tikslinti įvedamą datą „NUO“.
71. Leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje kortelės eilutėje „GALIOJA IKI“ visada įrašoma leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje nurodyto galiojimo laiko pabaigos data, išskyrus teisės aktų reglamentuojamus atvejus. Pvz., sistemoje kontroliuojama, kad ne Europos Sąjungos valstybės narės ar Europos laisvosios prekybos asociacijos valstybės narės piliečiui išrašomo leidimo laikinai gyventi Lietuvos Respublikoje ar EB leidimo gyventi galiojimo laikas nebūtų ilgesnis nei šio užsieniečio pateikto užsienio valstybės išduoto kelionės dokumento galiojimo laikas (kelionės dokumento galiojimo laikas 3 mėnesiais turi viršyti išrašomo leidimo laikinai gyventi Lietuvos Respublikoje ar EB leidimo gyventi galiojimo laiką). Tokiu būdu sistemoje užtikrinama, kad leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje galiojimo laikas neviršytų maksimalių teisės aktuose nustatytų galiojimo laiko ribų.
72. Leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje kortelėje įrašoma nuoroda tik į vieną įstatymo „Dėl užsieniečių teisinės padėties“ straipsnį, neatsižvelgiant į tai, pagal kiek straipsnių priimtas sprendimas dėl leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje išdavimo, pakeitimo ar pratęsimo.
Jeigu sistema tiesioginiu ryšiu sujungta su Užsieniečių registru, leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje kortelėje automatiniu būdu parenkama nuoroda į minėto įstatymo straipsnį, atitinkamai nurodytą Užsieniečių registre. Jeigu sistema tiesioginiu ryšiu nesujungta su Užsieniečių registru, nuorodą į vieną iš minėto įstatymo straipsnių, pagal kurį priimtas sprendimas dėl leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje išdavimo, keitimo ar pratęsimo, parenka prašymą įforminti leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje registruojantis darbuotojas.
73. Išduodant, pratęsiant EB leidimus gyventi nuolat, šio leidimo kortelėje visais atvejais įrašoma nuoroda į įstatymo „Dėl užsieniečio teisinės padėties“ 104 straipsnį, nenurodant straipsnio dalies.
74. Leidimuose gyventi Lietuvos Respublikoje įrašai apie teisės dirbti suteikimą arba teisės dirbti apribojimus nedaromi. Išimtis – įstatymo „Dėl užsieniečių teisinės padėties“ 40 straipsnio 1 dalies 6 punktas. Įvedus nuorodą į šį straipsnį, prašymų įforminti leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje registravimo formoje pateikiamas meniu, kuriame prašymą registruojantis darbuotojas privalo parinkti vieną iš galimų įrašų: „BE TEISĖS DIRBTI“ arba „SU TEISE DIRBTI“.
75. Užsieniečio pilietybė nustatoma pagal sistemoje turimus duomenis apie užsieniečio pateiktą užsienio valstybės išduotą kelionės dokumentą (nustatoma kelionės dokumentą išdavusios valstybės pilietybė). Jeigu duomenų nėra arba yra pasibaigęs dokumento galiojimo laikas, arba dokumentas yra paskelbtas negaliojančiu, automatiniu būdu sistemoje nustatoma, kad asmuo yra be pilietybės. Prašymą registruojantis darbuotojas privalo patikrinti sistemoje nustatytą pilietybę ir, esant būtinumui, patikslinti užsienio valstybės išduoto kelionės dokumento duomenis arba pakeisti pilietybę tiesioginio keitimo būdu.
XIII. ASMENS DOKUMENTŲ PASKELBIMAS NEGALIOJANČIAIS
77. Asmens dokumentai sistemoje paskelbiami negaliojančiais, kai:
77.1. nuo asmens dokumento išrašymo iki jo įteikimo asmeniui praeina ilgesnis nei atitinkamo asmens dokumento išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatytas laikotarpis (jeigu toks atvejis nurodytas);
77.3. asmens dokumentas paskelbiamas negaliojančiu, tiesiogiai nurodant negaliojimo priežastį sistemoje nustatytomis funkcijomis;
77.5. priėmus sprendimą panaikinti užsieniečiui leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje. Jeigu sistema tiesioginiu ryšiu sujungta su Užsieniečių registru, žyma apie atitinkamo leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje negaliojimą į sistemą perduodama automatiniu būdu, jei tiesioginio ryšio nėra – asmens dokumentas paskelbiamas negaliojančiu tiesiogiai nurodant negaliojimo priežastį sistemoje nustatytomis funkcijomis;
77.6. registruojant prašymą pakeisti asmens dokumentą nurodyta keitimo priežastis sąlygoja keičiamo ir atskirais atvejais kito(-ų) susijusio asmens dokumento(-ų) negaliojimą.
Pakeistasis ir su juo susiję asmens dokumentai tampa negaliojančiais tik po to, kai į sistemą įvedama žyma apie naujai išrašyto asmens dokumento įteikimą.
78. Pasibaigus asmens dokumento galiojimo laikui, asmens dokumentas negaliojančiu neskelbiamas. Asmens dokumento negaliojimas nustatomas pagal jo galiojimo datos įrašą pačiame asmens dokumente ir sistemoje.
79. Jeigu teisės aktuose nenustatyta kitaip, sistemoje išrašyto asmens dokumento galiojimas neįsiteisėja tol, kol asmens dokumentas nepaskelbiamas galiojančiu (asmens dokumentą gavęs asmuo apie dokumento gavimą pasirašo prašyme išduoti asmens dokumentą, ir po to informacija apie dokumento įteikimą įvedama į sistemą, arba asmens dokumentas galiojančiu nuo nurodytos datos sistemoje paskelbiamas automatiniu būdu). Jei nuo asmens dokumento išrašymo iki duomenų apie asmens dokumento įteikimą įvedimo į sistemą praeina daugiau laiko, nei nurodyta asmens dokumento išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose, tarnyba, patikrinusi ir įsitikinusi, kad dokumentas asmeniui neįteiktas, į sistemą įveda duomenis apie asmens dokumento negaliojimą.
80. Įvedant duomenis apie išrašytų, tačiau neatsiimtų seno pavyzdžio asmens dokumentų ir per nustatytą laikotarpį asmenų neatsiimtų naujo pavyzdžio asmens dokumentų negaliojimą, į sistemą įvedamas negaliojimo priežasties kodas „62“. Duomenims apie neatsiimtus asmens dokumentus įvesti skirta funkcija „NURAŠYTI NEATSIIMTUS DOKUMENTUS“. Naujo pavyzdžio asmens dokumentams nurašyti pateikiami asmens dokumentų numerių sąrašai. Nurašymas vykdomas tarnybos darbuotojui pažymint šalia dokumento numerio esantį langelį. Norint nurašyti neatsiimtus seno pavyzdžio asmens dokumentus, iš pradžių būtina įvesti asmens dokumento numerį arba asmens, kuriam išrašytas dokumentas, asmens kodą.
Jeigu nurašomas neatsiimtas dokumentas, jis automatiniu būdu skelbiamas grąžintu.
81. Skelbiant negaliojančiu įteiktą asmens dokumentą, šalia įvedamos (pasirenkamos) dokumento negaliojimo priežasties (priežasčių sąrašas atidaromas langelyje „Įveskite atmetimo priežastį...“, du kartus paspaudus kairįjį klavišą) reikia pažymėti vieną iš būsenų: „GRĄŽINTAS“ arba „NEGRĄŽINTAS“.
Skelbiant negaliojančiais seno pavyzdžio leidimus laikinai gyventi Lietuvos Respublikoje (įklijas), būsena „NEGRĄŽINTAS“ pažymima tuo atveju, jei viza-įklija užsieniečio kelionės dokumente nebuvo anuliuota.
Įvedus duomenis apie neįteikto asmens dokumento negaliojimą, dokumentas automatiniu būdu sistemoje pervedamas į būseną „Grąžintas“.
82. Asmeniui mirus, duomenis apie įregistruotą mirties faktą ir įrašo apie mirties faktą numerį civilinės metrikacijos įstaigos įveda pačios (jei turi galimybes dirbti sistemoje) arba perduoda (persiunčia) Gyventojų registro tarnybai, kuri šiuos duomenis įveda į Gyventojų registro duomenų centrinę bazę. Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje atsiradus duomenims apie asmens mirtį, sistemoje mirusiojo asmens dokumentas automatiniu būdu paskelbiamas negaliojančiu. Tarnyboje gautame mirusio asmens dokumente specialiu prietaisu praduriamos ne mažiau kaip dvi skylutės per visus dokumento puslapius arba uždedamas spaudas „NEGALIOJA“, arba kokiu kitu būdu asmens dokumentas padaromas netinkamu naudoti.
Tarnyboje gavus iš užsienio mirusio asmens dokumentus, būtina įsitikinti, kad šie dokumentai yra paskelbti negaliojančiais sistemoje.
83. Duomenis apie asmens dokumento negaliojimą tiesiogiai į sistemą būtina įvesti tais atvejais, kai nėra kitų būdų, iš kurių sistemoje būtų galima atpažinti negaliojimo faktą. Atvejai, kai asmens dokumentai paskelbiami negaliojančiais sistemoje, nustatomi teisės aktuose, reglamentuojančiuose asmens dokumentų išdavimą.
84. Sistemoje yra numatytos priemonės duomenims apie neįteiktus arba jau negaliojančius asmens dokumentus pakeisti arba patikslinti.
Jeigu negaliojantis asmens dokumentas turi būti grąžintas tarnybai, tačiau dėl įvairių priežasčių lieka negrąžintas, sistemoje jis turi būti paskelbtas negaliojančiu ir pervestas į būseną „NEGRĄŽINTAS“.
Jeigu sistemoje paskelbtas negaliojančiu ir negrąžintu asmens dokumentas grąžinamas tarnybai, sistemoje turi būti atliktas pakeitimas – asmens dokumentas turi būti pervedamas į būseną „GRĄŽINTAS“.
85. Asmens dokumentas negaliojančiu dėl praradimo (14 priežasties kodas) turi būti paskelbiamas nedelsiant, gavus informaciją apie asmens dokumento praradimą, nelaukiant, kol dokumentą praradęs asmuo pateiks prašymą dėl naujo dokumento gavimo.
86. Rastas asmens dokumentas sistemoje skelbiamas negaliojančiu, jeigu per teisės aktuose nustatytą laikotarpį asmuo nesikreipė į tarnybą dėl jo atsiėmimo. Tam reikia pasirinkti funkciją „NURAŠYTI/ATSTATYTI DINGUSĮ DOKUMENTĄ“, po to – funkciją „PASKELBTI ASMENS DOKUMENTĄ NEGALIOJANČIU“ ir pažymėti būseną „GRĄŽINTAS“.
Duomenys apie išrašytų ar rastų asmens dokumentų negaliojimą arba atitinkami duomenų papildymai į sistemą įvedami tik nustačius, jog nėra priežasčių, dėl kurių šie dokumentai negali būti naikinami.
87. Jeigu asmens dokumento išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose numatyta, įvedant į sistemą iš užsienio valstybių gautą informaciją apie ten pakeistus, paskelbtus negaliojančiais Lietuvoje išduotus asmens dokumentus (vairuotojo pažymėjimus), šiuos dokumentus būtina paskelbti negaliojančiais sistemoje nepriklausomai nuo to, ar jie buvo, ar nebuvo įteikti asmeniui. Jeigu buvo sistemoje užregistruotų ir neįvykdytų asmens prašymų tos pačios rūšies dokumentui išrašyti, būtina šiuos prašymus anuliuoti.
88. Tarnybų darbuotojai gali formuoti tik tas asmens dokumentų negaliojimo priežastis (Instrukcijos 3 priedas), kurias leidžia numatytos meniu funkcijos. Visais kitais atvejais asmens dokumentus skelbia negaliojančiais Asmens dokumentų išrašymo centras, gavęs atitinkamą pranešimą.
89. Jeigu asmens dokumento keitimo priežastis įvedama registruojant prašymą, keičiamas asmens dokumentas automatiniu būdu sistemoje skelbiamas negaliojančiu nuo to momento, kai naujai išrašytas asmens dokumentas paskelbiamas galiojančiu. Registruojant prašymą galima nurodyti ne vieną, bet keletą asmens dokumento keitimo priežasčių (Instrukcijos 4 priedas). Visos asmens dokumentų keitimo priežastys saugomos sistemoje.
90. Sistemoje kontroliuojamas įvestų asmens dokumento keitimo priežasčių „rinkinys“ ir, remiantis jomis, daroma įtaka darbuotojo veiksmams. Instrukcijos 7 priede pateikiama lentelė, kuria vadovaujantis sistemoje formuojami įrašai apie dokumentų galiojimą/negaliojimą bei priežastis ir kontroliuojamas dokumentų išrašymo pagrįstumas.
XIV. NEGALIOJANČIŲ ASMENS DOKUMENTŲ SIUNTIMAS NAIKINIMUI
91. Paskelbti negaliojančiais asmens dokumentai ne rečiau kaip kartą per tris mėnesius siunčiami naikinti Asmens dokumentų išrašymo centrui. Siuntimo lydraštyje turi būti išvardyti siunčiamų dokumentų numeriai, jų kiekis, dokumentus atsiuntusios tarnybos rekvizitai.
92. Prieš siunčiant Asmens dokumentų išrašymo centrui naikinti išrašytus, tačiau neatsiimtus asmens dokumentus, tarnybose būtina patikrinti, ar asmuo neatlieka bausmės laisvės atėmimo įstaigoje, įvertinti, ar teisėtai buvo išrašytas asmens dokumentas, esant reikalui, patikrinti Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje, ar asmuo nėra deklaravęs išvykimo iš Lietuvos.
Prieš siunčiant naikinti rastus asmens dokumentus, būtina įsitikinti, kad į sistemą yra įvesti duomenys apie šių dokumentų negaliojimą ir grąžinimą.
XV. DUOMENŲ APIE ASMENS DOKUMENTO GALIOJIMĄ TVARKYMAS
94. Asmens dokumento galiojimo atnaujinimas galimas tik tada, kai dokumentas sistemoje buvo paskelbtas negaliojančiu tiesiogiai, o ne prašymo išduoti kitą asmens dokumentą registravimo metu, ir jei asmeniui nebuvo išrašytas kitas tos pačios rūšies asmens dokumentas arba asmens dokumentas, kuris daro negalimą tokį atnaujinimą (žr. Instrukcijos 7 priede pateiktą asmens dokumentų sąryšio lentelę).
Atnaujinti galiojimą sistemoje galima tik tiems dokumentams, kurių išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose numatyta tokia galimybė.
Visada, prieš atnaujinant asmens dokumento galiojimą, turi būti patikrinama, kodėl asmens dokumentas buvo paskelbtas negaliojančiu, ir pateikiami asmens dokumento galiojimo atnaujinimą pagrindžiantys dokumentai.
Atnaujinti asmens dokumento galiojimą sistemoje gali tik atsakingas darbuotojas su atitinkamais įgaliojimais.
95. Įvesti duomenis apie asmens dokumento galiojimo laiko pratęsimą sistemoje leidžiama tik tiems asmens dokumentams, kurių išdavimą reglamentuojančiuose teisės aktuose numatyta tokio pratęsimo galimybė.
Duomenis apie galiojimo laiko pratęsimą įvesti galima, jeigu šis asmens dokumentas nėra paskelbtas negaliojančiu arba jeigu asmeniui nebuvo išduotas kitas tos pačios rūšies asmens dokumentas.
96. Jei to paties asmens dokumento galiojimo laikas pratęsiamas pakartotinai, sistemoje neišsaugomos tarpinės asmens dokumento galiojimo pratęsimų datos: sistemoje išsaugoma tik asmens dokumento galiojimo data, suteikta to dokumento išrašymo metu, bei paskutinė data, iki kurios pratęstas asmens dokumento galiojimo laikas.
XVI. ATASKAITOS
97. Sistemoje yra apskaitos ir ataskaitų formavimo funkcijos, kurias gali vykdyti tarnybos. Tarnybos gali vykdyti apskaitą ir formuoti ataskaitas tik apie savo tarnyboje išduotus asmens dokumentus.
Bendras ataskaitas apie išrašytus asmens dokumentus rengia Asmens dokumentų išrašymo centras.
98. Įgaliotam darbuotojui iškvietus meniu funkciją „ATASKAITOS“, ekrane pateikiamas galimų formuoti ataskaitų sąrašas. Atsižvelgiant į pasirinkimą, galima formuoti įvairaus laikotarpio ataskaitas pagal absoliučius išrašytų asmens dokumentų, išduotų asmens dokumentų, užregistruotų prašymų kiekius, pagal asmens dokumentų galiojimą/negaliojimą, asmens dokumentų keitimo priežastis, broko kiekį ir pan.
XVII. ĮRAŠAI ASMENS DOKUMENTUOSE
99. Asmens duomenys į asmens dokumentus įrašomi pagal duomenis, saugomus Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje. Bendras asmens duomenų šaltinis leidžia maksimaliai unifikuoti įrašus asmens dokumentuose ir tuo pačiu kelia griežtus reikalavimus Gyventojų registro duomenų centrinėje bazėje saugomiems duomenims.
Kiti į asmens dokumentus įrašomi duomenys: valstybės tarnautojo einamos pareigos, vairavimo kategorijos, nuorodos į įstatymo straipsnius – teisės aktų, reglamentuojančių atitinkamos rūšies asmens dokumento išdavimą, nustatyta tvarka įrašomi iš atitinkamų registrų ar duomenų bazių. Į asmens dokumentus taip pat įrašomi duomenys, susiję su asmens dokumento tvarkymu, kurie kaupiami ir saugomi pačioje sistemoje: asmens dokumento numeris, išrašymo data, galiojimo data, asmens dokumentą išdavusios įstaigos pavadinimas ir kiti duomenys.
Instrukcijos 5 priede pateikiamas įrašomų į asmens dokumentus pagrindinių duomenų sąrašas, jų charakteristikos bei pateikimas asmens dokumentuose.
XVIII. PRAŠYMŲ FORMOS IR JŲ PILDYMAS
100. Prašymų asmens dokumentui gauti formos, kurias turi užpildyti asmuo, kiekvienos rūšies asmens dokumentui yra skirtingos. Jei nuo prašymo formų turės būti nuskaitomi nuotraukos ar parašo skaitmeniniai atvaizdai tam, kad būtų užtikrintas kokybiškas asmens nuotraukos ir parašo nuskaitymas ir išsaugojimas duomenų bazėje bei atvaizdavimas asmens dokumentuose, prašymo formos turi atitikti sistemos programinės įrangos keliamus reikalavimus nuotraukos ir parašo vietai bei dydžiui. Be to, prašymų formose pateikiama informacija turi būti lengvai perskaitoma. Tos pačios rūšies informacijai pateikti prašymų formose rekomenduojama išskirti to paties dydžio grafas, jas išdėstant tose pačiose formos vietose, nesvarbu, kokios rūšies dokumentui yra sukurta prašymo forma.
101. Prašymų formos turi būti spausdinamos ant pakankamo storio blankų, kad jas būtų patogu įdėti į nuskaitymo įrenginį. Blanko storis turi būti toks, kad nuotraukos ar parašo nuskaitymo metu nepersišviestų kitoje blanko pusėje esanti informacija arba informacija neturi būti nurodyta atitinkamose kitos blanko pusės vietose.
Jeigu prašymo formą numatoma kartotekoje laikyti vertikaliai, blankas turi būti pakankamai storas, kad išlaikytų formą.
102. Vieta nuotraukai ir parašui prašymo formoje turi būti parinkta taip, kad nuskaitymo metu programinėmis priemonėmis būtų kuo greičiau randami reikiami elementai.
Vieta nuotraukai turi būti pažymėta juodu 35 x 45 mm stačiakampiu ar štrichais taip, kad būtų užtikrinamas kuo tikslesnis nuotraukos priklijavimas prie prašymo.
Vieta parašui turi būti pažymėta stačiakampiu rėmeliu arba kaip kitaip turi būti pažymėta vieta, ant kurios būtų uždedamas trafaretas – specialus „langas“, kuriame asmuo turėtų pasirašyti. Jeigu vieta parašui žymima stačiakampiu rėmeliu, rėmelis turėtų būti tokios spalvos, kad nuskaitymo metu rėmelį būtų galima identifikuoti ir panaikinti rėmelio spalvą taip, kad asmens dokumente būtų graviruojamas tik parašas ir nebūtų graviruojamas rėmelis.
Rėmelio parašui dydis – 14,5 x 52 mm. Rekomenduojama rėmelio spalva: RGB – 241:241:166.
Asmens parašas neturi išeiti už rėmelio ribų.
Tam, kad asmens dokumentuose asmens parašas būtų kokybiškai išgraviruojamas, asmuo privalo pasirašyti specialiu juodu rašikliu tiksliai tam skirtoje prašymo asmens dokumentui išduoti vietoje.
______________