LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖ
N U T A R I M A S
DĖL LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO NUOSTATŲ PATVIRTINIMO
1996 m. gegužės 13 d. Nr. 566
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389) 3 straipsniu, Lietuvos Respublikos Vyriausybė nutaria:
2. Pripažinti netekusiu galios Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1993 m. vasario 23 d. nutarimą Nr. 101 „Dėl Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatų ir Lietuvos archyvų generalinės direkcijos prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės nuostatų patvirtinimo“ (Žin., 1993, Nr. 8-183).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
1996 m. gegužės 13 d. nutarimu Nr. 566
LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO NUOSTATAI
BENDROJI DALIS
1. Šie nuostatai reglamentuoja Lietuvos valstybinio archyvų fondo sudarymo, saugojimo, naudojimo tvarką, jo organizavimą ir valdymą.
2. Lietuvos valstybinis archyvų fondas yra sudedamoji Lietuvos archyvų fondo dalis. Šį fondą sudaro visi dokumentai, nuo jų parengimo kaupiami ir saugomi valstybės valdžios ir valdymo, vietos savivaldos, teisėtvarkos institucijose, Lietuvos banke, valstybinėse įstaigose ir įmonėse (toliau vadinama – valstybės ir vietos savivaldos institucijos), valstybiniuose archyvuose ir kitose valstybinėse saugyklose. Fondo dokumentai skirstomi į du lygmenis: valstybinės ir vietinės reikšmės.
3. Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio ir kitų Lietuvoje veikusių SSRS saugumo ir žvalgybos tarnybų, taip pat buvusios LTSR vidaus reikalų ministerijos ir Lietuvos komunistų partijos archyvai, buvusių LTSR institucijų pirmųjų skyrių archyvai sudaro Lietuvos valstybinio archyvų fondo ypatingąją dalį. Lietuvos valstybinio archyvų fondo ypatingosios dalies saugojimo, tvarkymo, tyrimo ir naudojimo tvarką nustato reglamentas, kurį tvirtina Lietuvos Respublikos Vyriausybė.
4. Lietuvos valstybinis archyvų fondas organizuojamas, tvarkomas ir naudojamas vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, kitais įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų departamentas) normatyviniais dokumentais.
5. Lietuvos valstybinis archyvų fondas yra valstybės nuosavybė. Fondą valdo Lietuvos archyvų departamentas.
LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO SUDĖTIS
7. Lietuvos valstybinį archyvų fondą sudaro šie svarbiausieji dokumentų kompleksai:
7.1. Lietuvos Metrika ir kiti Lietuvos Didžiosios Kunigaikštystės centrinių bei vietos įstaigų dokumentai;
7.2. Lietuvos Respublikos (1918-1940 metų ir nuo 1990 metų) valstybės valdžios ir valdymo, vietos savivaldos institucijų, teismų, prokuratūros bei kitų valstybinių įstaigų ir organizacijų dokumentai;
7.3. įvairių istorijos laikotarpių okupuotos ar aneksuotos Lietuvos valdžios ir valdymo institucijų, kitų valstybinių įstaigų bei organizacijų dokumentai;
7.4. nevalstybinių įmonių, įstaigų ir organizacijų, politinių partijų, profesinių, konfesinių, visuomeninių organizacijų ir judėjimų, kūrybinių sąjungų bei mokslo draugijų veiklos dokumentai, tapę valstybės nuosavybe;
7.6. iš užsienio gauti ir valstybiniam saugojimui perduoti dokumentai arba jų kompleksai, mikrofilmai ar kitos dokumentų kopijos;
7.7. Lietuvos archyvų fondo sąvado duomenys, Lietuvos valstybinio archyvų fondo apskaitos ir informaciniai paieškos dokumentai;
LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS
8. Lietuvos valstybinio archyvų fondo saugotojai yra:
8.1. valstybės ir vietos savivaldos institucijos, kurios saugo savo pačių ar jų reguliavimo sričiai priklausančių institucijų veiklos metu susidariusius dokumentus, organizuoja raštvedybą, dokumentų tvarkymą ir naudojimą;
8.2. valstybiniai archyvai, kurie priima ir nuolat saugo reikšmingus Lietuvos istorijai ir kultūrai dokumentus, užtikrina dokumentų kaupimą, tvarkymą ir naudojimą;
9. Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentai saugomi specialiai pastatytuose arba pritaikytuose pastatuose ar patalpose griežtai pagal priešgaisrinės apsaugos taisykles ir optimalų temperatūros bei oro drėgnumo režimą.
10. Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentus iš archyvų išnešti draudžiama, išskyrus tuos atvejus, kai juos išnešama restauruoti, daryti mikrofilmus, įrišti, taip pat skolinimo atvejus, numatytus šių nuostatų 31 punkte.
LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO DOKUMENTŲ APSKAITA
12. Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentai ar jų kompleksai įrašomi į valstybinę apskaitą. Pagrindiniai klasifikavimo ir apskaitos vienetai yra dokumentas, saugojimo vienetas, apyrašas, fondas (kolekcija). Iš pavienių dokumentų, susijusių turinio, rūšies ar kitais požymiais, formuojami saugojimo vienetai, kurie įrašomi į apyrašą. Istoriškai susiformavęs institucijos ar fizinio asmens dokumentų kompleksas sudaro fondą. Fondas negali būti skaidomas.
13. Duomenys apie valstybinių archyvų, kitų valstybinių saugyklų, valstybės ir vietos savivaldos institucijų dokumentus ar jų kompleksus įrašomi į Lietuvos archyvų fondo sąvadą, kurį rengia ir tvarko Lietuvos archyvų departamentas. Duomenų pateikimo sąvadui tvarką nustato Lietuvos archyvų fondo sąvado nuostatai.
LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO DOKUMENTŲ RAŠTVEDYBA
IR VERTĖS EKSPERTIZĖ
15. Raštvedyba valstybės ir vietos savivaldos institucijose organizuojama vadovaujantis standartais ir Lietuvos archyvų departamento leidžiamais normatyviniais dokumentais. Pasibaigus raštvedybiniams metams, institucijų veiklos dokumentai turi būti sutvarkyti per 2 metus.
16. Dokumentų vertės ekspertizė yra dokumentų suskirstymas pagal jų reikšmę ir saugojimo laiko nustatymas.
17. Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo.
Dokumentai, turintys istorinę, mokslinę, kultūrinę ir kitokią išliekamąją vertę, yra nuolatinio saugojimo ir saugomi institucijų archyvuose, valstybiniuose archyvuose bei kitose valstybinėse saugyklose.
Dokumentai, turintys ilgalaikę praktinę reikšmę, yra ilgo saugojimo ir saugomi institucijų archyvuose nuo 10 iki 100 metų.
Dokumentai, turintys trumpalaikę praktinę reikšmę, yra laikino saugojimo ir saugomi institucijų archyvuose iki 10 metų.
18. Institucijų dokumentų vertės ekspertizę atlieka jų ekspertų komisijos pagal dokumentų saugojimo terminų rodykles. Institucijų ekspertų komisijos gali teikti Lietuvos archyvų departamento centrinei ekspertų komisijai pasiūlymus dėl dokumentų saugojimo terminų pakeitimo.
19. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminus nustato ir jų rodykles rengia Lietuvos archyvų departamentas. Valstybės valdymo institucijos rengia savo reguliavimo srities specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodykles.
20. Institucijų, perduodančių dokumentus į valstybinius archyvus, ekspertų komisijos atrenka naikintinus laikino saugojimo dokumentus ir pateikia derinti dokumentų naikinimo aktus atitinkamam valstybiniam archyvui. Dokumentus galima naikinti tik po to, kai sudaryti nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašai, suderinti su valstybinio archyvo ekspertų komisija ir patvirtinti institucijos vadovo.
LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO DOKUMENTŲ PERDAVIMAS
IŠ INSTITUCIJŲ Į VALSTYBINIUS ARCHYVUS
22. Valstybės ir vietos savivaldos institucijos, perduodančios nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybinius archyvus, yra šių archyvų komplektavimo šaltiniai. Komplektavimo šaltinių sąrašus sudaro valstybiniai archyvai, o tvirtina Lietuvos archyvų departamentas.
23. Į komplektavimo šaltinių sąrašus Lietuvos archyvų departamento sprendimu gali būti įrašytos nevalstybinės institucijos, turinčios reikšmingų Lietuvos istorijai ir kultūrai dokumentų ir sutinkančios vykdyti Lietuvos valstybiniam archyvų fondui keliamus dokumentų kaupimo, saugojimo, tvarkymo ir naudojimo reikalavimus.
24. Dokumentai iš institucijų – komplektavimo šaltinių į valstybinius archyvus perduodami praėjus Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo nustatytam dokumentų saugojimo institucijose laikui. Valstybiniai archyvai priima tik nustatytąja tvarka aprašytus ir sutvarkytus šių institucijų dokumentus.
LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO PAPILDYMAS
26. Lietuvos valstybinis archyvų fondas papildomas:
26.1. reikšmingais Lietuvos istorijai ir kultūrai esamų ir likviduojamų nevalstybinių institucijų, sutinkančių perduoti dokumentus valstybiniam saugojimui, dokumentais;
26.2. Lietuvos valstybės, politikos, verslo, ūkio, mokslo, kultūros ir meno veikėjų veiklos metu susidariusiais arba surinktais kitų fizinių asmenų dokumentais;
26.3. nevalstybinių institucijų ir fizinių asmenų, neužtikrinančių reikšmingų Lietuvos istorijai ir kultūrai dokumentų tinkamo saugojimo, dokumentais;
26.4. surastais valstybinių ir nevalstybinių institucijų išliekamąją vertę turinčiais dokumentais arba jų kompleksais;
26.5. fizinių asmenų dovanotais, testamentu paliktais ar valstybės iš jų pirktais dokumentais, atlikus vertės ekspertizę;
26.6. sugrąžintais iš užsienio Lietuvos istorinio paveldo dokumentais bei užsienyje gyvenančių asmenų sukauptais ir Lietuvos Respublikos įsigytais dokumentais;
27. Perduodant valstybiniam saugojimui nevalstybinių institucijų ir fizinių asmenų dokumentus, sudaroma sutartis, kurioje nurodomos šių dokumentų priėmimo, tvarkymo ir naudojimo sąlygos. Fiziniai asmenys, neatlygintinai perdavę dokumentus valstybiniam saugojimui, turi teisę nemokamai gauti jų kopijas.
LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO DOKUMENTŲ NAUDOJIMAS
29. Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentais leidžiama tik naudotis, jie negali būti pirkimo-pardavimo ir kitų sandorių, pažeidžiančių valstybės nuosavybės teisę į šiuos dokumentus, objektas.
30. Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentų saugotojai:
30.1. teikia susipažinti ir tirti fondo dokumentus ar jų kopijas skaitykloje arba kitoje tam darbui pritaikytoje patalpoje nustatytąja tvarka;
30.3. savarankiškai arba kartu su kitomis institucijomis skelbia fondo dokumentus, rengia dokumentų parodas, leidžia informacinius leidinius;
31. Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentai gali būti skolinami:
31.1. teisėtvarkos institucijoms laikinai naudoti laikotarpiui iki 3 mėnesių pagal nustatytos formos aktą;
31.2. nevalstybiniams juridiniams ir fiziniams asmenims – fondų sudarytojams, jeigu tai numatyta sutartyse;
32. Už paskolintų laikinai naudoti dokumentų saugumą atsako juos paėmusi institucija. Skolinamus dokumentus siųsti paštu draudžiama.
33. Nevalstybinių institucijų ir fizinių asmenų dokumentai, priimti valstybiniam ar depozitiniam saugojimui pagal sutartis arba palikti testamentu, naudojami sutartyje arba testamente numatytomis sąlygomis.
Iš fizinių asmenų nupirkti dokumentai naudojami valstybinių saugyklų nuožiūra.
34. Dokumentai, kurių naudojimą riboja įstatymai ir kiti teisės aktai, naudojami tų įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO PRIEŽIŪRA IR ATSAKOMYBĖ
36. Lietuvos archyvų departamentas vykdo Lietuvos valstybinio archyvų fondo priežiūrą ir kontrolę.
Valstybiniai archyvai kontroliuoja, kaip institucijos, esančios jų komplektavimo šaltinių sąrašuose, laikosi įstatymų, kitų teisės aktų bei dokumentų, reglamentuojančių Lietuvos valstybinio archyvų fondo kaupimą, tvarkymą, saugojimą ir naudojimą, teikia joms metodinę pagalbą.
Valstybės ir vietos savivaldos institucijos kontroliuoja pavaldžių institucijų, nesančių valstybinių archyvų komplektavimo šaltinių sąrašuose, raštvedybos ir archyvų būklę.
37. Valstybės valdymo institucijos, rengiančios savo reguliavimo srities raštvedybos, institucijų archyvų tvarkymo taisykles, specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodykles, derina šiuos dokumentus su Lietuvos archyvų departamentu.
38. Institucijos, įrašytos į valstybinių archyvų komplektavimo šaltinių sąrašus, su atitinkamais valstybiniais archyvais derina:
39. Valstybinių archyvų darbuotojai turi teisę susipažinti, kaip institucijose bei jų archyvuose rengiami, kaupiami, tvarkomi ir saugomi dokumentai, patikrinti jų būklę ir kiekį, gauti visą reikiamą informaciją.
40. Valstybės ir vietos savivaldos institucijos, kurios yra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai, kasmet iki kovo 1 d. pateikia atitinkamam valstybiniam archyvui duomenis apie jose esančių dokumentų kiekį ir būklę.
41. Valstybės ir vietos savivaldos institucijos atsako už savo ir joms pavaldžių institucijų raštvedybos organizavimą, dokumentų kaupimą, tvarkymą, saugojimą, naudojimą ir ne rečiau kaip kartą per 5 metus pateikia Lietuvos archyvų departamentui ar atitinkamam valstybiniam archyvui nustatyta tvarka duomenis apie jų ir joms pavaldžių institucijų dokumentų kiekį ir būklę.