LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖ
N U T A R I M A S
DĖL LIETUVOS ARCHYVŲ FONDO SĄVADO NUOSTATŲ PATVIRTINIMO
1996 m. balandžio 19 d. Nr. 480
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389) 15 straipsniu, Lietuvos Respublikos Vyriausybė nutaria:
2. Pripažinti netekusiu galios Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1995 m. kovo 6 d. nutarimą Nr. 323 „Dėl Lietuvos archyvų fondo sąvado nuostatų patvirtinimo“ (Žin., 1995, Nr. 21-499).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
1996 m. balandžio 19 d. nutarimu Nr. 480
LIETUVOS ARCHYVŲ FONDO SĄVADO NUOSTATAI
Bendroji dalis
1. Šie nuostatai reglamentuoja Lietuvos archyvų fondo sąvado (toliau vadinama – sąvadas) rengimą, tvarkymą, funkcionavimą, naudojimą ir finansavimą.
2. Sąvadas yra Lietuvos Respublikos nacionalinis registras, Lietuvos valstybės informacinės infrastruktūros dalis.
3. Sąvado duomenys įeina į Lietuvos valstybinio archyvų fondo sudėtį. Sąvadas funkcionuoja valstybinių archyvų kompiuteriniame tinkle, bendroje elektroninės informacijos aplinkoje, ir atitinka tarptautinius archyvų standartus. Sąvado sandara, duomenų formatai ir jų kodai atitinka Lietuvos Respublikos standartus ir užtikrina informacijos mainus tarp sąvado tvarkytojų ir kitų valstybinių registrų telekomunikacijos priemonėmis.
4. Sąvadas sudaromas valstybiniams archyvams, kitų valstybinių saugyklų, valstybės valdžios ir valdymo, vietos savivaldos, teisėtvarkos institucijų, Lietuvos banko, valstybinių įstaigų ir įmonių (toliau vadinama – valstybinės ir vietos savivaldos institucijos) archyvams registruoti, informacijai apie jų archyvinius fondus bei dokumentus kaupti. Duomenys apie nevalstybinių institucijų ir fizinių asmenų archyvus, dokumentų fondus bei dokumentų kolekcijas, reikšmingas Lietuvos istorijai ir kultūrai, į sąvadą įtraukiami tų fondų sudarytojų ir laikytojų sutikimu.
5. Sąvado paskirtis – sukurti Lietuvos archyvų fondo dokumentų informacinę sistemą, sudarančią sąlygas tobulinti valdymo ir administravimo sprendimų priėmimą, realizuoti piliečių teisę gauti informaciją ir panaudoti tyrimams istorinį bei kultūrinį paveldą, užtikrinti Lietuvos archyvų fondo dokumentų apskaitą ir kontrolę nepriklausomai nuo jų juridinio statuso ir saugojimo vietos.
Sąvado tvarkytojai
6. Vadovaujantysis sąvado tvarkytojas yra Lietuvos archyvų departamentas, kuris vadovauja sąvado rengimui, tvarkymui, funkcionavimui ir disponuoja jo duomenimis. Vadovaujantysis sąvado tvarkytojas turi teisę gauti reikiamus duomenis iš valstybinių registrų.
7. Sąvado tvarkytojai yra Lietuvos archyvų departamentui pavaldūs valstybiniai archyvai, kurie, vadovaudamiesi šiais nuostatais ir vadovaujančiojo sąvado tvarkytojo nurodymais, kaupia, registruoja, saugo ir tvarko duomenis apie savo profilio Lietuvos archyvų fondo dokumentus, jų kompleksus bei šių dokumentų saugotojus, konsultuoja juos informacijos įtraukimo į sąvadą klausimais. Sąvado tvarkytojai turi teisę tikrinti pateiktą informaciją ir reikalauti ją patikslinti.
8. Valstybinės institucijos privalo vykdyti vadovaujančiojo ir kitų sąvado tvarkytojų nurodymus dėl sąvado sudarymo, tvarkymo, informacijos pateikimo bei jos naudojimo. Nevalstybinių institucijų ir fizinių asmenų informacijos pateikimo bei jos naudojimo sąlygos nustatomos rašytiniu susitarimu tarp sąvado tvarkytojo ir nevalstybinės institucijos arba fizinio asmens.
Sąvado informacijos struktūra
9. Sąvado objektai yra:
9.1. duomenys apie Lietuvos archyvų fondo dokumentų saugotojus (valstybinius archyvus, kitas valstybines saugyklas, valstybines ir vietos savivaldos institucijas, nevalstybines institucijas ir fizinius asmenis);
10. Informacijos apie saugotojų turimus dokumentus ar jų kompleksus šaltiniai yra:
10.2. duomenys apie kitose valstybinėse saugyklose (muziejuose ir bibliotekų rankraštynuose, mokslo ir mokymo įstaigose) saugomus dokumentus;
10.3. duomenys apie valstybinių ir vietos savivaldos institucijų bei valstybės remiamų juridinių asmenų, įrašytų į valstybinių archyvų komplektavimo šaltinių sąrašus, turimus dokumentus;
10.4. duomenys apie nevalstybinių institucijų ar fizinių asmenų, su kuriais yra rašytinis susitarimas, turimus dokumentus;
11. Sąvadui pateikiami duomenys skirstomi į kelias informacines sritis:
12. Pagrindiniai duomenys apie dokumentų saugotojus ir dokumentus yra:
12.1. informacijos saugotojo (turėtojo) – juridinio asmens pavadinimas arba fizinio asmens vardas, pavardė, adresas, telefonai, teisinis statusas, atsakingas asmuo;
Sąvado tvarkymas, funkcionavimas ir naudojimas
14. Sprendimą dėl duomenų apie dokumentus ar jų kompleksus įtraukimo į sąvadą priima vadovaujantysis sąvado tvarkytojas. Sąvado duomenys nuolat papildomi ir tikslinami. Sąvado gaunamos informacijos registravimo formą, aprašymo taisykles ir duomenų pateikimo tvarką nustato vadovaujantysis sąvado tvarkytojas.
15. Duomenys apie dokumentus ar jų kompleksus, nepriklausančius valstybei, gali būti įtraukti į sąvadą tik savininko sutikimu. Skelbti sąvado duomenis apie šių dokumentų ar jų kompleksų savininkus ir dokumentų saugojimo vietą be savininkų sutikimo draudžiama.
16. Juridiniai ir fiziniai asmenys savo iniciatyva gali siūlyti sąvado tvarkytojams įtraukti į sąvadą informaciją apie jų nuosavybėje esančius dokumentus. Tokiu atveju vadovaujantysis sąvado tvarkytojas sąvado tvarkytojų teikimu duoda atsakymą ne vėliau kaip per 30 dienų.
17. Valstybinės dokumentų saugyklos, kitos valstybinės ir vietos savivaldos institucijos vadovaujančiojo sąvado tvarkytojo nustatyta tvarka pateikia užpraeitų kalendorinių metų duomenis sąvado tvarkytojams kasmet iki kovo 1 dienos. Sąvado tvarkytojai vadovaujančiajam sąvado tvarkytojui duomenis pateikia kasmet iki balandžio 1 dienos. Apie svarbius turimų dokumentų kompleksų pasikeitimus sąvado tvarkytojas informuojamas nedelsiant.
18. Nevalstybinės institucijos ir fiziniai asmenys, kurių dokumentus ar jų kompleksus apibūdinantys duomenys yra įtraukti į sąvadą, informaciją apie pasikeitimus pateikia taip, kaip numatyta rašytiniame susitarime su sąvado tvarkytoju.
19. Pasikeitus duomenims, nurodytiems šių nuostatų 12.1 punkte, valstybinės ir vietos savivaldos institucijos privalo per 15 dienų pranešti apie tai sąvado tvarkytojui. Šios informacijos pateikimo terminas turi būti aptartas rašytiniuose susitarimuose su nevalstybinėmis institucijomis ir fiziniais asmenimis. Likviduojant ar reorganizuojant instituciją, kurios dokumentus ar jų kompleksus apibūdinantys duomenys įtraukti į sąvadą, jo teisių perėmėjas arba steigėjas praneša apie tai sąvado tvarkytojui per 3 dienas po priimto sprendimo.
20. Sąvado duomenimis naudojasi juridiniai ir fiziniai asmenys Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1995 m. liepos 19 d. nutarimo Nr. 989 „Dėl naudojimosi valstybinių kadastrų, klasifikatorių ir registrų duomenimis tvarkos“ (Žin., 1995, Nr. 61-1537, Nr. 70-1680, Nr. 98-2189; 1996, Nr. 14-366, Nr. 28-689) nustatyta tvarka.