LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTRAS
Į S A K Y M A S
DĖL PHARE PROGRAMOS PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMO IR FINANSINĖS PRIEŽIŪROS MINISTERIJOJE, KITOJE VALSTYBĖS INSTITUCIJOJE AR ĮSTAIGOJE, GAUNANČIOJE FINANSINĘ PARAMĄ PAGAL PHARE PROGRAMĄ, TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2004 m. liepos 23 d. Nr. 1K-276
Vilnius
Siekdamas nustatyti pagrindinius PHARE programos projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros vykdymo principus,
tvirtinu PHARE programos projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros ministerijoje, kitoje valstybės institucijoje ar įstaigoje, gaunančioje finansinę paramą pagal PHARE programą, taisykles (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos
finansų ministro
2004 m. liepos 23 d.
įsakymu Nr. 1K-276
PHARE PROGRAMOS projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros ministerijoje, kitoje valstybės institucijoje ar įstaigoje, gaunančioje finansinę paramą pagal PHARE programą, TAISYKLĖS
I. Bendrosios nuostatos
1. PHARE programos projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros ministerijoje, kitoje valstybės institucijoje ar įstaigoje, gaunančioje finansinę paramą pagal PHARE programą, taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato PHARE programos projektų įgyvendinimo ir finansinės priežiūros vykdymo tvarką.
2. Taisyklėse vartojamos sąvokos:
Paramos gavėjas – ministerija, kita valstybės institucija ar įstaiga, gaunanti finansinę paramą pagal PHARE programą.
Tiekėjas – bet kuris ūkio subjektas – fizinis asmuo, privatusis juridinis asmuo, viešasis juridinis asmuo ar tokių asmenų grupė, galintis pasiūlyti ar siūlantis prekes, paslaugas, darbus.
Kitos Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Finansinių Europos Sąjungos paramos programų lėšų valdymo ir kontrolės taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. liepos 31 d. nutarimu Nr. 953 (Žin., 2001, Nr. 68-2472), sąvokas.
II. PHARE PROJEKTO ĮGYVENDINIMAS
3. Paramos gavėjas, gavęs iš Finansų ministerijos informaciją apie pasirašytus Finansinius memorandumus, kuriais patvirtinami PHARE projektai (toliau vadinama – projektai) ir jų aprašymai (Project fiche), nedelsdamas savo institucijoje paskiria Vyresnįjį PHARE programos pareigūną (toliau vadinama – VPP), kitus atsakingus asmenis, užtikrina pakankamą žmogiškųjų išteklių kiekį ir jų tinkamą kompetencijos lygį, procedūrų, metodologijų ir kitų priemonių, reikalingų sėkmingam projekto įgyvendinimui, buvimą. Paramos gavėjas pasirašo sutartį dėl PHARE programos projektų įgyvendinimo ir priežiūros pagal Finansų ministerijos patvirtintą sutarties formą ir pateikia ją Centrinei projektų valdymo agentūrai (toliau vadinama – CPVA) kartu su VPP pasirašyta Vyresniojo PHARE programos pareigūno deklaracija.
4. VPP atsako už projekto veiklos tinkamą koordinavimą ir priežiūrą, užduočių, susijusių su projektu, įvykdymą, projekto rezultatus. Paramos gavėjas laikosi projekto aprašyme (Project fiche) nurodyto projekto įgyvendinimo grafiko, informuoja CPVA apie pasikeitimus arba vėlavimus, užtikrina visų parengiamųjų darbų atlikimą institucijoje (konkretaus viešojo pirkimo poreikio nustatymą ir detalizavimą, techninių užduočių parengimą, suderinimą su kitomis institucijomis, leidimų gavimą ir kita).
5. Pasibaigus projekto parengiamiesiems darbams, paramos gavėjas pagal CPVA nustatytą formą ir pildymo instrukcijas parengia ir pateikia CPVA detalų viešųjų pirkimų planą.
6. CPVA patvirtinus viešųjų pirkimų planą, paramos gavėjas organizuoja:
6.1. išankstinio skelbimo apie numatomus viešuosius pirkimus parengimą ir pateikia CPVA tvirtinti (jei išankstinis skelbimas buvo numatytas viešųjų pirkimų plane);
7. CPVA paskelbus apie pirkimą, paramos gavėjas:
8. CPVA parengus pirkimo sutartį, paramos gavėjas ją pasirašo ir grąžina CPVA. Paramos gavėjas, gavęs iš CPVA visų sutarties šalių pasirašytą pirkimo sutartį, nedelsdamas organizuoja sutarties įgyvendinimą, prižiūri jos vykdymą ir informuoja CPVA bei Finansų ministeriją apie problemas, galinčias turėti įtakos sutarties įgyvendinimui.
9. Paramos gavėjas užtikrina, kad pirkimo sutarties įgyvendinimo pradžioje tiekėjas surengtų įvadinį posėdį (Inception, Kick–off Meeting). Posėdyje privalo dalyvauti paramos gavėjo atstovai, atsakingi už projekto rezultatus, VPP ir tiekėjas, taip pat CPVA bei Finansų ministerijos atstovai. Susitikimo metu turi būti aptariamos pirkimo sutarties ir kiekvienos užduoties atskirai įgyvendinimo detalės.
10. Įgyvendindamas pirkimo sutartį paramos gavėjas:
10.4. vertina, ar tiekėjo suteiktos paslaugos, pristatytos prekės ar atlikti darbai atitinka pirkimo sutarties reikalavimus;
10.5. tikrina, derina ir tvirtina tiekėjo pateiktus projekto įgyvendinimo dokumentus (priėmimo-perdavimo aktus, sutarties vykdymo ataskaitas ir kitus dokumentus, numatytus sutartyje), teikia tiekėjui pastabas dėl projekto įgyvendinimo dokumentų neatitikimo pirkimo sutarties reikalavimams;
10.6. patvirtintus projekto įgyvendinimo dokumentus teikia CPVA, jei tai numatyta pirkimo sutartyje;
10.7. išduoda pirkimo sutarties reikalavimus atitinkančių pasiektų projekto rezultatų priėmimo pažymą, kai tiekėjas pabaigia paslaugų teikimą, prekių tiekimą ar darbų atlikimą;
11. Paramos gavėjas įvertina projekto įgyvendinimo riziką ir nedelsdamas informuoja CPVA apie priežastis, galinčias daryti neigiamą įtaką tinkamam projekto įgyvendinimui.
III. PHARE PROJEKTŲ FINANSINĖS PRIEŽIŪROS VYKDYMAS
13. Paramos gavėjas pagal savo parengtus patikros lapus tikrina ir tvirtina:
13.1. tiekėjo pateiktą sąskaitą avansui ir avanso garantiją, jei avansinis mokėjimas yra apmokamas paramos gavėjo iš nacionalinių lėšų, ir užtikrina avanso apmokėjimą;
13.2. kitas tiekėjo sąskaitas ir kartu su sąskaitomis pateikiamus dokumentus. Jei sąskaita yra apmokama iš PHARE programos lėšų, paramos gavėjas patvirtintą sąskaitą ir kartu su sąskaitomis pateikiamus dokumentus išsiunčia CPVA apmokėti. Jei sąskaita yra apmokama paramos gavėjo iš nacionalinių lėšų, paramos gavėjas užtikrina patvirtintos sąskaitos apmokėjimą.
14. Pateiktoje sąskaitoje, kartu su sąskaitomis pateikiamuose dokumentuose ar garantijoje nustačius techninių ar finansinių neatitikimų pirkimo sutarties reikalavimams, paramos gavėjas siunčia tiekėjui raštą (kartu su sąskaitos, kitų dokumentų ar garantijos originalais), prašydamas ištaisyti nustatytus neatitikimus.
IV. PHARE Projekto ATASKAITų RENGIMAS IR PATEIKIMAS
16. Paramos gavėjas CPVA ir Finansų ministerijai teikia šias ataskaitas pagal Lietuvos Respublikos Finansų ministro 2004 m. vasario 17 d. įsakymu Nr. 1K-051 (Žin., 2004, Nr. 28-916) patvirtintas formas:
16.1. ataskaita apie bendrojo finansavimo lėšų panaudojimą PHARE programos lėšomis finansuojamiems projektams teikiama kas mėnesį iki kito kalendorinio mėnesio 15 d. Prie ataskaitos būtina pridėti sąskaitų-faktūrų ar kitų pateisinančių mokėjimus, atliktus per ataskaitinį periodą, dokumentų kopijas, patvirtintas įgaliotųjų asmenų;
16.2. ataskaita apie PHARE projektų techninio įgyvendinimo pažangą teikiama kas mėnesį iki kito kalendorinio mėnesio 15 d.;
17. Paramos gavėjas teikia CPVA pirkimo sutartyje numatytas projektų įgyvendinimo mėnesio, ketvirčio ir galutines ataskaitas, taip pat kitą informaciją, susijusią su projektų įgyvendinimu.
18. Paramos gavėjas atsako už PHARE projekto priežiūros ataskaitos (Monitoring report) parengimą laiku ir jos pristatymą PHARE priežiūros pakomitečio bei Jungtinio PHARE priežiūros komiteto posėdžiuose.
19. PHARE projekto priežiūros ataskaita rengiama remiantis PHARE projektų techninio įgyvendinimo pažangos ataskaitomis.
20. Paramos gavėjas užtikrina informacijos, pateiktos ataskaitose, teisingumą ir sudaro sąlygas CPVA patikrinti šią informaciją.
V. pažeidimų įgyvendinant ir prižiūrint PHARE programos projektus nustatymAS ir atskaitomybė
22. Paramos gavėjo valstybės tarnautojai ar darbuotojai privalo pranešti savo tiesioginiam vadovui apie nustatytus arba įtariamus pažeidimus. Apie pažeidimą praneša tas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, kuris pirmas pastebėjo pažeidimą ar įtaria, kad pažeidimas gali įvykti. Vadovas, kuriam buvo pranešta apie pažeidimą, turi raštu informuoti paramos gavėjo vadovybę ir vyresnįjį PHARE programos pareigūną.
23. Tuo atveju, jeigu pažeidimą nustatęs ar įtaręs valstybės tarnautojas ar darbuotojas mano, kad jo tiesioginis vadovas nesiima tinkamų veiksmų pažeidimui ištaisyti, jis turi teisę kreiptis tiesiogiai į Įgaliotąjį valstybės pareigūną.
24. Pagrindiniai pažeidimų tipai gali būti:
25. Pažeidimas pagal pobūdį gali būti:
25.2. su finansiniu poveikiu / be finansinio poveikio (Irregularity with financial impact / without financial impact);
26. Tyčinis pažeidimas – reiškia bet kokių PHARE projektų įgyvendinime dalyvaujančių institucijų (Nacionalinio fondo, CPVA, paramos gavėjo arba tiekėjo) padarytas pažeidimas veikimu arba neveikimu siekiant naudos sau arba kitam asmeniui. Tai gali būti:
26.3. kai sąskaitos suma viršija sumą, nustatytą kontrakte, arba faktiškai gautų prekių, atliktų darbų, suteiktų paslaugų sumą;
27. Netyčinis pažeidimas – reiškia bet kokių PHARE projektų įgyvendinime dalyvaujančio institucijų (Nacionalinio fondo, CPVA, paramos gavėjo arba tiekėjo) padarytas pažeidimas dėl neapdairumo, kurio pasekoje pažeidžiamos patvirtintos procedūros. Tai gali būti:
28. Pažeidimas su finansiniu poveikiu – tai pažeidimas, kurio pasekoje buvo apmokėtos nepagrįstos išlaidos.
29. Pažeidimas be finansinio poveikio – tai toks pažeidimas, kuris buvo nustatytas prieš kompensavimą nepagrįstų išlaidų tiekėjui, kuomet nepagrįstų išlaidų kompensavimas nebuvo atliktas ir remiantis atskleistu pažeidimu vėliau nebus atliekamas.
30. Sisteminis pažeidimas – tai toks pažeidimas, kuris vysta pakartotinai arba su didele tikimybe vėl pasikartoti visoje sistemoje per įvairius projektus. Tai dažniausiai yra netyčiniai pažeidimai dėl vidaus kontrolės procedūrų nepakankamumo, jie gali pasireikšti horizontaliai per visus projektus arba vertikaliai atliekant keletą auditų.
31. Vienkartinis pažeidimas – tai toks pažeidimas, kuris įvyksta viename projekte, tačiau ne visoje sistemoje. Jis gali įvykti dėl subjektyvių veiksmų arba klaidų tam tikrame specifiniame projekte ir gali būti tiek tyčinis, tiek netyčinis.
32. Jei aptiktas pažeidimas yra ištaisomas prieš mokėjimą ir tai neužtraukia jokios administracinės arba baudžiamosios atsakomybės, paramos gavėjas apie pažeidimą pranešti neprivalo. Ši išlyga netaikoma, kai pažeidimas pastebimas po mokėjimo, kadangi tokiu atveju reikia imtis išieškojimo procedūrų ir pranešti Europos Komisijai apie pažeidimą.
33. Nacionalinis fondas per 2 mėnesius po kiekvieno ketvirčio pabaigos informuoja Europos Komisiją apie visus pažeidimus, dėl kurių buvo pradėtas administracinio pažeidimo, nusikaltimo arba baudžiamojo nusižengimo tyrimas. Nacionalinis fondas Europos Komisiją informuoja per OLAF kontaktinę instituciją – Finansinių nusikaltimų tyrimų tarnybą prie Vidaus reikalų ministerijos (FNTT). FNTT informaciją pateikia Europos kovos su sukčiavimu tarnybai.
VI. PHARE PROJEKTO RENGIMO IR ĮGYVENDINIMO METU SUKAUPTŲ DOKUMENTŲ Saugojimas
34. Paramos gavėjas tvarko ir saugo dokumentus, susijusius su PHARE programos projektu, Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) nustatyta tvarka.