LIETUVOS RESPUBLIKOS ŽEMĖS ŪKIO MINISTRO
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS ŽEMĖS ŪKIO MINISTERIJOS DARBO REGLAMENTO PATVIRTINIMO
2008 m. gruodžio 3 d. Nr. 3D-658
Vilnius
Atsižvelgdama į Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. rugpjūčio 12 d. nutarimą Nr. 1002 „Dėl Pavyzdinio ministerijų darbo reglamento patvirtinimo“ (Žin., 2003, Nr. 80-3639):
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos žemės ūkio
ministro 2008 m. gruodžio 3 d.
įsakymu Nr. 3D-658
LIETUVOS RESPUBLIKOS ŽEMĖS ŪKIO MINISTERIJOS
DARBO REGLAMENTAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos darbo reglamentas (toliau – reglamentas) nustato Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos (toliau – ministerija) darbo tvarką.
2. Ministerija savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, įstatymais, kitais Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Ministro Pirmininko potvarkiais, Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos nuostatais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. rugsėjo 15 d. nutarimu Nr. 1120 (Žin., 1998, Nr. 83-2327; 2008, Nr. 46-1732), šiuo reglamentu ir kitais teisės aktais.
3. Ministerija savo veiklą grindžia įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo ir kitais Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975) nustatytais principais.
4. Lietuvos Respublikos Seime, Lietuvos Respublikos Prezidento kanceliarijoje, Lietuvos Respublikos Vyriausybėje, kitose valstybės institucijose ir įstaigose ministerijai atstovauja ministras arba pagal kompetenciją jo pavedimu viceministras, ministerijos valstybės sekretorius, ministerijos sekretoriai ar kitas ministerijos valstybės tarnautojas.
5. Šiame reglamente vartojamos santrumpos:
Administracijos padalinys – ministerijos savarankiškas padalinys ir (arba) struktūrinis padalinys.
Darbuotojas – valstybės tarnautojas ir (arba) darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį.
Savarankiškas padalinys – departamentas ir (arba) skyrius, kuris nėra departamento struktūros dalis.
Struktūrinis padalinys – skyrius, kuris yra departamento struktūros dalis, ir (arba) poskyris, kuris yra skyriaus struktūros dalis.
Vadovas – atitinkamo administracijos padalinio vadovas ir (arba) jo pavaduotojas.
II. BENDRIEJI MINISTERIJOS STRUKTŪROS IR DARBO KLAUSIMAI
Ministras, ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai ir visuomeniniai konsultantai
6. Ministerijai vadovauja ministras, kuris atsakingas už jam pavestas žemės ir maisto ūkio, žuvininkystės ir kaimo plėtros valstybės valdymo sritis ir tiesiogiai atsakingas už Lietuvos Respublikos Vyriausybės programos ir jos įgyvendinimo priemonių, priklausančių ministerijos kompetencijai, įgyvendinimą. Ministras koordinuoja ir kontroliuoja administracijos padalinių veiklą. Taip pat ministras koordinuoja ir kontroliuoja ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų veiklą, jei šių funkcijų nepaveda ministerijos valstybės sekretoriui ir (ar) ministerijos sekretoriams ir jei įstatymai nenustato kitaip.
7. Ministras yra atsakingas Lietuvos Respublikos Seimui, Respublikos Prezidentui ir tiesiogiai pavaldus Ministrui Pirmininkui.
Ministras Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatyta tvarka informuoja visuomenę apie savo, kaip ministerijos vadovo, veiklą ministerijos interneto tinklalapyje, esant galimybei ir poreikiui, ir per kitas visuomenės informavimo priemones arba susitikimuose su gyventojais.
8. Ministrą laikinai pavaduoti gali tik Ministro Pirmininko paskirtas kitas Lietuvos Respublikos Vyriausybės narys. Pavaduojantis ministras neatlieka funkcijų, nurodytų Lietuvos Respublikos Vyriausybės įstatymo (Žin., 1994, Nr. 43-772; 1998, Nr. 41(1)-1131) 26 straipsnio 3 dalies 6, 9, 13, 14 ir 15 punktuose.
9. Ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai – viceministras, ministro patarėjas (patarėjai), ministro atstovas spaudai ir kiti ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai – padeda ministrui formuoti politines nuostatas ir prioritetus, priimti sprendimus ir juos įgyvendinti.
Ministerijos administracija ir ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos
11. Ministerija turi savo administraciją. Ministerijos administracijai vadovauja ministerijos valstybės sekretorius. Jeigu ministerijos valstybės sekretoriaus laikinai nėra, visas arba dalį jo funkcijų ministras paveda atlikti ministerijos sekretoriui.
Jeigu ministerijos sekretoriaus laikinai nėra, jo funkcijas atlieka ministro paskirtas kitas ministerijos sekretorius arba įstatymų nustatyta tvarka laikinai į ministerijos sekretoriaus pareigas perkeltas savarankiško padalinio vadovas.
12. Ministerijos administracijos struktūra formuojama atsižvelgiant į įstatymų ir kitų teisės aktų ministerijai pavestos srities valstybės valdymo funkcijas, nustatytus tikslus ir uždavinius, strateginius veiklos planus ir ministerijai Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintą didžiausią leistiną darbuotojų pareigybių skaičių.
13. Administracijos padaliniai darbą organizuoja vadovaudamiesi ministro patvirtintais jų nuostatais. Viceministras, ministerijos valstybės sekretorius, ministerijos sekretoriai, administracijos padalinių vadovai ir kiti valstybės tarnautojai jiems pavestas funkcijas atlieka vadovaudamiesi pareigybių aprašymais, parengtais ir patvirtintais pagal Valstybės tarnautojų pareigybių aprašymo ir vertinimo metodiką, patvirtintą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. gegužės 20 d. nutarimu Nr. 685 (Žin., 2002, Nr. 51-1953; 2007, Nr. 50-1922; 2008, Nr. 49-1809), darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, – pareigybių aprašymais.
14. Prie ministerijos gali būti Lietuvos Respublikos Vyriausybės steigiami departamentai, kontrolės ar apskaitos funkcijas atliekančios tarnybos, inspekcijos ir kitos įstaigos.
15. Lietuvos Respublikos Vyriausybės pavedimu ministerija vykdo dalį ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos steigėjo funkcijų.
Ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų, jei šių įstaigų vadovai yra valstybės biudžeto asignavimų valdytojai, veikla organizuojama vadovaujantis strateginiais veiklos planais. Ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų, jei šių įstaigų vadovai nėra valstybės biudžeto asignavimų valdytojai, veikla organizuojama vadovaujantis metiniais veiklos planais. Ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų strateginius ar metinius veiklos planus tvirtina ministras. Tvirtinti ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos metinius veiklos planus ministras gali pavesti ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos vadovui. Ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų strateginiai ir metiniai veiklos planai rengiami vadovaujantis Strateginio planavimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 6 d. nutarimu Nr. 827 (Žin., 2002, Nr. 57-2312; 2007, Nr. 23-879), ir skelbiami šios įstaigos interneto tinklalapyje.
Ministerijos kolegija
16. Ministerijoje sudaroma kolegija – ministro patariamoji institucija. Kolegijos nariai yra ministras (kolegijos pirmininkas), viceministras, ministerijos valstybės sekretorius ir ministerijos sekretoriai. Į kolegijos sudėtį gali būti įtraukiami kiti ministerijos ir kitų institucijų atstovai.
17. Kolegijos narių skaičių nustato, kolegijos personalinę sudėtį ir darbo reglamentą tvirtina ministras. Jis taip pat teikia klausimus kolegijai svarstyti.
Ministerijos veiklos organizavimas
19. Ministerijos veikla organizuojama vadovaujantis ministro patvirtintais strateginiais veiklos planais, rengiamais vadovaujantis Strateginio planavimo metodika ir derinamais su Lietuvos Respublikos Vyriausybės programa, Valstybės ilgalaikės raidos strategija, patvirtinta Lietuvos Respublikos Seimo 2002 m. lapkričio 12 d. nutarimu Nr. IX-1187 (Žin., 2002, Nr. 113-5029), kitais strateginio planavimo dokumentais. Ministerijos strateginiai veiklos planai skelbiami ministerijos interneto tinklalapyje. Sutrumpintam ministerijos strateginiam veiklos planui pritaria Lietuvos Respublikos Vyriausybė.
Ministerijos strateginių veiklos planų rengimą ir jų įgyvendinimą organizuoja ir koordinuoja ministerijos valstybės sekretorius. Ministerijos strateginio veiklos plano įgyvendinimą kontroliuoja ministro tvirtinama strateginio planavimo grupė.
20. Ministerijos veiklos organizavimo tvarką strateginės svarbos klausimais nustato Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministras.
21. Einamieji ministerijos veiklos klausimai aptariami ministro, viceministro, ministerijos valstybės sekretoriaus, ministerijos sekretorių, administracijos padalinių vadovų organizuojamose pasitarimuose. Šiuose pasitarimuose gali būti kviečiami dalyvauti ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovai, kiti ministerijos darbuotojai ir kiti pakviesti asmenys.
Dokumentų pasirašymas
23. Ministras pasirašo dokumentus, siunčiamus Respublikos Prezidentui, Lietuvos Respublikos Seimo Pirmininkui ir jo pavaduotojams, Lietuvos Respublikos Seimo komitetų ir pakomitečių pirmininkams, Lietuvos Respublikos Seimo nariams, Ministrui Pirmininkui, ministrams, Lietuvos Respublikos Konstitucinio Teismo pirmininkui ir Lietuvos Konstitucinio Teismo teisėjams, Lietuvos Aukščiausiojo Teismo pirmininkui, Lietuvos Respublikos Seimo kontrolierių įstaigos vadovui, valstybės kontrolieriui, Lietuvos banko valdybos pirmininkui, generaliniam prokurorui, taip pat atsakymus į Lietuvos Respublikos Seimo narių rašytinius klausimus ir paklausimus, bei kitus įstatymų ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų jam priskirtus pasirašyti dokumentus.
Ministro nesant, šiuos dokumentus ministro rašytiniu pavedimu pasirašo viceministras arba ministerijos valstybės sekretorius ar ministerijos sekretorius pagal ministro nustatytas administravimo sritis, apie tai informuodamas ministrą.
24. Viceministras pasirašo raštus, siunčiamus Respublikos Prezidento patarėjams, Ministro Pirmininko vyriausiajam patarėjui, ministerijoms, kai atsakoma į kitų ministerijų viceministrų pasirašytus raštus. Ministro rašytiniu pavedimu viceministras pasirašo teikimą, kuriuo derinti suinteresuotoms institucijoms teikiamas ministerijos parengtas teisės akto projektas, taip pat teikimą, kuriuo Lietuvos Respublikos Vyriausybei teikiamas suderintas teisės akto projektas.
Viceministras pasirašo ir kitus teisės aktų jam pasirašyti priskirtus dokumentus.
25. Ministerijos valstybės sekretorius pasirašo potvarkius, raštus, siunčiamus Respublikos Prezidento priimamajam, Lietuvos Respublikos Seimo priimamajam, Vyriausybės kancleriui, Lietuvos Respublikos Seimo kontrolieriams, valstybės kontrolieriaus pavaduotojui, ministerijoms, kai atsakoma į kitų ministerijų valstybės sekretorių pasirašytus raštus, ministro rašytiniu pavedimu – teikimą, kuriuo derinti suinteresuotoms institucijoms teikiamas ministerijos parengtas teisės akto projektas, taip pat teikimą, kuriuo Lietuvos Respublikos Vyriausybei teikiamas suderintas teisės akto projektas, sutartis, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, finansinės atskaitomybės ir apskaitos dokumentus, kitus teisės aktų jam pasirašyti priskirtus dokumentus. Prireikus šiuos dokumentus, išskyrus potvarkius, sutartis, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, finansinės atskaitomybės ir apskaitos dokumentus, gali pasirašyti viceministras.
26. Ministerijos sekretoriai pagal ministro nustatytas administravimo sritis pasirašo raštus Lietuvos Respublikos Seimo narių patarėjams, raštus ministerijoms, kai atsakoma į kitų ministerijų sekretorių pasirašytus raštus, atsakymus į fizinių ir juridinių asmenų raštus, kitų valstybės institucijų ar įstaigų persiųstus ministerijai pagal kompetenciją, taip pat kitus teisės aktų jiems pasirašyti priskirtus dokumentus.
27. Prieš ministrui pasirašant (vizuojant) dokumentus, jų antruosius egzempliorius (kopijas) vizuoja ministerijos valstybės sekretorius ir (arba) viceministras.
Prieš viceministrui ar ministerijos valstybės sekretoriui pasirašant (vizuojant) dokumentus, jų antruosius egzempliorius (kopijas) vizuoja ministerijos sekretorius pagal ministro nustatytas administravimo sritis.
Prieš ministerijos sekretoriui pasirašant (vizuojant) dokumentus, jų antruosius egzempliorius (kopijas) vizuoja tiesioginis dokumento rengėjas, jo administracinio padalinio vadovai, Dokumentų valdymo padalinio vyriausiasis specialistas (redaktorius) arba ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos redaktorius (jeigu yra) ir kitų atitinkamų administracijos padalinių ir (ar) ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų, su kurių veiklos sritimi susiję vizuojami dokumentai, vadovai.
28. Savarankiškų padalinių vadovai pagal kompetenciją turi teisę pasirašyti informacinio pobūdžio raštus (ant ministerijos blanko su savarankiško padalinio pavadinimu).
III. PAVEDIMAI, JŲ VYKDYMAS IR VYKDYMO KONTROLĖ
Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Ministro Pirmininko pavedimai
30. Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Ministro Pirmininko pavedimų vykdymo kontrolę reglamentuoja Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamentas.
31. Pavedimų vykdymas ministerijoje kontroliuojamas Dokumentų valdymo posistemyje.
Dokumentų valdymo programos pagalba pavedimų vykdytojams periodiškai siunčiami priminimai apie pavedimo vykdymo terminą, o jam pasibaigus, jei pavedimas neįvykdytas, Dokumentų valdymo padalinio darbuotojas dar kartą informuoja apie neįvykdytą pavedimą.
Pavedimo vykdymo kontrolė baigiama, kai parengtas dokumentas (atsakymas) registruojamas Dokumentų valdymo padalinyje.
Ministro, viceministro, ministerijos valstybės sekretoriaus, ministerijos sekretorių ir ministerijos administracijos padalinių vadovų pavedimai
32. Pavedimai gali būti duodami ministro įsakymais, rezoliucijomis, viceministro rezoliucijomis, ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiais, rezoliucijomis, ministerijos sekretoriaus rezoliucijomis, kitokia rašytine ar žodine forma.
Pavedimai (išskyrus pavedimus, duodamus rezoliucijomis ir žodine forma) ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovams bei valstybės įmonių vadovams siunčiami raštu ir elektroniniu paštu.
33. Pavedimus duoti turi teisę:
33.1. ministras – viceministrui, ministerijos valstybės sekretoriui, ministerijos sekretoriams, administracijos padalinių vadovams, kitiems ministerijos darbuotojams, ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų bei valstybės įmonių vadovams;
33.3. ministerijos valstybės sekretorius – ministerijos sekretoriams pagal jiems nustatytas administravimo sritis, administracijos padalinių vadovams, kitiems ministerijos darbuotojams, išskyrus ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojus, o ministro pavedimu – ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų bei valstybės įmonių vadovams;
33.4. ministerijos sekretoriai pagal jiems nustatytas administravimo sritis – administracijos padalinių vadovams, šių padalinių darbuotojams, išskyrus ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojus, o ministro pavedimu – ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų bei valstybės įmonių vadovams;
34. Pavedimai gali būti duodami keliems vykdytojams. Kai pavedimas duodamas keliems vykdytojams, pagrindiniu pavedimo vykdymo organizatoriumi laikomas pirmasis pavedime nurodytas asmuo, jeigu pavedime nenustatyta kitaip. Kiti pavedimo vykdytojai yra vienodai atsakingi už pavedimo įvykdymą nustatytu laiku ir pirmojo vykdytojo reikalavimu turi pateikti visą reikiamą medžiagą ir atitinkamus pasiūlymus ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki pavedimo įvykdymo termino pabaigos, o kai pavedimas skubus – nedelsiant.
35. Pavedimų vykdymą organizuoja ir kontroliuoja viceministras, ministerijos valstybės sekretorius, ministerijos sekretoriai pagal jiems nustatytas administravimo sritis bei administracijos padalinių vadovai pagal kompetenciją. Ministro pavedimų ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovams vykdymą organizuoja ir kontroliuoja šių įstaigų vadovai.
36. Pavedimas (išskyrus Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Ministro Pirmininko pavedimus ir pavedimus parengti atitinkamą teisės akto projektą) turi būti įvykdytas ne ilgiau kaip per 10 darbo dienų nuo gavimo ministerijos administracijos padalinyje, jeigu pavedime nenurodytas konkretus pavedimo įvykdymo laikas. Pavedimai parengti atitinkamo teisės akto projektą turi būti įvykdyti ne ilgiau kaip per 3 mėnesius nuo jų gavimo ministerijos administracijos padalinyje, jeigu pavedime, įstatyme ar kitame teisės akte, kurio pagrindu duodamas pavedimas, nenurodytas konkretus įvykdymo laikas.
37. Jeigu įvykdyti pavedimo per nustatytą laiką negalima dėl objektyvių priežasčių, nedelsiant apie tai turi būti pranešta pavedimą davusiam ministrui, viceministrui, ministerijos valstybės sekretoriui, ministerijos sekretoriui ar administracijos padalinio vadovui.
38. Laikoma, kad pavedimas įvykdytas, jeigu išspręsti visi jame pateikti klausimai arba į juos atsakyta iš esmės.
39. Ministerijos vadovybės rašytiniai pavedimai registruojami ir jų vykdymas kontroliuojamas naudojant Dokumentų valdymo posistemio Vidaus pavedimų tvarkymo programą (toliau – Vidaus pavedimų tvarkymo programa).
Užregistruoti vidaus pavedimai nuskenuojami, dedami į atitinkamą dokumentacijos plane numatytą bylą ir saugomi Dokumentų valdymo padalinyje teisės aktų nustatyta tvarka. Užregistruotas vidaus pavedimas yra siunčiamas elektroniniu paštu vykdytojams, nurodant įvykdymo terminą. Ministerijos valdymo sričiai priskirtoms įstaigoms pavedimas (išskyrus pavedimus, duodamus rezoliucijomis ir žodine forma) papildomai siunčiamas su lydraščiu paštu.
Vidaus pavedimų tvarkymo programos pagalba pavedimų vykdytojams siunčiami pranešimai apie besibaigiantį ir (ar) pasibaigusį pavedimo įvykdymo terminą.
Pavedimo vykdymo kontrolė baigiama, kai pirmasis pavedimo vykdytojas apie pavedimo įvykdymą ir įvykdymo datą pažymi Vidaus pavedimų tvarkymo programoje tam skirtuose laukuose ir prisega pavedimo pagrindu parengtą raštą ar kitą dokumentą (jei tokie buvo rengiami).
IV. ĮSTATYMŲ IR KITŲ TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ RENGIMAS IR PRIĖMIMAS
Įstatymų ir kitų teisės aktų projektų rengimas ir teikimas derinti
40. Ministerija, įgyvendindama Lietuvos Respublikos Vyriausybės programą ir jos įgyvendinimo priemones, priklausančias ministerijos kompetencijai, vykdydama Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Ministro Pirmininko (Ministrui Pirmininkui pavedus – Vyriausybės kanclerio) pavedimus, taip pat savo iniciatyva rengia ir teikia Lietuvos Respublikos Vyriausybei įstatymų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų ir kitų teisės aktų projektus.
41. Teisės aktų projektams rengti gali būti sudaromos darbo grupės iš ministerijos, ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų, taip pat iš kitų ministerijų darbuotojų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės įstaigų, mokslo ir studijų institucijų, kitų įstaigų, įmonių, organizacijų atstovų.
Rengiant teisės aktų projektus, susijusius su vietos savivaldos institucijų veikla, į darbo grupę turi būti įtraukiami Lietuvos savivaldybių asociacijos deleguoti atstovai.
42. Rengti teisės aktų projektus ministras, viceministras, valstybės sekretorius, ministerijos sekretoriai gali pavesti ministerijos valdymo sričiai priskirtoms įstaigoms pagal kompetenciją.
43. Teisės aktų projektai turi atitikti Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymą (Žin., 1995, Nr. 41-991), Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923), ir Dokumentų rengimo taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 30-1009; 2006, Nr. 60-2169), ir kitų teisės aktų nuostatas.
44. Rengiant ministro įsakymą dėl darbo grupės, komisijos, komiteto, tarybos sudarymo ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų darbuotojai įtraukiami iš anksto suderinus su darbuotojo tiesioginiu vadovu, o kitų institucijų, įstaigų ir organizacijų – pagal šių institucijų, įstaigų ir organizacijų vadovų išankstinį rašytinį patvirtinimą apie darbuotojo delegavimą.
45. Teisės aktų projektai teikiami Teisės padaliniui įvertinti jų atitiktį galiojantiems įstatymams ir kitiems teisės aktams, taip pat suderinti juridinės technikos požiūriu. Teisės aktų projektai turi būti teisiškai įvertinti ne ilgiau kaip per 10 darbo dienų, o įstatymų, taip pat kitų didelės apimties ir (ar) sudėtingų teisės aktų projektai – ne ilgiau kaip per 15 darbo dienų nuo gavimo Teisės padalinyje dienos. Ministras, ministerijos valstybės sekretoriaus gali nustatyti trumpesnį terminą teisės akto projektui teisiškai įvertinti.
Parengti teisės aktų projektai registruojami Teisės padalinyje, teisės aktų projektų registravimo žurnale, kuriame turi būti nurodyta: data, projekto pavadinimas, rengėjo vardas ir pavardė, pareigos, Teisės padalinio darbuotojas, kuriam projektas bus teikiamas teisiškai įvertinti, kita informacija.
46. Teisės aktų (išskyrus ministro įsakymus) projektai pasirašomi (vizuojami) Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento nustatyta tvarka.
47. Prieš teikiant ministrui pasirašyti (vizuoti) teisės akto projekto originalą, jo antrąjį egzempliorių šia eilės tvarka vizuoja:
47.1. projektą rengęs darbuotojas, o jeigu projektą rengė darbo grupė – darbo grupės pirmininkas, o jo nesant – pavaduojantis asmuo;
47.4. Dokumentų valdymo padalinio vyriausiasis specialistas (redaktorius) arba ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos redaktorius (jeigu yra);
47.6. jeigu projektas susijęs su kito administracijos padalinio veiklos sritimi – šio padalinio vadovas;
48. Parengti teisės aktų projektai suinteresuotoms institucijoms teikiami derinti ir derinami Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento nustatyta tvarka.
49. Teisės akto projekto rengėjas, jo struktūrinio padalinio ir savarankiško padalinio vadovai, o jeigu projektą rengia darbo grupė – darbo grupės pirmininkas asmeniškai atsako už laiku ir deramą projekto parengimą, informacijos apie rengiamą teisės aktą pateikimą socialiniams partneriams, su kurių interesais teisės akto projektas yra susijęs, taip pat derinimą, pateikimą Lietuvos Respublikos Vyriausybei.
Kitų institucijų pateiktų teisės aktų projektų derinimas
50. Ministerija Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento nustatyta tvarka teikia pastabas ir pasiūlymus dėl jai pateiktų derinti kitų valstybės institucijų ar įstaigų parengtų teisės aktų projektų.
51. Pateiktus ministerijai vizuoti kitų valstybės institucijų ar įstaigų teisės aktų projektus ministras (arba ministro rašytiniu pavedimu – viceministras, ministerijos valstybės sekretorius ar ministerijos sekretorius pagal ministro nustatytas administravimo sritis) vizuoja tik po to, kai administracijos padalinių darbuotojai pagal kompetenciją juos patikrina. Jeigu dėl pateikto teisės akto projekto ministras turi pastabų ir pasiūlymų, jis vizuoja jį su pastaba, kuri pridedama prie vizuoto teisės akto projekto.
Teisės aktų projektų teikimas Lietuvos Respublikos Vyriausybei
52. Teisės aktų projektai Lietuvos Respublikos Vyriausybei teikiami Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento nustatyta tvarka.
Lietuvos Respublikos Vyriausybei teikiamų svarbesnių ir kitų aktualių norminių teisės aktų projektai skelbiami interneto tinkle Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1999 m. vasario 4 d. nutarimo Nr. 118 „Dėl įstatymų ir kitų norminių teisės aktų projektų skelbimo „Interneto“ tinkle“ (Žin., 1999, Nr. 15-389) nustatyta tvarka. Už teisingą ir laiku skelbtinų projektų ir informacijos apie nebereikalingus skelbti projektus pateikimą Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingam darbuotojui atsako projekto rengėjas ir jo administracijos padalinio vadovas, o už projektų laiku skelbimą ir nebereikalingų skelbti projektų išėmimą iš tinklalapio – Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingas darbuotojas. Informacija apie teisės aktų projektus, kurie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1999 m. vasario 4 d. nutarimo Nr. 118 nustatyta tvarka nėra skelbiami interneto tinkle, suinteresuotiems asmenims gali būti teikiama suderinus ją su ministerijos valstybės sekretoriumi ir (arba) ministerijos sekretoriumi pagal ministro nustatytas administravimo sritis.
Ministro įsakymai
53. Ministras, jo nesant – kitas Lietuvos Respublikos Vyriausybės narys, priima ir pasirašo įsakymus, tikrina, kaip jie įgyvendinami; prireikus kartu su kitais ministrais priima bendrus įsakymus.
54. Ministras priima ir pasirašo įsakymus dėl:
54.1. ministerijos strateginių veiklos planų, ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų strateginių veiklos planų patvirtinimo;
54.2. ministerijos administracijos struktūros, ministerijos darbuotojų pareigybių sąrašo patvirtinimo;
54.3. administracijos padalinių nuostatų, ministerijos darbuotojų ir ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovų pareigybių aprašymų patvirtinimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės pavedimu – ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų nuostatų ir jų administracijos struktūros patvirtinimo;
54.4. ministerijos darbuotojų priėmimo į pareigas ir atleidimo iš pareigų, atostogų suteikimo ministerijos valstybės tarnautojams, pašalpų ir tarnybinių ar drausminių nuobaudų skyrimo ministerijos darbuotojams, jų skatinimo, jeigu ministras nepaveda šių funkcijų atlikti ministerijos valstybės sekretoriui;
54.5. ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovų priėmimo į pareigas ir atleidimo iš pareigų, atostogų suteikimo, pašalpų ir tarnybinių ar drausminių nuobaudų skyrimo, skatinimo, jei įstatymai nenustato kitaip;
56. Rengiant ministro įsakymų projektus, perkeliančius ir (ar) įgyvendinančius Europos Sąjungos direktyvų ar kitų Europos Sąjungos teisės aktų nuostatas, kartu parengiamos ir Europos Sąjungos reikalų koordinavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. sausio 9 d. nutarimu Nr. 21 (Žin., 2004, Nr. 8-184; 2005, Nr. 57-1950), 7 priede nustatytos formos direktyvų (kitų Europos Sąjungos teisės aktų) ir Lietuvos Respublikos nacionalinių teisės aktų (teisės aktų projektų) atitikties lentelės (toliau – atitikties lentelė), kurios įvedamos į Lietuvos narystės Europos Sąjungoje informacinę sistemą.
57. Ministro įsakymų, kuriais nustatoma paramos iš Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto ar Europos Sąjungos paramos fondų lėšų naudojimo tvarka arba kuriais prisiimami (ar padidinami) finansiniai, garantiniai ir kiti skoliniai įsipareigojimai, tenkintini iš Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų, projektai turi būti suderinti su Finansų ministerija.
Ministro įsakymų projektai taip pat derinami su kitais, teisės aktų numatytais, asmenimis.
Rengėjai ministro įsakymais tvirtinamų dokumentų didelės apimties ir (arba) sudėtingas formas raštu ir (arba) el. paštu derina su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu.
58. Rengiant ministro įsakymo pakeitimo projektą, kartu parengiamas ir šio įsakymo projekto lyginamasis variantas. Ministro įsakymo pakeitimo projekto lyginamasis variantas dėstomas analogiškai kaip ir parengtasis įsakymo projektas, laikantis Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų 52.1–52.6 punktuose nustatytų reikalavimų. Jei dėstomas nauja redakcija įsakymas keičiamas iš esmės ir lyginamojo varianto parengti neįmanoma, projekto lyginamasis variantas nepateikiamas.
59. Ministro įsakymo projekto pirmojo lapo antroje pusėje įrašoma informacija apie įsakymo skelbtinumą „Valstybės žiniose“, „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“ ir ministerijos interneto tinklalapyje, nurodant projekto rengėją (vardą, pavardę), telefono numerį, administracijos padalinį ir padalinio vadovą (vardą, pavardę). Už įsakymo skelbtinumą ar neskelbtinumą atsako (vizuoja) Teisės padalinio vadovas.
60. Ministro įsakymo rengiamas tik vienas egzempliorius (originalas). Jeigu rengiamas kelių ministrų bendras įsakymas, jo originalo egzempliorių rengiama ir vizuojama tiek, kiek ministrų pasirašo įsakymą.
61. Prie teikiamo vizuoti ministro įsakymo projekto pridedamas aiškinamasis raštas, kurį pasirašo savarankiško padalinio, parengusio įsakymo projektą, vadovas ar jį pavaduojantis asmuo. Aiškinamajame rašte nurodomos ministro įsakymo projekto rengimą paskatinusios priežastys, projekto tikslai ir uždaviniai.
62. Prieš teikiant ministrui pasirašyti įsakymo projekto originalą, jis vizuojamas šio reglamento 47.1–17.10 punktuose nustatyta eilės tvarka.
63. Ministro įsakymų projektus personalo klausimais (priėmimo į pareigas (darbą) ir atleidimo iš jų, pašalpų skyrimo, priedų ir priemokų nustatymo, dėl atostogų suteikimo, tarnybinių komandiruočių ir kt.) vizuoja Personalo padalinio darbuotojas, jo vadovas, ministerijos sekretoriai pagal administruojamą veiklos sritį ir ministerijos valstybės sekretorius.
64. Individualių ministro įsakymų projektus vizuoja bent vienas Teisės padalinio darbuotojas, atsakingas už teisės aktų atitikties galiojantiems įstatymams ir kitiems teisės aktams įvertinimą bei suderinimą juridinės technikos požiūriu.
65. Jeigu dėl pateikto vizuoti ministro įsakymo projekto šio reglamento 47.1–47.10 punktuose nurodyti asmenys turi pastabų ir pasiūlymų, į kuriuos projekto rengėjas neatsižvelgia ar atsižvelgia iš dalies, jie projektą vizuoja su pastaba, kuri pridedama prie vizuoto projekto arba užrašoma virš vizos rekvizito.
66. Pasirašyti ministro įsakymai registruojami jų pasirašymo dienos data.
Jeigu priimamas kelių ministrų bendras įsakymas, jis registruojamas po to, kai įsakymą pasirašo visi ministrai, paskutinio ministro pasirašymo dienos data. Už ministerijos dokumentų valdymą atsakingas ministerijos, kurios ministras inicijavo įsakymą, administracijos padalinys suderina su kitų ministerijų, kurių ministrai pasirašė bendrą įsakymą, administracijos padaliniais, atsakingais už dokumentų valdymą, įsakymo registravimo datą bei numerį ir jį registruoja.
67. Užregistravus ministro įsakymą, ne vėliau kaip per tris darbo dienas projektą rengęs darbuotojas Dokumentų valdymo padaliniui pateikia užpildytą nustatytos formos įsakymo išsiuntimo rodyklę, pagal kurią įsakymas elektroniniu paštu išsiunčiamas ministerijos vadovybei ir rodyklėje nurodytiems administracijos padaliniams. Įsakymą rengusio darbuotojo savarankiško padalinio vadovo sprendimu rodyklėje nurodytiems socialiniams partneriams, įsakyme nurodytoms institucijoms (darbuotojams) bei kitiems suinteresuotiems asmenims išsiunčiamas su lydraščiu paštu.
68. Ministro įsakymai skelbiami ir įsigalioja Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų skelbimo ir įsigaliojimo tvarkos įstatymo (Žin., 1993, Nr. 12-296; 2002, Nr. 124-5626) ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų, Vyriausybės sprendimų, Vyriausybės rezoliucijų, Ministro Pirmininko potvarkių, ministrų, Vyriausybės įstaigų, kitų valstybės valdymo institucijų vadovų ir kolegialių institucijų teisės aktų pateikimo oficialiai skelbti „Valstybės žiniose“ ir skelbimo interneto tinklalapiuose tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1999 m. rugpjūčio 23 d. nutarimu Nr. 918 (Žin., 1999, Nr. 71-2236; 2003, Nr. 28-1144; 2005, Nr. 146-5328), nustatyta tvarka.
69. Rengėjas skelbtinus ministro įsakymus ne vėliau kaip per 3 dienas nuo jų pasirašymo elektroniniu paštu siunčia Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingam darbuotojui.
Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingas darbuotojas skelbtinus ministro įsakymus ministerijos interneto tinklalapyje paskelbia ne vėliau kaip per 3 dienas nuo jų oficialaus paskelbimo „Valstybės žiniose“, o individualius ministro įsakymus, skelbtinus tik ministerijos interneto tinklalapyje, – ne vėliau kaip per 3 dienas nuo jų pasirašymo. Rengėjas ne vėliau kaip kitą darbo dieną po ministro įsakymo paskelbimo „Valstybės žiniose“ apie tai informuoja Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingą darbuotoją.
Už teisingą ir laiku skelbtinų ministro įsakymų pateikimą Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingam darbuotojui atsako projekto rengėjas ir jo administracijos padalinio vadovas, o už skelbimą laiku – Informacinių technologijų eksploatavimo padalinio atsakingas darbuotojas.
Ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiai
70. Ministerijos valstybės sekretorius, o kai jo laikinai nėra, – ministerijos sekretorius, atliekantis ministerijos valstybės sekretoriaus funkcijas, pagal kompetenciją priima potvarkius.
Prieš teikiant ministerijos valstybės sekretoriui pasirašyti potvarkio projekto originalą, jis vizuojamas šio reglamento 47.1–47.4, 47.6 ir 71 punktuose nustatyta tvarka.
71. Ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkių projektus, kuriuos reikia įvertinti atitikties galiojantiems įstatymams ir kitiems teisės aktams požiūriu, vizuoja bent vienas Teisės padalinio darbuotojas, atsakingas už teisės aktų atitikties galiojantiems įstatymams ir kitiems teisės aktams įvertinimą ir suderinimą juridinės technikos požiūriu.
Sutarčių rengimas ir sudarymas
72. Ministerijos vardu sutartis, išskyrus tarptautines ir slaptas, pasirašo ministerijos valstybės sekretorius arba rašytiniu ministro pavedimu ministerijos sekretoriai pagal jų administravimo sritis.
73. Teikiant vizuoti ar pasirašyti sutartis, prie jų turi būti pridedami visi dokumentai, pagrindžiantys sutarties sudarymo būtinumą ir pagrindus (pvz., Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimai, ministro įsakymai, protokolai, techninės užduotys, išlaidų sąmatos, pagrindžiančios sutarties kainą, sutarties vykdymo grafikai, pažymos apie finansavimą ir kiti su sutarties objektu susiję dokumentai). Už minėtų dokumentų pateikimą atsakingas sutarties rengėjas, už jų teisinį ir dalykinį suderinimą su sutarties sąlygomis yra atsakingi sutartį vizavę asmenys.
74. Įgaliotos sutarties šalys pasirašo sutartį ir kiekvieną sutarties priedą. Dokumentas, pasirašomas tik vienos iš sutarties šalių, nėra laikomas ir neturi būti įvardijamas kaip sutarties priedas. Kiekviename sutarties priede turi būti nurodyta sutarties, prie kurios pridedamas priedas, pavadinimas, registracijos numeris ir sudarymo data. Priedai turi būti numeruojami. Apie kiekvieną prie sutarties pridedamą priedą turi būti nurodyta sutarties tekste.
75. Sutarties ir jos priedų, liekančių ministerijai, originalus privalomai vizuoja šio reglamento 47.1–47.3, 47.6–47.8 punktuose nurodyti asmenys. Jei sutartį rengia ministerijos valdymo sričiai priskirta įstaiga, sutarties bei jos priedų, liekančių ministerijai, originalus privalomai vizuoja sutartį rengęs darbuotojas, jo struktūrinio padalinio ir savarankiško padalinio vadovai, sutartį rengusios ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos vadovai, šio reglamento 47.6–47.8 punktuose nurodyti asmenys. Šio reglamento 47.7 punkte nurodytas asmuo vizuoja sutartį ant kiekvieno jos lapo.
Jei pirkimas, dėl kurio sudaroma prekių, paslaugų ir (ar) darbų pirkimo–pardavimo sutartis, atliktas vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo (Žin., 1996, Nr. 84-2000; 2006, Nr. 4-102) nustatyta tvarka, minėtą sutartį taip pat vizuoja Teisės padalinio darbuotojas, užtikrinantis, kad ministerijos prekių, paslaugų ir (ar) darbų pirkimai būtų vykdomi pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimus.
76. Už tinkamą ir laiku sutarties sudarymą, sutarties vykdymo sistemingą kontrolę ir jos pratęsimą atsakingas sutartį rengęs darbuotojas, jo struktūrinio padalinio ir savarankiško padalinio vadovai, jei sutartį rengia ministerijos valdymo sričiai priskirta įstaiga – šios įstaigos vadovas ir ministerijos sekretorius pagal administruojamą veiklos sritį.
77. Ministerijoje liekančio sutarties egzemplioriaus paskutinio lapo kairiajame apatiniame kampe turi būti nurodytas sutarties rengėjas (pvz., „Rengėjas: vardas, pavardė, parašas, data“), o pirkimo sutartyse – ir prekių grupė (pvz., „BVPŽ kodas – 302“) pagal Bendro viešųjų pirkimų žodyno (BVPŽ) skaitmeninio kodo pirmus tris skaitmenis, arba paslaugų kategorija (pvz., „Kategorija – 15“) pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo 2 priedėlį.
78. Sutartį parengęs ministerijos (ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos) darbuotojas ir administracijos padalinio vadovas (ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos vadovas) atsako, kad pasibaigus sutarties galiojimo laikui (įvykdžius sutartyje nustatytus šalių įsipareigojimus, nutraukus ar pakeitus sutartį), ne vėliau kaip per 10 darbo dienų Buhalterinės apskaitos padaliniui būtų pateikti visi sutartyje nurodyti dokumentai, taip pat ir visi kiti dokumentai, susiję su sutarties sudarymu, vykdymu, nutraukimu, papildymu ar pakeitimu. Tuo atveju, kai dokumentų originalų pateikti negalima (pvz., ataskaita apie išlaidų sąmatoje numatytų lėšų panaudojimą ir kt.), pateikiamos šių dokumentų kopijos. Kai nurodytu laiku negalima pateikti nei dokumentų originalų, nei jų kopijų, pateikiama šią aplinkybę paaiškinanti pažyma, pasirašyta savarankiško padalinio (ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos), rengusio sutartį, vadovo.
Kai rengiami perdavimo–priėmimo aktai (ataskaitos), jie turi būti surašomi 2 egzemplioriais, pasirašomi sutartį rengusio ministerijos savarankiško padalinio (ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos) vadovo kartu su kita sutarties šalimi ir tvirtinami ministerijos valstybės sekretoriaus, išskyrus šio reglamento 79 punkte nurodytą atvejį.
79. Tuo atveju, kai prekių, paslaugų ir (ar) darbų viešojo pirkimo (toliau – pirkimas) sandoriai neįforminami rašytine pirkimo sutartimi, perdavimo–priėmimo aktus (ataskaitas), pavizuotus pirkimo iniciatoriaus ir jo savarankiško padalinio vadovo, pasirašo pirkimo organizatorius kartu su kita sandorio šalimi ir tvirtina ministerijos valstybės sekretorius.
Perdavimo–priėmimo akto (ataskaitos) vienas egzempliorius saugomas Buhalterinės apskaitos padalinyje.
80. Pirkimo sutartį parengęs ministerijos darbuotojas ir administracijos padalinio vadovas atsako už tai, kad įvykdžius sutartyje nustatytus šalių įsipareigojimus, nutraukus ar pakeitus sutartį, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas apie tai būtų raštu informuotas Buhalterinės apskaitos padalinys ir Teisės padalinio darbuotojas, užtikrinantis, kad ministerijos prekių, paslaugų ir (ar) darbų pirkimai būtų vykdomi pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimus.
81. Buhalterinės apskaitos padalinys sutartis registruoja Darbų, paslaugų ir kitų sutarčių registre ir saugo ministerijos sudaromų sutarčių ir jų priedų vizuotus variantus (originalus), perdavimo–priėmimo aktus (ataskaitas). Darbų, paslaugų ir kitų sutarčių registre nurodoma sutarties sudarymo data, registracijos numeris ir šalys.
82. Kai nevykdomi sutartyje ar atskiruose jos punktuose nustatyti šalių įsipareigojimai, sutartį parengusio ministerijos savarankiško padalinio (ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos) vadovas apie tai nedelsdamas raštu informuoja šio reglamento 72 punkte nurodytą sutartį pasirašiusį asmenį, kuris priima atitinkamą sprendimą dėl minėtos sutarties.
83. Sutarties šalims susitarus pratęsti sutartį, sutarties projektas privalo būti parengtas, suderintas su atitinkamais ministerijos administracijos padaliniais ir pateiktas ministerijos valstybės sekretoriui ar ministerijos sekretoriui ne vėliau kaip iki sutartyje, kurią norima pratęsti, nustatytų šalių įsipareigojimų įvykdymo termino pabaigos.
84. Tarptautinės sutartys rengiamos ir sudaromos vadovaujantis Lietuvos Respublikos tarptautinių sutarčių įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1948) ir Lietuvos Respublikos tarptautinių sutarčių rengimo ir sudarymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. spalio 1 d. nutarimu Nr. 1179 (Žin., 2001, Nr. 84-2938, 2004, Nr. 175-6497), ir kitais teisės aktais.
V. MINISTERIJOS DOKUMENTŲ VALDYMAS
85. Ministerijos dokumentų valdymą organizuoja Dokumentų valdymo padalinys, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982), Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 (Žin., 2002, Nr. 5-211; 2005, Nr. 132-4773), Dokumentų rengimo taisyklėmis, Lietuvos Respublikos terminų banko įstatymu (Žin., 2004, Nr. 7-129), Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu (Žin., 1999, Nr. 105-3019; 2004, Nr. 4-29), Įslaptintos informacijos administravimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2005 m. gruodžio 5 d. nutarimu Nr. 1307 (Žin., 2005, Nr. 143-5193) ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka. Europos Sąjungos institucijų dokumentai tvarkomi vadovaujantis Darbo su Europos Sąjungos institucijų dokumentais taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro 2005 m. vasario 18 d. įsakymu Nr. 3D-83.
Ministerijos dokumentų valdymui užtikrinti Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos valstybės sekretorius kiekvienais metais tvirtina dokumentacijos planą.
86. Ministerijos parengti ir su jos veikla susiję gauti dokumentai nustatyta tvarka registruojami atitinkamuose dokumentų registruose pagal Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos valstybės sekretoriaus tvirtinamą Dokumentų registrų sąrašą. Tik atitinkamuose dokumentų registruose užregistruoti dokumentai laikomi oficialiais.
87. Ministro įsakymai, ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiai veiklos klausimais, gaunami ir siunčiami dokumentai registruojami Dokumentų valdymo padalinyje Dokumentų valdymo posistemyje, o ministerijos vadovybės pavedimai – Vidaus pavedimų tvarkymo programoje. Užregistruoti ministro įsakymų, ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkių veiklos klausimais ir ministerijos vadovybės pavedimų originalai saugomi Dokumentų valdymo padalinyje.
Ministro įsakymai ir ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiai personalo valdymo klausimais registruojami ir saugomi Personalo padalinyje, išskyrus įsakymus ir potvarkius komandiruočių į užsienį klausimais, kurie registruojami ir saugomi Protokolo padalinyje.
88. Ministerijos darbo grupių, komisijų, komitetų, tarybų posėdžių ir pasitarimų protokolai, tarptautinio bendradarbiavimo susitarimai ir dokumentai, patvirtinantys susitarimų įvykdymą, registruojami ir saugomi Dokumentų valdymo padalinyje.
89. Ministerijos sutartys registruojamos ir saugomos Buhalterinės apskaitos padalinyje, o įslaptintos – Dokumentų valdymo padalinyje.
90. Dokumentai, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, rengiami, taip pat registruojami ir saugomi Dokumentų valdymo padalinyje teisės aktų nustatyta tvarka.
91. Asmenų prašymai, pranešimai ir skundai registruojami Interesantų priėmimo padalinyje Dokumentų valdymo posistemyje ir saugomi Interesantų priėmimo padalinyje.
93. Visa gaunama korespondencija priimama Dokumentų valdymo padalinyje. Dokumentų valdymo padalinyje atplėšiami visi gauti vokai, išskyrus vokus su užrašu „asmeniškai“ ir „konkursui“. Jeigu darbuotojas, kuriam adresuotas laiškas, susipažinęs su raštu „asmeniškai“, nusprendžia jį nustatyta tvarka įregistruoti, dokumentas kartu su voku grąžinamas Dokumentų valdymo padaliniui.
94. Dokumentų valdymo padalinys patikrina, ar gauta korespondencija atsiųsta pagal paskirtį, ar yra visi gautame dokumente nurodyti pridedami dokumentai ir priedai. Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų, apie tai informuojamas siuntėjas.
95. Ministerijai adresuoti faksu ar elektroniniu paštu Dokumentų valdymo padalinyje gauti dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka. Ministerijai adresuoti faksu ir elektroniniu paštu, administracijos padaliniuose gauti dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir nedelsiant perduodami Dokumentų valdymo padaliniui, o asmenų prašymai, pranešimai ir skundai – Interesantų priėmimo padaliniui registruoti.
96. Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, privataus pobūdžio laiškai, periodiniai leidiniai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą.
97. Netinkamai įforminti (be lydraščio arba be siunčiamo dokumento rekvizitų) dokumentai neregistruojami, o įrašomi į Gautų be lydraščių ir netinkamai įformintų dokumentų apskaitos žurnalą ir perduodami pagal kompetenciją pasirašytinai atitinkamiems administracijos padaliniams.
98. Ministerijai ar jos administracijos padaliniui adresuoti Dokumentų valdymo padalinyje gauti faksu netinkamai įforminti dokumentai (be lydraščio arba be siunčiamo dokumento rekvizitų) neregistruojami, o elektroniniu paštu siunčiami atitinkamiems administracijos padaliniams.
99. Gauti dokumentai jų gavimo dieną registruojami Dokumentų valdymo padalinyje Dokumentų valdymo posistemyje, o asmenų prašymai, pranešimai ir skundai – Interesantų priėmimo padalinyje Dokumentų valdymo posistemyje, kuriuose fiksuojama dokumento gavimo data, registracijos numeris, pavadinimas, siuntėjas ir kita informacija.
Užregistravus dokumentą, jo pirmajame lape dedamas registracijos spaudas. Registracijos spaude užrašoma dokumento gavimo data, registracijos numeris ir dokumentas perduodamas ministerijos valstybės sekretoriui (ministrui, viceministrui) susipažinti ir spręsti dėl jo paskyrimo vykdyti.
100. Paskirdamas dokumentą vykdyti ar susipažinti ministerijos valstybės sekretorius jo pirmajame lape, rezoliucijos rekvizito vietoje, užrašo rezoliuciją, kurioje nurodo ministerijos sekretorių pagal jų administravimo sritį ar ministerijos valstybės sekretoriaus administravimo srities savarankiško padalinio vadovą (rezoliucijoje taip pat gali būti nurodytas ministras ir viceministras).
101. Dokumentai su ministerijos valstybės sekretoriaus rezoliucijomis grąžinami į Dokumentų valdymo padalinį.
102. Dokumentų valdymo padalinys perrašo ministerijos valstybės sekretoriaus rezoliucijas į Dokumentų valdymo posistemį, o dokumentai su rezoliucijomis įdedami į atitinkamus ministrui, viceministrui, ministerijos sekretoriams skirtus segtuvus ar ministerijos valstybės sekretoriaus administravimo srities savarankiško padalinio langelius, iš kurių atsakingi administracijos padalinių darbuotojai pasiima ir perduoda rezoliucijoje nurodytiems asmenims.
103. Ministerijos sekretoriai pagal savo administravimo sritis užrašo rezoliucijas, o atsakingi administracijos padalinių darbuotojai grąžina dokumentus Dokumentų valdymo padaliniui.
104. Dokumentų valdymo ir Interesantų priėmimo padaliniai perrašo rezoliucijas į Dokumentų valdymo posistemį, nuskenuotus dokumentus išsiunčia el. paštu rezoliucijose nurodytiems pirmiesiems vykdytojams, o dokumentus perduoda atsakingiems administracijos padalinių darbuotojams.
105. Atsakingi administracijos padalinių darbuotojai dokumentus perduoda rezoliucijoje nurodytam savarankiško padalinio, turinčio struktūrinių padalinių, vadovui, kuris užrašo rezoliuciją struktūrinių padalinių vadovams pagal kompetenciją ir grąžina atsakingam administracijos padalinio darbuotojui. Atsakingi administracijos padalinių darbuotojai rezoliucijas perrašo į Dokumentų užduočių vykdymo kontrolės žurnalą ir elektroniniu paštu nuskenuotus dokumentus išsiunčia visiems rezoliucijose nurodytiems vykdytojams, o dokumentus perduoda struktūrinio padalinio vadovui. Struktūrinio padalinio vadovas užrašo rezoliuciją savo padalinio darbuotojui pagal kompetenciją ir išsiunčia elektroniniu paštu.
106. Savarankiško padalinio, neturinčio struktūrinių padalinių, vadovas užrašo rezoliuciją savo padalinio darbuotojui pagal kompetenciją ir išsiunčia elektroniniu paštu.
107. Prireikus rezoliucijoje nurodyti vykdytojai, išskyrus pirmąjį vykdytoją, dokumentą el. paštu nukreipia šio reglamento 105–106 punktuose nustatyta tvarka.
108. Prireikus keisti rezoliucijoje nurodytą pirmąjį vykdytoją gali tik rezoliuciją užrašęs asmuo. Apie keitimą būtina informuoti Dokumentų valdymo padalinį.
109. Gautų dokumentų, į kuriuos turi būti atsakyta per šiuose dokumentuose ar teisės aktų nustatytą terminą, vykdymas kontroliuojamas Dokumentų valdymo posistemyje.
110. Siunčiami dokumentai įforminami ministerijos blanke. Ministerijos vadovybei pasirašyti parengti dokumentai turi būti pateikiami su nustatyta tvarka vizuotu antruoju dokumento egzemplioriumi. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, pasirašyti jis teikiamas kartu su dokumentu, į kurį atsakoma. Registruoti teikiamame dokumente rengėjas įrašo siunčiamų dokumentų registro identifikavimo žymenį ir bylos pagal dokumentacijos planą indeksą, o Dokumentų valdymo padalinys – dokumento registracijos datą ir dokumento eilės numerį, užregistruoja Dokumentų valdymo posistemyje ir skenuotą saugo duomenų bazėje. Jei siunčiamas atsakymas į gautą raštą, turi būti rašoma gauto dokumento nuoroda („Į“ , dokumento, į kurį atsakoma, data ir jo registracijos numeris). Dokumentų valdymo padalinio darbuotojas, prieš registruodamas siunčiamą dokumentą ar teisės aktą, patikrina, ar teisės aktas vizuotas Dokumentų valdymo padalinio vyriausiojo specialisto (redaktoriaus) arba ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos redaktoriaus (jeigu yra) ir Terminijos komisijos pirmininko, o siunčiamas dokumentas – vyriausiojo specialisto (redaktoriaus) arba ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos redaktoriaus (jeigu yra).
111. Jeigu raštas siunčiamas daugiau negu šešiems arba apibendrintiems adresatams, pridedamas adresatų sąrašas, kuris įforminamas atskirai. Jo pavadinime nurodomas siunčiamo dokumento sudarytojas, data ir registracijos numeris. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, pasirašomas vienas siunčiamo rašto egzempliorius, kuris išsiunčiamas pirmajam adresatų sąraše nurodytam adresatui, o kitiems adresatams siunčiamos Dokumentų valdymo padalinio antspaudu patvirtintos rašto kopijos ar nuorašai.
112. Už siunčiamo dokumento tinkamą įforminimą ir suderinimą asmeniškai atsako dokumento rengėjas ir jo administracinio padalinio vadovai.
113. Pasirašytas ir užregistruotas dokumentas išsiunčiamas adresatui, o antrasis egzempliorius su vizomis ir kartu su dokumento, į kurį atsakoma, originalu, dedamas į atitinkamą dokumentacijos plane numatytą bylą ir saugomas administracijos padalinyje teisės aktų nustatyta tvarka.
114. Dokumentų nuorašai teikiami kitoms institucijoms ar asmenims be vizų ir rezoliucijų. Dokumentų kopijos (su vizomis ir rezoliucijomis) gali būti teikiamos kitoms institucijoms ar asmenims tik teisės aktų nustatytais atvejais ir rašytiniu šių asmenų prašymu. Kai kitoms institucijoms ar asmenims reikia pateikti tik dokumento dalį, susijusią su konkrečiu faktu ar sprendimu, konkrečiu asmeniu ar asmenų grupe, daromas dokumento išrašas. Visais atvejais siunčiamasis dokumentas patvirtinamas Dokumentų valdymo padalinio antspaudu.
115. Dokumentų kopijos, nuorašai ir išrašai tvirtinami:
115.1. dokumentų, saugomų Dokumentų valdymo padalinyje, – šio padalinio vedėjo Dokumentų valdymo padalinio antspaudu;
115.2. dokumentų, saugomų administracijos padaliniuose, turinčiuose anspaudą, iki jie neatiduoti Dokumentų valdymo padaliniui – šių padalinių vadovų parašu ir antspaudu;
115.3. dokumentų, saugomų kituose administracijos padaliniuose, iki jie neatiduoti Dokumentų valdymo padaliniui – šių padalinių vadovų parašu ir Dokumentų valdymo padalinio antspaudu;
116. Dokumentų išrašai tvirtinami Dokumentų valdymo padalinio antspaudu, išskyrus saugomų Personalo, Buhalterinės apskaitos, Vidaus apskaitos ir Interesantų priėmimo padaliniuose.
118. Ministerijos darbuotojui Dokumentų valdymo padalinyje saugomi dokumentai pateikiami ministerijos vadovybės leidimu, o kitiems suinteresuotiems asmenims – tik rašytiniu ministerijos vadovybės leidimu.
119. Rengėjas, užregistravęs Nacionalinei mokėjimo agentūrai prie Žemės ūkio ministerijos (toliau – Agentūra) adresuotą siunčiamą dokumentą, tą pačią dieną jį įrašo į Dokumentų valdymo padalinyje esantį Agentūrai adresuotų dokumentų įteikimo žurnalą ir dokumentą palieka Agentūrai skirtame langelyje.
120. Asmenų prašymų, pranešimų ir skundų registravimo, perdavimo nagrinėti bei sprendimų dėl išnagrinėtų prašymų, pranešimų ir skundų įforminimo ir išsiuntimo procedūras nustato Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministras.
121. Kai dokumentą reikia išversti iš/į užsienio kalbą, vertimą užsakantis darbuotojas parengia prašymą, kurį vizuoja jo padalinio vadovas ir Buhalterinės apskaitos padalinio vadovas, ir pateikia jį ministerijos valstybės sekretoriui. Vertimą užsakantis darbuotojas ministerijos valstybės sekretoriaus pasirašytą prašymą kartu su pageidaujamu išversti dokumentu pateikia Europos Sąjungos atstovavimo koordinavimo padalinio atsakingam darbuotojui ir elektroniniu paštu išsiunčia jam pageidaujamą išversti dokumentą.
Europos Sąjungos atstovavimo koordinavimo padalinio atsakingas darbuotojas organizuoja dokumento vertimą. Iš vertimų biuro gautą vertimą Europos Sąjungos atstovavimo koordinavimo padalinio atsakingas darbuotojas elektroniniu paštu persiunčia vertimą užsakiusiam darbuotojui.
Gavęs patvirtinimą, jog vertimas atliktas kokybiškai, Europos Sąjungos atstovavimo koordinavimo padalinio atsakingas darbuotojas parengia paslaugų perdavimo–priėmimo aktą, kurį pasirašo vertimą užsakiusio padalinio vadovas, Buhalterinės paskaitos padalinio vadovas ir tvirtina ministerijos valstybės sekretorius. Kartu su vertimą atlikusios įmonės išrašyta PVM sąskaita–faktūra paslaugų perdavimo–priėmimo aktas pateikiamas Buhalterinės apskaitos padaliniui.
VI. UŽSIENIO VALSTYBIŲ OFICIALIŲ ASMENŲ, TARPTAUTINIŲ INSTITUCIJŲ IR ORGANIZACIJŲ ATSTOVŲ PRIĖMIMAS
122. Užsienio valstybių oficialių asmenų, tarptautinių institucijų ir organizacijų atstovų susitikimus su ministru, viceministru, ministerijos valstybės sekretoriumi ar ministerijos sekretoriais organizuoja ir rengia Protokolo padalinys ir (arba) administracijos padaliniai pagal kuruojamas sritis, suderinę su Protokolo padaliniu. Medžiagos Protokolo padalinio organizuojamiems susitikimams rengimą koordinuoja Europos Sąjungos reikalų ir tarptautinių ryšių padalinys, pasitelkdamas kitus ministerijos administracinius padalinius ir ministerijos valdymo sričiai priskirtas institucijas.
Protokolo padalinys rengia ir derina vizito darbotvarkę, programas su užsienio šalių ambasadomis, Užsienio reikalų ministerija, koordinuoja svečių pasitikimo, apgyvendinimo, maitinimo, protokolinio priėmimo klausimus, užtikrina vertėjavimą susitikimų metu, dalyvauja ministerijos vadovybės susitikimuose, juos protokoluoja, rūpinasi suvenyrais. Apie susitikimus (priėmimus) informuojami ministerijos Viešųjų ryšių padalinys, ministro atstovas spaudai ir teisės aktų nustatyta tvarka – Užsienio reikalų ministerija.
123. Ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki susitikimo darbotvarkė ir susijusi su susitikimu kita medžiaga pateikiama ministrui, viceministrui, ministerijos valstybės sekretoriui ir (arba) ministerijos sekretoriui pagal ministro nustatytas administravimo sritis. Parengiama svečių priėmimo sąmata, kuri prieš teikiant pasirašyti ministerijos valstybės sekretoriui derinama su sąmatą rengusio darbuotojo administracijos padalinio vadovu, Protokolo ir Buhalterinės apskaitos padaliniais. Įvykus susitikimui, išlaidos nurašomos aktais, kuriuos pasirašo trys Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro įsakymu tvirtinamos komisijos nariai ir tvirtina ministerijos valstybės sekretorius.
124. Užsienio valstybių tarptautinių institucijų ir organizacijų susitikimų su ministerijos sekretoriais atmintines, protokolus rengia administracijos padaliniai pagal kuruojamas sritis ir ne vėliau kaip per tris dienas po susitikimo pateikia juos Protokolo padaliniui.
125. Protokolo padalinys rengia ministro, viceministro, ministerijos valstybės sekretoriaus ir ministerijos sekretorių susitikimų su oficialiomis užsienio šalių delegacijomis protokolus ir teikia juos Užsienio reikalų ministerijai. Protokolo padalinys apie ministro vizitus užsienio valstybėse informuoja Lietuvos Respublikos Vyriausybę bei Užsienio reikalų ministeriją, apie viceministro ir ministerijos valstybės sekretoriaus vizitus – Užsienio reikalų ministeriją.
VII. VISUOMENĖS INFORMAVIMAS IR INFORMACIJOS TEIKIMAS PAGAL VISUOMENĖS PAKLAUSIMUS
127. Visuomenės informavimu apie ministerijos veiklą ir palankios viešosios nuomonės apie ministeriją formavimu rūpinasi ministro atstovas spaudai ir Viešųjų ryšių padalinys.
128. Ministro atstovas spaudai ir Viešųjų ryšių padalinys kartu su kitų administracijos padalinių vadovais ir kitais darbuotojais teikia informaciją visuomenės informavimo priemonėms bei visuomenei, komentuodamas su ministerijos kompetencija susijusius klausimus, informuodamas apie ministerijos vadovybės arba darbuotojų vizitus, susitikimus, pasitarimus, svarbiausius sprendimus, pasirašytus dokumentus ir kitus su ministerijos veikla susijusius klausimus, taip pat rengia visuomenės informavimo priemonėms pranešimus aktualiais klausimais. Pranešimus pasirašo ministro atstovas spaudai ar Viešųjų ryšių padalinio vadovas, suderinęs juos su ministru ar viceministru, ar ministerijos valstybės sekretoriumi, ar ministerijos sekretoriumi pagal ministro nustatytas administravimo sritis.
129. Viešųjų ryšių padalinys apibendrina spaudoje ir kitose visuomenės informavimo priemonėse skelbiamą informaciją, susijusią su ministerijos veikla, ir teikia ją ministrui, viceministrui, ministerijos valstybės sekretoriui ir kitiems ministerijos darbuotojams, ministerijos valdymo sričiai priskirtoms įstaigoms.
130. Ministro atstovas spaudai ir Viešųjų ryšių padalinys organizuoja spaudos konferencijas, rengia joms informacinę medžiagą, informuoja žurnalistus ir visuomenę apie ypatingos reikšmės įvykius, susijusius su ministerijos veikla, organizuoja ministerijos vadovybės interviu ir vykdo kitą su visuomenės informavimu susijusią veiklą.
132. Ministro atstovo spaudai ir Viešųjų ryšių padalinio išplatinti pranešimai spaudai privalo atspindėti oficialią ministerijos poziciją.
133. Informacija pagal visuomenės paklausimus teikiama Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo (Žin., 2000, Nr. 10-236; 2005, Nr. 139-5008), Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro 2005 m. balandžio 4 d. įsakymo Nr. 3D-193 „Dėl visuomenės informavimo“ ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
134. Savarankiškų padalinių ir ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovai, gavę iš Viešųjų ryšių padalinio:
134.1. kritišką visuomenės informavimo priemonių informaciją apie ministerijos ar ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos veiklą, nedelsdami, bet ne vėliau kaip per 1 darbo dieną, pateikia ministerijos valstybės sekretoriui pasiūlymo dėl gautos informacijos įvertinimo arba atsakymo visuomenės informavimo priemonėms projektą, suderintą su ministerijos sekretoriumi pagal administravimo sritį, ir apie tai informuoja Viešųjų ryšių padalinį ir ministro atstovą spaudai;
134.2. klaidingą visuomenės informavimo priemonių informaciją apie ministerijos ar ministerijos valdymo sričiai priskirtos įstaigos veiklą, ne vėliau kaip kitą darbo dieną pateikia Viešųjų ryšių padaliniui ir ministro atstovui spaudai šią informaciją paneigiančio arba paaiškinančio pranešimo projektą, suderintą su ministerijos sekretoriumi pagal administravimo sritį.
VIII. ASMENŲ PRAŠYMŲ, SKUNDŲ IR PRANEŠIMŲ NAGRINĖJIMAS IR JŲ APTARNAVIMAS
136. Asmenų skundai ir pranešimai nagrinėjami vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975), o asmenų prašymai nagrinėjami ir asmenys ministerijoje aptarnaujami vadovaujantis Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 (Žin., 2007, Nr. 94-3779). Asmenų prašymų, pranešimų ir skundų nagrinėjimo bei jų aptarnavimo ministerijoje procedūras nustato Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministras.
Nagrinėjant asmenų prašymus, skundus ir pranešimus, šio punkto pirmoje pastraipoje nurodytų teisės aktų nuostatos taikomos tiek, kiek tų klausimų nereglamentuoja kiti įstatymai ir jų pagrindu priimti teisės aktai.
IX. TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS
137. Ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų, ministerijos valstybės sekretoriaus, ministerijos sekretorių, kitų ministerijos darbuotojų, ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovų išvykimas į tarnybines komandiruotes organizuojamas vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimo Nr. 526 „Dėl Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 74-2555) nustatyta tvarka, Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro 2003 m. rugsėjo 11 d. įsakymo Nr. 3D-374 „Dėl tarnybinių komandiruočių į užsienį“ (žemės ūkio ministro 2005 m. birželio 8 d. įsakymo Nr. 3D-303 redakcija), Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro 2004 m. liepos 16 d. įsakymo Nr. 3D-447 „Dėl Žemės ūkio ministerijos ir jai pavaldžių įstaigų atstovų kelionių į Europos Sąjungos Tarybos darbo organų susitikimus išlaidų kompensavimo“ nustatyta tvarka.
138. Ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų, ministerijos valstybės sekretoriaus, ministerijos sekretorių, kitų ministerijos darbuotojų, ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovų išvykimo į tarnybines komandiruotes į užsienį ir Lietuvos Respublikos teritorijoje klausimus sprendžia ministras. Ministro pavedimu ministerijos sekretorių, kitų ministerijos darbuotojų, ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovų išvykimo į tarnybines komandiruotes į užsienį ir Lietuvos Respublikos teritorijoje klausimus sprendžia ministerijos valstybės sekretorius. Darbuotojas, siunčiamas į komandiruotę Lietuvos Respublikoje, apie organizuojamą komandiruotę informuoja tiesioginį vadovą, o siunčiamas į užsienį – teikia jo administracijos padalinio vadovų vizuotą prašymą ministerijos valstybės sekretoriui.
139. Ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų, ministerijos valstybės sekretoriaus, ministerijos sekretorių, kitų ministerijos darbuotojų, ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovų siuntimas į tarnybines komandiruotes Lietuvos Respublikoje įforminamas ministro įsakymu. Ministro pavedimu ministerijos sekretorių, kitų ministerijos darbuotojų, ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovų siuntimas į tarnybines komandiruotes Lietuvos Respublikoje ir į užsienį įforminamas ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiu. Prieš teikiant pasirašyti įsakymą (potvarkį) dėl tarnybinių komandiruočių į užsienį, jį vizuoja Protokolo padalinio vadovas ir Buhalterinės apskaitos padalinio vadovas, o dėl komandiruočių Lietuvos Respublikoje – į komandiruotę siunčiamo darbuotojo savarankiško padalinio vadovas.
140. Ministro, viceministro, ministerijos valstybės sekretoriaus ar ministerijos sekretorių vykimą į užsienį organizuoja (derina vizito programas, rūpinasi vizomis, bilietais, apgyvendinimu ir kt.) Protokolo padalinys.
141. Protokolo padalinys informuoja Užsienio reikalų ministeriją apie ministro, viceministro, ministerijos valstybės sekretoriaus ir ministerijos sekretorių oficialius ar darbo vizitus į užsienio valstybes (taip pat ministro sudaromų specialiųjų darbo grupių darbo vizitus į užsienio valstybes derėtis ir rengti tarptautinių sutarčių) ne vėliau kaip prieš savaitę (išskyrus iš anksto nenumatytus vizitus), nurodydamas išvykimo laiką, delegacijos sudėtį, numatomus oficialius susitikimus, šių susitikimų tikslus, ir ne vėliau kaip per savaitę nuo vizitų ir susitikimų pabaigos pateikia šiai ministerijai jų ataskaitas.
142. Ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai, ministerijos valstybės sekretorius, ministerijos sekretoriai ne vėliau kaip per 3 darbo dienas po komandiruotės į užsienį atsiskaito už pavedimo arba užduoties atlikimą ministrui, o administracijos padalinių vadovai – ministerijos sekretoriui pagal administravimo sritį arba ministrui ir teikia raštu pasirašytą komandiruotės ataskaitą Protokolo padaliniui. Protokolo padalinys ministro, viceministro ir ministerijos valstybės sekretoriaus komandiruotės ataskaitas teikia Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijai, o ministro ataskaitą – ir Lietuvos Respublikos Vyriausybei. Kiti ministerijos darbuotojai apie pavedimo ar užduoties atlikimą atsiskaito struktūrinio padalinio vadovui ir savarankiško padalinio vadovui ir per 3 darbo dienas pateikia raštu pasirašytą komandiruotės į užsienį ataskaitą Protokolo padaliniui (išskyrus dalyvavusius Europos Sąjungos institucijų ir jų darbo organų posėdžiuose).
143. Ministerijos valdymo sričiai priskirtų įstaigų vadovai ne vėliau kaip per 3 darbo dienas po komandiruotės atsiskaito už pavedimo arba užduoties atlikimą ministerijos sekretoriui pagal administravimo sritį ir pateikia ataskaitą Personalo padaliniui (ataskaitos pateikiamos raštu ir elektroniniu paštu).
144. Valstybės tarnautojai, dalyvavę Europos Sąjungos institucijų ir jų darbo organų posėdžiuose, komandiruotės ataskaitas ne vėliau kaip per 1 darbo dieną po Europos Sąjungos Tarybos ir jos darbo grupių ir ne vėliau kaip per 4 darbo dienas po Europos Komisijos komitetų ir jos darbo organų posėdžių elektroniniu paštu pateikia Europos Sąjungos atstovavimo koordinavimo padaliniui.
145. Ministro, viceministro, ministerijos valstybės sekretoriaus ar ministerijos sekretorių vykimą į užsienį organizuoja (derina vizito programas, rūpinasi vizomis, bilietais, apgyvendinimu ir kt.) Protokolo padalinys.
146. Protokolo padalinys informuoja Užsienio reikalų ministeriją apie ministro, viceministro, ministerijos valstybės sekretoriaus ir ministerijos sekretorių oficialius ar darbo vizitus į užsienio valstybes (taip pat ministro sudaromų specialiųjų darbo grupių darbo vizitus į užsienio valstybes derėtis ir rengti tarptautinių sutarčių) ne vėliau kaip prieš savaitę (išskyrus iš anksto nenumatytus vizitus), nurodydamas išvykimo laiką, delegacijos sudėtį, numatomus oficialius susitikimus, šių susitikimų tikslus, ir ne vėliau kaip per savaitę nuo vizitų ir susitikimų pabaigos pateikia šiai ministerijai jų ataskaitas.
X. ATOSTOGŲ SUTEIKIMAS
147. Atostogos ministerijos valstybės tarnautojams suteikiamos Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo (Žin., 1999, Nr. 66-2130; 2002, Nr. 45-1708) nustatyta tvarka.
Atostogos ministerijos darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, suteikiamos Lietuvos Respublikos darbo kodekso (Žin., 2002, Nr. 64-2569) nustatyta tvarka.
148. Kasmetinės atostogos ministerijos darbuotojams suteikiamos pagal metų pradžioje sudaromą atostogų suteikimo grafiką jų rašytinio prašymo pagrindu.
149. Ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojų, ministerijos valstybės sekretoriaus, ministerijos sekretorių, administracijos padalinių, tiesiogiai pavaldžių ministrui, vadovų atostogų suteikimo grafiką nustato ministras, savarankiškų padalinių (išskyrus administracijos padalinius, tiesiogiai pavaldžius ministrui), vadovų – ministerijos valstybės sekretorius, kitų ministerijos darbuotojų – administracijos padalinių vadovai.
Kasmet, iki ministerijos valstybės sekretoriaus nustatytos datos, administracijos padalinių vadovai turi pateikti Personalo padaliniui ministerijos darbuotojų atostogų suteikimo grafikus.
150. Ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojams, ministerijos valstybės sekretoriui, ministerijos sekretoriams atostogos suteikiamos ministro įsakymu.
151. Kitiems ministerijos valstybės tarnautojams atostogos suteikiamos ministro įsakymu ar ministro pavedimu – ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiu. Darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, atostogos suteikiamos ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiu.
XI. MINISTERIJOS DARBUOTOJŲ SKATINIMAS
153. Ministerijos valstybės tarnautojai skatinami vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymu.
XII. MINISTERIJOS DARBUOTOJŲ ATSAKOMYBĖ
155. Ministerijos valstybės tarnautojai už tarnybinius nusižengimus gali būti traukiami tarnybinėn atsakomybėn, o už ministerijai padarytą materialinę žalą – materialinėn atsakomybėn Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.
156. Ministerijos darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, už darbo drausmės pažeidimus gali būti traukiami drausminėn, o už ministerijai padarytą materialinę žalą – materialinėn atsakomybėn darbo santykius reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka.
XIII. REIKALŲ PERDAVIMAS KEIČIANTIS MINISTRUI, VICEMINISTRUI, MINISTERIJOS VALSTYBĖS SEKRETORIUI, MINISTERIJOS SEKRETORIAMS, ADMINISTRACIJOS PADALINIŲ VADOVAMS, KITIEMS MINISTERIJOS DARBUOTOJAMS
158. Keičiantis ministrui, reikalų perdavimas organizuojamas Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento nustatyta tvarka.
159. Keičiantis viceministrui, ministerijos valstybės sekretoriui, ministerijos sekretoriams, kitiems ministerijos darbuotojams, reikalai perduodami pagal ministro nustatytos formos reikalų perdavimo aktą.
160. Keičiantis viceministrui, ministerijos valstybės sekretoriui, ministerijos sekretoriui ar administracijos padalinio vadovui, reikalai atitinkamai perduodami paskirtam naujam viceministrui, ministerijos valstybės sekretoriui, ministerijos sekretoriui ar administracijos padalinio vadovui. Jeigu nėra paskirto naujo viceministro, ministerijos valstybės sekretoriaus, ministerijos sekretoriaus, administracijos padalinio vadovo, viceministro reikalai ministro pavedimu perduodami ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojui, ministerijos valstybės sekretoriaus reikalai – ministro pavedimu ministerijos sekretoriui, ministerijos sekretoriaus reikalai – ministro pavedimu ministerijos valstybės sekretoriui ar kitam ministerijos sekretoriui, administracijos padalinio vadovo – aukštesniam pagal pavaldumą ministerijos valstybės tarnautojui, o administracijos padalinio, tiesiogiai pavaldaus ministrui, vadovo reikalai – ministro pavedimu kitam ministerijos valstybės tarnautojui.
161. Atleidžiami iš pareigų arba perkeliami į kitas pareigas kiti ministerijos darbuotojai privalo perduoti reikalus (nebaigtus vykdyti dokumentus, nebaigtus spręsti klausimus, turimas bylas), taip pat informacinę ir norminę medžiagą, knygas, įgytas už ministerijos lėšas, antspaudus ir spaudus, kitą turtą, už kurį ministerijos darbuotojas materialiai atsakingas, administracijos padalinio vadovui.
Administracijos padalinio vadovas paskiria darbuotoją (-us), atsakingą (-us) už perduotų reikalų tvarkymą.
XIV. ANTSPAUDO NAUDOJIMAS
163. Ministerijos antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako ministerijos valstybės sekretorius. Ministerijos valstybės sekretoriaus nesant, ministerijos antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako ministro įgaliotas ministerijos darbuotojas.
164. Ministerijos antspaudas naudojamas vadovaujantis Žemės ūkio ministerijos antspaudo su valstybės herbu naudojimo ir saugojimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro 2002 m. gegužės 14 d. įsakymu Nr. 178, ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka. Ministerijos darbuotojai, pagaminę naujus antspaudus ir (ar) spaudus, informuoja atsakingą Dokumentų valdymo padalinio darbuotoją, kuris visus ministerijoje naudojamus antspaudus ir spaudus įrašo į Dokumentų antspaudų ir spaudų apskaitos žurnalą.
XV. MINISTERIJOS DOKUMENTŲ TVARKYMAS, APSKAITA IR SAUGOJIMAS
165. Dokumentų valdymo padalinys, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų tvarkymą, apskaitą ir saugojimą, atsako už ministerijos veiklos dokumentų tvarkymo organizavimą, jų apskaitą ir saugojimą.
166. Už dokumentų tvarkymą ir saugojimą administracijos padaliniuose atsakingi jų vadovai. Ministerijos valstybės sekretorius potvarkiu nustato administracijos padaliniuose atsakingus darbuotojus už bylų sutvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo Dokumentų valdymo padalinio darbuotojui, atsakingam už užbaigtų bylų apskaitos tvarkymą.
167. Praėjus vieneriems metams nuo bylų užbaigimo, atsakingi už bylų tvarkymą ir saugojimą administracijos padaliniuose darbuotojai:
167.4. sudaro laikino saugojimo bylų sąrašus ir teikia juos už užbaigtų bylų apskaitą atsakingam Dokumentų valdymo padalinio darbuotojui;
168. Laikino saugojimo dokumentų bylos saugomos administracijos padaliniuose iki jų saugojimo termino, nustatyto ministerijos Dokumentacijos plane, pabaigos. Pasibaigus laikino saugojimo bylų terminui, atliekama juose esančių dokumentų vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo. Dokumentų vertinimą atlieka ir sprendimą dėl tolesnio jų saugojimo ar sunaikinimo siūlo administracijos padalinių darbuotojai, administruojantys atitinkamą veiklos sritį, kartu su Dokumentų valdymo padalinio darbuotoju, atsakingu už užbaigtų bylų apskaitą. Priėmus sprendimą dėl dokumentų bylų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, naikinimo, už bylų saugojimą ir tvarkymą administracijos padaliniuose atsakingi darbuotojai surašo naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas, teisės aktų nustatyta tvarka suderintas su valstybės archyvu, tvirtinamas ministerijos valstybės sekretoriaus. Už naikinti atrinktų bylų (dokumentų) sunaikinimą atsakingas Ūkio padalinys.
169. Dokumentų valdymo padalinio darbuotojas, atsakingas už užbaigtų bylų apskaitą:
169.1. pagal bylų perėmimo aktą priima nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų bylas, patikrina jų sutvarkymą ir įforminimą;
169.2. rašo bylas į apyrašus pagal Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos valstybės sekretoriaus tvirtinamą Bylų apyrašų sąrašą ir kiekvienais metais įrašomų bylų apskaitą tęsia eilės tvarka;
170. Ministerijos veiklos nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų bylos saugomos trumpalaikio dokumentų saugojimo saugykloje iki jų perdavimo tolimesniam saugojimui.
171. Dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, teisės aktų nustatyta tvarka tvarko ir apskaito už įslaptintos informacijos administravimą atsakingas Dokumentų valdymo padalinio darbuotojas.
172. Fizinių asmenų prašymus dėl archyvinių pažymų apie darbo užmokestį ir darbo stažą registruoja ir atsakymų išsiuntimą organizuoja Interesantų priėmimo padalinys. Pažymas pasirašo Interesantų priėmimo ir Buhalterinės apskaitos padalinių vadovai ar kiti šių padalinių darbuotojai pagal kompetenciją. Archyvinės pažymos apie darbo užmokestį ir darbo stažą tvirtinamos Interesantų priėmimo padalinio antspaudu.
XVI. TARNYBINIO TRANSPORTO IR MOBILIŲJŲ TELEFONŲ NAUDOJIMAS
173. Tarnybinis transportas naudojamas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1341 „Dėl tarnybinių lengvųjų automobilių įsigijimo, nuomos ir naudojimo biudžetinėse įstaigose“ (Žin., 1998, Nr. 103-2838; 2007, Nr. 15-554) nustatyta tvarka bei vadovaujantis Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos pareigybinių tarnybinių ir tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo taisyklėmis, pavirtintomis Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro 2003 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. 3D-357 (žemės ūkio ministro 2005 m. gegužės 3 d. įsakymo Nr. 3D-251 ir 2007 m. sausio 25 d. įsakymo Nr. 3D-29 redakcijos).
174. Tarnybiniai mobilieji telefonai naudojami Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. kovo 5 d. nutarimo Nr. 331 „Dėl tarnybinių mobiliųjų telefonų“ (Žin., 2002, Nr. 26-941) ir Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministerijos valstybės sekretoriaus 2002 m. rugpjūčio 28 d. potvarkio Nr. 59 „Dėl apmokėjimo už naudojimąsi tarnybiniais mobiliaisiais telefonais“ nustatyta tvarka.