LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO

LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIO DIREKTORIAUS

ĮSAKYMAS

DĖL NEVALSTYBINIŲ ORGANIZACIJŲ IR PRIVAČIŲ JURIDINIŲ ASMENŲ DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO

2008 m. gegužės 20 d. Nr. V-87

Vilnius

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 11 straipsnio 3 ir 4 dalimis,

tvirtinu Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles (pridedama).

GENERALINIS DIREKTORIUS VIDAS GRIGORAITIS

PATVIRTINTA

Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos

Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. gegužės 20 d. įsakymu

Nr. V-87

NEVALSTYBINIŲ ORGANIZACIJŲ IR PRIVAČIŲ JURIDINIŲ ASMENŲ DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLĖS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės (toliau vadinama – taisyklės) nustato nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau vadinama – organizacijos ir įmonės) veiklos dokumentų, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai (toliau vadinama – dokumentai), rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.

2. Šiose taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos vartojamos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982, toliau vadinama – Dokumentų ir archyvų įstatymas), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 30-1009; 2006, Nr. 60-2169, toliau vadinama – Dokumentų rengimo taisyklės), ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 (Žin., 2002, Nr. 5-211; 2005, Nr. 132-4773, toliau vadinama – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės).

3. Šių taisyklių reikalavimai organizacijų ir įmonių veiklos dokumentams taikomi tiek, kiek šių dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos nereglamentuoja kiti teisės norminiai aktai.

4. Elektroniniai dokumentai tvarkomi pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12 (Žin., 2006, Nr. 7-268), nustatytus reikalavimus.

II. DOKUMENTŲ RENGIMAS IR REGISTRAVIMAS

5. Organizacijų ir įmonių dokumentai turi būti rengiami taip, kad atitiktų Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus bei kituose teisės aktuose nustatytus konkrečių dokumentų reikalavimus.

6. Organizacijos ar įmonės parengti ir gauti dokumentai registruojami dokumentų registruose pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą.

Registruose registruojami vienų kalendorinių metų dokumentai.

III. DOKUMENTŲ TVARKYMAS

Bylų sudarymas ir tvarkymas

7. Dokumentų tvarkymui užtikrinti organizacijos ar įmonės vadovo sprendimu gali būti rengiamas dokumentacijos planas (1 priedas).

Dokumentacijos planas rengiamas kiekvienais metais; į jį įrašomos bylos, kurias numatoma sudaryti ar tęsti kitais metais.

8. Dokumentacijos plane bylos sisteminamos pagal organizacijos ar įmonės veiklos sritis pasirinkta tvarka. Veiklos sritys dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities bylos – kaip punktų papunkčiai.

9. Dokumentacijos plano papunkčio numeris yra į dokumentacijos planą įrašytos bylos indeksas. Šalia indekso gali būti nurodyti bylos paieškos duomenys (pvz., 1.5-03, čia 1.5 – indeksas, 03 – bylą sudarantis struktūrinis padalinys).

Į dokumentacijos planą įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas nekeičiamas. Jei kitais metais tokia byla nebus sudaroma ar tęsiama, jos indeksas kitai bylai nesuteikiamas.

10. Dokumentacijos plane bylų saugojimo terminai numatomi vadovaujantis teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

Bylų, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas teisės norminiuose aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus.

11. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar asmenys.

12. Dokumentacijos plane numatytos bylos sudaromos pagal bendruosius bylų sudarymo principus:

12.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, organizacijos ar įmonės parengtų ar gautų per vienus kalendorinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų.

12.2. Dokumentai į atskiras bylas dedami pagal jų saugojimo terminus.

12.3. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšį, temą, dokumentų sudarytoją, pasirenkant vieną požymį ar požymių derinį.

13. Kai dokumentacijos planas nesudaromas, į bylas paprastai dedami vienų kalendorinių metų dokumentai, jei nėra pasirinkta kita dokumentų sisteminimo tvarka.

14. Dokumentų registrai, atsižvelgiant į jų apimtį, gali sudaryti atskiras bylas. Dokumentų registrai, kurie nesudaro atskirų bylų, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui dedami į juose registruotų dokumentų bylas.

15. Užbaigtos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, tvarkomos laikantis šių reikalavimų:

15.1. dokumentai į bylą dedami chronologine tvarka: byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu dokumentu, jei nėra pasirinktas kitas sisteminimo būdas;

15.2. byloje neturi likti juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, skirtukų;

15.3. bylos lapai sunumeruojami, nustatomos bylos chronologinės ribos ar data;

15.4. įforminamas bylos antraštinis lapas, nurodant bylą sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimą, bylos antraštę, chronologines ribas ar datą, bylos saugojimo terminą; arba šie bylos aprašymo duomenys užrašomi ant bylos aplanko;

15.5. įforminamas bylos baigiamasis įrašas, kuriame nurodoma bylos apimtis (lapais).

15.6. bylos dokumentai laikomi segtuvuose, kuriuose nėra metalinių laikiklių, ar aplankuose.

16. Užbaigtos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, tvarkomos laikantis šių reikalavimų:

16.1. dokumentų sisteminimas byloje nekeičiamas;

16.2. byloje neturi likti žymeklių, sąvaržėlių, skirtukų;

16.3. bylos lapai nenumeruojami. Jei bylos lapų privalomą numeravimą nustato atitinkamą veiklos sritį reglamentuojantys teisės norminiai aktai, bylos (pvz., buhalterinės apskaitos registrų) lapai sunumeruojami ir įforminamas bylos baigiamasis įrašas.

17. Dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas yra pasibaigęs, atrenkami naikinti. Dokumentų naikinimas įforminamas aktu (5 priedas), kurį tvirtina organizacijos ar įmonės vadovas ar kitas įgaliotas asmuo.

Bylų apskaita

18. Užbaigtos bylos apskaitomos bylų apyrašuose ir sąrašuose pagal šių taisyklių 19–21 punktų reikalavimus arba kituose organizacijos ar įmonės vadovo ar kito įgalioto asmens nustatytuose apskaitos dokumentuose.

19. Sutvarkytos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, įrašomos į apyrašus ar jų tęsinius (2-3 priedai).

20. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį, gali būti sudaromi:

20.1. vienos ar kelių panašaus pobūdžio veiklos sričių bylų apyrašai;

20.2. apibrėžtų procesų metu susidariusių vienarūšių bylų apyrašai.

21. Bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, įrašomos į užbaigtų bylų sąrašus (4 priedas). Bylų sąrašai gali būti sudaromi pagal bylų saugojimo terminus, bylų kiekį, laikmeną ar kitą pasirinktą požymį ar požymių derinį.

IV. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

22. Organizacijos ir įmonės dokumentus privalo išsaugoti teisės norminių aktų nustatytą laiką.

Jei organizacijoje ar įmonėje dokumentacijos planas nesudaromas, dokumentų, kurių saugojimo terminas teisės norminiuose aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus organizacijos ar įmonės vadovo ar kito įgalioto asmens tvirtinamu dokumentu.

23. Likviduota organizacija ar įmonė dokumentus, kurių teisės norminių aktų nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, toliau saugoti perduoda Dokumentų ir archyvų įstatymo 17 straipsnio ir kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka.

_________________

Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių

asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir

apskaitos taisyklių

1 priedas

(Dokumentacijos plano formos pavyzdys)

_______________________________________________

(organizacijos ar įmonės pavadinimas)

TVIRTINU

________________________

(pareigų pavadinimas)

________________________

(parašas)

________________________

(vardas ir pavardė)

_________ METŲ DOKUMENTACIJOS PLANAS

_____________ Nr. __________

(data)

____________________

(sudarymo vieta)

Dokumentų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis__________________________

(teisės norminiai aktai ir toliau

___________________________________________________________________________

vartojami jų sutrumpinimai)

Bylos indeksas	Bylos antraštė	Bylos saugojimas			Pastabos
Bylos indeksas	Bylos antraštė	saugojimo terminas	teisės norminio akto ir jo punkto nuoroda	už bylos sudarymą ir saugojimą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas arba darbuotojo vardas ir pavardė	Pastabos
1	2	3	4	5	6
	1. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS
1.1	Įsakymai .................... klausimais	........	........	........
........	........	........	........	........
	2. PERSONALO VALDYMAS
2.1	Darbo sutarčių registracijos žurnalas (registras)	........	........	........
........	........	........	........	........
	3. SAUGOS IR SVEIKATOS DARBE PRIEŽIŪRA
3.1	Nelaimingų atsitikimų, profesinių ligų tyrimo dokumentai	........	........	........
........	........	........	........	........
	4. DOKUMENTŲ VALDYMAS
4.1	............................ apyrašas	........	........	........
4.2	Gautų dokumentų registras	........	........	........
........	........	........	........	........

____________________ _____________ __________________

(pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)

Pastaba. Jei dokumentų registrai sudaromi skaitmeninėje laikmenoje, tai nurodoma pastabų skiltyje.

_________________

Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių

asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir

apskaitos taisyklių

2 priedas

(Apyrašo forma)

___________________________________________________

(bylas sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimas)

________________________________________ APYRAŠAS Nr. ________

(apyrašo pavadinimas)

Apskaitos vieneto eilės Nr.

Bylos antraštė

Chronologinės ribos (data)

Apimtis (lapais)

Pastabos

Įrašyta_______________________ bylų(-os) nuo Nr. __________iki Nr. ___________.

(skaitmenimis ir žodžiais)

Iš viso į apyrašą įrašyta ___________________________________________ apsk. vnt.

(skaitmenimis ir žodžiais)

Apskaitos ypatumai:_____________________________________________________ .

_____________________ ______________ _______________________

(bylas įrašiusio asmens (parašas) (vardas ir pavardė)

pareigų pavadinimas)

Tvirtinu įrašomus apskaitos vienetus.

_____________________ ______________ _______________________

(vadovo ar kito įgalioto asmens (parašas) (vardas ir pavardė)

pareigų pavadinimas)

_____________________

(data)

Paaiškinimai:

1. Apyrašo 3-ioje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos – anksčiausio ir vėliausio bylos dokumentų datos. Jei byla tęstinė, bylos chronologinės ribos nurodomos metais. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jos data yra dokumento data. Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai (dokumentų registrai, bylų sąrašai), bylos data yra metai.

2. Eilutėje „Iš viso į apyrašą įrašyta“ nurodomas bendras į apyrašą įrašytų bylų skaičius (neskaičiuojant išbrauktų ar perduotų bylų).

3. Eilutėje „Apskaitos ypatumai“ nurodomos bylos, kurių numeriai apyraše klaidingi (praleisti ar pakartotinai įrašyti), taip pat iš apyrašo išbrauktų ar perduotų bylų, jei tokių yra, numeriai.

4. Jei į apyrašą įrašomos anksčiau veikusios organizacijos ar įmonės (iki reorganizacijos ar kt.) sudarytos bylos, kartu su bylas įrašiusio ir apyrašą tvirtinančio asmenų pareigų pavadinimais nurodomas ir organizacijos ar įmonės pavadinimas.

5. Jei bylas įrašo ne organizacijos ar įmonės, o dokumentų tvarkymo paslaugas teikiančio ir licenciją turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas.

_________________

Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių

asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir

apskaitos taisyklių

3 priedas

(Apyrašo tęsinio forma)

_____________________________________________________

(bylas sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimas)

__________________________________________ APYRAŠAS Nr. ________

(apyrašo pavadinimas)

(tęsinys)

Apskaitos vieneto eilės Nr.	Bylos antraštė	Chronologinės ribos (data)	Apimtis (lapais)	Pastabos
1	2	3	4	5

Įrašyta_______________________ bylų(-os) nuo Nr. __________iki Nr. ___________.

(skaitmenimis ir žodžiais)

Iš viso į apyrašą įrašyta ___________________________________________ apsk. vnt.

(skaitmenimis ir žodžiais)

Apskaitos ypatumai:_____________________________________________________ .

_____________________ ______________ _______________________

(bylas įrašiusio asmens (parašas) (vardas ir pavardė)

pareigų pavadinimas)

Tvirtinu įrašomus apskaitos vienetus.

_____________________ ______________ _______________________

(vadovo ar kito įgalioto asmens (parašas) (vardas ir pavardė)

pareigų pavadinimas)

_____________________

(data)

Paaiškinimai:

1. Bylų apyrašo tęsinys sudaromas naujai įrašomoms sutvarkytoms byloms.

2. Apyrašo tęsinio 1-oje skiltyje tęsiama apskaitos vienetų numeracija.

3. Eilutėje „Iš viso į apyrašą įrašyta“ nurodomas bendras į apyrašą įrašytų bylų skaičius (į apyrašą ir jo tęsinį(-ius) faktiškai įrašytos bylos, neskaičiuojant išbrauktų ar perduotų bylų).

4. Eilutėje „Apskaitos ypatumai“ nurodomos bylos, kurių numeriai apyraše klaidingi (praleisti ar pakartotinai įrašyti), taip pat iš apyrašo išbrauktų ar perduotų bylų, jei tokių yra, numeriai.

_________________

Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių

asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir

apskaitos taisyklių

4 priedas

(Užbaigtų bylų sąrašo forma)

____________________________________________________

(bylas sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimas)

_________________________________________________________________ SĄRAŠAS

(sąrašo pavadinimas)

Bylos eil. Nr.

Bylos indeksas pagal dokumentacijos planą

Bylos antraštė

Metai

Saugojimo terminas

Pastabos

Iš viso į sąrašą įrašyta ____________________________________________ bylų(-os).

(skaitmenimis ir žodžiais)

_____________________ ______________ _______________________

(bylas įrašiusio asmens (parašas) (vardas ir pavardė)

pareigų pavadinimas)

_____________________

(data)

Paaiškinimai:

1. Užbaigtų bylų sąrašo forma gali būti keičiama, atsižvelgiant į tai, ar yra sudaromas dokumentacijos planas, ir kitus aspektus.

2. Į sąrašą įrašomos kalendoriniais metais arba per kelerius kalendorinius metus užbaigtos bylos.

3. Jei bylas įrašo ne organizacijos ar įmonės darbuotojas, o dokumentų tvarkymo paslaugas teikiančio ir licenciją turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas.

_________________

Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių

asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir

apskaitos taisyklių

5 priedas

(Dokumentų naikinimo akto forma)

___________________________________________________

(organizacijos ar įmonės pavadinimas)

TVIRTINU

_______________________

(pareigų pavadinimas)

_______________________

(parašas)

_______________________

(vardas ir pavardė)

DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS

___________ Nr. _______

(data)

__________________

(sudarymo vieta)

Vadovaujantis__________________________________________________________ ,

(dokumento pavadinimas, data ir registracijos Nr.)

atrinktos naikinti šios bylos (atrinkti naikinti šie dokumentai), kurių saugojimo terminas pasibaigęs:

Eil. Nr.

Bylos antraštė (dokumento pavadinimas)

Bylos indeksas ar kiti apskaitos duomenys (dokumento Nr.)

Chronologinės ribos ar metai (dokumento data)

Bylų (dokumentų) skaičius

Saugojimo terminas

Pastabos

Iš viso atrinkta naikinti __________________________________________________ .

(nurodomas atrinktų bylų ar dokumentų (reikiamą įrašyti)

skaičius skaitmenimis ir žodžiais)

Už dokumentų sunaikinimą atsakingas asmuo(-enys)____________________________

__________________________________________________________________________ .

(pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė

Dokumentai turi būti naikinami____________________________________________ .

(naikinimo būdas)

___________________________ ____________ _____________________

(aktą parengusio ar kito atsakingo (parašas) (vardas ir pavardė)

asmens pareigų pavadinimas)

Sunaikinta __________________

(data)

(už dokumentų sunaikinimą atsakingo asmens

pareigų pavadinimas)

(parašas)

(vardas ir pavardė)

Paaiškinimai:

1. Akto įvadinėje dalyje nurodomas įstatymo ar kito teisės norminio akto pavadinimas, data, registracijos numeris, jei yra, – ir oficialus paskelbimo šaltinis.

2. Vienarūšės bylos (pvz., asmens bylos) į aktą įrašomos kaip atskiros bylos, nurodant kiekvienos bylos antraštę ir kitus pagal akto formą nurodytinus duomenis.

3. Jei naikinami atskiri dokumentai, akto 3-ioje skiltyje nurodomas dokumento registracijos numeris. Jei naikinamos bylos, nurodomas jų indeksas pagal dokumentacijos planą (arba kiti apskaitos duomenys (eilės numeris pagal apskaitos žurnalą ir pan.), jei dokumentacijos planas nebuvo sudaromas).

4. Akto 4-oje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos arba metai. Jei į aktą įrašomi konkretūs dokumentai, šioje skiltyje nurodoma dokumento data.

5. Akto 5-oje skiltyje nurodomas bylų ar dokumentų skaičius. Jei viena antrašte per kalendorinius metus buvo sudarytos kelios bylos (tomai), nurodomas bendras faktiškai sudarytų bylų skaičius.

_________________