LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIO DIREKTORIAUS
Į S A K Y M A S
DĖL ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2006 m. sausio 11 d. Nr. V-12
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 6 straipsnio 2 dalies 2 punktu ir 11 straipsnio 4 dalimi:
2. Nustatau, kad valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, kiti subjektai, įgalioti vykdyti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgalioti asmenys, numatantys savo veikloje naudoti oficialius elektroninius dokumentus, iki 2008 m. sausio 1 d. turimas kompiuterizuotas dokumentų valdymo sistemas turi pertvarkyti pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių reikalavimus.
PATVIRTINTA
Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos Vyriausybės generalinio
direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu
Nr. V-12
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės (toliau vadinama – taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, kitų subjektų, įgaliotų vykdyti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų (toliau vadinama – įstaigos) oficialiųjų elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naikinimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų funkcinius reikalavimus.
Nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims šiose taisyklėse nustatyti reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau elektroninius dokumentus, kurių rengimą nustato teisės aktai, jie privalo rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatyta tvarka, išsaugoti reikiamą laiką ir užtikrinti, kad turimi elektroniniai dokumentai išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką.
2. Įstaigos, perduodančios nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybės archyvus, su jais turi suderinti įstaigoje numatomą įdiegti elektroninių dokumentų valdymo sistemą. Įstaigos, neperduodančios dokumentų į valstybės archyvus, elektroninių dokumentų valdymo sistemas derina su jų steigėjo funkcijas atliekančia institucija ar įstaiga. Informaciją apie suderintas elektroninių dokumentų valdymo sistemas valstybės archyvai arba steigėjo funkcijas atliekančios institucijos ar įstaigos turi pateikti Lietuvos archyvų departamentui prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės.
Informacija apie suderintas įstaigų elektroninių dokumentų valdymo sistemas skelbiama Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės interneto svetainėje.
3. Šiose taisyklėse vartojamos sąvokos:
Elektroninė byla – pagal tam tikrus kriterijus susisteminta elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkmena.
Elektroninio dokumento turinys – elektroninio dokumento dalis, kurioje tekstine, vaizdine ar kitokia forma pateikiama informacija, išskyrus elektroninio dokumento metaduomenis.
Elektroninių dokumentų rengimo ir tvarkymo posistemis – įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta rengti ir tvarkyti elektroninius dokumentus.
Elektroninių dokumentų saugojimo posistemis – įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta saugoti elektroninius dokumentus teisės arba aktų nustatytą laiką.
Elektroninių dokumentų valdymo sistema – įstaigos dokumentų valdymo sistemos dalis, veikianti informacinių technologijų pagrindu, skirta rengti, tvarkyti, apskaityti ir saugoti elektroninius dokumentus.
Ilgalaikis saugojimas – elektroninio dokumento saugojimo laikas, apimantis laikotarpį nuo 11 iki 100 metų.
Įvestis – elektroninių dokumentų įtraukimo į elektroninių dokumentų valdymo sistemą procesas, apimantis elektroninių dokumentų registravimą ir sisteminimą.
Metaduomenys – neatsiejama elektroninio dokumento dalis, kurioje pateikiama elektroninių dokumentų rengimo, registravimo, sisteminimo, priėjimo, saugojimo ir naikinimo procedūras aprašanti struktūrizuota kontekstinė informacija.
Oficialus elektroninis dokumentas – vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis įstaigos sudarytas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą.
Skaitmeninė kopija – dokumento, sudaryto ne skaitmeninėje laikmenoje (pvz., popieriuje) atvaizdas, pagamintas skaitmeninimo būdu perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio atmintinę.
Kitos šiose taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982), Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatyme (Žin., 2000, Nr. 61-1827), Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamose dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėse vartojamas sąvokas.
II. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI
4. Oficialių elektroninių dokumentų (toliau vadinama – elektroniniai dokumentai) valdymas organizuojamas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo, Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamų dokumentų tvarkymo ir apskaitos ir šių taisyklių nustatyta tvarka. Elektroniniams dokumentams taikomos bendros įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytos priėjimo prie dokumentų ir jų naudojimo nuostatos.
5. Įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemą sudaro elektroninių dokumentų rengimo ir tvarkymo posistemis (toliau vadinama – rengimo ir tvarkymo posistemis) ir elektroninių dokumentų saugojimo posistemis (toliau vadinama – saugojimo posistemis). Sprendimą dėl kitų elektroninių dokumentų valdymo sistemos sudėtinių dalių priima įstaigos vadovas ar kitas įgaliotas asmuo (toliau vadinama – vadovas), atsižvelgdamas į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir šių taisyklių reikalavimus.
6. Įstaigos vadovas:
6.1. sprendžia, kokios informacinės technologijos turi būti naudojamos elektroninių dokumentų valdymo sistemai kurti ir palaikyti;
6.2. paskiria už elektroninių dokumentų valdymo sistemos administravimą atsakingą padalinį ar darbuotojus;
6.3. nustato už įstaigos elektroninių dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą, naikinimą, siuntimą ir gavimą atsakingų struktūrinių padalinių ir (ar) darbuotojų įgaliojimus ir atsakomybę, prieigos prie elektroninių dokumentų kontrolės priemones;
6.4. nustato organizacines ir technines priemones, užtikrinančias elektroninių dokumentų autentiškumą, patikimumą ir tinkamumą naudoti visą jų saugojimo laiką, taip pat atitinkamą apsaugą tų dokumentų, priėjimą prie kurių riboja įstatymai;
7. Už elektroninių dokumentų valdymo sistemos administravimą atsakingas padalinys ar darbuotojai turi:
7.1. vykdyti elektroninių dokumentų valdymo sistemos veikimo stebėseną, nustatyti gedimus ar klaidas įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemoje ir inicijuoti jų šalinimą;
7.2. priskirti, keisti ar naikinti įstaigos vadovo darbuotojams ar darbuotojų grupėms nustatytas funkcijas elektroninių dokumentų valdymo sistemoje;
7.3. perkelti elektroninių dokumentų valdymo sistemoje esančią informaciją iš atsarginių kopijų į modernesnes informacinių technologijų priemones, išlaikant duomenų vientisumą;
7.4. priskirti, pakeisti ar panaikinti teisės aktais nustatytus priėjimo prie elektroninio dokumento, elektroninės bylos ar tomų apribojimus, visus pakeitimus fiksuojant jų metaduomenyse;
7.5. įstaigos vadovo sprendimu keisti metaduomenų (1 priedas) struktūrą, elektroninių dokumentų valdymo sistemoje išsaugant visą informaciją apie atliktus pakeitimus;
8. Elektroninių dokumentų paieškai ir prieigai prie jų užtikrinti elektroninių dokumentų valdymo sistemoje turi būti numatytos šios galimybės:
8.1. pateikti visų įstaigoje nustatytų formatų elektroninius dokumentus ir elektroninių dokumentų valdymo sistemoje esančią informaciją apie juos;
8.2. išspausdinti elektroninius dokumentus ir jų metaduomenis, taip pat kitą informaciją, esančią elektroninių dokumentų valdymo sistemoje (informaciją apie elektronines bylas ir tomus, vartotojų grupes ir kt.);
8.3. parengti prieigai skirtą elektroninio dokumento kopiją ar išrašą, prireikus elektroninio dokumento metaduomenyse nurodyti kopijos ar išrašo parengimo priežastį, datą, elektroninio dokumento kopiją ar išrašą parengusį darbuotoją;
9. Teisinę galią turinčio elektroninio parašo (toliau vadinama – elektroninis parašas) naudojimui užtikrinti elektroninių dokumentų valdymo sistemoje turi būti:
10. Elektroniniai dokumentai adresatui perduodami elektroniniu paštu, internetu ar kitomis elektroninėmis priemonėmis, kurios turi būti atsparios informacijos iškraipymui siuntimo metu. Siunčiamas elektroninis dokumentas turi būti parengtas ir perduodamas taip, kad jį gavusi įstaiga galėtų nustatyti elektroninio dokumento sudarytoją (siuntėją), elektroninio dokumento datą, registracijos numerį, atpažinti elektroninio dokumento turinį ir identifikuoti elektroninį parašą.
11. Elektroninių dokumentų valdymo sistemoje gali būti numatyta skaitmeninių kopijų įvesties į sistemą funkcija. Elektroninių dokumentų valdymo sistemoje skaitmeninės kopijos tvarkomos šių taisyklių nustatyta tvarka, jų saugojimo ir naikinimo tvarką nustato įstaigos vadovas. Elektroninių dokumentų valdymo sistemoje turi būti fiksuojami duomenys apie dokumento skaitmeninę kopiją padariusį ir ją į sistemą įtraukusį asmenį.
Dokumentų, kurių skaitmeninės kopijos įvedamos į elektroninių dokumentų valdymo sistemą, originalai tvarkomi, apskaitomi, saugomi ir naikinami Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.
12. Jei elektroninį dokumentą gavusi įstaiga neturi elektroninių dokumentų valdymo sistemos, toks dokumentas kartu su jo metaduomenimis išspausdinamas ir jo valdymas įstaigoje organizuojamas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.
III. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ RENGIMAS IR TVARKYMAS
Elektroninių dokumentų rengimas
13. Elektroninį dokumentą sudaro:
14. Elektroninių dokumentų turinys įforminamas pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamas dokumentų rengimo taisykles, jei kiti teisės norminiai aktai ir šios taisyklės nenustato kitaip.
15. Elektroninių dokumentų turinys tvirtinamas, derinamas ir pasirašomas elektroniniu parašu Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo nustatyta tvarka. Elektroninio dokumento turinyje parašo rekvizito, tvirtinimo ir suderinimo žymų dalys įforminamos be parašo ir datos.
16. Rezoliucijos, vizavimo ir supažindinimo procedūrų įforminimo organizacines ir technines priemones, naudojamas elektroninių dokumentų valdymo sistemoje, pasirenka ir nustato įstaigos vadovas. Pasirenkamos priemonės turi būti tokios, kurios leistų identifikuoti rezoliuciją įforminusį, elektroninį dokumentą vizavusį ar su dokumentu susipažinusį asmenį ir užtikrintų šių procedūrų teisinę galią. Elektroninio dokumento turinyje rezoliucijos, vizos ir supažindinimo žymos rekvizitai nedėstomi.
17. Duomenys apie elektroninio dokumento registravimą (elektroninio dokumento data ir registracijos numeris) ir gavimą (elektroninio dokumento gavimo data ir gavimo registracijos numeris) nurodomi šių Taisyklių 26 punkte nustatyta tvarka, jų nedėstant elektroninio dokumento turinyje.
18. Rengiant elektroninį dokumentą pildomi šie metaduomenys:
18.7. programinės įrangos priemonės, kuria parengtas elektroninis dokumentas, pavadinimas (jei tas pats dokumentas parengtas skirtingomis programinės įrangos priemonėmis, jos visos turi būti nurodytos);
Elektroninių dokumentų registravimas
20. Įstaigos sudaryti ir gauti su jos veikla susiję elektroniniai dokumentai turi būti užregistruoti. Kol elektroninis dokumentas neužregistruotas ir neįtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą, jokie tolesni su juo susiję veiksmai ir procedūros negalimi.
21. Elektroniniai dokumentai registruojami įstaigos dokumentų registruose pagal įstaigos vadovo patvirtintą įstaigos dokumentų registrų sąrašą. Dokumentų registruose registruojami vienų metų elektroniniai dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
22. Elektroniniai dokumentai gali būti registruojami bendruose registruose su kitais įstaigos dokumentais. Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, įstaigos vadovas gali nustatyti ir atskirus elektroninių dokumentų registrus pagal pasirinktus kriterijus.
23. Įstaigos sudaryti elektroniniai dokumentai registruojami dokumentų registruose tą dieną, kai jie pasirašomi ar patvirtinami.
24. Įstaigos gauti elektroniniai dokumentai registruojami gautų dokumentų registruose jų gavimo dieną. Gautas elektroninis dokumentas registruojamas ir į elektroninių dokumentų valdymo sistemą įtraukiamas, jei galima atpažinti jo turinį ir identifikuoti elektroninį parašą.
Gavus neatpažįstamo formato elektroninį dokumentą ar elektroninį dokumentą, kurio neįmanoma atidaryti ir apdoroti įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemos naudojamomis informacinių technologijų priemonėmis, apie tai būtina pranešti siuntėjui.
25. Elektroninis dokumentas registruojamas vieną kartą, jam suteiktas registracijos numeris nekeičiamas. Elektroninių dokumentų valdymo sistemoje turi būti įdiegtos dokumentų registravimo kontrolės priemonės, užtikrinančios, kad tas pats elektroninis dokumentas įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemoje bus užregistruotas tik vieną kartą.
26. Įvesties į elektroninių dokumentų valdymo sistemą metu registruojamam elektroniniam dokumentui suteikiamas registracijos numeris, kurį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo eilės numeris.
27. Įvesties metu pildomi:
27.1. įstaigos sudaryto elektroninio dokumento metaduomenys:
27.2. įstaigos gauto elektroninio dokumento metaduomenys:
27.3. bendri įstaigos sudarytų ir gautų elektroninių dokumentų metaduomenys:
27.3.1. užduočių vykdymo kontrolės duomenys: rezoliucijos tekstas (užduoties vykdytojas, užduotis ir jos įvykdymo terminai, rezoliucijos autorius ir data), užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės nuorodos;
28. Dokumentų registruose nurodomi šie duomenys:
28.1. įstaigos sudarytų dokumentų registre:
28.2. gautų dokumentų registre:
28.3. kiti įstaigoje nustatyti dokumentų registro duomenys (elektroninio dokumento rengėjo pareigos, vardas ir pavardė, elektroninio dokumento formatas, laikmena, apimtis ir kt.);
29. Elektroninių dokumentų rengimo ir registravimo kontrolei užtikrinti elektroninių dokumentų valdymo sistemoje turi būti įdiegtos elektroninio dokumento registravimo įrašo ir metaduomenų peržiūros priemonės.
Elektroninių bylų sudarymas
31. Įstaigos sudaryti ar gauti ir užregistruoti elektroniniai dokumentai rengimo ir tvarkymo posistemyje sisteminami į elektronines bylas pagal įstaigos dokumentacijos planą.
32. Į įstaigos dokumentacijos planą įtraukiamos visos elektroninės bylos, planuojamos sudaryti ar tęsti kitais metais, nurodomi už jų sudarymą atsakingi darbuotojai.
33. Kiekvienai elektroninei bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir žymuo „E“, žymintis bylos formą (elektroninė). Elektroninės bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz., 1.1 E(03) (1.1 – eilės numeris, E – bylos forma, 03 – struktūrinis padalinys).
34. Sudaroma elektroninė byla gali būti skirstoma į tomus, kurie sudaromi pagal pasirinktą elektroninių dokumentų sisteminimo elektroninėje byloje požymį (pvz., skirtingą elektroninių dokumentų, priskirtų elektroninei bylai, formatą).
35. Elektroninių dokumentų saugojimo terminai nustatomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka. Elektroninių dokumentų valdymo sistemoje gali būti nustatyta galimybė automatiškai priskirti saugojimo terminą elektroninei
bylai, jos tomui ir elektroniniam dokumentui pagal įstaigos dokumentacijos planą.
36. Visiems elektroninės bylos tomams suteikiamas įstaigos dokumentacijos plane elektroninei bylai nurodytas indeksas, papildytas tomo eilės numeriu, pvz., 1.12 E-1 (1.12 E – elektroninės bylos indeksas pagal įstaigos dokumentacijos planą, 1 – elektroninės bylos tomo eilės numeris), antraštė ir saugojimo terminas. Kiekvieno elektroninės bylos tomo antraštė, atsižvelgiant į tomui priskiriamų elektroninių dokumentų turinį ar kitą pasirinktą sisteminimo požymį, gali būti papildyta paantrašte.
37. Į rengimo ir tvarkymo posistemį elektroninės bylos įtraukiamos pagal dokumentacijos plane išdėstytas įstaigai nustatytas veiklos sritis ir funkcijas.
38. Rengimo ir tvarkymo posistemyje sudaromos elektroninės bylos ir jos tomų metaduomenyse nurodoma:
38.1. įstaigos veiklos srities ar funkcijos, kuriai priskirta elektroninė byla, indeksas ir pavadinimas;
Elektroninių bylų tvarkymas
40. Pasibaigus metams rengimo ir tvarkymo posistemyje esančios elektroninės bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos (uždaromos) ir sutvarkomos. Tokioms byloms ir jų tomams elektroniniai dokumentai nebepriskiriami. Rengimo ir tvarkymo posistemyje gali būti įdiegta automatinė elektroninių bylų ir jų tomų užbaigimo (uždarymo) funkcija.
41. Įstaigos vadovo paskirtiems už elektroninių bylų tvarkymą atsakingiems darbuotojams turi būti suteikta teisė atlikti pakeitimus užbaigtoje (uždarytoje) elektroninėje byloje ar tome.
42. Elektroninės bylos tvarkomos taip:
42.1. Patikrinami kiekvienos elektroninės bylos, jos tomų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos dokumentacijos planą ir teisės norminius aktus, kuriuose jie nustatyti.
42.2. Patikrinamas elektroninių dokumentų priskyrimas elektroninei bylai ar jos tomui pagal nustatytą ar pasirinktą požymį. Aptikus priskyrimo klaidų elektroniniai dokumentai turi būti perskirstyti.
43. Elektroninės bylos tvarkymas užbaigiamas peržiūrint, papildant ir, jei reikia, patikslinant kiekvienos elektroninės bylos ir jos tomų metaduomenis, kuriuose, be šių taisyklių 37 punkte išvardintų duomenų, turi būti nurodyta:
43.3. elektroninės bylos ir jos tomų chronologinės ribos, nustatomos pagal anksčiausio ir vėliausio elektroninei bylai ar atskiram jos tomui priskirto elektroninio dokumento datą; jei elektroninei bylai ar jos tomui priskirtas vienas elektroninis dokumentas, jo data yra laikoma elektroninės bylos ar jos tomo data;
44. Tvarkomos elektroninės bylos, tomai, jiems priskirti elektroniniai dokumentai ir jų metaduomenys turi būti apsaugoti nuo sugadinimo, neteisėto pakeitimo ar sunaikinimo.
45. Sutvarkius elektronines bylas šių taisyklių 41–42 punktuose nustatyta tvarka, sudaromas ilgalaikio saugojimo elektroninių bylų sąrašas, kuriame nurodomas elektroninės bylos ir kiekvieno jos tomo indeksas, antraštė, chronologinės ribos, saugojimo terminas.
Ilgalaikio saugojimo elektroninių bylų sąrašą, suderintą Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 3 ir 4 dalyse nustatyta tvarka, tvirtina įstaigos vadovas.
IV. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS
Elektroninių dokumentų perkėlimas iš rengimo ir
tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį
46. Sutvarkius elektronines bylas, elektroniniai dokumentai, kurių saugojimo terminas nuo 1 iki 10 metų, paliekami saugoti rengimo ir tvarkymo posistemyje tokia forma, kokia jie buvo sudaryti, išsiųsti ar gauti, ar kita forma, išsaugant elektroninio dokumento turinį ir su juo susijusių metaduomenų vientisumą. Turi būti užtikrinta, kad visą elektroninio dokumento saugojimo laiką jo turinys ir su juo susiję metaduomenys bus atpažįstami vartotojo.
Elektroninės bylos, kurių saugojimo terminas po dokumentų vertės ekspertizės pratęsiamas ilgiau nei 10 metų, iš rengimo ir tvarkymo posistemio turi būti perkeltos į saugojimo posistemį.
47. Sutvarkytos ilgalaikio saugojimo elektroninės bylos per 2 metus po jų užbaigimo (uždarymo) turi būti perkeltos į saugojimo posistemį.
48. Perkeliant elektroninę bylą iš rengimo ir tvarkymo posistemio į saugojimo posistemį (toliau vadinama – perkėlimas), perkeliami visi elektroninės bylos tomai kartu su jiems priskirtais elektroniniais dokumentais, taip pat elektroninės bylos, jų tomų ir elektroninių dokumentų metaduomenys.
49. Elektroninių dokumentų perkėlimo metu turi būti užtikrinta, kad:
49.3. bus išsaugoti visi ryšiai tarp elektroninių bylų, jų tomų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų;
50. Elektroninių dokumentų perkėlimą atlieka įstaigos vadovo paskirti už perkėlimą atsakingi darbuotojai, kurie:
50.1. pagal ilgalaikio saugojimo elektroninių bylų sąrašą rengimo ir tvarkymo posistemyje pažymi elektronines bylas, jų tomus ir elektroninius dokumentus, kurie turi būti perkelti į saugojimo posistemį;
50.2. sistemina perkeliamas elektronines bylas, jų tomus ir, jei reikia, elektroninius dokumentus pagal pasirinktus kriterijus (pvz., saugojimo terminą);
51. Perkeliant elektronines bylas, jų tomus ir jiems priskirtus elektroninius dokumentus, jų metaduomenyse nurodoma:
52. Elektroninių dokumentų perkėlimo kontrolei užtikrinti turi būti sudarytas visų perkėlimo metu atliktų veiksmų sąrašas. Prireikus parengiama perkėlimo metu įvykusių klaidų ataskaita, kurioje pateikiamas visų elektroninių bylų, jų tomų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų, kurių nepavyko sėkmingai perkelti, sąrašas.
53. Elektroninių dokumentų perkėlimas laikomas baigtu, kai ištaisomos visos perkėlimo metu įvykusios klaidos ir gaunamas patvirtinimas, kad visos elektroninės bylos, jų tomai ir jiems priskirti elektroniniai dokumentai sėkmingai perkelti į saugojimo posistemį.
54. Gavus patvirtinimą apie sėkmingą perkėlimą, rengimo ir tvarkymo posistemyje laikytos elektroninės bylos, jų tomai ir jiems priskirti elektroniniai dokumentai sunaikinami be galimybės juos atkurti šiame posistemyje.
Rengimo ir tvarkymo posistemyje gali būti palikti perkeltų elektroninių bylų, jų tomų ir elektroninių dokumentų privalomieji metaduomenys, juose pažymint, kad elektroninė byla, jos tomai ir elektroniniai dokumentai yra perkelti į saugojimo posistemį.
Elektroninių dokumentų saugojimas
56. Elektroninių dokumentų saugojimo kontrolei užtikrinti elektroninių dokumentų valdymo sistemoje būtinos:
56.3. informacijos apie elektroninių bylų, jų tomų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų judėjimą (perkėlimą į kitą saugyklą) fiksavimo ir kontrolės priemonės;
57. Įstaigoje turi būti nustatyta:
57.1. atsarginių kopijų darymo periodiškumas (ne rečiau kaip kartą per savaitę), jų saugojimo laikmenos ir vieta;
58. Įstaigoje turi būti ne mažiau kaip 2 atsarginės elektroninių dokumentų kopijos, saugomos skirtingose laikmenose ir skirtingose vietose.
59. Už elektroninių dokumentų saugojimą atsakingi darbuotojai:
59.1. periodiškai, bet ne rečiau kaip kartą per dvejus metus, tikrina elektroninių dokumentų saugojimo laikmenas ir įrenginius bei parengia ataskaitą apie esamą padėtį;
59.2. pateikia už elektroninių dokumentų valdymo sistemos administravimą atsakingam padaliniui ar darbuotojui informaciją apie saugojimo laikmenose ar įrenginiuose aptiktas klaidas ir imasi priemonių klaidoms ar gedimams šalinti;
60. Saugomų elektroninių bylų, jų tomų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų metaduomenyse turi būti fiksuojama informacija apie elektroninių dokumentų atsargines kopijas (jų skaičių, formatą, laikmenas, saugojimo vietą ir pan.), elektroninių dokumentų konvertavimą, atkūrimą iš atsarginių kopijų, perkėlimą į kitą saugyklą ar modernesnes saugojimo priemones.
Elektroninių dokumentų saugojimo terminai
61. Saugojimo terminų kontrolei vykdyti elektroninių dokumentų valdymo sistemoje būtina įdiegti saugojimo terminų analizavimo priemones, leidžiančias:
61.2. sudaryti visų elektroninių bylų, jų tomų ir jiems priskirtų elektroninių dokumentų, kuriems nustatytas konkretus saugojimo terminas, sąrašą;
61.3. identifikuoti, palyginti ir peržiūrėti visus elektroninių dokumentų valdymo sistemoje nustatytus saugojimo terminus, nustatyti formalius prieštaravimus tarp jų;
62. Elektroninių dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo elektroninės bylos užbaigimo (uždarymo) metų pabaigos. Pasibaigus nustatytam saugojimo terminui atliekama elektroninių dokumentų vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl jų saugojimo termino pratęsimo ar sunaikinimo.
63. Atlikus dokumentų vertės ekspertizę sudaromas elektroninių bylų, kurių saugojimo terminas buvo pratęstas, sąrašas.
64. Atrinktiems naikinti elektroniniams dokumentams sudaromas aktas, kuriame nurodoma elektroninės bylos, jos tomo indeksas, antraštė, chronologinės ribos, jai priskirtų elektroninių dokumentų skaičius, saugojimo terminas. Jei naikinti atrinkti atskiri elektroniniai dokumentai, akte nurodoma elektroninio dokumento registracijos data, numeris, elektroninio dokumento pavadinimas (antraštė), elektroninės bylos, kuriai jis buvo priskirtas, indeksas ir antraštė, saugojimo terminas.
Aktą dėl elektroninių dokumentų naikinimo, suderintą Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 14 straipsnio 2 dalyje nustatyta tvarka, tvirtina įstaigos vadovas.
Elektroninių dokumentų naikinimas
65. Elektroniniai dokumentai negali būti naikinami, kol teisės aktų nustatyta tvarka nėra priimtas sprendimas dėl jų naikinimo. Elektroninių dokumentų valdymo sistemoje turi būti nustatyta apsauga, neleidžianti be atitinkamo sprendimo sunaikinti ar kitaip pašalinti iš elektroninių dokumentų valdymo sistemos elektroninę bylą, jos tomus ir jiems priskirtus elektroninius dokumentus bei jų metaduomenis.
66. Elektroniniai dokumentai negali būti naikinami, jei jų sunaikinimas pakenktų ryšiams tarp elektroninių dokumentų valdymo sistemoje esančių elektroninių bylų, jų tomų ir elektroninių dokumentų.
67. Už elektroninių dokumentų naikinimą atsakingas darbuotojas:
67.1. pagal elektroninių dokumentų naikinimo aktą pažymi elektroninių dokumentų valdymo sistemoje atrinktas naikinti elektronines bylas, jų tomus ir elektroninius dokumentus, jei reikia, nurodo jų ištrynimo iš elektroninių dokumentų valdymo sistemos datą;
68. Įstaigoje turi būti numatytos organizacinės ir techninės priemonės, užtikrinančios, kad visos naikinti atrinktos elektroninės bylos, jų tomai, elektroniniai dokumentai ir jų atsarginės kopijos naikinimo metu būtų visiškai sunaikinti, kad jų nebūtų galima atkurti standartinėmis ar specialiosiomis duomenų atkūrimo priemonėmis.
69. Baigus naikinimo procedūrą elektroninės bylos, jos tomų ir elektroninių dokumentų metaduomenyse nurodoma:
69.1. pagrindas, kuriuo remiantis buvo sunaikintos elektroninės bylos, jos tomai, elektroniniai dokumentai;
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių
1 priedas
METADUOMENYS
Elektroninės bylos ir tomo metaduomenys
| Privalomieji metaduomenys |
Papildomų metaduomenų pavyzdžiai |
| 1. Įstaigos veiklos srities ar funkcijos indeksas. |
1. Elektroninės bylos, jos tomo paieškos elektroninių dokumentų valdymo sistemoje nuoroda. |
| 2. Įstaigos veiklos srities ar funkcijos pavadinimas. |
2. Už elektroninės bylos sudarymą, tvarkymą, perkėlimą, saugojimą ir sunaikinimą atsakingi darbuotojai. |
| 3. Elektroninę bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas. |
|
| 4. Elektroninės bylos, jos tomo indeksas. |
|
| 5. Elektroninės bylos, jos tomo antraštė. |
|
| 6. Elektroninės bylos, jos tomo saugojimo terminas. |
|
| 7. Elektroninės bylos, jos tomo chronologinės ribos. |
|
| 8. Elektroninės bylos tomų skaičius. |
|
| 9. Informacija apie priėjimo prie elektroninės bylos, jos tomo ribojimą ir jo pakeitimus. |
|
| 10. Saugykla. |
|
| 11. Elektroninės bylos, jos tomo perkėlimų datos ir pagrindas. |
|
| 12. Elektroninės bylos, jos tomo sunaikinimo data ir pagrindas. |
|
| 13. Informacija apie atliktus pakeitimus (pakeitimo turinys, pagrindas, data, pakeitimą atlikęs asmuo). |
|
Elektroninio dokumento metaduomenys
| Privalomieji metaduomenys |
Papildomų metaduomenų pavyzdžiai |
| 1. Elektroninio dokumento registracijos numeris. |
1. Elektroninio dokumento parengimo data, laikas ir vieta. |
| 2. Elektroninio dokumento registracijos data. |
2. Elektroninio dokumento rengėjas. |
| 3. Elektroninio dokumento gavimo data. |
3. Elektroninio dokumento registracijos laikas. |
| 4. Elektroninio dokumento gavimo registracijos numeris. |
4. Elektroninio dokumento paieškos elektroninių dokumentų valdymo sistemoje nuoroda. |
| 5. Elektroninio dokumento pavadinimas (antraštė). |
5. Informacija apie elektroninio dokumento atsargines kopijas (jų skaičius, formatas, laikmenos, saugojimo vieta ir kt.). |
| 6. Elektroninio dokumento sudarytojo pavadinimas. |
6. Informacija apie naudojimui skirtas elektroninio dokumento kopijas ar išrašus (kopijos ar išrašo parengimo data, priežastis). |
| 7. Elektroninio dokumento sudarytojo duomenys (įstaigos duomenys). |
|
| 8. Adresatas (-ai). |
|
| 9. Elektroninį dokumentą pasirašiusio asmens pareigos, vardas ir pavardė. |
|
| 10. Elektroninį dokumentą patvirtinusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, tvirtinimo data. |
|
| 11. Elektroninį dokumentą vizavęs (-ę) asmuo (-ys) ir vizavimo data (-os). |
|
| 12. Su elektroniniu dokumentu susipažinęs (-ę) asmuo (-ys) ir susipažinimo data (-os). |
|
| 13. Užduočių vykdymo kontrolės duomenys: rezoliucijos tekstas (užduoties vykdytojas, užduotis ir jos įvykdymo terminai, rezoliucijos autorius ir data), užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės nuorodos. |
|
| 14. Informacija apie priėjimo prie elektroninio dokumento ribojimą ir jo pakeitimus. |
|
| 15. Elektroninio dokumento priskyrimo elektroninei bylai nuoroda. |
|
| 16. Saugykla. |
|
| 17. Elektroninio dokumento perkėlimų datos ir pagrindas. |
|
| 18. Elektroninio dokumento sunaikinimo data ir pagrindas. |
|
| 19. Už elektroninio dokumento sudarymą, tvarkymą, perkėlimą, saugojimą ir sunaikinimą atsakingi darbuotojai. |
|
| 20. Informacija apie elektroninio dokumento priedus (jų skaičius, pavadinimai ir kt.). |
|
| 21. Operacinės sistemos pavadinimas. |
|
| 22. Programinės įrangos pavadinimas. |
|
| 23. Elektroninio dokumento formatas. |
|
| 24. Informacija apie atliktus pakeitimus (pakeitimo turinys, pagrindas, data, pakeitimą atlikęs asmuo). |
|
| 25. Informacija apie konvertavimą ar atkūrimą iš atsarginių kopijų. |
|
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių
2 priedas
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ FORMATŲ PAVYZDŽIAI