LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTRO
Į S A K Y M A S
DĖL europos PABĖGĖLIŲ FONDO ir EUROPOS FONDO TREČIŲJŲ ŠALIŲ PILIEČIŲ INTEGRACIJAI VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMOS PATVIRTINIMO
2010 m. birželio 4 d. Nr. A1-219
Vilnius
Vadovaudamasis 2007 m. gegužės 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos sprendimo Nr. 573/2007/EB dėl Europos pabėgėlių fondo 2008–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo ir panaikinančio Tarybos sprendimą 2004/904/EB (OL 2007 L 144, p. 1) 32 straipsnio 1 dalimi ir 2007 m. birželio 25 d. Tarybos sprendimo Nr. 2007/435/EB dėl Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai 2007–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo (OL 2007 L 168, p.18) 30 straipsnio 1 dalimi bei atsižvelgdamas į Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. gegužės 19 d. nutarimą Nr. 554 „Dėl institucijų, atsakingų už Europos pabėgėlių fondo ir Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai administravimą, paskyrimo“ (Žin., 2010 , Nr. 59-2893):
1. T v i r t i n u Europos pabėgėlių fondo ir Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai valdymo ir kontrolės sistemą (pridedama).
2. Pripažįstu netekusiais galios:
2.1. Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2007 m. rugsėjo 20 d. įsakymą Nr. A1-250 „Dėl Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje valdymo ir kontrolės 2007–2013 metų sistemos patvirtinimo“ (Žin., 2007, Nr. 100-4096);
2.2. Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2007 m. rugsėjo 21 d. įsakymą Nr. A1-253 „Dėl Europos pabėgėlių fondo 2008–2013 m. programos Lietuvoje valdymo ir kontrolės sistemos patvirtinimo“ (Žin., 2007, Nr. 101-4121);
2.3. Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2008 m. liepos 3 d. įsakymą Nr. A1-225 „Dėl Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2007 m. rugsėjo 20 d. įsakymo Nr. A1-250 „Dėl Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje valdymo ir kontrolės 2007–2013 metų sistemos patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 2008, Nr. 78-3086);
2.4. Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2009 m. rugpjūčio 5 d. įsakymą Nr. A1-486 „Dėl Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2007 m. rugsėjo 20 d. įsakymo Nr. A1-250 „Dėl Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje valdymo ir kontrolės 2007–2013 metų sistemos patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 2009, Nr. 98-4130);
2.5. Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2009 m. gruodžio 15 d. įsakymą Nr. A1-679 „Dėl Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2007 m. rugsėjo 20 d. įsakymo Nr. A1-250 „Dėl Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai programos Lietuvoje valdymo ir kontrolės 2007–2013 metų sistemos patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 2009, Nr. 150-6743).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos
socialinės apsaugos ir darbo ministro
2010 m. birželio 4 d. įsakymu Nr. A1-219
EUROPOS PABĖGĖLIŲ FONDO IR EUROPOS FONDO TREČIŲJŲ ŠALIŲ PILIEČIŲ INTEGRACIJAI VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMA
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Europos pabėgėlių fondo ir Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai valdymo ir kontrolės sistema (toliau vadinama – valdymo ir kontrolės sistema) nustato institucijų, atsakingų už Europos pabėgėlių fondo ir Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai (toliau vadinama – fondai) įgyvendinimą, pagrindines funkcijas.
2. Valdymo ir kontrolės sistemoje vartojamos sąvokos:
Atsakinga institucija – institucija, pagal Europos Parlamento ir Tarybos sprendimo Nr. 573/2007/EB dėl Europos pabėgėlių fondo 2008–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo ir panaikinančio Tarybos sprendimą 2004/904/EB (OL 2007 L 144, p. 1) 25 straipsnio 1 dalies (a) punktą ir 2007 m. birželio 25 d. Tarybos sprendimo Nr. 2007/435/EB dėl Europos fondo trečiųjų šalių piliečių integracijai 2007–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo (OL 2007 L 168, p. 18) 23 straipsnio 1 dalies (a) punktą (toliau vadinama – Europos Parlamento ir Tarybos sprendimas Nr. 573/2007/EB ir 2007 m. birželio 25 d. Tarybos sprendimas Nr. 2007/435/EB) Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. gegužės 19 d. nutarimu Nr. 554 (Žin., 2010, Nr. 59-2893) paskirta vykdyti atsakingos institucijos funkcijas. Atsakinga institucija yra Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos Sąjungos struktūrinės paramos departamento Struktūrinės paramos valdymo skyrius ir Apskaitos ir atskaitomybės departamentas.
Audito institucija – institucija, pagal Europos Parlamento ir Tarybos sprendimo Nr. 573/2007/EB 25 straipsnio 1 dalies (c) punktą ir 2007 m. birželio 25 d. Tarybos sprendimo Nr. 2007/435/EB 23 straipsnio 1 dalies (c) punktą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. gegužės 19 d. nutarimu Nr. 554 (Žin., 2010, Nr. 59-2893) paskirta vykdyti audito institucijos funkcijas. Audito institucija yra Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Vidaus audito skyrius.
Bendrojo finansavimo lėšos – projektui finansuoti skirtos lėšos, papildančios Bendrijos finansavimą pagal pagrindinių ES teisės aktų nustatytą tvarką. Šios bendrojo finansavimo lėšos gali susidaryti iš Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų, skiriamų kaip parama projektui, ir (arba) privačių lėšų bei kitų piniginių išteklių, kuriais disponuoja valstybė ir (arba) savivaldybės, išskyrus kitus Europos Sąjungos finansinės paramos šaltinius.
Įgaliota institucija – institucija, pagal Europos Parlamento ir Tarybos sprendimo Nr. 573/2007/EB 25 straipsnio 1 dalies (d) punktą ir 2007 m. birželio 25 d. Tarybos sprendimo Nr. 2007/435/EB 23 straipsnio 1 dalies (d) punktą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. gegužės 19 d. nutarimu Nr. 554 (Žin., 2010, Nr. 59-2893) paskirta vykdyti įgaliotos institucijos funkcijas, kurias jai deleguoja atsakinga institucija. Įgaliota institucija yra Europos socialinio fondo agentūros Projektų valdymo skyrius (EPF/EIF) bei Finansų ir apskaitos skyrius.
Išlaidų deklaracija – pagal Europos Komisijos nustatytą formą atsakingos institucijos parengtas ir tvirtinančios institucijos patvirtintas dokumentas, patvirtinantis, kad visos ataskaitiniu laikotarpiu deklaruotos išlaidos yra tinkamos finansuoti; išlaidų deklaracijoje yra nurodomi duomenys, kurių reikia rengiant Europos Komisijai teikiamą prašymą dėl mokėjimo.
Įtariama nusikalstama veika – įtariamas pažeidimas, kuriuo siekiama neteisėtai gauti ar panaudoti Europos Sąjungos ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšas ir dėl kurio galima pradėti administracinį ar teismo procesą.
Mokėjimo prašymas – pagal atsakingos institucijos nustatytą formą projekto vykdytojo užpildytas dokumentas, kuris teikiamas įgaliotai institucijai kartu su dokumentų, įrodančių projekto, dėl kurio buvo sudaryta paramos teikimo sutartis, įgyvendinimo išlaidas, kopijomis.
Paraiška atsakingai institucijai dėl lėšų pervedimo projektų vykdytojams – pagal atsakingos institucijos nustatytą formą įgaliotos institucijos parengtas ir patvirtintas dokumentas, kuriuo remiantis yra rengiama mokėjimo paraiška Lietuvos Respublikos valstybės iždui.
Paraiška dėl projekto finansavimo (toliau vadinama – paraiška) – atsakingos institucijos nustatytos formos dokumentas, kurį pildo ir įgaliotai institucijai teikia pareiškėjas, siekiantis gauti paramą projektui.
Parama – pagal paramos teikimo sutartį projektui finansuoti skiriamos Bendrijos ir bendrojo finansavimo lėšos.
Paramos sutartis – nustatytos formos teisinis susitarimas, kurio pagrindu projekto vykdytojui skiriama parama. Paramos sutartis nustato skiriamų paramos lėšų panaudojimo, projekto įgyvendinimo ir kitas sąlygas. Paramos sutartį pasirašo atsakinga institucija, įgaliota institucija ir projekto vykdytojas.
Pareiškėjas – juridinis asmuo, teikiantis paraišką pagal įgaliotos institucijos paskelbtą kvietimą teikti paraiškas.
Pažeidimas – Lietuvos Respublikos ir (ar) Bendrijos teisės aktų nuostatų pažeidimas, padarytas veikimu ar neveikimu, dėl kurio atsirado ar galėjo atsirasti valstybės ir (ar) Europos Sąjungos biudžeto nuostolių.
Projektas – projekto vykdytojo vykdomų specifinių, praktinių priemonių visuma, skirta fondų remiamiems veiksmams įgyvendinti.
Projekto vykdytojas – juridinis asmuo, atsakingas už projekto įgyvendinimą.
Projektų atrankos ir priežiūros komitetas – iš įvairių kompetentingų institucijų atstovų atsakingos institucijos sudarytas komitetas, atliekantis projektų atrankos ir projektų įgyvendinimo priežiūros funkcijas.
Tvirtinanti institucija – institucija, pagal Europos Parlamento ir Tarybos sprendimo Nr. 573/2007/EB 25 straipsnio 1 dalies (b) punktą ir 2007 m. birželio 25 d. Tarybos sprendimo Nr.2007/435/EB 23 straipsnio 1 dalies (b) punktą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. gegužės 19 d. nutarimu Nr. 554 (Žin., 2010, Nr. 59-2893) paskirta vykdyti tvirtinančios institucijos funkcijas. Tvirtinanti institucija yra Europos socialinio fondo agentūros Kokybės užtikrinimo ir kontrolės skyrius.
II. ATSAKINGOS INSTITUCIJOS FUNKCIJOS
3. Atsakinga institucija – Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Europos Sąjungos struktūrinės paramos departamento Struktūrinės paramos valdymo skyrius – vykdo šias funkcijas:
3.2. teikia daugiamečių ir metinių programų pasiūlymus Europos Komisijai, prieš tai suderinusi jų projektus su Projektų atrankos ir priežiūros komitetų nariais ir atsako už šių programų įgyvendinimo priežiūrą;
3.4. planuoja lėšų poreikį programoms Lietuvoje įgyvendinti, administruoja programų techninę pagalbą;
3.6. stebi bendrai finansuojamų produktų bei paslaugų teikimą ir įsitikina, kad už veiksmus deklaruotos išlaidos yra patirtos ir atitinka Bendrijos bei nacionalines taisykles;
3.7. užtikrina, kad galutiniai naudos gavėjai ir kitos įstaigos, įgyvendinančios fondų finansuojamus veiksmus, turėtų atskiras apskaitos sistemas arba atitinkamus apskaitos kodeksus visiems su veiksmu susijusiems sandoriams, nepažeidžiant nacionalinių apskaitos taisyklių;
3.8. nustato procedūras, užtikrinančias, kad visi su išlaidomis ir auditu susiję dokumentai, reikalingi tinkamai audito sekai garantuoti, būtų saugomi laikantis nurodytų reikalavimų;
3.9. užtikrina, kad numatytam auditui atlikti audito institucija gautų visą reikiamą informaciją apie naudojamas valdymo procedūras ir iš fondų bendrai finansuojamus projektus;
3.10. užtikrina, kad tvirtinanti institucija gautų visą būtiną informaciją apie tvirtinimo tikslu atliktas su išlaidomis susijusias procedūras ir patikrinimus;
3.11. rengia ir teikia Europos Komisijai pažangos ir galutines ataskaitas dėl programų įgyvendinimo, tvirtinančios institucijos patvirtintas išlaidų deklaracijas ir prašymus dėl mokėjimo arba, atitinkamais atvejais, grąžinamų išlaidų deklaracijas bei kitą Europos Komisijos prašomą informaciją;
3.13. užtikrina, kad daugiamečių ir metinių programų vertinimai būtų atliekami laikantis nustatytų terminų ir atitiktų kokybės standartus, kuriuos kartu nustato Europos Komisija ir valstybė narė;
3.16. jei būtina, sudaro komisijas ir darbo grupes, skirtas padėti atsakingai institucijai užtikrinti programų įgyvendinimą;
3.17. rengia, derina su institucijomis, įtrauktomis į valdymo ir kontrolės sistemą, ir tvirtina nacionalines taisykles ir kt. nacionalinius teisės aktus;
3.18. teikia socialinės apsaugos ir darbo ministrui tvirtinti Projektų atrankos ir priežiūros komitetų sudėtį, organizuoja šių komitetų darbą, jiems vadovauja, atlieka sekretoriato funkcijas;
3.19. teikia Projektų atrankos ir priežiūros komitetams informaciją dėl programų įgyvendinimo eigos, taip pat teikia šiems komitetams tvirtinti metinių programų įgyvendinimo pažangos ir galutines ataskaitas, prieš siunčiant jas Europos Komisijai;
3.20. įtarusi nusikalstamą veiką, susijusią su Bendrijos ar bendrojo finansavimo lėšų gavimu ar panaudojimu, nedelsdama praneša Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybai prie Vidaus reikalų ministerijos, kartu pateikdama visą su įtariama nusikalstama veika susijusią informaciją, bei informuoja įgaliotą instituciją;
3.21. vykdo pažeidimų prevenciją: sistemina informaciją, susijusią su aptiktais pažeidimais, analizuoja ją, inicijuoja atitinkamos paramos programos valdymo ir kontrolės sistemos bei jos reglamentavimo tobulinimą, atsižvelgdama į pažeidimų analizės rezultatus, organizuoja mokymus su pažeidimais susijusiais klausimais, atlieka kitus pažeidimų prevencijos veiksmus;
3.22. tikrina, pildo, pasirašo ir teikia tvirtinti įgaliotos institucijos parengtas ir patvirtintas fondų mokėjimo paraiškas atsakingai institucijai dėl lėšų pervedimo projekto vykdytojui;
3.23. rengia programų finansines ataskaitas ir išlaidų deklaracijas pagal patvirtintus reikalavimus;
4. Atsakinga institucija – Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Apskaitos ir atskaitomybės departamentas – vykdo šias funkcijas:
4.2. užtikrina, kad būtų įdiegta kompiuterizuota apskaitos įrašų apie kiekvieną pagal metinės programos vykdomą veiksmą registravimo bei saugojimo sistema ir kad būtų renkami finansų valdymui, priežiūrai, kontrolei bei vertinimui reikalingi duomenys apie įgyvendinimą;
4.6. tikrina, pildo ir teikia apmokėjimui Struktūrinės paramos valdymo skyriaus parengtas ir patvirtintas mokėjimo paraiškas Valstybės iždui dėl lėšų pervedimo projekto vykdytojui;
4.7. rengia finansinę atskaitomybę pagal patvirtintus reikalavimus bei teikia kitas ataskaitas jų reikalaujančioms institucijoms;
4.8. nustatyta tvarka teikia dokumentus audito institucijai, tvirtinančiai institucijai ir Valstybės kontrolei;
III. ĮGALIOTOS INSTITUCIJOS FUNKCIJOS
5. Įgaliota institucija – Europos socialinio fondo agentūros Projektų valdymo skyrius (EPF/EIF) – vykdo šias funkcijas:
5.3. teikia teisės aktuose nurodytą informaciją fiziniams ir juridiniams asmenims, kurios reikia projektų paraiškoms parengti ir pateikti;
5.4. rengia paraiškų vertinimo ataskaitas dėl siūlomų finansuoti projektų ir rengia rekomendacijas programų Projektų atrankos ir priežiūros komitetams;
5.5. gavusi atsakingos institucijos sprendimą dėl paramos projektams skyrimo, apie gautą sprendimą informuoja pareiškėjus;
5.11. pagal kompetenciją dalyvauja rengiant teisės aktus, nustatančius detalias projektų atrankos, vertinimo, priežiūros, mokėjimų, techninės pagalbos naudojimo, viešinimo priemonių taisykles, procedūras bei kitus teisės aktus; taip pat rengia įgaliotos institucijos vidaus tvarkos taisykles;
5.13. padeda atsakingai institucijai pildyti atitinkamas programų pažangos ir galutinių ataskaitų dalis;
5.17. nustačiusi, kad esama pažeidimų, susijusių su deklaruotomis tinkamomis finansuoti išlaidomis, praneša apie tai atsakingai institucijai ir rekomenduoja atsakingai institucijai imtis būtinų priemonių pažeidimams pašalinti;
5.18. pagal kompetenciją užtikrina, kad su fondų veikla susiję dokumentai būtų tinkamai saugomi ir prieinami turinčioms teisę juos tikrinti institucijoms ar asmenims;
6. Įgaliota institucija – Europos socialinio fondo agentūros Finansų ir apskaitos skyrius – vykdo šias funkcijas:
6.1. planuoja įgaliotos institucijos techninės pagalbos lėšų poreikį ir teikia informaciją atsakingai institucijai;
IV. TVIRTINANČIOS INSTITUCIJOS FUNKCIJOS
7. Tvirtinanti institucija – Europos socialinio fondo agentūros Kokybės užtikrinimo ir kontrolės skyrius – vykdo šias funkcijas:
7.1. patikrina ir patvirtina, kad išlaidų deklaracija yra tiksli, gauta naudojant patikimas apskaitos sistemas ir pagrįsta tinkamais dokumentais, taip pat patvirtina, kad deklaruotos išlaidos atitinka taikytinas Bendrijos ir nacionalines taisykles bei buvo patirtos per nustatytą projekto įgyvendinimo laikotarpį;
7.4. tikrina Bendrijos lėšas, kai dėl pastebėtų pažeidimų buvo nustatyta, kad šios buvo išmokėtos neteisėtai, bei atitinkamais atvejais ir delspinigių išieškojimą;
7.5. tvarko išieškotinų ir išieškotų sumų apskaitą pagal Europos Sąjungos bendrajam biudžetui taikomas taisykles, kai įmanoma, išskaitydama jas iš kitos išlaidų deklaracijos;
7.7. pagal kompetenciją užtikrina, kad su programomis susiję dokumentai būtų tinkamai saugomi ir prieinami turinčioms teisę juos tikrinti institucijoms ar asmenims;
V. AUDITO INSTITUCIJOS FUNKCIJOS
8. Audito institucija – Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Vidaus audito skyrius – vykdo šias funkcijas:
8.1. rengia audito ataskaitos projektą ir užtikrina, kad, atliekant auditą, būtų atsižvelgiama į tarptautiniu mastu pripažintus audito standartus;
8.3. užtikrina, kad veiksmai būtų audituojami, pasirenkant tinkamą imtį deklaruotoms išlaidoms patikrinti, o imtis sudarytų mažiausiai 10 procentų visų kiekvienos metinės programos reikalavimus atitinkančių išlaidų;
8.5. rengia ir teikia Europos Komisijai metines ataskaitas ir audito išvadas dėl metinių programų įgyvendinimo ir jų metu nustatytų valdymo ir kontrolės sistemos silpnųjų pusių;
8.7. dalyvauja pagal savo kompetenciją rengiant teisės aktus, susijusius su programų įgyvendinimu ir lėšų naudojimu;
8.8. užtikrina, kad būtų saugomi dokumentai, susiję su atliktais auditais, ir būtų prieinami juos tikrinti teisę turintiems asmenims;
VI. PROJEKTŲ ATRANKOS IR PRIEŽIŪROS KOMITETO FUNKCIJOS
9. Projektų atrankos ir priežiūros komitetas vykdo šias funkcijas:
9.4. svarsto ir tvirtina atsakingos institucijos parengtas metinių programų pažangos ir galutines ataskaitas, prieš siųsdamas jas Europos Komisijai;
9.5. svarsto programų nepriklausomo vertinimo ataskaitas ir teikia rekomendacijas dėl jų atsakingai institucijai;
VII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS