LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖ
N U T A R I M A S
DĖL LIETUVOS VALSTYBINIO ARCHYVŲ FONDO NUOSTATŲ IR LIETUVOS ARCHYVŲ GENERALINĖS DIREKCIJOS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO
1993 m. vasario 23 d. Nr. 101
Vilnius
Patvirtinti pridedamus:
Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatus;
Lietuvos archyvų generalinės direkcijos prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės nuostatus.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
1993 m. vasario 23 d. nutarimu Nr. 101
Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatai
Bendroji dalis
1. Lietuvos valstybinis archyvų fondas yra sudėtinė Lietuvos archyvų fondo dalis. Lietuvos valstybinis archyvų fondas yra Lietuvos valstybės nuosavybė. Šį fondą sudaro visi istorinę, mokslinę, kultūrinę ir kitokią išliekamąją vertę turintys dokumentai, saugomi Lietuvos Respublikos valstybiniuose archyvuose (toliau vadinama – valstybiniai archyvai), kitose valstybinėse saugyklose, taip pat sukaupti valstybinės valdžios ir valdymo institucijose, teismuose, prokuratūroje, krašto apsaugos, saugumo, užsienio reikalų, vidaus reikalų, kultūros, mokslo, švietimo tarnybose, kitose valstybinėse įmonėse, įstaigose ir organizacijose (toliau vadinama – įstaigos) nepriklausomai nuo jų pavaldumo.
2. Lietuvos valstybinį archyvų fondą, saugomą valstybiniuose archyvuose ir įstaigose, valdo Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų generalinė direkcija).
Lietuvos archyvų generalinės direkcijos kompetenciją ir funkcijas reglamentuoja nuostatai, kuriuos tvirtina Lietuvos Respublikos Vyriausybė.
3. Valstybiniai archyvai, kuriuose saugoma didžioji dalis Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentų, yra savarankiškos įstaigos, kaupiančios, tvarkančios, saugančios ir naudojančios dokumentus, susijusius su valstybės ir visuomenės reikmių tenkinimu bei piliečių teisių realizavimu. Valstybiniai archyvai moksliškai tiria istorijos ir kultūros istorijos klausimus, teikdami pirmenybę archyvotyrai, archeografijai ir pagalbiniams istorijos mokslams, taip pat leidžia dokumentų rinkinius ir informacinius leidinius.
Valstybiniai archyvai pagal kompetenciją kontroliuoja, kaip įstaigose bei jų archyvuose formuojami, kaupiami, tvarkomi bei saugomi dokumentai, ir metodiškai vadovauja šiam darbui. Valstybinių archyvų darbą reglamentuoja archyvų nuostatai. Konkrečią dokumentų kaupimo, saugojimo, tvarkymo ir naudojimo tvarką valstybiniuose archyvuose ir įstaigų archyvuose nustato Lietuvos archyvų darbo taisyklės. Nurodytuosius nuostatus ir darbo taisykles tvirtina Lietuvos archyvų generalinis direktorius.
4. Kitos valstybinės saugyklos (valstybinės mokslo ir studijų įstaigos, muziejai, bibliotekos) neterminuotai saugo istoriškai susiformavusius Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentų kompleksus bei įgytus, paveldėtus, dovanotus ar pirktus fizinių ir juridinių asmenų dokumentus, vadovaudamosi Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu ir šiais nuostatais.
Lietuvos valstybinio archyvų fondo sudėtis
5. Lietuvos valstybinį archyvų fondą sudaro šie svarbiausieji dokumentų kompleksai:
5.1. Lietuvos Metrika ir kiti Lietuvos Didžiosios Kunigaikštystės centrinių bei vietos įstaigų dokumentai;
5.2. įvairių istorijos laikotarpių okupuotos ar aneksuotos Lietuvos (Rusijos imperijos Vilniaus, Kauno ir Suvalkų gubernijų, 1914–1918 metų Vokietijos okupacijos, 1918–1919 metų bolševikų okupacijos, Klaipėdos krašto (iki 1923 metų ir 1939–1945 metų), 1919–1939 metų Lenkijos okupuoto Vilniaus krašto, 1941–1944 metų Vokietijos okupacijos ir 1940–1941 metų bei 1944–1990 metų į TSRS sudėtį įjungtos Lietuvos) valstybinės valdžios ir valdymo institucijų, kitų valstybinių centrinių ir vietos įstaigų bei organizacijų, kūrybinių sąjungų, visuomeninių organizacijų, profsąjungų, LKP centrinių ir vietos organizacijų dokumentai;
5.3. Lietuvos Respublikos (1918–1940 metų ir nuo 1990 metų) valstybinės valdžios ir valdymo institucijų, savivaldybių, teismų, prokuratūros, krašto apsaugos, saugumo, užsienio reikalų, vidaus reikalų, ūkio, mokslo, kultūros, švietimo ir kitų centrinių bei vietos įstaigų dokumentai;
5.4. individualių, tikrųjų ūkinių bendrijų, komanditinių ūkinių bendrijų, akcinių ir uždarųjų akcinių bendrovių, kitų nevalstybinių įmonių, įstaigų ir organizacijų, politinių partijų, profesinių, konfesinių, visuomeninių organizacijų ir judėjimų, kūrybinių sąjungų bei mokslo draugijų veiklos dokumentai, tapę valstybės nuosavybe;
5.5. įvairių istorijos laikotarpių:
Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentų saugojimas
8. Neterminuoto saugojimo yra dokumentai, turintys istorinę, mokslinę, kultūrinę ar kitokią išliekamąją vertę ir nuolat saugomi valstybiniuose archyvuose bei kitose valstybinėse saugyklose. Įstaigų archyvuose šie dokumentai saugomi Lietuvos Respublikos archyvų įstatyme nurodytą laiką.
9. Ilgo saugojimo yra dokumentai, turintys istorinę bei praktinę vertę (kadrų, socialiniai-teisiniai, medicinos ir kiti) ir saugomi įstaigų archyvuose nuo 10 iki 75 metų.
10. Laikino saugojimo yra dokumentai, turintys trumpalaikę praktinę vertę (kai kurie ūkiniai-finansiniai, buhalterijos ir kiti) ir saugomi įstaigų archyvuose iki 10 metų.
11. Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentų saugojimo terminai nustatomi remiantis dokumentų saugojimo vardynais, kuriuos tvirtina Lietuvos archyvų generalinė direkcija.
12. Dokumentų saugojimo terminus keičia ir sunaikinti skirtus dokumentus atrenka įstaigų ir valstybinių archyvų ekspertų komisijos, suderinusios tai su Lietuvos archyvų generalinės direkcijos centrine ekspertų komisija.
13. Įstaigų dokumentai naikinami tik po to, kai neterminuoto ir ilgo saugojimo bylų apyrašai suderinami su valstybinių archyvų ekspertų komisijomis.
14. Įstaigos, kurių dokumentai neimami į valstybinius archyvus, dokumentų tvarkymo, saugojimo ir naikinimo klausimus derina su aukštesniosiomis įstaigomis.
15. Valstybiniuose archyvuose sukaupti archyviniai dokumentai restauruojami institucijose, turinčiose licenciją atlikti archyvinių dokumentų konservavimo bei restauravimo darbus.
Asmenims, neturintiems restauratoriaus kvalifikacijos, restauruoti archyvinius dokumentus draudžiama.
Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentų apskaita
17. Visi Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentai registruojami nepriklausomai nuo jų saugojimo vietos.
18. Svarbiausieji Lietuvos valstybinio archyvų fondo klasifikavimo, apskaitos ir registravimo vienetai yra: dokumentas, saugojimo vienetas, dokumentų fondas, archyvo fondas, archyvo kolekcija.
19. Dokumentas – tai materialus objektas, kuriame užfiksuota informacija nepriklausomai nuo jos atsiradimo laiko, autoriaus, fiksavimo būdo ir technikos. Dokumentai skirstomi į rašytinius, audiovizualinius, grafinius ir kompiuterinius.
20. Saugojimo vienetas – pagrindinis archyvų fondo apskaitos ir registravimo vienetas. Rašytinių dokumentų saugojimo vienetas (byla) – tai atskirame aplanke esantis (įdėtas ar įrištas) dokumentas ar dokumentų, susijusių temos nominalu ar kitais požymiais, grupė. Įstaigose dokumentai formuojami į bylas. Archyvuose registravimo prasme šios bylos prilygsta saugojimo vienetams. Byla – tai fiziškai atskira dokumentų, susijusių turiniu, nominalu ar kitais požymiais, grupė.
Audiovizualinių dokumentų saugojimo vienetai yra:
fotodokumentų – negatyvas, pozityvas, albumas;
kino dokumentų – dėžutė, juosta;
garso dokumentų – plokštelė, juosta, kasetė;
videodokumentų – kasetė, juosta.
Grafinių dokumentų saugojimo vienetas yra kalkė. Kompiuterinių dokumentų saugojimo vienetas – disketė.
22. Archyvo fondas – įstaigos arba fizinio asmens dokumentų fondo dalis, turinti istorinę, mokslinę, kultūrinę ar kitokią išliekamąją vertę ir neterminuotai saugoma valstybiniuose archyvuose arba kitose valstybinėse saugyklose (laikinai – įstaigų archyvuose).
Archyvo fondas yra istoriškai susiformavęs dokumentų kompleksas. Šis kompleksas negali būti skaidomas.
23. Archyvo kolekcija – atskirų skirtingos kilmės dokumentų, susijusių vienu ar keliais požymiais (autoriaus, chronologijos, temos ir kitais), kompleksas. Registravimo prasme archyvo kolekcija tapati archyvo fondui.
24. Valstybiniai archyvai, valstybinės saugyklos ir įstaigos nustatytąja tvarka ir terminais pateikia Lietuvos archyvų generalinei direkcijai dokumentų registravimo duomenis.
Lietuvos valstybinio archyvų fondo papildymas
26. Įstaigose susiformavusių dokumentų sudėtį ir jų saugojimo terminus nustato dokumentų vardynai. Lietuvos valstybinis archyvų fondas nuolat papildomas veikiančių ir likviduojamų įstaigų neterminuoto saugojimo dokumentais.
27. Įstaigų, perduodančių dokumentus valstybiniam saugojimui, sąrašus sudaro valstybiniai archyvai. Į šiuos sąrašus įtraukiamos nevalstybinės įstaigos, sutinkančios perduoti dokumentus valstybiniam saugojimui. Komplektavimo šaltinių sąrašus derina ir tvirtina Lietuvos archyvų generalinė direkcija.
28. Valstybinės institucijos, įstatymų nustatyta tvarka registruojančios įsteigtas naujas įmones, politines partijas, visuomenines organizacijas ir judėjimus, taip pat įstatymų numatytais atvejais kitas įstaigas bei organizacijas, privalo apie jų įregistravimą pranešti Lietuvos archyvų generalinei direkcijai.
29. Lietuvos valstybinio archyvų fondo papildymo, dokumentų vertės ekspertizės ir atrinkimo valstybiniam saugojimui klausimus sprendžia įstaigų ekspertų komisijos, valstybinių archyvų ekspertų komisijos bei Lietuvos archyvų generalinės direkcijos centrinė ekspertų komisija pagal savo kompetenciją, kuri nustatyta Lietuvos archyvų darbo taisyklėse ir nurodytųjų komisijų nuostatuose.
30. Lietuvos valstybinis archyvų fondas gali būti papildomas Lietuvos valstybės, politikos, verslo, ūkio, mokslo, kultūros ir meno veikėjų veiklos metu susiformavusiais arba surinktais kitų fizinių asmenų vertingais dokumentais.
31. Nevalstybinių įstaigų ir fizinių asmenų dokumentai, perduoti valstybiniam saugojimui, tampa fondo dalimi ir buvusiems savininkams negrąžinami.
32. Nevalstybinės įstaigos ir fiziniai asmenys gali perduoti dokumentus į valstybinį archyvą depozitiniam saugojimui. Už depozitinį saugojimą gali būti imamas mokestis. Pasibaigus sutartyje numatytam saugojimo laikui, sutartis pratęsiama arba dokumentai grąžinami savininkui.
33. Lietuvos valstybinis archyvų fondas papildomas nevalstybinių įstaigų ir fizinių asmenų, neužtikrinančių tinkamo dokumentų saugojimo, dokumentais, taip pat nurodytųjų įstaigų ir fizinių asmenų rastais istorinę vertę turinčiais archyvais ar jų liekanomis. Fiziniams ir juridiniams asmenims, perdavusiems valstybiniam saugojimui rastus archyvinius dokumentus, atlyginama įstatymų nustatyta tvarka.
Dokumentų perdavimo valstybiniam saugojimui tvarka
35. Pagal archyvų darbo taisykles sutvarkyti įstaigų dokumentai, praėjus nustatytajam terminui, perduodami valstybiniam saugojimui pagal perdavimo-priėmimo aktą.
36. Perduodant nevalstybinių įstaigų ir fizinių asmenų dokumentus valstybiniam saugojimui, sudaroma nustatytosios formos sutartis (aktas), kurioje nurodomos šių dokumentų priėmimo, tvarkymo ir naudojimo sąlygos.
37. Priimdami nevalstybinių įstaigų ir fizinių asmenų dokumentus valstybiniam saugojimui, valstybiniai archyvai įsipareigoja laikytis šių nuostatų 36 punkte nurodytoje sutartyje (akte) numatytų sąlygų.
Lietuvos valstybinio archyvų fondo naudojimas
40. Valstybiniai archyvai, valstybinės saugyklos ir įstaigos, saugančios Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentus:
40.1. teikia juridiniams ir fiziniams asmenims informaciją apie saugomų dokumentų sudėtį ir turinį Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo numatyta tvarka;
40.2. teikia įstatymų nustatyta tvarka skaitykloms (asmenų, dirbančių mokslo tiriamuosius darbus, užsakymu) fondo dokumentus arba jų kopijas;
40.4. rengia fondo dokumentų parodas, informuoja apie jas visuomenę per spaudą, radiją, televiziją ir kitas masines informacijos priemones;
40.6. keičiasi dokumentų kopijomis su užsienio šalių archyvais, muziejais, bibliotekomis ir fiziniais asmenimis;
40.7. išduoda archyvo pažymėjimus, nuorašus ir išrašus.
Archyvo pažymėjimus, nuorašus ir išrašus (apie save, savo šeimos narius, gimines, taip pat asmenis, tvarkančius bendrą ūkį, paveldėtojus, turinčius teisinius dokumentus) turi teisę gauti Lietuvos Respublikos piliečiai, užsienio valstybių piliečiai, asmenys be pilietybės bei Lietuvos Respublikos ir užsienio valstybių juridiniai asmenys.
41. Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentais leidžiama tik naudotis, jie negali būti pirkimo-pardavimo bei kitų sandorių, pažeidžiančių valstybės nuosavybės teisę į šiuos dokumentus, objektas.
42. Už valstybinių archyvų dokumentų naudojimą gali būti nustatytas mokestis pagal patvirtintus kainoraščius.
44. Nevalstybinių įstaigų ir fizinių asmenų dokumentai, perduoti (dovanoti, palikti testamentu) valstybiniam saugojimui, naudojami tik su dokumentų perdavėjo (paveldėtojo) žinia, jeigu šalys nėra susitarusios kitaip.
Atsakomybė už archyvų dokumentų kaupimą,
tvarkymą, saugojimą ir naudojimą
46. Įstaigų vadovai asmeniškai atsako už raštvedybą, archyvų dokumentų kaupimą, tvarkymą, saugojimą ir naudojimą savo ir pavaldžiose įstaigose įstatymų nustatyta tvarka.
47. Ministerijos ir kitos Vyriausybės įstaigos atsako ne tik už savo, bet ir už jų reguliavimo sferai priskirtų įstaigų dokumentų kaupimą bei raštvedybą ir ne rečiau kaip kartą per 5 metus Lietuvos archyvų generalinei direkcijai ar atitinkamam valstybiniam archyvui pateikia nustatytąja tvarka duomenis apie jų reguliavimo sferai priskirtose įstaigose esančių dokumentų kiekį ir būklę.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
1993 m. vasario 23 d. nutarimu Nr. 101
Lietuvos archyvų generalinės direkcijos prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės nuostatai
Bendroji dalis
1. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų generalinė direkcija) yra Lietuvos archyvų fondo priežiūros ir Lietuvos valstybinio archyvų fondo valdymo institucija.
Lietuvos archyvų generalinė direkcija formuoja ir įgyvendina valstybės politiką archyvų srityje.
2. Lietuvos archyvų generalinė direkcija savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais bei potvarkiais, Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatais, taip pat šiais nuostatais.
3. Lietuvos archyvų generalinės direkcijos aparato darbuotojų metinį darbo apmokėjimo fondą tvirtina Lietuvos Respublikos Vyriausybė.
Lietuvos archyvų generalinės direkcijos
uždaviniai ir funkcijos
5. Svarbiausieji Lietuvos archyvų generalinės direkcijos uždaviniai yra:
5.1. leisti pagal kompetenciją normatyvinius aktus Lietuvos archyvų fondo kaupimo, apskaitos, saugojimo ir naudojimo klausimais, organizuoti Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo bei kitų normatyvinių aktų įgyvendinimą ir tikrinti, kaip jie vykdomi;
5.2. užtikrinti Lietuvos archyvų fondo dokumentų kaupimą ir apskaitą, Lietuvos valstybinio archyvų fondo tvarkymą, saugojimą ir naudojimą pagal šio fondo nuostatus valstybiniuose archyvuose, taip pat valstybinės valdžios ir valdymo institucijų, teismų, prokuratūros, krašto apsaugos, saugumo, užsienio reikalų, kultūros, mokslo, švietimo tarnybų, kitų valstybinių įmonių, įstaigų ir organizacijų (toliau vadinama – įstaigos) archyvuose;
5.3. kontroliuoti kitose valstybinėse saugyklose esančios Lietuvos valstybinio archyvų fondo dalies apskaitą ir saugojimą;
5.4. teikti metodinę bei praktinę pagalbą juridiniams ir fiziniams asmenims – Lietuvos archyvų fondo turėtojams;
5.5. organizuoti ir koordinuoti mokslinį bei metodinį darbą archyvotyros, istorijos bei pagalbinių istorijos mokslų srityse, diegti mokslo bei technikos laimėjimus valstybiniuose archyvuose;
6. Lietuvos archyvų generalinė direkcija, vykdydama jai pavestus uždavinius:
6.1. organizuoja Lietuvos valstybinio archyvų fondo dokumentų kaupimą ir saugojimą, nustato užsienio valstybių archyvuose saugomus Lietuvos istorijos dokumentus ir sprendžia šių dokumentų originalų arba jų kopijų įsigijimo klausimus;
6.2. nustato svarbiausiąsias valstybinių archyvų veiklos kryptis ir valstybinių archyvų tinklo struktūrą;
6.8. dalyvauja kuriant valstybinę raštvedybos sistemą ir kontroliuoja, kaip ji taikoma įmonėse, įstaigose ir organizacijose. Kartu su kitomis institucijomis rengia raštvedybos normatyvinius dokumentus;
6.9. koordinuoja archyvų mokslinį ir metodinį darbą, dokumentų skelbimą, teikia šiais klausimais metodinę pagalbą, vadovauja mokslinės informacijos sistemos kūrimui, skelbia informaciją apie archyvų dokumentų sudėtį bei turinį, diegia pažangias dokumentų paieškos sistemas;
6.11. organizuoja juridinių ir fizinių asmenų pareiškimų, pasiūlymų bei skundų valstybinių archyvų darbo klausimais nagrinėjimą;
6.13. organizuoja valstybinių archyvų aprūpinimą įrenginiais ir medžiagomis, kurių reikia dokumentams saugoti ir naudoti;
Lietuvos archyvų generalinės direkcijos teisės
7. Lietuvos archyvų generalinė direkcija, vykdydama jai pavestas funkcijas, turi teisę:
7.1. kreiptis į Lietuvos archyvų fondo turėtojus visais Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo vykdymo, archyvų veiklos klausimais ir gauti informaciją;
7.2. gauti iš juridinių asmenų – Lietuvos archyvų fondo turėtojų – nustatytosios formos apskaitos dokumentus, kitus reikalingus duomenis, tikrinti, kaip šie juridiniai asmenys laikosi Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo;
7.3. kontroliuoti, kaip valstybiniai archyvai, kitos valstybinės saugyklos ir įstaigos laikosi Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatų, ir reikalauti šalinti pastebėtus trūkumus;
7.4. Lietuvos archyvų fondo turėtojams neužtikrinus tinkamo dokumentų saugojimo, spręsti dokumentų perdavimo į valstybinius archyvus klausimą;
7.7. nustatytąja tvarka stoti į tarptautines archyvų organizacijas, dalyvauti jų veikloje, bendradarbiauti su užsienio valstybių archyvų tarnybomis, muziejais, bibliotekomis, mokslo įstaigomis, ūkinėmis bei komercinėmis firmomis ir fiziniais asmenimis;
7.8. organizuoti mokamas paslaugas fiziniams asmenims valstybiniuose archyvuose, nustatyti mokamų darbų rūšis ir kainas;
Lietuvos archyvų generalinės direkcijos darbo organizavimas
8. Lietuvos archyvų generalinei direkcijai vadovauja generalinis direktorius, kurį skiria pareigoms ir atleidžia iš pareigų Lietuvos Respublikos Ministras Pirmininkas.
Generalinis direktorius turi pavaduotoją, kurį skiria pareigoms ir atleidžia iš pareigų Lietuvos Respublikos Ministras Pirmininkas generalinio direktoriaus teikimu. Generalinio direktoriaus nesant, jo pareigas eina pavaduotojas.
9. Lietuvos archyvų generalinis direktorius:
9.1. asmeniškai atsako už direkcijai pavestų darbų vykdymą ir lėšų naudojimą, nustato, kokiu mastu jo pavaduotojas ir kiti direkcijos darbuotojai yra atsakingi už vadovavimą atskiroms direkcijos veiklos sritims;
9.3. tvirtina direkcijos struktūrą ir etatų sąrašą, priima ir atleidžia iš darbo direkcijos darbuotojus bei archyvų direktorius, skatina juos ir skiria jiems drausmines nuobaudas;
10. Lietuvos archyvų generalinė direkcija, vadovaudamasi Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais bei potvarkiais, pagal kompetenciją leidžia įsakymus ir kitus aktus, organizuoja ir tikrina jų vykdymą.
Lietuvos archyvų generalinės direkcijos įsakymai ir kiti aktai jos kompetencijos klausimais yra privalomi ministerijoms, kitoms Vyriausybės įstaigoms, savivaldybių valdymo institucijoms, valstybinėms ir nevalstybinėms įmonėms, įstaigoms ir organizacijoms.
Lietuvos archyvų generalinė direkcija prireikus kartu su ministerijomis ir kitomis Vyriausybės įstaigomis leidžia bendrus įsakymus ir kitus aktus.
Lietuvos archyvų generalinės direkcijos lėšos
12. Lietuvos archyvų generalinės direkcijos lėšas sudaro valstybės asignavimai, pajamos už mokamas paslaugas, leidybinę veiklą, taip pat fondų, organizacijų ir draugijų aukos.