LIETUVOS BANKO VALDYBOS
N U T A R I M A S
DĖL Lietuvos banko valdybos 2004 m. birželio 10 d. nutarimo Nr. 99 „Dėl Banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo
2009 m. spalio 15 d. Nr. 198
Vilnius
Pakeisti Lietuvos banko valdybos 2004 m. birželio 10 d. nutarimą Nr. 99 „Dėl Banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2004, Nr. 98-3688) ir išdėstyti jį nauja redakcija:
„LIETUVOS BANKO VALDYBA
NUTARIMAS
DĖL BANKO VEIKLĄ PAPILDANČIŲ PASLAUGŲ PIRKIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos bankų įstatymo (Žin., 2004, Nr. 54-1832) 4 straipsnio 4 dalimi, Lietuvos Respublikos centrinės kredito unijos įstatymo (Žin., 2000, Nr. 45-1288; 2004, Nr. 61-2181) 4 straipsnio 5 dalimi ir Lietuvos Respublikos kredito unijų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 26-578; 2008, Nr. 76-3003) 4 straipsnio 12 dalimi, Lietuvos banko valdyba n u t a r i a:
PATVIRTINTA
Lietuvos banko valdybos
2004 m. birželio 10 d. nutarimu Nr. 99
(Lietuvos banko valdybos
2009 m. spalio 15 d.
nutarimo Nr. 198 redakcija)
BANKO VEIKLĄ PAPILDANČIŲ PASLAUGŲ PIRKIMO TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Šis dokumentas skirtas įgyvendinti Lietuvos Respublikos bankų įstatymo 4 straipsnio 4 dalies, Lietuvos Respublikos centrinės kredito unijos įstatymo 4 straipsnio 5 dalies ir Lietuvos Respublikos kredito unijų įstatymo 4 straipsnio 12 dalies nuostatas, atsižvelgiant į Bazelio bankų priežiūros komiteto rekomendacijas, Europos bankų priežiūros institucijų komiteto Nuostatas dėl kredito įstaigų veiklą papildančių paslaugų pirkimo (angl. Guidelines on Outsourcing) ir Europos Sąjungos šalyse taikomą praktiką.
2. Šio dokumento nuostatos taikomos Lietuvos centrinei kredito unijai, Lietuvos banko licenciją turintiems bankams ir užsienio bankų filialams bei mutatis mutandis kredito unijoms ir Europos Sąjungos valstybėse narėse licencijuotų užsienio bankų filialams, įsteigtiems Lietuvos Respublikoje (toliau – bankams), nusprendusiems, kad patys nesivers tam tikra veikla, be kurios neįmanoma teikti finansinių paslaugų, kuri padeda teikti finansines paslaugas ar yra kitaip tiesiogiai susijusi su finansinių paslaugų teikimu, ir ketinantiems šias banko veiklą papildančias paslaugas pirkti iš kitų asmenų (toliau – banko veiklą papildančių paslaugų pirkimas).
3. Bankas turi iš anksto numatyti banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo strategiją ir į savo veiklos planus įtraukti informaciją apie tai, kokios banko veiklą papildančios veiklos bankas planuojamu laikotarpiu ketina atsisakyti ir kokias paslaugas ketina pirkti iš kitų asmenų. Bankas, numatęs pirkti reikšmingas banko veiklą papildančias paslaugas, turi įvertinti planuojamus rizikos struktūros pokyčius ir su tuo susijusius rizikos valdymo sistemos pasikeitimus.
II. RIZIKOS, SUSIJUSIOS SU BANKO VEIKLĄ PAPILDANČIŲ PASLAUGŲ PIRKIMU, KONTROLĖ IR VALDYMAS
4. Banko sprendimas, kad pats neteiks tam tikrų banko veiklą papildančių paslaugų, o pirks iš kitų asmenų net ir tuomet, kai jos perkamos iš įmonės, priklausančios tai pačiai grupei kaip ir bankas, nesumažina banko atsakomybės už tinkamą funkcijų, susijusių su banko veiklą papildančių paslaugų pirkimu, vykdymą, vidaus kontrolės proceso organizavimą ir visapusišką prisiimamos rizikos valdymą. Banko veiklą papildančių paslaugų pirkimas vykdomas laikantis šių principų:
4.1. banko valdymo organai yra tiesiogiai atsakingi už banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo strategijos įgyvendinimą ir tinkamą rizikos, susijusios su šiuo procesu, kontrolę ir valdymą;
4.2. dėl banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo neapribojama banko valdymo organų atsakomybė už funkcijų, nustatytų atitinkamuose Lietuvos Respublikos įstatymuose, vykdymą;
4.3. tokios pagrindinės banko valdymo organų funkcijos kaip rizikos strategijos, rizikos valdymo politikos nustatymas, nuolatinė procesų vykdymo priežiūra ir kontrolė bei su tuo susijusi atsakomybė, taip pat banko vidaus audito funkcijos negali būti perduodamos kitiems asmenims sudarant banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandorius;
4.4. susiklosčius ypatingoms aplinkybėms, bankas turi sugebėti atnaujinti tiesioginę perkamų banko veiklą papildančių paslaugų kontrolę.
4.5. bankas, priimdamas sprendimą pirkti banko veiklą papildančias paslaugas, turi užtikrinti stabilią, patikimą ir saugią banko veiklą bei nepažeisti:
4.5.1. banko valdymo organų gebėjimo valdyti ir kontroliuoti banko veiklą bei finansinių paslaugų teikimą;
4.5.2. kitų banko organų ir komitetų, pvz., stebėtojų tarybos ir vidaus audito komiteto, gebėjimo vykdyti savo funkcijas užtikrinant banko valdymo organų veiklos stebėseną;
5. Bankas turi sudaryti galimybes Lietuvos bankui gauti visą būtiną informaciją, susijusią su banko veiklą papildančių paslaugų pirkimu, ir prireikus pateikti išsamų visų banko sudarytų banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandorių sąrašą; užtikrinti prieigą prie duomenų bazių; sudaryti galimybę susipažinti su banko veiklą papildančių paslaugų teikėjo audito rezultatais ir atlikti kitus būtinus veiksmus, susijusius su priežiūros funkcijų vykdymu tokiu pat mastu kaip ir tuo atveju, jeigu šią veiklą ir toliau vykdytų pats bankas.
6. Bankas turi ypač atidžiai priimti sprendimus pirkti reikšmingas banko veiklą papildančias paslaugas ir prieš sudarydamas tokius sandorius privalo apie tai pranešti Lietuvos bankui vadovaudamasis III skyriaus nuostatomis. Reikšmingos banko veiklą papildančios paslaugos – tokios svarbos paslaugos, kurių sutrikimas arba neįvykdymas gali paveikti banko gebėjimą vykdyti Lietuvos banko nustatytus priežiūrinius reikalavimus ir (arba) užtikrinti veiklos tęstinumą. Prie reikšmingų paslaugų priskiriamos tokios veiklos sritys: vidaus kontrolė, rizikos valdymo sistema, pagrindinės verslo informacinės sistemos ir kt.
7. Prie reikšmingos įtakos neturinčių banko veiklą papildančių paslaugų priskirtinos kitos, 6 punkto kriterijų neatitinkančios, banko veiklą papildančios paslaugos, t. y. kurios neturi tiesioginės įtakos banko prisiimamos rizikos lygiui: konsultacinės paslaugos (pvz., teisės, mokesčių klausimais), rinkodaros ir reklamos paslaugos, administravimo paslaugos (pvz., personalo mokymas, sąskaitų išrašymas), kitos verslo procesų priežiūros paslaugos (pvz., pastatų priežiūra ir apsauga, IT programinės įrangos kūrimas ir priežiūra, IT infrastruktūros priežiūra ir pan.). Šioms paslaugoms III skyriaus nuostatos netaikomos.
8. Su banko veiklą papildančių paslaugų pirkimu susijusios rizikos valdymas banke vykdomas vadovaujantis banko valdymo organų patvirtinta banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo politika, kuri peržiūrima ir atnaujinama bent kartą per metus, iki einamųjų metų balandžio 1 dienos.
9. Banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo politikai taikomi reikalavimai:
9.1. politika turi apimti visus bankų veiklą papildančių paslaugų pirkimo aspektus, t. y. turi būti apibrėžta, kokios reikšmingos paslaugos ir kokios reikšmingos įtakos neturinčios banko veiklą papildančios paslaugos gali būti perkamos tiek iš įmonės, priklausančios tai pačiai finansinei grupei kaip ir banko veiklą papildančias paslaugas perkantis bankas, tiek iš įmonės, veikiančios už banko grupės ribų, ir numatyti atitinkamas rizikos valdymo priemones, kurios būtų proporcingos prisiimamai rizikai;
9.2. turi būti nustatytos procedūros, kaip bus stebima banko veiklą papildančių paslaugų teikėjo veikla, nurodyti banko padaliniai (arba specialistai), kurie stebi ir kontroliuoja kiekvieno banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandorio vykdymą, ir apibrėžtas banko vidaus audito tarnybos dalyvavimas šiame procese;
9.3. turi būti aptarti visi banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo proceso etapai:
9.3.1. sprendimo sudaryti naują arba pakeisti galiojantį banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandorį priėmimas;
9.3.6. priemonės, užtikrinančios nenutrūkstamą visų banko vykdomo verslo procesų kontrolę susiklosčius ypatingoms aplinkybėms;
10. Banko veiksmų nenumatytais atvejais planai periodiškai atnaujinami, nurodoma banko tolesnė strategija, jeigu banko veiklą papildančių paslaugų teikėjas nevykdytų savo įsipareigojimų. Jeigu šiame veiksmų plane numatyta galimybė pačiam bankui atnaujinti iš ankstesnio banko veiklą papildančių paslaugų teikėjo perimtą veiklą, pateikiama išsami tvarka, kokiu būdu tai bus daroma.
11. Bankas turi iš anksto planuoti savo pasitraukimo strategiją, t. y. tolesnius veiksmus dėl banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo, ir tada, kai artėja sandorio su paslaugų teikėju galiojimo pabaiga (gali būti numatoma pratęsti sandorį su dabartiniu paslaugos teikėju, sudaryti sandorį su nauju paslaugų teikėju arba pačiam bankui atnaujinti šią veiklą).
12. Sudaręs sandorį, bankas turi nuolat stebėti ir valdyti santykius su banko veiklą papildančių paslaugų teikėju, kad būtų užtikrinamas nuolatinis banko sistemų integralumas ir rizikos kontrolė. Rizika, susijusi su banko veiklą papildančių paslaugų pirkimu, įtraukiama į operacinės rizikos valdymo sistemą pagal Vidaus kontrolės ir rizikos vertinimo (valdymo) organizavimo nuostatų, patvirtintų Lietuvos banko valdybos 2008 m. rugsėjo 25 d. nutarimu Nr. 149 (Žin., 2008, Nr. 127-4888), reikalavimus.
13. Siekdamas išvengti sisteminės koncentracijos rizikos, bankas turėtų įvertinti potencialaus banko veiklą papildančių paslaugų teikėjo užimamą padėtį rinkoje tarp teikiančiųjų atitinkamas paslaugas. Jeigu banko veiklą papildančių paslaugų teikėjas užima dominuojančią padėtį tarp teikiančiųjų šias paslaugas bankams, bankas turėtų apsvarstyti galimybę sudaryti banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandorį su kitu teikėju.
14. Prieš priimdamas sprendimą pirkti banko veiklą papildančias paslaugas, bankas privalo:
14.1. įsitikinti, kad banko veiklą papildančių paslaugų teikėjas yra finansiškai stabilus ir patikimas, turi tinkamą kompetenciją, išteklių ir patirties teikdamas atitinkamas paslaugas, ir įvertinti jo pajėgumą ateityje užtikrinti kokybišką paslaugų teikimą;
14.2. visokeriopai įvertinti, kaip toks sprendimas paveiks banko sugebėjimą laiku ir nenutrūkstamai vykdyti savo įsipareigojimus, su kokia nauja rizika (pvz., operacine, teisine, reputacijos) gali susidurti bankas ir kokių priemonių jis imsis siekdamas sumažinti riziką iki priimtino lygio;
15. Jeigu banko veiklą papildančių paslaugų teikėjas (rangovas) pasitelkia trečiuosius asmenis (subrangovus), bankas turi įvertinti savo sugebėjimą kontroliuoti visą banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo procesą lygiai taip pat kaip ir tuo atveju, jeigu šias banko veiklą papildančias paslaugas teiktų pats rangovas.
16. Visi banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandoriai grindžiami tiksliai suformuluotomis, išsamiomis rašytinėmis sutartimis, kuriose, be kita ko, turi būti:
16.1. aiškiai apibrėžta, kokios banko veiklą papildančios paslaugos perkamos ir kokie kokybiniai teikimo reikalavimai taikomi, ir aiškiai nustatyta šalių atsakomybė;
16.2. numatytas banko veiklą papildančių paslaugų teikėjo įsipareigojimas iš anksto informuoti banką apie numatomus pertvarkymus, kurie gali neigiamai paveikti paslaugų teikėjo sugebėjimą vykdyti įsipareigojimus bankui;
16.3. numatyta banko teisė nutraukti sandorį su banko veiklą papildančių paslaugų teikėju, jei:
16.4. numatytas banko veiklą papildančių paslaugų teikėjo įsipareigojimas pateikti bankui visą būtiną informaciją, reikalingą banko rizikos valdymo procesui užtikrinti. Turi būti nustatyta, kad ši informacija bus prieinama banko vidaus audito tarnybai, nepriklausomiems banko išorės auditoriams ir Lietuvos bankui;
16.6. numatyta banko teisė periodiškai atlikti tokį patį banko veiklą papildančių paslaugų teikėjo veiklos auditą (dalyvaujant vidaus audito padaliniui arba nepriklausomam išorės auditoriui) kaip ir tada, jeigu šios paslaugos būtų teikiamos pačiame banke;
16.7. jeigu banko veiklą papildančių paslaugų teikėjas yra sudaręs arba ketina sudaryti sandorį su trečiaisiais asmenimis, banko sandoryje su banko veiklą papildančių paslaugų teikėju turi būti užtikrinta banko teisė gauti informaciją iš trečiųjų asmenų;
III. INFORMACIJOS APIE BANKO VEIKLĄ PAPILDANČIŲ PASLAUGŲ PIRKIMO SANDORIUS PATEIKIMAS LIETUVOS BANKUI IR PATEIKTOS INFORMACIJOS VERTINIMAS
17. Likus ne mažiau kaip 30 dienų iki reikšmingų banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandorio sudarymo (įsigaliojimo) su kitais asmenimis, bankas privalo apie tai raštu pranešti Lietuvos bankui ir pateikti:
17.2. sprendimo, kad pats nesivers tam tikra veikla ir pirks banko veiklą papildančias paslaugas, pagrindimą (nurodoma, kokios naudos tikisi bankas priimdamas sprendimą pirkti banko veiklą papildančias paslaugas);
17.3. banko veiklą papildančių paslaugų teikėjo, su kuriuo ketinama sudaryti banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandorį, apibūdinimą (pavadinimas, buveinės adresas, veiklos pobūdis, patirtis, užimama padėtis rinkoje);
17.4. informaciją apie tai, kaip perkamos banko veiklą papildančios paslaugos įtraukiamos į banko vidaus kontrolę ir rizikos valdymo sistemą;
18. Jeigu banko pateiktos informacijos nepakanka, kad būtų galima įvertinti banko prisiimamos rizikos mastą, Lietuvos bankas gali reikalauti, kad bankas pateiktų papildomą informaciją.
19. Taisyklių 17 punkto nuostatos taikomos ir tada, kai numatoma reikšmingai pakeisti anksčiau sudaryto banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandorio su tuo pačiu paslaugų teikėju sąlygas (pvz., numatoma išplėsti perkamų paslaugų mastą) arba šias paslaugas pradėti pirkti iš kito paslaugų teikėjo.
20. Lietuvos bankas per 30 dienų nuo 17 punkte nurodyto pranešimo ir informacijos gavimo, o jei vadovaujantis 18 punkto nuostatomis reikalaujama pateikti papildomą informaciją, – per 30 dienų nuo papildomos informacijos gavimo, įvertina banko sprendimą pirkti banko veiklą papildančias paslaugas ir informuoja banką apie priimtus 22 punkte nurodytus sprendimus arba apie tai, kad nenustatyti šių Taisyklių 22 punkte nurodytų sprendimų priėmimo pagrindai.
21. Remiantis banko pateikta informacija, atsižvelgus į numatomų pirkti banko veiklą papildančių paslaugų pobūdį ir kompleksiškumą, paslaugų teikėjo patirtį, užimamą padėtį rinkoje ir kt., vertinama, kaip numatomas banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandoris atitinka šiose Taisyklėse nustatytus reikalavimus, ar jis galėtų neigiamai paveikti banko vidaus kontrolę, rizikos valdymo sistemą ir Lietuvos banko galimybes vykdyti banko priežiūrą. Be to, įvertinama rizika, susijusi su paslaugų teikėju (t. y. ar paslaugų teikėjas priklauso tai pačiai finansinei grupei kaip ir banko veiklą papildančias paslaugas perkantis bankas, ar veikia už grupės ribų; kokiu mastu ši įmonė įtraukiama į finansinės grupės jungtinę (konsoliduotą) priežiūrą ir kt.).
22. Jei nustatoma, kad numatomas banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandoris neatitinka šių Taisyklių reikalavimų arba yra kitas įstatymo nustatytas pagrindas, Lietuvos bankas, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos bankų įstatymo 67 straipsnio 2 dalimi, 70 straipsniu, Lietuvos Respublikos centrinės kredito unijos įstatymo 53 straipsnio 2 dalimi ir Lietuvos Respublikos kredito unijų įstatymo 58 straipsnio 2 dalimi, gali nurodyti bankui nesudaryti banko veiklą papildančių paslaugų pirkimo sandorio, pašalinti teisės aktų pažeidimus, sumažinti tokio sandorio mastą arba atlikti kitus veiksmus (pvz., sudarant sandorį atsižvelgti į Lietuvos banko nustatytas papildomas sąlygas; numatyti alternatyvias rizikos mažinimo priemones ir kt.).
IV. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS