LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖ
N U T A R I M A S
DĖL LIETUVOS ARCHYVŲ FONDO SĄVADO NUOSTATŲ PATVIRTINIMO
1995 m. kovo 6 d. Nr. 323
Vilnius
2. Pavesti Lietuvos archyvų generalinei direkcijai iki 1995 m. rugsėjo 1 d. parengti dokumentų registravimo formas ir aprašymo struktūrą.
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
1995 m. kovo 6 d. nutarimu
Nr. 323
Lietuvos archyvų fondo sąvado nuostatai
Bendroji dalis
1. Šie nuostatai reglamentuoja Lietuvos archyvų fondo sąvado (toliau vadinama – sąvadas) sudarymą, tvarkymą ir jo duomenų naudojimą.
2. Sąvado paskirtis – kaupti, registruoti, tvarkyti informaciją apie archyvinius dokumentus ar jų kompleksus ir teikti ją suinteresuotiems juridiniams bei fiziniams asmenims.
3. Sąvado apskaitos objektai yra archyvinių dokumentų aprašymo vienetai (fondas, apyrašas, byla, dokumentas).
4. Į sąvadą įtraukiama informacija apie archyvinius dokumentus ar jų kompleksus, turinčius mokslinę arba praktinę vertę.
Sąvado tvarkytojai
5. Vadovaujančioji sąvado tvarkymo įstaiga yra Lietuvos archyvų generalinė direkcija, kuri renka ir saugo duomenis apie archyvinius dokumentus ar jų kompleksus Lietuvos Respublikoje bei lituanistinius dokumentus užsienyje, metodiškai vadovauja sąvado tvarkymui, registravimo duomenų rengimui ir konsultuoja šiais klausimais.
6. Duomenis apie savo profilio archyvinius dokumentus, jų kompleksus renka ir tvarko, vadovaudamiesi šiais nuostatais ir vadovaujančiosios tvarkymo įstaigos nurodymais, valstybiniai archyvai – sąvado tvarkymo įstaigos. Jie konsultuoja archyvinių dokumentų laikytojus tų dokumentų įtraukimo į sąvadą klausimais.
7. Vadovaujančioji sąvado tvarkymo įstaiga įsteigia padalinį sąvadui tvarkyti. Sąvado tvarkymo įstaigos paskiria atsakingą asmenį.
8. Sąvado tvarkymo įstaigos pateikia duomenis vadovaujančiajai sąvado tvarkymo įstaigai apie jų profilio archyvinius dokumentus ar jų kompleksus.
Visos valstybinės institucijos ir valstybės remiami juridiniai asmenys privalo vykdyti vadovaujančiosios ir kitų sąvado tvarkymo įstaigų nurodymus dėl sąvado sudarymo, tvarkymo, dokumentų pateikimo bei jų naudojimo.
Sąvado registravimo duomenys
9. Sąvade nurodomi šie duomenys apie dokumentų laikytojus ir archyvinius dokumentus ar jų kompleksus:
9.1. institucijos kodas, pavadinimas, adresas, juridinis statusas, veiklos aprašymas, dokumentų kaupimo laikotarpis ir šaltiniai;
9.2. fizinio asmens vardas ir pavardė, adresas, veiklos aprašymas, dokumentų kaupimo laikotarpis ir šaltiniai;
Duomenų registravimo tvarka
11. Sprendimą dėl duomenų apie archyvinius dokumentus ar jų kompleksus įtraukimo į sąvadą priima vadovaujančioji sąvado tvarkymo įstaiga.
Duomenų apie archyvinius dokumentus, jų kompleksus, priklausančius nevalstybinėms institucijoms ar fiziniams asmenims, įtraukimo į sąvadą klausimas sprendžiamas pagal sutartį tarp šių institucijų ar fizinių asmenų ir sąvado tvarkymo įstaigų.
Juridiniai ir fiziniai asmenys savo iniciatyva gali siūlyti sąvado tvarkymo įstaigoms įtraukti į sąvadą duomenis apie jų turimus archyvinius dokumentus. Tokiu atveju sąvado tvarkymo įstaiga privalo priimti sprendimą ir pateikti atsakymą ne vėliau kaip per 30 dienų.
12. Valstybinės dokumentų saugyklos, kitos valstybinės institucijos vadovaujančiosios sąvado tvarkymo įstaigos nustatyta tvarka pateikia praėjusių kalendorinių metų duomenis sąvado tvarkymo įstaigoms kiekvienų metų kovo 1 dieną. Sąvado tvarkytojai vadovaujančiajai sąvado tvarkymo įstaigai duomenis pateikia kiekvienų metų balandžio 1 dieną. Apie svarbius turimų dokumentų kompleksų pasikeitimus informuojama sąvado tvarkymo įstaiga.
Nevalstybinės institucijos ir fiziniai asmenys, kurių dokumentus ar jų kompleksus apibūdinantys duomenys yra įtraukti į sąvadą, informaciją apie pasikeitimus pateikia taip, kaip numatyta sutartyje su sąvado tvarkymo įstaiga.
Institucijos, prekiaujančios kultūros vertybėmis ar išduodančios leidimus išvežti į užsienį dokumentus, informuoja sąvado tvarkymo įstaigas apie joms pateiktus archyvinius dokumentus. Jeigu jie yra reikšmingi Lietuvos istorijai ir kultūrai, sąvado tvarkymo įstaigos jų duomenis gali įtraukti į sąvadą be savininko sutikimo.
13. Pasikeitus duomenimis, nurodytiems 9.1 punkte, juridiniai asmenys turi per 15 dienų pranešti apie tai sąvado tvarkymo įstaigai. Šios informacijos pateikimo laikas turi būti aptartas ir sutartyje su fiziniais asmenimis.
14. Likviduojant juridinį asmenį, kurio dokumentus ar jų kompleksą apibūdinantys duomenys įtraukti į sąvadą, likviduotojas (steigėjas) praneša apie tai sąvado tvarkymo įstaigai per 3 dienas po priimto sprendimo.
Sąvado duomenų naudojimas
17. Sąvado tvarkymo įstaigos nemokamai teikia informaciją Lietuvos Respublikos Seimui, Respublikos Prezidentui, Lietuvos Respublikos Vyriausybei, kitoms valstybinės valdžios ir valdymo institucijoms, valstybinėms kultūros, mokslo ir mokymo įstaigoms.
Atlygintinai naudotis sąvado informacija (išskyrus slaptą ir tarnybinę) turi teisę ir kiti juridiniai bei fiziniai asmenys.
______________