Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos DirektoriAus
Į s a k y m a s
Dėl Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų Asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos aprašo patvirtinimo
2013 m. birželio 17 d. Nr. V-309
Vilnius
1. T v i r t i n u Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos aprašą (pridedama).
2. Į p a r e i g o j u:
2.1. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Fondo valdyba) Teisės skyrių šį įsakymą paskelbti leidinyje „Valstybės žinios“;
2.2. Fondo valdybos Komunikacijos ir tarptautinių ryšių skyrių šį įsakymą paskelbti Fondo valdybos interneto svetainėje ir Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų intraneto svetainėje;
2.3. Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų direktorius užtikrinti pasirašytiną visų savo įstaigos darbuotojų ir valstybės tarnautojų, aptarnaujančių klientus, supažindinimą su šiuo įsakymu;
2.4. Fondo valdybos Personalo valdymo skyrių su šiuo įsakymu pasirašytinai supažindinti Fondo valdybos valstybės tarnautojus ir darbuotojus, aptarnaujančius klientus, kurie nėra Fondo valdybos informacinės sistemos naudotojai, taip pat po šio įsakymo įsigaliojimo priimtus naujus Fondo valdybos valstybės tarnautojus ir darbuotojus, aptarnaujančius klientus;
2.5. Fondo valdybos Informacinės sistemos eksploatavimo ir informacijos valdymo skyrių:
2.5.1. supažindinti su šiuo įsakymu Fondo valdybos Dokumentų valdymo sistemos (toliau – DVS) priemonėmis visus Fondo valdybos darbuotojus – DVS naudotojus;
PATVIRTINTA
Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2013 m. birželio 17 d. įsakymu Nr. V-309
Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų ASMENS DUOMENŲ TEIKIMO TELEFONU TVARKOS APRAŠAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato asmens duomenų, kurie gali būti teikiami telefonu, tipus, tokių duomenų teikimo telefonu sąlygas ir procedūrą, taikomas asmens duomenų apsaugos užtikrinimo priemones, prašymų teikti asmens duomenis telefonu pateikimo, Klientų identifikavimo kodų suteikimo ir anuliavimo tvarką.
2. Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybinio socialinio draudimo įstatymu (Žin., 1991, Nr. 17-447; 2004, Nr. 171-6295), Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975), Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu (Žin., 2000, Nr. 10-236; 2005, Nr. 139-5008), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu (Žin., 1996, Nr. 63-1479; 2008, Nr. 22-804), Lietuvos Respublikos apdraustųjų valstybiniu socialiniu draudimu ir valstybinio socialinio draudimo išmokų gavėjų registro nuostatais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. balandžio 25 d. nutarimu Nr. 435 (Žin., 2007, Nr. 50-1932), ir Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 (Žin., 2007, Nr. 94-3779).
3. Šiame Apraše vartojamos sąvokos ir santrumpos:
Asmens duomenys – bet kokie Fondo administravimo įstaigų tvarkomi draudėjų, apdraustųjų ir valstybinio socialinio draudimo išmokų gavėjų duomenys, taip pat bet kokie kiti asmens duomenys, kaip jie apibrėžti Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme.
Autentifikacija – tai Kliento vardo, pavardės ir Kliento identifikavimo kodo atitikimo tikrinimo procesas, užtikrinantis Kliento tapatybės patvirtinimą, tai yra Kliento atpažinimą.
Bendro pobūdžio informacija – informacija apie Fondo administravimo įstaigų teikiamas paslaugas, jas reglamentuojančių teisės aktų nuostatos, jų taikymo išaiškinimai, kita bendro pobūdžio informacija, susijusi su Fondo administravimo įstaigomis, kurioje nėra tiesiogiai pateikiama jokių Fondo administravimo įstaigų tvarkomų konkretaus asmens duomenų, kuri gali būti parengta nepriklausomai nuo tokių duomenų ir kurioje esančių duomenų negalima susieti su jokiu konkrečiu asmeniu.
Darbuotojas – valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį.
EGAS – Elektroninė gyventojų aptarnavimo sistema, kurios naudojimo tvarka nustatyta Elektroninės gyventojų aptarnavimo sistemos naudojimosi taisyklėse, patvirtintose Fondo valdybos direktoriaus 2009 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr. V-780 (Žin., 2010, Nr. 3-140; toliau – EGAS taisyklės).
Fondo administravimo įstaigos – Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Fondo valdyba), Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos teritoriniai skyriai (toliau – Teritoriniai skyriai) ir Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Užsienio išmokų tarnyba (toliau – UIT).
IKP – Fondo valdybos informacinės sistemos Kliento identifikavimo kodų ir Apraše nurodytų Kliento duomenų tvarkymo įrankis.
Klientas – fizinis asmuo (duomenų subjektas), kuris šio Aprašo nustatyta tvarka yra pateikęs prašymą teikti jo asmens duomenis telefonu ir kuriam yra suteiktas Kliento identifikavimo kodas, kuris nėra anuliuotas.
Kliento identifikavimo kodas (toliau – KID) – šio Aprašo nustatyta tvarka konkrečiam Klientui suteikta unikali simbolių seka, susidedanti iš didžiosios lotyniškos raidės ir aštuonių skaičių, naudojama skambinančio į Konsultavimo telefonu skyrių Kliento autentifikacijai.
Klientus aptarnaujantis darbuotojas – tiesiogiai Klientus Fondo administravimo įstaigos priimamajame aptarnaujantis Darbuotojas.
Kodų generatorius – Fondo valdybos informacinės sistemos priemonė unikaliems kodams generuoti.
Konsultantas – Konsultavimo telefonu skyriaus Darbuotojas, kuriam pavesta teikti Klientų aptarnavimo telefonu paslaugas.
Konsultavimo telefonu skyrius – Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Šiaulių skyriaus Konsultavimo telefonu skyrius.
Tretieji asmenys – bet kokie asmenys, išskyrus Klientą, taip pat Konsultantus ir Klientus aptarnaujančius darbuotojus, kurie šio Aprašo nustatyta tvarka aptarnavo Klientą, taip pat Fondo administravimo įstaigų darbuotojus, įgaliotus kontroliuoti Konsultantus ir Klientus aptarnaujančius darbuotojus ar tirti jų galimai padarytus veiklos pažeidimus.
4. Asmens duomenis telefonu šiame Apraše nustatyta tvarka gali teikti tik Konsultantai. Visiems kitiems Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos Šiaulių skyriaus, taip pat kitų Fondo administravimo įstaigų Darbuotojams telefonu teikti asmens duomenis draudžiama.
5. Asmens duomenys telefonu teikiami tik Klientams, paskambinusiems trumpuoju numeriu 1883 (skambinant iš užsienio – (+370) 5 250 08 83).
6. Konsultantas Klientui jo asmens duomenis telefonu gali suteikti, tik jei Klientas patvirtina savo asmens tapatybę, teisingai nurodydamas visus šiuos savo duomenis: skambinimo metu galiojantį KID bei vardą (-us) ir pavardę (-es). Jeigu paskambinęs asmuo teisingai nenurodo visų šių autentifikacijai reikalingų duomenų arba nurodytasis KID yra anuliuotas, tokiam asmeniui telefonu teikiama tik Bendro pobūdžio informacija.
II. ASMENS DUOMENYS, KURIE GALI BŪTI TEIKIAMI TELEFONU
III. KLIENTO ATPAŽINIMO užtikrinimas
9. Paskambinusio Kliento tapatybės patvirtinimas vyksta šia tvarka:
9.1. Konsultantas, išklausęs asmens klausimą ir pageidavimą gauti ne Bendro pobūdžio informaciją, bet savo asmens duomenis, prieš pateikdamas prašomą informaciją, paprašo asmens nurodyti KID;
9.2. Konsultantas įrašo asmens nurodytą KID į IKP ir paspaudžia duomenų gavimui reikalingos taikomosios sistemos atidarymo nuorodą;
9.3. Konsultantas IKP patikrina, ar nurodytas KID yra galiojantis (buvo suteiktas konkrečiam asmeniui ir nėra anuliuotas), ir:
9.3.1. jei KID yra negaliojantis, apie tai informuoja paskambinusį asmenį, pasiūlydamas pasitikrinti, ar nurodydamas KID nesuklydo; asmeniui pageidaujant, Kliento tapatybės patvirtinimo procedūra gali būti iš karto kartojama iš pradžių, tačiau ne daugiau kaip 2 kartus;
9.4. jei skambinančio asmens nurodytas KID yra galiojantis, IKP Konsultantui pateikia asmens, kuriam suteiktas nurodytas KID, vardą, pavardę;
IV. KLIENTO IDENTIFIKAVIMO KODO SUTEIKIMAS IR ANULIAVIMAS
10. Asmuo, pageidaujantis, kad jo asmens duomenys šio Aprašo nustatyta tvarka būtų teikiami telefonu, privalo būti pateikęs prašymą dėl asmens duomenų teikimo telefonu (toliau – Prašymas) ir turėti galiojantį KID. Tai asmuo gali padaryti per EGAS arba atvykęs į bet kurį Teritorinį skyrių ar UIT.
11. Klientas, norėdamas gauti KID naudodamasis EGAS, turi EGAS taisyklėse nustatyta tvarka pateikti EGAS esančios formos Prašymą.
12. Į Teritorinį skyrių ar UIT atvykęs Klientas, norėdamas pateikti Prašymą ir gauti KID, Klientus aptarnaujančiam darbuotojui privalo pateikti galiojantį asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą. Klientus aptarnaujantis darbuotojas pateikia Klientui Aprašo tekstą susipažinti, prisijungia prie IKP, suveda Kliento asmens kodą, IKP sugeneravus KID, atspausdina Prašymą (jo forma pateikta 1 priede), pateikia Klientui Prašymą pasirašyti, Klientui pasirašius Prašymą, užregistruoja jį bei patvirtina Prašymo gavimo faktą. Apatinė Prašymo dalis su atspausdintais KID ir jo galiojimo pabaigos data, taip pat Fondo valdybos parengta atmintinė, kaip naudotis asmens duomenų teikimo telefonu paslauga, įteikiamos Klientui.
13. KID sukuriamas automatiškai Kodų generatoriumi. Visi Prašymai nepriklausomai nuo pateikimo būdo registruojami viename registre, kuris yra bendras visoms Fondo administravimo įstaigoms. IKP tvarkomi visų Klientų, pateikusių Prašymus, duomenys: vardas (vardai) ir pavardė (pavardės), asmens kodas ir KID, taip pat KID, kurie negalioja (yra anuliuoti), duomenys.
14. KID yra unikalus, tai yra toks pat KID negali būti suteiktas daugiau nei 1 asmeniui, KID anuliavus, toks pat KID negali būti sugeneruotas (suteiktas) tam pačiam ar kitam asmeniui, kartą sugeneruotas KID nebegali būti pakartotinai sugeneruotas, nepriklausomai nuo to, ar jis buvo suteiktas konkrečiam asmeniui.
16. KID netenka galios (anuliuojamas) šiais atvejais:
16.2. Klientui pateikus prašymą anuliuoti KID – nuo to momento, kai duomenys apie anuliavimą įrašomi IKP, laikantis 18 punkte nurodytų terminų;
16.3. Klientui pateikus naują Prašymą – nuo to momento, kai duomenys apie anuliavimą įrašomi IKP, laikantis 18 punkte nurodytų terminų;
16.4. jei 3 kartus iš eilės autentifikacija nepavyksta (skambinančiojo nurodyti vardo ir (ar) pavardės duomenys neatitinka IKP esančių vardo ir (ar) pavardės duomenų, susietų su atitinkamu KID), nepriklausomai nuo intervalų tarp nesėkmingų autentifikacijos bandymų;
17. Naujo Prašymo pateikimas savaime laikomas ir prašymu anuliuoti iki tol galiojusį KID. Prašymas anuliuoti KID savaime laikomas ir prašymu nutraukti atitinkamo asmens duomenų teikimą telefonu.
18. Klientas savo KID gali anuliuoti tokiais būdais:
18.1. paskambinęs trumpuoju numeriu 1883 (skambinant iš užsienio – (+370) 5 250 0883), autentifikavęsis šiame Apraše nustatytu būdu (o jei asmuo savo KID nebeatsimena – nurodęs vardą, pavardę ir asmens kodą ar socialinio draudimo numerį) ir pranešęs, kad pageidauja anuliuoti savo KID – tokiu atveju Konsultantas nedelsiant (nesibaigus pokalbiui) duomenis apie KID anuliavimą įrašo IKP;
18.2. per EGAS pateikęs naują Prašymą arba prašymą anuliuoti KID – tokiu atveju KID anuliuojamas automatiškai, ne vėliau kaip per 5 minutes nuo atitinkamo prašymo užregistravimo momento;
18.3. atvykęs į Teritorinį skyrių ar UIT ir Klientus aptarnaujančiam darbuotojui pateikęs tapatybę patvirtinantį dokumentą ir naują Prašymą ar prašymą anuliuoti KID (jo forma pateikta 2 priede; pastarąjį prašymą asmuo gali pateikti ir neturėdamas asmens tapatybę patvirtinančio dokumento – tada jis privalo pateikti 18.1 punkte nurodytus duomenis) – tokiu atveju Klientus aptarnaujantis darbuotojas iš karto įrašo prašymo duomenis į IKP ir Kliento identifikavimo kodas anuliuojamas nedelsiant.
19. Jeigu skambinančio asmens autentifikacija nepavyksta (skambinančiojo nurodyti vardo (vardų) ir (ar) pavardės (pavardžių) duomenys neatitinka IKP esančių vardo (vardų) ir (ar) pavardės (pavardžių) duomenų, susietų su atitinkamu KID), Konsultantas tai pažymi IKP. Jei tai įvyksta 3 kartus (nepriklausomai nuo to, kokie laiko tarpai yra tarp nesėkmingų autentifikacijos bandymų), KID automatiškai anuliuojamas. Klientui du kartus nurodžius klaidingus autentifikacijos duomenis, Konsultantas apie tai informuoja Klientą: „Atsiprašau, Jūs du kartus neteisingai nurodėte Kliento autentifikacijai naudojamus duomenis. Trečią kartą nurodžius klaidingus duomenis, Jūsų nurodytas Kliento identifikavimo kodas bus anuliuotas“.
20. Norint atnaujinti asmens duomenų teikimo telefonu paslaugą, po to kai KID buvo anuliuotas, turi būti pateiktas naujas Prašymas (išskyrus 16.3 punkte nurodytą atvejį) ir suteiktas naujas KID šio Aprašo nustatyta tvarka.
21. Informaciją apie suteiktą (galiojantį) KID Klientas gali gauti per EGAS (prisijungęs prie EGAS ir Naudotojo srityje pasirinkęs meniu punktą „Nustatymai“) arba atvykęs į bet kurį Teritorinį skyrių ar UIT ir pateikęs Klientus aptarnaujančiam darbuotojui atitinkamą prašymą bei asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą.
V. KLIENTO IDENTIFIKAVIMO KODO ir Kliento asmens duomenų SAUGUMo užtikrinimas bei atsakomybė
23. KID yra konfidencialus ir skirtas tik konkrečiam Klientui, todėl Klientui yra draudžiama jį atskleisti tretiesiems asmenims. Klientas, sužinojęs (įtaręs), kad jis tapo žinomas tretiesiems asmenims, privalo šio Aprašo nustatyta tvarka KID pakeisti nauju (anuliuoti).
VI. telefoninių pokalbių, kurių metu teikti asmens duomenys, įrašai, jų saugojimas, teisė susipažinti su jų turiniu
25. Visi Kliento pokalbiai su Konsultantais, kurių metu buvo teikti asmens duomenys, įrašomi ir saugomi 60 mėnesių. Teisę tokius įrašus perklausyti (susipažinti su jų turiniu) turi tik Klientas (pateikęs atitinkamą prašymą ir teisės aktų nustatyta tvarka patvirtinęs savo tapatybę), Konsultantai, konsultuojantys / konsultavę atitinkamą Klientą, Fondo administravimo įstaigų darbuotojai, įgalioti kontroliuoti Konsultantus ar tirti jų galimai padarytus veiklos pažeidimus, teisės aktų nustatyta tvarka ir atvejais – taip pat ir teisėsaugos institucijos bei kiti subjektai.
26. Klientas turi teisę šio Aprašo nustatyta tvarka telefonu pateikti prašymą ir išklausyti savo ankstesnį pokalbį su Konsultantu. Klientas, pageidaujantis susipažinti su savo pokalbio turiniu kitu būdu, turi pateikti rašytinį prašymą, atitinkantį teisės aktų, reglamentuojančių privačios informacijos apie save gavimą, reikalavimus.
27. Prašymas pateikti pokalbio įrašą (susipažinti su jo turiniu) turi atitikti Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklėse nurodytus reikalavimus. Jame taip pat turi būti tokia informacija: pokalbio su Klientu, kurio įrašą prašoma pateikti, data (laikotarpis), Klientą identifikuojantys duomenys, telefono, iš kurio Klientas skambino, numeris (jei žinomas).
Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos aprašo
1 priedas
(prašymo dėl asmens duomenų teikimo telefonu forma)
___________________________________________________________________________
(vardas ir pavardė)
___________________________________________________________________________
(asmens kodas)
___________________________________________________________________________
(telefono numeris, adresas)
Valstybinio socialinio draudimo
fondo valdybos _________________
(adresatas)
PRAŠYMAS dėl mano ASMENS DUOMENų teikimo TELEFONU
________________
(data)
Prašau teikti mano asmens duomenis telefonu, vadovaujantis Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos aprašu, patvirtintu Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2013 m. birželio 17 d. įsakymu Nr. V-309.
______________________________________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
Patvirtinu, kad su Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos aprašu susipažinau, man įteikta Asmens duomenų telefonu gavėjo atmintinė ir kliento identifikavimo kodas. Suprantu, kad šio kodo negaliu atskleisti tretiesiems asmenims, o sužinojęs, kad jis tapo žinomas tokiems asmenis – nedelsiant pranešti apie tai Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos apraše nustatytais būdais.
______________________________________________
(parašas) (vardas ir pavardė)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Kirpimo linija
|
|
|
Kliento identifikavimo kodas ................ Galioja iki ............ |
ASMENS DUOMENŲ TEIKIMO TELEFONU PASLAUGA
Asmens duomenų teikimo telefonu paslauga – tai „Sodros“ informacijos centro paslauga, teikiama fiziniam asmeniui trumpuoju numeriu 1883 (skambinantiems iš užsienio – (+370) 5 250 0883), vadovaujantis Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos aprašo, patvirtinto Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2013 m. birželio 17 d. įsakymu Nr. V-309, nuostatomis.
Su šiuo aprašu (galiojančia jo redakcija) galima susipažinti interneto svetainėje www.sodra.lt, Lietuvos Respublikos Seimo interneto svetainėje (www.lrs.lt), pasinaudojus jos teisės aktų paieškos priemonėmis, taip pat jo tekstai yra bet kurios Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigos klientų priimamuosiuose esančiuose klientams skirtuose informaciniuose segtuvuose.
Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos aprašo
2 priedas
(prašymo dėl kliento identifikavimo kodo anuliavimo forma)
___________________________________________________________________________
(vardas ir pavardė)
___________________________________________________________________________
(asmens kodas / socialinio draudimo numeris)
___________________________________________________________________________
(telefono numeris, adresas)
Valstybinio socialinio draudimo
fondo valdybos ______________________
___________________________________
(adresatas)
PRAŠYMAS DĖL KLIENTO IDENTIFIKAVIMO KODO ANULIAVIMO
________________
(data)
Vadovaudamasis (-si) Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigų tvarkomų asmens duomenų teikimo telefonu tvarkos aprašu, patvirtintu Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2013 m. ................... d. įsakymu Nr. V-....., prašau anuliuoti man suteiktą kliento identifikavimo kodą.
______________________________________________
(parašas) (vardas ir pavardė)