VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ TARNYBOS
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS DIREKTORIAUS
ĮSAKYMAS
DĖL VIEŠOJO PIRKIMO–PARDAVIMO SUTARČIŲ SĄLYGŲ KEITIMO REKOMENDACIJŲ PATVIRTINIMO
2009 m. gegužės 5 d. Nr. 1S-43
Vilnius
PATVIRTINTA
Viešųjų pirkimų tarnybos prie Lietuvos
Respublikos Vyriausybės direktoriaus
2009 m. gegužės 5 d. įsakymu Nr. 1S-43
VIEŠOJO PIRKIMO–PARDAVIMO SUTARČIŲ SĄLYGŲ KEITIMO REKOMENDACIJOS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Viešojo pirkimo–pardavimo sutarčių (toliau – pirkimo sutarčių) sąlygų keitimo rekomendacijų (toliau – Rekomendacijos) tikslas – padėti perkančiajai organizacijai įgyvendinti Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo (Žin., 1996, Nr. 84-2000; 2006, Nr. 4-102; 2008, Nr. 81-3179) (toliau – Viešųjų pirkimų įstatymas) 18 straipsnio 8 dalies nuostatą.
2. Rekomendacijos skirtos perkančiosios organizacijos specialistams, rengiantiems pirkimo dokumentus, tarp jų ir pirkimo sutarčių projektus, bei nagrinėjantiems pirkimo sutarčių pakeitimo klausimus. Jos turėtų būti naudingos ir tiekėjo specialistams, siekiantiems galiojančios pirkimo sutarties sąlygų pakeitimo.
4. Perkančioji organizacija, pirkimo sutarties galiojimo laikotarpiu keisdama pirkimo sutarties sąlygas, užtikrina, kad:
4.1. keičiant pirkimo sutarties sąlygas nebus pažeisti Viešųjų pirkimų įstatymo 3 straipsnyje įtvirtinti lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo ir skaidrumo principai, kiti Viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimai;
4.2. keičiant pirkimo sutarties sąlygas vadovausis Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu (Žin., 2000, Nr. 74-2262), kitais teisės aktais, taip pat geros ūkinės praktikos, teisingumo, protingumo, sąžiningumo principais;
5. Vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymo 18 straipsnio 8 dalimi, pirkimo sutarties sąlygų pakeitimams turi būti gautas Viešųjų pirkimų tarnybos prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau – Viešųjų pirkimų tarnyba) sutikimas. Ši nuostata taikoma visoms raštu sudarytoms pirkimo sutartims, nepriklausomai nuo perkančiosios organizacijos tipo, pirkimo sutarties sudarymo laiko, pirkimo sutarties trukmės, vykdytų pirkimo procedūrų.
II. PIRKIMO SUTARTIES VYKDYMAS, ATSIŽVELGIANT Į PIRKIMO DOKUMENTUOSE IR PASIŪLYME NURODYTAS SĄLYGAS
6. Perkančioji organizacija turėtų iki pirkimo pradžios išsiaiškinti visas aplinkybes, susijusias su pirkimo objektu, ir, esant poreikiui, pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje numatyti galimybę pirkimo sutarties vykdymo metu koreguoti tam tikras pirkimo pradžioje nustatytas sąlygas bei nurodyti pagrindus, kuriais remiantis turi būti vykdomos atitinkamos korekcijos. Šiuo atveju atskirų vykdymo sąlygų koregavimas numatytomis aplinkybėmis nelaikytinas pirkimo sutarties sąlygų keitimu, dėl kurio pagal Viešųjų pirkimų įstatymo 18 straipsnio 8 dalies nuostatas privaloma kreiptis į Viešųjų pirkimų tarnybą sutikimo (pavyzdžiui, pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje nustatyta, kad „atsiskaitymo terminai gali būti koreguojami, priklausomai nuo perkančiosios organizacijos gaunamo finansavimo“. Tokiais atvejais vykdydama pirkimo sutartį, perkančioji organizacija gali koreguoti darbų atlikimo etapus be Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimo. Tačiau kreiptis į Viešųjų pirkimų tarnybą sutikimo reikėtų, jei būtų ketinama pakeisti pirkimo sutarties sąlygą, pavyzdžiui, nustatant, kad „atsiskaitymo terminai negali būti koreguojami“). Pirkimo sutarties šalių susitarimu, nepažeidžiant viešųjų pirkimų principų, vykdomi ir pirkimo sutarties, sudarytos taikant įprastą komercinę praktiką, sąlygų pakeitimai, kai tokia galimybė šiose pirkimo sutartyse buvo numatyta (Pastaba. Pirkimai taikant įprastą komercinę praktiką buvo atliekami pagal 2002 m. gruodžio 3 d. Viešųjų pirkimų įstatymo pakeitimo įstatymo Nr. IX-1217 (Žin., 2002, Nr.118-5296) bei 2005 m. gruodžio 22 d. Viešųjų pirkimų įstatymo pakeitimo įstatymo Nr. X-471 (Žin., 2006, Nr.4-102) nuostatas iki 2008 m. rugsėjo 15 d.).
7. Rekomendacijų 6 punkto nuostatos taikomos ir atvejams, kai perkančioji organizacija ketina suteikti galimybę vykdant pirkimo sutartį keisti tam tikras tiekėjo pasiūlymo sąlygas, tarp jų ir perskaičiuoti tiekėjo pasiūlytą kainą pagal pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje nustatytas kainodaros taisykles (pavyzdžiui, pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje numatyta galimybė keisti tiekėjo nurodytus subrangovus ar pasiūlytą prekę, jei jos negalima patiekti dėl nuo tiekėjo nepriklausančių aplinkybių – pirkimo sutarties vykdymo metu prekė yra nebegaminama arba prekės negalima įsigyti rinkoje, bei nustatytos sąlygos, kad subrangovai turi atitikti tuos pačius reikalavimus ar prekė – techninėje specifikacijoje įtvirtintus reikalavimus bei turi būti patiekiama ne blogesnė nei pasiūlyta tiekėjo ir už tą pačią kainą. Kainodaros taisyklių pavyzdys: pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje perkančioji organizacija nurodo, kad „tais atvejais, jei įstatymais bus pakeisti tiesiogiai su kaina susiję mokesčiai (pridėtinės vertės mokestis (toliau – PVM) ir pan.) ar įvesti nauji, ji bus keičiama atitinkama dalimi, atsižvelgiant į kainos sudėtyje esančio mokesčio dalį ar pridedant naują mokestį“. Pirkimo sutarties vykdymo metu pasikeitus mokesčiams, kaina perskaičiuojama taip, kaip nurodyta, ir tai nelaikoma pirkimo sutarties sąlygų keitimu. Tačiau pati perskaičiavimo taisyklė negali būti keičiama, t. y. negali būti susitariama dėl kitokių perskaičiavimo sąlygų, pavyzdžiui, kad „kaina bus perskaičiuojama tais atvejais, jei įstatymais bus pakeistas pelno mokestis“).
8. Siekiant aiškumo dėl pirkimo sutarties vykdymo bei keitimo, rekomenduojama perkančiajai organizacijai pirkimo sutartyje nurodyti, kokios pirkimo sutarties sąlygos laikomos esminėmis ir negali būti keičiamos visą pirkimo sutarties vykdymo laikotarpį. Tokiomis sąlygomis rekomenduojama nurodyti kainos ir kainodaros taisykles, pirkimo sutarties trukmę (su galimais pratęsimais) bei kitas sąlygas, priklausomai nuo sudarytos pirkimo sutarties pobūdžio (pavyzdžiui, perkančiajai organizacijai, teikiančiai medicinos pagalbos paslaugas, svarbu, kad būtų užtikrintas nuolatinis vaistų tiekimas, todėl ji nustato griežtus vaistų pristatymo terminus, nurodydama, kad šios sąlygos yra laikomos esminėmis bei negali būti keičiamos).
9. Vykdant pirkimo sutartį atliekami techninio pobūdžio pirkimo sutarties pakeitimai (pavyzdžiui, pirkimo sutarties šalių rekvizitai, klaidos), kurie visiškai neįtakoja šalių tarpusavio įsipareigojimų turinio pasikeitimo, galimi be Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimo.
10. Vykdant pirkimo sutartį sutarties šalys gali būti keičiamos išimtiniais atvejais, kai dėl vidinio pirkimo sutarties šalies persitvarkymo jos teises ar pareigas perima kitas ūkio subjektas (pavyzdžiui, tiekėjas veiklą, su kuria susijęs pirkimo sutarties objektas, perduoda savo įsteigtai dukterinei įmonei, kai jis valdo šią įmonę šimtu procentų ir užtikrina, kad lieka solidariai atsakingas už sutartinių įsipareigojimų įvykdymą).
III. PIRKIMO SUTARČIŲ SĄLYGŲ KEITIMO, VADOVAUJANTIS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ĮSTATYMO 18 STRAIPSNIO 8 DALIES NUOSTATA, PAGRINDAI IR APLINKYBĖS
11. Perkančioji organizacija negali atlikti tokių pirkimo sutarties sąlygų pakeitimų, kuriais būtų nustatomos iš esmės kitokios pirkimo sutarties sąlygos, nei buvo numatytos pirkimo dokumentuose ir sudarytoje pirkimo sutartyje, ir tai parodytų pirkimo sutarties šalių valią sudaryti naują susitarimą. Tokio susitarimo sudarymas netaikant naujos viešųjų pirkimų procedūros pažeistų viešųjų pirkimų principus.
12. Pirkimo sutarties galiojimo laikotarpiu neesminės pirkimo sutarties sąlygos gali būti keičiamos, pasikeitus aplinkybėms, kai:
12.1. tos aplinkybės atsiranda arba nukentėjusiajai šaliai tampa žinomos po pirkimo sutarties sudarymo;
12.2. tų aplinkybių atsiradimo nukentėjusioji šalis pasiūlymo pateikimo ar pirkimo sutarties sudarymo metu negalėjo protingai numatyti;
12.4. nukentėjusioji šalis nebuvo prisiėmusi tų aplinkybių atsiradimo rizikos.
Siekiant aiškumo dėl pirkimo sutarties vykdymo bei keitimo, rekomenduojama perkančiajai organizacijai galimybę keisti neesmines pirkimo sutarties sąlygas, kurių keitimo būtinybės nebuvo galima numatyti viešojo pirkimo proceso pradžioje ir (ar) pirkimo sutarties sudarymo metu, vadovaujantis Viešųjų pirkimų įstatymo 18 straipsnio 8 dalies nuostatomis, numatyti pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje.
13. Perkančioji organizacija, ketindama keisti pirkimo sutarties sąlygas ir kreiptis dėl sutikimo į Viešųjų pirkimų tarnybą, turėtų nuodugniai išanalizuoti, ar tokie pakeitimai būtini. Ji taip pat turėtų išnagrinėti visas su pirkimo sutarties sudarymu susijusias aplinkybes ir įvertinti, ar pirkimo sutarties sąlygų pakeitimai nelems viešųjų pirkimų principų pažeidimo. Kadangi tiek pirkimo procedūroms, tiek pirkimo sutarties sąlygų keitimui keliami griežti reikalavimai, pirkimo sutarties šalys siekti šių pakeitimų turėtų tik išimtiniais atvejais.
14. Jei perkančioji organizacija siekia pakeisti pirkimo sutartį, kuri vykdoma jau kelis metus, ji turėtų svarstyti klausimą dėl naujos pirkimo sutarties sudarymo įvykdžius naujas pirkimo procedūras, kadangi situacija rinkoje, tikėtina, pasikeitusi ir ilgalaikės pirkimo sutarties vykdymas gali būti neracionalus.
15. Perkančioji organizacija, atsižvelgdama į Viešųjų pirkimų įstatyme nustatytus principus, negali keisti pirkimo sutarties sąlygų:
15.1. kurias, atsižvelgdama į konkretų pirkimo objektą ir pirkimo specifiką, perkančioji organizacija pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje nurodė esminėmis;
15.2. kainos ar kainodaros taisyklių, privalomų pagal Viešųjų pirkimų įstatymą, išskyrus kainos (įkainių) pakeitimus, atliekamus dėl išimtinių aplinkybių, su sąlyga, kad pirkimo sutarties sąlygų pakeitimai nesuteiks tiekėjui daugiau ekonominės naudos. Išimtinėmis aplinkybėmis gali būti laikomos tokios aplinkybės, kai atsiskaitymas, vykdant pirkimo sutartį, tampa apsunkintas dėl pokyčių valstybės finansų sistemoje, pavyzdžiui, kitos nacionalinės valiutos įvedimas;
15.3. jeigu jos pakeičiamos numatant naujas sąlygas, kurios, jeigu būtų nustatytos pirkimo dokumentuose, būtų suteikusios galimybę dalyvauti pirkimo procedūrose kitiems, nei dalyvavo, tiekėjams (pavyzdžiui, pirkimo dokumentuose buvo nustatyta, kad darbai turi būti atlikti per tris mėnesius nuo pirkimo sutarties pasirašymo dienos, nenumatant šio termino pratęsimo. Jei pirkimo sutarties vykdymo metu šis terminas būtų nukeltas iki šešių mėnesių, tai būtų esminių sąlygų pažeidimas, kadangi galima daryti prielaidą, kad pirkimo metu nustatytas trumpas darbų atlikimo terminas nulėmė mažesnį pirkime dalyvaujančių tiekėjų skaičių);
15.4. jeigu jos pakeičiamos numatant naujas sąlygas, dėl kurių, jeigu jos būtų nustatytos pirkimo dokumentuose, laimėjusiu pasiūlymu galėtų būti pripažintas kito, nei pasirinktas dalyvis (pirkimo sutarties šalis), pasiūlymas (pavyzdžiui, vienu iš pasiūlymų vertinimo kriterijumi buvo nustatytas paslaugų atlikimo terminas. Vykdant pirkimo sutartį, tiekėjo pasiūlytą paslaugų atlikimo terminą pakeitus į ilgesnį, pasikeistų vertinimo rezultatai);
15.5. jeigu pirkimo objektas yra pakeičiamas taip, kad pakeitimu į pirkimo sutartį įtraukiamos naujos (papildomos) prekės, paslaugos ar darbai;
15.7. jeigu dėl pirkimo sutarties sąlygų pakeitimo pasikeičia ekonominė galiojančios pirkimo sutarties šalių pusiausvyra tiekėjo naudai taip, kaip nebuvo numatyta galiojančioje pirkimo sutartyje (pavyzdžiui, perkančioji organizacija numato, kad už paslaugas atsiskaitys per 60 dienų po jų atlikimo. Vykdant pirkimo sutartį, negalima numatyti, kad tiekėjui bus sumokėtas avansas, kadangi atsiskaitymo sąlygos žymiai pagerinamos tiekėjo naudai);
15.8. jeigu dėl pirkimo sutarties sąlygų pakeitimo pirkimo sutarties šalių teisių ir pareigų pusiausvyra pasikeičia taip, kaip nebuvo numatyta galiojančioje pirkimo sutartyje (pavyzdžiui, konferencijos organizavimo paslaugų pirkimo sutartyje numatyta, kad konferencijos dalyvių pakvietimą organizuoja tiekėjas. Vykdant pirkimo sutartį, šios pareigos neturėtų prisiimti perkančioji organizacija);
15.9. jeigu pakeičiamos tokios pirkimo sutarties sąlygos, kurios, atsižvelgiant į viešojo pirkimo tikslus ir principus, viešojo pirkimo proceso specifiką, pirkimo objekto ypatumus, pirkimo sutarties šalių teisinį statusą gali būti laikomos esminėmis (pavyzdžiui, esmine laikoma sąlyga „pirkimo sutarties sąlygos negali būti keičiamos“).
16. Pirkimo sutarties sąlygų pakeitimas gali būti laikomas neesminiu, jeigu atsižvelgus į Rekomendacijų nuostatas, ypatingai į nuostatas, išdėstytas 4, 5, 12 ir 15 punktuose:
16.1. nežymiai keičiama prekių pristatymo, paslaugų atlikimo vieta, pavyzdžiui, kai tai susiję su perkančiosios organizacijos buveinės perkėlimu;
16.2. keičiami už pirkimo sutarties vykdymą paskirti atsakingi asmenys, kai tai susiję su pirkimo sutartyje nurodytų asmenų liga, darbo santykių su jais nutraukimu bei kitomis panašiomis aplinkybėmis;
16.3. dėl pasikeitusio PVM ar kito tiesiogiai su kaina susijusio mokesčio keičiama pirkimo sutarties kaina;
16.4. atsisakoma dalies prekių, paslaugų ar darbų, kai jie tapo perkančiajai organizacijai nereikalingi. Pirkimo sutarties apimčių mažinimas galimas tik išimtiniais atvejais, kai jis yra sąlygotas objektyvių priežasčių;
16.5. taisomos pirkimo sutarties nuostatos, kurios prieštarauja imperatyviems teisės aktų reikalavimams (pavyzdžiui, sudaryta pirkimo sutartis neatitinka pirkimo sąlygų ar (ir) pateikto pasiūlymo, todėl ją reikia pakeisti taip, kad šiuos dokumentus atitiktų);
IV. PIRKIMO SUTARČIŲ SĄLYGŲ KEITIMO PROCEDŪRA
17. Rekomenduojama perkančiajai organizacijai pirkimo dokumentuose nurodyti pirkimo sutarties keitimo procedūrą, pagal kurią bus atliekami ir įforminami pirkimo sutarties pakeitimai. Pirkimo sutarties pakeitimai, kai pirkimo sutartis buvo sudaryta raštu, gali būti atliekami tik raštu.
18. Pirkimo sutarties šalims tarpusavyje susitarus dėl pirkimo sutarties sąlygų keitimo, perkančioji organizacija kreipiasi į Viešųjų pirkimų tarnybą su prašymu pritarti pirkimo sutarties sąlygų pakeitimams. Prašymas keisti pirkimo sutarties sąlygas ir reikalingi dokumentai Viešųjų pirkimų tarnybai pateikiami vadovaujantis Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2008 m. rugsėjo 26 d. įsakymu Nr. 1S-93 „Dėl perkančiųjų organizacijų prašymų pateikimo ir nagrinėjimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2008, Nr. 113-4317).
19. Pirkimo sutarties pakeitimai gali būti atlikti pirkimo sutarties šalių atstovų pasirašomu protokolu ar kitais būdais, užtikrinančiais aiškiai išreikštą pirkimo sutarties šalių valią pakeisti atitinkamas pirkimo sutarties sąlygas. Dokumentą, kuriuo įforminami atitinkami pirkimo sutarties pakeitimai, rekomenduojama laikyti pirkimo sutarties dalimi. Rekomenduojama numatyti, kad pakeitimai įsigalioja nuo dienos, kai dėl jų pirkimo sutarties šalys galutinai susitaria.
V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
20. Rekomenduojama Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) nustatyta tvarka saugoti visus dokumentus, susijusius su pirkimo sutarties sąlygų pakeitimais (pirkimo sutarties šalių susirašinėjimus, kreipimusis į Viešųjų pirkimų tarnybą, protokolus, pirkimo sutarties priedus ir kitus dokumentus).