LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTRO

Į S A K Y M A S

DĖL SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTRO 2006 M. BALANDŽIO 14 D. ĮSAKYMO NR. A1-110 „DĖL EUROPOS PABĖGĖLIŲ FONDO LIETUVOJE DAUGIAMETĖS (2005–2007 M.) IR EUROPOS PABĖGĖLIŲ FONDO METINĖS (2005 M.) PROGRAMŲ“ PAKEITIMO

2007 m. gegužės 4 d. Nr. A1-122

Vilnius

Pakeičiu Europos pabėgėlių fondo Lietuvoje daugiametę (2005–2007 m.) programą, patvirtintą socialinės apsaugos ir darbo ministro 2006 m. balandžio 14 d. įsakymu Nr. A1-110 „Dėl Europos pabėgėlių fondo Lietuvoje daugiametės (2005–2007 m.) ir Europos pabėgėlių fondo Lietuvoje metinės (2005 m.) programų patvirtinimo“ (Žin., 2006, Nr. 45-1634):

1. Įrašau 2 punkte vietoj žodžių „Europos socialinio fondo skyriaus vyresnioji specialistė“ žodžius „Struktūrinės paramos valdymo skyriaus vyriausioji specialistė (EPF koordinatorė)“; įrašau vietoj telefono numerio „+37052664260“ telefono numerį „+37052668156“; įrašau vietoj žodžių „EPF projektų koordinatorė“ žodžius „Projektų administravimo departamento Europos pabėgėlių fondo projektų vadovė“; įrašau vietoj telefono numerio „+37052646241“ telefono numerį „+37052546972“; įrašau vietoj fakso numerio „+37052608281“ fakso numerį „+37052546990“.

2. Išbraukiu 8 punkte pažymėtą laikotarpį „2005–2010 m.“ ir visame punkte vietoj žodžio „strategija“ įrašau žodį „taisyklės“.

3. Išdėstau 1 priedą nauja redakcija (pridedama).

SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTRĖ                           VILIJA BLINKEVIČIŪTĖ

Europos pabėgėlių fondo Lietuvoje

daugiametės (2005–2007 m.) programos

1 priedas

(socialinės apsaugos ir darbo ministro 2007 m.

gegužės 4 d. įsakymo Nr. A1-122 redakcija)

Valdymo ir kontrolės sistemos, valstybės narės įdiegtos EPF II etapui įgyvendinti, aprašymas

Data: 2007 m. balandžio mėn.

1. VEIKSMŲ PROGRAMA

1.1. TEISINĖ SISTEMA

(Nurodykite, kokiais teisės aktais ir nacionalinėmis taisyklėmis vadovaujamasi administruojant ir kontroliuojant EPF veiklą.)

EPF valdyti taikomi nacionaliniai teisės aktai:

Lietuvos Respublikos Vyriausybė 2005 m. liepos 14 d. nutarimu Nr. 773 (Žin., 2005, Nr. 87-3269) paskyrė Socialinės apsaugos ir darbo ministeriją atsakinga institucija. Dokumentas pateikiamas kaip priedas (1 lapas).

Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija atsakinga už ryšius su Europos Komisija ir kitus uždavinius, nustatytus Europos Tarybos sprendimu 2004/904/EB.

Socialinės apsaugos ir darbo ministro 2005 m. liepos 27 d. įsakymu Nr. A1-217 (Žin., 2005, Nr. 93-3480; 2007, Nr. 43-1657) „Dėl Europos pabėgėlių fondo remiamų veiksmų įgyvendinimo Lietuvoje administravimo schemos patvirtinimo“ nustatytos administruojant fondą dalyvaujančių institucijų funkcijos. Dokumentas pridedamas kaip priedas (4 lapai).

Specialios nacionalinės EPF valdymo taisyklės:

Atsakinga institucija parengė teisės aktus, nustatančius EPF finansinio administravimo ir įgyvendinimo procedūras.

Atsakinga institucija 2006 m. gegužės 16 d. parengė ir patvirtino socialinės apsaugos ir darbo ministro įsakymą Nr. A1-151 dėl Europos pabėgėlių fondo finansuojamų projektų teikimo, vertinimo ir atrankos taisyklių (Žin., 2006, Nr. 57-2046). Šios taisyklės daugiausia skirtos Paramos fondui Europos socialinio fondo agentūrai^[1]. Jos apima:

– projekto dokumentų rengimą (paraiškų formos, nurodymai pareiškėjams ir kt). Deleguota institucija rengia gairių pareiškėjams projektus pagal atitinkamas metines programas, kurios tvirtinamos socialinės apsaugos ir darbo ministro įsakymais. Gairės padės EPF finansavimu suinteresuotoms organizacijoms suprasti EPF finansavimo reikalavimus ir parengti paraiškas. Su gairėmis tvirtinama paraiškos forma; nurodymai, kaip pildyti paraišką; tikslinės grupės; programos tikslai ir veiklos sritys; galima finansavimo suma; pareiškėjų vertinimas ir atranka; projektų trukmė; tinkamos išlaidos ir kt.;

– projekto paraiškų teikimą ir registravimą;

– paraiškų vertinimą (vertinimo etapai, vertinimo procesas, vertinimo ataskaitos);

– paraiškų atranką finansuoti.

Patvirtinusi daugiametę programą atsakinga institucija parengė EPF finansuojamų projektų Priežiūros taisykles, nustatančias:

– projektų patikros vietoje procedūras;

– projektų įgyvendinimo ataskaitų teikimo procedūras;

– sutarčių keitimo sąlygas;

– netinkamai įgyvendinamų projektų sustabdymo ar nutraukimo procedūras;

– dokumentų saugojimo ir prieinamumo tvarką;

– atsiskaitymą už EPF priemonių lėšų panaudojimą.

Taip pat parengtos EPF programos projektų įgyvendinimo išlaidų apmokėjimo taisyklės. Taisyklės nustato šias procedūras:

– mokėjimo prašymų teikimo deleguotai institucijai ir jų tvirtinimo;

– mokėjimo prašymų teikimo atsakingai institucijai, jų tvirtinimo ir apmokėjimo;

– projekto išlaidų apmokėjimo;

– lėšų naudojimo apskaitos ir lėšų poreikio prognozavimo;

– sutarčių sąlygų pažeidimų nustatymo ir pranešimų apie juos.

Parengtos taisyklės apima ir standartines dokumentų formas, įskaitant mokėjimo prašymą mokėjimo prašymų tikrinimo ir tvirtinimo lapo formą paraišką atsakingai institucijai dėl projekto išlaidų apmokėjimo, projekto ataskaitą ir kt.

Atsakinga institucija 2007 m. vasario 13 d. patvirtino vidaus darbo procedūrų vadovą. Atsakinga už taisyklių laikymąsi ir deleguotos institucijos konsultavimą taisyklių klausimais yra atsakinga institucija.

1.2. Atsakinga ir deleguota institucija

Atsakinga institucija pagal sprendimo 2004/904/EB 13 straipsnį:

(Pridėti oficialų dokumentą, kuriuo valstybės įstaiga skiriama atsakinga institucija EPF finansavimui valdyti.)

Pavadinimas: Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerija

Adresas: A. Vivulskio g. 11, LT-03610 Vilnius, Lietuva

Atsakingo asmens pavardė: Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos sekretorė Violeta Murauskaitė

Asmuo ryšiams: Auksė Rėklaitytė

Asmens ryšiams pareigos: Struktūrinės paramos valdymo skyriaus vyriausioji specialistė (EPF koordinatorė)

Tel. +370 5 266 8156

Faks. +370 5 266 4209

El. paštas areklaityte@socmin.lt

Deleguota institucija pagal sprendimo 2004/904/EB 13 straipsnį (jeigu taikoma):

(Pridėti oficialų dokumentą, kuriuo atsakinga institucija perdavė deleguotai institucijai atsakomybę už EPF sprendimų įgyvendinimą.)

Pavadinimas: Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra

Adresas: Geležinio Vilko g. 12, LT-01112 Vilnius, Lietuva

Atsakingo asmens pavardė: Agentūros direktorius Povilas Česonis

Asmuo ryšiams: Aistė Bartkevičienė

Asmens ryšiams pareigos: Projektų administravimo departamento Europos pabėgėlių fondo projektų vadovė

Tel. +370 5 254 6972

Faks. +370 5 254 6990

El. paštas aiste. bartkeviciene@esf. lt

2. ATSAKINGOS AR DELEGUOTOS INSTITUCIJOS STRUKTŪRA IR IŠTEKLIAI

2.1. ATSAKINGOS IR DELEGUOTOS INSTITUCIJŲ STATUSAS

Koks atsakingos institucijos statusas?

R Valstybės įstaiga

Įstaiga ar agentūra, įsteigta pagal viešosios teisės normas.

Koks deleguotos institucijos statusas?

Valstybės įstaiga

R Įstaiga ar agentūra, įsteigta pagal viešosios teisės normas.

Privati įmonė

Kita (nurodykite.........................................................)

2.2. Darbuotojų sąrašas

Atsakinga institucija (pagrindiniai darbuotojai, atliekantys EPF lėšų valdymo funkcijas)

Lietuvos Respublikos Vyriausybė 2005 m. liepos 14 d. nutarimu Nr. 773 (Žin., 2005, Nr. 87-3269) paskyrė Socialinės apsaugos ir darbo ministeriją atsakinga institucija. Atsakinga institucija atlieka funkcijas, nustatytas Tarybos sprendimo 2004/904/EB 13 straipsnio 3 d. Tuo pačiu nutarimu Vyriausybė įgaliojo Socialinės apsaugos ir darbo ministeriją parengti administracinę schemą nustatančią įgyvendinant EPF dalyvaujančių institucijų funkcijas.

Atsakingos institucijos tiesiogiai vykdomos funkcijos:

a) Informavimo ir viešinimo užtikrinimas

Atsakinga institucija užtikrina EPF viešinimą ir teikia informaciją apie EPF įgyvendinimo pažangą visuomenei, potencialiems pareiškėjams, politikams, žiniasklaidos atstovams, socialiniams ir ekonominiams partneriams, NVO bei kt.

b) Projekto paraiškų priėmimas ir vertinimas

Atsakinga institucija perdavė projektų priėmimo ir vertinimo funkciją deleguotai institucijai pagal Europos pabėgėlių fondo finansuojamų projektų teikimo, vertinimo ir atrankos taisykles.

Deleguota institucija priima ir registruoja projektų paraiškas, vertina jas administracinių reikalavimų ir tinkamumo aspektais ir turi teisę atmesti nustatytų kriterijų neatitinkančias paraiškas. Be to, deleguota institucija organizuoja nepriklausomų vertintojų atranką ir informuoja juos apie EPF. Nepriklausomi vertintojai atlieka paraiškų naudos ir kokybės įvertinimą skirdami balus atitinkamoms paraiškų dalims.

c) Projektu atranka

Atsakinga institucija socialinės apsaugos ir darbo ministro 2005 m. lapkričio 11 d. įsakymu Nr. A1-286 įsteigė EPF Priežiūros komitetą. Darbo reglamentą komitetas tvirtino savo pirmojo posėdžio metu. Priežiūros komitetas vertina deleguotos institucijos pateiktą paraiškų vertinimo ataskaitą ir teikia rekomenduojamų finansuoti projektų sąrašą atsakingai institucijai. Gavusi Priežiūros komiteto rekomendacijas, atsakinga institucija priima galutinį sprendimą dėl projektų finansavimo.

d) Paramos sutarties sudarymas

Paramos sutartį pasirašo atsakinga institucija, deleguota institucija ir paramos gavėjas. Atsakinga institucija nustato sutarčių papildymo, keitimo ir nutraukimo sąlygas.

e) Mokėjimai projektui

Atsakinga institucija ir Agentūra bendradarbiauja, rengdamos EPF programos projektų įgyvendinimo išlaidų apmokėjimo taisykles, kuriose pateiktos išsamios mokėjimų procedūros.

f) Viešieji pirkimai

Projektų vykdytojai sudaro sutartis pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo Nr. I-1491 (Žin., 1996, Nr. 84-2000; 2006, Nr. 4-102) reikalavimus, kurie tikslinami pagal Europos Sąjungos viešųjų pirkimų direktyvas 18/2004/EB ir 17/2004/EB. Gavusi atsakingos institucijos įgaliojimus, deleguota institucija rengia ir suderina sutarčių sudarymo tvarką perkančiosioms organizacijoms ir neperkančiosioms organizacijoms.

Agentūra rengia ir tvirtina „Pirkimų taisykles Europos pabėgėlių fondo paramos gavėjams, kurie nėra perkančiosios organizacijos“.

Šiose taisyklėse nustatomos projektų vykdytojams privalomos procedūros. Projekto vykdytojas kartu su deleguota institucija turi suderinti pirkimų planą kuriame nurodomas pirkimo objektas, vertė, būdas ir sąlygos. Projekto vykdytojas turi informuoti deleguotą instituciją apie sudarytą pirkimų komisiją (narių pavardės ir pareigos, komisijos darbo nuostatai) ir kiekvieną komisijos posėdį (posėdžiuose gali dalyvauti Agentūros atstovas; jis susipažįsta su visais dokumentais). Pirkimų dokumentai derinami su deleguota institucija. Projekto pagrindinis pareiškėjas arba perkantysis partneris turi informuoti Agentūrą apie preliminarius pasiūlymus ir visas prieš sutarties sudarymą gautas pretenzijas. Sutarties projektas suderinamas su Agentūra. Deleguotai institucijai pateikiamos visos ataskaitos, teikiamos Viešųjų pirkimų tarnybai. Atliekant patikras vietoje, tikrinami pirkimų dokumentų originalai.

g) Įgyvendinimo priežiūra bei patikros

Atsakinga institucija perdavė šias funkcijas deleguotai institucijai. Tačiau teisę atlikti patikras pasilieka ir atsakinga institucija. Deleguota institucija atsakinga už visų išlaidų kontrolę.

Atsakingos institucijos funkcijų perdavimas ir jo forma

Atsakinga institucija kai kurias EPF įgyvendinimo funkcijas pagal sutartį perdavė deleguotai institucijai:

– skelbti kvietimus teikti projektų paraiškas;

– vertinti gautas paraiškas ir teikti pasiūlymus dėl projektų finansavimo Priežiūros komitetui;

– rengti sutartis dėl projektų finansavimo;

– tikrinti projektų teikėjų nurodytų išlaidų tinkamumą ir jas tvirtinti;

– teikti informaciją atsakingai institucijai apie projektų įgyvendinimo eigą;

– įgyvendinti viešinimo veiklą;

– atlikti bendrąjį EPF projektų administravimą ir stebėti jų įgyvendinimą.

Už EPF administravimą atsakingi šie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos skyriai:

– Europos Sąjungos struktūrinės paramos departamento Struktūrinės paramos valdymo skyrius;

– Finansų ir buhalterinės apskaitos skyrius;

– Vidaus audito skyrius.

Struktūrinės paramos valdymo skyrius

Struktūrinės paramos valdymo skyriaus nuostatai patvirtinti socialinės apsaugos ir darbo ministro 2006 m. gruodžio 7 d. įsakymu Nr. A1-324 (įsigaliojo 2007 m. vasario 5 d.). Minėtame įsakyme įtrauktos funkcijos, susijusios su EPF administravimu:

– rengti EPF programas (daugiametė ir atitinkamų metų metinės programos) ir stebėti jų įgyvendinimą (visų susijusių teisės aktų kontrolė);

– stebėti EPF programos įgyvendinimo pažangą;

– teikti informaciją Europos Komisijai apie pažangą įgyvendinant EPF programą ir administracinės sistemos veikimą;

– teikti Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos vadovybei tvirtinti Priežiūros komiteto institucinę ir asmeninę sudėtį, organizuoti Priežiūros komiteto darbą atlikti šio komiteto sekretoriato funkcijas, teikti informaciją ir ataskaitas Priežiūros komitetui;

– organizuoti EPF programos įgyvendinimo vertinimą ir bendradarbiauti su Europos Komisija atliekant galutinį įvertinimą;

– planuoti ir administruoti EPF programos techninės pagalbos priemones, siekiant užtikrinti efektyvų ir patikimą lėšų planavimą;

– duoti nurodymus ir teikti pasiūlymus kitoms EPF administruojančioms institucijoms.

Finansų ir buhalterinės apskaitos skyrius

Finansų ir buhalterinės apskaitos skyriaus nuostatai patvirtinti socialinės apsaugos ir darbo ministro 2002 m. lapkričio 18 d. įsakymu Nr. 144S. Vienas iš jo tikslų — remiantis pateiktais sąmatų projektais rengti valstybės biudžeto išlaidų ir Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos finansuojamų įstaigų specialiųjų lėšų sąmatas ir teikti jas Finansų ministerijai. Skyrius atlieka šias funkcijas:

– tvarko Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos operacijų su valstybės biudžeto lėšomis registrus;

– tvarko valstybės lėšų paskirstymo, finansavimo ir perskirstymo operacijų registrus;

– tvarko lėšų, gautų iš kitų šaltinių, bei susijusių išlaidų ir mokėjimų registrus.

Ministerijai vykdant EPF lėšų administravimą skyrius rengia mokėjimo paraišką ir teikia ją valstybės iždui. Už šią veiklą atsakingas vienas skyriaus darbuotojas. Finansų ir apskaitos skyrius atlieka šias funkcijas, susijusias su EPF įgyvendinimu:

– tikrina mokėjimo paraišką valstybės iždui;

– rengia, tvirtina ir teikia mokėjimo paraišką valstybės iždui;

– tvirtina mokėjimo paraiškas;

– tikrina, kad nebūtų viršyti ketvirčio ir metimai asignavimai pagal biudžeto išlaidų sąmatos ekonominės klasifikacijos straipsnius;

– stebi įsipareigojimų vykdymą ir mokėjimų limitus;

– dalyvauja prognozuojant įsipareigojimus ir mokėjimus;

– pagal kompetenciją rengia ataskaitas atsakingai institucijai (Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Struktūrinės paramos valdymo skyriui);

– užtikrina visų mokėjimus pagrindžiančių ir išlaidas patvirtinančių dokumentų saugojimą bei pateikimą institucijoms, turinčioms teisę juos tikrinti.

Vidaus audito skyrius

Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Vidaus audito skyrius atlieka valdymo ir kokybes kontrolės sistemos tikrinimą bei privalomąjį 10 proc. visų tinkamų finansuoti išlaidų auditą.

Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra

Deleguotos institucijos funkcijos suteiktos Paramos fondui Europos socialinio fondo agentūrai (toliau – Agentūra) socialinės apsaugos ir darbo ministro 2005 m. liepos 27 d. įsakymu Nr. A1-217 „Dėl EPF administravimo Lietuvoje schemos“ (Žin., 2005, Nr. 93-3480; 2007, Nr. 43-1657).

2.2.1. Pagrindinės Agentūros funkcijos

a) Agentūra atsakinga už viešinimo priemonių, priklausančių atsakingos institucijos kompetencijai, įgyvendinimą:

– skelbti oficialius dokumentus, nustatančius kvietimų teikti paraiškas, pasiūlymų skelbimo ir projektų įgyvendinimo bei ataskaitų teikimo sąlygas;

– rengti gaires kartu su atsakinga institucija;

– užtikrinti informacijos teikimą tikslinėms grupėms;

– kartu su atsakinga institucija organizuoti informacinius susitikimus ar mokymus pareiškėjams kvietimų teikti paraiškas ir paraiškų formų pildymo tema;

– suteikti galimybę pareiškėjams teirautis (raštu ir žodžiu) dėl dalyvavimo programoje;

– kartu su atsakinga institucija informuoti visuomenę apie EPF įgyvendinimą įvairiomis informavimo priemonėmis;

– informuoti atsakingą instituciją apie projektų įgyvendinimo rezultatus ir teikti ataskaitas apie remiamų veiklos sričių įgyvendinimą;

– įgyvendinti ar organizuoti kitas reikiamas informavimo ir viešinimo priemones;

– rengti ir teikti atsakingai institucijai EPF projektams skirto EPF ir bendrojo finansavimo prognozę einamiesiems ir artimiausiems metams;

– atlikti patikras vietose, vykdyti finansinę ir veiklų įgyvendinimo kontrolę;

– nustačius pažeidimus, susijusius su išlaidų kompensavimu, informuoti atsakingą instituciją ir Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybą prie Vidaus reikalų ministerijos imtis reikiamų priemonių išieškoti paramos lėšas, panaudotas ne pagal EPF reikalavimus ar Lietuvos Respublikos įstatymus;

– įvesti reikiamą finansinę informaciją apie EPF projektus į informacines sistemas (jeigu tokia sistema yra sukurta ir veikianti);

– tikrinti ir tvirtinti projektų teikėjų mokėjimo prašymuose nurodytų išlaidų tinkamumą bei jų atitiktį paramos sutarčių sąlygoms; remiantis gautais mokėjimo prašymais, rengti ir pateikti atsakingai institucijai prašymus pervesti lėšas projektų vykdytojams;

– pagal savo kompetenciją užtikrinti visų mokėjimus pagrindžiančių dokumentų ir išlaidas patvirtinančių įrodymų saugojimą bei pateikimą institucijoms ir asmenims, turintiems teisę juos tikrinti;

– pagal savo kompetenciją dalyvauti rengiant teisės aktų, nustatančių detaliąsias EPF administravimo taisykles ir procedūras, projektus, rengti deleguotos institucijos vidaus procedūrų aprašus ir užtikrinti šių procedūrų laikymąsi;

– teikti rekomendacijas dėl projektų biudžetų rengimo, išlaidų tinkamumo vertinimo ir kitais projektų finansinio valdymo klausimais bei susijusią informaciją projektų vykdytojams ir potencialiems pareiškėjams;

– kartu su atsakinga institucija organizuoti mokymus potencialiems pareiškėjams ir padėti paramos gavėjams projektų biudžetų bei finansinio valdymo srityje;

– analizuoti paramos gavėjų prašymus keisti paramos sutartį ar jos biudžetą;

– kontroliuoti, kad būtų laikomasi finansavimo proporcijų: 75 proc. – EPF, 25 proc. – bendrasis finansavimas.

b) Paraiškos vertinamos pagal bendruosius projektų vertinimo ir atrankos kriterijus, išdėstytus EPF gairėse pareiškėjams.

– Atliekant administracinį patikrinimą, tikrinama, ar paraiška išsami ir ar pateikti visi reikiami dokumentai bei informacija. Agentūros darbuotojai įvertina paraiškas administraciniu požiūriu. Šis įvertinimas atliekamas užpildant nustatytos formos administracinės atitikties vertinimo lentelę.

– Atliekant tinkamumo vertinimą, patikrinama, ar projektas tinkamas finansuoti iš EPF paramos lėšų (įvertinamas partnerių, tikslinių grupių, veiklos ir išlaidų tinkamumas). Tinkamumo įvertinimą atlieka Agentūros darbuotojai. Kiekvieną paraišką vertina 2 darbuotojai. Šis įvertinimas atliekamas užpildant nustatytos formos tinkamumo vertinimo lentelę.

– Naudos ir kokybės Įvertinimas skirtas įvertinti pateiktų projektų kokybę ir atitiktį atrankos kriterijams (balais). Naudos ir kokybės įvertinimą atlieka nepriklausomi vertintojai, kurių atranką organizuoja Agentūra. Nepriklausomų vertintojų sąrašas suderinamas su atsakinga institucija. Kiekvieną paraišką įvertina du nepriklausomi vertintojai. Šis įvertinimas atliekamas užpildant nustatytos formos vertinimo lentelę.

c) Įvertinusi paraiškas, Agentūra parengia vertinimo ataskaitą ir pateikia ją Priežiūros komitetui svarstyti. Ataskaitą sudaro: gautų paraiškų suvestinė; administracinės atitikties vertinimo rezultatų suvestinė; tinkamumo įvertinimo rezultatų suvestinė; naudos ir kokybės įvertinimo rezultatų suvestinė; paraiškų eilė pagal suteiktus balus, nurodant rekomenduojamą finansavimo sumą; duomenų apie sumą, skirtą kvietimui teikti paraiškas paskelbti, suvestinė; paramos suma, reikalinga visiems tinkamiems projektams finansuoti; likusi (nepanaudota) suma; ataskaitos priedai (vertintojų užpildytų vertinimo lentelių kopijos ir gautų paraiškų kopijos).

Priežiūros komitetas aptaria pateiktus rezultatus ir teikia atsakingai institucijai rekomendacijas. Galutinį sprendimą priima Socialinės apsaugos ir darbo ministerija (ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiu).

Organizuojama remtinų projektų atranka ir atsakinga institucija priima galutinį sprendimą dėl paramos skyrimo.

Gavusi atsakingos institucijos sprendimą dėl paramos skyrimo, Agentūra užregistruoja šį sprendimą ir raštu informuoja pareiškėjus apie skirtą paramą.

d) Paramos gavėjai, esantys perkančiosiomis organizacijomis pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą Nr. I-1491 (Žin., 1996, 84-2000; 2002, Nr. 118-5296; 2006, Nr. 4-102), vykdydami pirkimus, privalo laikytis šio įstatymo nuostatų.

Kiti pirkimus vykdantys paramos gavėjai laikosi pirkimų taisyklių, skirtų paramos gavėjams, nesantiems perkančiosiomis organizacijomis pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą. Šias taisykles rengia ir tvirtina Agentūra direktoriaus įsakymu.

e) Projektų išlaidos kompensuojamos pagal Agentūrai pateiktus mokėjimo prašymus. Paramos gavėjas pateikia avansinio, tarpinio ir galutinio mokėjimo prašymus, parengtus pagal tipinę mokėjimo prašymo formą. Jei avansinio mokėjimo suma viršija 10 000 Lt, kartu su avansinio mokėjimo prašymu pateikiama banko garantija ar laidavimo raštas, kurio suma turi būti lygi avansinio mokėjimo sumai. Kartu su tarpinio ir galutinio mokėjimo prašymais pateikiami išlaidas pagrindžiantys dokumentai.

f) Mokėjimo prašymų tikrinimo ir tvirtinimo procedūra.

Agentūra:

– tikrina ir tvirtina projekto vykdytojo pateiktame mokėjimo prašyme nurodytų išlaidų tinkamumą. Kiekvieną prašymą patikrina bent 2 Agentūros darbuotojai;

– rengia ir teikia atsakingai institucijai prašymus pervesti lėšas iš valstybės biudžeto;

– rengia ir teikia atsakingai institucijai ketvirčio ataskaitas apie gautus mokėjimo prašymus;

– kontroliuoja finansavimo iš EPF lėšų ir bendrojo finansavimo lėšų įsipareigojimus bei sumas, informuoja apie tai atsakingą instituciją;

– atlieka patikras vietose;

– užtikrina pirkimų kontrolę: tvirtindama projekto pirkimų planą; tikrindama bei derindama pirkimų dokumentus; tikrindama ir derindama pasiūlymų vertinimo ataskaitą; tikrindama ir suderindama pirkimo sutarties projektą ir kt.

2.3. Naudojimasis nepriklausomų institucijų paslaugomis

(Prašome nurodyti, ar atsakinga institucija/tarpininkai naudojasi nepriklausomų institucijų paslaugomis vienai ar daugiau jiems paskirtų užduočių atlikti ir, jeigu reikia, išvardykite, kokios priemonės šiuo tikslu yra taikomos.)

Prireikus Socialinės apsaugos ir darbo ministerija naudosis nepriklausomų auditorių ar vertintojų paslaugomis.

Visapusis projektų įvertinimas užtikrintas įtraukus į Priežiūros komiteto sudėtį įvairių institucijų atstovus. Priežiūros komitetą sudaro atsakingos institucijos, Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros (deleguotos institucijos), Vidaus reikalų ministerijos, Užsieniečių registracijos centro, Valstybės sienos apsaugos tarnybos ir kitų institucijų atstovai.

Socialinės apsaugos ir darbo ministerija įsteigė EPF Priežiūros komitetą projektų atrankai, bendrajam valdymui, vertinimui bei kitoms funkcijoms atlikti.

Priežiūros komitetas teikia Socialinės apsaugos ir darbo ministerijai rekomendacijas dėl projektų finansavimo. Atsakinga institucija priima galutinius sprendimus dėl finansavimo skyrimo pagal Priežiūros komiteto rekomendacijas (Priežiūros komiteto funkcijos nustatytos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2005 m. liepos 27 d. įsakymu Nr. A1-217 (Žin., 2005, Nr. 93-3480; 2007, Nr. 43-1657) „Dėl Europos pabėgėlių fondo Lietuvoje administravimo schemos patvirtinimo“ bei jo darbo reglamente).

3. PAREIGŲ, SUSIJUSIŲ SU VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMOMIS, APRAŠYMAS

Funkcija	Pavardė	Pareigos
Atsakinga už Priežiūros komiteto valdymą	Violeta Murauskaitė	Priežiūros komiteto pirmininkė, Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos sekretorė
Priežiūros komiteto narės, atsakingos už ryšius su Europos Komisija	Nijolė Mackevičienė Auksė Rėklaitytė	ES struktūrinės paramos departamento direktorė Struktūrinės paramos valdymo skyriaus vyriausioji specialistė (EPF koordinatorė)
Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įsteigtas Priežiūros komitetas		Įvairios institucijos ir organizacijos

3.1. UŽDUOČIŲ PASKIRSTYMAS

Užduotys	Atsakingi padaliniai, departamentai, asmenys
1. Nacionalinės daugiametės ir metinių programų rengimas	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Struktūrinės paramos valdymo skyrius
2. Kvietimų teikti paraiškas skelbimas	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo departamentai
3. Paraiškų priėmimas ir registravimas	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo departamentas
4. Paraiškų administracinė analizė (tinkamumas)	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo departamentas
5. Paraiškų finansinė analizė	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo ir Projektų finansų valdymo departamentai
6. Paraiškų techninė analizė	Nepriklausomi vertintojai
7. Paraiškų vertinimas	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo ir Projektų finansų valdymo departamentai
8. Paraiškų atranka (sprendimas)	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija, vadovaudamasi Priežiūros komiteto rekomendacijomis
9. Pareiškėjų informavimas apie sprendimus	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija www.socmin.lt Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra siunčia oficialius laiškus pareiškėjams
10. Sutarčių rengimas	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo departamentas, Kokybės užtikrinimo ir kontrolės skyrius bei Teisės skyrius
11. Sutarčių pasirašymas	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos sekretorė Violeta Murauskaitė Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros direktorius Povilas Česonis Paramos gavėjas
12. Projektų įgyvendinimo ataskaitų kontrolė	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo ir Projektų finansų valdymo departamentai
13. Mokėjimo prašymų priėmimas	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra priima mokėjimo prašymus iš projektų vykdytojų Socialinės apsaugos ir darbo ministerija priima mokėjimo paraiškas iš Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros
14. Mokėjimo prašymų analizė	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra analizuoja projektų vykdytojų mokėjimo prašymus Socialinės apsaugos ir darbo ministerija analizuoja Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros mokėjimo paraiškas
15. Mokėjimų tvirtinimas	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretorius Rimantas Kairelis ir Finansų ir buhalterinės apskaitos skyriaus vedėja Marija Romanovska
16. Projektų tikrinimai (2)	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo ir Projektų finansų valdymo departamentai Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Struktūrinės paramos valdymo skyrius, Finansų ir buhalterinės apskaitos skyrius
17. Mokėjimo funkcija	Finansų ministerija
18. Kvietimų teikti paraiškas parengimas ir paskelbimas	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Struktūrinės paramos valdymo skyrius Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo departamentas, Projektų finansų valdymo departamentas ir Kokybės užtikrinimo ir kontrolės skyrius
19. Pasiūlymų priėmimas ir registravimas	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo departamentai
20. Pasiūlymų administracinė analizė	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo departamentas
21. Pasiūlymų finansinė analizė	Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros Projektų administravimo ir Projektų finansų valdymo departamentai
22. Pasiūlymų techninė analizė	Nepriklausomi vertintojai
23. Konkurso laimėtojo nustatymo procedūra	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Struktūrinės paramos valdymo skyrius
24. Sutarčių pasirašymas	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos sekretorė Violeta Murauskaitė Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros direktorius Povilas Česonis Paramos gavėjas
25. Metinės įgyvendinimo ataskaitos rengimas	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Struktūrinės paramos valdymo skyrius
26. Valstybės narės išlaidų ataskaitos parengimas ir išsiuntimas Europos Komisijai	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Struktūrinės paramos valdymo skyrius
27. Valstybės narės mokėjimo prašymo parengimas Europos Komisijai	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Struktūrinės paramos valdymo skyrius
28. Valstybės narės mokėjimo prašymo išsiuntimas Europos Komisijai	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Struktūrinės paramos valdymo skyrius
29. Valdymo sistemų auditas (2)	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Vidaus audito skyrius Valstybės kontrolė Nepriklausomas auditorius (prireikus)
30. įvertinimas	Nepriklausomi vertintojai

(1) Kur reikia, nurodykite nepriklausomus konsultantus.

(2) Pastaba. Tikrinimai, kuriuos kontrolės tikslais atlieka atsakinga institucija ar jos pavedimu išorės auditoriai, viešosios įstaigos ar kt. (25 str. a) punktas), t. y. tiesiogiai nesusiję su kasdieniu projekto valdymu (analizė ir sprendimas, mokėjimo prašymai) ir kt.

3.2. Pareigų atskyrimas

(Jeigu valdymo, mokėjimo ir kontrolės funkcijas atlieka tas pats padalinys, prašome nurodyti, kaip šios pareigos aiškiai atskiriamos.)

Siekiant išvengti administracinių ir kontrolės funkcijų dubliavimosi, Šias pareigas atlieka ne vienas padalinys. Pareigas dalijasi du skyriai:

1) Struktūrinės paramos valdymo skyrius (ES struktūrinės paramos departamentas) ir 2) Finansų ir buhalterinės apskaitos skyrius (tiesiogiai pavaldus Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretoriui).

3.3. EPF PAJAMŲ IR IŠLAIDŲ APSKAITA

3.3.1. Apskaitos taisyklės

Koks apskaitos būdas naudojamas EPF finansavimo lėšoms registruoti?

Atskira eilutė nacionaliniame biudžete

Nebiudžetinė pozicija

R         Speciali banko sąskaita

Kita (nurodykite) ...........................

3.3.2. Lėšų skyrimo ir siuntimo iš valstybės narės sąskaitos, į kurią jos buvo įmokėtos, į specialią galutinio gavėjo sąskaitą schemos aprašymas

Lygiai	Sąskaita	Atsakingas asmuo
Gaunamos EK skirtos lėšos	Sąskaitos Nr. 1732421, sąskaitos turėtojas – Lietuvos Respublikos finansų ministerija	Rasa Kavolytė, Valstybės iždo departamento Europos Sąjungos paramos ir pinigų fondų apskaitos poskyrio vedėja
Galutinis gavėjas	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija (techninės pagalbos lėšos)	Marija Romanovska, Finansų ir buhalterinės apskaitos skyriaus vedėja
	Atskiros sąskaitos atidarytos banke (projektų lėšos)	Projekto vykdytojai

Ar EPF mokėjimų tvirtinimas vyksta taip pat, kaip ir mokėjimų iš nacionalinio biudžeto tvirtinimas?

R TAIP                                           NE

Jei ne, nurodykite skirtumus ir priežastis.

3.3.3. EPF finansavimo ir nacionalinių bendro finansavimo asignavimų perkėlimo taisyklių (jeigu tokios taikomos) tais atvejais, kai naudojamas valstybės lėšos, aprašymas

Projektui skirtos lėšos bus išmokamos 3 kartus: avansinis, tarpinis ir galutinis mokėjimas (žr. 4.3.1 pav.).

4. VALDYMO PROCESO ANALIZĖ: SCHEMŲ IR PROCEDŪRŲ APRAŠYMAS

4.1. Daugiametės ir metinių programų rengimas

Kas rengia Komisijai teikiamas daugiametę ir metines programas?

Socialinės apsaugos ir darbo ministerija kaip atsakinga institucija rengia ir teikia Europos Komisijai daugiametę ir metines programas, į kurias įtraukiami visi reikšmingi klausimai, aptarti su suinteresuotosiomis organizacijomis.

Priežiūros komiteto nariams pritarus Šių dokumentų projektams, jie siunčiami Europos Komisijai. Europos Komisijai patvirtinus daugiametės ir metinės programų projektus, jos tvirtinamos socialinės apaugos ir darbo ministro įsakymu.

Kaip į šias programas įtraukiami finansavimo planai?

Bendrasis finansavimo planas rengiamas vadovaujantis Europos Komisijos pateiktu biudžetu, kuris sudaromas remiantis EUROSTAT duomenimis bei konkrečioje valstybėje narėje esančiu prieglobsčio prašytojų skaičiumi.

Ar, rengiant tokias programas, bendradarbiaujama su atitinkamais partneriais daugiametei darbo programai sudaryti, ar, prieš sudarant metinę programą, bendradarbiaujama su galutiniais gavėjais (kvietimai pareikšti suinteresuotumą, kvietimai dalyvauti konkurse, konkurso organizavimo tvarka)?

Rengiant programas, bedradarbiaujama su Priežiūros komiteto nariais bei atsižvelgiama į tikslinės grupės poreikus. Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra rengia gairių projektus dėl kvietimo teikti paraiškas pagal atitinkamų metų metines programas. Šie dokumentai tvirtinami socialinės apsaugos ir darbo ministro įsakymais. Patvirtinus dokumentus, kvietimas teikti paraiškas skelbiamas atitinkamuose tinklalapiuose ir spaudoje. Remdamosios šiais dokumentais, suinteresuotosios organizacijos rengia ir teikia deleguotai institucijai paraiškas. Pradinį paraiškų įvertinimą atlieka Agentūra. Vertinimo rezultatai ir visi bendrojo finansavimo pasiūlymai teikiami Priežiūros komitetui. Priežiūros komitetas rekomenduoja finansuoti tuos projektus, kurie atitinka gairėse nustatytus reikalavimus ir Lietuvos prioritetus tam tikrose srityse. Pirmenybė teikiama projektams, susijusiems su Lietuvos daugiametės programos prioritetais, ypač tiems, kuriuos numato įgyvendinti pabėgėlių organizacijos ir (ar) kurie taikomi užsieniečiems, gavusiems Lietuvoje kurios nors rūšies tarptautinę apsaugą. Prieš atranką Priežiūros komitetas negali turėti jokių ryšių su galimais paramos gavėjais. Galutinį sprendimą dėl projektų atrankos priima Socialinės apsaugos ir darbo ministerija, atsižvelgdama į Priežiūros komiteto rekomendacijas.

4.2. Kvietimai teikti paraiškas ir paraiškų atranka/konkurso organizavimo tvarka

Ar atsakinga institucija/deleguota institucija patvirtino dokumentus, nustatančius toliau nurodytas procedūras (vadovus, aplinkraščius, procedūrų vadovus)?

TAIP R                               NE

4.2.1. Kvietimas teikti paraiškas/konkursas

Kvietimo teikti paraiškas/konkurso parengimas ir patvirtinimas

Ar tai numatyta? Taip/Ne/ Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)	Pridedami dokumentai
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija bei Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra	Metinės programos
		Gairės pareiškėjams
		Atrankos taisyklės
		Procedūrų vadovas

Su kuo tariamasi prieš galutinai parengiant kvietimo/konkurso dokumentus?

Kiti departamentai                                            R

Kitos nacionalinės institucijos                           R

Europos Komisija

Kita (nurodykite)...........................)

4.2.2. Kvietimo teikti paraiškas/konkurso skelbimas

Artai numatyta? Taip/Ne/ Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra	Gairės pareiškėjams Atrankos taisyklės

Skelbimo tvarka:

– „Valstybės žinios“                                          þ

– tinklalapiai                                                      R

– bendrojo pobūdžio spauda                             R

– specialioji spauda

– brošiūros, lankstinukai

– kita (nurodykite)

4.2.3. Pagalba pareiškėjams rengiant paraiškas

(t.y. dokumentai ar paslaugos, paaiškinantys kvietimus teikti paraiškas, pvz., gairės pareiškėjams)

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)	Pridedami dokumentai. Esami dokumentai ar projektai
TAIP	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra	Metinės programos
		Gairės pareiškėjams

4.2.4. Paraiškų/konkurso pasiūlymų priėmimas ir registravimas

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra	Gairės pareiškėjams Atrankos taisyklės

Paraiškos/pasiūlymo gavimas patvirtinamas:

– gavimo patvirtinimu                                       R

– laišku                                                  R

– kita

– nepatvirtinama

Išsiuntimo/gavimo datų patikrinimas ir gautų dokumentų išsamumo patikrinimas:

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra	Gairės pareiškėjams
		Atrankos taisyklės

4.2.5. Paraiškų/konkurso pasiūlymo analizė

a) administracinė analizė

(informacija apie pareiškėją, atitiktis tinkamumo kriterijams ir kt.)

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra	Administracinės atitikties vertinimas
		Gairės pareiškėjams
		Atrankos taisyklės

b) techninė analizė

(analizė pagal atrankos kriterijus, nustatytus kvietimo/konkurso nuostatuose)

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra	Tinkamumo vertinimas
		Gairės pareiškėjams
		Atrankos taisyklės

Ar apibrėžti tikslus atrankos ir laimėtojo nustatymo kriterijai?

TAIP R                                           NE

Jei taip, ar jie išdėstyti atskirame dokumente (analitinių kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)?

TAIP R                                           NE

c) finansinė analizė

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Nepriklausomi vertintojai	Naudos ir kokybės vertinimas
		Gairės pareiškėjams
		Atrankos taisyklės

Ar apibrėžti tikslus kriterijai (baziniai dydžiai, aukščiausioji riba pagal išlaidų rūšis)?

TAIP R                                           NE

Jei taip, ar jie išdėstyti atskirame dokumente (kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)?

TAIP R                                           NE

4.2.6. Ryšys su kitomis Bendrijos iniciatyvomis ar programomis

Ar atliekami tikrinimai, siekiant nustatyti, ar nėra dubliavimosi su kita veikla (projektais), finansuotais jūsų šalyje pagal kitas Bendrijos iniciatyvas ar programas, pvz., EQUAL?

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija bei Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra	Atliekant vertinimą yra tikrinama informacija, ar identiška veikla nėra finansuojama ir iš kitų šaltinių, t. y. iš ESF ar EQUAL programų lėšų. Į Priežiūros komiteto posėdžius dėl projektų atrankos kviečiami ir nepriklausomi vertintojai, kurie vertino paraiškas

4.2.7. Paraiškų vertinimas ir atranka. Konkurso laimėtojo nustatymas          

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra ir nepriklausomi vertintojai (paraiškų vertinimas ir atranka)	Gairės pareiškėjams
		Atrankos taisyklės
	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija (konkurso laimėtojo nustatymas)	Priežiūros komiteto posėdžių protokolai
		Ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkis

4.2.8. Sprendimas priimti/atmesti paraišką

Kas priima oficialų sprendimą dėl paraiškos priėmimo ar atmetimo?

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija pagal Priežiūros komiteto rekomendacijas	Atrankos taisyklės
		Gairės pareiškėjams
		Priežiūros komiteto rekomendacijos
		Priežiūros komiteto posėdžių protokolai
		Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretoriaus
		potvarkis

4.2.9. Pranešimas apie sprendimą atmesti paraišką

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra	Atrankos taisyklės
		Gairės pareiškėjams
		Priežiūros komiteto posėdžių protokolai
		Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkis

Ar pareiškėjui išsiunčiamas raštas, kuriame nurodomos atmetimo priežastys?

TAIP R                                           NE

Ar rašte nurodomi atmetimo pagrindai?

TAIP R                                           NE

4.2.10. Projekto priėmimas/sprendimas dėl finansavimo/konkurso laimėtojo nustatymas

Atrinktų projektų apskaitos tvarka

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija	Gairės pareiškėjams
		Atrankos taisyklės
		Priežiūros komiteto posėdžių protokolai
		Ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkis

Kas pasirašo finansavimo sutartį/sprendimą dėl konkurso laimėtojo atsakingos (deleguotos) institucijos vardu? (pridėkite tipinės sutarties kopiją ir gavėjams siunčiamų ataskaitų pavyzdžius)

Ar tai numatyta? Taip/Ne/ Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)	Pridedami dokumentai
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra Paramos gavėjas	Gairės pareiškėjams
		Atrankos taisyklės

4.3. VALDYMAS IR PARAMOS LĖŠŲ SUMOKĖJIMAS

4.3.1. Mokėjimo tvarka, nustatyta finansavimo sutartyje

Mokėjimas	Visos sumos %	Mokėjimo sąlyga (gavėjų ataskaitos)	Data (susiejant su projekto užbaigimu)
Pirmasis išankstinio finansavimo mokėjimas	50	Per 14 dienų nuo paramos sutarties pasirašymo projektų vykdytojai privalo kreiptis dėl avansinio išmokėjimo	Pirmasis išankstinio finansavimo mokėjimas, sudarantis 50 proc. sumos, turi būti atliktas per 10 d. nuo paramos gavėjo mokėjimo prašymo pateikimo dienos
Antrasis išankstinio finansavimo (tarpinis) mokėjimas	30	Pateikus mokėjimo prašymą su jį pagrindžiančiais dokumentais dėl patirtų išlaidų (mažiausiai 70 proc. pradinio mokėjimo sumos)	Tarpinis mokėjimas (antrasis išankstinis mokėjimas) atsakingai institucijai pervedamas ne vėliau kaip po trijų mėnesių, kai EK patvirtina pažangos ataskaitą ir išlaidų deklaraciją
Sumos likutis (galutinis mokėjimas)	20	Pateikę galutinį mokėjimo prašymą, projektų vykdytojai turi pateikti mokėjimo prašymą su jį pagrindžiančiais dokumentais dėl patirtų išlaidų	Likutis atsakingai institucijai turi būti išmokamas ne vėliau kaip po trijų mėnesių, kai EK patvirtina atsakingos institucijos galutinę įgyvendinimo ataskaitą ir išlaidų deklaraciją

Ar parengti pažangos ataskaitos ir galutinio įvertinimo ataskaitos pavyzdžiai paramos gavėjams? (prašome pridėti pavyzdžius)

TAIP R                                           NE

Pažangos ir galutinio vertinimo ataskaitų pavyzdžiai pateikti Priežiūros taisyklėse, kurios patvirtintos 2006 m. birželio 23 d. socialinės apsaugos ir darbo ministro įsakymu Nr. A1-177 (Žin., 2006, Nr. 73-2793).

Ar parengti finansinių ataskaitų ir mokėjimo prašymų pavyzdžiai paramos gavėjams? (prašome pridėti pavyzdžius)

TAIP R                                           NE

Finansinių ataskaitų ir mokėjimo prašymų pavydžiai paramos gavėjams pateikti EPF programos projektų įgyvendinimo išlaidų apmokėjimo taisyklėse, kurios patvirtintos 2006 m. liepos 21 d. socialinės apsaugos ir darbo ministro įsakymu Nr. A1-200 (Žin., 2006, Nr. 85-3331).

4.3.2. Projektų įgyvendinimo stebėjimas

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Priežiūros komitetas, bendradarbiaudamas su Socialinės apsaugos ir darbo ministerija bei Agentūra	Priežiūros taisyklės

Ar stebėjimas apima apsilankymus projekto įgyvendinimo vietoje?

TAIP R                                           NE

Jei taip, kokia tvarka taikoma (dažnis, projekto veiklos/finansinių aspektų tikrinimas ir pan.)?

Dažnumas priklauso nuo projekto rizikos laipsnio. Deleguota institucija atlieka visų projektų planines patikras vietose ir prireikus neplanines. Atsakinga institucija prireikus taip pat gali atlikti patikras vietose. Tikrinama: projekto veiklos, finansiniai aspektai ir kt.

4.3.3. Mokėjimo prašymų priėmimas ir analizė

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra (mokėjimo prašymai iš projektų vykdytojų) Socialinės apsaugos ir darbo ministerija (mokėjimo paraiška iš Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros)	Mokėjimo taisyklės

Ar mokėjimo prašymų analizė atitinka šiuos kriterijus:

	Pirmasis išankstinis finansavimas (TAIP/NE)	Antrasis išankstinis finansavimas (TAIP/NE)	Galutinis finansavimas (TAIP/NE)
Ar prašoma suma atitinka sutartyje nurodytą sumą	TAIP	TAIP	TAIP
Ar teisingai nurodytas pareiškėjas ir ar nurodyta banko sąskaita tikra	TAIP	TAIP	TAIP
Ar projektas užbaigtas pagal finansavimo sutarties nuostatas	NE	TAIP	TAIP
Išsamus projekto išlaidų sąrašas	NE	TAIP	TAIP
Išlaidų skaičiavimo patikrinimas	NE	TAIP	TAIP
Ar deklaruotos išlaidos atitinka planuotą biudžetą	NE	TAIP	TAIP
Deklaruotų išlaidų pagrindimas	NE	TAIP	TAIP
Koks procentas deklaruotų išlaidų patikrintas pagal pateikiamą pagrindimą, proc.	NE	TAIP	TAIP
Ar išlaidos patikrintos išorės auditoriaus, apskaitininko ir pan.	NE	TAIP	TAIP
Ar deklaruotos išlaidos atitinka nustatytas taisykles	NE	TAIP	TAIP

4.3.4. Mokėjimo inicijavimas/išieškojimas iš paramos gavėjo

(Kas nustato mokėtiną/išieškotiną sumą ir inicijuoja mokėjimą/išieškojimą?)

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija	Priežiūros taisyklės

Mokėjimo atveju:

Paramos gavėjas teikia mokėjimo prašymą deleguotai institucijai.

Deleguota institucija, patikrinusi duomenis, siunčia mokėjimo prašymą atsakingai institucijai.

Atsakinga institucija tikrina mokėjimo prašymą ir jis tvirtinamas Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiu.

Susigrąžinimo atveju:

Jeigu deleguota institucija nustato pažeidimus, ji privalo kreiptis į atsakingą instituciją, įvardydama juos.

Atsakinga institucija tikrina deleguotos institucijos pateiktus faktus dėl galimų neatitikimų ar pažeidimų.

Jeigu atsakinga institucija nusprendžia, kad pažeidimai buvo įvykdyti, rengiamas Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkis dėl lėšų susigrąžinimo.

4.3.5. Mokėjimo/išieškojimo nurodymas

(Kas pasirašo mokėjimo/išieškojimo nurodymą?)

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija	Priežiūros taisyklės

4.3.6. Išmokėjimas/išieškojimas

(Kas atlieka mokėjimą/išieškojimą?)

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija	Priežiūros taisyklės

Ar išmokėjimas/išieškojimas atitinka šiuos kriterijus:

	Pirmasis išankstinis finansavimas (TAIP/NE)	Antrasis išankstinis finansavimas (TAIP/NE)	Galutinis finansavimas (TAIP/NE)
ĮVERTINIMAS IŠ NAUJO
Ar yra galiojantis finansavimo įsipareigojimas (finansavimo sutartis)	TAIP	TAIP	TAIP
Galiojantis nurodymas išmokėti/išieškoti (kontrolinis sąrašas)	TAIP	TAIP	TAIP
Nurodymas išmokėti/išieškoti pasirašytas įgalioto asmens	TAIP	TAIP	TAIP
Tikslus gavėjo teisinis statusas ir banko sąskaita	TAIP	TAIP	TAIP
Teisingas apskaitos įrašas apie išmokėjimą/išieškojimą	TAIP	TAIP	TAIP

4.3.7. Mokėjimo priemonės

Kaip atliekami mokėjimai paramos gavėjams?

Banko pervedimu R

Čekiu

Kita

4.3.8. Išieškojimo kontrolė

(Kokia įdiegta išieškojimo nurodymų stebėjimo ir išieškojimo užtikrinimo tvarka?)

Išieškojimas bus atliekamas pagal Bendrijos teisės aktus ir Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretoriaus sprendimus.

4.3.9. Grąžintų EPF lėšų perskirstymo tvarka (jeigu taikoma)

Lėšų perskirstymas bus atliekamas pagal Bendrijos teisės aktus ir Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretoriaus sprendimus.

4.4. Valstybės naRės išlaidų ataskaitos ir mokėjimo prašymai

4.4.1. Išlaidų ataskaitos

Kas rengia Europos Komisijai siunčiamai išlaidų ataskaitas?

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija	Mokėjimo taisyklės Priežiūros taisyklės ES teisės aktai

Kas tvirtina Europos Komisijai siunčiamas išlaidų ataskaitas?

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija (Ministerijos valstybės sekretorius)	Mokėjimo taisyklės Priežiūros taisyklės ES teisės aktai

4.4.2. Mokėjimo prašymas

Kas rengia Europos Komisijai siunčiamus mokėjimo prašymus?

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija	Mokėjimo taisyklės Priežiūros taisyklės ES teisės aktai

5. TIKRINIMAI, KONTROLĖ IR AUDITAS

5.1. Departamentas, atsakingas už projektų tikrinimus (pagal 25 str, (a) punktą)

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija (1)	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos Vidaus audito skyrius	Audito metodika

(1) Nurodykite ir atvejus, kai pasitelkiami išorės tikrinimai.

5.2. Projektų tikrinimų ypatybės

Rodikliai	TAIP	NE
Tikrinimų struktūra:
– centralizuoti	X
– decentralizuoti		X
– išorės		X
Kiek žmonių atlieka tikrinimus
Tikrinimų pobūdis:
Rizikos analize pagrįsti tikrinimai
– ex ante	X
– projekto įgyvendinimo metu	X
– ex post	X
Parengiama metinė programa, atsižvelgiant į nurodytus imčių metodus	X

Ar projektų, tikrinimas atitinka šiuos kriterijus:

	TAIP	NE
Laikomasi projekto atrankos procedūrų	X
Projekto tikslai atitinka nacionalinės EPF programos įgyvendinimo tikslus	X
Išlaidos atitinka jas pagrindžiančius dokumentus	X
Išlaidos atitinka Bendrijos reikalavimus, atliekant nacionalinę atranką nustatytus reikalavimus, sutarties sąlygas ar finansavimą nustatantį dokumentą ir darbai iš tiesų atlikti	X
Skirtas nacionalinis bendrasis finansavimas	X
Laikomasi procedūrų ir schemų, atsakingos institucijos (ar tarpininkės) nustatytos mokėjimų analizės	X
Išmokėta suma neviršija sprendimo Nr. 2004/904/EB 23 str. nustatytos ribos	X
Atliktas mokėjimas paramos gavėjui	X
Tikrinamo audito seka	X
Patvirtintos projekto išlaidos ir pajamos atitinka išlaidų ir pajamų sumas, atsakingos institucijos nurodytas EK pateiktose ataskaitose	X

5.3. Tikrinimų paskesnė kontrolė

a) Kam siunčiamos ataskaitos?

Tikrintų projektų vykdytojams

Atsakingos institucijos valdybai

Atsakingos institucijos vidaus audito skyriui

Nacionalinei audito įstaigai

Kita (nurodykite): Atsakingai institucijai, deleguotai institucijai, Europos Komisijai, Valstybės kontrolei.

b) Kaip kontroliuojamos šios ataskaitos?

– atitinkamų projektų atžvilgiu (finansinės korekcijos, kitų projektų teikiamų to paties paramos gavėjo, tikrinimas).

Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybes sekretoriaus sprendimais.

– Atsakingos institucijos (tarpininkės) atžvilgiu (procedūrų kontrolinių klausimų sąrašų ir kt.). Vadovaujantis mokėjimo prašymuose pateikta informacija, galimos tokios finansinės korekcijos: paramos grąžinimas (dalies arba visos), paramos sustabdymas ir pan. Visi sprendimai, susiję su finansinėmis korekcijomis, bus priimami Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretoriaus potvarkiu. Informacija bus analizuojama, kad būtų išvengta nusižengimų ir sistemos disfunkcionavimo.

5.4. Atsakingos institucijos auditas

Ar atliekamas atsakingos institucijos auditas?

TAIP R                                           NE

Kas turi teisę atlikti auditą?

R Atsakingos institucijos/tarpininkės vidaus audito padalinys

Kitos institucijos audito padalinys

R Nacionalinė audito įstaiga (Auditorių rūmai)

Ar toks auditas buvo atliktas po Tarybos sprendimo Nr. 2004/904/EB įsigaliojimo?

TAIP R                                           NE

Jei taip:

Kada?.....................................

Kas atliko?.....................................

Ar yra ataskaita?.....................................

Kokių veiksmų imtasi pagal šią ataskaitą?

6. AUDITO SEKA

Kur laikomi šie dokumentai?

Dokumentų saugojimas visais administracijos lygmenimis

Atsakinga institucija, deleguota institucija ir projektų vykdytojai saugo dokumentus, susijusius su Europos pabėgėlių fondo programos įgyvendinimu, pagal Lietuvos Respublikos archyvų įstatymą (Žin., 2004, Nr. 57-1982) ir dokumentų saugojimo taisykles, patvirtintas Archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (Žin., 2001, Nr. 88).

Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos valstybės sekretorius kasmet patvirtina dokumentų nomenklatūrą (planą), kurioje nurodyti dokumentų saugojimo terminai ir atsakingi asmenys.

Reikalavimai projektams (pagrindiniam pareiškėjui) dėl dokumentų saugojimo nustatomi paramos sutartyje, o reikalavimų nesilaikymas traktuojamas kaip vienas iš paramos sutarties pažeidimų.

Atsakinga organizacija	Dokumentai	Terminas ir pastabos
Projektų teikėjai	Projektų vertinimo ir atrankos dokumentai:	10 metų pasibaigus projektui
	Paraiškų ir jų priedų kopijos
	Paraiškos keitimo vertinimo laikotarpiu dokumentai	Pagrindinis pareiškėjas turi atidaryti specialiąją sąskaitą paramos lėšoms. Jei jis ar kiti partneriai tinkamoms projekto išlaidoms finansuoti naudoja kitus finansavimo šaltinius, jie turi saugoti išlaidas pagrindžiančių dokumentų kopijas. Originalai saugomi išlaidas apmokėjusioje įstaigoje
	Projekto įgyvendinimo dokumentai:
	Sutartis ir visi jos priedai (originalai)
	Pažangos ir galutinės įgyvendinimo ataskaitos ir jų priedų kopijos
	Išlaidas pagrindžiantys dokumentai (originalai)
	Korespondencija su atsakinga institucija ir deleguota institucija (kopijos)
	Viešųjų pirkimų dokumentai (originalai ar kopijos)
	Viešinimo priemones patvirtinantys dokumentai
	Mokėjimo prašymų ir jų priedų kopijos
	Mokėjimus projektų pareiškėjams bei rangovams, prekių ir paslaugų tiekėjams įrodančių dokumentų kopijos
Deleguota institucija	Projektų vertinimo ir atrankos dokumentai:	10 metų
	Kvietimo teikti paraiškas originalas
	Paraiškų registravimo dokumentai	Deleguota institucija užveda kiekvieno patvirtinto projekto bylą, kurioje saugomi visi su jo įgyvendinimu susiję dokumentai
	Paraiškų ir jų priedų originalai
	Vertinimo ataskaitos
	Paraiškų keitimo vertinimo laikotarpiu dokumentai (originalai)
	Raštų dėl paraiškų atmetimo kopijos
	Korespondencijos su pareiškėjais kopijos
	Projektų įgyvendinimo dokumentai:
	Sutarčių ir jų pakeitimų originalai	Visos susijusios šalys turi saugoti sutarties originalus.
	Prašymų pakeisti sutartis ir sprendimų dėl pakeitimo originalai ar kopijos
		Pagrindinis pareiškėjas kartu su mokėjimo prašymu pateikia visus išlaidas pagrindžiančius dokumentus.
	Mokėjimo prašymų ir jų priedų originalai
	Išlaidas pagrindžiantys dokumentai (kopijos)
	Mokėjimus projektų pareiškėjams bei rangovams, prekių ir paslaugų tiekėjams įrodančių dokumentų kopijos
		Deleguota institucija saugo originalų, grąžintų pagrindiniam pareiškėjui su institucijos žyma, kopijas
	Tarpinės ir galutinės įgyvendinimo ataskaitos ir jų priedų originalai
	Patikrų vietoje ataskaitų originalai
	Korespondencijos su pareiškėjais kopijos
Atsakinga institucija	Projektų vertinimo ir atrankos dokumentai:	10 metų
	Priežiūros komiteto posėdžių protokolų originalai
	Sprendimų dėl paramos skyrimo originalai ar kopijos
	Projektų įgyvendinimo dokumentai:
	Atsakingai institucijai pateiktų prašymų originalai
	Mokėjimo prašymų iždui kopijos
	Patikrų vietoje ataskaitų originalai
	Korespondencijos su deleguota institucija ir pareiškėjais kopijos
	Priemonės administravimo dokumentai:
	Europos Komisijai pateiktų ataskaitų kopijos
	Korespondencijos su EK ir kitų šalių nacionalinėmis institucijomis dėl EPF programos įgyvendinimo kopijos
	Informacija apie EPF grąžintinas lėšas ir kita

Atsakinga institucija, deleguota institucija ir projektų vykdytojai užtikrina su EPF susijusių dokumentų apsaugą ir prieinamumą įgaliotiems atsakingos institucijos, Valstybės kontrolės, Europos Komisijos ir Auditorių rūmų atstovams. Teikdami pažangos ir galutines projekto ataskaitas, pagrindiniai pareiškėjai turi nurodyti dokumentų saugojimo vietą.

Saugomas dokumentų popierinis, o kai įmanoma – ir elektroninis variantas.

7. VERTINIMAS

7.1. UŽ VERTINIMĄ ATSAKINGI PADALINIAI

Ar tai numatyta? Taip/Ne/Netaikoma	Atsakinga organizacija (1)	Procedūros forma (vadovas, aplinkraštis, kontrolinių klausimų sąrašas ir pan.)
TAIP	Socialinės apsaugos ir darbo ministerija	Techninė užduotis

(1) kur tinkama, nurodykite ir išorės konsultantus.

Išorės konsultantai bus samdomi pagal sutartį.

7.2. Vertinimo grafikas

Kaip dažnai bus vertinami EPF veiksmai?

R veiklos vidurio įvertinimas

R galutinis įvertinimas

7.3. Rodikliai

Ar nustatyti rodikliai projektams ir nacionalinėms programoms vertinti ir or projekto valdymo etape renkami duomenys?

TAIP R                                           NE

Ar kiekvienai veiklos rūšiai nustatyti išsamus rodikliai, kaip numatyta sprendimo Nr. 2004/904/EB 4,5, 6, 7str.?

	Išteklių ir projekto užbaigimo rodikliai (X – taip)	Veiklos užbaigimo rodikliai (X – taip)	Veiklos rezultatų rodikliai (X – taip)	Veiklos poveikio rodikliai (padariniai) (X – taip)
1. Priėmimo sąlygos ir prieglobsčio procedūros
– pagalba asmenims	X	X	X	X
– struktūrinė pagalba	X	X	X	X
2. Integracija
– pagalba asmenims	X	X	X	X
– struktūrinė pagalba	X	X	X	X
3. Savanoriškas grįžimas
– pagalba asmenims	X	X	X	X
– struktūrinė pagalba	X	X	X	X

______________

---

^[1] Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra (toliau – Agentūra) – deleguota institucija EPF administravimo tikslu.