LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTRO
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS IR ŠVEICARIJOS KONFEDERACIJOS BENDRADARBIAVIMO PROGRAMOS, KURIA SIEKIAMA SUMAŽINTI EKONOMINIUS IR SOCIALINIUS SKIRTUMUS IŠSIPLĖTUSIOJE EUROPOS SĄJUNGOJE, VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMOS VIDAUS AUDITO ATLIKIMO PAVYZDINĖS METODIKOS PATVIRTINIMO
2009 m. gruodžio 24 d. Nr. 1K-488
Vilnius
Vadovaudamasi Šveicarijos Konfederacijos Federacinės Tarybos pagrindų susitarimo dėl Lietuvos Respublikos ir Šveicarijos Konfederacijos bendradarbiavimo programos, kuria siekiama sumažinti ekonominius ir socialinius skirtumus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje, įgyvendinimo (Žin., 2008, Nr. 44-1632) 2 priedo 5.4 punktu ir Lietuvos Respublikos ir Šveicarijos Konfederacijos bendradarbiavimo programos, kuria siekiama sumažinti ekonominius ir socialinius skirtumus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje, administravimo Lietuvoje taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos finansų ministro 2008 m. gruodžio 5 d. įsakymu Nr. 1K-418 (Žin., 2008, Nr. 143-5717), 4.22 punktu,
tvirtinu Lietuvos Respublikos ir Šveicarijos Konfederacijos bendradarbiavimo programos, kuria siekiama sumažinti ekonominius ir socialinius skirtumus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje, valdymo ir kontrolės sistemos vidaus audito atlikimo pavyzdinę metodiką (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos finansų ministro
2009 m. gruodžio 24 d.
įsakymu Nr. 1K-488
LIETUVOS RESPUBLIKOS IR ŠVEICARIJOS KONFEDERACIJOS BENDRADARBIAVIMO PROGRAMOS, KURIA SIEKIAMA SUMAŽINTI EKONOMINIUS IR SOCIALINIUS SKIRTUMUS IŠSIPLĖTUSIOJE EUROPOS SĄJUNGOJE, VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMOS VIDAUS AUDITO ATLIKIMO PAVYZDINĖ METODIKA
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos Respublikos ir Šveicarijos Konfederacijos bendradarbiavimo programos, kuria siekiama sumažinti ekonominius ir socialinius skirtumus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje (toliau – Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programa), valdymo ir kontrolės sistemos vidaus audito atlikimo pavyzdinė metodika (toliau – metodika) nustato pavyzdinę Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos, skirtų joje numatytoms paramos panaudojimo formoms (programai, subsidijų schemai ar pavieniam projektui) įgyvendinti, valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo planavimo ir atlikimo tvarką, pažangos stebėjimą ir skirta padėti institucijų, atsakingų už Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos valdymo ir kontrolės sistemos vertinimą, vidaus audito tarnyboms (toliau – VAT) parengti valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaitą.
2. Metodika parengta pagal 2006 m. vasario 27 d. Europos Bendrijų ir Šveicarijos Federacinės Tarybos susitarimo memorandumą ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės ir Šveicarijos Konfederacijos Federacinės Tarybos pagrindų susitarimą dėl Lietuvos ir Šveicarijos Konfederacijos bendradarbiavimo programos, kuria siekiama sumažinti ekonominius ir socialinius skirtumus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje, įgyvendinimo (toliau – pagrindų susitarimas) (Žin., 2008, Nr. 44-1632).
3. Vidaus auditoriui, atliekančiam Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos valdymo ir kontrolės sistemos vertinimą, rekomenduojama vadovautis Lietuvos Respublikos finansų ministro 2003 m. gegužės 2 d. įsakymu Nr. 1K-117 „Dėl Pavyzdinės vidaus audito metodikos, Vidaus auditorių profesinės etikos taisyklių ir Vidaus audito poreikio įvertinimo analizės metmenų patvirtinimo“ (toliau – Pavyzdinė vidaus audito metodika) (Žin., 2003, Nr. 43-1982).
4. Metodikoje vartojamos sąvokos:
Audito seka – informacijos ir duomenų apie institucijų, atsakingų už Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos, lėšų, skirtos programai, subsidijų schemai ar pavieniam projektui įgyvendinti, administravimą (toliau – institucija), atliktų veiksmų atsekamumas, kuris leidžia sutikrinti suvestines tinkamų finansuoti išlaidų duomenis su institucijų ir projektų vykdytojų apskaitos duomenimis ir informacija.
Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos valdymo ir kontrolės sistema (toliau – valdymo ir kontrolės sistema) – institucijoje taikomų priemonių, procedūrų, metodų, atliekamų funkcijų visuma, užtikrinanti patikimą Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos lėšų, skirtų programai, subsidijų schemai ar pavieniam projektui įgyvendinti, valdymą, veiksmingą jų panaudojimą, projektų įgyvendinimą ir patikimo finansų valdymo principus.
Valdymo ir kontrolės sistemos neatitiktis (toliau – neatitiktis) – valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo metu nustatytas Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų neatitikimas.
Valdymo ir kontrolės sistemos priemonės – parengtos ir institucijos vadovo patvirtintos taisyklės, tvarkų aprašai, procedūrų vadovai ir kiti teisės aktai, reglamentuojantys programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto vidines administravimo procedūras.
Valdymo ir kontrolės sistemos procedūros – institucijos vadovo valdymo ir kontrolės sistemos priemonėse nustatyti darbuotojų veiksmai, skirti valdymo ir kontrolės sistemos neatitiktims surasti, ištaisyti ir užtikrinti, kad programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto tikslai būtų pasiekti.
Kitos metodikoje vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme (Žin., 2002, Nr. 123-5540), pagrindų susitarime, Lietuvos ir Šveicarijos Konfederacijos bendradarbiavimo programos, kuria siekiama sumažinti ekonominius ir socialinius skirtumus išsiplėtusioje Europos Sąjungoje, administravimo Lietuvoje taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos finansų ministro 2008 m. gruodžio 5 d. įsakymu Nr. 1K-418 (Žin., 2008, Nr. 143-5717), ir Pavyzdinėje vidaus audito metodikoje vartojamas sąvokas.
II. VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMOS VERTINIMO PLANAVIMAS
6. Planuojant valdymo ir kontrolės sistemos vertinimą VAT vidaus auditoriui rekomenduojama:
6.1. parengti vertinimo programą, kurioje numatyti procedūras, susijusias su vertinimo informacijos rinkimu, analizavimu ir dokumentavimu, nustatyti detalius konkretaus vertinimo tikslus ir apimtį pagal nustatytus pagrindinius rizikos veiksnius;
7. Vidaus auditorius, įvertinęs valdymo ir kontrolės sistemos riziką, pasirenka vertinti atitinkamus programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto administravimo lygius, vertintinus mokėjimo prašymus (atlieka kontrolės testus, kuriais vertinama ar paramos lėšos pasiekia galutinį paramos gavėją (subsidijų schemos atveju) arba projekto vykdytoją (programos arba pavienio projekto atveju)).
III. VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMOS VERTINIMAS
9. Valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo tikslas – nustatyti, ar institucijoje sukurtos valdymo ir kontrolės sistemos priemonės ir veikiančios procedūros yra veiksmingos ir padeda sumažinti neatitikčių tikimybę, laiku jas nustatyti ir ištaisyti.
10. Vidaus auditorius neatsako už valdymo ir kontrolės sistemos priemonių ir procedūrų sukūrimą, palaikymą ir dokumentavimą. Jis tik vertina valdymo ir kontrolės sistemą ir teikia rekomendacijas, padedančias užtikrinti šios sistemos veiksmingumą.
11. Vidaus auditorius, vertindamas valdymo ir kontrolės sistemą, nustato, ar:
11.1. sisteminama informacija apie programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto administravimą, ar ji atnaujinama ir perduodama atsakingiems darbuotojams;
11.2. veikla, susijusi su programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto administravimu, planuojama ir tinkamai įgyvendinama, ar pasiekiami planuoti rezultatai, ar įgyvendinami iškelti uždaviniai;
11.3. tinkamai reglamentuotas funkcijų, susijusių su programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto administravimu atskyrimas nuo kitų institucijos funkcijų;
11.4. institucijos atliekamos funkcijos atitinka Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos administravimų reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus ir šios institucijos nuostatus;
11.5. parengti ir patvirtinti institucijos administracijos padalinių nuostatai, ar juose apibrėžtos programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto administravimo funkcijos, ar šios funkcijos nedubliuojamos;
11.6. įgaliojimai, pareigos ir atsakomybė tinkamai paskirstyti institucijos administracijos padaliniams ir darbuotojams:
11.6.1. darbuotojų, atsakingų už programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto administravimą, pareigybių aprašymuose apibrėžtos jų funkcijos ir pavaldumas, ar darbuotojai susipažinę su pareigybių aprašymais;
11.6.2. nustatyta darbuotojų, atsakingų už programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto administravimą, pavadavimo tvarka;
11.7. valdymo ir kontrolės sistemos priemonės atitinka pagrindų susitarimo ir Lietuvos Respublikos teisės aktų, reglamentuojančių Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos administravimą, nuostatas ir pakankamai užtikrina, kad valdymo ir kontrolės sistema veiktų veiksmingai;
11.8. valdymo ir kontrolės sistema:
11.8.1. užtikrina patikimą finansų valdymą ir tinkamą Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos įgyvendinimą (pvz., nustatyta programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto administravimo tvarka, paskirti programos, subsidijų schemos ar pavienio projekto administravimo funkcijas atliekantys darbuotojai);
11.8.3. užtikrina pakankamą audito seką (pvz., ar parengta informacijos, dokumentų perdavimo, gavimo tvarka, ar paskirti už informavimą atsakingi darbuotojai);
11.10. užtikrinamas mokėjimo prašymų pateikimo, projektų atrankos ir finansavimo jiems skyrimo reikalavimų laikymasis, ar laikomasi viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų;
11.11. užtikrinamos vidaus kontrolės procedūros, prekių tiekimas bei paslaugų teikimas ir išlaidų pagrįstumas;
11.12. užtikrinamas reikalavimas atskirai tvarkyti Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programos apskaitą;
IV. VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMOS PRIEMONIŲ IR PROCEDŪRŲ VERTINIMAS
12. Vidaus auditorius, siekdamas nustatyti, ar institucijos vadovybė sukūrė tinkamas valdymo ir kontrolės sistemos priemones, vertina institucijos:
12.1. organizacinę struktūrą (padalinių pavaldumas ir atskaitingumas, padalinių nuostatai, užduočių skyrimas);
12.3. darbo su dokumentais tvarką (dokumentų registravimo, sisteminimo, apskaitos, užduočių vykdymo kontrolės);
12.4. personalo vadybos politiką ir kompetenciją (tinkami darbuotojų kvalifikaciniai reikalavimai; darbuotojo kompetencijos atitiktis pareigybei keliamiems reikalavimams; darbuotojo informavimas apie jo darbo tvarką reglamentuojančius teisės aktus, aiškiai apibrėžtos darbuotojų funkcijos pareigybių aprašymuose);
12.5. pareigų atskyrimą (veiksmų patvirtinimo ir vykdymo, dokumentų registravimo ir saugojimo, informacinių sistemų kūrimo ir naudojimo funkcijų atskyrimas; veiklos valdymo ir kontrolės funkcijų atskyrimas);
12.6. išteklių apsaugą (specialių įgaliojimų suteikimas darbuotojams, dirbantiems su tam tikromis turto rūšimis ar turto apskaitos informacija; duomenų apsauga informacinėse sistemose);
12.7. finansų kontrolės tvarką (ar paskirti išankstinės, einamosios, paskesniosios finansų kontrolės vykdytojai);
12.8. įgaliojimų suteikimą (informacijos, susijusios su vykdoma veikla, pateikimas tik įgaliojimus ją gauti turintiems asmenims; sistemingas suteiktų įgaliojimų įgyvendinimo, atliktų operacijų įvykdymo ataskaitų teikimas vadovams, atsakingų asmenų parašai priimant sprendimus ir atliekant šių sprendimų įgyvendinimo veiksmus);
14. Vidaus auditorius, vertindamas valdymo ir kontrolės sistemos procedūrų veiksmingumą, atlieka pasirinktų sandorių arba ūkinių operacijų kontrolės testus. Sandorių arba ūkinių operacijų kontrolės testai turi užtikrinti, kad gauta pakankamai informacijos, kuria pagrindžiama, kad:
V. VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMOS VERTINIMO ATASKAITA, JOS RENGIMAS IR TEIKIMAS
16. Atlikus valdymo ir kontrolės sistemos vertinimą parengiamas valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaitos projektas. Valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaitos projektą rekomenduojama aptarti su audituojamu subjektu.
17. Aptarus valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaitos projektą, rengiama valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaita, kuri pateikiama pasirašytinai susipažinti institucijos vadovui.
18. Valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaitoje turi būti:
18.1. įvadinė dalis, kurioje paprastai nurodoma vertinimo atlikimo motyvai, vykdytojai, atlikimo terminas (vertinimo pradžios ir pabaigos data), audituojamas subjektas (bendroji informacija apie audituojamą subjektą), vertinimo tikslas, laikotarpis, apimtis, metodai ir vertinimo kriterijai;
18.2. dėstomoji dalis, kurioje išdėstoma patikima, tinkama ir naudinga informacija, pagrįsti pastebėjimai (vertinant nustatyti faktai), pateikiamos išvados ir rekomendacijos. Pastebėjimai – nustatytos neatitiktys, taip pat gali būti įtraukta informacija apie audituojamo subjekto veiklą arba sukurtas tinkamas valdymo ir kontrolės sistemos priemones. Pastebėjimai ataskaitoje aprašomi pagal jų reikšmingumą;
18.3. išvados – nuomonė apie vertinimo metu nustatytų faktų įtaką audituojamo subjekto veiklai ir apie valdymo ir kontrolės sistemų funkcionavimą audituojamame subjekte. Valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaitoje išvados turi būti trumpos, konkrečios ir motyvuotos, pagrįstos teisės aktų reikalavimais ir valdymo ir kontrolės sistemos vertinimu. Vidaus auditorius, vadovaudamasis vertinant surinkta informacija, pateikia valdymo ir kontrolės sistemos ataskaitoje valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo išvadą:
18.3.1. labai gera – jei visa rizika tinkamai nustatyta ir valdoma, vertinant nebuvo atskleista jokių neatitikčių, valdymo ir kontrolės sistemos priemonės ir procedūros veiksmingos;
18.3.2. gera – jei visa rizika tinkamai nustatyta ir valdoma, valdymo ir kontrolės sistemos priemonės ir procedūros yra veiksmingos, nors yra keletas nesvarbių prieštaravimų, neturinčių įtakos audituojamo subjekto veiklos rezultatams;
18.3.3. patenkinama – jei pagrindinė rizika yra tinkamai nustatyta ir valdoma, tačiau valdymo ir kontrolės sistemos priemonės ir (ar) procedūros turi neatitikčių, kurios gali turėti neigiamą įtaką audituojamo subjekto veiklos rezultatams;
18.4. rekomendacijos – pasiūlymai audituojamam subjektui atlikti patobulinimus, kurie užtikrintų valdymo ir kontrolės sistemos veiksmingumą, teisės aktų reikalavimų laikymąsi, rizikos valdymą, veiklos tikslų įgyvendinimą ir užkirstų kelią neatitikčių atsiradimui. Rekomendacijos turi būti aiškios, konkrečios ir įgyvendinamos.
19. Audituojamo subjekto vadovas, gavęs valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaitą, ne vėliau kaip per 15 kalendorinių dienų turi parengti rekomendacijų, pateiktų valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaitoje, įgyvendinimo priemonių planą, suderintą su VAT, ir pateikti jį tvirtinti institucijos vadovui.
VI. VALDYMO IR KONTROLĖS SISTEMOS VERTINIMO PAŽANGOS STEBĖJIMAS
21. VAT vadovas turi pavesti vidaus auditoriui atlikti rekomendacijų, pateiktų valdymo ir kontrolės sistemos vertinimo ataskaitoje, įgyvendinimo kontrolę.