VYRIAUSYBĖS KANCLERIS
Į S A K Y M A S
DĖL LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS KANCELIARIJOS INFORMACINĖS SISTEMOS NUOSTATŲ
2007 m. birželio 29 d. Nr. V-71
Vilnius
Vadovaudamasis Valstybės informacinių sistemų steigimo ir įteisinimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 19 d. nutarimu Nr. 451 (Žin., 2004, Nr. 58-2061), 8 punktu:
Tvirtinu Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanceliarijos informacinės sistemos nuostatus (pridedama).
PATVIRTINTA
Vyriausybės kanclerio
2007 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. V-71
LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS KANCELIARIJOS INFORMACINĖS SISTEMOS NUOSTATAI
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanceliarijos informacinės sistemos nuostatai (toliau vadinama – šie Nuostatai) reglamentuoja Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanceliarijos (toliau vadinama – Vyriausybės kanceliarija) informacinės sistemos paskirtį, tikslą, jos organizacinę, informacinę ir funkcinę struktūras, valdytojo, duomenų tvarkytojų ir duomenų gavėjų funkcijas.
2. Vyriausybės kanceliarijos informacinė sistema (toliau vadinama – VYKIS) yra organizacinių, telekomunikacinių ir programinių priemonių bei duomenų bazių visuma, leidžianti atlikti Vyriausybės kanceliarijai teisės aktų priskirtas funkcijas.
3. VYKIS tvarkoma vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymais, kitais teisės aktais ir šiais Nuostatais.
II. SISTEMOS STEIGIMO PAGRINDAS IR UŽDAVINIAI
5. VYKIS steigimo pagrindas:
5.1. Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamentas, patvirtintas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1994 m. rugpjūčio 11 d. nutarimu Nr. 728 (Žin., 1994, Nr. 63-1238; 2003, Nr. 27-1089);
5.2. Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanceliarijos nuostatai, patvirtinti Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. liepos 8 d. nutarimu Nr. 890 (Žin., 2003, Nr. 69-3131);
5.3. Europos Sąjungos reikalų koordinavimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. sausio 9 d. nutarimu Nr. 21 (Žin., 2004, Nr. 8-184; 2005, Nr. 57-1950).
6. VYKIS tikslas – sukurti duomenų tvarkymo priemones, padėsiančias Vyriausybės kanceliarijai atlikti priskirtas funkcijas, kaip tai nustatyta Lietuvos Respublikos Vyriausybės įstatyme (Žin., 1994, Nr. 43-772; 1998, Nr. 41(1)-1131).
7. VYKIS uždaviniai:
7.1. dokumentų ir kitų duomenų gavimas, apskaita, ilgos trukmės saugojimas, archyvavimas ir kitoks tvarkymas, jų siuntimas ar perdavimas adresatams, informacijos mainai su kitomis informacinėmis sistemomis;
7.2. dokumentų, teisės aktų projektų rengimo, derinimo, suderintų dokumentų ir teisės aktų vizavimo, pakeitimų istorijos išsaugojimo, teisės aktų projektų svarstymo, tvirtinimo, išleidimo, teisės aktų aktualių redakcijų formavimo procesų užtikrinimas;
7.3. dokumentų ir teisės aktų užduočių paskyrimas ir pateikimas vykdyti, kitų pavedimų formavimas ir pateikimas vykdyti, jų vykdymo būklės stebėsena ir kontrolė;
7.4. Vyriausybės pasitarimų, posėdžių, Vyriausybės komitetų, komisijų ir Ministro Pirmininko sudarytų darbo grupių posėdžių ir ministerijų valstybės sekretorių pasitarimų dokumentų ir informacijos (be kita ko, ir audiovizualinės) tvarkymas;
7.5. VYKIS duomenų paieška, tiesioginė ir nuolatinė prieiga prie jų pagal nustatytas teises, ataskaitų, dokumentų registrų formavimas, pateikimas ir spausdinimas;
III. SISTEMOS ORGANIZACINĖ STRUKTŪRA IR FUNKCIJOS
9. VYKIS organizacinė struktūra:
9.2. VYKIS duomenų tvarkytojai – ministerijos, Vyriausybės įstaigos, įstaigos prie ministerijų, kitos valstybės institucijos ir įstaigos, tvarkančios tik savo lygio duomenis ir tam naudojančios VYKIS valdytojo duomenų bazę.
9.3. VYKIS duomenų gavėjai – Lietuvos Respublikos Prezidento kanceliarija, Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarija, Vyriausybės nariai, ministerijos, Vyriausybės įstaigos, įstaigos prie ministerijų, kitos valstybės institucijos ir įstaigos, socialiniai partneriai, Lietuvos Respublikoje išrinkti Europos Parlamento nariai, kurie naudoja VYKIS duomenis savo funkcijoms atlikti.
9.4. VYKIS administratorius – VYKIS valdytojo paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį (toliau vadinama – darbuotojas), atliekantis VYKIS priežiūrą.
10. VYKIS valdytojas atlieka šias funkcijas:
10.1. nustato VYKIS duomenų tvarkymo tikslus ir priemones jiems pasiekti, priima sprendimus dėl VYKIS tobulinimo, reorganizavimo arba likvidavimo;
10.3. nustato minimalius darbo vietų, skirtų dirbti su VYKIS Vyriausybės kanceliarijoje, reikalavimus;
10.5. tiria VYKIS duomenų tvarkytojų ir VYKIS duomenų gavėjų poreikius, analizuoja ir sprendžia metodologines ir organizacines VYKIS veikimo problemas;
10.6. sudaro sutartis dėl VYKIS saugomų duomenų perdavimo kitų tokios pat arba panašios paskirties informacinių sistemų valdytojams;
10.7. kontroliuoja, kad VYKIS duomenys būtų nuolat atnaujinami, o neteisingi, netikslūs ar neišsamūs duomenys – ištaisomi, papildomi arba sunaikinami ar sustabdomas tolesnis jų tvarkymas;
10.8. užtikrina VYKIS tvarkomų duomenų konfidencialumą, vientisumą ir prieinamumą, apsaugą nuo neteisėto sunaikinimo, pakeitimo, atskleidimo, kokio nors kitokio neteisėto tvarkymo;
10.9. konsultuoja VYKIS duomenų tvarkytojus ir duomenų gavėjus visais su VYKIS susijusiais klausimais;
11. Vyriausybės kanceliarija kaip VYKIS valdytojas turi teisę gauti iš VYKIS duomenų tvarkytojų ir VYKIS duomenų gavėjų informaciją ir duomenis, kurių reikia šiuose Nuostatuose nurodytoms VYKIS valdytojo funkcijoms atlikti.
12. Vyriausybės kanceliarija kaip VYKIS tvarkytojas atlieka šias funkcijas:
12.3. tinkamomis organizacinėmis, techninėmis, technologinėmis, metodinėmis ir kitomis priemonėmis užtikrina VYKIS duomenų ir informacijos saugą;
13. VYKIS duomenų tvarkytojai atlieka šias funkcijas:
14. VYKIS duomenų gavėjai atlieka šias funkcijas:
14.2. informuoja VYKIS valdytoją apie pastebėtas VYKIS duomenų ir gaunamos informacijos klaidas, netikslumus ir VYKIS programinės įrangos darbo trūkumus;
15. VYKIS administratorius atlieka šias funkcijas:
15.2. kuria ir prižiūri VYKIS duomenų bazes, sudaro sąlygas VYKIS duomenų tvarkytojams naudotis VYKIS ir teikia jiems parengtas instrukcijas;
16. VYKIS lokalūs administratoriai atlieka šias funkcijas:
16.2. analizuoja technologines VYKIS veikimo problemas ir teikia informaciją VYKIS valdytojo paskirtam VYKIS administratoriui;
IV. INFORMACINĖ STRUKTŪRA
17. VYKIS duomenų bazėje kaupiami ir VYKIS tvarkomi Vyriausybės kanceliarijos gauti ir parengti dokumentai, Vyriausybės priimti teisės aktai, dokumentų ir teisės aktų projektai, dokumentų ir teisės aktų projektų derinimo Vyriausybės kanceliarijoje ir kitose institucijose, užduočių ir pavedimų vykdymo, Vyriausybės pasitarimų, posėdžių, Vyriausybės komitetų, komisijų ir Ministro Pirmininko sudarytų darbo grupių posėdžių, ministerijų valstybės sekretorių pasitarimų informacijos, elektroninių bylų ir archyvų, klasifikatorių duomenys, iš jų:
17.1. dokumento (rengiamo/vidaus/siunčiamo) sudarytojo pavadinimas, sudarytojo duomenys (įstaigos duomenys), dokumento pavadinimas (antraštė), adresatas (-ai), dokumento priedai (jų skaičius, pavadinimai ir kita), programinės įrangos, kuria parengtas elektroninis dokumentas, priemonės pavadinimas, dokumento formatas, dokumento parengimo data, laikas, vieta, dokumento rengėjas, jo kontaktiniai duomenys, registracijos numeris, registracijos data, dokumentą vizavęs (-ę) asmuo (-enys), vizavimo data, dokumentą pasirašiusio, patvirtinusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, data, dokumento priskyrimo elektroninei bylai nuoroda, informacija apie prieigos prie elektroninio dokumento ribojimą, asmuo (-enys), turintis (-ys) susipažinti su dokumentu, dokumentą užregistravusio darbuotojo duomenys;
17.2. teisės akto duomenys, nurodyti šių Nuostatų 17.1 punkte, taip pat jo galiojimo, keitimo ir aktualios redakcijos duomenys;
17.4. dokumentų ir teisės aktų projektų derinimo duomenys, nurodyti šių Nuostatų 17.1 punkte, taip pat papildomai pateikti derinimo metu;
17.5. dokumento gavimo data, gavimo registracijos numeris, gauto dokumento priskyrimo elektroninei bylai nuoroda, pavedimo (rezoliucijos) tekstas, užduoties vykdytojas, užduotis ir jos įvykdymo terminai, rezoliucijos autorius ir data, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės nuorodos, informacija apie prieigos prie elektroninio dokumento ribojimą, asmuo (-enys), turintis (-ys) susipažinti su dokumentu, elektroninį dokumentą užregistravusio darbuotojo duomenys;
17.6. užduoties (pavedimo) registracijos data, numeris, tekstas, vykdytojas, įvykdymo terminas, autorius, užduoties ar jos įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės, priskyrimo elektroninei bylai nuorodos, informacija apie prieigos prie elektroninio dokumento ribojimą, asmuo (-enys), turintis (-ys) susipažinti su užduotimi;
17.7. Vyriausybės posėdžio, pasitarimo, ministerijų valstybės sekretorių pasitarimo data ir laikas, Vyriausybės komitetų, komisijų ir Ministro Pirmininko sudarytų darbo grupių pavadinimai, dalyvaujantys ir kviečiami asmenys, darbotvarkės, teikiami svarstyti dokumentai, sprendimai;
17.8. elektroninės bylos ir kiekvieno jos tomo pradžios data, žyma, eilės numeris, antraštė ir saugojimo terminas, įstaigos veiklos srities ar funkcijos, kuriai priskirta elektroninė byla, indeksas, pavadinimas, informacija apie prieigos prie elektroninės bylos ribojimą, už bylos, jos tomų sudarymą, tvarkymą, perkėlimą, saugojimą ir naikinimą atsakingi darbuotojai;
18. VYKIS duomenų šaltiniai yra Vyriausybės kanceliarijos gauti ir parengti dokumentai, ministerijų ir kitų institucijų parengti ir Vyriausybės kanceliarijai pateikti teisės aktų projektai, pastabos ir pasiūlymai, kaip juos tobulinti, Vyriausybės pasitarimų, posėdžių, Vyriausybės komitetų, komisijų ir Ministro Pirmininko sudarytų darbo grupių posėdžių, ministerijų valstybės sekretorių pasitarimų dokumentai, priimti teisės aktai.
V. FUNKCINĖ STRUKTŪRA
21. VYKIS funkcinė struktūra:
21.1. Dokumentų valdymo posistemė, skirta visų dokumentų (gautų/vidaus/siunčiamų), išskyrus tuos, kurie susiję su valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančia informacija, registravimui, grupavimui, paieškai ir peržiūrai, perdavimui elektroniniu būdu darbuotojams ar jų grupėms, rengimui naudojant įvairiausius pateiktus ruošinius (šablonus), taip pat dokumentų vykdymui ir pasirašymui.
21.2. Užduočių valdymo posistemė, skirta užduočių, susijusių su gautais dokumentais, identifikavimui, užduočių perdavimui elektroniniu būdu (padaliniams arba vykdytojams), užduočių/pavedimų rengimui/inicijavimui, visų su jų vykdymu ir kontrole susijusių veiksmų atlikimui, užduočių eigos ir rezultatų fiksavimui ir ataskaitų apie užduočių vykdymą rengimui.
21.3. Dokumentų ir teisės aktų projektų rengimo posistemė, skirta dokumentų ir teisės aktų projektų rengimui naudojant įvairiausius pateiktus ruošinius (šablonus), teisės aktų projektų derinimui, visų teisės aktų projektų versijų išsaugojimui, dokumentų sąsajai su kitais dokumentais, teisės aktų projektų vizavimui ir pasirašymui.
21.4. Pasitarimų ir posėdžių informacijos tvarkymo posistemė, skirta darbotvarkių rengimui, tvarkymui, pasitarimų ir posėdžių medžiagos rengimui, tvarkymui, platinimui ir saugojimui, pasitarimų ir posėdžių dalyvių informavimui, jų registravimui, pasitarimų ir posėdžių vedimui (klausimų svarstymui), virtualiam dalyvavimui pasitarimuose ir posėdžiuose, pasitarimų ir posėdžių protokolų sudarymui, jų registravimui, platinimui, sąsajai su priimtais Vyriausybės nutarimais, sprendimais, rezoliucijomis.
21.5. Dokumentų ir teisės aktų saugojimo posistemė, skirta visų nebeaktualių dokumentų perkėlimui į elektroninį archyvą, nepakeičiant turinio ir struktūros, užtikrinant integralumą ir ryšius tarp bylų ir dokumentų, dokumentų paieškos pagal pateiktus požymius (rekvizitus) užtikrinimui.
21.6. Administravimo posistemė, skirta VYKIS duomenų klasifikatorių, registrų duomenų įvedimui ir tvarkymui, esamų ir naujų VYKIS duomenų tvarkytojų registravimui ir administravimui, VYKIS duomenų tvarkytojų ir kitų vartotojų prieigos teisių, prisijungimo duomenų suteikimui ir keitimui, prisijungimo blokavimui.
22. VYKIS funkcionavimo infrastruktūra:
22.1. Testavimo aplinka, skirta VYKIS prižiūrinčių darbuotojų bandymams testuoti, tobulinti ir plėtoti sistemą.
22.2. Naudojamos programinės įrangos plėtros priemonės, skirtos ataskaitų formoms taisyti, lentelių dizainui keisti ir atliktiems programiniams pakeitimams diegti.
22.3. Darbo vietos, kuriose su VYKIS dirba VYKIS administratorius, VYKIS lokalūs administratoriai ir VYKIS duomenų gavėjai.
22.4. Duomenų saugojimo įranga – serveriai, kuriuose saugomi VYKIS duomenys, ir jos programinė įranga.
22.5. Atsarginių kopijų įranga – kompiuterinė ir programinė įranga, skirta VYKIS funkcionalumui atkurti ir atsarginėms kopijoms daryti.
22.6. Duomenų saugos įranga – kompiuterinė ir programinė įranga, skirta VYKIS duomenų ir pagal juos parengtos informacijos saugai užtikrinti.
23. VYKIS duomenų tvarkytojų ir duomenų gavėjų darbuotojai jungiasi prie VYKIS tiktai kiekvienam jų atskirai sukurtose VYKIS darbo vietose, naudodamiesi tiktai VYKIS programine įranga ir kompiuterių tinklu, užtikrinančiu saugų informacijos perdavimą. VYKIS duomenų tvarkytojo ir duomenų gavėjo darbuotojui jungiantis prie VYKIS ir dirbant su šia sistema, fiksuojami jo vardas ir pavardė.
VI. DUOMENŲ SAUGA
24. VYKIS duomenų sauga užtikrinama organizacinėmis, techninėmis, technologinėmis, metodinėmis ir kitomis priemonėmis, vadovaujantis Bendraisiais elektroninės informacijos saugos valstybės institucijų ir įstaigų informacinėse sistemose reikalavimais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugsėjo 4 d. nutarimu Nr. 952 (Žin., 1997, Nr. 83-2075; 2007, Nr. 49-1891), taip pat Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo (Žin., 1996, Nr. 63-1479; 2003, Nr. 15-597) ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių duomenų tvarkymo teisėtumą, informacinės sistemos valdytojo (tvarkytojo) veiklą ir duomenų saugos valdymą, nuostatomis.
VII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
26. VYKIS valdytojas, VYKIS duomenų tvarkytojai ir VYKIS duomenų gavėjai teisės aktų nustatyta tvarka atsako už neteisėtą gaunamos iš VYKIS informacijos atskleidimą ar kokią nors kitokią neteisėtą veiką, susijusią su VYKIS.
27. VYKIS likviduojant, jos saugyklose laikomi duomenys perduodami kitos tokios pat arba panašios paskirties informacinės sistemos valdytojui (tvarkytojui), kitos (steigiamos vietoj likviduojamos) sistemos valdytojui (tvarkytojui), sunaikinami arba perduodami valstybės archyvams Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) nustatyta tvarka.
______________