LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIS DIREKTORIUS

Į S A K Y M A S

DĖL VALSTYBINIUOSE ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ NAUDOJIMO TVARKOS

2002 m. balandžio 5 d. Nr. V-42

Vilnius

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389) 6 straipsniu:

1. Tvirtinu Valstybiniuose archyvuose saugomų dokumentų naudojimo tvarką (pridedama).

2. Laikau netekusiu galios Lietuvos archyvų generalinės direkcijos prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1995 m. vasario 7 d. įsakymą Nr. 10 „Dėl skaityklos darbo taisyklių“.

GENERALINIS DIREKTORIUS                                                                 VIDAS GRIGORAITIS

______________

PATVIRTINTA

Lietuvos archyvų departamento prie

Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2002 m. balandžio 5 d.

įsakymu Nr. V-42

VALSTYBINIUOSE ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ NAUDOJIMO TVARKA

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Valstybiniuose archyvuose saugomų dokumentų naudojimo tvarka (toliau – tvarka) reglamentuoja valstybiniuose archyvuose saugomų dokumentų naudojimą šių archyvų skaityklose.

2. Ši tvarka parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389), kitais įstatymais, Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1996 m. gegužės 13 d. nutarimu Nr. 566 (Žin., 1996, Nr. 46-1127), kitais teisės aktais ir atsižvelgiant į Europos Tarybos Ministrų Komiteto Rekomendaciją Nr. R (2000)13 šalims narėms dėl Europos priėjimo prie archyvų politikos.

3. Valstybiniuose archyvuose saugomais dokumentais ir informacijos paieškos sistema turi teisę naudotis juridiniai ir fiziniai asmenys įstatymų, šio ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.

II. DOKUMENTŲ IŠDAVIMO TVARKA

4. Asmenys, norintys naudotis dokumentais, turi užpildyti skaitytojo registracijos anketą (1 priedas) ir pateikti asmens dokumentą, kuris grąžinamas patikrinus duomenis.

Archyvo skaitykloje aptarnaujami asmenys, užregistruoti pagal pateiktas anketas. Skaitytojai registruojami kiekvienais kalendoriniais metais.

5. Skaitytojui skaitykloje pateikiamos turimos dokumentų paieškos sistemos (fondų sąrašai, žinynai, bylų apyrašai, kartotekos ir kt.).

6. Dokumentams gauti skaitytojas pateikia užsakymą (2 priedas) skaityklos tarnautojui. Užsakymas pateikiamas tiesiogiai, gali būti siunčiamas paštu arba telekomunikacijų įrenginiais (faksu, elektroniniu paštu). Telekomunikacijų įrenginiais perduotas užsakymas priimamas, jei jį perduoda užregistruotas skaitytojas ir galima perskaityti tekstą bei atpažinti siuntėją.

7. Vienu užsakymu galima užsakyti ne daugiau dešimties bylų (saugojimo vienetų).

Jei užsakomos bylos sudarytos iš vieno ar kelių dokumentų, jų galima užsakyti daugiau nei dešimt vienetų. Užsakomų vienetų kiekis tokiais atvejais suderinamas su skaityklos tarnautoju.

8. Dokumentai į skaityklą išduodami skaitytojo užsakyme nurodytą dieną eilės tvarka. Kitas užsakymas priimamas, kai skaitytojas grąžina jam išduotus dokumentus.

9. Skaitytojui išduodami sutvarkyti dokumentai, esantys archyvo apskaitoje.

Jei archyve yra užsakytų dokumentų mikrofilmai ar kitos kopijos, originalūs dokumentai neišduodami. Kai skaitytojo atliekamiems tyrimams reikalingi būtent originalai, dokumentų išdavimo klausimą tokiais atvejais sprendžia archyvo direktorius.

10. Skaitytojui dokumentai išduodami pasirašytinai. Vienu metu į skaitytojo darbo vietą gali būti išduota iki penkių bylų (saugojimo vienetų). Kiek vienetų išduoti, sprendžia skaityklos tarnautojas, atsižvelgdamas į išduodamų bylų apimtis ir skaitytojo darbo pobūdį. Jei bylą sudaro vienas ar keli dokumentai, skaityklos tarnautojas gali išduoti daugiau nei penkis jų vienetus.

11. Užsakyti dokumentai laikomi skaitykloje. Jei skaitytojas neatvyksta, dokumentai grąžinami į saugyklas. Dokumentų laikymo skaitykloje terminą nustato archyvo direktorius.

12. Jei užsakomų dokumentų archyvas negali išduoti (priėjimą riboja įstatymai, dokumentai nesutvarkyti, dėl kitų priežasčių), skaitytojas apie tai turi būti informuotas nurodant priežastis ir numatomą dokumentų išdavimo laiką.

13. Skaitytojams, atliekantiems valstybės ar savivaldybių institucijų ir įstaigų vadovų skubius pavedimus ar vykdantiems bendrus su valstybiniais archyvais projektus, dokumentų išdavimo tvarką gali nustatyti archyvo direktorius.

14. Dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, skaitytojui išduodami:

14.1. dokumentai, kuriuose yra su skaitytoju susijusios privataus ar kitokio pobūdžio ribojamos informacijos, išduodami pateikus jo tapatumą įrodančius asmens dokumentus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip;

14.2. dokumentai, kuriuose yra privataus ar kitokio pobūdžio ribojamos informacijos apie kitą asmenį, išduodami skaitytojui pateikus to asmens raštišką sutikimą, patvirtintą įstatymų nustatyta tvarka, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip;

14.3. dokumentai, kuriuose yra įstatymų ribojamos informacijos, skaitytojui, atliekančiam institucijos ar įstaigos pavestus tyrimus, susijusius su jai nustatytų funkcijų vykdymu, išduodami pateikus tos institucijos ar įstaigos vadovo ar jo įgalioto asmens pasirašytą raštą, patvirtinantį tyrimo teisėtumą, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip;

14.4. dokumentai, kurių naudojimas gali pakenkti jų fizinei būklei, išduodami po jų restauravimo ar kopijavimo (mikrofilmavimo).

15. Privačių juridinių ir fizinių asmenų valstybiniam archyvui perduoti dokumentai skaitytojui išduodami perdavimo sutartyse nurodytomis sąlygomis.

16. Buvusių Lietuvos TSR valstybės saugumo komiteto (KGB) ir Vidaus reikalų ministerijos dokumentai išduodami Ypatingosios valstybinio archyvų fondo dalies saugojimo, tvarkymo, tyrimo ir naudojimo reglamento, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1996 m. balandžio 12 d. nutarimu Nr. 452 (Žin., 1996, Nr. 35-881; 1997, Nr. 90-2264) ir šio teisės akto nustatyta tvarka.

III. DARBO TVARKA SKAITYKLOJE

17. Darbo tvarką skaitykloje užtikrina skaityklos tarnautojas, kuris:

17.1. registruoja skaitytojus;

17.2. teikia skaitytojams informaciją, susijusią su dokumentų paieška, išdavimu, kopijavimu;

17.3. priima iš skaitytojų užsakymus ir organizuoja dokumentų išdavimą į skaityklą;

17.4. išduoda skaitytojams į jų darbo vietas dokumentus ir juos priima;

17.5. atsako už darbo tvarką skaitykloje, dokumentų išdavimą skaitytojams įstatymų ir šio teisės akto nustatyta tvarka;

17.6. derina skaitytojų dokumentų kopijavimo užsakymus ir išduoda pagamintas kopijas pagal šios tvarkos 18.5 ir 18.6 punktų reikalavimus.

18. Skaitytojas gali:

18.1. naudotis skaitykloje esančiais informaciniais leidiniais;

18.2. įsinešti į skaityklą darbo užrašus, rašymo priemones;

18.3. gavęs skaityklos tarnautojo sutikimą, naudotis nešiojamuoju kompiuteriu, kitomis priemonėmis, jei tai nekenkia dokumentams ir netrukdo dirbti kitiems skaitytojams;

18.4. gauti informaciją apie dokumentų neišdavimo priežastis ir numatomą išdavimo laiką;

18.5. užsisakyti ir gauti dokumentų kopijas, nustatyta tvarka apmokėjus už jų pagaminimą, išskyrus tų dokumentų, kurių negalima kopijuoti dėl blogos jų fizinės būklės ar kuriuose esanti informacija gali pažeisti kitų asmenų teises bei teisėtus interesus;

18.6. gauti nurodytų dokumentų patvirtintas kopijas, pateikus motyvuotą raštišką prašymą;

18.7. apskųsti skaityklos tarnautojo ar archyvo direktoriaus sprendimus įstatymų nustatyta tvarka.

19. Skaitytojas privalo:

19.1. atėjęs į skaityklą, apsiaustą, portfelį, rankinę, krepšį palikti tam skirtoje vietoje;

19.2. netrukdyti kitiems skaitytojams: skaitykloje garsiai nekalbėti, nesinaudoti mobiliojo ryšio telefonu;

19.3. pastebėjęs, kad dokumentai sumaišyti, suplėšyti, supjaustyti ar kt. ir tai nėra nurodyta jų aprašymo dokumentuose, pranešti skaityklos tarnautojui;

19.4. susipažinęs su dokumentais, užpildyti byloje esantį panaudojimo lapą;

19.5. kiekvieną dieną, baigęs darbą, grąžinti dokumentus skaityklos tarnautojui;

19.6. laikytis techninių reikalavimų skaitant dokumentus, esančius specialiose laikmenose, naudojantis mikrofilmų skaitymo technika;

19.7. laikytis kitų šioje tvarkoje nustatytų reikalavimų.

20. Skaitytojui draudžiama:

20.1. gadinti, klastoti, naikinti dokumentus;

20.2. perduoti dokumentus kitam skaitytojui;

20.3. išnešti dokumentus iš skaityklos;

20.4. palikti dokumentus (atverstas bylas) ilgesniam laikui neapsaugotus nuo šviesos;

20.5. išimti iš bylos lapus, perdėti juos į kitą bylą, sisteminti ar numeruoti bylos lapus; išimti, sisteminti, numeruoti kartotekų korteles;

20.6. lankstyti dokumentus ar juos perlenkti kitoje lenkimo vietoje, dėti į bylą ar kartoteką skirtukus;

20.7. rašyti pastabas, žymas, braukti, taisyti dokumentus;

20.8. rašyti pasidėjus popieriaus lapą ant dokumento;

20.9. liesti dokumentus nešvariomis, drėgnomis rankomis, braukti per dokumento tekstą pirštais ar rašymo priemone;

20.10. skaitant dokumentus naudotis rašaliniu plunksnakočiu, žymikliu;

20.11. skaitykloje naudotis žirklėmis, klijais, koreguokliu;

20.12. kopijuoti dokumentus per kopijavimo popierių;

20.13. skaitykloje valgyti, gerti.

IV. ATSAKOMYBĖ

21. Skaitytojas, sugadinęs ar sunaikinęs skaitykloje jam išduotą dokumentą, taip pat panaudojęs jam pateiktuose dokumentuose esančią informaciją neteisėtai, atsako įstatymų nustatyta tvarka.

22. Skaitytojui, pažeidusiam šios tvarkos reikalavimus, archyvo direktoriaus sprendimu gali būti iki vienerių metų nutraukta skaitytojo registracija.

______________

                                                  Valstybiniuose archyvuose saugomų

dokumentų naudojimo tvarkos

1 priedas

(Skaitytojo registracijos anketos forma)

SKAITYTOJO REGISTRACIJOS ANKETA

1.________________________________________________________________________

                                                                               (vardas ir pavardė)

2._________________ Nr._________ , išduotas____________________________________

(asmens dokumento rūšis)

3.________________________________________________________________________

                                                                    (gyvenamosios vietos adresas)

4.________________________________________________________________________

                           (darbovietė, pareigų pavadinimas, mokymosi įstaiga ar kitas užsiėmimas)

__________________________________________________________________________

5.________________________________________________________________________

                                 (galimi ryšio duomenys – telefonas, faksas, elektroninis paštas)

6.________________________________________________________________________

                                                            (išsilavinimas, mokslinis laipsnis)

7.________________________________________________________________________

                                                          (naudojimosi dokumentais tikslas)

8.________________________________________________________________________

                                                    (tyrinėjimo tema ir jos chronologinės ribos)

__________________________________________________________________________

9. Ar teko naudotis dokumentais valstybinių archyvų skaityklose: taip  , ne  

10. Su Valstybiniuose archyvuose saugomų dokumentų naudojimo tvarka, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2002 m. balandžio 5 d. įsakymu Nr. V-42, esu susipažinęs (-usi).

11._______________________________________________________________________

(užpildymo data)                                                        (parašas)

__________________________________________________________________________

Skaitytojas užregistruotas________________ Nr.____________

                                                                         (data)

___________________________

                    (tarnautojo pareigos)

___________________________

                         (parašas)

___________________________

                 (vardas ir pavardė)

______________

Valtybiniuose archyvuose saugomų

dokumentų naudojimo tvarkos

2 priedas

(Dokumentų užsakymo forma)

                                                                                                          Gauta

                      Nr.                 

                                                                                                                          (data)

_________________________________

                                                                                  (skaitytojo vardas ir pavardė)

______________________ archyvui

DOKUMENTŲ UŽSAKYMAS

Prašau išduoti šiuos dokumentus 2___ m.___________ dieną.

                                                                                                                       (mėnuo, diena)

Eilės Nr.

Fondo Nr.

Apyrašo Nr.

Bylos Nr.

__________________________

             (skaitytojo parašas)

__________________________

                         (data)

Dokumentų išdavimas
Eilės Nr. pagal užsakymą	Gauta (skaitytojo parašas, data)	Grąžinta (tarnautojo parašas, data)	Gauta (skaitytojo parašas, data)	Grąžinta (tarnautojo parašas, data)	Gauta (skaitytojo parašas, data)	Grąžinta (tarnautojo parašas, data)

PASTABA. Forma gali būti papildyta kitomis reikalingomis skiltimis.

______________