LIETUVOS RESPUBLIKOS SVEIKATOS APSAUGOS MINISTERIJA
Į S A K Y M A S
DĖL SVEIKATOS PRIEŽIŪROS ĮSTAIGŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO
1997 m. kovo 7 d. Nr. 98
Vilnius
Sveikatos apsaugos ministerijos
1997 03 07 įsakymo Nr. 98
priedas
1. Bendroji dalis
1.1. Ši tvarka nustatyta vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389), Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatais (Žin.,1996, Nr. 46-1127), Lietuvos archyvų generalinės direkcijos 1994 01 14 įsakymu Nr. 7 patvirtintomis Raštvedybos taisyklėmis (Vilnius, 1994), Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijos 1991 12 17 įsakymu Nr 391 „Dėl Respublikos sveikatos įstaigų ir privačia praktika užsiimančių medikų aprūpinimu medicininės ir buhalterinės apskaitos ir atskaitomybės formomis“.
1.2. Ši tvarka nustato sveikatos priežiūros įstaigų dokumentų kaupimo, saugojimo ir naudojimo pagrindinius reikalavimus.
1.3. Už sveikatos priežiūros įstaigų dokumentų kaupimo, saugojimo ir naudojimo organizavimą atsakingas administracijos vadovas.
1.4. Kiekvienoje sveikatos priežiūros įstaigoje turi būti įrengta archyvo patalpa ir paskirtas asmuo, atsakingas už archyvą.
2. Bylų nomenklatūra
2.1. Sveikatos priežiūros įstaigų dokumentai turi būti registruojami raštinėje (jei raštinės įstaigoje nėra, registruoja sekretorė).
2.2. Kasmet iki gruodžio 1 d. turi būti sudaroma bylų nomenklatūra. Įstaigos skyriai turi parengti atitinkamus nomenklatūros dalių projektus ir pateikti raštinei. Raštinė turi parengti įstaigos bylų nomenklatūrą ir suderinti ją su įstaigos ekspertų komisija, kurios sudėtį nustato administracijos vadovas, ir kartą per 5 metus suderinti su atitinkamo valstybinio archyvo ekspertų komisija arba savivaldybės ekspertų komisija. Suderintą bylų nomenklatūrą tvirtina įstaigos vadovas arba jo įgaliotas asmuo. Pagal suderintą bylų nomenklatūrą formuojamos bylos.
3. Dokumentų perdavimas į įstaigos archyvą
3.1. Pasibaigus metams, suformuotos bylos vienerius metus saugomos raštinėje ir įstaigos skyriuose. Po metų tolesniam saugojimui jos turi būti perduotos į įstaigos archyvą, prieš tai atlikus dokumentų vertės ekspertizę, kurios metu atrenkami ilgo, laikino ir nuolatinio saugojimo dokumentai. Dokumentų saugojimo terminus nustato Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijos 1991 m. gruodžio 17 d. įsakymu Nr. 391 „Dėl Respublikos sveikatos priežiūros įstaigų ir privačia praktika užsiimančių medikų aprūpinimo medicininės ir buhalterinės apskaitos ir atskaitomybės formomis“ patvirtintas „Sveikatos įstaigų veiklos pirminės apskaitos formų registras“ ir „Rekomenduojamų pirminės apskaitos formų sąrašas“ bei Lietuvos archyvų departamento patvirtinti dokumentai.
3.2. Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos turi būti surašomos į apyrašus. Apyrašai turi būti derinami su atitinkamu valstybiniu archyvu arba institucija, kurios reguliavimo sričiai įstaiga priklauso, ir tvirtinami įstaigos vadovo. Laikino saugojimo bylų dokumentų apyrašai nesudaromi. Šių bylų apskaita vedama pagal bylų nomenklatūrą.
5. Baigiamoji dalis
5.1. Keičiantis įstaigos archyvo vedėjui arba asmeniui, atsakingam už archyvą, bylos perduodamos ir priimamos pagal aktą, tvirtinamą administracijos vadovo.