LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖ
N U T A R I M A S
DĖL YPATINGOS REIKŠMĖS ARCHYVINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO, TVARKYMO, TYRIMO IR NAUDOJIMO REGLAMENTO PATVIRTINIMO
1993 m. liepos 22 d. Nr. 551
Vilnius
Įgyvendindama Lietuvos Respublikos Seimo 1993 m. birželio 1 d. nutarimą Nr. I-168 „Dėl Lietuvos Respublikos Aukščiausiosios Tarybos nutarimo „Dėl valstybinio Lietuvos gyventojų genocido tyrimo centro įsteigimo“ ir Lietuvos Respublikos įstatymo „Dėl ypatingos reikšmės archyvų išsaugojimo“ įsigaliojimo tvarkos“ pakeitimo“ (Žin., 1993, Nr. 20-491), Lietuvos Respublikos Vyriausybė nutaria:
Patvirtinti Ypatingos reikšmės archyvinių dokumentų saugojimo, tvarkymo, tyrimo ir naudojimo reglamentą (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
1993 m. liepos 22 d. nutarimu Nr. 551
Ypatingos reikšmės archyvinių dokumentų saugojimo, tvarkymo, tyrimo ir naudojimo reglamentas
Bendroji dalis
1. Šis reglamentas nustato ypatingos reikšmės archyvinių dokumentų (toliau vadinama – dokumentai) saugojimo, tvarkymo, tyrimo ir naudojimo tvarką.
2. Dokumentai saugomi, tvarkomi, tiriami ir naudojami vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos įstatymu „Dėl ypatingos reikšmės archyvų išsaugojimo“, Lietuvos Respublikos Seimo 1993 m. birželio 1 d. nutarimu Nr. I-168, Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatais, Lietuvos Respublikos paslapčių apsaugos laikinąja tvarka ir Lietuvos Respublikos valstybinę paslaptį sudarančių žinių sąrašu.
3. Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio archyvinių dokumentų saugojimą, tvarkymą, tyrimą ir naudojimą, iki šie dokumentai bus perduoti Lietuvos archyvų generalinės direkcijos žinion, organizuoja Aukščiausiosios Tarybos laikinosios tyrimo komisijos Sovietų Sąjungos KGB veiklai Lietuvoje ištirti ir Lietuvos archyvų generalinės direkcijos darbo grupės (toliau vadinama – darbo grupės), vadovaudamosi programa, kurioje numatomi konkretūs darbai ir jų vykdymo tvarka. Programą sudaro darbo grupių vadovai per mėnesį nuo šio reglamento patvirtinimo.
Darbo grupių vadovai nustato kiekvieno savo grupės darbuotojo konkrečias pareigas, atsako už darbo organizavimą.
4. Nesutvarkytų dokumentų saugojimo, tvarkymo, tyrimo ir naudojimo metodiniams klausimams spręsti Lietuvos archyvų generalinis direktorius sudaro metodinę komisiją iš suinteresuotų institucijų atstovų.
5. Dokumentus perdavus Lietuvos archyvų generalinės direkcijos žinion, jų saugojimas ir naudojimas organizuojamas pagal šį reglamentą ir kitus normatyvinius dokumentus.
Prieš pradedant atskirus darbus, rengiami metodiniai nurodymai ir instrukcijos.
Dokumentų apskaita
6. Ypatingos reikšmės archyvų apskaitos dokumentai sudaromi ir pildomi pagal valstybiniam archyvų fondui nustatytus reikalavimus.
7. Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio ir buvusių LTSR įstaigų, įmonių ir organizacijų vadinamųjų pirmųjų skyrių nesutvarkyti dokumentai ir bylos inventorinami sudarant jų sąrašus.
9. Informacinių sistemų (kartotekų, katalogų, žinynų) apskaitai vykdyti pildomas žurnalas, sudaromas rezistencijos dokumentų registras. Kuriama automatizuota apskaitos dokumentų ir informacinė paieškos sistema.
Dokumentų saugojimas
11. Dokumentai saugomi specialiai šiam tikslui pastatytuose arba pritaikytuose pastatuose su apsaugos ir priešgaisrine signalizacija. Techniniu požiūriu tinkamai įrengtose saugyklose laikomasi optimalaus dokumentų saugojimo režimo.
Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio archyvinių dokumentų saugyklas saugo ginkluota apsauga.
12. Dokumentai pagal saugojimo pobūdį skirstomi į bendro saugojimo ir specialaus saugojimo. Specialaus saugojimo dokumentuose yra valstybinę paslaptį sudarančių žinių.
13. Dokumentai laikomi lentynose, dėžutėse ar aplankuose, kad būtų apsaugoti nuo dulkių, tiesioginės šviesos ar kitokio neigiamo poveikio. Fiziškai pažeisti dokumentai restauruojami.
14. Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio archyvinius dokumentus ir bylas pagal inventorinį sąrašą darbo grupių vadovai perduoda jų paskirtiems fondų saugotojams.
15. Bylos iš saugyklų išduodamos:
15.2. Lietuvos Respublikos Aukščiausiajam Teismui, Generalinei prokuratūrai, Saugumo tarnybai laikinam naudojimui (leidžiant, išimties būdu, pagal aktą išsinešti iš archyvo).
Išduodamos bylos registruojamos bylų išdavimo knygoje, kurioje už kiekvieną bylą pasirašo ją gaunantis asmuo, o bylas grąžinant į saugyklą – fondų saugotojas.
Į kiekvieną iš saugyklų išduodamą bylą įklijuojamas dokumentų naudojimo lapas. Išduodant ir priimant bylas, tikrinama jose esančių dokumentų fizinė būklė. Už bylų saugumą saugykloje atsako fondų saugotojas, o jas naudojant – naudotojas.
16. Darbo dienos pabaigoje saugyklos antspauduojamos, įjungiama signalizacija. Į saugyklas negrąžintos darbui reikalingos bylos užrakinamos kabinetuose esančiuose seifuose. Raktų ir antspaudų saugojimo tvarką nustato įstaigos vadovas.
17. Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio archyvinių dokumentų tvarkymo laikotarpiu bylas ir dokumentus iš saugyklų išduoda ir priima, taip pat saugyklas savo antspaudais antspauduoja abiejų darbo grupių fondų saugotojai. Seifus su saugyklų raktais ir archyviniais dokumentais antspauduoja abu darbo grupių vadovai.
18. Siekiant išsaugoti dokumentų originalus, kuriamas svarbių dokumentų naudojimo fondas. Dokumentai šiam fondui mikrofilmuojami.
Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio visi archyviniai dokumentai mikrofilmuojami, sudaromas jų atsarginis ir naudojimo fondai.
Baudžiamosiose bylose esantys iš asmenų paimti dokumentai ir daiktai savininkams negrąžinami. Jiems pageidaujant, išduodamos dokumentų kopijos. Ne archyvinio saugojimo objektai pagal aktą gali būti perduodami muziejui.
Dokumentų tvarkymas
20. Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio buvusios sutvarkytos bylos grupuojamos, remiantis struktūriniu, chronologiniu, dalykiniu, geografiniu ir kitais kriterijais, aprašomos, pernumeruojamos, šifruojamos pagal metodinės komisijos patvirtintą tvarkymo schemą.
21. Nesuformuoti į bylas dokumentai (pabiros) tvarkomi. Dokumentų tvarkymą sudaro:
21.1. dokumentų tyrimas įvertinant jų sudėtį, turinį, fizinę būklę ir sisteminimas pagal vyraujančius kriterijus;
21.2. bylų formavimas – atrinktų pagal atitinkamus kriterijus dokumentų grupavimas į bylas, kuriose jie sudedami chronologine, temine, abėcėlės tvarka. Asmens dokumentai, nuotraukos, žemėlapiai ir kita medžiaga dedami į vokus;
21.3. bylų antraščių užrašymas tituliniame lape. Lapas įklijuojamas arba įsiuvamas bylos pradžioje. Antraštė glaustai nusako dokumentų turinį;
21.4. suformuotų bylų lapų numeravimas.
Anksčiau numeruotų bylų lapai prireikus pernumeruojami. Bylose esantys vokai numeruojami eilės tvarka. Juose esantys dokumentai ir kiti priedai numeruojami atskirai. Tvirtinamajame lape rašomas esamas lapų skaičius, nurodomi trūkstami lapai, lapų su fiziniais pažeidimais, pažeidimų, vokų ir juose esančių dokumentų ar kitų priedų skaičius;
21.5. bylos vidaus apyrašo sudarymas. Apyraše nurodomas dokumento eilės numeris, dokumento pavadinimas, dokumento lapai pagal numeravimą, vokai ir juose esantys dokumentai ar daiktai;
21.6. bylų šifravimas (pagal pasirinktą schemą sugrupuotoms byloms archyvinio numerio užrašymas tituliniame lape). Šifrą sudaro fondo numeris, apyrašo numeris, bylos numeris. Bylos numeris žymi jos eilės numerį apyraše;
21.8. visų šifruotų bylų rašymas į atitinkamą apyrašą. Apyrašą sudaro titulinis lapas, apyrašo turinys, bylų sąrašas, apyrašo pratarmė, sisteminimo schema, informacinės rodyklės, santrumpų rašymas, bylų peršifravimo lentelė, tvirtinamasis įrašas;
22. Dokumentų apyrašus tvirtina dokumentus saugančios įstaigos vadovas, suderinęs su šios įstaigos ekspertų komisija ir su archyvo, priimančio dokumentus valstybiniam saugojimui, ekspertų komisija.
Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio apyrašus, suderinę su metodine komisija, tvirtina darbo grupių vadovai.
Dokumentų tyrimas ir naudojimas
24. Dokumentų tvarkymo laikotarpiu, iki jie bus galutinai perduoti Lietuvos archyvų generalinės direkcijos žinion, jais gali naudotis tik Lietuvos Respublikos Aukščiausiojo Teismo Generalinės prokuratūros, Saugumo tarnybos ir Lietuvos gyventojų genocido tyrimo centro vadovų įgalioti asmenys.
Dokumentais, perduotais Lietuvos archyvų generalinės direkcijos žinion, įstatymų nustatyta tvarka leidžia naudotis archyvo vadovas, o dokumentais, kuriuose yra valstybinę paslaptį sudarančių žinių – archyvo vadovas pagal Saugumo tarnybos vadovo tarpininkavimo raštą.
25. Dokumentais gali naudotis mokslo ir teisėsaugos institucijų atstovai, pateikę institucijos tarpininkavimo raštą, kuriame nurodyta tyrinėtojo vardas, pavardė, darbo ar mokymosi vieta, pareigos, darbo tema ir chronologinės jos ribos.
Su savo trėmimo ar baudžiamosiomis bylomis gali susipažinti buvę tremtiniai ir politiniai kaliniai, o jiems mirus – jų šeimos nariai.
Užsienio valstybių tyrinėtojai pateikia Lietuvos Respublikos atitinkamos institucijos tarpininkavimo raštą, kuriame nurodomas konkretus tyrimo objektas.
26. Asmenys, kuriems leidžiama naudotis dokumentais, raštu pasižada atsakyti už dokumentų būklę, jose esančios informacijos autentišką naudojimą ir faktų tikrumą.
27. Asmenims, gavusiems leidimą naudotis dokumentais, skiriamas specialus darbo kambarys (skaitykla), kur skaitytojus aptarnauja ir darbą organizuoja skaityklos vedėjas.
Skaitytojas užpildo nustatytojo pavyzdžio anketą, susipažįsta su tyrinėtojų darbo archyvų skaityklose taisyklėmis.
28. Kiekvienam skaitytojui pradedama asmens byla, kurią sudaro:
28.1. institucijos tarpininkavimo raštas, kuriame yra archyvo vadovo rezoliucija, leidžianti naudotis dokumentais;
30. Skaitytojui išduodamos bylos tik pagal tyrinėjimo temą. Vienai dienai skaitytojas gali užsakyti ne daugiau kaip 10 bylų (iki 3000 lapų). Esant archyve dokumentų kopijoms, originalai tyrinėtojams ir skaitytojams neišduodami.
31. Gavęs užsakytus dokumentus, skaitytojas patikrina jų būklę ir pasirašo užsakymo lape. Parašu skaitytojas patvirtina, kad gautos bylos tvarkingos ir kad jis atsako už jas naudojimosi laikotarpiu.
32. Skaitytojams draudžiama archyviniuose dokumentuose daryti žymas, braukti, palikti žymeklius, lenkti lapus, taip pat perduoti dokumentus kitam asmeniui, išnešti juos iš archyvo patalpų.
33. Kiekvieną dieną skaitytojas, baigęs darbą, atiduoda dokumentus skaityklos darbuotojui, kuris pasirašo užsakymo lape. Jeigu grąžinamuose dokumentuose trūksta lapų arba yra pažeidimų, surašomas aktas, skaitytojas netenka teisės dirbti su dokumentais.
Esant dokumentų grobimo ar sąmoningo kenkimo faktams, taip pat radus dokumento teksto pažeidimų ar pakenkimų, kaltieji traukiami atsakomybėn įstatymo nustatyta tvarka.
34. Buvusio SSRS valstybės saugumo komiteto (KGB) LTSR padalinio archyvinių dokumentų tvarkymo laikotarpiu tyrimui ir naudojimui pateikiami darbo grupių be eilės aprašyti dokumentai – sunumeruotos archyvinės bylos, turinčios vidaus apyrašą ir įrašytos į bylų išdavimo registracijos žurnalą.