LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIO DIREKTORIAUS
Į S A K Y M A S
DĖL LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIO DIREKTORIAUS 2001 M. GRUODŽIO 28 D. ĮSAKYMO NR. 88 „DĖL DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2010 m. liepos 23 d. Nr. V-39
Vilnius
P a k e i č i u Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 5-211; 2005, Nr. 132-4773):
1. Išdėstau nurodytųjų taisyklių 9.4 punktą taip:
„9.4. Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant specialiąsias funkcijas ir administruojant specialiąsias sritis, registruojami pagal šių taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, tokie dokumentai gali būti registruojami šių įstaigų jungtiniuose dokumentų registruose.“
2. Išdėstau nurodytųjų taisyklių 10 punktą taip:
„10. Įstaigos dokumentų registrų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina įstaigos vadovas, suderinęs sąrašą šių taisyklių 6.4 punkto nustatyta tvarka.
Sąraše turi būti kiekvieno dokumentų registro pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), registro pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), įstaigos struktūrinis padalinys ar darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame registre (4 priedas). Šių taisyklių 9.4 punkte numatytus jungtinius registrus į registrų sąrašą įrašo ta įstaiga, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja. Tokiu atveju dokumentų registrų sąrašo penktojoje skiltyje nurodomi ir įstaigų, kurių dokumentai bus registruojami šiuose registruose, pavadinimai.
Įstaigos dokumentų registrų sąrašas turi būti visiems prieinamas.“
3. Išdėstau nurodytųjų taisyklių 12.2 punktą taip:
„12.2. Registre įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys), gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentas siunčiamas – adresatas. Jei dokumentas registruojamas šių taisyklių 9.4 punkte numatytuose jungtiniuose dokumentų registruose, nurodomas dokumento sudarytojas (pavadinimas ar sutartinis žymuo).“
4. Išdėstau nurodytųjų taisyklių 31 punktą taip:
„31. Į dokumentacijos planą įrašomos visos bylos, kurias planuojama sudaryti ar tęsti kitais kalendoriniais metais. Šių taisyklių 9.4 punkte numatyti jungtiniai dokumentų registrai įrašomi į įstaigos, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja, dokumentacijos planą, o pavaldžių įstaigų, kuriose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, dokumentacijos planų pastabų skiltyje nurodoma, kurių įstaigoje sudaromų bylų dokumentai registruojami nustatytame jungtiniame dokumentų registre.
Kiekvienos dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 (Žin., 1997, Nr. 78-2006; 2006, Nr. 3-86), kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.
Bylų, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminų teisės norminiai aktai nenustato, saugojimo terminas nustatomas įstaigos DEK siūlymu, įvertinus dokumentus pagal šių taisyklių 48 punkte nurodytus kriterijus.
Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai. Kai į įstaigos, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja, dokumentacijos planą įrašomi šių taisyklių 9.4 punkte numatyti jungtiniai dokumentų registrai, nurodomi ir įstaigų, kurios pildys šiuos registrus, pavadinimai.“