Lietuvos Respublikos Vyriausybė
NUTARIMAS
DĖL DOKUMENTŲ TVARKYMO IR (AR) SAUGOJIMO PASLAUGŲ LICENCIJŲ IŠDAVIMO IR PANAIKINIMO, DOKUMENTŲ IR LICENCIJŲ GRĄŽINIMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2011 m. vasario 9 d. Nr. 162
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 5 straipsnio 1 dalies 2 punktu ir 18 straipsnio 1 dalimi, Lietuvos Respublikos Vyriausybė nutaria:
1. Patvirtinti Dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų licencijų išdavimo ir panaikinimo, dokumentų ir licencijų grąžinimo tvarkos aprašą (pridedama).
2. Pripažinti netekusiu galios Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2005 m. kovo 1 d. nutarimą Nr. 238 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir saugojimo licencijavimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2005, Nr. 31-1001).
Patvirtinta
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
2011 m. vasario 9 d. nutarimu Nr. 162
DOKUMENTŲ TVARKYMO IR (AR) SAUGOJIMO PASLAUGŲ LICENCIJŲ IŠDAVIMO IR PANAIKINIMO, DOKUMENTŲ IR LICENCIJŲ GRĄŽINIMO TVARKOS APRAŠAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų licencijų išdavimo ir panaikinimo, dokumentų ir licencijų grąžinimo tvarkos aprašas (toliau – tvarkos aprašas) reglamentuoja licencijų, kuriomis Lietuvos Respublikos piliečiams ir Lietuvos Respublikoje įsteigtiems juridiniams asmenims, taip pat Europos Sąjungos valstybių narių ar Europos ekonominės erdvės valstybių piliečiams ir Europos Sąjungos valstybėse narėse ar Europos ekonominės erdvės valstybėse įsteigtiems juridiniams asmenims ar kitoms organizacijoms ir jų filialams (toliau – fiziniai arba juridiniai asmenys) suteikiama teisė teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas, išdavimą, licencijų rekvizitus, dokumentų, kurių reikia licencijai gauti, pateikimą, nagrinėjimo tvarką ir terminus, licencijų patikslinimą ir dublikatų išdavimą, licencijų galiojimo sustabdymą, galiojimo sustabdymo panaikinimą, licencijų galiojimo panaikinimą, licencijuojamos paslaugos teikimo sąlygas, licencijų turėtojų teises ir pareigas, licencijų turėtojų saugomų dokumentų ir licencijų grąžinimo tvarką, taip pat Europos Sąjungos valstybių narių ar Europos ekonominės erdvės valstybių piliečių ir Europos Sąjungos valstybėse narėse ar Europos ekonominės erdvės valstybėse įsteigtų juridinių asmenų ar kitų organizacijų ir jų filialų, turinčių teisę teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas pagal tos Europos Sąjungos valstybės narės ar Europos ekonominės erdvės valstybės teisės aktus (toliau – ES dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų teikėjai), registravimo ir informacijos apie juos skelbimo tvarką.
2. Šiame tvarkos apraše vartojamos sąvokos:
Licencijos turėtojas – fizinis arba juridinis asmuo, turintis teisės aktų nustatyta tvarka išduotą licenciją, kuria patvirtinama jo teisė teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas, laikantis įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytų sąlygų ir reikalavimų.
Pareiškėjas – fizinis arba juridinis asmuo, kuris kreipiasi dėl licencijos išdavimo.
Profesinė kvalifikacija – žinių ir gebėjimų lygmuo, reikalingas dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugoms teikti.
II. LICENCIJŲ REKVIZITAI
4. Licencijose teikti dokumentų tvarkymo ar dokumentų saugojimo paslaugas nurodoma:
4.3. licencijos turėtojas (fizinio asmens vardas, pavardė, gimimo data, deklaruojama gyvenamoji vieta arba juridinio asmens pavadinimas, teisinė forma, kodas, buveinė);
III. DOKUMENTAI, KURIŲ REIKIA LICENCIJAI GAUTI
5. Licencijai gauti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai pateikiami šie dokumentai:
5.1. prašymas išduoti licenciją, kuriame nurodoma:
5.1.1. fizinio asmens vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas, juridinio asmens pavadinimas, teisinė forma, kodas, buveinė, telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas;
5.1.3. juridinio asmens vadovo vardas, pavardė, gyvenamosios vietos adresas (jeigu pareiškėjas – juridinis asmuo);
5.1.4. juridinio asmens darbuotojo, kuris atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (toliau – Dokumentų ir archyvų įstatymas) reikalavimus ir yra atsakingas už licencijuojamą paslaugą, vardas ir pavardė (jeigu pareiškėjas – juridinis asmuo);
5.3. dokumentų, patvirtinančių fizinio arba juridinio asmens darbuotojų atitiktį Dokumentų ir archyvo įstatymo 18 straipsnio 4 ir (ar) 5 dalyje nustatytiems reikalavimams, kopijos:
5.3.2. darbo trukmę ir funkcijas su licencijuojama paslauga susijusioje srityje patvirtinantys dokumentai ar jų kopijos (darbo sutartys ir (ar) įsakymai ar kiti darbo teisinius santykius patvirtinantys dokumentai: pažymos iš ankstesnių darboviečių ir (ar) pažymos apie valstybinio socialinio draudimo laikotarpius);
5.4. siekiant gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, papildomai pateikiamos dokumentų, kurių pagrindu fizinis arba juridinis asmuo naudojasi patalpomis, kuriose įrengtos dokumentų saugyklos, ir dokumentų saugyklų statinių techninio projekto bendrųjų duomenų dokumentų kopijos, taip pat saugyklų specialiosios techninės įrangos, jei tokia naudojama, aprašymas.
IV. ES DOKUMENTŲ TVARKYMO IR (AR) SAUGOJIMO PASLAUGŲ TEIKĖJŲ REGISTRAVIMAS IR INFORMACIJOS APIE JUOS SKELBIMAS
6. ES dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų teikėjai, kurie nori teikti tapačias paslaugas Lietuvos Respublikoje, šias paslaugas gali pradėti teikti kitą dieną po to, kai Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai pateikia kompetentingos institucijos išduotų dokumentų, įrodančių, kad jie turi teisę teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas pagal tos Europos Sąjungos valstybės narės ar valstybės Europos ekonominės erdvės susitarimo dalyvės teisės aktus, kopijas. Dokumentai gali būti pateikti paštu, faksu ir elektroninėmis priemonėmis (patvirtinus elektroniniu parašu) nuotoliniu būdu, tiesiogiai Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai arba per kontaktinį centrą.
7. Lietuvos vyriausiasis archyvaras, per 5 darbo dienas išnagrinėjęs šio tvarkos aprašo 6 punkte nurodytus dokumentus, priima sprendimą registruoti ir viešai skelbti informaciją apie Europos Sąjungos valstybių narių ar Europos ekonominės erdvės valstybių piliečius ir Europos Sąjungos valstybėse narėse ar Europos ekonominės erdvės valstybėse įsteigtus juridinius asmenis ar kitas organizacijas ir jų filialus kaip turinčius teisę teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas Lietuvos Respublikoje arba pateikia motyvuotą atsisakymą (paštu, faksu ir elektroninėmis priemonėmis (patvirtinęs elektroniniu parašu) nuotoliniu būdu, tiesiogiai pareiškėjui arba per kontaktinį centrą) registruoti šiame punkte nurodytus asmenis kaip turinčius teisę teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas. Atsisakyme taip pat turi būti nurodoma, kad dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas galima teikti, šio tvarkos aprašo nustatyta tvarka gavus Lietuvos vyriausiojo archyvaro išduotą licenciją.
V. PATEIKTŲ DOKUMENTŲ NAGRINĖJIMO TVARKA IR TERMINAI
8. Dokumentai licencijai gauti siunčiami registruotu laišku, pateikiami Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai tiesiogiai arba per kontaktinį centrą. Dokumentai taip pat gali būti pateikti ir elektroninėmis priemonėmis (patvirtinus elektroniniu parašu), tiesiogiai ar per kontaktinį centrą.
9. Lietuvos vyriausiasis archyvaras turi įvertinti ir patikrinti:
9.3. ar pateikęs šio tvarkos aprašo 5 punkte nurodytus dokumentus licenciją gauti siekiantis fizinis asmuo ar juridinio asmens vadovas neturi neišnykusio arba nepanaikinto teistumo už sunkius ar labai sunkius tyčinius nusikaltimus ar nusikaltimus nuosavybei, turtinėms teisėms ir turtiniams interesams, ekonomikai ir verslo tvarkai ar finansų sistemai (Lietuvos vyriausiojo archyvaro prašymu šią informaciją per 10 darbo dienų pateikia Informatikos ir ryšių departamentas prie Vidaus reikalų ministerijos);
9.4. ar dokumentų saugyklų įrengimas atitinka teisės aktų nustatytus reikalavimus, ar jose sudarytos tinkamos dokumentų saugojimo sąlygos (kai pareiškėjas siekia gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą);
10. Dokumentai išnagrinėjami (arba pareiškėjui negavus atsakymo per nustatytą terminą laikoma, kad licencija išduota) per Dokumentų ir archyvų įstatymo 18 straipsnio 6 ir 7 dalyse nustatytus terminus. Pranešimus Lietuvos vyriausiasis archyvaras gali pateikti paštu, faksu ir elektroninėmis priemonėmis (patvirtinęs elektroniniu parašu) nuotoliniu būdu, tiesiogiai pareiškėjui arba per kontaktinį centrą.
11. Lietuvos vyriausiojo archyvaro atsisakymas išduoti licenciją turi būti grindžiamas Dokumentų ir archyvo įstatymo 18 straipsnio 8 dalyje nustatytais pagrindais. Atsisakymas išduoti licenciją gali būti apskųstas Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
VI. LICENCIJŲ IŠDAVIMAS, PATIKSLINIMAS IR DUBLIKATŲ IŠDAVIMAS
13. Licencija atiduodama pareiškėjui asmeniškai, kai šis pateikia asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą, arba jo atstovui, pateikusiam asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą ir atstovavimą liudijantį dokumentą.
14. Licencijos turėtojas per 5 darbo dienas nuo Dokumentų ir archyvų įstatymo 18 straipsnio 9 dalyje nurodytų duomenų pasikeitimo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai turi pateikti prašymą patikslinti licenciją. Prašymas ir informacija gali būti pateikti ir elektroninėmis priemonėmis (patvirtinus elektroniniu parašu), tiesiogiai ar per kontaktinį centrą.
15. Lietuvos vyriausiasis archyvaras, gavęs visus dokumentus, kurių reikia licencijai patikslinti, privalo juos išnagrinėti ir ne vėliau kaip per 10 darbo dienų išduoti patikslintą licenciją arba pateikti rašytinį motyvuotą atsisakymą ją išduoti. Pranešimas licencijos turėtojui gali būti pateikiamas ir elektroninėmis priemonėmis (patvirtinus elektroniniu parašu), tiesiogiai ar per kontaktinį centrą. Jeigu pateikti ne visi dokumentai, jų nagrinėjimo terminas skaičiuojamas nuo visų dokumentų (patikslintų), kurių reikia licencijai patikslinti, gavimo dienos.
16. Praradus ar sugadinus licencijos originalą, išduodamas licencijos dublikatas. Licencijos turėtojas per 5 darbo dienas nuo licencijos praradimo ar sugadinimo aplinkybių paaiškėjimo turi pateikti Lietuvos vyriausiajam archyvarui rašytinį prašymą (su motyvuotu paaiškinimu) išduoti licencijos dublikatą. Licencijos dublikate, be šio tvarkos aprašo 4 punkte nurodytų duomenų, nurodoma ir dublikato išdavimo data, o viršutiniame dešiniajame kampe įrašomas žodis „Dublikatas“.
VII. INFORMACIJOS APIE LICENCIJAS SKELBIMAS
18. Lietuvos vyriausiasis archyvaras apie licencijų išdavimą, jų galiojimo sustabdymą, galiojimo sustabdymo panaikinimą, prarastos licencijos galiojimo panaikinimą ir dublikato išdavimą skelbia interneto svetainėje www.archyvai.lt. Skelbiami šie duomenys:
19. Informacija apie juridiniams asmenims išduotas licencijas, jų galiojimo sustabdymą, galiojimo sustabdymo panaikinimą, licencijų galiojimo panaikinimą teikiama Juridinių asmenų registro tvarkytojui Juridinių asmenų registro nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. lapkričio 12 d. nutarimu Nr. 1407 (Žin., 2003, Nr. 107-4810), nustatyta tvarka.
VIII. LICENCIJUOJAMos PASLAUGOS TEIKIMO SĄLYGOS, LICENCIJos TURĖTOJo TEISĖS IR PAREIGOS
20. Licencijos turėtojo pareigos nustatytos Dokumentų ir archyvų įstatymo 18 straipsnio 11 dalyje ir kituose licencijuojamą paslaugą reglamentuojančiuose teisės aktuose.
21. Licencijos turėtojas negali perleisti jam išduotos licencijos kitam asmeniui ar savo vardu įgalioti kitų asmenų teikti licencijoje nurodytą paslaugą.
22. Licencijos turėtojas, turintis licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, gali teikti šią paslaugą tik tose dokumentų saugyklose, kurių duomenys nurodyti licencijoje.
23. Licencijos turėtojas įstatymų nustatyta tvarka turi teisę apskųsti sprendimus dėl licencijos galiojimo sustabdymo, licencijos galiojimo panaikinimo, atsisakymo patikslinti licenciją, atsisakymo panaikinti licencijos galiojimo sustabdymą, atsisakymo išduoti licencijos dublikatą.
24. Lietuvos vyriausiasis archyvaras, jo įgalioti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbuotojai ar Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimu valstybės archyvai, Dokumentų ir archyvų įstatymo 18 straipsnio 13 dalies pagrindais vykdydami licencijuojamos paslaugos teikimo sąlygų priežiūrą, gali patikrinti licencijos turėtojo darbuotojų, kurių darbas tiesiogiai susijęs su licencijuojama paslauga, profesinę kvalifikaciją pagal tai patvirtinančius dokumentus. Vykdant licencijos turėtojų licencijuojamos paslaugos teikimo sąlygų priežiūrą, vadovaujamasi Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975) ketvirtojo skirsnio nuostatomis.
IX. LICENCIJOS GALIOJIMO SUSTABDYMAS IR PANAIKINIMAS
26. Licencijos galiojimas sustabdomas Dokumentų ir archyvų įstatymo 18 straipsnio 15 dalyje nustatytais pagrindais, o licencijos galiojimas panaikinamas Dokumentų ir archyvų įstatymo 18 straipsnio 17 dalyje nustatytais pagrindais.
27. Lietuvos vyriausiasis archyvaras apie priimtą sprendimą sustabdyti licencijos galiojimą sprendimo priėmimo dieną turi paštu, faksu ir elektroninėmis priemonėmis (patvirtinęs elektroniniu parašu) nuotoliniu būdu, tiesiogiai arba per kontaktinį centrą pranešti licencijos turėtojui ir nurodyti licencijos galiojimo sustabdymo motyvus. Licencijos galiojimo sustabdymo panaikinimo terminai ir procedūra yra nustatyti Dokumentų ir archyvų įstatymo 18 straipsnio 16 dalyje.
28. Lietuvos vyriausiasis archyvaras apie priimtą sprendimą panaikinti licencijos galiojimą sprendimo priėmimo dieną turi paštu, faksu ir elektroninėmis priemonėmis (patvirtinęs elektroniniu parašu) nuotoliniu būdu, tiesiogiai arba per kontaktinį centrą pranešti licencijos turėtojui ir nurodyti licencijos galiojimo panaikinimo motyvus.
X. LICENCIJŲ TURĖTOJŲ SAUGOMŲ DOKUMENTŲ IR LICENCIJŲ GRĄŽINIMAS
29. Licencijos turėtojas, informuotas apie licencijos galiojimo panaikinimą, negali sudaryti naujų sutarčių dėl dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugų teikimo.
30. Panaikinus licencijos galiojimą, buvęs licencijos turėtojas per 20 kalendorinių dienų privalo grąžinti pagal sutartinius įsipareigojimus priimtus saugoti dokumentus juos perdavusiems fiziniams ar juridiniams asmenims, o jei tokių nebėra, – jų teisių perėmėjams.
Panaikinus licencijos galiojimą, licencijos originalas arba dublikatas per 30 kalendorinių dienų nuo licencijos panaikinimo grąžinamas Lietuvos vyriausiajam archyvarui.
XI. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
31. Už licencijų išdavimą, patikslinimą ir licencijų dublikatų išdavimą mokama nustatyto dydžio valstybės rinkliava Lietuvos Respublikos rinkliavų įstatymo (Žin., 2000, Nr. 52-1484) ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. gruodžio 15 d. nutarimo Nr. 1458 „Dėl konkrečių valstybės rinkliavos dydžių ir šios rinkliavos mokėjimo ir grąžinimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2000, Nr. 108-3463; 2008, Nr. 36-1285) nustatyta tvarka.