LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO

ĮSAKYMAS

 

DĖL DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO

 

2011 m. gruodžio 28 d. Nr. V-157

Vilnius

 

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 5 straipsnio 3 dalies 6 punktu ir 12 straipsnio 3 dalimi:

1. Tvirtinu Dokumentų saugojimo taisykles (pridedama).

2. Laikau netekusiais galios:

2.1. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2007 m. balandžio 5 d. įsakymą Nr. V-49 „Dėl dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2007, Nr. 41-1565);

2.2. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. gruodžio 11 d. įsakymą Nr. V-132 „Dėl Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2007 m. balandžio 5 d. įsakymo Nr. V-49 „Dėl dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 2008, Nr. 146-5900).

 

 

Lietuvos vyriausiasis archyvaras                              Ramojus Kraujelis

Patvirtinta

Lietuvos vyriausiojo archyvaro

2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157

 

DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TAISYKLĖS

 

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

 

1. Dokumentų saugojimo taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.

2. Šios Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982), Statybos įstatymo (Žin., 1996, Nr. 32-788; 2001, Nr. 101-3597) nuostatomis ir atsižvelgiant į Lietuvos ir tarptautinius standartus.

3. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos:

Saugykla – patalpa, specialiai įrengta dokumentams saugoti.

Saugyklos mikroklimatas – saugyklos oro temperatūros ir santykinės drėgmės parametrų visuma.

Dokumentų neterminuoto saugojimo saugykla – patalpa, kurioje dokumentai saugomi neribotą laiką.

Dokumentų terminuoto saugojimo saugykla – patalpa, kurioje dokumentai saugomi ribotą laiką (iki 100 metų) iki jų perdavimo toliau saugoti arba sunaikinimo.

Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme.

 

II. BENDRIEJI SAUGyklų ĮRENGIMO REIKALAVIMAI

 

4. Bendrieji saugyklų įrengimo reikalavimai taikomi visoms dokumentų saugojimo patalpoms.

5. Archyvų pastatai ir saugyklos projektuojami ir įrengiami vadovaujantis normatyviniais statybos techniniais dokumentais ir šių Taisyklių reikalavimais.

6. Dokumentų saugyklos eksploatuojamos laikantis šiems objektams taikomų gaisrinę saugą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų.

7. Saugyklos, kuriose saugomi įslaptinti dokumentai, turi būti įrengtos pagal Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatyme (Žin., 1999, Nr. 105-3019; 2004, Nr. 4-29), kituose teisės aktuose bei šiose Taisyklėse nustatytus reikalavimus.

8. Saugyklos turi būti įrengiamos specialiai archyvui pastatytuose pastatuose arba dokumentams saugoti pritaikytose patalpose (rekomenduotina šiaurinėje pastato dalyje), kurių atitvarinės konstrukcijos apsaugotų dokumentus nuo kenksmingo aplinkos fizinio poveikio.

9. Saugyklų aukštis turi būti ne mažesnis kaip 250 cm.

10. Saugyklose langai neįrengiami. Jei saugyklai pritaikytoje patalpoje yra langų, jie uždengiami apsauginėmis priemonėmis, saugančiomis nuo tiesioginės dienos šviesos, o žemutiniuose aukštuose – ir nuo įsilaužimo.

11. Saugyklose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių.

12. Ant saugyklų grindų (pagrindiniame take ir tarp stacionariųjų stelažų) liuminescenciniais dažais pažymima evakuacijos kryptis.

13. Saugyklų apšvietimo reikalavimai:

13.1. Saugyklos apšviečiamos tik prireikus paimti dokumentus ar padėti juos į vietą.

13.2. Apšviestumas negali viršyti 240 liuksų.

13.3. Saugykloms apšviesti naudojami liuminescenciniai ar kaitriniai šviestuvai, turintys difuzorius ir šilumos sugeriamuosius filtrus. Jei šviestuvo skleidžiama santykinė ultravioletinė spinduliuotė viršija 75mW/lm, būtinas ultravioletinę spinduliuotę sumažinantis filtras.

13.4. Atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos turi būti ne mažesnis kaip 15 cm.

14. Saugyklose turi būti naudojama dokumentams saugoti skirta įranga, neturinti aštrių briaunų, kampų ar išsikišimų, kad nepažeistų dokumentų.

15. Saugyklose negali būti įrengiamos darbo vietos.

16. Saugyklų įrangai naudojamos nedegios, apsaugotos nuo korozijos, dulkių neskleidžiančios ir netraukiančios medžiagos. Saugyklų įrangai nenaudojamos medžiagos, kurių sudedamosios dalys ar irimo produktai išskiria saugomiems dokumentams kenksmingas medžiagas (1 priedas).

17. Stelažų išdėstymo reikalavimai:

17.1. Stacionarieji stelažai išdėstomi paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką ir ne mažesnę kaip 80 cm pločio praeigą tarp stelažų eilių.

17.2. Mobilieji stelažai išdėstomi paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką. Ne daugiau kaip dešimčiai dvipusių mobiliųjų stelažų eilių paliekama viena, ne mažesnė kaip 100 cm pločio, praeiga.

18. Stelažų konstrukcija ir jų išdėstymas neturi trikdyti oro apytakos. Stelažai ir jų lentynos turi išlaikyti potencialų krūvį. Stelažo viršutinė lentyna turi būti uždengta.

19. Stelažuose turi būti numatyta galimybė lengvai keisti atstumus tarp lentynų. Minimalus atstumas tarp lentynų – aukščiausio dėklo (dėžutės, aplanko ar kt.) aukštis + 3 cm. Atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos turi būti ne mažesnis kaip 15 cm. Lentynų plotis turi būti toks, kad dokumentai nekyšotų už lentynos krašto.

20. Saugyklose, kuriose neįrengtos oro kondicionavimo sistemos, turi būti temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai.

 

III. SPECIALIEJI SAUGYKLŲ ĮRENGIMO REIKALAVIMAI

 

21. Specialieji saugyklų įrengimo reikalavimai taikomi dokumentų neterminuoto saugojimo saugykloms.

22. Specialiai archyvui statomiems pastatams vieta parenkama taip, kad pastatas nebūtų:

22.1. potencialių žemės nuošliaužų ar galimų potvynių zonoje;

22.2. ypač didelės taršos zonoje; šalia objektų, kurie skleidžia vibraciją, pritraukia graužikus, vabzdžius ir kitokius kenkėjus;

22.3. objektų, galinčių sukelti sprogimą ar gaisrą, zonoje;

22.4. šalia strateginių objektų, galinčių tapti taikiniu karinio konflikto ar teroro akto metu.

23. Saugyklose turi būti įrengtos:

23.1. oro kondicionavimo sistemos, atitinkančios normatyviniuose statybos techniniuose dokumentuose nustatytus reikalavimus;

23.2. automatinės gaisro aptikimo, gesinimo, dūmų šalinimo sistemos, atitinkančios normatyviniuose statybos techniniuose dokumentuose nustatytus reikalavimus.

24. Saugyklų apšvietimas turi būti suskirstytas į atskiras sekcijas: pagrindinis takas ir atskiros apšvietimo sekcijos virš stelažų.

25. Saugyklos turi būti apšviečiamos tik liuminescenciniais šviestuvais.

26. Dokumentų aklimatizacijai turi būti įrengta atskira patalpa, kurioje palaikoma tarpinė, lyginant su saugyklomis ir darbo patalpomis, temperatūra.

 

IV. DOKUMENTŲ SAUGOJIMO REIKALAVIMAI

 

27. Dokumentų saugojimo būdas ir sąlygos priklauso nuo dokumentų laikmenos ir informacijos fiksavimo būdo. Vienoje saugykloje neturi būti saugomi dokumentai, saugotini skirtingomis sąlygomis.

28. Dokumentų terminuoto saugojimo saugyklų mikroklimatas turi atitikti šių Taisyklių 2 priede nustatytus optimalius parametrus.

29. Dokumentų neterminuoto saugojimo saugyklų mikroklimatas turi atitikti šių Taisyklių 3 priede nustatytus optimalius parametrus.

30. Saugyklų mikroklimato parametrai matuojami ir fiksuojami ne rečiau kaip kas antrą darbo dieną dokumentus saugančios įstaigos vadovo ar kito teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčio asmens nustatytu laiku. Jei nėra įrengta oro kondicionavimo sistema, mikroklimato parametrai matuojami 100–150 cm aukštyje nuo grindų.

31. Dokumentai saugomi apsauginiuose dėkluose, kurie turi prilaikyti dokumentus, nesukeldami pašalinio spaudimo:

31.1. dokumentų bylos – jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse;

31.2. didelio formato dokumentai (pergamentai, planai, žemėlapiai, brėžiniai ir kita) –apsauginiuose aplankuose;

31.3. ypač didelio formato dokumentai, kurių pagrindas pakankamai tvirtas, gali būti saugomi suvynioti gaubtuose;

31.4. lengvai pažeidžiami dokumentai – apsauginiuose aplankuose tarp minkštų paklotų;

31.5. kino juostos, magnetinės ir optinės laikmenos – specialiose dėžutėse.

32. Apsauginiai dėklai (viršeliai, dėžutės, aplankai ir kita) turi būti pagaminti:

32.1. iš neutralių medžiagų, kurių pH nuo 7,5 iki 10 ir kurių sudėtyje nėra lignino, – jei skirti popieriuje sudarytiems dokumentams, pergamentams, odai, garso plokštelėms, magnetinėms juostoms ir optiniams diskams saugoti;

32.2. iš neutralių medžiagų, kurių pH nuo 6 iki 10 ir kurių sudėtyje nėra chloridų ir lignino, – jei skirti fotografijoms, mikrofilmams ir kino juostoms saugoti.

33. Dokumentai saugomi lentynose horizontalioje ar vertikalioje padėtyje. Didelio formato ir lengvai pažeidžiami dokumentai saugomi jiems pritaikytose specialiose lentynose ar stalčiuose. Dokumentus, kurie yra aukštesni nei 40 cm, rekomenduojama saugoti specialiuose stelažuose gulsčius arba pakabintus, jei jų pagrindas yra pakankamai tvirtas.

34. Laikyti dokumentus ant grindų, palangių ar nuo korozijos neapsaugotose metalinėse lentynose draudžiama.

 

V. SAUGYKLŲ PRIEŽIŪRA

 

35. Saugyklose draudžiama laikyti pašalinius daiktus ir užsiimti veikla, nesusijusia su dokumentų saugojimu.

36. Saugyklos turi būti valomos sausu (dulkių siurbliais) ir (ar) drėgnu būdu, tik šioms patalpoms valyti skirtomis priemonėmis.

Dokumentų neterminuoto saugojimo saugykloms valyti naudojami dulkių siurbliai, kuriuose yra filtrai, sulaikantys pelėsių ir grybelių sporas.

 

_________________

Dokumentų saugojimo taisyklių

1 priedas

 

MEDŽIAGOS IR PRODUKTAI, KURIE IRDAMI IŠSKIRIA SAUGOMIEMS DOKUMENTAMS KENKSMINGAS MEDŽIAGAS

 

1. Celiuliozės nitrato turintys klijai, lakai ir kiti produktai.

2. Poliuretano turintys dažai, klijai ir kiti produktai.

3. Rūgšties turintis silikonas.

4. Sieros turinčios medžiagos, galinčios išskirti sieros dioksidą (SO2), sieros vandenilį (H2S) ar merkaptaną (RSH).

5. Lakūs organiniai junginiai (VOCS).

6. Irūs chloro polimerai (PVCS).

7. Formaldehido junginius karbamidą (NH2-CO-NH2), fenolą (C6H5OH), resorcinolą (C6H4(OH)2) išskirianti klijuotinė fanera, kartonas, laminatas ir kiti produktai.

8. Vinilo turintys produktai.

9. Aliejiniai ar modifikuoti alkidiniai dažai.

10. Asbestas.

11. Celiuliozės acetatinės medžiagos.

 

_________________

Dokumentų saugojimo taisyklių

2 priedas

 

DOKUMENTŲ TERMINUOTO SAUGOJIMO SAUGYKLŲ MIKROKLIMATO PARAMETRAI

 

Dokumento laikmena

Temperatūra °C

Santykinė drėgmė %

Popierius, fotopopierius, kino juosta, fotojuosta, mikrofilmo juosta, garso ir vaizdo magnetinė juosta, kompiuterinė magnetinė ir optinė laikmena

20 ± 5

50 ± 10

 

_________________

 

Dokumentų saugojimo taisyklių

3 priedas

 

DOKUMENTŲ NETERMINUOTO SAUGOJIMO SAUGYKLŲ MIKROKLIMATO PARAMETRAI

 

Dokumento laikmena

Temperatūra °C

Santykinė drėgmė %

Popierius

Pergamentas

Oda

18 ± 2

55 ± 5

Spalvota kino juosta, fotojuosta celiuliozės acetato ar poliesterio pagrindu

Spalvota fotoplokštelė

Spalvotas fotopopierius

14 ± 2

45 ± 5

Nespalvota mikrofilmo juosta, kino juosta, fotojuosta celiuliozės acetato ar poliesterio pagrindu

Nespalvota fotoplokštelė

Nespalvotas fotopopierius

Gramofono diskas

Kompiuterinė magnetinė ir optinė laikmena

16 ± 2

45 ± 5

Kino juosta celiuliozės nitrato pagrindu

14 ± 1

45 ± 5

 

_________________