LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIO DIREKTORIAUS
Į S A K Y M A S
DĖL NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO PAPILDYMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2006 m. lapkričio 22 d. Nr. V-100
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 3 straipsnio 2 dalimi ir 15 straipsnio 5 dalimi:
PATVIRTINTA
Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2006 m. lapkričio 22 d. įsakymu Nr. V-100
NACIONALINIO DOKUMENTŲ FONDO PAPILDYMO TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Nacionalinio dokumentų fondo papildymo taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių ir fizinių asmenų (toliau vadinama – juridiniai ir fiziniai asmenys) veiklos dokumentų, taip pat iš užsienio valstybių gautų Lietuvos istorinio paveldo ar su Lietuva susijusių dokumentų ar jų kopijų vertinimo ir priėmimo į valstybės archyvus tvarką.
2. Lietuvos istorinio paveldo ar su Lietuva susiję dokumentai ar jų kopijos, gauti pagal Lietuvos Respublikos tarptautines sutartis ar Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų departamentas) vardu su užsienio valstybių ar organizacijų institucijomis sudarytus susitarimus, Nacionalinį dokumentų fondą papildo šiose sutartyse ar susitarimuose nustatytomis sąlygomis.
3. Valstybės archyvų priimti juridinių ar fizinių asmenų veiklos dokumentai tampa Nacionalinio dokumentų fondo sudėtine dalimi ir juos perdavusiems asmenims negrąžinami.
4. Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) vartojamas sąvokas.
II. DOKUMENTŲ VERTINIMO IR PRIĖMIMO TVARKA
5. Sprendimą dėl juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentų priėmimo į valstybės archyvus papildant Nacionalinį dokumentų fondą priima Lietuvos archyvų departamentas, gavęs:
6. Lietuvos archyvų departamentas, gavęs juridinio ar fizinio asmens sutikimą ar kreipimąsi dėl veiklos dokumentų perdavimo, atitinkamam valstybės archyvui paveda atlikti juridinio ar fizinio asmens veiklos dokumentų vertinimą.
7. Valstybės archyvas, gavęs Lietuvos archyvų departamento pavedimą ar savo iniciatyva rengdamas siūlymą dėl dokumentų priėmimo, juridinio ar fizinio asmens veiklos dokumentus įvertina pagal šiuos kriterijus:
7.1. juridinio ar fizinio asmens veiklos laikotarpis ir sritys, veiklos pobūdžio išskirtinumas ir svarba visuomenėje ar tam tikroje visuomeninio gyvenimo srityje (mokslinėje, kūrybinėje, ekonominėje ir kt.);
7.3. dokumentų reikšmingumas, informatyvumas, veiklos sričių (pobūdžio) ir įvykių atspindėjimas dokumentuose;
8. Valstybės archyvas, įvertinęs juridinio ar fizinio asmens veiklos dokumentus, teikia Lietuvos archyvų departamentui motyvuotą siūlymą (priedas) sprendimui dėl Nacionalinio dokumentų fondo papildymo juridinio ar fizinio asmens veiklos dokumentais priimti.
Valstybės archyvo siūlyme turi būti nurodyta informacija apie juridinio ar fizinio asmens veiklos dokumentų vertinimą pagal šių Taisyklių 7 punkte nustatytus kriterijus ir kita reikšminga informacija.
9. Lietuvos archyvų departamentas sprendimą dėl Nacionalinio dokumentų fondo papildymo juridinio ar fizinio asmens veiklos dokumentais priima per mėnesį nuo valstybės archyvo siūlymo gavimo. Asmuo apie priimtą sprendimą informuojamas raštu.
10. Jei Lietuvos archyvų departamentas priima sprendimą papildyti Nacionalinį dokumentų fondą juridinio ar fizinio asmens veiklos dokumentais, jie valstybės archyvui perduodami šalių susitarimu.
11. Sutartyje nurodoma:
12. Prireikus sutartyje gali būti aptarta:
12.1. valstybės archyvo įsipareigojimai sutvarkyti dokumentus ir (ar) sudaryti jų apskaitos dokumentus, jei perduodami dokumentai nesutvarkyti; pateikti dokumentus perdavusiam asmeniui sudarytų apskaitos dokumentų kopijas;
12.2. dokumentų, kurių valstybės archyvas, atlikęs jų vertės ekspertizę, nuspręs nuolat nesaugoti, grąžinimas juos perdavusiam asmeniui ar šio sutikimas tokius dokumentus sunaikinti;
13. Dokumentų perdavimas valstybės archyvui įforminamas dokumentų perdavimo aktu, kuriame nurodoma:
14. Valstybės archyvas priimtus dokumentus įtraukia į archyvo apskaitos sistemą. Jei archyvas priima nesutvarkytus dokumentus, atliekama jų vertės ekspertizė ir dokumentai sutvarkomi pagal teisės aktų reikalavimus.
Nacionalinio dokumentų fondo papildymo
taisyklių
priedas
(Siūlymo dėl sprendimo papildyti Nacionalinį dokumentų fondą forma)
(Herbas)
___________________________________
(valstybės archyvo pavadinimas)
___________________________________
(valstybės archyvo duomenys)
(Adresatas)
SIŪLYMAS DĖL SPRENDIMO PAPILDYTI NACIONALINĮ DOKUMENTŲ FONDĄ
_____________ Nr. _____
(data)
1. Dokumentų sudarytojas
(Nurodomas juridinio asmens pavadinimas, duomenys; fizinio asmens vardas ir pavardė, gimimo metai, gyvenamoji vieta)
2. Dokumentų sudarytojo veikla
(Pateikiama informacija apie juridinio asmens struktūrą (filialus, atstovybes ir pan.), veiklos laikotarpį ir sritis; fizinio asmens svarbesnius biografinius faktus, veiklos pobūdį, taip pat informacija apie dokumento sudarytojo veiklos (ar atskirų jos sričių) išskirtinumą ir ryšius)
3. Veiklos dokumentai
(Aptariami dokumentų sudarytojo veiklą atspindintys dokumentai, jų reikšmingumas, informatyvumas, būdingiausios rūšys ir autentiškumas (originalumas). Nurodomi dokumentų fiziniai duomenys: laikmenos, būklė ir kiekis. Pateikiama informacija apie dokumentų sisteminimą ir sutvarkymą)
4. Papildoma informacija
(Nurodomi galimi priėjimo prie dokumentų ribojimai, autorių, gretutinės teisės, kiti su galimu dokumentų priėmimu susiję aspektai)
5. Numatomos dokumentų sutvarkymo sąnaudos
(Jei vertinami nesusisteminti (nesutvarkyti) dokumentai, nurodomi valstybės archyvo numatomi dokumentų sutvarkymo darbai, preliminarus jų užbaigimo terminas ir pan.)