LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTRO
Į S A K Y M A S
DĖL išorės sienų fondo ir europos grąžinimo fondo išlaidų deklaracijų, teikiamų Europos komisijai, tvirtinimo, išieškotinų ir išieškotų sumų apskaitos tvarkos APRAŠO patvirtinimo
2010 m. rugsėjo 7 d. Nr. 1V-567
Vilnius
Atsižvelgdamas į Europos Parlamento ir Tarybos 2007 m. gegužės 23 d. sprendimo Nr. 574/2007/EB dėl Išorės sienų fondo 2007–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo (OL 2007 L 144, p. 22) 29 straipsnio 1 dalies m punktą ir Europos Parlamento ir Tarybos 2007 m. gegužės 23 d. sprendimo Nr. 575/2007/EB dėl Europos grąžinimo fondo 2008–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo (OL 2007 L 144, p. 45) 27 straipsnio 1 dalies m punktą ir vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. spalio 24 d. nutarimo Nr. 1128 „Dėl Išorės sienų fondą ir Europos grąžinimo fondą administruojančių institucijų paskyrimo ir įgaliojimų suteikimo“ (Žin., 2007, Nr. 112-4570) 2 punktu bei Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2008 m. vasario 6 d. įsakymo Nr. 1V-49 „Dėl funkcijų paskirstymo tarp institucijų, administruojančių Išorės sienų fondą ir Europos grąžinimo fondą, projektų atrankos ir priežiūros komitetų funkcijų nustatymo“ (Žin., 2008, Nr. 21-772; 2009, Nr. 27-1057) 1.19 punktu,
t v i r t i n u Išorės sienų fondo ir Europos grąžinimo fondo išlaidų deklaracijų, teikiamų Europos Komisijai, tvirtinimo, išieškotinų ir išieškotų sumų apskaitos tvarkos aprašą (pridedama).
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos vidaus reikalų
ministro 2010 m. rugsėjo 7 d.
įsakymu Nr. 1V-567
IŠORĖS SIENŲ IR EUROPOS GRĄŽINIMO FONDŲ išlaidų deklaracijų, teikiamų europos komisijai, tvirtinimo, išieškotinų ir išieškotų sumų apskaitos TVARKos aprašas
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Išorės sienų ir Europos grąžinimo fondų išlaidų deklaracijų, teikiamų Europos Komisijai, tvirtinimo, išieškotinų ir išieškotų sumų apskaitos tvarkos aprašas (toliau – Tvarkos aprašas) nustato Europos Parlamento ir Tarybos 2007 m. gegužės 23 d. sprendimu Nr. 574/2007/EB dėl Išorės sienų fondo 2007–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo (OL 2007 L 144, p. 22) (toliau – Sprendimas Nr. 574/2007/EB) įsteigto Išorės sienų fondo (toliau – Išorės sienų fondas) ir Europos Parlamento ir Tarybos 2007 m. gegužės 23 d. sprendimu Nr. 575/2007/EB dėl Europos grąžinimo fondo 2008–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo (OL 2007 L 144, p. 45) (toliau – Sprendimas Nr. 575/2007/EB) įsteigto Europos grąžinimo fondo (toliau – Europos grąžinimo fondas) išlaidų deklaracijų, teikiamų Europos Komisijai, tvirtinimo tvarką bei išmokėtų Išorės sienų fondo ir Europos grąžinimo fondo finansinės paramos lėšų, teisės aktų nustatyta tvarka pripažintų išieškotinomis ir išieškotų sumų apskaitos tvarką.
2. Tvarkos apraše vartojamos sąvokos:
Metinės programos įgyvendinimo pažangos ataskaita – Sprendimo Nr. 574/2007/EB 41 straipsnio 4 dalyje ir Sprendimo Nr. 575/2007/EB 39 straipsnio 4 dalyje nurodyta metinės programos įgyvendinimo pažangos ataskaita, kurioje atsakingoji institucija pateikia informaciją apie pažangą įgyvendinant metinę programą.
Metinės programos įgyvendinimo galutinė ataskaita – Sprendimo Nr. 574/2007/EB 42 straipsnio 1 dalies b punkte ir Sprendimo Nr. 575/2007/EB 40 straipsnio 1 dalies b punkte nurodyta galutinė metinės programos įgyvendinimo ataskaita, kurioje atsakingoji institucija pateikia informaciją apie metinės programos įgyvendinimo rezultatus.
Antrojo išankstinio mokėjimo laikotarpio išlaidų deklaracija – Europos Komisijos 2008 m. kovo 5 d. sprendimu Nr. 2008/456/EB nustatyti Europos Parlamento ir Tarybos sprendimo 574/2007/EB dėl Išorės sienų fondo 2007–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo įgyvendinimo taisykles, susijusias su valstybių narių valdymo ir kontrolės sistemomis, administracinio ir finansų valdymo taisyklėmis bei fondo bendrai finansuojamų projektų išlaidų tinkamumu (OL 2008 L 167, p. 1) (toliau – Sprendimas Nr. 2008/456/EB) ir 2008 m. kovo 5 d. Europos Komisijos sprendimu Nr. 2008/458/EB nustatyti Europos Parlamento ir Tarybos sprendimo Nr. 575/2007/EB dėl Europos grąžinimo fondo 2008–2013 m. laikotarpiui pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą įsteigimo įgyvendinimo taisykles, susijusias su valstybių narių valdymo ir kontrolės sistemomis, administracinio ir finansų valdymo taisyklėmis, bei fondo bendrai finansuojamų projektų išlaidų tinkamumu (OL 2008 L 167, p. 135) (toliau – Sprendimas Nr. 2008/458/EB) VIII priede nustatytos formos tvirtinančiosios institucijos rengiama deklaracija, kurioje patvirtinamas Europos Komisijai metinės programos įgyvendinimo pažangos ataskaitoje nurodytos bendros išlaidų sumos teisingumas.
Likučio išmokėjimo išlaidų deklaracija – Sprendimo Nr. 2008/456/EB ir Sprendimo Nr. 2008/458/EB IX priede nustatytos formos tvirtinančiosios institucijos rengiama deklaracija, kurioje patvirtinamas Europos Komisijai metinės programos įgyvendinimo galutinėje ataskaitoje nurodytos bendros išlaidų sumos teisingumas.
Kitos Tvarkoje vartojamos sąvokos atitinka Sprendime Nr. 574/2007/EB, Sprendime Nr. 575/2007/EB, Sprendime Nr. 2008/456/EB, Sprendime Nr. 2008/458/EB ir kituose Išorės sienų fondo ir Europos grąžinimo fondo administravimą ir įgyvendinimą reglamentuojančiuose Europos Sąjungos bei Lietuvos Respublikos teisės aktuose vartojamas sąvokas.
3. Išorės sienų fondą ir Europos grąžinimo fondą administruojančios atsakingoji, įgaliotoji, tvirtinančioji ir audito institucijos paskirtos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. spalio 24 d. nutarimu Nr. 1128 „Dėl Išorės sienų fondą ir Europos grąžinimo fondą administruojančių institucijų paskyrimo ir įgaliojimų suteikimo“ (Žin., 2007, Nr. 112-4570). Išorės sienų fondą ir Europos grąžinimo fondą administruojančioje įgaliotąja ir tvirtinančiąja institucija paskirtoje viešojoje įstaigoje Centrinė projektų valdymo agentūra (toliau – CPVA) įgaliotajai ir tvirtinančiai institucijai nustatytos funkcijos yra atskirtos tarp CPVA struktūrinių padalinių ir pareigybių CPVA direktoriaus 2008 m. balandžio 8 d. įsakymu Nr. 2008/8-40 „Dėl įgaliotosios ir tvirtinančiosios institucijų atskyrimo Centrinėje projektų valdymo agentūroje, administruojant Išorės sienų fondą ir Europos grąžinimo fondą“.
II. išlaidų deklaracijŲ EUROPOS KOMISIJAI tvirtinimas
4. Atsakingoji, įgaliotoji ir audito institucijos tvirtinančiajai institucijai turi pateikti antrojo išankstinio mokėjimo laikotarpio išlaidų deklaracijos ar likučio išmokėjimo išlaidų deklaracijos (toliau – išlaidų deklaracijos) parengimui reikalingas ataskaitas ir dokumentus, nurodytus šio Tvarkos aprašo 5–8 punktuose. Tvirtinančiajai institucijai teikiamų ataskaitų formas nustato tvirtinančioji institucija, suderinusi jas su institucija, kuri teiks atitinkamus dokumentus. Suderintos ataskaitų formos yra tvirtinamos CPVA direktoriaus įsakymu ir paskelbiamos CPVA interneto svetainėje www.cpva.lt.
5. Ataskaitos už laikotarpius, buvusius iki šio Tvarkos aprašo patvirtinimo dienos, ir dokumentai, parengti bei patvirtinti iki šio Tvarkos aprašo patvirtinimo dienos, tvirtinančiajai institucijai turi būti pateikti per vieną kalendorinį mėnesį nuo šio Tvarkos aprašo įsigaliojimo dienos.
6. Atsakingoji institucija tvirtinančiajai institucijai turi pateikti šias ataskaitas ir dokumentus:
6.1. ataskaitą apie nustatytus ir neištaisytus pažeidimus, išieškotinas ir išieškotas sumas – už kiekvieną kalendorinį ketvirtį iki kito kalendorinio ketvirčio antrojo mėnesio 1 dienos; jei per kalendorinį ketvirtį pažeidimų, išieškotinų sumų nėra nustatoma, o išieškotų sumų nėra – ataskaita neteikiama;
6.2. ataskaitą apie atsakingosios institucijos tinkamomis ir netinkamomis pripažintas su valstybės ar tarnybos paslaptimi susijusias išlaidas bei ataskaitą apie išmokėtas Išorės sienų fondo arba Europos grąžinimo fondo finansinės paramos ir bendrojo finansavimo lėšas ir palūkanas, sukauptas už disponavimą Išorės sienų fondo arba Europos grąžinimo fondo finansinės paramos ir bendrojo finansavimo lėšomis, ir jų panaudojimą – už visą metinės programos įgyvendinimo pažangos ataskaitos arba metinės programos įgyvendinimo galutinės ataskaitos laikotarpį, likus ne mažiau kaip vienam kalendoriniam mėnesiui iki atitinkamos išlaidų deklaracijos pateikimo Europos Komisijai termino pabaigos;
6.3. metinės programos įgyvendinimo pažangos ataskaitos ir (arba) metinės programos įgyvendinimo galutinės ataskaitos kopiją, po to kai šias ataskaitas patvirtina Išorės sienų fondo priežiūros komitetas arba Europos grąžinimo fondo priežiūros ir projektų atrankos komitetas, tačiau likus ne mažiau kaip vienam kalendoriniam mėnesiui iki atitinkamos išlaidų deklaracijos pateikimo Europos Komisijai termino pabaigos;
6.4. raštų, išsiųstų Europos Komisijai dėl auditų metu nustatytų valdymo ir kontrolės sistemos trūkumų, patvirtintas kopijas – per 5 darbo dienas nuo atitinkamo rašto išsiuntimo;
7. Įgaliotoji institucija tvirtinančiajai institucijai turi pateikti ataskaitą apie įgaliotosios institucijos tinkamomis ir netinkamomis pripažintas išlaidas ir faktiškai apmokėtas atitinkamos metinės programos išlaidas. Ataskaita turi apimti visą metinės programos įgyvendinimo pažangos arba galutinės metinės programos įgyvendinimo ataskaitos laikotarpį ir turi būti pateikta likus ne mažiau kaip vienam kalendoriniam mėnesiui iki atitinkamos išlaidų deklaracijos pateikimo Europos Komisijai termino pabaigos.
8. Audito institucija tvirtinančiajai institucijai turi pateikti:
8.1. daugiametės programos audito strategijos patvirtintą kopiją – per 10 darbo dienų po atitinkamos strategijos patvirtinimo ar pakeitimo dienos;
8.2. visų atliktų programų valdymo ir kontrolės sistemos veikimo bei deklaruotų išlaidų auditų ataskaitų patvirtintas kopijas – per 10 darbo dienų po atitinkamos ataskaitos pasirašymo dienos;
9. Antrojo išankstinio mokėjimo laikotarpio išlaidų deklaracijos pateikimo Europos Komisijai terminas sutampa su metinės programos įgyvendinimo pažangos ataskaitos pateikimo Europos Komisijai terminu. Likučio išmokėjimo išlaidų deklaracijos pateikimo Europos Komisijai terminas sutampa su metinės programos įgyvendinimo galutinės ataskaitos pateikimo Europos Komisijai terminu. Metinės programos įgyvendinimo galutinių ataskaitų pateikimo Europos Komisijai terminai yra nustatyti Sprendimo Nr. 574/2007/EB 42 straipsnio 1 dalyje ir Sprendimo Nr. 575/2007/EB 40 straipsnio 1 dalyje, o metinės programos įgyvendinimo pažangos ataskaitų pateikimo Europos Komisijai terminus nustato atsakingoji institucija ir apie tai raštu informuoja įgaliotąją, tvirtinančiąją ir audito institucijas.
10. Esant poreikiui, tvirtinančioji institucija gali paprašyti atsakingosios ir įgaliotosios institucijų pateikti dokumentus, nustatančius Išorės sienų fondo ir Europos grąžinimo fondo administravimo tvarką.
11. Atsakingosios, įgaliotosios ir audito institucijų pateiktus dokumentus tvirtinančioji institucija nagrinėja tvirtinančiosios institucijos nustatyta tvarka.
12. Jei tvirtinančioji institucija turi pastabų dėl atsakingosios, įgaliotosios ar audito institucijų pateiktų šio Tvarkos aprašo 5–8 punktuose nurodytų dokumentų (išskyrus šio Tvarkos aprašo 6.3 punkte nurodomas ataskaitas), ji jas pateikia per 15 darbo dienų nuo atitinkamų dokumentų gavimo dienos. Atsakingoji, įgaliotoji ar audito institucija gautas pastabas įvertina, esant reikalui dokumentus patikslina ir patikslintus dokumentus tvirtinančiajai institucijai pateikia per 5 darbo dienas nuo pastabų gavimo dienos.
13. Tvirtinančioji institucija, siekdama įsitikinti, kad ji gavo tinkamą ir pakankamą informaciją, susijusią su šio Tvarkos aprašo 6.2, 6.3, 7, 8.2 ir 8.3 punktuose nurodomose ataskaitose nurodytomis išlaidomis, gali atlikti papildomus patikrinimus atsakingoje, įgaliotojoje ir (arba) audito institucijose. Apie patikrinimo tikslus ir apimtį tvirtinančioji institucija turi raštu informuoti instituciją, kurioje planuojamas patikrinimas, likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms iki planuojamo patikrinimo pradžios. Patikrinimui atvykusiems tvirtinančiosios institucijos darbuotojams turi būti sudarytos sąlygos ir suteikta visa informacija, reikalinga patikrinimams atlikti. Ši nuostata netaikoma atsakingosios institucijos saugomiems dokumentams, susijusiems su valstybės ar tarnybos paslaptimi.
14. Antrojo išankstinio mokėjimo laikotarpio išlaidų deklaraciją tvirtinančioji institucija rengia kai atsakingoji institucija pateikia tvirtinančiajai institucijai Išorės sienų fondo priežiūros komiteto arba Europos grąžinimo fondo priežiūros ir projektų atrankos komiteto patvirtintos metinės programos įgyvendinimo pažangos ataskaitos kopiją, kurioje nurodytų išlaidų suma sudaro ne mažiau nei 60 procentų pirmojo išankstinio mokėjimo, siekiant gauti antrą išankstinį mokėjimą, nurodytą Sprendimo Nr. 574/2007/EB 41 straipsnio 4 dalyje ir Sprendimo Nr. 575/2007/EB 39 straipsnio 4 dalyje.
15. Likučio išmokėjimo išlaidų deklaraciją tvirtinančioji institucija rengia, kai atsakingoji institucija pateikia tvirtinančiajai institucijai Išorės sienų fondo priežiūros komiteto arba Europos grąžinimo fondo priežiūros ir projektų atrankos komiteto patvirtintos galutinės metinės programos įgyvendinimo ataskaitos kopiją, siekdama gauti likučio išmokėjimą, nurodytą Sprendimo Nr. 574/2007/EB 42 straipsnio 1 dalyje ir Sprendimo Nr. 575/2007/EB 40 straipsnio 1 dalyje.
16. Tvirtinančioji institucija į išlaidų deklaracijas įtraukia įgaliotosios ir atsakingosios institucijų tinkamomis pripažintas ir faktiškai apmokėtas atitinkamos metinės programos išlaidas.
17. Į antrojo išankstinio mokėjimo laikotarpio išlaidų deklaraciją tvirtinančioji institucija taip pat gali įtraukti išlaidas, padarytas pažeidžiant teisės aktus ir susijusias su atitinkamos metinės programos lėšomis išmokėtomis paramos gavėjams, kurios nebuvo išieškotos iki antrojo išankstinio mokėjimo laikotarpio išlaidų deklaracijos parengimo dienos.
18. Į antrojo išankstinio mokėjimo laikotarpio išlaidų deklaraciją įtrauktos grąžintinos lėšos atimamos iš likučio išmokėjimo išlaidų deklaracijos tuomet, kai lėšos yra faktiškai išieškotos (neatsižvelgiant į lėšų išieškojimo būdą, tai yra pervestos į atitinkamą banko sąskaitą ir (arba) atimtos iš kitų paramos gavėjui mokėtinų sumų). Iš likučio išmokėjimo išlaidų deklaracijoje nurodytų išlaidų sumos atimama išieškota suma.
19. Rengdama išlaidų deklaracijas tvirtinančioji institucija taip pat atsižvelgia į:
19.1. visų programų valdymo ir kontrolės sistemos veikimo bei deklaruotų išlaidų auditų, kuriuos atliko audito institucija, rezultatus;
20. Gavusi išlaidų deklaracijų parengimui reikalingus dokumentus ir informaciją, tvirtinančioji institucija parengia, patvirtina ir, likus ne mažiau kaip 2 darbo dienoms iki atitinkamos išlaidų deklaracijos pateikimo Europos Komisijai termino pabaigos, pateikia išlaidų deklaraciją atsakingajai institucijai.
III. IŠIEŠKOTINŲ ir IŠIEŠKOTŲ sumų apskaita
21. Tvirtinančioji institucija pagal atsakingosios institucijos pateiktas Tvarkos aprašo 6.1 punkte nurodytas ataskaitas apie nustatytas išieškotinas ir išieškotas sumas tvarko šių sumų apskaitą, kurioje nurodoma: sprendimo išieškoti lėšas data, metinė programa, paramos sutartis, skolininkas, išieškotina suma, priskaičiuoti delspinigiai, priskaičiuotos palūkanos, išieškota suma, išieškojimo data, pripažinta abejotina suma, nurašyta suma, skolos likutis.