LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBĖS IR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJŲ, ĮSTAIGŲ, ĮMONIŲ VEIKLOS DOKUMENTŲ PERDAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVAMS TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2011 m. vasario 21 d. Nr. V-78
Vilnius
Įgyvendindamas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 15 straipsnio 4 dalį:
1. Tvirtinu Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisykles (pridedama).
2. Laikau netekusiu galios Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. spalio 27 d. įsakymą Nr. V-94 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2006, Nr. 116-4429).
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-78
VALSTYBĖS IR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJŲ, ĮSTAIGŲ, ĮMONIŲ VEIKLOS DOKUMENTŲ PERDAVIMO VALSTYBĖS ARCHYVAMS TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių (toliau – įstaigos) veiklos nuolatinio saugojimo dokumentų, tarp jų ir tų, prie kurių prieinama specialiosios įrangos priemonėmis (toliau – dokumentai), išskyrus elektroninius dokumentus, perdavimo valstybės archyvams tvarką.
2. Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) vartojamas sąvokas.
3. Valstybės archyvams dokumentus perduoda įstaigos, įrašytos į Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintą valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams nuolat saugoti, sąrašą; kitos įstaigos – Lietuvos vyriausiojo archyvaro sprendimu.
4. Dokumentai valstybės archyvams perduodami Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 15 ir 16 straipsniuose nustatytomis sąlygomis ir terminais.
Dokumentai, prie kurių prieinama specialiosios įrangos priemonėmis (toliau – vaizdo ir garso dokumentai), perduodami per 10 metų nuo jų sukūrimo.
II. DOKUMENTŲ PERDAVIMO TVARKA
5. Įstaigų perduodami dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitos dokumentus – apyrašus pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus. Fiziškai pažeisti dokumentai turi būti kvalifikuotai pataisyti ar restauruoti.
6. Kartu su dokumentais perduodami apyrašai, įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, nerastų dokumentų, jei tokių yra, aktas. Su dokumentais gali būti perduodamos ir turimos jų atsarginės kopijos bei informacijos paieškos priemonės.
7. Dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse. Dokumentai, kurie dėl jų formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais. Vaizdo ir garso dokumentai perduodami jų laikmenoms pritaikytose dėžutėse.
Ant aplankų ir dėžučių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys.
8. Dokumentus perduodanti įstaiga turi:
8.1. suderinti raštu su valstybės archyvu perduodamų dokumentų kiekį ir jų perdavimo datą, pavesti atsakingiems įstaigos darbuotojams perduoti dokumentus;
8.2. patikrinti pagal apyrašus numatomų perduoti dokumentų kiekį, būklę, aprašymo ir apskaitos duomenų tikslumą, o patikrinimo rezultatus ir išvadas įforminti pažymoje;
8.3. pašalinti nustatytus trūkumus, patikslinti aprašymo ir apskaitos duomenis, jei nustatoma netikslumų;
8.4. surašyti nerastų dokumentų aktą, jei atlikus detalią paiešką nustatoma, kad į apyrašus įrašytų apskaitos vienetų nėra;
9. Įstaigos dokumentų perdavimas valstybės archyvui įforminamas aktu (priedas), kuris surašomas dviem egzemplioriais.
10. Valstybės archyvas, priimdamas dokumentus, turi patikrinti jų kiekį, fizinę būklę, perdavimo akte ir apyrašuose nurodytų duomenų faktinį atitikimą. Patikrinimo rezultatai ir išvados įforminami pažymoje.
11. Valstybės archyvas priimamų dokumentų sutvarkymą, aprašymą ir apskaitą turi patikrinti per vieną mėnesį nuo jų gavimo.
Jei patikrinimo metu nustatoma priimamų dokumentų sutvarkymo, aprašymo, apskaitos neatitikimų ar kitų trūkumų, valstybės archyvas apie tai raštu informuoja dokumentus perduodančią įstaigą, kuri nurodytus trūkumus turi ištaisyti per vieną mėnesį nuo rašto gavimo dienos.
Šie reikalavimai netaikomi, kai dokumentus perduodanti įstaiga yra likviduota.
12. Įstaigos darbuotojas, įgaliotas perduoti dokumentus, ir valstybės archyvo darbuotojas, įgaliotas priimti dokumentus, parašais patvirtina į valstybės archyvą pristatytų perduodamų dokumentų kiekį ir, baigus šių Taisyklių 10–11 punktuose nustatytas procedūras, pasirašo dokumentų perdavimo aktą.
Dokumentų perdavimo aktas tvirtinamas ir registruojamas po to, kai jis pasirašomas įgaliotų darbuotojų.
III. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
13. Perduodamų dokumentų saugų gabenimą į valstybės archyvą užtikrina dokumentus perduodanti įstaiga.
Valstybės ir savivaldybių institucijų,
įstaigų, įmonių veiklos dokumentų
perdavimo valstybės archyvams taisyklių
priedas
(Dokumentų perdavimo akto forma)
____________________________________________________________
(dokumentus perduodančios įstaigos pavadinimas)
____________________________________________________________
(valstybės archyvo pavadinimas)
TVIRTINU
_____________________________________
(dokumentus perduodančios įstaigos vadovo ar kito teisės norminių aktų įgalioto asmens pareigų pavadinimas)
_____________________________________
(parašas)
_____________________________________
(vardas ir pavardė)
TVIRTINU
_____________________________________
(valstybės archyvo vadovo pareigų pavadinimas)
_____________________________________
(parašas)
_____________________________________
(vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ perdavimo AKTAS
______________ Nr. ________/_________
(data)
___________________
(sudarymo vieta)
Vadovaudamiesi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo _____ straipsniu,
____________________________________________________________________ perdavė,
(dokumentus perduodančios įstaigos pavadinimas ir jai atstovaujantis asmuo)
o ____________________________________________________________________ priėmė
(valstybės archyvo pavadinimas ir jam atstovaujantis asmuo)
_______________________________________________________________________ metų
(dokumentus sudariusios įstaigos pavadinimas, laikotarpis, kurio dokumentai perduodami)
veiklos nuolatinio saugojimo dokumentus:
1. Apskaitos vienetai pagal bylų apyrašus:
| Apyrašo numeris |
Apskaitos vienetų numeriai apyraše (nuo–iki) |
Į apyrašą įrašytų neperduodamų apskaitos vienetų numeriai* |
Perduodamų apskaitos vienetų skaičius |
Pastabos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Bylų apyrašai:
Nr. ______ (nuo ________ iki _______ apsk. vnt.), _____ lapai (-ų);
Nr. ______ (nuo ________ iki _______ apsk. vnt.), _____ lapai (-ų);
Nr. ______ (nuo ________ iki _______ apsk. vnt.), _____ lapai (-ų);
Nr. ______ (nuo ________ iki _______ apsk. vnt.), _____ lapai (-ų);
Nr. ______ (nuo ________ iki _______ apsk. vnt.), _____ lapai (-ų).
3. Įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, ______ lapai (-ų).
4. ____________________________________________________________________ .
(nurodomi nerastų dokumentų aktai, informacijos paieškos priemonės, atsarginės dokumentų kopijos ar kt., jei tai perduodama kartu su dokumentais)
5. Iš viso perduota ir valstybės archyve gauta:
5.1. _________________________________________________ apskaitos vienetai (-ų).
(skaitmenimis ir žodžiais)
5.2. _____________________________________________________ bylų apyrašai (-ų).
(skaitmenimis ir žodžiais)
5.3. __________________________________________________________________ .
(3 ir 4 punktuose nurodyti dokumentai)
_____________________________ _____________________________
(įstaigos įgalioto darbuotojo, (valstybės archyvo įgalioto
pristačiusio dokumentus, darbuotojo, priėmusio pristatytus
pareigų pavadinimas) dokumentus, pareigų pavadinimas)
________________________ _________________________
(parašas) (parašas)
________________________ _________________________
(vardas ir pavardė) (vardas ir pavardė)
________________________ _________________________
(data) (data)
Dokumentus perdavė
_______________________ ____________ ______________________
(dokumentus perduodančios (parašas) (vardas ir pavardė)
įstaigos įgalioto darbuotojo,
perdavusio dokumentus,
pareigų pavadinimas)
Dokumentus priėmė
_______________________ ____________ ______________________
(valstybės archyvo įgalioto (parašas) (vardas ir pavardė)
darbuotojo, priėmusio dokumentus,
pareigų pavadinimas)
*Pastaba. Nurodomi įstaigai laikinai naudoti paliktų apskaitos vienetų, taip pat į apyrašus įrašytų, bet faktiškai nerastų apskaitos vienetų numeriai, tai pažymint pastabų skiltyje.
_________________