VALSTYBINĖS KELIŲ TRANSPORTO INSPEKCIJOS
PRIE SUSISIEKIMO MINISTERIJOS VIRŠININKO
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBINĖS KELIŲ TRANSPORTO INSPEKCIJOS PRIE SUSISIEKIMO MINISTERIJOS ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2010 m. spalio 1 d. Nr. 2B-430
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) ir Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12 (Žin., 2006, Nr. 7-268):
1. Tvirtinu Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos elektroninių dokumentų valdymo taisykles (pridedama).
2. Skiriu:
2.1. Bendrojo skyriaus vedėją Daivą Vilkelytę atsakinga už elektroninių dokumentų valdymo koordinavimą ir šio įsakymo 1 punkte nurodytų taisyklių nuostatų laikymąsi;
3. Įpareigoju Bendrojo skyriaus vedėją Daivą Vilkelytę Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos (toliau – Inspekcija) interneto svetainėje nustatyta tvarka teikti skelbti informaciją apie elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų mainams skirtus elektroninio pašto adresus ir nuorodas į Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos interneto svetainę (http://www.nsc.vrm.lt/downloads.htm) ir Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Susisiekimo ministerijos interneto svetainę (http://epp.ivpk.lt/lt/epp/), kuriose pateikta glausta informacija apie elektroninį parašą ir iš kurių galima parsisiųsti bei įsidiegti rekomenduojamą nemokamą ir laisvai platinamą elektroninio parašo sukūrimo ir nuskaitymo programinę įrangą „Justa GE“ ar „SIGNA BETA“, kad būtų galima nuskaityti Inspekcijos siunčiamus elektroninius dokumentus ir kitą svarbią informaciją.
3. Pavedu Bendrajam skyriui su šiuo įsakymu pasirašytinai supažindinti Inspekcijos valstybės tarnautojus ir darbuotojus, dirbančius pagal darbo sutartis, turinčius teisę naudotis Inspekcijos informacinėmis sistemomis ir kompiuterinėmis programomis.
PATVIRTINTA
Valstybinės kelių transporto inspekcijos
prie Susisiekimo ministerijos viršininko
2010 m. spalio 1 d. įsakymu Nr. 2B-430
VALSTYBINĖS KELIŲ TRANSPORTO INSPEKCIJOS PRIE SUSISIEKIMO MINISTERIJOS ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos elektroninių dokumentų valdymo taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos (toliau – Inspekcija) oficialių laikino saugojimo elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų (saugomų ne ilgiau kaip 25 m.) rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naikinimo, elektroninių dokumentų valdymo sistemos funkcinius reikalavimus ir elektroninio parašo naudojimą.
2. Šios Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982), Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo (Žin., 2000, Nr. 61-1827), Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12 (Žin., 2006, Nr. 7-268), bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 (Žin., 2002, Nr. 5-211; 2005, Nr. 132-4773), nuostatomis.
3. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos:
Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.
Elektroninių duomenų tvarkymas – bet kuris su elektroniniu dokumentu automatiškai atliekamas veiksmas ar veiksmų seka: užrašymas, rūšiavimas, saugojimas, pritaikymas, keitimas, atkūrimas, paieška, naudojimas, atskleidimas perduodant, platinant ar kitu būdu padarant juos prieinamus, išdėstymas reikiama tvarka ar sujungimas derinant, blokavimas, trynimas ar naikinimas.
Elektroninis pranešimas – elektroninio pašto technologinėmis priemonėmis sukurtas elektroninis pranešimas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kurį galima nuskaityti laisvai platinama programine įranga „Justa GE“ (http://epp.ivpk.lt/lt/epp/) ar „SIGNA BETA“ (http://www.nsc.vrm.lt/downloads.htm).
Įvestis – elektroninių dokumentų įtraukimo į Kelių transporto veiklos kompiuterizuotos informacinės sistemos „Keltra“ komponentą „Dokumentų tvarkymas ir teisės aktų projektų rengimas“ (toliau – DVS) procesas, apimantis elektroninių dokumentų registravimą ir sisteminimą.
Kvalifikuotas elektroninis parašas – teisinę galią turintis saugus elektroninis parašas, sukurtas saugia parašo formavimo programine įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu, išduotu Lietuvos Respublikoje ar kitoje Europos Sąjungos valstybėje akredituoto juridinio asmens. Kvalifikuotas elektroninis parašas yra vienareikšmiškai susietas su pasirašančiu asmeniu, leidžia jį identifikuoti, yra sukurtas priemonėmis, kurias pasirašantis asmuo gali tvarkyti tik savo valia, ir su pasirašytais duomenimis yra susijęs taip, kad bet koks šių duomenų pakeitimas yra pastebimas.
Nekvalifikuotas elektroninis parašas – teisinę galią turintis Inspekcijos valstybės tarnautojo ir darbuotojo, dirbančio pagal darbo sutartis, (toliau – darbuotojas) jungimosi prie Inspekcijos informacinių sistemų ar kompiuterinių programų (toliau – IS) vardas, patvirtintas slaptažodžiu (IS vartotojo autentifikavimo duomenys).
4. Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12, vartojamas sąvokas.
5. Inspekcijai elektroninius dokumentus siunčiančios valstybės institucijos turi vadovautis Rekomendacijų dėl elektroninio dokumento turinio, pasirašyto elektroninio dokumento turinio ir elektroninio dokumento formatų naudojimo valstybės institucijoms ir įstaigoms elektroninėmis priemonėmis keičiantis oficialiais elektroniniais dokumentais, patvirtintų Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus 2006 m. gruodžio 7 d. įsakymu Nr. T-153 (Žin., 2006, Nr. 137-5261), nuostatomis. Kiti Inspekcijai elektroninius dokumentus siunčiantys juridiniai ir fiziniai asmenys vadovaujasi šių Taisyklių nuostatomis.
6. Inspekcijoje tvarkomi ir saugomi jos sudaryti ir gauti laikino saugojimo elektroniniai dokumentai (saugomi ne ilgiau kaip 25 m.), kurių turinio plėtinys yra DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPTX, PPT, PPSX, PPS ar PDF arba plėtinys, priklausantis atviro dokumento formatui ODF ODT, ODS ar ODP, pasirašyti teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kurį galima nuskaityti laisvai platinama programine įranga „Justa GE“ (http://epp.ivpk.lt/lt/epp/) ar „SIGNA BETA“ (http://www.nsc.vrm.lt/downloads.htm).
II. BENDRIEJI ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ IR ELEKTRONINIŲ PRANEŠIMŲ VALDYMO REIKALAVIMAI
7. Elektroniniai dokumentai valdomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88, ir šių Taisyklių nustatyta tvarka. Elektroniniams dokumentams taikomos bendros įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytos elektroninių dokumentų tvarkymo ir naudojimo nuostatos.
8. Inspekcijoje parengti (siunčiamieji ir vidaus) bei gauti oficialūs elektroniniai dokumentai registruojami DVS.
9. Kol Inspekcijos DVS nebus sukurtas elektroninių dokumentų saugojimo modulis, DVS bus registruojami tik laikino saugojimo oficialūs elektroniniai dokumentai (saugomi ne ilgiau kaip 25 m.).
10. Inspekcijoje rengiami ir tvarkomi kvalifikuotu ir nekvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti elektroniniai dokumentai bei elektroniniai pranešimai.
11. Tam, kad nekvalifikuotas elektroninis parašas Inspekcijos IS turėtų teisinę galią, būtinas Inspekcijos viršininko, kaip Inspekcijos IS valdytojo atstovo, ir darbuotojo, turinčio teisę naudotis Inspekcijos IS, raštiškas susitarimas dėl nekvalifikuoto elektroninio parašo galiojimo, įforminamas darbuotojų rašytiniu sutikimu su šių Taisyklių 11 punkto nuostatomis.
12. Inspekcijoje tvarkomi šie kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti elektroniniai dokumentai ir elektroniniai pranešimai:
12.1. Inspekcijos sudaryti ir iš kitų juridinių ar fizinių asmenų gauti elektroniniai dokumentai; DVS jie registruojami kaip siunčiamieji arba gauti elektroniniai dokumentai;
12.2. Inspekcijos sudaryti ir iš juridinių ar fizinių asmenų gauti elektroniniai pranešimai; DVS jie registruojami kaip siunčiamieji arba gauti elektroniniai pranešimai;
12.3. informaciniai Inspekcijos vidaus elektroniniai dokumentai (Inspekcijos struktūriniams padaliniams skirti raštai, pranešimai, teikimai, pavedimai, ataskaitos, protokolai, aktai ir kt.); DVS jie registruojami kaip vidaus elektroniniai dokumentai;
13. Inspekcijoje kvalifikuotas elektroninis parašas gali būti naudojamas šiais atvejais:
13.1. kitiems juridiniams ar fiziniams asmenimis siunčiamiems elektroniniams dokumentams ir elektroniniams pranešimams pasirašyti;
13.2. informaciniams Inspekcijos vidaus elektroniniams dokumentams (Inspekcijos struktūriniams padaliniams skirti raštai, pranešimai, teikimai, pavedimai, ataskaitos, protokolai, aktai ir kt.) ir elektroniniams pranešimams pasirašyti;
14. Inspekcijoje nekvalifikuotas elektroninis parašas naudojamas tik jungimuisi prie Inspekcijos IS, kuriose atliekami leistini veiksmai, prilyginami rašytiniu parašu tvirtinamiems veiksmams. DVS tokie veiksmai yra pavedimų davimas, įvykdymas, įvykdymo patvirtinimas, susipažinimas su dokumentais, pavedimais, dokumentų projektų pasirašymas ir kt.). Kitose Inspekcijos IS tokie veiksmai yra juridinių ar fizinių asmenų prašymų registravimas ir paslaugų teikimo būklių fiksavimas, duomenų peržiūra, ataskaitų formavimas, duomenų teikimas ir kiti veiksmai.
15. Inspekcijoje elektroniniams dokumentams pasirašyti naudojami kvalifikuoti elektroniniai parašai, esantys valstybės tarnautojo pažymėjimuose (jei dokumentus pasirašo Inspekcijos valstybės tarnautojai), specialiai užsakytose plastikinėse kortelėse arba USB raktuose (jei dokumentus pasirašo darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, arba valstybės tarnautojai, dar neturintys valstybės tarnautojų pažymėjimų su kontaktinėje elektroninėje laikmenoje įrašytu kvalifikuotu elektroniniu parašu). Jungimosi prie Inspekcijos IS nekvalifikuoti elektroniniai parašai saugomi Inspekcijos tarnybinėje stotyje centralizuotoje IS vartotojų ir IS resursų valdymo sistemoje (angl. Active Directory service) bei IS.
16. Elektroniniai dokumentai adresatui perduodami elektroniniu paštu, internetu ar kitomis informacijos iškraipymui siuntimo metu atspariomis elektroninėmis priemonėmis.
17. DVS yra numatyta skaitmeninių kopijų įvesties į sistemą funkcija. DVS skaitmeninės kopijos tvarkomos šių Taisyklių nustatyta tvarka. DVS yra fiksuojami duomenys apie dokumento skaitmeninę kopiją padariusį ir ją į sistemą įtraukusį asmenį.
18. Inspekcijos sudarytų dokumentų, kurių skaitmeninės kopijos įvedamos į DVS, originalai tvarkomi, apskaitomi, saugomi ir naikinami Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.
19. DVS elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų paieškai ir prieigai prie jų užtikrinti yra numatytos šios galimybės:
19.1. pateikti užregistruotus elektroninius dokumentus ir elektroninius pranešimus DVS esančią informaciją apie juos;
19.2. išspausdinti elektroninius dokumentus, jų metaduomenis, elektroninius pranešimus ir DVS esančią kitą informaciją apie juos;
19.3. vykdyti elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų paiešką pagal įvairius paieškos kriterijus (siuntėją, adresatą, antraštę, reg. Nr., datą, metaduomenis ir kt.), pateikti paieškos rezultatus (ataskaitas) pagal nustatytą ir (ar) pasirinktą formą, prireikus, rezultatus išsaugoti ar išspausdinti.
20. Kvalifikuotam elektroniniam parašui patikrinti DVS naudojama elektroninio parašo tikrinimo programinė įranga „Justa GE“. Jei elektroninis dokumentas pasirašytas naudojant kitą programinę įrangą (pvz., „SIGNA BETA“), elektroninis parašas tikrinimas ne DVS aplinkoje.
21. Tinkamą elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų tvarkymą pagal savo kompetenciją užtikrina Bendrasis ir Informacinių technologijų skyriai, kurie:
21.1. darbuotojams ar jų grupėms priskiria, keičia ir naikina Inspekcijos viršininko įsakymu nustatytas funkcijas (teises) DVS;
21.3. perkelia DVS esančią informaciją iš atsarginių kopijų į modernesnes informacinių technologijų priemones, išlaikydami duomenų vientisumą;
21.4. Inspekcijos viršininko sprendimu keičia metaduomenų turinį DVS išsaugant visą informaciją apie atliktus pakeitimus;
III. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ IR ELEKTRONINIŲ PRANEŠIMŲ RENGIMAS
22. Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytą elektroninį dokumentą sudaro:
22.2. elektroninio dokumento metaduomenys (jei pasirašyto elektroninio dokumento turinio formatas (bylos plėtinys) yra JSFC, naudojant XML saugaus elektroninio parašo XML schemą XAdES-BES), fiksuojami XML formato metaduomenų rinkmenoje (toliau – metaduomenų rinkmena);
23. Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytą elektroninį pranešimą sudaro:
24. Elektroninių dokumentų turinys įforminamas vadovaujantis Dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 30-1009; 2006, Nr. 60-2169), jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip. Elektroninių dokumentų metaduomenys įforminami vadovaujantis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
25. Elektroninių dokumentų turinys tvirtinamas, derinamas ir pasirašomas kvalifikuotu elektroniniu parašu Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo nustatyta tvarka. Elektroninio dokumento turinyje parašo rekvizito, tvirtinimo ir suderinimo žymų dalys įforminamos be parašo ir datos.
26. Rezoliucijos rašymo, vizavimo ir supažindinimo procedūros atliekamos DVS, kuri leidžia identifikuoti rezoliuciją įforminusį, elektroninį dokumentą vizavusį ar su elektroniniu dokumentu susipažinusį asmenį ir užtikrina šių procedūrų teisinę galią. Elektroninio dokumento turinyje rezoliucijos, vizos ir supažindinimo žymos rekvizitai nedėstomi.
27. Duomenys apie parengto elektroninio dokumento registravimą (elektroninio dokumento data ir registracijos numeris) ir gavimą (elektroninio dokumento gavimo data ir gavimo registracijos numeris) nurodomi šių Taisyklių 60 punkte nustatyta tvarka, jų nedėstant elektroninio dokumento turinyje.
Elektroninių dokumentų metaduomenys
28. Rengiant siunčiamuosius elektroninius dokumentus, kuriems formuojama ir metaduomenų rinkmena, pildomi šie metaduomenys:
28.3. Inspekcijos duomenys (juridinio asmens teisinė forma, buveinė, kontaktinė informacija (telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, interneto svetainės adresas), registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys, pavadinimas, juridinio asmens kodas);
28.8. programinės įrangos, kuria parengtas elektroninis dokumentas, pavadinimas (jei tas pats dokumentas parengtas skirtingomis programinės įrangos priemonėmis, jos visos turi būti nurodytos);
28.10. kiti siunčiamo elektroninio dokumento metaduomenys:
29. Siunčiamo elektroninio dokumento metaduomenys gali būti papildyti:
IV. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ IR ELEKTRONINIŲ PRANEŠIMŲ REGISTRAVIMAS
31. Inspekcijai elektroniniai dokumentai siunčiami šiais elektroninio pašto adresais:
31.2. bendrasis@vkti.gov.lt, jei pasirašytas elektroninis dokumentas neturi metaduomenų rinkmenos arba siunčiama dokumento skaitmeninė kopija;
32. Inspekcijai elektroniniai pranešimai turi būti siunčiami elektroninio pašto adresu bendrasis@vkti.gov.lt.
33. Siunčiant Inspekcijai elektroninį dokumentą arba elektroninį pranešimą, pasirašytą naudojant kitokią nei „Justa GE“ (http://epp.ivpk.lt/lt/epp/) ar „SIGNA BETA“ (http://www.nsc.vrm.lt/downloads.htm) programinę įrangą turi būti atsiųsta ir nuoroda į interneto svetainę (-es), kurioje (-iose) būtų galima patikrinti elektroninio parašo teisingumą arba iš kurios (-ių) galima nemokamai parsisiųsti ir įsidiegti elektroninio parašo sukūrimo ir nuskaitymo programinę įrangą, kuria ir pasirašytas atsiųstas elektroninis dokumentas.
34. Kitais elektroninio pašto adresais ar kitokia tvarka nei nustatyta šių Taisyklių 31–32 punktuose gauti elektroniniai dokumentai ir elektroniniai pranešimai juos gavusių elektroninių pašto dėžučių turėtojų turi būti nedelsiant persiųsti tokiais elektroninio pašto adresais, kaip nurodyta šių Taisyklių 31–32 punktuose.
35. Inspekcijos parengti elektroniniai dokumentai ir elektroniniai pranešimai adresatams siunčiami iš elektroninio pašto dėžučių, kurių adresai yra:
35.2. bendrasis@vkti.gov.lt, jei pasirašytas elektroninis dokumentas neturi metaduomenų rinkmenos, siunčiama dokumento skaitmeninė kopija, pranešimas apie gauto elektroninio dokumento priėmimą, netinkamą elektroninį dokumentą arba atsakymas į elektroninį pranešimą;
36. DVS registruojami šie gauti, siunčiamieji ir informaciniai vidaus elektroniniai dokumentai ir elektroniniai pranešimai:
37. Kol elektroninis dokumentas ir (arba) elektroninis pranešimas, išskyrus Inspekcijos darbuotojo gautą elektroninį dokumentą ir (arba) elektroninį pranešimą dėl paslaugos vykdymo, neužregistruotas DVS, jokie tolimesni su juo susiję veiksmai ir procedūros negalimi.
38. Bendrojo skyriaus darbuotojas elektroninius dokumentus ir (arba) elektroninius pranešimus registruoja DVS atitinkamame dokumentų registre pagal Inspekcijos viršininko patvirtintą Inspekcijos dokumentų registrų sąrašą. Dokumentų registruose registruojami vienerių metų elektroniniai dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Elektroniniai dokumentai ir (arba) elektroniniai pranešimai gali būti registruojami bendruose registruose su kitais Inspekcijos dokumentais arba į atskirus elektroninių dokumentų registrus pagal pasirinktus kriterijus.
39. Elektroninis dokumentas ir (arba) elektroninis pranešimas registruojamas vieną kartą, jam suteiktas registracijos numeris nekeičiamas. DVS yra įdiegtos dokumentų ir (arba) elektroninių pranešimų registravimo kontrolės priemonės, užtikrinančios, kad tas pats elektroninis dokumentas ir (arba) elektroninis pranešimas Inspekcijos DVS bus užregistruotas tik vieną kartą.
40. Už elektroninių dokumentų ir (arba) elektroninių pranešimų, skirtų Inspekcijos teikiamoms paslaugoms gauti, tvarkymą atsako juos gavę Inspekcijos darbuotojai.
Gautų elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų registravimas
41. Gautas elektroninis dokumentas registruojamas DVS, jei galima atpažinti jo turinį, metaduomenis, jei elektroninis dokumentas turi metaduomenų rinkmeną, ir identifikuoti kvalifikuotą elektroninį parašą. Kvalifikuotas elektroninis parašas tikrinamas programine įranga „Justa GE“ arba „SIGNA BETA“.
42. Gautas elektroninis pranešimas registruojamas DVS, jei galima atpažinti jo tekstą ir identifikuoti elektroninį parašą. Elektroninis parašas tikrinamas programine įranga „Justa GE“ arba „SIGNA BETA“.
43. Gautų elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų kvalifikuoto elektroninio parašo teisingumą tikrina elektroninį dokumentą ir (arba) elektroninį pranešimą registruojantis darbuotojas. Tikrinimo metu įsitikinama, ar kvalifikuotą elektroninio parašo sertifikatą išdavė Lietuvos Respublikoje ar kitoje Europos Sąjungos valstybėje akredituotas juridinis asmuo, ar kvalifikuotas elektroninio parašo sertifikatas yra galiojantis.
44. Gavus elektroninį dokumentą ar elektroninį pranešimą su neatpažįstamu elektroninio dokumento turinio formatu, metaduomenimis, jei elektroninis dokumentas turi metaduomenų rinkmeną, ir (arba) elektroninio pranešimo tekstu ar Inspekcijos naudojamomis informacinėmis technologijomis negalint identifikuoti elektroninio parašo, toks elektroninis dokumentas arba elektroninis pranešimas atmetamas.
45. Jei galima atpažinti gauto elektroninio dokumento turinį ir nustatyti, kad tai yra skundas arba pranešimas, tačiau negalima identifikuoti elektroninio parašo, toks elektroninis dokumentas teikiamas Inspekcijos viršininkui ar jo pavaduotojams ir jų sprendimu gali būti tiriami juose nurodyti faktai.
46. Jei atmetamas elektroninis dokumentas, gautas į elektroninio pašto dėžutę avilys@vkti.gov.lt, DVS duomenų mainų dalies lange „DMM siuntinys“ suaktyvinus nuorodą į DVS dokumentą, registracijos kortelėje pasirenkamas meniu punktas „Atmesti“. Tai atlikus, gauto dokumento kortelė uždaroma, o siuntėjui DVS automatiškai išsiunčia elektroninį pranešimą, kad gautas elektroninis dokumentas atmestas. Apie elektroninio dokumento atmetimą, nurodant jo priežastį, siuntėjui būtina papildomai išsiųsti pranešimą ir elektroniniu paštu (žr. šių Taisyklių 35.2 punktą). Norint atmestą elektroninį dokumentą DVS duomenų mainų dalies lange „DMM siuntinys“ pažiūrėti dar kartą, aktyvinant nuorodą į DVS dokumentą, DVS jo nesuranda ir nesuaktyvina.
47. Jei atmetamas elektroninis dokumentas arba elektroninis pranešimas, gautas į elektroninio pašto dėžutę bendrasis@vkti.gov.lt, siuntėjui iš elektroninio pašto dėžutės bendrasis@vkti.gov.lt siunčiamas pranešimas apie atmetimą, nurodant atmetimo priežastį.
48. Elektroninio pašto adresu avilys@vkti.gov.lt gauti arba iš kitos Inspekcijos elektroninio pašto dėžutės persiųsti (kaip nurodyta šių Taisyklių 34 punkte) elektroniniai dokumentai pirmiausiai patenka į DVS dokumentų mainų dalį, kurioje Bendrojo skyriaus darbuotojas, apdorotuose siuntiniuose atidaręs gauto elektroninio dokumento siuntinio langą „DMM siuntinys“, juos peržiūri, patikrina elektroninius parašus, peržiūri pasirašytus dokumentus:
48.1. jei elektroninio dokumento turinys ir metaduomenys perskaitomi, elektroninis parašas yra kvalifikuotas ir elektroninio parašo sertifikatas galioja, toks elektroninis dokumentas automatiškai patenka ir į DVS dokumentų tvarkymo dalį; tokie gauti elektroniniai dokumentai yra priskiriami dokumentų rūšiai „Not Categorized“, kur juos galima aktyvuoti ir peržiūrėti; šiuos elektroninius dokumentus taip pat galima aktyvuoti ir peržiūrėti tiesiog DVS duomenų mainų dalies lange „DMM siuntinys“, suaktyvinus nuorodą į DVS dokumentą; vienu iš šių būdų pasirinkus ir atidarius tokį elektroninį dokumentą, automatiškai yra užpildoma ir elektroninio dokumento registracijos kortelėje pateikiama pagrindinė atsiųsto dokumento informacija: dokumento registravimo data, dokumento numeris, dokumento rūšies pavadinimas (raštas, įsakymas ir pan.), siuntėjo kodas, siuntėjas ir „prisegtas“ elektroninio dokumento turinys; prie siuntėjo informacijos yra pateikiama iš DVS duomenų mainų modulio papildoma informacija, kuri išskleidžiama ir peržiūrima;
49. Elektroniniu paštu bendrasis@vkti.gov.lt gauti arba iš kitos Inspekcijos elektroninio pašto dėžutės persiųsti (kaip nurodyta šių Taisyklių 34 punkte) elektroniniai dokumentai ir elektroniniai pranešimai tvarkomi taip:
49.1. jei elektroniniai dokumentai neatitinka šių Taisyklių 22.2 punkte nurodyto elektroninio dokumento metaduomenų rinkmenos formato, tačiau elektroninio dokumento turinys perskaitomas, jo elektroninis parašas yra kvalifikuotas ir elektroninio parašo sertifikatas galioja, toks elektroninis dokumentas automatiškai į DVS dokumentų tvarkymo modulį neperkeliamas, o registruojamas DVS dokumentų tvarkymo modulyje kaip ir popierinis dokumentas, pirmiausia išsaugojus jo laikmeną (-as) Inspekcijos serveryje adresu F:\Bendras\El_dokumentai\Gauti, o pildant naują elektroninio dokumento registracijos kortelę – „prisegus“ joje išsaugotą elektroninį dokumentą;
49.2. jei elektroninio pranešimo tekstas perskaitomas, elektroninis parašas yra kvalifikuotas ir elektroninio parašo sertifikatas galioja, elektroninis pranešimas registruojamas DVS dokumentų tvarkymo modulyje, kaip ir popierinis dokumentas, pirmiausia išsaugojus jo laikmeną (-as) Inspekcijos serveryje adresu F:\Bendras\El_dokumentai\Gauti, o pildant naują elektroninio dokumento registracijos kortelę – „prisegus“ joje išsaugotą elektroninį pranešimą.
50. Norint užregistruoti iš DVS duomenų mainų dalies automatiškai į DVS dokumentų tvarkymo modulį perkeltą elektroninį dokumentą, turintį metaduomenų rinkmeną, peržiūrint jo duomenis registracijos kortelėje lauke „Registras“, iš sąrašo yra pasirenkamas reikiamas dokumento registras. Tai atlikus, gautam elektroniniam dokumentui automatiškai yra suteikiamas registracijos numeris. Taip pat reikia nurodyti kitus gauto elektroninio dokumento įvesties duomenis, kaip nurodyta šių Taisyklių 54 punkte. Nurodžius visus reikalingus duomenis, spaudžiamas meniu punktas „Registruoti“. Tai atlikus, gautas elektroninis dokumentas užregistruojamas, o siuntėjui yra išsiunčiamas elektroninis pranešimas, kad gautas elektroninis dokumentas priimtas. Gauto elektroninio dokumento metaduomenys nepildomi. Apie elektroninio dokumento priėmimą siuntėjui reikia papildomai išsiųsti pranešimą ir elektroniniu paštu. Toliau su elektroniniu dokumentu galima atlikti tuos pačius veiksmus, kaip ir peržiūrint bet kurį gautą popierinį dokumentą.
51. Norint užregistruoti elektroninį dokumentą, neturintį metaduomenų rinkmenos, arba elektroninį pranešimą, kurie automatiškai į DVS dokumentų tvarkymo modulį neperkeliami, jie registruojami kaip ir popieriniai dokumentai, vadovaujantis Inspekcijos viršininko patvirtintu Kelių transporto veiklos kompiuterizuotos informacinės sistemos „Keltra“ komponento „Dokumentų tvarkymas ir teisės aktų projektų rengimas“ dokumentų tvarkymo dalies naudojimo procedūrų aprašu (toliau – DVS naudojimo procedūrų aprašas), užpildant naują elektroninio dokumento registracijos kortelę, kaip nurodyta šių Taisyklių 54 punkte. Registracijos kortelėje nurodžius visus reikalingus duomenis, „prisegama“ prieš tai išsaugoto gauto elektroninio dokumento laikmena (-os) ir spaudžiamas meniu punktas „Registruoti“ ir gautas elektroninis dokumentas arba elektroninis pranešimas užregistruojamas. Tai atlikus, siuntėjui elektroniniu paštu reikia išsiųsti pranešimą apie elektroninio dokumento arba elektroninio pranešimo priėmimą (žr. šių Taisyklių 35.2 punktą).
52. Elektroninio dokumento ir (arba) elektroninio pranešimo gavimo dieną (skubi korespondencija nedelsiant) jis perduodamas Inspekcijos viršininkui ar jo pavaduotojams pagal jų kompetencijai priklausančias pagrindines veiklos sritis susipažinti ir rezoliucijai užrašyti. Suderinus su Inspekcijos vadovybe, tam tikri elektroniniai dokumentai ir (arba) elektroniniai pranešimai struktūriniams padaliniams gali būti perduodami iš karto.
53. Elektroniniai dokumentai ir (arba) elektroniniai pranešimai su Inspekcijos viršininko ar jo pavaduotojų rezoliucijomis nustatyta tvarka per DVS perduodami Inspekcijos darbuotojams vykdyti arba susipažinti.
54. Įvesties į DVS metu registruojamam elektroniniam dokumentui ar elektroniniam pranešimui suteikiamas registracijos numeris, kurį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento ar pranešimo registravimo eilės numeris.
55. Įvesties metu pildomi šie Inspekcijoje gautų elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų registracijos kortelės duomenys:
55.6. užduočių vykdymo kontrolės duomenys: rezoliucijos tekstas (užduoties vykdytojas, užduotis ir jos įvykdymo terminai, rezoliucijos autorius ir data), užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės nuorodos;
55.9. kiti Inspekcijoje nustatyti dokumentų registracijos kortelių duomenys (elektroninio dokumento formatas, laikmena, apimtis ir kt.);
Inspekcijos parengtų (siunčiamieji ir vidaus) elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų registravimas
56. Inspekcijos parengti (siunčiamieji ir vidaus) elektroniniai dokumentai ir (arba) elektroniniai pranešimai registruojami DVS dokumentų registruose tą dieną, kai jie pasirašomi ar patvirtinami. Parengti elektroniniai dokumentai ir (arba) elektroniniai pranešimai kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašomi ar patvirtinami naudojant programinę įrangą „Justa GE“.
57. Bendrasis skyrius kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytus elektroninius dokumentus ir (arba) elektroninius pranešimus, kaip ir popierinius, registruoja DVS, vadovaudamasis Inspekcijos viršininko patvirtintu DVS naudojimo procedūrų aprašu, pirmiausia jų laikmenas išsaugojus Inspekcijos serveryje adresu F:\Bendras\El_dokumentai\Siunčiamieji, o pildant naują elektroninio dokumento registracijos kortelę – „prisegus“ joje išsaugotą siunčiamojo elektroninio dokumento laikmeną (-as) ir (arba) elektroninį pranešimą. Užpildžius kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento ir (arba) elektroninio pranešimo registracijos kortelę ir nuspaudus mygtuką „Registruoti“, būtina dar kartą patikrinti elektroninių dokumentų ir (arba) elektroninių pranešimų elektroninio parašo teisingumą. Tikrinimo metu įsitikinama, ar elektroninio parašo sertifikatą išdavė Lietuvos Respublikoje ar kitoje Europos Sąjungos valstybėje akredituotas juridinis asmuo, ar elektroninio parašo sertifikatas yra galiojantis. Taip pat patikrinama, ar galima nuskaityti elektroninio dokumento turinį.
58. Inspekcijoje parengti elektroniniai dokumentai registruojami DVS dokumentų tvarkymo modulyje, kaip ir popieriniai siunčiamieji dokumentai, ir adresatui siunčiami adresato elektroninio pašto adresu, parašant pranešimą apie siunčiamą dokumentą ir „prisegus“ išsaugotą siunčiamojo elektroninio dokumento laikmeną (-as).
59. Parengus ir pasirašius elektroninius dokumentus, turinčius metaduomenų rinkmeną, jie registruojami DVS dokumentų tvarkymo modulyje kaip, ir popieriniai siunčiamieji dokumentai, tačiau išsiųsti adresatui juos galima tiesiog iš DVS, užregistruoto elektroninio dokumento registracijos kortelėje nuspaudus mygtuką „DMM“. Nuspaudus mygtuką, pateikiamas „DMM siuntinio“ nustatymų langas, kuriame nurodomi siuntėjo ir gavėjo duomenys. Nurodžius reikalingą informaciją, spaudžiamas mygtukas „OK“. Šiuo atveju adresatai gaus elektroninį dokumentą su metaduomenų rinkmena.
60. Įvesties į DVS metu registruojamam elektroniniam dokumentui suteikiamas registracijos numeris, kurį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo eilės numeris.
61. Įvesties metu pildomi:
61.1. siunčiamo elektroninio dokumento, turinčio metaduomenų rinkmeną, metaduomenys:
61.1.4. elektroninį dokumentą pasirašiusio, patvirtinusio ar suderinusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, prireikus – data;
61.2. Inspekcijoje parengtų elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų registracijos kortelės duomenys:
61.2.5. užduočių vykdymo kontrolės duomenys: rezoliucijos tekstas (užduoties vykdytojas, užduotis ir jos įvykdymo terminai, rezoliucijos autorius ir data), užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės nuorodos;
61.2.8. kiti Inspekcijoje nustatyti dokumentų registracijos kortelės duomenys (elektroninio dokumento rengėjo pareigos, vardas ir pavardė, elektroninio dokumento formatas, laikmena, apimtis ir kt.);
V. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ IR ELEKTRONINIŲ PRANEŠIMŲ SAUGOJIMAS IR NAIKINIMAS
63. Elektroniniai dokumentai ir elektroniniai pranešimai saugomi ir tvarkomi DVS kartu su popierinių dokumentų duomenimis.
64. Kalendoriniais metais DVS užregistruoti elektroniniai dokumentai ir elektroniniai pranešimai DVS saugomi ne ilgiau kaip vienerius metus ir tris mėnesius. Praėjus šiam laikotarpiui iš DVS duomenų bazės jie perkeliami į dokumentų archyvo duomenų bazę, kuri saugoma 25 m.
65. Elektroniniai duomenys dokumentų archyvo duomenų bazėje paliekami saugoti tokia forma, kokia jie buvo sudaryti, išsiųsti ar gauti, ar kita forma, išsaugant elektroninio dokumento struktūrą. Turi būti užtikrinta, kad visą elektroninio dokumento saugojimo laiką jo turinį ir su juo susijusius metaduomenis vartotojas atpažins.
66. Elektroniniai dokumentai ir elektroniniai pranešimai saugomi dviem būdais:
66.1. DVS duomenų bazėje (kol bus perkelti į dokumentų archyvo duomenų bazę). Šiuo atveju atsarginių kopijų darymo periodiškumą, jų saugojimo laikmenas ir vietą reglamentuoja Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininko 2009 m. vasario 4 d. įsakymo Nr. 2B-45 „Dėl centralizuotų informacinių sistemų duomenų atsarginių kopijų kūrimo ir saugojimo“ ir 2010 m. vasario 22 d. įsakymo Nr. 2B-109 „Dėl centralizuotų informacinių sistemų duomenų atsarginių kopijų kūrimo ir saugojimo“ nuostatos. DVS duomenų bazės atsarginė kopija daroma kiekvieną parą nustatytu laiku, ji saugoma magnetinėje juostoje, duomenų kopijavimo ir archyvavimo įrenginyje ir tarnybinėje stotyje;
66.2. DVS dokumentų archyvo duomenų bazėje (praėjusių ataskaitinių metų elektroniniai dokumentai ir elektroniniai pranešimai). Šiuo atveju DVS dokumentų archyvo duomenų bazė dviem egzemplioriais įrašoma į išorines laikmenas (CD, DVD ar kitas) ir saugoma Inspekcijos laikino saugojimo dokumentų archyve. Praėjusių kalendorinių metų DVS dokumentų archyvo duomenų bazė iki kitos DVS dokumentų archyvo duomenų bazės sukūrimo taip pat saugoma magnetinėje juostoje, duomenų kopijavimo ir archyvavimo įrenginyje ir tarnybinėje stotyje.
67. Elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos, kuriai priskirtas elektroninis dokumentas ar elektroninis pranešimas, užbaigimo (uždarymo) metų pabaigos. Pasibaigus nustatytam saugojimo terminui atliekama elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl jų saugojimo termino pratęsimo ar sunaikinimo. Sprendimą dėl elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų naikinimo iš dokumentų archyvo duomenų bazės priima Inspekcijos viršininko įsakymu sudaryta Dokumentų ekspertų komisija.
68. Atlikus dokumentų vertės ekspertizę sudaromas elektroninių dokumentų ir (arba) elektroninių pranešimų, kurių saugojimo terminas buvo pratęstas, sąrašas.
69. Atrinktiems naikinti elektroniniams dokumentams ir (arba) elektroniniams pranešimams sudaromas aktas, kuriame nurodoma elektroninio dokumento registracijos data, numeris, elektroninio dokumento pavadinimas (antraštė), bylos, kuriai jis buvo priskirtas, indeksas, antraštė ir saugojimo terminas.
VI. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
71. Bendrasis skyrius privalo skelbti ir nuolat atnaujinti informaciją apie elektroninių dokumentų ir elektroninių pranešimų mainams skirtus elektroninio pašto adresus ir kitą svarbią su elektroninių dokumentų siuntimu susijusią informaciją Inspekcijos interneto svetainėje.