LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS
GENERALINIS DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL DOKUMENTŲ SAUGOJIMO IR SAUGYKLŲ ĮRENGIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO

2007 m. balandžio 5 d. Nr. V-49

Vilnius

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 6 straipsnio 2 dalies 2 punktu ir 12 straipsnio 3 dalimi:

1. Tvirtinu Dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo taisykles (pridedama).

2. Pripažįstu netekusiais galios:

2.1. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. liepos 7 d. įsakymą Nr. 35 „Dėl dokumentų saugyklų“ (Žin., 1997, Nr. 68-1728).

2.2. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 1999 m. vasario 1 d. įsakymą Nr. 7 „Dėl reikalavimų dokumentų saugykloms, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento 1997 m. liepos 7 d. įsakymu Nr. 35, dalinio pakeitimo“ (Žin., 1999, Nr. 14-383).

3. Šis įsakymas įsigalioja nuo 2008 m. sausio 1 d.

GENERALINIS DIREKTORIUS                                                                 VIDAS GRIGORAITIS

PATVIRTINTA

Lietuvos archyvų departamento

prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės

generalinio direktoriaus

2007 m. balandžio 5 d. įsakymu Nr. V-49

DOKUMENTŲ SAUGOJIMO IR SAUGYKLŲ ĮRENGIMO TAISYKLĖS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių asmenų, besiverčiančių ar ketinančių verstis licencijuojama dokumentų saugojimo veikla, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.

2. Šios Taisyklės parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107- 2389; 2004, Nr. 57-1982), Statybos įstatymo (Žin., 1996, Nr. 32-788; 2001, Nr. 101-3597) nuostatomis ir atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos ir tarptautinius standartus.

3. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos:

Saugykla – patalpa, specialiai įrengta dokumentams saugoti.

Saugyklos mikroklimatas – saugyklos oro temperatūros ir santykinės drėgmės parametrų visuma.

Ilgalaikio dokumentų saugojimo saugykla – saugykla, kurioje dokumentai saugomi neribotą laiką.

Trumpalaikio dokumentų saugojimo saugykla – saugykla, kurioje dokumentai saugomi ribotą laiką iki jų perdavimo toliau saugoti arba sunaikinimo.

Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme.

II. BENDRIEJI SAUGYKLŲ ĮRENGIMO REIKALAVIMAI

4. Bendrieji saugyklų įrengimo reikalavimai taikomi trumpalaikio ir ilgalaikio dokumentų saugojimo saugykloms.

5. Archyvų pastatai ir saugyklos projektuojami ir įrengiami laikantis Lietuvos Respublikos aplinkos ministro tvirtinamų statybos techninių reglamentų STR 2.02.02:2004 „Visuomeninės paskirties statiniai“, STR 2.01.04:2004 „Gaisrinė sauga. Pagrindiniai reikalavimai“ ir Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamento prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos direktoriaus tvirtinamų bendrųjų priešgaisrinės saugos taisyklių reikalavimų.

6. Saugyklose kaip papildoma gaisro gesinimo priemonė turi būti nešiojamieji gesintuvai.

7. Saugyklos, kuriose saugomi įslaptinti dokumentai, turi būti įrengtos pagal Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatyme (Žin., 1999, Nr. 105-3019; 2004, Nr. 4-29), kituose teisės aktuose, taip pat šiose Taisyklėse nustatytus reikalavimus.

8. Saugyklos gali būti įrengiamos specialiai archyvui pastatytuose pastatuose arba rekonstruotose ir dokumentams saugoti pritaikytose patalpose (rekomenduotina šiaurinėje pastato dalyje).

Jei saugyklos įrengiamos daugiaaukščiame pastate, pastato perdangos virš saugyklų turi būti nepralaidžios skysčiams.

9. Saugyklų patalpų aukštis turi būti ne mažesnis kaip 250 cm.

10. Saugyklose langai neįrengiami. Jei saugyklai pritaikytoje patalpoje yra langų, jie panaikinami arba uždengiami grotomis ar apsauginėmis žaliuzėmis, apsaugančiomis nuo įsilaužimo ir tiesioginės dienos šviesos.

11. Saugyklose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių.

12. Ant saugyklų grindų (pagrindiniame take ir tarp stacionariųjų stelažų) liuminescenciniais dažais pažymima evakuacijos kryptis.

13. Saugyklų apšvietimui taikomi šie reikalavimai:

13.1. Saugyklos apšviečiamos tik prireikus paimti dokumentus ar padėti juos į vietą.

13.2. Apšviestumas negali viršyti 240 liuksų.

13.3. Saugykloms apšviesti naudojami liuminescenciniai ar kaitriniai šviestuvai, turintys difuzorius ir šilumos sugeriamuosius filtrus. Jei šviestuvo skleidžiama santykinė ultravioletinė spinduliuotė viršija 75 μW/lm, būtinas ultravioletinę spinduliuotę sumažinantis filtras.

13.4. Atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos turi būti ne mažesnis kaip 15 cm.

14. Saugyklose turi būti naudojama tik dokumentų saugojimui skirta įranga, neturinti aštrių briaunų, kampų ar išsikišimų, kad nepažeistų dokumentų.

15. Saugyklų įrangai (stelažams, baldams ir kt.) naudojamos nedegios, apsaugotos nuo korozijos, dulkių neskleidžiančios ir netraukiančios medžiagos, kurios gaisro metu arba irdamos dėl kitų priežasčių neskleidžia saugomiems dokumentams kenksmingų medžiagų (pvz., rūgščių dujų).

16. Saugyklose stelažai išdėstomi taip:

16.1. Stacionarieji stelažai išdėstomi paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką ir ne mažesnę kaip 80 cm pločio praeigą tarp stelažų eilių.

16.2. Mobilieji stelažai išdėstomi paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką. Ne daugiau kaip dešimčiai dvipusių mobiliųjų stelažų eilių paliekama viena, ne mažesnė kaip 100 cm pločio, praeiga.

17. Stelažų konstrukcija ir jų išdėstymas neturi trikdyti oro apytakos. Stelažai ir jų lentynos turi išlaikyti potencialų krūvį. Stelažo viršutinė lentyna turi būti uždengta.

18. Stelažuose turi būti numatyta galimybė lengvai keisti atstumus tarp lentynų. Minimalus atstumas tarp lentynų – aukščiausio dangalo (dėžutės, aplanko ar kt.) aukštis + 3 cm. Atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos turi būti ne mažesnis kaip 15 cm. Lentynų plotis turi būti toks, kad saugomi jose dokumentai nekyšotų už lentynos krašto.

19. Saugyklose turi būti temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai.

III. SPECIALIEJI SAUGYKLŲ ĮRENGIMO REIKALAVIMAI

20. Specialieji saugyklų įrengimo reikalavimai taikomi ilgalaikio dokumentų saugojimo saugykloms.

21. Specialiai archyvui statomiems pastatams vieta parenkama taip, kad pastatas nebūtų:

21.1. potencialių žemės nuošliaužų ar galimų potvynių zonoje;

21.2. ypač didelės taršos zonoje; šalia objektų, kurie skleidžia vibraciją, pritraukia graužikus, vabzdžius ir kitokius kenkėjus;

21.3. objektų, galinčių sukelti sprogimą ar gaisrą, zonoje;

21.4. šalia strateginių objektų, galinčių tapti taikiniu karinio konflikto ar teroro akto metu.

22. Saugyklose turi būti įrengtos:

22.1. oro kondicionavimo sistemos, atitinkančios Lietuvos Respublikos aplinkos ministro tvirtinamą statybos techninį reglamentą STR 2.09.02:2005 „Šildymas, vėdinimas ir oro kondicionavimas“;

22.2. automatinės gaisro aptikimo, gesinimo, dūmų šalinimo sistemos, atitinkančios teisės aktų nustatytus reikalavimus.

23. Saugyklų apšvietimas turi būti suskirstytas į atskiras sekcijas: pagrindinis takas ir atskiros apšvietimo sekcijos virš stelažų.

24. Saugyklos turi būti apšviečiamos tik liuminescenciniais šviestuvais.

25. Dokumentų aklimatizacijai turi būti įrengta atskira patalpa, kurioje palaikoma tarpinė, lyginant su saugyklomis ir darbo patalpomis, temperatūra.

IV. DOKUMENTŲ SAUGOJIMO REIKALAVIMAI

26. Dokumentų saugojimo būdas ir sąlygos priklauso nuo dokumentų laikmenos ir informacijos fiksavimo būdo. Vienoje saugykloje neturi būti saugomi dokumentai, saugotini skirtingomis sąlygomis.

27. Trumpalaikio dokumentų saugojimo saugyklų mikroklimatas turi atitikti šių Taisyklių 1 priede nustatytus optimalius parametrus.

28. Ilgalaikio dokumentų saugojimo saugyklų mikroklimatas turi atitikti šių Taisyklių 2 priede nustatytus optimalius parametrus.

29. Kiekvieną darbo dieną dokumentus saugančios įstaigos vadovo ar kito teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčio asmens nustatytu laiku kiekvienoje saugykloje turi būti matuojami ir fiksuojami mikroklimato parametrai. Matuojama 110 cm aukštyje nuo grindų.

30. Dokumentai saugomi apsauginiuose dangaluose, kurie turi prilaikyti dokumentus, nesukeldami pašalinio spaudimo:

30.1. dokumentų bylos – jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse;

30.2. didelio formato dokumentai (pergamentai, planai, žemėlapiai, brėžiniai ir kt.) – apsauginiuose aplankuose;

30.3. ypač didelio formato dokumentai, kurių pagrindas pakankamai tvirtas, gali būti saugomi suvynioti gaubtuose;

30.4. lengvai pažeidžiami dokumentai – apsauginiuose aplankuose tarp minkštų paklotų;

30.5. kino juostos, magnetinės ir optinės laikmenos – specialiose dėžutėse.

31. Apsauginiai dangalai (viršeliai, dėžutės, aplankai ir kt.) turi būti pagaminti:

31.1. iš neutralių medžiagų, kurių pH nuo 7,5 iki 10 ir kurių sudėtyje nėra lignino, -jei skirti popieriuje sudarytiems dokumentams, pergamentams, odai, garso plokštelėms, magnetinėms juostoms ir optiniams diskams saugoti;

31.2. iš neutralių medžiagų, kurių pH nuo 6 iki 10 ir kurių sudėtyje nėra chloridų ir lignino, – jei skirti fotografijoms, mikrofilmams ir kino juostoms saugoti.

32. Dokumentai saugomi lentynose horizontalioje ar vertikalioje padėtyje. Didelio formato ir lengvai pažeidžiami dokumentai saugomi jiems pritaikytose specialiose lentynose ar stalčiuose. Dokumentus, kurie yra aukštesni nei 40 cm, rekomenduojama saugoti specialiuose stelažuose horizontalioje padėtyje arba pakabintus, jei jų pagrindas yra pakankamai tvirtas.

33. Laikyti dokumentus ant grindų, palangių, taip pat nuo korozijos neapsaugotose metalinėse lentynose draudžiama.

V. SAUGYKLŲ PRIEŽIŪRA

34. Saugyklose draudžiama laikyti pašalinius daiktus ir užsiimti veikla, nesusijusia su dokumentų saugojimu.

35. Saugyklos turi būti valomos sausu (dulkių siurbliais) ir/ar drėgnu būdu, tik šioms patalpoms valyti skirtomis priemonėmis.

Ilgalaikio dokumentų saugojimo saugyklų valymui naudojami dulkių siurbliai, kuriuose yra filtrai, sulaikantys pelėsių ir grybelines sporas.

______________

Dokumentų saugojimo ir

saugyklų įrengimo taisyklių

1 priedas

TRUMPALAIKIO DOKUMENTŲ SAUGOJIMO SAUGYKLŲ MIKROKLIMATO PARAMETRAI

Dokumento laikmena	Temperatūra °C	Santykinė drėgmė %
Popierius, fotopopierius, fotojuosta, mikrofilmai ir magnetinės juostos (garso ir vaizdo)	18 ± 5	35 ± 10
Kompiuterinės magnetinės ir optinės laikmenos	18 ± 5	35 ± 10

______________

Dokumentų saugojimo ir

saugyklų įrengimo taisyklių

2 priedas

ILGALAIKIO DOKUMENTŲ SAUGOJIMO SAUGYKLŲ MIKROKLIMATO PARAMETRAI

Dokumento laikmena	Temperatūra °C	Santykinė drėgmė %
Popierius	16 ± 2	40 ± 5
Pergamentas ir oda	16 ± 2	55 ± 5
Nespalvoti mikrofilmai, kino juostos, fotojuostos celiuliozės acetato ar poliesterio pagrindu	19 ± 2	40 ± 5
Spalvotos kino juostos, fotojuostos celiuliozės acetato ar poliesterio pagrindu	2 ± 2	25 ± 5
Nespalvotos fotoplokštelės	18 ± 2	35 ± 5
Spalvotos fotoplokštelės	2 ± 2	35 ± 5
Nespalvotos fotografijos	16 ± 4	35 ± 5
Spalvotos fotografijos	2 ± 2	35 ± 5
Gramofonų diskai	19 ± 2	45 ± 5
Kino juosta celiuliozės nitrato pagrindu	7 ± 1	50 ± 5
Kompiuterinės magnetinės ir optinės laikmenos	16 ± 2	45 ± 5

______________